Quản lý giao việc và chấm công tại công ty B&C

giới thiệu tổng quan về cơ quan thực tập 1.Tên cơ quan thực tập công ty tnhh người cùng phát triển doanh nghiệp(b&c company) địa chỉ liên hệ: Văn phòng giao dịch: 418 bạch mai-hai bà trưng-hà nội tel:(04) 6273268/6273269-Fax: (04) 6273270 E-mail: bnc@hn.vnn.vn Website: 2.Giới thiệu về công ty “Kế hoạch giải pháp quản lý nhằm tăng cường tính năng động của doanh nghiệp là điểm chiến lược cho sự thành công của mỗi mô hình kinh doanh trong nền kinh tế hội nhập hiện nay.” Tiến sĩ Bùi Đức Lân- Giám đốc điều hành Là một doanh nghiệp trẻ thành lập vào năm 2002 với số thành viên ban đầu chỉ gồm 10 người và với 2 phòng : phòng phần mềm và phòng emedia. -Các nghành nghề kinh doanh của công ty bao gồm: +Tư vấn đổi mới doanh nghiệp +Tư vấn và cung cấp các giải pháp, sản phẩm trong lĩnh vực quản trị doanh nghiệp điện tử, quản trị tổ chức chính phủ. + Cung cấp các sản phẩm về phim kỹ xảo máy tính( phim hoạt hình công nghệ 3D...) +Cung cấp các sản phẩm quảng cáo, quảng bá văn hoá, du lich, sinh thái môi trường. +Tư vấn và thiết kế trong lĩnh vực kiến trúc -Tôn chỉ của công ty: “ Vì sự thành công vượt bậc của khách hàng” -Phương châm kinh doanh: + Luôn giữ chữ tín với khách hàng + Luôn cung cấp các sản phẩm dịch vụ kịp thời và tốt nhất cho khách hàng + Luôn duy trì thường xuyên các hoạt động sau bán hàng giúp khách hàng khai thác và sử dụng hiệu qủa các sản phẩm, dịch vụ của công ty. -Với sự lãnh đạo sáng suốt của ban lãnh đạo cộng với đội ngũ nhân viên năng động, sáng tạo, vững vàng về chuyên môn công ty đã đạt được những thành công vượt bậc với cơ cấu nhân sự: + Số thành viên trong công ty tăng từ 10 lên 70 +Cơ cấu công ty đã phát triển và lớn mạnh thành 7 trung tâm thành viên Trung tâm phần mềm HERA Xưởng phim AREKA Trung tâm viễn thông Zeus Trung tâm thiết kế công trình ARC Trung tâm đào tạo Graphic Trung tâm quảng cáo và ứng dụng Add Trung tâm tư vấn cơ hội phát triển DOC Bảy trung tâm với những kinh nghiệm kinh doanh sâu rộng, kiến thức chuyên môn, kỹ năng vững vàng công ty B&C là một cầu nối đích thực cho các doanh nghiệp trong môi trường kinh tế năng động. 3.Chức năng nhiệm vụ của công ty Bảy trung tâm với những chức năng và nhiệm vụ riêng cùng gắn kết chặt chẽ hỗ trợ khách hàng cùng phát triển. Trung tâm phần mềm Hera Nhiệm vụ của trung tâm là : Cung cấp các sản phẩm và dịch vụ liên quan đến các nội dung như gói phần mềm quản trị nguồn lực doanh nghiệp và gói phần mềm quản trị tác nghiệp HERA Dịch vụ thiết kế cơ sở dữ liệu Giải pháp tích hợp hệ thống Giải pháp an ninh hệ thống và bảo vệ dữ liệu Tư vấn và đào tạo Dịch vụ triển khai và hỡ trợ kỹ thuật Cung cấp các sản phẩm phần mềm hỗ trợ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Xưởng phim Areka Nhiệm vụ của trung tâm: Sản xuất phim hoạt hình 2D,3D và thực hiện kỹ xảo phim Xây dựng các chương trình Multimedia 2D, 3D phục vụ đào tạo Thiết kế sản xuất chương trình quảng cáo cho các doanh nghiệp Tư vấn giải pháp công nghệ Cung cấp thiết bị. Trung tâm viễn thông mới Zeus Nhiệm vụ của trung tâm: Tư vấn và cung cấp các thiết bị mạng viễn thông Các ứng dụng phần mềm trên máy chủ thông tin doanh nghiệp thông qua mạng viễn thông Tư vấn giải pháp viễn thông mới: IP- không dây-Băng rộng Phát triển các ứng dụng máy chủ thông tin CTI Dịch vụ tích hợp hệ thống Cung cấp phần mềm và các thiết bị viễn thông Dịch vụ bảo vệ và an ninh hệ thống Dịch vụ đào tạo Trung tâm thiết kế công trình Arc Nhiệm vụ của trung tâm: Thiết kế kiến trúc xây dựng đô thị, khu công nghiệp, khu du lịch, nhà ở Dịch vụ tư vấn, Tính toán chi phí Quản lý thi công, xây dựng Dịch vụ đào tạo sử dụng 3D Max, CAD trong thiết kế kiến trúc xây dựng. Trung tâm đào tạo Graphic Nhiệm vụ của trung tâm: Đào tạo thiết kế đồ hoạ 2D, 3D Đào tạo thiết kế quảng cáo Đào tạo thiết kế đồ hoạ trong kiến trúc xây dựng Đào tạo kỹ xảo phim Dịch vụ thiết kế quảng cáo Dịch vụ thiết kế trang Web Công ty đã đào tạo nhân lực cho tạp chí thời trang trẻ, báo an ninh thế giới, thời báo kinh tế, Hà Nội mới, gia đình và xã hội...công ty thiết kế đồ hoạ Sunshine, Hoàng Gia, Thái Dương,Tạo mẫu 1, Tạo mẫu Blue, giảng viên đại học Mỹ thuật, công ty bưu chính viễn thông. Trung tâm đào tạo và chuyển giao công nghệ cho: Tạp chí tư tưởng văn hoá trung ương, công ty phần mềm tin học HIPT, nhà máy gạch Việt Trì ( công nghệ thiết kế mẫu, chế bản in và ứng dụng trên dây chuyền sản xuất Italy), làng nghề Bát Tràng ( in ấn và tạo mẫu sản phẩm) Trung tâm quảng cáo ứng dụng ADD Nhiệm vụ của trung tâm: Cung cấp các sản phẩm quảng cáo dựa trên các ứng dụng đồ hoạ hiện đại Thiết kế sản xuất chương trình quảng cáo Quảng bá băng kỹ xảo 2D, 3D Cung cấp các công cụ phát triển sản phẩm truyền thông đa phương tiện Nghiên cứu thị trường Xây dựng và phát triển thương hiệu Trung tâm tư vấn cơ hội phát triển Nhiệm vụ của trung tâm: Tư vấn đầu tư và phát triển doanh nghiệp, Tư vấn phát triển thị trường Tư vấn phát triển công nghệ Tư vấn phát triển đội ngũ Tư vấn đào tạo Từ khi thành lập đến nay công ty đã thực hiện hàng loạt các dự án có giá trị trong các lĩnh vực từ viễn thông và công nghệ thông tin tới sản xuất phim ứng dụng các công nghệ mới, từ việc tái lập doanh nghiệp tới sản xuất công nghiệp, thương mai, tư vấn, thiết kế công trình. Công ty là người đi đầu trong lĩnh vực sản xuất, quảng cáo, phim hoạt hình bằng kỹ xảo 2D, 3D. Bộ phim hoạt hinh 3D đầu tiên tại Việt Nam do công ty sản xuất đã đoạt giải thưởng trong liên hoan phim ngắn toàn quốc tháng 9/2003. 4. Sản phẩm và dịch vụ của công ty Đạt giải khuyến khích với phim “ Chuyện hai chiếc bình”. Đây là phim hoạt hình đầu tiên tại Việt Nam theo công nghệ 3D. Tham gia chính trong dự án “ Tổng tư vấn thiết kế thi công công trình khu liên hợp Knh tế du lịch-Thương mại-Thể thao thị xã Cửa Lò Nghệ An ( có tổng trị giá 50 triệu USD) Cùng với Vaco ( công ty kiểm toán Việt Nam) tư vấn và hỗ trợ tổng công ty điện lực Việt Nam đấu thầu mua hệ thống thông tin quản lý tài chính và vật tư trị gia 11 triệu USD Một số dự án tiêu biểu tông ty đang thực hiên: VNPT ( Tổng công ty bưu chính viễn thông Việt Nam) Phần mềm cho nghiên cứu và phát triển hệ thống thông tin ( trị giá 260 nghìn USD) Phần mềm và phần cứng cho hoạt động dịch vụ hộp thư thoại ( trị giá 1.7 triêu USD) Hội thảo truyền hình danh cho học tập từ xa ( Trị giá 1 triêu USD) Địa điểm: Hà Nội Thời gian:2002 Vị trí : Nhà tư vấn Nhiệm vụ: Giải pháp công nghệ và thiết kế kỹ thuật Dự án hợp tác quốc tế ngân hàng Nhật Bản Mạng viên thông cho 10 tỉnh miền Trung ( trị giá 100 triệu USD) Địa điểm : Hà Nội và 10 tỉnh miền Trung Thời gian: 2002 Vị trí: Nhà tư vấn Nhiệm vụ: Giải pháp công nghệ thiết kế kỹ thuật + Công ty xi măng Hoàng Thạch Hệ thống quản lý kiểm kê kho Đia điểm: Hoàng Thạch Thời gian:02/2003 cho tới nay Vị trí : Nhà tư vấn Nhiệm vụ : Xây dựng phần mềm, quy trình quản lý, kiểm kê kho với hệ thống danh điểm mã vạch thống nhất. công ty cổ phần sữa Hà Nội Cung cấp sản phẩm phim quảng cáo sử dụng công nghệ 3 chiều Địa điểm: Hà Nội Thời gian: 9/2003 cho đến nay Nhiệm vụ: Tư vấn xây dựng, sản xuất phim quảng cáo sản phẩm và các dịch vụ hỗ trợ khác. hệ thống thông tin địa lý (GIS) cho bưu chính viễn thông cấp tỉnh Địa điểm: Đồng Nai Thời gian:2002 Vị trí : Nhà tư vấn Nhiệm vụ: Giải pháp công nghệ và thiết kế kỹ thuật Dự án trung tâm dữ liệu chính phủ tỉnh Thanh hoá Địa điểm: Thanh Hoá Thời gian: 2002 Vị trí: Nhà tư vấn Nhiệm vụ : Giải pháp công nghệ và thiết kế kỹ thuật 5.Hướng phát triển của công ty trong tương lai -Bổ sung và phát triển các tính năng mới cho gói phần mềm hỗ trợ quản trị doanh nghiệp -Xây dựng đội ngũ tư vấn của trung tâm ngày càng lớn mạnh đủ sức hơn -Mở rộng các lĩnh vực tư vấn công nghệ thông tin của trung tâm -Hợp tác với các doanh nghiệp trong và ngoài nước để gia công phần mềm, trao đổi các kinh nghiệm và công nghệ mới, hợp tác đào tạo nhân lực. -Xây dựng các phần mềm hỗ trợ công tác giáo dục, phần mềm đào tạo từ xa, phần mềm dạy học. -Xây dựng các trò chơi có định hướng giáo dục phục vụ cho các đối tượng như trẻ mẫu giáo lớn, học sinh cấp 1, cấp 2. II.Các vấn đề chuyên môn sinh viên tìm hiểu được trong thời gian thực tập 1.Vị trí thực tập của sinh viên Thực tập tại trung tâm phần mềm HERA, trung tâm gồm 2 bộ phận chính là lập trình và Test. Là một trong hai trung tâm được thành lập đầu tiên trong công ty, trung tâm HERA được xác định là một trong những mũi nhọn chiến lược của công ty.Trung tâm đã và đang phát triển không ngừng với những nỗ lực không mệt mỏi của các thành viên trong trung tâm. Từ số thành viên chỉ có 5 người, đến nay trung tâm đã đạt số thành viên lên đến 15 người. 2.Các vấn đề chuyên môn tìm hiểu được Trung tâm xây dựng hoàn chỉnh gói phần mềm hỗ trợ quản trị doanh nghiệp bao gồm 2 nhóm sản phẩm chính Gói sản phẩm quản trị tác nghiệp doanh nghiệp +Phần mềm quản trị dự án +Phần mềm quản lý công văn giấy tờ +Phần mềm quản lý nhân sự Gói sản phẩm quản trị kế toán tài chính doanh nghiệp + Phần mềm quản lý tài sản cố định + Phần mềm quản lý kho +Phần mềm tài chính kế toán Lợi ích của doanh nghiệp khi sử dụng các gói phần mềm Thống nhất trong công tác quản lý Giảm thiểu chi phí quản lý +Chi phí cho công tác mua giấy mực ( thay bằng lưu trữ trên máy tính) +Nhân sự trong các phòng ban liên quan được giảm thiểu. Ví dụ nếu theo cách truyền thống phòng kế toán phải có 10 người xử lý các nghiệp vụ thì áp dụng phần mềm kế toán tài chính, phòng kế toán có thể giảm xuống còn khoảng 5-7 người xử lý nghiệp vụ. +Chi phí cho công tác đào tạo nhân viên mới cũng được giảm thiểu Giảm thiểu các chi phí thu thập thông tin. Khi áp dụng phần mềm vào công tác quản lý. Ví dụ trong công tác kế toán muốn tổng hợp báo cáo doanh thu cuối năm nhân viên kế toán chỉ mất khoảng vài phút để tổng hợp kết quả, còn nếu theo cách thủ công truyền thống nhân viên kế toán có thể mất vài ngày để tổng hợp. Giảm chi phí cơ hội và tăng hiệu quả kinh doanh. Các thông tin sẽ được tổng hợp, phân tích và xử lý một cách nhanh chóng với sự trợ giúp của máy tính khi đó người lãnh đạo có thể ra quyết định nhanh chóng. Số liệu có tính chính xác cao, tránh được các sai sot khi làm theo cách thủ công Tính bảo mật của thông tin là rất cao vì nếu không có quyền truy nhập, người dùng không thể truy nhập được phần mềm để lấy số liệu. Các sản phẩm dịch vụ của trung tâm đã và đang được tư vấn và triển khai ở một số doanh nghiệp: + Công ty thiết kế công nghiệp hoá chất +Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 5-Chi nhánh miền Bắc +Công ty thép Nam Đô +Công ty Xuân Toàn-Ninh Bình +Tư vấn giải pháp mạng và phần mềm quản lý hành chính cho UBND tỉnh Hà Nam. Đó là khả năng làm việc theo nhóm, kỹ năng hợp tác để hoàn thành công việc khi thực hiện một dự án của các thành viên trong trung tâm phần mềm hera. +Sự kết hơp khá đồng bộ của hai khâu lập trình và khâu test của trung tâm. Hai khâu này hỗ trợ cho nhau để cùng hoàn thành tốt công việc. Khâu test có nhiệm vụ kiểm tra chương trình, chạy thử và phát hiện ra các lỗi về măt nghiệp vụ chuyên môn rồi cùng với khâu lập trình hợp tác để khác phục các lỗi đó. Cán bộ test ngoài việc phải nắm vững các nghiệp vụ chuyên môn( chủ yếu là kế toán) còn phải có những hiểu biết nhất đinh về ngôn ngữ lập trình. +Hiểu được cơ cấu quản lý nhân sự của công ty. Cách thức quản lý giao việc cụ thể tới từng thành viên và hiệu quả của phương thức quản lý này. Khi có một dự án thì lãnh đạo dự án sẽ trực tiếp xuống trung tâm giao nhiêm vụ cho người lãnh đạo trung tâm, lãnh đạo trung tâm sẽ họp các thành viên và giao nhiệm vụ cụ thể. -Tìm hiểu rõ và sâu hơn về ngôn ngữ visual basic- phương tiện để thực hiện chuyên đề. +Visual Basic cung cấp một loạt công cụ giúp ta dễ dàng và nhanh chóng phát triển các ứng dụng Windows mạnh. +Visual Basic gắn liền với khái niệm lập trình trực quan, nghĩa là khi thiết kế chương trình có thể nhìn thấy ngay kết quả qua từng giao tác và giao diện khi chương trình thực hiện. +Visual Basic cho phép chỉnh sửa đơn giản, nhanh chóng màu sắc, kích thước, hình dáng của các đối tượng có mặt trong ứng dụng. +Visual Basic có khả năng kết hợp với các thư viện liên kết động. Iii.