Quy trình kiểm toán bán hàng - Thu tiền trong kiểm toán báo cáo tài chính của kiểm toán nội bộ

L I M Đ UỜ Ở Ầ Cùng v i s phát tri n m nh m c a ngành ki m toán n i b trên thớ ự ể ạ ẽ ủ ể ộ ộ ế gi i, ki m toán n i b Vi t Nam cũng đang d n tr thành m t ho t đ ngớ ể ộ ộ ở ệ ẫ ở ộ ạ ộ quen thu c và đóng vai trò nh t đ nh t i các công ty, T ng công ty l n và làộ ấ ị ạ ổ ớ m t yêu c u thi t y u mà các c quan Nhà n c đ t ra đ i v i các doanhộ ầ ế ế ơ ướ ặ ố ớ nghi p.ệ T quy t đ nh 832/TC/QĐ/CĐKT ngày 28 tháng 10 năm 1997 hàng lo từ ế ị ạ các T ng công ty thành l p ki m toán n i b , trong đó có T ng công ty Sôngổ ậ ể ộ ộ ổ Đà. Đây là yêu c u khách quan cho vi c đ m b o ch t l ng thông tin kinhầ ệ ả ả ấ ượ t , tài chính c a b n thân đ n v . ế ủ ả ơ ị Chu trình bán hàng- thu ti n có ý nghĩa r t to l n là m t b ph n có liênề ấ ớ ộ ộ ậ quan đ n r t nhi u ch tiêu trên Báo cáo tài chính, là giai đo n cu i cùng đánhế ấ ề ỉ ạ ố giá toàn b k t qu c a m t chu kỳ ho t đ ng s n xu t kinh doanh c a doanhộ ế ả ủ ộ ạ ộ ả ấ ủ nghi p. Đ i v i ki m toán n i b , vi c th c hi n t t quy trình ki m toán nàyệ ố ớ ể ộ ộ ệ ự ệ ố ể s ti t ki m đ c th i gian cũng nh s c l c, nâng cao hi u qu ki m toán,ẽ ế ệ ượ ờ ư ứ ự ệ ả ể đ a ra ki n ngh h p lý cho đ n v và cung c p thông tin trung th c v tìnhư ế ị ợ ơ ị ấ ự ề hình kinh doanh, tiêu th c a đ n v cho T ng giám đ c. Đ i v i đ n v đ cụ ủ ơ ị ổ ố ố ớ ơ ị ượ ki m toán, s giúp cho Ban lãnh đ o th y đ c nh ng sai sót, y u kém c nể ẽ ạ ấ ượ ữ ế ầ kh c ph c v k toán cũng nh qu n lý ph n hành này, góp ph n nâng caoắ ụ ề ế ư ả ầ ầ hi u qu kinh doanh. Đ i v i Nhà n c, đ các c quan h u quan xác đ nhệ ả ố ớ ướ ể ơ ữ ị đúng đ n trách nhi m c a doanh nghi p trong vi c th c hi n nghĩa v v iắ ệ ủ ệ ệ ự ệ ụ ớ Nhà n c, có chính sách h p lý h n đ phát tri n ho t đ ng kinh doanh c aướ ợ ơ ể ể ạ ộ ủ doanh nghi p.ệ Nh n th c đ c t m quan tr ng c a quy trình ki m toán bán hàng- thuậ ứ ượ ầ ọ ủ ể ti n và xu t phát t mong mu n tìm hi u sâu s c h n n a quy trình này trongề ấ ừ ố ể ắ ơ ữ quá trình th c t p t i Công ty ki m toán và t v n d ch v k toán c a T ngự ậ ạ ể ư ấ ị ụ ế ủ ổ công ty Sông Đà em đã ch n đ tài:ọ ề "Quy trình ki m toán bán hàng- thu ti n trong ki m toán Báo cáo tài chínhể ề ể c a ki m toán n i b các đ n v h ch toán đ c l p t i T ng công ty Sôngủ ể ộ ộ ơ ị ạ ộ ậ ạ ổ Đà" Ngoài ph n m đ u và ph n k t lu n lu n văn bao g m 3 ph n:ầ ở ầ ầ ế ậ ậ ồ ầ Ph n Iầ : Lí lu n chung v ki m toán n i b và quy trình bán hàng-thuậ ề ể ộ ộ ti n trong ki m toán Báo cáo tài chính c a doanh nghi p.