Quản lý dự án phần mềm quản lý cán bộ giáo viên của trường đại học kinh tế quốc dân Hà Nội

QUẢN LÝ DỰ ÁN PHẦN MỀM QUẢN LÝ CÁN BỘ GIÁO VIÊN CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN HÀ NỘI XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU CÚA DỰ ÁN Dự án phần mềm quản lý giáo viên và cán bộ công nhân viên trong trường đại học kinh tế quốc dân nhằm giúp cho Phòng tổ chức thực hiện tốt hơn công việc của mình, giảm bớt công sức mà hiệu quả lại cao hơn. Dự án này là một phần của công tác Tin Học Hoá hoạt động quản lý trong trường Kinh Tế Quốc Dân. Những mục đích mà phần mềm cần đạt được ¨ Nạp hồ sơ gốc với khoảng 25 tiêu thức cho mỗi cán bộ giáo viên khi về trường. ¨ Quản lý toàn bộ quá trình lên lương của toàn bộ giáo viên ( 3 năm lên 1 lần ). ¨ Quản lý việc nâng cấp, đề bạt ghi nhận các hình thức khen thưởng và kỷ luật với mỗi cán bộ giáo viên. ¨ In ra các bảng biểu theo yêu cầu của Bộ Giáo Dục và Đào Tạo. ¨ In ra hồ sơ lý lịch cho từng giáo viên. ¨ Nhập thêm các cán bộ giáo viên mới và loại bỏ khỏi hồ sơ những cán bộ đã nghỉ hưu, chết, chuyển công tác. Các ràng buộc đối với phần mềm Phần mềm này phải đảm bảo các ràng buộc mà Phòng đào tạo đặt ra. Đó là các ràng buộc về tổ chức, về quản lý, về nhân sự, về kỹ thuật, về thời gian, về tài chính … Số lượng lỗi của phần mềm phải ở mức độ thấp nhất, đảm bảo độ chính xác của dữ liệu và mức độ an toàn của chúng. Đảm bảo được yêu cầu quản lý cán bộ giáo viên trong trường Kinh Tế Quốc Dân mà phòng đào tạo đã đặt ra. Phạm vi của dự án là quản lý 1000 cán bộ giáo viên của trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân. XÁC ĐỊNH QUY MÔ CỦA DỰ ÁN Phương pháp đo trực tiếp Phương pháp này đo trực tiếp phần mềm về chi phí và công sức bỏ ra trên cơ sở 1 nghìn dòng lệnh chương trình ( KLOC ). Các chỉ tiêu được sử dụng để đánh giá : Hiệu năng = KLOC/Người_Tháng Chất lượng = (100 – Khiếm khuyết/KLOC)/100 (%) Chi phí = Tổng tiền/KLOC Xác định tổng chi phí của dự án : Nội dung Đơn vị tính Số lượng Đơn giá (triệu đồng) Thành tiền (Triệu đồng) Công sức - Phân tích đặc tả hệ thống - Thiết kế - Mã hoá - Kiểm thử - Cài đặt - Bảo trì Người tháng 11.5 3.3 2 2.2 1.5 0.5 2 2.5 28.75 8.25 5.00 5.50 3.75 1.25 5.00 2. Số dòng lệnh KLOC 6.55 1.29 8.40 3. Chi phí thiết bị 9.20 4. Chi phí tài liệu, giấy, mực 1.65 5. Chi phí khác 2.00 Tổng(1+2+3+4+5) 50.00 VAT ( 10% ) 5.00 Tổng chi phí của dự án phần mềm 55.00 Các chỉ tiêu của dự án : Mã dự án Công sức Tiền ( VND ) KLOC Lỗi A01QLCB 11.5 55 000 000 6.55 9 Trong đó : Công sức = Số người tháng Lỗi là các sai sót phát hiện trong năm sử dụng đầu tiên Từ đây ta tính toán được các chỉ tiêu về hiệu quả của dự án : Mã dự án Hiệu năng Chất lượng Chi phí (VND ) A01QLCB 0.5695 98.626 % 8 396 900 ( » 8 400 000 ) Phương pháp điểm chức năng ( Function Point ) Phương pháp này được sử dụng để khắc phục những nhược điểm của phương pháp KLOC. Phương pháp này sử dụng để đo các tiện ích những dòng lệnh mang lại. Tham số Số lượng Mức độ đơn giản Mức độ TB Mức độ phức tạp åFP Số đầu vào 10 3 4 6 40 Số đầu ra 12 4 5 7 60 Số yờu cầu 5 3 4 6 20 Số tệp 7 7 10 15 70 Số giao diện 21 5 7 10 147 Tổng 55 337 Ở đây chúng ta xem xét FP trung bình cho dự án nên ta tính được : FP(chưa điều chỉnh) = 10*4 + 12*5 + 5*4 + 7*10 + 21*7 = 337 Thực hiện điều chỉnh FP : Tỉ lệ các yếu tố từ 0-> 14 được