Đề tàI nghiên cứu Quản lý giao việc và chấm công tại công ty B&C Lý do chọn đề tài Để đứng vững được trên thị trường vấn đề nâng cao chất lượng quản lý nhân lực là con đường ngắn nhất tạo ra sức mạnh cạnh tranh trong môi trường kinh doanh hiện nay. Vấn đề quản lý nhân sự để hoàn thành tốt công việc trong một công ty trẻ như công ty B&C là hết sức cần thiết và mang tính đặc thù riêng. Nhiệm vụ của mỗi thành viên trong công ty không chỉ dừng lại ở việc đi làm có măt đầy đủ mà còn phải hoàn thành công việc được giao một cách tốt nhất. Để phát huy tính tự giác và khả năng của từng thành viên một cách tốt nhất cần phải phân công công việc cụ thể cho từng thành viên. Nội dung của đề tài Phiếu giao việc PHIẾU GIAO VIỆC – WORK ORDER Mó phiếu Dự ỏn Cụng việc Tớnh chất cụng việc Người giao việc Người thực hiện Thời gian bắt đầu Thời gian kết thỳc Yờu cầu cụng việc Kết quả và thời gian hoàn thành thực tế Đỏnh giỏ [ ] Khụng đạt [ ] Đạt [ ] Xuất sắc [ ] Hủy bỏ Ghi chỳ Người giao việc Người kiểm tra Người thực hiện (Ghi rừ ngày thỏng năm) (Ghi rừ ngày thỏng năm) (Ghi rừ ngày thỏng năm) Phân công công việc cụ thể tới từng thành viên trong công ty. Phiếu cho biết tên công việc, người được giao việc, người giám sát thực hiện công việc và đánh giá của nhà quản lý căn cứ vào tiến độ thực hiện công việc phản ánh trên phiếu. Công việc sẽ được phân công cụ thể, có kế hoạch theo khối lượng công việc từng dự án. Trong mỗi trung tâm, lãnh đaọ trung tâm là người trực tiếp giám sát công việc và có nhiêm vụ báo cáo lên lãnh đạo cấp trên sau mỗi tháng. +Cập nhật mẫu phiếu Do đặc điểm hoạt động của công ty có khối lượng công việc nhiều và thường xuyên phát sinh thì việc phân công lao động cụ thể cho từng công việc phát sinh là hết sức cần thiết để hoàn thành dự án theo đúng tiến độ. +Lọc và phân loại phiếu Sau mỗi một tháng thì lãnh đạo các trung tâm họp một lần và căn cứ vào tiến độ thưc hiên công viêc được phản ánh trên phiếu giao việc phân loại, đánh giá sau đó lập báo cáo gửi lên lãnh đạo cấp trên. Việc phân loại phiếu giao việc theo 3 tiêu chuẩn sau Hoàn thành công việc đạt tiêu chuẩn Hoàn thành công việc không đạt tiêu chuẩn Hoàn thành xuất sắc công việc Căn cứ để xác định 3 tiêu chuẩn trên là dựa trên nhận xét, đánh giá của lãnh đạo trung tâm trong phiếu giao việc +Tìm kiếm Sắp xếp và phân loại người thực hiện Sau mỗi tháng, quý, năm lãnh đạo công ty sẽ tổ chức đánh giá để sắp xếp phân loại người thực hiện. Và việc tìm kiếm theo các tiêu chuẩn trên là hết sức cần thiết khi khen thưởng. Tính thưởng và chấm điểm Đối với mỗi mức tiêu chuẩn sẽ có những mức thưởng nhất định và quy định số điểm cho những mức đó. +Hoàn thành công việc đạt tiêu chuẩn +Hoàn thành công việc không đạt tiêu chuẩn +Hoàn thành công việc xuất sắc Đối với hoàn thành công việc đạt tiêu chuẩn thì sau 3 tháng sẽ xét tăng lương một lần với mức là 100 nghin/ tháng Đối với hoàn thành công việc không đạt tiêu chuẩn thì sau 3 tháng sẽ xem xét và trừ lương với mức 300nghìn/ tháng. Đối với hoàn thành xuất sắc công việc sau 3 tháng sẽ được tăng lương với mức 300nghin/tháng. -Chấm công + Ghi nhận thời gian đến và đi. Để quản lý thời gian đến và đi của mỗi thành viên trong công ty. Tại mỗi trung tâm, khi các thành viên đến thi tự đăng nhập use name và password của riêng mình vào hệ thống và check in khi có mặt và check out khi rời khỏi nơi làm việc. Trong phiếu giao việc sẽ phân quyền cho mỗi thành viên truy nhập căn cứ vào use name và password khi đăng nhập hệ thống.