Quản lý điều hành công ty du lịch quản lý tiền lương

LỜI GIỚI THIỆU Với việc phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin như vũ bão hiện nay, việc ứng dụng các thành tựu của tin học trong đời sống trở nên vô cùng cần thiết, với những ưu việt mà coong nghệ thông tin đem lại cho con người đã làm thay đổi cả một cách làm việc mới một cách làm viêc hiệu quả đem lại nhiều ích lợi như tính chính xác, nhanh chóng thuận tiện. Cùng với đó là một tư duy mới về công việc của con người. Đối với Việt Nam cũng vậy, Việc ứng dụng và phát triển công nghiệ tin học trong đời sống đòi hỏi vô cùng cấp bách đối với nền kinh tế của nước ta hiện nay. Với những chính sách của Đảng và nhà nước, cùng với nhu cầu đòi hỏi của xã hội , việc ứng dụng công nghệ thông tin vào đời sống cũng như công việc được đưa lên hàng đầu trong sự nghiệp phát triển của nước nhà. Đặc biệt đối với bài toán quản lý việc tin học hoá đã trở thành nhu cầu vô cùng cần thiết tại các doanh nghiệp hiện nay. Việc nhà quản lý nắm bắt được thông tin kịp thời nhanh chóng chính xác là một nhu cầu vô cùng cần thiết khi quản lý doanh nghiệp của mình. Trong khi đó với những công việc bàn giấy thủ công, công việc đó vô cùng khó khăn và mất rất nhiều thời gian, mà hiệu quả công việc không cao so. Nhưng nếu tin học hoá trong công tác quản lý, thì mọi việc vô cùng đơn giản và thuận tiện. Giảm rất nhièu chi phí, nâng cao hiệu xuất công việc, tốn ít thời gian và đặc biệt là vô cùng chính xác. Với hệ thống quản lý điều hành của một công ty du lịch chúng ta còn có thể áp dụng quản lý với rất nhiều công việc khác nhau như quản lý điều hành nhân viên, quản lý điều hành các toul du lịch hay quản lý điều hành trả lương cho cán bộ công nhân viên vv… Tuy nhiên do diều kiện khuôn khổ của bài tập phân tích thiết kế hệ thống này em chỉ nêu và giải quyết với bài toán trả lương cho công nhân viên tại một công ty du lịch. Với điều kiện thực tế dựa trên việc trả lương cho công nhân viên tại công ty du lịch và thương mại Thủ Đô. Hơn nữa do điều kiện thực tế viêc chi trả lương còn có liên quan tới rất nhiều nghiệp vụ khác nhau nên trên phạm vi bài này chỉ có phân tích và thiết kế những công việc chủ yếu của nghiệp vụ trả lương Mặc dù đã cố gắng nhưng do còn thiếu kinh nghiệm thực tế nên đề tài còn nhiều thiếu xót rất mong thầy giáo và các bạn sinh viên cho ý kiến và giúp đỡ để em có thể hoàn thành đề tài tốt hơn. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn tới các bạn cùng lớp, anh Sơn phòng kế toán công ty du lịch và thương mại Thủ Đô đã đọng viên và giúp đỡ trong quá trình làm đè tài này. Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn chân thành tới thầy giáo PTS Đào Thanh Tĩnh đã trực tiếp giảng dạy và hướng dẫn em làm tốt đè tài này Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn Hà Nội ngày 30-4-2005 Sinh viên Nguyễn Tiến Đức CHƯƠNG I : KHẢO SÁT HỆ THỐNG A. Thực trạng Công ty du lịch và thương mại Thủ Đô là một công ty nhà nước chuyên kinh doanh các loại hình du lịch tại việt Nam với nhiệm vụ thực hiện kinh doanh tổ chức các toul du lịch tai Việt Nam. Đây là một công ty nổi tiếng trong trong nước làm nhiệm vụ cung ứng về các toul du