đánh giá qua các trọng số Không ảnh hưởng Ngẫu nhiên Đơn giản Trung bình Đáng kể Bản chất 0 1 2 3 4 5 Các giá trị của hàm điều chỉnh FP Hệ thống có đòi hỏi khôi phục đọ tin cậy không ? Phần mềm có đòi hỏi quá trình trao đổi dữ liệu trong quá trình hoạt động không ? Có chức năng xử lý phân tán không ? Mức độ đòi hỏi về chế độ làm việc Mức độ sử dụng các trương trình tiện ích Mức độ đòi hỏi vào dữ liệu trực tuyến Mức độ vào dữ liệu thông qua giao diện hay trực tiếp Mức độ cập nhật tệp chính thông qua trực tuyến Mức độ phức tạp của Input và Output Mức độ phức tạp của quá trình xử lý Mã chương trình có được thiết kế để sd lại không Quy trình chuyển đổi và cài đặt đã được đưa vào thiết kế phần mềm hay chưa Phần mềm được thiết kế thích ứng cho nhiều tổ chức hay chỉ cho 1 tổ chức ? Có tạo điều kiện dễ dàng cho người sử dụng hay không 4 1 0 2 3 5 4 4 3 3 3 2 3 5 Mức độ ảnh hưởng toàn bộ : 42 Sau khi điều chỉnh : FP = åFP*[ 0.65 + 0.01*Sum(Fi) ] = 337*[ 0.65 + 0.01*42 ] = 360.59 Các chỉ tiêu cần tính toán : Hiệu năng = FP/Người-tháng = 33.502 Chi phí = 55 000 000 (VND ) Chất lượng = (100 – 9/360.59)/100 (%) =99.975% PHÂN TÍCH RỦI DO Khi thực hiện 1 dự án phần mềm chúng ta luôn luôn phải xác định các rủi ro có thể xảy ra đối với phần mềm. Nếu như không có phương án tích cực để phòng tránh chúng thì hậu quả xảy ra sẽ không lường hết được. Khi phân tích rủi ro chúng ta cần phải thực hiện các công việc như : xác định rủi do, đánh giá rủi ro, phân loại, chiến lược quản lý, giải quyết rủi ro, điều khiển rủi do. Xác định rủi ro Trong quá trình thực hiện dự án luôn luôn có thẻ xảy ra các rủi ro làm ảnh hưởng tới kết quả của dự án người quản lý dự án cần phải xác định chúng một cách rõ ràng để có thể phòng chống Việc phòng đào tạo đưa ra yêu cầu không rõ ràng làm cho người quản lý không định hướng một cách chính xác nội dung của yêu cầu. Yêu cầu của phòng đào tạo có sự thay đổi, chẳng hạn như việc in ra bảng lương theo mẫu mới của trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân hay việc phải thực hiện thêm một số yêu cầu nào đó. Trong quá trình thực hiện, kinh phí dự tính ban đầu không đáp ứng được, chi phí bảo trì tốn kém, nguồn nhân lực không đủ để có thể hoàn thành dự án đúng kế hoạch. Việc thu thập thông tin khó khăn, tài liệu không được cung cấp đây đủ. Các thiết bị phần cứng không phù hợp với yêu cầu Phần mềm làm ra chưa đáp ứng được yêu cầu quản lý của phòng đào tạo, số lượng lỗi ngày càng nhiều, giao diện kém thân thiện với người dùng. Phần mềm không được người dùng ưa thích sử dụng, chương trình làm ra chiếm nhiều bộ nhớ, yêu cầu cấu hình quá cao so với khả năng có thể của phòng đào tạo. Quản lý cấp cao thay đổi mối quan tâm đối với dự án. Trong khi sử dụng những nhân viên phòng đào tạo do tò mò đã gây ra các lỗi cho phần mềm. Do virut cắn phá làm hỏng phần mềm, mất dữ liệu quan trọng. Mức độ bảo mật đối với dữ liệu chưa cao nên có thể có người cố tình phá hỏng dữ liệu hay ăn trộm dữ lệu. Toàn bộ hệ thống bị lỗi gây tác hại cho phần mềm. Khi phần mềm đang được thiết kế bỗng nhiên bị kẻ gian đột nhập ăn trộm mất máy tính có chứa trương trình, đang thiết kế sét đánh hay chập điện, cháy nhà, lũ lụt làm cho máy tính bị hỏng hoàn toàn chương trình của ta cũng mất theo… Ngoài ra còn có thể có những rủi ro khác mà chưa xác định rõ được, trong quá