Thông tin trong quản lý hành chính nhà nước

Click to edit Master title style Click to edit Master text styles Second level Third level Fourth level Fifth level 05/10/2013 ‹#› BÀI THUYẾT TRÌNH MÔN THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC CHỦ ĐỀ 1.hệ thống thông tin,các tài nguyên cơ bản ,các yêu cầu của hệ thống thông tin và quá trình xử lý thông tin trong một hệ thống thông tin. 2.các bước xây dựng hệ thống thông tin . 3.sơ đồ chức năng BFD 4. Dropbox là gì? BỐ CỤC I.HỆ THỐNG THÔNG TIN 1.Hệ thống thông tin là gì? 2.Các yêu cầu của hệ thống thông tin 3.Các tài nguyên cơ bản của thống thông tin 4.Quá trình xử lý thông tin 5.Các bước xây dựng hệ thống thông tin II.SƠ ĐỒ CHỨC NĂNG BFD 1.Khái niệm 2.Quy trình xây dựng sơ đồ BFD III.DROPBOX LÀ GÌ? 1.Khái niệm 2.Dropbox- sao lưu,lưu trữ dữ liệu trực tuyến miễn phí đa chức năng 3.Các tính năng của Dropbox 4.Hướng cài đặt và sử dụng Dropbox. IV.KẾT LUẬN I.HỆ THỐNG THÔNG TIN 1.Hệ thống thông tin là gì? - Hệ thống thông tin là hệ thống tiếp nhận các nguồn dữ liệu như các yếu tố đầu vào và xử lý chúng thành các sản phẩm thông tin là các yếu tố ra. Hệ thống thông tin Hệ thống thông tin - Hệ thống thông tin là hệ thống dùng các nguồn tài nguyên bao gồm:con người,phần cứng,phần mềm ... Con người Phần mềm Phần cứng 2.Các tài nguyên cơ bản của hệ thống thông tin. Hệ thống thông tin có năm tài nguyên cơ bản: Phần cứng Con người Dữ liệu Phần mềm Thủ tục giao tiếp người-máy 3.Yêu cầu đối với hệ thống thông tin. - Hệ thống thông tin phải phù hợp với chiến lược hoạt động của tổ chức. - Yêu cầu về an toàn, bảo mật. - Hệ thống thông tin hoá phải có chức năng hỗ trợ ra quyết định và giảm thời gian ra quyết định. - Khả năng hoàn vốn đầu tư. - Hệ thống thông tin phải có nhiều khả năng. - Hệ thống thông tin phải dễ sử dụng và có ích thực sự cho người sử dụng. - Hệ thống phải có độ tin cậy cao. 4.Quá trình xử lý thông tin. Quá trình xử lý thông tin trong một hệ thống gồm 4 giai đoạn chính: Nhận thông tin Xử lý thông tin Xuất thông tin Lưu trữ thông tin Quá trình xử lý thông tin trên máy tính - Nhận thông tin :thu nhận thông tin từ thế giới bên ngoài vào máy tính. Thực chất đây là quá trình chuyển đổi các thông tin ở thế giới thực sang dạng biểu diễn thông tin trong máy tính thông qua các thiết bị đầu vào. Thu nhận thông tin - Xử lý thông tin: biến đổi, phân tích, tổng hợp, tra cứu... những thông tin ban đầu để có được những thông tin mong muốn. Xử lý thông tin - Xuất thông tin: đưa các thông tin kết quả (đã qua xử lý) ra trở lại thế giới bên ngoài. Xuất thông tin - Lưu trữ thông tin: ghi nhớ lại các thông tin đã được ghi nhận để có thể đem ra sử dụng trong những lần xử lý về sau. Lưu trữ thông tin 5.Các bước xây dựng hệ thống thông tin. 1.Khảo sát 4.Xây dựng,thử nghiêm. 