ề ể ủ ệ Ph n IIầ : Th c tr ng quy trình ki m toán bán hàng- thu ti n trong ki mự ạ ể ề ể toán Báo cáo tài chính c a ki m toán n i b t i các đ n v h ch toán đ c l pủ ể ộ ộ ạ ơ ị ạ ộ ậ - T ng công ty Sông Đà.ổ Ph n IIIầ : M t s bài h c kinh nghi m và ki n ngh nh m hoàn thi nộ ố ọ ệ ế ị ằ ệ quy trình ki m toán bán hàng- thu ti n trong ki m toán Báo cáo tài chính c aể ề ể ủ ki m tra n i b t i các đ n v h ch toán đ c l p t i T ng công ty Sông Đà.ể ộ ộ ạ ơ ị ạ ộ ậ ạ ổ Lu n văn đ c hoàn thành v i s h ng d n t n tình c a cô giáoậ ượ ớ ự ướ ẫ ậ ủ Nguy n H ng Thuý, do v n ki n th c còn h n ch và b c đ u đi vàoễ ồ ố ế ứ ạ ế ướ ầ th c t nên bài vi t không tránh kh i nh ng sai sót, em r t mong đ c sự ế ế ỏ ữ ấ ượ ự đóng góp c a th y cô và các b n đ bài vi t đ c hoàn thi n h n.ủ ầ ạ ể ế ượ ệ ơ 2 PH N IẦ LÝ LU N CHUNG V KI M TOÁN N I B VÀ KI M TOÁN Ậ Ề Ể Ộ Ộ Ể CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TI N TRONG KI MỀ Ể TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH I. KHÁI QUÁT CHUNG V KI M TOÁN N I BỀ Ể Ộ Ộ 1.B n ch t c a ki m toán n i b .ả ấ ủ ể ộ ộ Ho t đ ng ki m toán trên th gi i đã có trên 100 năm nay và ngày càngạ ộ ể ế ớ phát tri n m nh m , thâm nh p vào m i ngành, m i lĩnh v c kinh t . Ki mể ạ ẽ ậ ọ ọ ự ế ể toán là m t ho t đ ng m i xu t hi n n c ta kho ng 10 năm nh ng đã cóộ ạ ộ ớ ấ ệ ở ướ ả ư b c phát tri n l n mà ngày càng kh ng đ nh rõ vai trò c a mình trong vi cướ ể ớ ẳ ị ủ ệ xác minh và bày t ý ki n, t o ni m tin cho nh ng ng i quan tâm, c ng cỏ ế ạ ề ữ ườ ủ ố n n p ho t đ ng tài chính và góp ph n nâng cao hi u q a, năng l c qu n lý.ề ế ạ ộ ầ ệ ủ ự ả Ki m toán là quá trình mà theo đó các cá nhân đ c l p, có th m quy nể ộ ậ ẩ ề thu th p và đánh giá các b ng ch ng v các thông tin s l ng có liên quanậ ằ ứ ề ố ượ đ n m t t ch c kinh t c th nh m m c đích xác đ nh và báo cáo m c đế ộ ổ ứ ế ụ ể ằ ụ ị ứ ộ phù h p gi a các thông tin s l ng đó v i các chu n m c đã đ c xây d ng.ợ ữ ố ượ ớ ẩ ự ượ ự Ngày nay trên th gi i xu t hi n nhi u lo i hình ki m toán khác nhau, n uế ớ ấ ệ ề ạ ể ế phân lo i theo ch th ki m toán có ki m toán Nhà n c, ki m toán đ c l pạ ủ ể ể ể ướ ể ộ ậ và ki m toán n i b .ể ộ ộ Cùng v i s ra đ i và phát tri n c a các t ch c ki m toán đ c l p, tớ ự ờ ể ủ ổ ứ ể ộ ậ ổ ch c ki m toán Nhà n c, ho t đ ng ki m toán n i b cũng phát tri n r ngứ ể ướ ạ ộ ể ộ ộ ể ộ kh p và đem l i nh ng tr giúp tích c c, góp ph n đáp ng nhu c u b o v ,ắ ạ ữ ợ ự ầ ứ ầ ả ệ t n t i c a doanh nghi p nói riêng, c a chính ph cũng nh xã h i nói chungồ ạ ủ ệ ủ ủ ư ộ đ ng th i c ng c n n n p ho t đ ng tài chính k toán, nâng cao hi u quồ ờ ủ ố ề ế ạ ộ ế ệ ả ho t đ ng kinh doanh cho các doanh nghi p.