lịch. Công việc cấp phát lương tưởng như nó là một công việc rất tất yếu đối với mọi công ty. Nhưng để quản lý nó vận hành hoạt động một cách trôi chảy, vừa tiết kiệm về thời gian, vừa đem lại hiệu quả cao thì không chỉ trong thời buổi hiện tại mà trong tương lai việc tin học hoá bài toán Quản Lý Cấp Phát Lương sẽ làm cho các công việc trở lên dễ dàng, chính xác, có tính chuyên nghiệp lại có tính mềm dẻo nhưng vẫn có tính bảo mật cao đối với nhiều đối tượng sử dụng khác nhau. Quản Lý Cấp Phát Lương là một công việc đòi hỏi có độ chính xác cao. Hơn nữa đây còn là một bài toán khá mới đối với các công ty của Việt Nam , bởi việc áp dụng tin học hoá còn hạn chế mặt khác quy mô Quản Lý Cấp Phát Lương của các công ty tương đối nhỏ. Tuy nhiên với chiến lược tin học hoá hiện đại hoá các phương pháp Quản Lý Cấp Phát Lương thì cần phải có một hệ thống theo dõi và quản lý một cách khoa học phù hợp với những chiến lược đã đề ra trong định hướng phát triển của công ty mình Qua việc khảo sát thực tế công việc Quản Lý Cấp Phát Lương tại Công ty du lịch và thương mại Thủ Đô, em đã có được những điểm cơ bản cùng với cơ cấu quản lý của hệ thống. Nội dung của thực trạng công việc khảo sát như sau: Trước tiên công ty du lịch và thương mại thủ đô là một công ty nhà nước nên mọi hoạt đông của công ty về việc chi trả lương cho cán bộ công nhân đều theo quy định của nhà nước về việc chi trả lương. Việc Quản Lý Cấp Phát Lương của công ty trên, hoàn toàn đang phải quản lý các công việc một cách thủ công: từ công việc nhập công cán, xử lý tính toán, duyệt công, cho đến việc xây dựng, tạo lập bảng thanh toán... dù nhờ vào một số mẫu biểu như: bảng chấm công, bảng thanh toán lương, việc giám định công cán, chế độ của các phòng ban cho đến việc tính toán bảng xác nhận Bảng thanh toán của giám đốc đến việc cấp phát lương. Duy chỉ có sự hỗ chợ công việc tính toán bảng công nhờ phần mềm EXEL. Thực chất ra hoàn toàn chưa có một hệ thống quản lý và cấp phát lương nào tại cơ quan được lập trình xây dựng hệ thống bằng bất kỳ ngôn ngữ lập trình tin học nào. Từ đó cá nhân em nghĩ: Với thực trạng của công việc trên hoàn toàn không tránh khỏi sự thất thoát về thông tin, sự giám định sẽ dẫn đến sai sót, mất nhiều thời gian khi cấp phát chi trả lương cho công nhân viên công ty. Lợi ích của việc tin học hoá vào Quản Lý Cấp Phát Lương sẽ giảm được thời gian và công sức cho nhân viên phòng kế toán hàng tháng phải làm bản lương cho nhân viên. hơn nữa việc đó sẽ giúp cho nhà quản lý nhan chóng nắm bắt được tình hình lương của nhân viên đồng thời tạo cho cán bộ công nhân viên thêm tin tưởng về mặt tiền lương do tránh được sai sót do trước đay làm thủ công. B. Yêu Cầu Của Hệ Thống Mới: Chính vì vậy đòi hỏi khi xây dựng một hệ thống tin học hoá việc cấp phát lương là phải chính xác tránh thất thoát thông tin, đem lại sự linh hoạt cho hệ thống, tiết kiệm về thời gian và tránh sai sót trong việc cấp phát chi trả lương. Hơn thế nữa việc xây dựng hệ thống mới bằng cách tin học hoá phải có sự mềm dẻo, dễ thích nghi với công việc chuyển đổi từ thủ công lên tin học hoá cho người sử dụng, để sao cho khi mọi tình huống bất ngờ xảy ra chính bản thân người sử