Quy trình nhập khẩu nguyên Contairner đường biển tại công ty Việt Hoa

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VẬN TẢI VÀ THƯƠNG MẠI VIỆT HOA 1. Quá trình thành lập và phát triển của công ty Dịch vụ vận tải, giao nhận ngày càng thể hiện và chứng minh vai trò quan trọng của mình trong quá trình thực hiện hợp đồng kinh tế đối ngoại, đặc biệt từ khi nước ta mở rộng giao thương với các nước trên thế giới. Để đáp ứng sự gia tăng nhu cầu về dịch vụ giao nhận cũng như nhu cầu chuyên chở hàng hoá do hoạt động xuất nhập khẩu phát triển mạnh, giao nhận và kho vận Việt Nam đã có những thay đổi kịp thời nhằm thoả mãn những nhu cầu trên, góp phần thúc đẩy nền kinh tế phát triển, tăng cường và mở rộng thị trường vận tải giao nhận. Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Vận tải Việt Hoa là một trong những công ty ra đời trong hoàn cảnh trên. Công ty Trách nhiệm hữu hạn Dịch vụ Vận tải và Thương mại Việt Hoa là một doanh nghiệp tư nhân hoạt động với tư cách pháp nhân theo qui định hiện hành của Nhà nước, có con dấu riêng và tự chủ về mặt tài chính với tài khoản nội tệ và ngoại tệ tại các ngân hàng. Được thành lập chính thức vào ngày 19/ 04/ 2000, theo giấy phép kinh doanh số 4102000806 do Sở Kế hoạch Đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh cấp. Công ty Việt Hoa được xem là một trong những công ty hoạt động lâu năm và là một doanh nghiệp năng động cung cấp đến khách hàng những sản phẩm dịch vụ với chất lượng và giá cả hợp lý. Một vài nét về công ty: Tiền thân là : Công ty Việt Gia. Tên công ty : Công Ty TNHH Dịch vụ vận tải và Thương mại Việt Hoa. Tên giao dịch quốc tế: Viet Hoa Transport Service & Trading Co., Ltd. MST : 0301972094 Vốn điều lệ : 2.000.000.000 đồng Tổng tài sản : hơn 20.000.000.000 đồng Chủ tịch hội đồng quản trị : Ông Dương Công Đạt. Tổng Giám đốc: Ông Dương Thành Khuấn Nhân viên: trên 400 nhân viên. Mạng lưới doanh nghiệp : 01 trụ sở chính, 4 chi nhánh, 1 công ty liên doanh, kho bãi đậu xe, liên kết rộng khắp với hãng tàu, hãng hàng không, đại lý hãng tàu trải rộng trên khắp các tỉnh, thành phố tái Việt Nam và thế giới. Trụ sở chính : Địa chỉ : 284 Nguyến Tất Thành, Phường 13 Quận 4, Hồ Chí Minh. Điện thoại : (84) 8253969 / 9402520 Fax: (84) 9402601 Email: general@viethoagroup.com Chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh: Chi nhánh 1: Địa chỉ: 75 Đoàn Như Hài, Quận 4, Hồ Chí Minh. Điện thoại: (84)88268533 / 8268534. Fax: (84)88268535. Email: vcl@viethoagroup.com. Chi nhánh 2: Địa chỉ : Số 30, đường 17, khu B, phường An Phú, quận 2, HCM. Điện thoại : (84)82810248. Chi nhánh tại Hà Nội: Địa chỉ: 44B Tăng Bạt Hổ, quận Hai Bà Trưng, Hà Nội. Điện thoại: (84)49722770 Fax: (84)49722773 Email: general@hanoi.viethoagroup.com. Ngoài ra còn có chi nhánh tại Hải Phòng. Nhìn chung, Doanh nghiệp Việt Hoa là một doanh nghiệp tư nhân hoạt động trong lĩnh vực vận tải và giao nhận khá thành công. Ngay từ đầu từ khi thành lập vào năm 2000 đến nay, công ty luôn luôn định hướng lại cơ cấu hoạt động đồng thời cải tiến lại tổ chức và phương thức chiến lược kinh doanh để không những thích nghi với tình hình kinh tế đất nước mà còn khẳng định vị trí của mình trong ngành này ở trong và ngoài nước. Bên cạnh đó, Công ty còn đẩy mạnh các loại hình kinh doanh dịch vụ hỗ trợ như vận tải nội địa, phát triển hệ thống đại lý