ạ ộ ệ Cho đ n nay ki m toán n i b có nhi u cách hi u khác nhau:ế ể ộ ộ ề ể Theo liên đoàn k toán qu c t ( IFAC)ế ố ế : “ Ki m toán n i b là m tể ộ ộ ộ ho t đ ng đánh giá đ c l p ra cho m t doanh nghi p nh là m t lo i d chạ ộ ượ ậ ộ ệ ư ộ ạ ị v cho doanh nghi p đó có ch c năng ki m tra, đánh giá và giám sát thíchụ ệ ứ ể h p và hi u qu c a h th ng k toán và ki m soát n i bợ ệ ả ủ ệ ố ế ể ộ ộ”. 3 Theo Các Chu n m c hành ngh Ki m Toán N i Bẩ ự ề ể ộ ộ ban hành tháng 5 năm 1978: “Ki m to n n i b là m t ch c năng th m đ nh đ c l pể ấ ộ ộ ộ ứ ẩ ị ộ ậ đ c thi t l p bên trong m t t ch c đ xem xét và đánh giá các ho t đ ngượ ế ậ ộ ổ ứ ể ạ ộ c a t ch c đó v i t cách là m t s tr giúp cho t ch c đó"ủ ổ ứ ớ ư ộ ự ợ ổ ứ . Nh v y ta có th hi u ki m toán n i b nh sau:ư ậ ể ể ể ộ ộ ư Ki m toán n i b là ho t đ ng ki m tra giám sát c a m t b ph nể ộ ộ ạ ộ ể ủ ộ ộ ậ đ c l p v i b máy qu n lý và đi u hành doanh nghi p nh m đánh giá tínhộ ậ ớ ộ ả ề ệ ằ hi u qu , hi u năng, tính kinh t c a các lo i hình nghi p v , đ n v , bệ ả ệ ế ủ ạ ệ ụ ơ ị ộ ph n và tìm ra nh ng gi i pháp đ nâng cao hi u q a ho t đ ng c a toànậ ữ ả ể ệ ủ ạ ộ ủ b doanh nghi p. ộ ệ Ki m toán n i b là m t ho t đ ng chuyên sâu c n đ c đào t oể ộ ộ ộ ạ ộ ầ ượ ạ h ng d n đ c th c hi n b i nh ng ng i có trình đ và nghi p vướ ẫ ượ ự ệ ở ữ ườ ộ ệ ụ t ng x ng.ươ ứ Là m t trong nh ngộ ữ nhân t c b n trong h th ng ki m soát n i bố ơ ả ệ ố ể ộ ộ c a doanh nghi p, b ph n ki m toán n i b cung c p m t s quan sát,ủ ệ ộ ậ ể ộ ộ ấ ộ ự đánh giá th ng xuyên v toàn b ho t đ ng c a doanh nghi p, bao g mườ ề ộ ạ ộ ủ ệ ồ c tính hi u qu c a vi c thi t k và v n hành các chính sách và th t cả ệ ả ủ ệ ế ế ậ ủ ụ v ki m soát n i b . B ph n ki m toán n i b h u hi u s giúp choề ể ộ ộ ộ ậ ể ộ ộ ữ ệ ẽ doanh nghi p có đ c nh ng thông tin k p th i và xác th c v các ho tệ ượ ữ ị ờ ự ề ạ đ ng trong doanh nghi p, ch t l ng c a ho t đ ng ki m soát nh m k pộ ệ ấ ượ ủ ạ ộ ể ằ ị th i đi u ch nh và b sung các quy ch ki m soát thích h p và hi u qu . ờ ề ỉ ổ ế ể ợ ệ ả T i Vi t Nam, Sau Quy t đ nh ạ ệ ế ị 832-TC/QĐ/CĐKT ngày 28 tháng 10 năm 1997 hàng lo t các T ng công ty thành l p ki m toán n i b , đ ng th i quyạ ổ ậ ể ộ ộ ồ ờ ch ki m toán n i b cũng đ c ban hành kèm theo nh