trình thực hiện dự án chúng ta luôn phải để ý tới chúng vì chúng có thể gây ra các tác hại cho phần mềm. Phân loại, đánh giá rủi ro Để có nhữmg biện pháp phòng tránh những rủi ro một cách co hiệu quả cúng ta phải phân loại và đánh giá mức độ gây hại của chúng đối với phần mềm. Từ những rủi ro đã được xác định ở trên chúng ta có thể phân loại chúng và đánh giá chúng như sau : Ø Rủi ro khách quan đó là những rủi ro không phải do người thực hiện gây ra trong quá trình triển khai dự án phần mềm, những rủi ro này bao gồm những rủi ro do tác động của khách hàng ( vd: yêu cầu của phòng đào tạo thay đổi ), của thiên tai của tai nạn, virut tấn công… Những rủi ro này rất thường gặp trong quá trình thực hiện các dự án phần mềm, chúng biến động và thay đổi không ngừng. Những rủi ro này gây tác hại rất lớn đối với các dự án phần mềm. Việc xác định và tấn công vào các rủi ro này thường rất khó khăn và tốn kém. Các kỹ sư phần mềm cần phải xác định rõ chúng để có chiến lược quản điều khiển chúng một cách tốt nhất Ø Rủi ro chủ quan đó là các rủi ro xảy ra do người thực hiện gây ra trong tiến trình của dự án. Đây là loại rủi ro ít gặp hơn trong các dự án phần mềm bởi các kỹ sư phần mềm thường tính toán kỹ và hạn chế chúng trong khi thực hiện dự án . Đó là các rủi ro về kỹ thuật các rủi ro về dự án, các rủi ro về tài nguyên hệ thống như việc kinh phí dành cho dự án không đủ, thời gian hoàn thành không đúng kế hoạch, nhân lực thực hiện dự án không đầy đủ, thiết bị lạc hậu, phần mềm làm ra không được sử dụng, giao diện kém thân thiện với người dùng… Việc khắc phục các rủi ro này thương dễ dàng và ít tốn kếm hơn so với rủi ro khách quan. Chiến lược quản lý, giả quyết, điều khiển rủi ro Nhằm hạn chế các tác hại mà các rủi ro mang lại thì người quản lý dự án phần mềm cần phải định ra chiến lược quản lý giải quết điều khiển rủi ro khi tiến hành dự án. Nhờ việc phân loại các rủi ro mà chúng ta có thể có những chiến lược quản lý và giải quyết chúng một cách hiệu quả. Các chiến lược quản lý như sau : Ø Phải phân tích rõ các yêu cầu của phòng đào tạo Ø Xác định rõ các yêu cầu về tài nguyên về kỹ thuật của dự án. Ø Trong khi thiết kế chương trình luôn phải bảo quản chúng một cách cẩn thận, sao chép thành nhiều bản đề phòng tình huống xấu xảy ra Ø Xây dựng chiến lược bảo mật và an toàn dữ liệu Ø Có các kế hoạch về thời gian, về tài chính, về nhân lực phù hợp, lập các kế hoạch bổ sung cho các trường hợp xấu xảy ra. Ø Đào tạo và hướng dẫn sử dụng một cách cẩn thận đối với các nhân viên của phòng đào tạo Ø Có kế hoạch phòng chống virut tấn công Ø Thường xuyên kiểm tra theo dõi hoạt động của hệ thống Ø Tiến hành bảo trì khắc phục lỗi mỗi khi có sự cố xảy ra LẬP LỊCH THỰC HIỆN Trong mỗi dự án phần mềm các kỹ sư luôn phải xây dựng một lịch làm việc một cách chặt chẽ nhưng vẫn đảm bảo yêu cầu về thời gian của dự án. Đối với dự án phần mềm Quản lý cán bộ giáo viên của trường Kinh Tế Quốc Dân thì thời gian thực hiên trong vòng 4 tháng từ ngày 30/11/2002 cho đến ngày 30/03/2003. Sau đây là phác thảo của lịch thực hiện : Hoàn thiện SP Vi chỉnh Thiết kế nhanh Xác định yêu cầu Gặp gỡ khách hàng đến đến đến 01/12/02 01/01/03 01/02/03 16/02/03 06/03/03 ->31/12/02 ->30/01/03 -> 15/02/03 ->05/03/03 ->31/03/03 Lịch thực hiện chi tiết : Thời gian Công việc Người thực hiện 01/12/2002 ->04/12/2002 