vận tải quốc tế, khai thuê hải quan, xuất nhập khẩu ủy thác, dịch vụ gom hàng, cung cấp các dịch vụ trọn gói như cho thuê kho bãi, bốc xếp và hỗ trợ xuất nhập khẩu theo các thỏa thuận ký với các doanh nghiệp khu công nghiệp, khu chế xuất, doanh nghiệp nhà nước và tư nhân có qui mô lớn. Mặc dù, điều kiện kinh doanh xuất nhập khẩu ngày càng cạnh tranh gay gắt với những công ty giao nhận mọc lên như nấm nhưng với phương châm hoạt động của công ty Việt Hoa là : “ uy tín, tận tâm – an toàn, chất lượng – mọi lúc mọi nơi – giá cả chất lượng ” và thực hiện theo đúng phương châm đã đề ra, trong những năm gần đây doanh nghiệp Việt Hoa được xem là một trong những công ty giao nhận kinh doanh hiệu quả tại thành phố Hồ Chí Minh. Cụ thể lượng khách hàng mà công ty đang phục vụ trên 1000 doanh nghiệp vừa và nhỏ. Uy tín thương hiệu của Việt Hoa Group ngày càng được khẳng định sự phấn đấu, và thể hiện những thành tích đạt được trong suốt quá trình hoạt động của mình: 9/2005 Việt Hoa Group Việt Nam là một trong những doanh nghiệp vận tải Việt Nam có bước đột phá đầu tiên đưa quản trị chất lượng Iso 2001 vào ngành vận tải Việt Nam và được công nhận thành tựu ứng dụng công nghệ, có các giải quyết sáng tạo phát triển thị trường. 2005, Việt Hoa được xếp hạng tín nhiệm hàng đầu tại Hồ Chí Minh, được công bố xếp hạng tín nhiệm của kì điều tra khảo sát khách hàng. 9/2006, danh hiệu “ Danh hiệu uy tín và chất lượng” do Phòng Thương Mại và Công nghệ Việt Nam bình chọn. 12/2006, Đạt tiêu chuẩn chất lượng Iso 9001: 2000 di BVQI của vương quốc Anh công nhận. Việt Hoa Group trở thành thành viên Hiệp Hội vận tải toàn cầu Anh ( Global Freight Group ) và tập đoàn AFLN của Mỹ do đó nhiều công ty lớn của nước ngoài như Janpan Vanline, Shinijojo Elenmen của Nhật, Orking của Trung Quốc.. đã tín nhiệm hợp tác và chọn Việt Hoa là đại lý giao nhận hàng hóa. Có được kết quả như ngày hôm nay là nhờ vào phương thức kinh doanh của công ty : Uy tín và chất lượng làm nền tảng trong tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh. 2. Nhiệm vụ và chức năng nghiệp vụ của công ty Nhiệm vụ : Xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh dịch vụ và các kế hoạch có liên quan nhằm đáp ứng các chức năng hoạt động của công ty. Bảo đảm việc hạch toán kinh tế, tự trang trải nợ và làm tròn nhiệm vụ đối với nhà nước. Quản lý việc sử dụng nguồn vốn hợp lý và có hiệu quả đảm bảo cho hoạt động kinh doanh. Thực hiện các chính sách cán bộ, chính sách về lao động và tiền lương. Bồi dưỡng nâng cao trình độ văn hóa, nhiệm vụ cho nhân viên. Tạo điều kiện cho nhân viên tự phát triển bằng cách khen thưởng, tăng lương. Chức năng nghiệp vụ của Công ty: ( Vận tải và giao nhận hàng hoá: Công ty Việt Hoa phải thực hiện các hoạt động liên quan về vận tải và giao nhận hàng hóa trong nước và quốc tế bằng đường bộ, đường biển và hàng không. Cụ thể: Vận tải đường biển: Đây là mảng hoạt động chủ yếu của công ty với khối lượng dịch vụ giao nhận vận chuyển hàng năm rất lớn, đây cũng chính là hoạt động mang lại lợi nhuận và hiệu quả kinh tế rất cao cho công ty. Vận tải đường hàng không: Hoạt động này còn non trẻ so với vận tải biển, khối lượng vận chuyển còn quá ít. Nhưng nhờ mối quan hệ chặt chẽ với các đối tác tiềm năng trong khu vực nên đã có nhiều chuyển biến tốt và khả năng mang lại hiệu quả kinh tế cao trong tương