m h ng d n cácế ể ộ ộ ượ ằ ướ ẫ T ng công ty Nhà n c t ch c th c hi n công tác ki m toán n i b c aổ ướ ổ ứ ự ệ ể ộ ộ ủ T ng công ty và t ng công ty thành viên. Trong quy ch đó có quy đ nh rõ:ổ ừ ế ị Doanh nghi p ph i th ng xuyên t ch c ki m toán n i b nh m đánh giá vệ ả ườ ổ ứ ể ộ ộ ằ ề ch t l ng và đ tin c y c a thông tin k toán, tài chính; v b o v an toànấ ượ ộ ậ ủ ế ề ả ệ tài s n c a doanh nghi p; v ch p hành lu t pháp, chính sách ch đ c a Nhàả ủ ệ ề ấ ậ ế ộ ủ n c cũng nh các quy t đ nh, ngh quy t c a H i đ ng qu n tr c a Banướ ư ế ị ị ế ủ ộ ồ ả ị ủ giám đ c doanh nghi p đ i v i ho t đ ng c a doanh nghi p.ố ệ ố ớ ạ ộ ủ ệ 4 2. Ch c năng, nhi m v , quy n h n c a ki m toán n i bứ ệ ụ ề ạ ủ ể ộ ộ  Ch c năng c a ki m toán n i b :ứ ủ ể ộ ộ Ki m toán n i b có 3 ch c năng:ể ộ ộ ứ - Ki m traể - Xác nh n ậ - Đánh giá  Nhi m v , quy n h n c a ki m toán n i b :ệ ụ ề ạ ủ ể ộ ộ Theo Đi u 6 ề Quy ch Ki m toán n i bế ể ộ ộ (áp d ng đ i v i doanh nghi pụ ố ớ ệ Nhà n c) Ki m toán n i b có các nhi m v sau:ướ ể ộ ộ ệ ụ - Ki m tra tính phù h p, hi u l c và hi u qu c a h th ng ki m soát n iể ợ ệ ự ệ ả ủ ệ ố ể ộ b .ộ - Ki m tra và xác nh n ch t l ng, đ tin c y c a thông tin kinh t , tàiể ậ ấ ượ ộ ậ ủ ế chính c a Báo cáo tài chính, Báo cáo k toán qu n tr tr c khi trình ký duy t.ủ ế ả ị ướ ệ - Ki m tra s tuân th các nguyên t c ho t đ ng, qu n lý kinh doanh,ể ự ủ ắ ạ ộ ả đ c bi t s tuân th lu t pháp, chính sách, ch đ tài chính, k toán, chínhặ ệ ự ủ ậ ế ộ ế sách, ngh quy t, quy t đ nh c a H i đ ng qu n tr , c a Ban Giám đ c doanhị ế ế ị ủ ộ ồ ả ị ủ ố nghi p.ệ - Phát hi n nh ng s h , y u kém, gian l n trong qu n lý, trong b o vệ ữ ơ ở ế ậ ả ả ệ tài s n c a doanh nghi p; đ xu t các gi i pháp nh m c i ti n, hoàn thi n hả ủ ệ ề ấ ả ằ ả ế ệ ệ th ng qu n lý, đi u hành kinh doanh c a doanh nghi p.ố ả ề ủ ệ  B ph n ki m toán n i b ch phát huy tác d ng n u tho mãn 2 đi uộ ậ ể ộ ộ ỉ ụ ế ả ề ki n:ệ V t ch cề ổ ứ : Ki m toán n i b ph i tr c thu c m t c p cao đ để ộ ộ ả ự ộ ộ ấ ủ ể không gi i h n ph m vi ho t đ ng c a nó, đ ng th i ph i đ c giao m tớ ạ ạ ạ ộ ủ ồ ờ ả ượ ộ quy n h n t ng đ i r ng rãi và ho t đ ng t ng đ i đ c l p v i phòng kề ạ ươ ố ộ ạ ộ ươ ố ộ ậ ớ ế toán và các b ph n ho t đ ng đ c ki m tra.