dụng có thể tự tìm kiếm sửa đổi và cập nhật thông tin mới một cách dễ dàng và chính xác.Cùng với đó các nhà quản lý luôn luôn có thể tìm kiếm thông tin dễ dàng hay diều chỉnh mức lương sao cho phù hợp với thực tế của công ty. CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG A. Xây dựng sơ đồ chức năng nghiệp vụ : 1, Liệt kê các chức năng : Sau khi khảo sát đã dẫn tới việc hình thành các chức năng sau: a. Chức năng tiếp nhận thông tin: - Bảng chấm công của các bộ phận. - Chế độ lương. - Các chế độ khác. - Lưu trữ. b. Xử lý sơ bộ: - Giám định của các phòng ban. - Tính toán duyệt công: +Đối chiếu theo họ tên. +Đối chiếu theo chế độ lương. +Đối chiếu các loại công. +Đối chiếu theo chế độ khác -Lập bảng thanh toán sơ bộ. - Kiểm tra và điều chỉnh c. Xử lý và xác nhận: - Xử lý đặc biệt: +Xử lý theo tên. +Đối chiếu sửa chữa. - Xác nhận bảng thanh toán. +Xác nhận của kế toán trưởng. +Xác nhận của giám đốc. - Xử lý bảng thanh toán lương: +Phòng tài vụ tiếp nhận bảng thanh toán. +Thủ quỹ chi lương (Tiền Mặt). d. Chi trả lương( cấp phát lương): Khối gián tiếp: +Chuẩn bị toul du lịch . +Điều hành toul du lịch Nhân viên +Gián tiếp khác. -Khối trực tiếp: +Trực tiếp điều hành. +Phục vụ du lịch Nhân viên +Trực tiếp hướng dẫn du lịch 2, Sơ đồ chức năng nghiệp vụ: Phân tích chức năng: 1. Phân tích các chức năng *Đối với chức năng tiếp nhận thông tin: -Từ thực tế quản lý lương của toàn công ty lại dựa hoàn toàn vào việc thu thập các bảng chấm công từ các bộ phận ( gián tiếp, trực tiếp ), các chế độ lương và các chế độ khác như: Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, làm thêm giờ, tạm ứng, các khoản cộng trừ khác... Do vậy các chức năng trên phải mang tính tất yếu trong việc thu thập thông tin tạo nền móng cho các quá trình sau. *Chức năng sử lý sơ bộ: - Bao gồm sự giám định của các phòng ban như: kế hoạch, diều hành, kế hoạch, tài vụ... nhằm khẳng định cho các sự kiện, các dữ liệu trong bảng chấm công là chính xác. Tiếp đó sau khi giám định xong phải Tính Toán Duyệt Công, nhờ vào sự đối chiếu họ tên của các nhân viên trong từng bộ phận từ đó đối chiếu tiếp với chế độ lương như: cấp bậc lương, hệ số lương, các chế độ khác như: Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế... các loại công như: công theo tháng, công theo sản phẩm, công theo thời gian. Với tất cả việc tính toán và gíam định các bảng công của từng bộ phận lập nên bảng thanh toán sơ bộ. Sau đó phải kiểm tra xem việc thiết lập đã đúng, đã trùng lặp chưa và có cần sửa đổi không. *Chức năng xử lý và xác nhận: - Cần phải có một khâu xử lý đặc biệt với tất cả các bảng thanh toán nhờ vào việc xử lý đối chiếu theo từng họ tên gồm: đầy đủ các dữ liệu đã có trong từng bộ phận và tiếp tục đối chiếu, sửa chữa lại lần nữa trước khi xác nhận chính thức bảng Thanh Toán Lương. - Việc xác nhận chính thức bảng thanh toán lương phải được xác nhận bởi Giám đốc, sau đó đến Kế toán trưởng từ đó kế toán trưởng sẽ chuyển giao cho thủ quĩ tiếp nhận bảng Thanh Toán Lương và chuẩn bị ngân quĩ (Tiền Mặt) chi trả lương. *Chức năng chi trả ( Cấp phát lương ): -Là một trong những chức năng quản lý cũng khá phức tạp việc chi trả từ thủ quĩ đến các bộ phận Gián tiếp và Trực tiếp. ở bộ phận Gián tiếp thì chi trả phân bổ tiếp về các khâu Chuẩn bị toul du lịch , Điều hành toul , Gián tiếp và cuối cùng là đến tay các Nhân viên. Cũng như vậy ở bộ phận Trực tiếp sẽ chi trả về các khâu Trực tiếp điều hành, Phục vụ du lịch và Trực tiếp hướng dẫn du lịch rồi cuối cùng cũng là các Nhân viên 2.Sơ đồ dòng dữ liệu: 2.1 Sơ đồ dòng dữ liệu nghiệp vụ mức đỉnh: Bảng Chấm Công Lưu Trữ Dữ Liệu Kho Dữ Liệu Đối chiếu Dữ liệu Dữ liệu Giám định tính toan duyệt công Tạo lập Chuyển Bảng Thanh Toán giao Kiểm tra Bảng Chấm Công Ký nhận Bảng Thanh Toán Thủ quĩ tiếp nhận chi lương Tiền 2.2 Sơ Đồ: Dòng Dữ Liệu _ Mức Dưới Đỉnh 1, Chức Năng Tiếp Nhận Thông Tin Danh sách các nhân viên các Đvị Danh sách các nhân viên các Đ.vị Bảng Công Bảng Công Dữ Liệu Kho dữ liệu 2, Chức Năng xử Lý Sơ Bộ Bảng chấm công Kho dữ liệu Dữ Liệu Công cán Dữ Liệu Tạo Lập Bảng Thanh Toán 3, Chức Năng Xác Nhận Và Xử Lý Bảng Thanh Toán Kho Dữ Liệu Dữ Liệu Ký Nhận Kháng nghị Bảng Thanh Toán 4, Chức Năng Chi Trả (Cấp Phát) Lương Bảng Thanh Toán Tiền mặt Kháng nghị Tiền mặt Tiền mặt Kháng nghị Kháng nghị Danh sách cac Đ.vị Danh sách các Đ.vị Danh sách các nhân viên Danh sách các nhân viên C. Phân tích dữ liệu mô hình thực thể: 1, Liệt kê các thực thể: Nhân viên. Đơn vị Bộ phận gián tiếp. Bộ phận trực tiếp. Các phòng ban. Chế độ. Bảng chấm công. Bảng thanh toán. 2, Liệt kê các kiểu liên kết a. Liên kết : Một—Một b. Liên kết : Một—Nhiều c. Liên kết : Nhiều—Nhiều 3, Các thuộc tính của từng thực thể liên kết: Nhân viên. + Mã thành viên . + Họ và tên. + Số năm công tác. + Ngày sinh. + Địa chỉ. + Quê quán. * Đơn vị Mã đơn vị Tên bộ phận * Bộ phận gián tiếp: Tên bộ phận. * Bộ phận trực tiếp: Tên bộ phận.. * Các phòng ban: Tên phòng ban. Công việc. * Chế độ: - Tên chế độ. * Bảng chấm công: * Bảng thanh toán - Mã đơn vị. - Mã đơn vị. - Mã nhân viên. - Mã nhân viên. - Cấp bậc lương. - Ngày công. Chế độ. - Thành tiền. Ngày công. 4 Xây dựng mô hình thực thể quan hệ:
 CHƯƠNG III: THIẾT KẾ HỆ THỐNG A. Mô tả một số Môđun phức tạp và quan trọng Dựa vào sơ đồ chức năng nghiệp vụ ta sẽ có 4 Môđun quan trọng sau: 1, Môđun Tiếp Nhận Thông Tin: Ở Môđun này cho phép ta thu nhập thông tin từ các bảng chấm công của từng bộ phận ( Gián tiếp- Trực tiếp) với Khoá quan trọng là: Mã Đơn Vị + Input: lấy dữ liệu như: chế độ lương, ho tên từng nhân viên, số ngày công... để lưu trữ cho các công việc về sau. + Output: tất cả dư liệu từ kho lưu trữ trên. 2, Môđun Xử Lý Sơ Bộ: Môđun này sẽ giám định, đối chiếu các thông tin lấy vào dùng để tính toán, duyệt công. + Input: Lấy dữ liệu từ kho dữ liệu là các bảng chấm công + Output: Đưa ra các dữ liệu đã được tính toán, duyêt công trên bảng chấm công mà đã được kiểm tra và điều chỉnh. 