6.Bảo trì và phát triển 5.Cài đặt,vậnhành và khai thác 3.Thiết kế 2.Phân tích * Bước 1:khảo sát hệ thống: bao gồm hai giai đoạn là khảo sát ban đầu và khảo sát chi tiết. khảo sát ban đầu chủ yếu tiến hành các công việc: - Xác định các nội dung cần thực hiện. - Xác định phạm vi các vấn đề cụ thể. - Xác định những người sử dụng trực tiếp chịu sự chi phối của sự phát triển hệ thống - Có được cái nhìn bao quát. Khảo sát chi tiết bao gồm: - chi tiết hóa các mục tiêu. - xác định các nguồn thông tin,các yêu cầu về thông tin... *Bước 2:Phân tích hệ thống. Dựa trên kết quả bước khảo sát,đánh giá sơ bộ.từ đó rà soát và xác định lại các yêu cầu rồi tìm cách xây dựng lại nguyên mẫu theo cách hiểu đúng nhất. Bao gồm : Đánh giá sơ bộ kết quả khảo sát Xác định lại các yêu cầu Xây dựng lại nguyên mẫu * Bước 3: Thiết kế hệ thống:gồm thiết kế lôgic và thiết kế vật lý. Thiết kế lôgic: là quá trình xác định hệ thẽ làm viêc như thế nào ,thông qua việc xác định các bộ phận ,các chức năng và liên kết. chỉ định hệ thống mới. chỉ định các thủ tục. chỉ định đầu vào ,đầu ra. chỉ định các tệp và các cơ sở dữ liệu. Cụ thể cần: Thiết kế vật lý: Là thiết kế chi tiết và cài đặt,ráp nối các thành phần, các môđun trong hệ thống,bao gồm cả phần cứng và phần mềm. Gồm các công việc: Thiết kế chi tiết các môđun và lập trình. Phát triển các tệp và các cơ sở dữ liệu * Bước 4:Xây dựng và thử nghiệm hệ thống. Xây dựng và kiểm tra thử từng phần các môđun, các phân hệ ... Sau đó biên soạn tài liệu,tích hợp tất cả các phần cùng hoạt động thử Kiểm tra cặn kẽ tất cả các phần, các môđun theo các chức năng đã ghi trong bản thiết kế. * Bước 5 :Cài đặt,vận hành và khai thác hệ thống Hệ thống đã qua thử nghiệm và được chấp nhận cần được cài đặt trong môi trường thực tế Cần được trình diễn để người sử dụng có thể kiểm tra một làn nữa và qua đó có thể chấp nhận hệ thống Cần có thời gian để người sử dụng xem xét và đánh giá trước khi đưa vào vận hành và khai thác thực sự. Trong quá trình vận hành và khai thác cần có sự phối hợp chặt chẽ và thường xuyên của tất cẩ các phía. * Bước 6: Bảo trì và phát triển Sau khi đã cài đặt và đưa hệ thống vào vận hành,khai thác sử dụng, cần có kế hoạch thường xuyên theo dõi ,bảo, dưỡng và không ngừng hoàn thiện ,kể cả nâng cấp nếu cần thiết. Bảo trì và phát triển hệ thống II.SƠ ĐỒ CHỨC NĂNG BFD. 1.Khái niệm: Sơ đồ BFD là một sơ đồ hình học dùng để mô tả sự phân rã có thứ bậc các chức năng của hệ thống từ đại thể đến chi tiết. Mỗi công việc được chia thành các công việc con. - Số mức chia phụ thuộc vào kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống. Sơ đồ BFD *Mục đích sử dụng sơ đồ BFD. Xác định phạm vi hệ thống Trao đổi giữa người dùng – nhóm phát triển Hoàn chỉnh hệ thống -mô tả khái quát dần chức năng của tổ chức. -khoanh vùng các chức năng thuộc hệ thống. -phát hiện dễ dàng chức năng thiếu,trùng lặp. -bổ sung, loại bỏ - hoàn chỉnh hệ thống. -sử dụng để làm việc giữa nhà thiết kế và người sử dụng trong khi phát triển hệ thống. 