ộ ậ ạ ộ ượ ể V nhân sề ự: Ki m toán n i b ph i tuy n ch n nh ng nhân viên cóể ộ ộ ả ể ọ ữ năng l c chuyên môn và đ o đ c ngh nghi p phù h p v i các quy đ nh hi nự ạ ứ ề ệ ợ ớ ị ệ hành. 5 3.Lo i hình ho t đ ng c a ki m toán n i bạ ạ ộ ủ ể ộ ộ Ki m toán n i b có ba lo i hình ho t đ ng:ể ộ ộ ạ ạ ộ 6  Ki m toán ho t đ ng:ể ạ ộ Là vi c ki m tra, xác nh n và đ a ra đánh giá v ho t đ ng, tính hi uệ ể ậ ư ề ạ ộ ệ qu c a các ho t đ ng t đó đ a ra ki n ngh nh m c i ti n, và hoàn thi nả ủ ạ ộ ừ ư ế ị ằ ả ế ệ ho t đ ng c a m i đ n v .ạ ộ ủ ỗ ơ ị Ki m tra vi c huy đ ng phân ph i s d ng các ngu n l c (nhân l c,ể ệ ộ ố ử ụ ồ ự ự v t t , tài s n, ngu n v n, l i th kinh doanh).ậ ư ả ồ ố ợ ế Ki m tra tính hi u qu c a các ho t đ ng s n xu t, kinh doanh và sể ệ ả ủ ạ ộ ả ấ ử d ng thu th p k t qu b o toàn phát tri n v n.ụ ậ ế ả ả ể ố Ki m tra và đánh giá tính hi u qu ho t đ ng c a các b ph n ch cể ệ ả ạ ộ ủ ộ ậ ứ năng trong vi c th c hi n các m c tiêu kinh doanh c a doanh nghi p.ệ ự ệ ụ ủ ệ  Ki m toán tuân th :ể ủ Là vi c ki m tra xác nh n và đ a ra nh ng đánh giá v vi c:ệ ể ậ ư ữ ề ệ Tuân th pháp lu t, chính sách, ch đ tài chính, k toán, ch đ qu nủ ậ ế ộ ế ế ộ ả lý c a Nhà n c.ủ ướ Ban hành các chính sách, ch đ , ngh quy t, quy t đ nh, quy ch c a H iế ộ ị ế ế ị ế ủ ộ đ ng qu n tr , T ng giám đ c cũng nh lãnh đ o các đ n v thành viên có phùồ ả ị ổ ố ư ạ ơ ị h p v i lu t pháp, chính sách ch đ đó c a các đ n v thành viên và c a T ngợ ớ ậ ế ộ ủ ơ ị ủ ổ công ty. Tuân th các quy đ nh v nguyên t c, chính sách, các chu n m c k toánủ ị ề ắ ẩ ự ế t khâu l p ch ng t , v n d ng h th ng tài kho n, ghi s k toán, t ng h pừ ậ ứ ừ ậ ụ ệ ố ả ổ ế ổ ợ thông tin và trình bày Báo cáo tài chính, Báo cáo qu n tr đ n vi c l u tr tàiả ị ế ệ ư ữ li u k toán.ệ ế  Ki m toán Báo cáo tài chính và báo cáo k toán qu n tr c a doanhể ế ả ị ủ nghi p và c a các đ n v thành viên.ệ ủ ơ ị Đây là vi c ki m tra, xác nh n và đánh giá k p th i đ y đ , khách quan,ệ ể ậ ị ờ ầ ủ đ tin c y c a Báo cáo tài chính c a các đ n v thành viên, các đ i di n, chiộ ậ ủ ủ ơ ị ạ ệ nhánh c a T ng công ty, c quan T ng công ty, Báo cáo tài chính h p nh t c aủ ổ ơ ổ ợ ấ ủ toàn T ng công ty tr c khi T ng giám đ c ký duy t; đ a ra nh ng ki n nghổ ướ ổ ố ệ ư ữ ế ị và t v n c n thi t cho ho t đ ng s n xu t kinh doanh nh m đ m b o s h pư ấ ầ ế ạ ộ ả ấ ằ ả ả ự ợ lý và hi u qu .ệ ả 7 Vi c ki m toán Báo cáo tài chính có th đ c ti n hành theo quý, nămệ ể ể ượ ế tùy thu c vào th c t ho t đ ng s n xu t kinh doanh c a các đ n v thànhộ ự ế ạ ộ ả ấ ủ ơ ị viên và toàn T ng công ty, yêu c u c a T ng giám đ c hay H i đ ng qu n tr .