lai. Công ty chủ yếu làm dịch vụ giao nhận theo yêu cầu của khách hàng. Hoạt động giao nhận: Hiện nay, Công ty cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hoá XNK bằng đường biển lẫn đường hàng không. Đối với hàng xuất, Công ty đảm nhận việc đặt chỗ với hãng vận tải, đóng gói, làm thủ tục hải quan xuất, giám định, kiểm dịch hàng hoá cho khách hàng. Đối với hàng nhập, Công ty đảm nhận việc lưu kho hàng hoá, làm thủ tục hải quan nhập, làm thủ tục đưa hàng từ CY vào kho CFS đối với hàng lẻ, xé6p dỡ, vận tải hàng hoá theo yêu cầu của khách hàng. Ngoài ra, Công ty còn cung cấp dịch vụ giao nhận từ kho tới kho, cảng đến cảng, kho đến cảng,… ( Hoạt động xuất nhập khẩu uỷ thác: Ngoài chức năng trên, Công ty còn thực hiện hoạt động giao nhận xuất nhập khẩu ủy thác cho các công ty, tổ chức kinh tế khác theo chức năng và quyền hạn của công ty. ( Hoạt động đại lý cho các công ty giao nhận ở một số nước: Bên cạnh những dịch vụ trên, hiện nay Công ty Việt Hoa đang làm đại lý cho các đại lý giao nhận hàng hoá lớn của HongKong, Nhật, Trung Quốc, EU, Mỹ,…Để thuận tiện cho việc giao nhận hàng hoá được thông suốt và thuận lợi hơn nên các công ty này phải có đại lý của mình tại các nước đó. Các dịch vụ do đại lý cung cấp như: liên lạc với tàu, thông báo hàng đến, tàu đi cho khách hàng, làm chứng từ, thủ tục cho khách hàng. Ngoài ra, còn thực hiện hoạt động kinh doanh khác như cho thuê phương tiện vận tải ( hiện công ty có khoảng 20 đầu kéo container), cho thuê kho bãi để lưu kho hàng háo, thu gom và chia lẻ hàng, khai thuê hải quan, làm tư vấn cho các nhà kinh doanh XNK về mọi vấn đề liên quan đến XNK. 3. Cơ cấu tổ chức nhân sự của Công ty Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty : Nhân viên công ty Việt Hoa: có trên 400 người, phân bổ trải đều trên các phòng ban như phòng hành chính, phòng kinh doanh XNK, phòng kế toán tài vụ. Nhân viên kinh doanh bao gồm nhân viên của bộ phận đại lý tàu biển, bộ phận nghiệp vụ và giao nhận hàng hoá, bộ phận kho bãi và vận tải hàng hoá, bộ phận Sale (khai thác hàng hoá ) Sơ đồ bộ máy công ty Việt Hoa: Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban bộ phận: Dựa trên cây sơ đồ về bộ máy hoạt động của công ty, ta thấy cơ quan quản lý thuộc về Giám đốc và phó giám đốc. ( Giám đốc : là người có quyền cao nhất trong công ty, là người ra quyết định và giao nhiệm vụ công việc cho các phòng ban khác và đồng thời cũng là người chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị Việt Hoa Group. ( Phó Giám đốc: là người có quyền dưới vị trí giám đốc, chịu sự chỉ đạo của giám đốc và có trách nhiệm về các lĩnh vực và thực hiện các công việc khi giám đốc đi công tác. Dưới cơ quan quản lý là những bộ phận, phòng ban khác. Đứng đầu các phòng ban là trưởng phòng với nhiệm vụ điều hành phòng ban của mình hoạt động theo chuyên môn ( Phòng hành chính: phụ trách công việc quản trị, tuyển dụng về quản lý nhân sự trong công ty. Thực hiện công việc tổ chức lao động và an toàn lao động, xem xét đến tình hình thực hiện các qui định về mức lao động và năng suất lao động. ( Phòng kế toán tài vụ: phụ trách thu chi của công ty lên sổ sách kế toán, đánh giá tình hình hoạt động của công ty. Cung cấp các số liệu, thông tin thực hiện để phục vụ công tác dự báo và quản lý các mặt nghiệp vụ của các phòng ban khác ( Phòng kinh doanh XNK: là bộ phận quan trọng nhất trong cơ cấu tố chức của công ty, thực hiện hầu hết các công việc liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty. ( Bộ phận đại lý tàu biển: theo dõi lịch đi và về của tàu biển cho khách hàng, chịu trách nhiệm liên hệ với hãng tàu trong và ngoài nước, thu cước cho công ty nếu là cước trả sau, làm các chứng từ và thủ tục hải quan cho khách hàng. ( Bộ phận kho bãi và vận tải hàng hoá: chịu trách nhiệm quản lý bảo quản hàng hóa trong kho, thực hiện qui trình bảo vệ hàng hóa theo đúng yêu cầu kỹ thuật của từng loại hàng. Quản lý đội xe chở container, hệ thống kho riêng và tổ chức việc chở hàng cho công ty. ( Bộ phận nghiệp vụ và giao nhận: thực hiện tất cả các nội dung công việc trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu: từ khi lên chứng từ đến khi hoàn tất thủ tục xuất hàng đi nước ngoài hoặc nhập hàng về kho của doanh nghiệp đăng ký làm dịch vụ. Gồm 3 bộ phận: - Đường biển: phụ trách việc giao hàng bằng đường biển, làm đại lý giao nhận cho các công ty giao nhận nước ngoài. - Đường hàng không: phụ trách việc vận chuyển hàng hoá bằng đường hàng không. - Gửi hàng: phụ trách giao nhận hàng phi mậu dịch, dịch vụ trọn gói. ( Bộ phận Sale: chịu trách nhiệm khai thác nguồn hàng. Mối quan hệ giữa các bộ phận trên tạo điều kiện thuận lợi cho công tác XNK của công ty và tiết kiệm được chi phí. Đối với các Văn phòng đại diện ( các chi nhánh) : thuộc sự quản lý của văn phòng chính. 4. Kết quả hoạt động kinh doanh trong những năm gần đây của Việt Hoa Group: Tình hình hoạt động kinh doanh giai đoạn 2005 – 2008: Trong giai đoạn này, tình hình hoạt động của Việt Hoa có nhiều biến động do nền kinh tế Việt Nam có sự đổi mới để cùng hòa nhập vào sự phát triển của kinh tế toàn cầu. Cụ thể là: Bảng 1: Bảng kết quả hoạt động kinh doanh 2005-2008. DVT: VND  2005  2006  2007  2008   Doanh thu  1.652.172.100  2.349.388.726  3.606.311.894  4.760.331.436   Chi phí  1.304.123.866  1.560.123.381  1.894.925.859  3.092.519.002   Lợi nhuận trước thuế  348.048.234  789.265.345  1.711.385.835  1.667.812.434   Thuế suất  28%  28%  28%  28%   Lợi nhuận sau thuế  250.594.729  568.271.048  1.232.197.801  1.200.824.952   Bảng 2: Tỷ trọng đóng góp trong doanh thu. DVT: VND Chỉ tiêu  2005  2006  2007  2008   Tổ nghiệp vụ nhập khẩu và giao nhận  1.270.520.345 ( 76.9%)  1.740.897.046 (74.1%)  2.614.576.123 (72.5%)  3.127.537.753 (65.7%)   Tổ đại lý tàu  199.912.824 (12.1%)  317.167.478 (13.5%)  504.883.665,2 (14%)  737.851.373 (15.5%)   Tổ kinh doanh kho bãi và vận tải  181.738.931 (11%)  291.324.202 (12.4%)  486.852.105.7 (13.5%)  894.942.310 (18.8%)   Theo bảng số liệu trên, ta có thể thấy giai đoạn năm 2005-2007 tình hình hoạt động rất khả quan, nhìn chung tăng ổn định trong 3 năm này. Cụ thể là: Năm 2006 tăng doanh thu 42,2% so với 2005 ( bảng 1). Chi phí tăng 19,63% nên lợi nhuận mà Việt Hoa đạt được trong năm 2006 tăng 126,77%. Đây là con số đáng kể và tỷ trọng mà quý 3 đóng góp khá lớn. Riêng năm 2007 kết quả hoạt động kinh doanh của công ty có một mức tăng kỉ lục, doanh thu tăng 53,5% so với 2006, chi phí tăng 23, 46% so với 2006, và lợi nhuận tăng 216,83% ( so 2006). Đây là con số tăng vượt mức. Năm 2008 mức tăng doanh thu giảm chỉ còn 32% ( so với năm trước). Đặc biệt trong năm nay, thời kỳ lạm phát cao nên chi phí độn lên rất lớn tới 