Quản lý và xử lý dữ liệu cơ bản

TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN HỮU NGHỊ VIỆT HÀN LỚP MẠNG MÁY TÍNH CCQ-MM02A – NHÓM V ˜&™ BÁO CÁO CUỐI KỲ MÔN HỌC QUẢN LÝ VÀ XỬ LÝ DỮ LIỆU CƠ BẢN GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN Nguyễn Thị Hoa Huệ DANH SÁCH THÀNH VIÊN 1.Lê Kim Hùng Nhóm Trưởng 2.Đoàn Ngọc Vũ 3.Bùi Tấn Việt 4.Trần Hữu Đạt 5.Trần Bình Đà 6. Huỳnh Thanh Cảnh Đà Nẵng tháng 04 năm 2009 LỜI NÓI ĐẦU Là Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại, một trong nỗi bận tâm hàng đầu của chủ doanh nghiệp là làm sao quản lý chính xác tình hình kinh doanh với các số liệu về hàng hóa (hàng bán, hóa đơn, tồn kho..) và tình hình doanh thu của doanh nghiệp. Nếu thực hiện việc quản lý trên bằng ghi sổ sách thủ công, sẽ làm mất rất nhiều thời gian và công sức,đôi khi còn bị thất thoát về mặt tài chính. Trong thời đại kinh tế bùng nổ hiện nay thì việc kinh doanh hàng hóa rất phức tạp . Bên cạnh đó còn rất nhiều chi tiết mà các nhân viên bán hàng nhiều lúc có thể mắc sai xót . Chương trình quản lý bán hàng là 1 trong những chương trình có thể giúp người bán hàng có thể xử lý nhanh hơn các công việc của mình. Với xu thế tiến bộ của khoa học - công nghệ hiện nay, máy vi tính có thể giúp chúng ta giải quyết một cách nhẹ nhàng, nhanh chóng và chính xác, tiết kiệm tối đa chi phí quản lý. Được sự giúp đỡ của cô Nguyễn Thị Hoa Huệ và các bạn trong lớp nhóm V đã hoàn thành xong chương trình đề tài quản lý bán hàng của mình.Chúng em xin chân thành cám ơn cô đã giúp đỡ chúng em rất nhiều trong việc hoàn thành đề tài của mình . Và cũng xin cảm ơn các bạn trong lớp đã đóng góp ý kiến khi nhóm V bắt tay vào công việc của mình và cũng xin cám ơn các bạn nhóm V đã tham gia thực hiện công việc 1 cách nhiệt tình. Dù đã rất cố gắng nhưng chắc hẳn sẽ còn nhiều thiếu sót, mong nhận được ý kiến đóng góp của quí thầy cô và các bạn. Bảng phân công chi tiết trong suốt quá trình làm đồ án: STT Thành Viên Công Việc 1 Lê Kim Hùng Thiết kế Form 2 Bùi Tấn Việt Tạo Report 3 Trần Hữu Đạt Tạo Query 4 Huỳnh Thanh Cảnh Tạo Macro 5 Đoàn Ngọc Vũ Tạo Table và thu nhập dữ liệu. 6 Trần Bình Đà Tạo Table và thu nhập dữ liệu. MỤC LỤC 1.Giới thiệu chương trình……………………………………………………4 2.Giới thiệu môi trường triển khai đề tài…………………………………….5 3.Xây dựng cơ sở dữ liệu……………………………………………………6 3a.Xây dựng bảng…………………………………………………….6 3b.Xây dựng truy vấn ……………………………………………….12 3c.Thiết kế Form…………………………………………………….14 3d.Thiết kế Report…………………………………………………...18 4.Kết luận…………..………………………………………………………21 I.GIỚI THIỆU CHƯƠNG TRÌNH 1.Mô tả hệ thống: Nhóm chúng tôi đã đi tìm hiểu thực tế tại công ty TNHH Xuân Vinh Computer, cùng với tham khảo một số tài liệu tren internet. - Tên đề tài: Quản lý bán hàng - Nguồn cơ sở dữ liệu: Tham khảo tại Công ty TNHH Xuân Vinh – Đà Nẵng , cùng một số nguồn khác trên internet. - Phần mềm triển khai: MS Access 2003 - Nguồn lực: Nhóm V - Thời gian thực hiện: 25/3/2009 - Thời gian hoàn thành: 3/5/2009 2/ Sơ Đồ Chương Trình Chính : Xem Hồ Sơ Báo Cáo Thoát Thông Tin Chương Trình Chính Khách Hàng Nhà Cung Cấp Hàng Hóa Nhân Viên Tuổi NV Doanh Thu Ngày HĐ Trong Năm Tìm Hóa Đơn Hóa Đơn Hàng Tồn Bảng Báo Giá Về Window Về CSDL Về Đầu II.GIỚI THIỆU MÔI TRƯỜNG TRIỂN KHAI ĐỀ TÀI VÀ NHỮNG MỤC TIÊU CỦA ĐỀ TÀI: 1/Môi Trường Triển Khai Đề Tài : Microsoft Access 2003 là một phần mềm nổi tiếng của Microsoft trong gói phần mềm Microsoft office. Nói đến Microsoft Access là nói đến chương trình quản lý cơ sở dữ liệu,người dùng có thể sử dụng Access để tạo và quản lý cơ sở dữ liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả. Nó có thể sử dụng độc lập,có tính bảo mật và hiệu quả cao trong công tác quản lý dữ liệu. Với ưu điểm là đơn giản trong việc xây dựng trọn gói các dự án phần mền quản lý quy mô vừa và nhỏ, cộng với kiến thức đã tích lũy trong suốt học phần, nhóm chúng tôi đã quyết định MS Access làm môi thường triển khai đề tài của mình. 2/Những Mục Tiêu Của Đề Tài : Phải tạo ra 1 chương với 1 giao diện đơn giản , thân thiện với người dùng. Bên cạnh đó phải đáp ứng được những yêu cầu mà khách hàng đề ra như : + Tạo được hóa đơn bán hàng và danh sách hàng tồn + Xem thông tin của các mặt hàng + Quản lý thông tin của nhân viên và nhà cung cấp + Kiểm tra được số lượng hàng hóa đã bán ra , doanh thu theo ngày và tháng . III.XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU: 1.Xây dựng Bảng(Table): Hệ thống gồm có tất cả 6 bảng(Table): -Bảng T-ChiTietHoaDon -Bảng T-HangHoa -Bang T-HoaDonBangHang -Bảng T-KhachHang -Bang T-NhaCungCap -Bảng T-NhanVien a. Bảng T-ChiTietHoaDon: - Bao gồm thông tin về hàng,hoá đơn và số lượng. - Bảng ChiTietHoaDon được xây dựng với 2 trường khoá chính là HangID và HoaDonID. Dữ Liệu b.Bảng T-HangHoa - Bao gồm các thông tin về Tên Hàng, Đơn Vị, Đơn Giá,Bảo Hành,SL Tồn, MãNCC, Ảnh. - Bảng T-HangHoa được xây dựng với khóa chính là HangID. c.Bảng T-Hóa Đơn Bán hàng - Bao gồm các thông tin về HoaDonID,NgayBn,KhachID,MaNV. - Bảng T-HoaDonBanHang được xây dựng với khóa chính là HoaDonID Dữ liệu: d.Bang T-KhachHang - Bao gồm thông tin về TenKhach , Ngaysinh , DiaChiEmail , Anh - Bảng T-khachHang được xây dựng với trường khóa chính là KhachID Dữ liệu e.Bảng T-Nhà Cung Cấp - Bao gồm thông tin về MaNCC,TenNCC,DiaChi,DienThoai. - Bảng T-NhaCC được xây dựng với trường khóa chính là MaNCC Dữ Liệu f.Bảng T-NhanVien - Bao gồm thông tin về MaNV,HoTen,Ngaysinh,ChucVu,DiaChi….. - Bang T-NhanVien được xây dựng với trường khóa chính la MaNV Dữ Liệu 2.Xây dựng truy vấn (Query): Chương trình xây dựng các truy vấn sau,một số truy vấn làm nguồn cho Form va Report được trình bày ở phần thiết kế Form và Report Truy vấn lựa chọn Truy vấn lọc Truy vấn crosstab Truy vấn loại bỏ Truy vấn thay đổi Truy vấn có chứa tham số a.Truy vấn có chứa tham số Nhập năm cần tìm hóa đơn Ví dụ:Tìm số hóa đơn trong năm 2006 b.Truy vấn lựa chọn - Lựa chọn hàng theo đơn vị - Thống kê Hàng bán theo ngày -Theo tuổi nhân viên c.Truy vấn Crosstab: d.Truy vấn Lọc: 3.Thiết kế Form: A.Form F-NhaCungCap - Chức năng: Biết được chi tiết Nhà Cung Cấp b.Form F-NhanVien -Chức năng: Biết được chi tiết nhân viên c.Form F-Thông Tin Hàng Hóa - chức năng: Cho biết được thông tin hàng hóa d.Form F-HoaDon e.Main Form - Form tổng hợp một số form ở trên để tạo giao diện chính của chương trình. 3.Thiết kế Report: a.Report Bảng báo giá b.Report Báo Cáo Tồn c.Report Hàng Hóa d.Report Hóa đơn e.Report Khách hàng f.Report Nhà cung cấp g.Report Nhân Viên Kết luận: *Những ưu điểm mà chương trình đã đạt được: + Giao diện đơn giản , dễ sử dụng +Chương trình đã đáp ứng được những gì đã đề ra khi bắt đầu làm: chương trình phải đơn giản dễ sử dụng , tạo được hóa đơn bán hàng và danh sách hàng tồn , có thể tìm được các thông tin liên quan về các mặt hàng , nhà cung cấp , khách hàng, + Có thể giúp được việc quản lý bán hàng 1 cách dễ dàng hơn *Bên cạnh đó còn có những thiếu sót nhất định: + Chỉ áp dụng cho các cửa hàng bán lẻ + Giao diện của chương trình mặc dù đơn giản nhưng chưa thu hút được khách hàng +Và còn 1 số thiếu sót khác ……… * Sau gần 2 tháng thực hiện đề tài cuối cùng nhóm 2 đã hoàn thành xong đề tài quản lý bán hàng . Chúng em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của cô Nguyễn Thị Hoa Huệ và những ý kiến đóng góp của các bạn trong lớp trong thời gian chúng em thực hiện đề tài của mình . Xin Chân Thành Cảm Ơn !!