ổ ầ ủ ổ ố ộ ồ ả ị II. QUY TRÌNH KI M TOÁN BÁN HÀNG VÀ THU TI N TRONG KI M TOÁNỂ Ề Ể BÁO CÁO TÀI CHÍNH 1. N i dung ki m toán bán hàng- thu ti n ộ ể ề 1.1. Ch c năng c a chu trình bán hàng- thu ti n :ứ ủ ề Bán hàng- thu ti n là quá trình chuy n giao quy n s h u c a hàng hoáề ể ề ở ữ ủ qua quá trình trao đ i hàng- ti n. Nó b t đ u t yêu c u mua hàng c a kháchổ ề ắ ầ ừ ầ ủ hàng và k t thúc b ng vi c chuy n đ i hàng hoá thành ti n. Các ch c năng cế ằ ệ ể ổ ề ứ ơ b n c a chu trình bán hàng- thu ti n g m:ả ủ ề ồ  X lý đ t hàng c a ng i mua:ử ặ ủ ườ Đ t hàng c a ng i mua có th là đ n đ t hàng, là phi u yêu c u muaặ ủ ườ ể ơ ặ ế ầ hàng, là yêu c u qua th , fax, đi n tho i và sau đó là h p đ ng v mua- bánầ ư ệ ạ ợ ồ ề hàng hoá, d ch v … V pháp lý, đó là vi c bày t s s n sàng mua hàng hoáị ụ ề ệ ỏ ự ẵ theo nh ng đi u ki n xác đ nh. Do đó, có th xem đây là đi m b t đ u c aữ ề ệ ị ể ể ắ ầ ủ toàn b chu trình. Trên c s pháp lý này, ng i bán có th xem xét đ đ a raộ ơ ở ườ ể ể ư quy t đ nh bán qua phi u tiêu th và l p hoá đ n bán hàng.ế ị ế ụ ậ ơ  Xét duy t bán ch u:ệ ị Do bán hàng g n li n v i thu ti n trong cùng m t khái ni m tiêu thắ ề ớ ề ộ ệ ụ nên ngay t tho thu n ban đ u, sau khi quy t đ nh bán c n xem xét và quy từ ả ậ ầ ế ị ầ ế đ nh bán ch u m t ph n ho c toàn b lô hàng. Quy t đ nh này có th đ ngị ị ộ ầ ặ ộ ế ị ể ồ th i th hi n trên h p đ ng kinh t nh m t đi u ki n đã đ c th a thu nờ ể ệ ợ ồ ế ư ộ ề ệ ượ ỏ ậ trong quan h buôn bán trong h p đ ng. Tuy nhiên, nhi u công ty tr c khiệ ợ ồ ở ề ướ v n chuy n hàng hoá do m t ng i am hi u v tài chính và v khách hàng xétậ ể ộ ườ ể ề ề duy t. Vi c xét duy t có th đ c tính toán c th trên l i ích c a c hai bênệ ệ ệ ể ượ ụ ể ợ ủ ả theo h ng khuy n khích ng i mua tr ti n nhanh qua tướ ế ườ ả ề ỷ l gi m giá khácệ ả nhau theo th i h n thanh toán. Trên th c t , cũngờ ạ ự ế có doanh nghi p b quaệ ỏ ch c năng này và d n t i n khó đòi và th m chí th t thu do khách hàng m tứ ẫ ớ ợ ậ ấ ấ 8 kh năng thanh toán ho c c tình không thanh toán do s h trong tho thu nả ặ ố ơ ở ả ậ ban đ u.ầ  Chuy n giao hàng:ể Là ch c năng k ti p ch c năng duy t bán theo nghĩa h p c a kháiứ ế ế ứ ệ ẹ ủ ni m “tiêu th ” thì v n chuy n hàng hoá đ n ng i mua là đi m b t đ u c aệ ụ ậ ể ế ườ ể ắ ầ ủ chu trình (đ c bi t v i các công ty bán buôn) nên th ng là đi m ch p nh nặ ệ ớ ườ ể ấ ậ đ c ghi s ượ ổ bán hàng. Vào lúc giao hàng ch ng t v n chuy n cũngứ ừ ậ ể đ c l p. Ch ng t v n chuy n th ng là hoá đ n v n chuy n hay v nượ ậ ứ ừ ậ ể ườ ơ ậ ể ậ đ n. Các công ty có quy mô l n, có di n bi n th ng xuyên v nghi pơ ớ ễ ế ườ ề ệ v bán hàng th ng l p s v n chuy n đ c p nh t các ch ng t v nụ ườ ậ ổ ậ ể ể ậ ậ ứ ừ ậ chuy n. M t khác, các c quan thu quan th ng quy đ nh: khi v nể ặ ơ ế ườ ị ậ chuy n hàng hoá ph i có hoá đ n bán hàng. Trong tr ng h p này hoáể ả ơ ườ ợ đ n bán hàng ph i đ c l p đ ng th i v i v n đ n ho c kiêm ch cơ ả ượ ậ ồ ờ ớ ậ ơ ặ ứ năng ch ng t v n chuy n.