63,2% so với 2007. Trong năm nay doanh nghiệp chịu lỗ ….so với 2007. Nguyên nhân tác động đến kết quả hoạt động của doanh nghiệp như sau: ( Nguyên nhân khách quan: Đối với sự gia tăng trong giai đoạn 2005-2007 có thể giải thích như sau: + Chính sách mở cửa của nhà nước trong những năm gần đây tác động khá lớn đến hoạt động của các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Và với sự ưu tiên đối với thành phần kinh tế tư nhân, Việt Hoa đã nắm bắt cơ hội và đưa kết quả kinh doanh tăng đáng kể. + Việt Nam gia nhập WTO vào cuối năm 2006 đã tạo một đòn bẩy tăng doanh thu cho các doanh nghiệp nói chung và công ty Việt Hoa nói riêng. Cắt giảm hơn 38.000 dòng thuế tạo điều kiện tham gia mở rộng hợp tác xuyên biên giới với các quốc gia trong khu vực và trên thế giới. + Do sự gia tăng nhu cầu dịch vụ giao nhận, chuyên chở hàng. + Vị thế của công ty cũng góp phần làm nên sự tăng trưởng trong giai đoạn này, vị trí công ty nằm gần các cảng như cảng Vict, Tân cảng, cảng Khánh Hội và nằm gần các khu chế xuất như khu chế xuất Tân Thuận. Vì vậy việc vận chuyển hàng hóa nhanh hơn, tiết kiệm thời gian và chi phí. Đối với kết quả hoạt động năm 2008, do tác động của tình hình kinh tế không khả quan nên kết quả của Việt Hoa năm này không được như kế hoạch đề ra. Sự suy giảm trong năm này, khủng hoảng kinh tế, lạm phát cao và đặc biệt sự ảnh hưởng tiêu cực đến tình hình xuất nhập khẩu của cả nước. Điều này dẫn đến sự bất ổn và giảm sút trong hoạt động giao nhận của Việt Hoa. ( Nguyên nhân chủ quan: Do sự nỗ lực không ngừng nghỉ của đội ngũ cán bộ công nhân viên toàn công ty nhằm phát triển công ty đạt được chỉ tiêu đặt ra cũng như theo kịp bước phát triển của thị trường. Sự lãnh đạo dày dặn kinh nghiệm của ban lãnh đạo công ty. Định hướng và đưa ra được những chiến lược phù hợp với tình hình chung, đặc biệt trong thời kỳ cạnh tranh gay gắt. Uy tín của công ty trong suốt gần 10 năm hoạt động trong lĩnh vực giao nhận vận tải. Đội ngũ nhân viên đặc biệt trong phòng giao nhận XNK, năng động, trẻ có tinh thần tập thể và trách nhiệm với công việc cao, luôn học hỏi và làm việc với lòng nhiệt huyết cao. Tuy nhiên, kinh nghiệm còn thiếu nên sự ứng biến trong một số hoàn cảnh còn chưa linh hoạt. Đây là một yếu điểm cần khắc phục để nâng cao hiệu quả giao nhận. ( Phương hướng hoạt động kinh doanh của công ty Cũng như mọi doanh nghiệp khác cần vạch ra một phương hướng chiến lược cụ thể để công ty có được một hướng đi nhất định trong tương lai . Chiến lược hoạt động của Việt Hoa trong thời gian tới đó là : Về đầu tư : ( Công ty sẽ chú trọng vào việc thay đổi trang thiết bị phục vụ cho việc chứa dựng hàng hóa xây dựng mới hệ thống kho bãi để chứa hàng , làm bãi chứa container , mua thêm phương tiện vận tải dùng vào việc chuyên chở container, hàng rời. ( Ứng dụng công nghệ thông tin vào công việc cải tiến quy tình từ khi tiếp nhận thực hiện dến khi hoàn tất để có thể theo dõi trực tiếp nhanh chóng chính xác kịp thời tạo ra dịch vụ tốt nhất cho khách hàng. Về dịch vụ giao nhận: Công ty sẽ phát huy dịch vụ giao nhận trọn gói và nhận hàng lẽ đồng thời cũng cơ cấu bố trí lại đội ngũ nhân viên giao nhận vào các vị trí thích hợp theo đúng khả năng chuyên môn bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ . Về thị trường : ( Dự định khuếch trương mạng lưới kinh doanh dịch vụ mở rộng , thành lập thêm chi nhánh ở các tỉnh và thành phố lớn , công ty còn có thể phát triển thêm ngành xây dựng trong thời gian tới . ( Mở rộng quan hệ giao dịch với đại lý hãng tàu trên khắp thế giới , phát triển mạnh cả về mạng lưới hàng không , và đường biển kể cả đường bộ. CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH THỦ TỤC VÀ NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY VIỆT HOA 1. Sơ đồ quy trình chung về thủ tục và nghiệp vụ giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển 2. Cụ thể hoá sơ đồ quy trình bằng việc thực hiện lô hàng nguyên container nhập khẩu Máy Điều Hòa Nhiệt Độ ,hiệu TRANE của Công Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Hồng Quang Công ty trách nhiệm hữu hạn Hồng Quang ký hợp đồng với công ty TRANE (Thailand) LIMITED để nhập khẩu lô hàng Máy điều hòa nhiệt độ vào ngày 18/10/2009 với số hợp đồng : 215TLVN/HQUANG/09. Để dể dàng cho việc nhập khẩu công ty Hồng Quang đã ký hợp đồng dịch vụ với công ty Công Ty TNHH Dịch vụ vận tải và Thương mại Việt Hoa để thực hiện lô hàng đó Ngày 11/12/2009 Công ty TRANE( Thailand ) LIMITED thực hiện giao hàng bằng đường biển theo điều kiện giao hàng CIF HoChiMinh và hàng đến cảng Tân Cảng Sài Gòn vào ngày 14/12/2009. Khi hàng tới cảng, hãng tàu Biển Đông , địa chỉ 84-86 Nguyễn Trường Tộ, Quận 4, Tp.HCM đã fax cho Công ty Hồng Quang gồm Giấy thông báo hàng đến và Master Bill, Thông báo hàng đến cho Công ty Hồng Quang. Sau khi nhận được Thông báo hàng đến, Công ty Hồng Quang liên hệ với Công ty Việt Hoa để làm các thủ tục nhận hàng. Dựa vào hợp đồng dịch vụ đã ký kết với Công ty Hồng Quang, Công ty Việt Hoa đã cử nhân viên giao nhận ( NVGN ) cụ thể là Tô Duy Kiên đến nhận các chứng từ cần thiết tiến hành làm thủ tục nhập khẩu lô hàng trên. Quy trình giao nhận lô hàng này cụ thể như sau: ( Hợp đồng dịch vụ Thông thường trước khi thực hiện dịch vụ giao nhận lô hàng XNK, Công ty Việt Hoa cũng soạn thảo sẵn hợp đồng dịch vụ với khách hàng. Sau khi soạn xong, Giám đốc Công ty Việt Hoa đóng dấu, ký tên và giao cho nhân viên phụ trách làm lô hàng này mang sang bên khách hàng để đóng dấu, ký tên đồng thời lấy nốt các chứng từ cần thiết để làm thủ tục Hải quan. Nhưng đối với Công ty Hồng Quang, vì hai bên đã làm ăn lâu dài với nhau nên hợp đồng dịch vụ này được thực hiện bằng bảng báo giá mà bên Công ty Việt Hoa đã gửi mail cho Công ty Hồng Quang thông qua yêu cầu Công ty Việt Hoa thực hiện thủ tục nhận hàng của Công ty Hồng Quang. ( Chuẩn bị các chứng từ cần thiết ( Nhận thông tin, hồ sơ từ khách hàng: Đây là một trong những khâu quan trọng của quy trình làm hàng nhập khẩu. Công ty Hồng Quang sẽ cung cấp cho Công ty những thông tin, chứng từ cần thiết để Công ty Việt Hoa có thể nắm rõ nội dung lô hàng nhằm mục đích lên tờ khai Hải quan hàng nhập chính xác: - Hợp đồng ( Sale contract ) số 215TLVN/HQUANG/09, ngày 18/10/2009 - Hóa đơn thương mại ( Commercial Invoice ), Phiếu đóng gói ( Packing List ) số TT/1209/341, ngày 08/12/2009 - Giấy giới thiệu của Công ty Hồng Quang - Giấy chứng nhận Xuất xứ C/O From D 1 tờ gốc - Vận đơn đường biển số BR0590318178, ngày 11/12/2009 - Giấy thông báo hàng đến của Công ty Vận tải Biển Đông Công việc đầu tiên khi nhận các thông tin từ Công ty Hồng Quang NVGN phải kiểm tra bộ chứng từ . Vì nếu bộ chứng từ hoàn chỉnh, đầy đủ, không sai s