3, Môđun Xử Lý & Xác Nhận Môđun này sẽ xử lý, điều chỉnh một lần cuối trước khi xác nhận tạo lên Bảng Thanh Toán, xử lí Bảng Thanh Toán kết hợp với việc chuẩn bị chi trả lương về các bộ phận. + Input: Lấy dữ liệu đã được xử lí sơ bộ để tạo thành dữ liệu mới ttrong các bảng thanh toán. + Output: Bảng Thanh Toán tương ứng cùng với Tiền mặt để chi trả. 4, Môđun Chi Trả (Cấp Phát) Lương Ở Môdun này có tác dụng phân bổ chi trả lương về các Bộ Phận Gián Tiếp và Trực Tiếp sau đó phân bổ, chi trả về các Đơn vị rồi các Nhân viên nhờ sự đối chiếu vào các dữ liệu đã qua xử lý Trong các Bảng Thanh Toán + Input: Dữ liệu trong các Bảng Thanh Toán và Tiền mặt đã được xác nhận. + Output: Tiền mặt B. Dự kiến thiết kế cơ sở dữ liệu 1) Dự kiến xây dựng cơ sở dữ liệu: Việc lưu trữ dữ liệu luôn luôn là công việc khó khăn trong bất kỳ hệ thống nào. Khi thiết kế ta phải quyết định dữ liệu nào có thể lưu vào bảng tạm thời hay buộc phải lưu trong bảng thường trực và cấu trúc của các bảng này như thế nào. Chúng ta phải biến đổi (tối ưu hoá) cấu trúc lưu trữ sao cho đạt hiệu quả. Trong việc đặt tên về đường dẫn và thư mục để lưu trữ thông tin bao gồm: +) Đường dẫn, thư mục. +) Tên tệp. Trong hệ thống này em sẽ đặt tên cho thư mục chính để lưu tữ tất cả các tệp là QLTL\DATA. Ví dụ như: QLTL\DATA\THANHVIEN.DBF QLTL\DATA\DONVI.DBF Để truy cập và lấy thông tin nhanh nên em bố trí dung lượng mỗi tháng lương được lưu trữ trong một tệp nhỏ. Ví dụ như : LUONG1_1998.DBF, LUONG2_1998.DBF … Ngoài ra còn có tệp để lưu trữ các trường hợp đặc biệt như nghỉ việc, chuyển công tác ... Có thể đặt tên là HSLUU.DBF. 2)Thiết kế các bảng dữ liệu: Dựa vào phân tích dữ liệu mô hình thực thể quan hệ có7 File chính (chưa kể các file tạm thời và file lưu trữ) để lưu trữ dữ liệu của hệ thống gồm: Nhân viên. Bộ phận gián tiếp. Bộ phận trực tiếp. Các phòng ban. Chế độ. Bảng chấm công. Đơn vị. 2.1, File Nhân viên: Dùng để lưu trữ tất cả các thông tin của nhân viên, của từng đơn vị, từng bộ phận, của từng cơ quan. Trong đó gồm 5 trường dữ liệu. Mã Tên và Họ Tên kiểu ký tự: dùng để tra cứu truy nhập vào từng nhân viên. Số Năm Công Tác kiểu số nguyên: cho biết tổng số năm công tác của từng nhân viên: Dùng để biết còn bao nhiêu năm nữa thì đến tuổi hưu trí... Địa Chỉ và Quê Quán kiểu ký tự: cho biết nơi ở hiện tại và nguyên quán của từng nhân viên. 2.2, File Bộ Phận Gián Tiếp: Được xây dựng nên được dùng để quản lý một cách dễ dàng đối với tất cả các nhân viên thuộc từng đơn vị làm gián tiếp. Nó gồm 1 trường thông tin sau: Tên Bộ Phận kiểu ký tự: dùng để truy nhập vào từng đơn vị trực thuộc của từng bộ phận gián tiếp. 2.3, File Bộ Phận Trực Tiếp Thực ra file này cũng chứa những trường lưu trữ thông tin giống như bộ phận gián tiếp, nhưng chỉ khác là hoàn toàn các thông tin chỉ phục vụ cho bộ phận trực tiếp. 2.4, File Các Phòng Ban: Là file chứa tất cả danh sách các phòng ban như: kế toán, kế hoạch, vật tư, tiền lương, tài vụ... Nó gồm 2 trường Tên Phòng và Công Việc kiểu ký tự: cho biết tên và công việc chủ yếu của từng phòng một. 2.5, File Chế Độ: * Gồm trường Tên,Chế Độ kiểu ký tự: Là file chứa tất cả những thông tin về mọi chế độ mà tất cả những thành viên đang công tác có thể đưọc hưởng như: Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, cấp bậc lương, chế độ lương tháng, lương theo thời gian, lương theo sản phẩm... 2.6, File Bảng Chấm Công: Là một file chứa rất nhiều thông tin của từng đơn vị thuộc từng bộ phận gián tiếp và trực tiếp. Nó gồm 5 trường: - Mã Đơn Vị kiêủ ký tự: cho biết bảng chấm công này thuộc đơn vị nào của bộ phận gián tiếp hay trực tiếp