Quy trình kiểm soát tiền

Nội dung: Quy trình kiểm soát tiền DANH SÁCH NHÓM 4: Trần Thị Ngọc Bích K074050777 Huỳnh Ngọc Cẩm K074050781 Bùi Thị Minh Châu K074050783 Bùi Thị Thu Hà K074050798 Nguyễn Hồng Nhung K074050830 Kiều Thị Phương Thúy K074050858 Nguyễn Vương Quỳnh K074050843 NỘI DUNG: Đặc điểm của tiền Các chức năng cơ bản trong quy trình Mục tiêu của quy trình Rủi ro của quy trình Cơ chế kiểm soát được áp dụng Một số gian lận thường gặp và biện pháp kiểm soát tương ứng Hệ thống chứng từ trong quy trình 1. ĐẶC ĐIỂM CỦA TIỀN TIỀN CỦA DOANH NGHIỆP BAO GỒM: Tiền mặt Tiền gửi ngân hàng Tiền đang chuyển  Tiền là tài sản quan trọng đối với mọi đơn vị và phần lớn hoạt động của đơn vị đều cần đến tiền bằng những cách thức khác nhau. NHữNG ĐặC ĐIểM CủA TIềN KHIếN NHÀ QUảN LÝ QUAN TÂM Tiền có mối quan hệ mật thiết với các chu trình nghiệp vụ chủ yếu như: chu trình bán hàng và thu tiền, chu trình mua hàng và trả tiền, chu trình tiền lương, chu trình sản xuất. rất dễ bị sai sót, tham ô, biển thủ hay bị chiếm dụng. MốI QUAN Hệ GIữA TIềN VớI CÁC CHU TRÌNH NGHIệP Vụ KHÁC Thu tiền Chi tiền Bán hàng Thu nợ khách hàng Vay tiền hay phát hành cổ phần Tiền Mua hàng, chi phí khác Trả lương Trả nợ vay hay trả cổ tức Hàng tồn kho Tài sản cố định NHỮNG ĐẶC ĐIỂM CỦA TIỀN KHIẾN NHÀ QUẢN LÝ QUAN TÂM (TT) Tiền ở nhiều đơn vị thường có phát sinh lớn, nghiệp vụ phát sinh nhiều.  Sai phạm rất dễ xảy ra và nhiều khi rất khó phát hiện. Việc quản lý tốt tiền sẽ giảm thiểu rủi ro về khả năng thanh toán cũng như tăng hiệu quả sử dụng tiền của đơn vị. Tiền là một tài sản rất nhạy cảm vì khả năng gian lận, biển thủ thường cao hơn các tài sản khác. 2. CÁC CHỨC NĂNG CƠ BẢN TRONG QUY TRÌNH: Thu tiền Chi tiền Kiểm quỹ Đối chiếu số dư tiền Các đối tượng liên quan chủ yếu đến quy trình: Khách hàng, nhà cung cấp Kế toán doanh thu – công nợ, Kế toán tiền, thủ quỹ Kế toán tổng hợp, kế toán trưởng Các bộ phận khác Ngân hàng 3. MỤC TIÊU CỦA QUY TRÌNH: Thu/ chi tiền đúng, đủ, kịp thời, phù hợp nhu cầu, không lãng phí; Duy trì số dư tồn quỹ hợp lý; Các nghiệp vụ thu, chi tiền cần được ghi chép đầy đủ, chính xác, kịp thời; Việc thu chi tiền phù hợp với các quy định của pháp luật và tuân thủ quy chế tài chính của đơn vị và của Nhà nước. 3. MỤC TIÊU CỦA QUY TRÌNH (TT) Việc kiểm soát tốt tiền sẽ giúp doanh nghiệp đạt được cả ba mục tiêu chung như Báo cáo COSO (1992): Sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động, Báo cáo tài chính đáng tin cậy, và Tuân thủ pháp luật và các quy định. 4. RỦI RO CỦA QUY TRÌNH: Thu, chi không