2.Quy trình xây dựng sơ đồ BDF: Bước 1: Khảo sát, tìm hiểu các chức năng nghiệp vụ của tổ chức với những thành phần sau: - Tên chức năng - Mô tả chức năng - Đầu vào của chức năng (dữ liệu) - Đầu ra của chức năng (dữ liệu) Bước 2: Mô tả hoạt động của các chức năng dưới dạng văn bản . Bước 3: Dựa vào văn bản mô tả các chức năng và vẽ sơ đồ BFD * Mỗi bước của quy trình đều xuất phát từ mô hình nghiệp vụ, sau đó là sơ đồ phân rã chức năng . * Có hai dạng biểu diễn mô hình BFD là dạng phân cấp chức năng và dạng phân tích công ty: Xây dựng BFD theo phân cấp chức năng Xây dựng BFD theo dạng công ty Phân chia một chức năng của bộ phận thành các chức năng con Mô tả khái quát các chức năng của tổ chức * Nguyên tắc phân rã chức năng: Bao gồm 5 nguyên tắc: Tính thực chất của mỗi chức năng Tính đầy đủ của mỗi chức năng con Bố trí,sắp xếp các chức năng Đặt tên cho chức năng Mô tả chi tiết chức năng lá *Các ký pháp dùng để vẽ sơ đồ BFD. - Hình chữ nhật có tên bên trong để mô tả một chức năng. - Các đoạn thẳng gấp khúc hình cây mô tả mối liên kết giữa các chức năng. Tên chức năng Tên chức năng con Tên chức năng con Tên chức năng con *Sơ đồ BFD quản lý tín dụng tại Ngân Hàng Công Thương. Quản lý tín dụng 2. Thu nợ 2.1. Xác định kỳ hạn 2.2. Xử lý trong hạn 2.3. Xử lý ngoài hạn 2.4. Ghi sổ nợ 1. Cho vay 1.1. Nhận đơn 1.2. Duyệt vay 1.3. Trả lời 1.4. Ghi sổ nợ * Ý nghĩa của sơ đồ BFD: - Cho phép xác định các chức năng của một tổ chức - Cho biết được vị trí của mỗi công việc trong toàn bộ hệ thống - Là cơ sở để xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu và nghiên cứu cấu trúc của các chương trình quản lý của hệ thống. III. DROPBOX. 1.Khái niệm: Dropbox là dịch vụ sao lưu, lưu trữ dữ liệu trực tuyến với khả năng đồng bộ theo thời gian thực và tự động thực hiện sao lưu, hỗ trợ miễn phí 2GB dung lượng lưu trữ trực tuyến trên máy chủ của họ.   2.Dropbox – Sao lưu,lưu trữ dữ liệu trực tuyến miễn phí đa chức năng Với Dropbox, các tập tin của bạn luôn luôn được đồng bộ hóa Dropbox cho phép bạn chia sẻ tập tin một cách dễ dàng Với Dropbox, sao lưu trực tuyến là tự động Dropbox cho phép ban khôi phục những dữ liệu bị xóa Dropbox thay thế nhiều công việc khác * Với Dropbox, các tập tin của bạn luôn luôn được đồng bộ hóa: Bạn đang chỉnh sửa một tài liệu ở nhà. Ngay sau khi bạn click vào nút “Save”. Dropbox sẽ đồng bộ hóa tài liệu đó với các máy tính khác của bạn một cách nhanh chóng và tự động. * Dropbox cho phép bạn chia sẻ tập tin một cách dễ dàng: Chỉ việc đặt các thư mục mà bạn muốn chia sẻ vào trong Dropbox của bạn rồi sau đó, gửi e-mail mời những người mà bạn muốn chia sẻ thư mục đó. *Với dropbox sao, lưu trực tuyến là tự động: - Bất kỳ các tập tin mà bạn đặt vào trong thư mục,dropbox sẽ tự động sao lưu vào các máy chủ của họ. *Dropbox cho phép bạn quay trở lại quá khứ để khôi phục những dữ liệu bị xóa hoặc bị thay đổi: - Mỗi khi bạn lưu một tập tin nào đó vào trong Dropbox, Dropbox sẽ đồng bộ nó với máy chủ an toàn của họ. *Dropbox thay thế: -việc đính