Gặp gỡ ban đầu, xác định và đánh giá yêu cầu của khách hàng Quản trị dự án 05/12/2002 Báo cáo kết quả gặp gỡ ban đầu với khách hàng Nt 06/12/2002 ->24/12/2002 Gặp gỡ khách hàng để thu thập thông tin, tài liệu phục vụ cho dự án phần mềm Phân tích viên hệ thống 25/12/2002 ->30/12/2002 Xác định quy mô và tính toán kinh phí cho dự án, định ra các kế hoạch thực hiện tiếp theo Quản trị dự án 31/12/2002 Báo cáo kết quả về quá trình tiếp xúc với khách hàng Quản trị dự án 01/01/2003 ->15/01/2003 Xác định các tiêu chuẩn, mục tiêu mà dự án phải đạt được. Xác đính độ nông sâu của dự án, phạm vi của phần mềm. Quản trị dự án 20/01/2003 ->28/01/2003 Phân tích các ràng buộc của dự án : các ràng buộc về tổ chức, quản lý, về nhân lực, thời gian, tài chính… Các biện pháp thực hiện Quản trị dự án 28/01/2003 ->30/01/2003 Báo cáo các kết quả thu được, kế hoạch thực hiện tiếp theo Quản trị dự án 01/02/2003 ->09/02/2003 Thiết kế cơ sở dữ lệu ban đầu, xây dựng các yêu cầu của phần mềm, phác thảo các chức năng cần phải có, đưa kiến trúc của phần mềm Phân tích viên 10/02/2003 ->14/02/2003 Làm bản mẫu phần mềm bằng cách cài đặt một số chức năng ban đầu của phần mềm Lập trình viên 15/02/2003 Gặp gỡ khách hàng để họ đánh giá bản mẫu Quản trị viên và phân tích viên 16/02/2003 ->20/02/2003 Thiết kế chi tiết cơ sở dữ liệu, đưa ra các yêu cầu bổ sung đối với phần mềm Phân tích viên 21/02/2003 ->24/02/2003 Lập trình và hoàn thiện các hàm thư viện chung Lập trình viên 25/02/2003 ->28/02/2003 Lập trình các module chức năng, liên kết các module với nhau Lập trình viên 01/03/2003 ->03/03/2003 Chỉnh sửa và hoàn thiện giao diện Lập trình viên 04/03/2003 Tiến hành Test các module chương trình Cán bộ Test 05/03/2003 Báo cáo kết quả Lập trình viên 06/03/2003 ->10/03/2003 Đóng gói sản phẩm, xây dựng bộ cài đặt, hoàn chỉnh sơ đồ chức năng Lập trình viên 11/03/2003 ->20/03/2003 Tiến hành test tổng thể chương trình. Xác định các lỗi xỷa ra, khắc phục chúng, lập báo cáo quá trình test Cán bộ test 21/03/2003 ->28/03/2003 Tổng hợp các báo cáo, hoàn thiện tài lệu hướng dẫn sử dụng, tài liệu mô tả hệ thống Quản trị dự án 29/03/2003 ->30/03/2003 Cài đặt và triển khai hệ thống tại phòng đào tạo Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Cán bộ triển khai 31/03/2003 Họp tổng kết quá trình thực hiện dự án. Đưa ra các nhận xét đánh giá về việc thực hiện. Báo cáo kết quả của dự án với cấp trên Các cán bộ tham gia vào dự án phát triển phần mềm THEO DÕI VÀ KIỂM SOÁT Trong quá trình thực hiện dự án quản trị viên dự án phải bố trí theo dõi một cách sát sao các công đoạn của dự án nhằm đảm bảo yêu cầu tiến độ cũng như chất lượng phần mềm. Các biện pháp có thể sử dụng để thực hiện viếc theo dõi và kiểm soát : Ø Trong khi triển khai dự án thường xuyên tiến hành các cuộc họp chính thức và không chính thức để đánh giá tình hình và tiến độ thực hiện của dự án. Báo cáo rút kinh nghiệm, đưa ra các phương án mới. Ø Tiến hành các điều chỉnh cho hợp lý : điều chỉnh về nhân lực, tài chính, thiết bị… Ø Gặp gỡ thường xuyên với nhân viên phòng đào tạo để thu thập thêm thông tin và xác định rõ hơn yêu cầu của họ. Để họ có thể đưa ra đánh giá và nhận xét về kết quả đã đạt được. Ø Cán bộ quản lý dự án phải thường xuyên đôn đốc, nhắc nhở, những người tham gia thực hiện dự án. Ø Theo dõi quá trình hàon thiện của sản phẩm