ứ ừ ậ ể  G i hóa đ n tính ti n cho ng i mua và ghi rõ nghi p v bán hàng:ử ơ ề ườ ệ ụ Hoá đ n bán hàng là ch ng t ch rõơ ứ ừ ỉ m u mã ẫ s l ng hàng hoá,ố ượ giá c hàng hoá g m c giá g c hàng hoá, chi phí v n chuy n, b oả ồ ả ố ậ ể ả hi m và các y u t khác theo lu t thu giá tr gia tăng. Hoá đ n đ cể ế ố ậ ế ị ơ ượ l p thành 3 liên: liên đ u đ c g i cho khách hàng, các liên sau đ cậ ầ ượ ử ượ l u l i ghi s và theo dõi thu ti n. Nh v y hoá đ n v a là ph ngư ạ ổ ề ư ậ ơ ừ ươ th c ch rõ cho khách hàng v s ti n và th i h n thanh toán c a t ngứ ỉ ề ố ề ờ ạ ủ ừ th ng v , v a là căn c ghi s Nh t ký bán hàng và theo dõi các kho nươ ụ ừ ứ ổ ậ ả ph i thu.ả Nh t ký bán hàng là s ghi c p nh t các th ng v , nh t ký ghi rõậ ổ ậ ậ ươ ụ ậ doanh thu c a nhi u m t hàng và phân lo i theo các đ nh kho n thíchủ ề ặ ạ ị ả h p. ợ  X lý và ghi s các kho n thu ti n:ử ổ ả ề Sau khi th c hi n các ch c năng v bán hàng cùng ghi s k toánự ệ ứ ề ổ ế các nghi p v này c n th c hi n ti p các ch c năng thu ti n c trongệ ụ ầ ự ệ ế ứ ề ả đi u ki n bình th ng và không bình th ng. Trong m i tr ng h pề ệ ườ ườ ọ ườ ợ 9 đ u c n x lý và ghi s các kho n thông th ng v thu ti n bán hàng.ề ầ ử ổ ả ườ ề ề Trong vi c x lý này, c n đ c bi t chú ýệ ử ầ ặ ệ kh năng b sót ho c d uả ỏ ặ ấ di m các kho n thu nh t là thu ti n m t tr c ti p.ế ả ấ ề ặ ự ế 10  X lý và ghi s hàng bán b tr l i và kho n b t giá:ử ổ ị ả ạ ả ớ Các kho n gi m tr doanh thu x y ra khi ng i mua không tho mãnả ả ừ ả ườ ả v hàng hoá. Khi đó, ng i bán có th nh n l i hàng ho c b t giá. Tr ngề ườ ể ậ ạ ặ ớ ườ h p này ph i l p b ng ghi nh ho c có th báo Có ho c hoá đ n ch ng minhợ ả ậ ả ớ ặ ư ặ ơ ứ cho vi c ghi gi m các kho n ph i thu. Trên c s đó ghi đ y đ và k p th iệ ả ả ả ơ ở ầ ủ ị ờ vào nh t ký hàng b tr l i và các kho n b t giá đ ng th i ghi vào s ph .ậ ị ả ạ ả ớ ồ ờ ổ ụ  Th m đ nh và xoá s kho n ph i thu không thu đ c:ẩ ị ổ ả ả ượ Có th có nh ng tr ng h p ng i mua không ch u thanh toán ho cể ữ ườ ợ ườ ị ặ không còn kh năng thanh toán. Sau khi th m đ nh, n u th y kho n th t thuả ẩ ị ế ấ ả ấ này là “b t kh kháng”, c n xem xét xoá s kho n ph i thu đó.