đúng, không đủ, không kịp thời, không phù hợp nhu cầu, lãng phí; Số dư tồn quỹ không hợp lý; Ghi chép không đầy đủ, kịp thời, chính xác; Việc thu, chi tiền không phù hợp với các quy định của pháp luật, không tuân thủ quy chế tài chính của đơn vị. 5. CƠ CHẾ KIỂM SOÁT ĐƯỢC ÁP DỤNG: Sử dụng nhân viên có đủ năng lực và trung thực Phân chia trách nhiệm đầy đủ, Kiểm soát quá trình xử lý thông tin, Phân tích và rà soát, Bảo vệ tài sản. 6. MỘT SỐ GIAN LẬN THƯỜNG GẶP ĐỐI VỚI TIỀN VÀ CÁC BIỆN PHÁP KIỂM SOÁT THÍCH HỢP Thu tiền Biển thủ ngân quỹ Chi tiền 6.1. THU TIỀN Thủ thuật skimming Thủ thuật gối đầu Chiếm dụng hay biển thủ tiền thu nợ của khách hàng THỦ THUẬT SKIMMING Cách thực hiện gian lận: Người thực hiện sẽ lấy tiền thu bán hàng hay cung cấp dịch vụ của đơn vị mà không ghi vào sổ sách. Biện pháp kiểm soát: Phân nhiệm nhân viên bán hàng khác với nhân viên thu tiền, kết hợp với việc kiểm kê hàng hóa. THỦ THUẬT GỐI ĐẦU Cách thực hiện gian lận Ghi nhận trễ khoản tiền đã thu và bù đắp bằng những khoản tiền thu được sau đó. Biện pháp kiểm soát - phân nhiệm thủ quỹ khác với kế toán. - đối chiếu công nợ chi tiết và thường xuyên. VÍ DỤ CHIẾM DỤNG HAY BIỂN THỦ TIỀN THU NỢ CỦA KHÁCH HÀNG Cách thực hiện gian lận: Nhân viên thu nợ thông đồng với kế toán thay đổi địa chỉ khách hàng Biện pháp kiểm soát: Phân nhiệm giữa nhân viên thu nợ và kế toán. 6.2. BIỂN THỦ NGÂN QUỸ Tiền bị đánh cắp bởi các nhân viên được tiếp xúc với tiền: thủ quỹ, nhân viên thu tiền. 3 thời điểm có thể lấy cắp tiền: Ngay khi bán hàng Khi thu được nợ Chuyển tiền vào tài khoản của người khác nếu khách hàng trả bằng séc. 6.3. CHI TIỀN Khai khống các khoản chi tiền thông qua giả mạo chứng từ gốc như hóa đơn mua hàng, đơn đặt hàng để lấy tiền của đơn vị. Giả mạo séc để lấy tiền. Kiting KHAI KHỐNG CÁC KHOẢN CHI TIỀN THÔNG QUA GIẢ MẠO CHỨNG TỪ GỐC Các thủ thuật giả mạo chứng từ gốc Lập ra công ty hoặc thông đồng với công ty khác để xuất hóa đơn cho hàng hóa không có thật hoặc có giao hàng nhưng tính tiền với giá cao hơn. Chi trả không đúng cho nhà cung cấp. Mua hàng hay chi cho mục đích cá nhân. GIẢ MẠO SÉC ĐỂ LẤY TIỀN Các kĩ thuật gian lận thường gặp: Giả mạo chữ kí trên séc chi tiền khi lấy được séc trắng. Ghi sai đối tượng thụ hưởng Người có thẩm quyền kí séc cho bản thân. KITING Thủ thuật thực hiện gian lận Chuyển tiền giữa các ngân hàng để tăng khống số dư của tài khoản tiền gửi ngân hàng Biện pháp kiểm soát Phân nhiệm giữa người phát hành séc và người ghi sổ kế toán. VÍ DỤ 7. Hệ THốNG CHứNG Từ TRONG QUY TRÌNH: bieumauCT.DOC quytrinhchungtu.doc