kèm tập tin vào e-mail. -Sử dụng ổ USB để di chuyển dữ liệu sang máy tính có nối mạng khác. 3.Các tính năng của dropbox. - Đồng bộ hóa dữ liệu. - Chia sẻ tập tin. - Sao lưu trực tuyến . - Kết nối web. - An toàn và bảo mật. - Kết nối các thiết bị di động. Đồng bộ hóa dữ liệu: dropbox cho phép bạn đồng hóa các dữ liệu với máy tính của bạn . Đồng bộ hóa tất cả các thể loại và kích thước của tập tin. Tự động đồng bộ hóa khi có sự thay đổi được phát hiện. đồng bộ hóa hiệu quả- khi có sự thay đổi nào đó. 2GB dung lượng,100GB dung lượng lưu trữ trực tuyến cho khách hàng trả phí. Chia sẻ tập tin: chia sẻ các tập tin của bạn một cách đơn giản nhất và có thể hoàn thành chỉ với vài click chuột. Cho phép một vài người có thể hợp tác sử dụng các tập tin có trong thư mục đó. có thể ngay lập tức thấy được sự thay đổi của các tập tin do người khác “gây ra” cho phép bạn liên kết trực tiếp tới các tập tin trong Dropbox của bạn Tự động tạo phòng trưng bày ảnh trực tuyến từ thư mục hình ảnh trong Dropbox của bạn Sao lưu trực tuyến: Dropbox sao lưu các tập tin trực tuyến của bạn mà không cần bạn phải suy nghĩ về nó . Tự động sao lưu các tập tin của bạn Khôi phục lại các thư mục và tập tin bị xóa Khôi phục lại các phiên bản trước đó trong tâp tin của bạn Kết nối web: một phiên bản sao chép các tập tin của bạn sẽ được lưu trữ lại tại các máy chủ an toàn của dropbox. Hỗ trợ hộp tìm kiếm tập tin trên Dropbox cho phép bạn theo dõi các hoạt động gần đây nhất trên dropbox của bạn Cho phép bạn theo dõi các hoạt động gần đây nhất trên dropbox của bạn Tạo tập tin và mời những người xung quanh cùng sử dụng nó An toàn và bảo mật: dropbox bảo đảm an ninh cũng như tính bảo mật cho các tập tin của bạn. - Tất cả quá trình truyền tải dữ liệu tập tin và siêu dữ liệu sẽ được thực hiện trong một kênh được mã hóa . - Tất cả các tập tin được lưu trữ trên các máy chủ của Dropbox sẽ được mã hoá và không thể tiếp cận được nếu không có mật khẩu của bạn. - Trang web và phần mềm của Dropbox được bảo vệ vững chắc nhằm chống lại các cuộc tấn công từ tin tặc... kết nối các thiết bị di động:ứng dụng dropbox cho phép bạn: Truy cập vào Dropbox của bạn Xem các tập tin trong ứng dụng Chụp ảnh và quay phim và đồng bộ hóa chúng với Dropbox của bạn Chia sẻ các liên kết và tập tin có trong Dropbox của bạn Đồng bộ hóa các tập tin đã được tải về để chúng được cập nhật 4.Hướng dẫn cài đặt và sử dụng Dropbox. Chúng ta phải đăng ký một tài khoản trên Dropbox. , rồi sau đó download và cài đặt sử dụng Dropbox.Trong khi cài đặt chương trình sẽ cho chúng ta đăng kí tài khoản miễn phí. Sau khi đã cài đặt thành công Dropbox, chúng ta sẽ thấy biểu tượng chương trình trên màn hình chính hoặc ở góc phải thanh công cụ. *Để lưu và truyền dữ liệu giữa các máy tính cá nhân của mình chúng ta cần: Cài đặt ở mỗi máy một Dropbox dưới cùng một tài khoản, khi chuyển một file hay folder vào Dropbox của máy này, các máy đã có Dropbox sẽ đồng thời xuất hiện file hay folder đó. Để xem tài khoản của chúng ta trên website của Dropbox: Click vào biểu tượng Dropbox, sau đó nhấp chuột phải chọn Dropbox/ Browse on Dropbox Website.  