ấ ả ầ ổ ả ả  D phòng n khó đòi: ự ợ Đ c l p v i yêu c u đ trang tr i các kho n đã tiêu th kỳ này songượ ậ ớ ầ ủ ả ả ụ không có kh năng thu đ c trong t ng lai. Tuy nhiên, nhi u công ty, dả ượ ươ ở ề ự phòng này là s d do đi u ch nh cu i năm c a qu n lý v b t giá đ i v i cácố ư ề ỉ ố ủ ả ề ớ ố ớ kho n không thu đ c ti n.ả ượ ề 1.2. Ki m soát n i b đ i v i chu trình bán hàng- thu ti n ể ộ ộ ố ớ ề  Môi tr ng ki m soát:ườ ể Môi tr ng ki m soát bao g m toàn b nhân t bên trong và bên ngoàiườ ể ồ ộ ố đ n v có tính môi tr ng tác đ ng đ n vi c thi t k , ho t đ ng và x lý dơ ị ườ ộ ế ệ ế ế ạ ộ ử ữ li u c a các lo i hình ki m soát n i b . Các nhân t bên trong đ n v baoệ ủ ạ ể ộ ộ ố ơ ị g m: đ c thù v qu n lý, c c u t ch c, chính sách nhân s , công tác kồ ặ ề ả ơ ấ ổ ứ ự ế ho ch, y ban ki m soát. Các nhân t bên ngoài đ n v bao g m: s ki m soátạ ủ ể ố ơ ị ồ ự ể c a các c quan ch c năng Nhà n c, nh h ng c a các ch n , môi tr ngủ ơ ứ ướ ả ưở ủ ủ ợ ườ pháp lý, đ ng l i phát tri n c a đ t n c…ườ ố ể ủ ấ ướ  H th ng k toán:ệ ố ế H th ng k toán gi m t vai trò quan tr ng nh m cung c p thông tinệ ố ế ữ ộ ọ ằ ấ qu n lý (bao g m các thông tin v k toán tài chính c a đ n v và các k t quả ồ ề ế ủ ơ ị ế ả ho t đ ng kinh doanh khác) và th c hi n nhi u m t ho t đ ng c a đ n v )ạ ộ ự ệ ề ặ ạ ộ ủ ơ ị th c hi n nhi m v là nh n bi t, thu nh p, phân lo i, ghi s và báo cáo cácự ệ ệ ụ ậ ế ậ ạ ổ 11 nghi p v kinh t tài chính c a đ n v , tho mãn ch c năng thông tin và ki mệ ụ ế ủ ơ ị ả ứ ể tra ho t đ ng k toán. H th ng này bao g m : ạ ộ ế ệ ố ồ  H th ng ch ng t k toán:ệ ố ứ ừ ế Trong chu trình bán hàng- thu ti n, h th ng ch ng t k toán th hi n ề ệ ố ứ ừ ế ể ệ ở s l ng các lo i ch ng t đ c l p khi có các nghi p v bán hàng- thu ti nố ượ ạ ứ ừ ượ ậ ệ ụ ề phát sinh t i doanh nghi p nh : Hoá đ n bán hàng, h p đ ng mua bán hàngạ ệ ư ơ ợ ồ hoá, phi u v n chuy n, đ n đ t hàng, phi u thu… và quy trình luân chuy n cácế ậ ể ơ ặ ế ể lo i ch ng t này trong các phòng ban, b ph n c a doanh nghi p.ạ ứ ừ ộ ậ ủ ệ B ng s 1ả ố : Quy trình luân chuy n ch ng t trong chu trìnhể ứ ừ bán hàng-thu ti nề Khách hàng Phòng kinh doanh Giám đ c Phòng kinh doanhố Nhu c u Đ n đ t hàng c a Phê chu n ph ng L p hoáầ ơ ặ ủ ẩ ươ ậ đ n ơ mua hàng khách- phi u tiêu th th c bán ch u, tiêu th thuế ụ ứ ị ụ ế GTGT Th kho Phòng kinh doanh Phòng k toánủ ế L u tr và b oư ữ ả Xu t kho V n chuy n Ghi các lo i s , qu n ch ngấ ậ ể ạ ổ ả ứ từ hàng, l p v n đ n đ nh kỳ l p báo cáo ậ ậ ơ ị ậ  H th ng tài kho n k toánệ ố ả ế : V i cách ti p c n báo c