Ở website,chúng ta sẽ thấy những file và forder mà chúng ta đã lưu vào trong Dropbox.  Chúng ta cũng có thể thêm các forder mới khi chọn vào mục new forder hoặc thêm những folder đã có sẵn trên máy tính khi chọn Uploads trên thanh ngang tùy chọn. *Nếu muốn chia sẻ một tập tin với các tài khoản Dropbox khác, trên Website của Dropbox, trước hết chọn Share a folder. Chương trình sẽ cho chúng ta 2 lựa chọn: - I’d like to create and share a new folder: Tạo và chia sẻ folder mới. - I’d like to share an existing folder: chia sẻ folder đã có. Tích vào tùy chọn thứ 2, sau đó chọn nhưng folder bạn muốn gửi, chọn Next. Tiếp đó, cửa sổ tiếp theo hiện ra. Chúng ta nhập địa chỉ e-mail của người nhận và có thể kèm theo cả lời nhắn. Sau đó chọn Invite, dữ liệu của chúng ta sẽ được chuyển và những thay đổi mà chúng ta thực hiện trong đó cũng sẽ được người nhận cập nhật mỗi lần chúng ta lưu trữ.   *Để gửi dữ liệu cho những người không có tài khoản Dropbox, chúng ta cũng có thể làm như sau: Lưu tập tin của bạn vào folder Public trong Dropbox Click chuột phải vào tập tin của chúng ta, trên cửa sổ tùy chọn hiện ra, nhấp vào Copy Public link. - Dropbox sẽ cho chúng ta một đường link dẫn đến tập tin đó. - Chúng ta chỉ cần Paste hay nhập link này vào email, facebook, hay blog để người nhận truy cập dễ dàng theo địa chỉ link. *Khôi phục file bị xóa hay thay đổi trong thư mục My Dropbox:  Khi cần tìm lại một file bị mất, chúng ta mở DropBox  bằng trang web như ở trên hoặc truy cập vào www.dropbox.com rồi nhấn Log in ở góc trên bên phải để đăng nhập vào tài khoản DropBox của mình. Sau khi đăng nhập, chọn thẻ Files > nhấn Show deleted files là chúng ta sẽ thấy toàn bộ các file đã bị xóa hay thay đổi. Muốn tải file nào chỉ cần nhấn chuột phải vào file đó > chọn Undelete để khôi phục lại vào thư mục My Dropbox. Với những file bị thay đổi thì chỉ cần nhấn chuột phải vào file đó chọn Previous versions > trong danh sách các bản cũ của file đó, bạn nhấn nút hình kính lúp để tải về. Cách khôi phục file bị xóa hay thay đổi trong thư mục My Dropbox: Video hướng dẫn cài đặt và sử dụng Dropbox IV.KẾT LUẬN - Hệ thống thông tin là một tập hợp và kết hợp của các phầncứng, phần mềm và các hệ mạng truyền thông được xây dựng và sử dụng để thu thập, tạo, tái tạo, phân phối ... - Việc tìm hiểu, nghiên cứu về hệ thống thông tin giúp chúng ta có những kiến thức cơ bản tạo nền tảng cho việc tiếp tục học tập và nghiên cứu ở các bậc cao hơn. - Khi tìm hiểu về sơ đồ BFD, chúng ta có thể xác định các chức năng của một tổ chức , biết được vị trí của... - Khi tìm hiểu về Dropbox,chúng ta biết đến đó là một dịch vụ sao lưu,lưu trữ dữ liệu trực tuyến miễn phí đa chức năng, với rất nhiều các tính năng ưu việt . Xin chân thành cảm ơn!