Thực tiễn giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH dịch vụ giao nhận hàng hóa bầu trời

LỜI MỞ ĐẦU Để xây dựng đất nước giàu mạnh và phát triển trong bối cảnh toàn cầu hoá, khu vực hoá, hội nhập kinh tế quốc tế chúng ta không thể xem nhẹ hoạt động ngoại thương vì nó đảm bảo sự giao lưu hàng hoá, thông thương với các nước bè bạn năm châu, giúp chúng ta khai thác có hiệu quả tiềm năng và thế mạnh của cả nguồn lực bên trong và bên ngoài trên cơ sở phân công lao động và chuyên môn hoá quốc tế. Nhưng nhắc đến hoạt động xuất nhập khẩu hàng hoá chúng ta không thể không nói đến dịch vụ giao nhận vận tải hàng hoá quốc tế vì đây là hai hoạt động không tách rời nhau, chúng có tác động qua lại thống nhất với nhau. Qui mô của hoạt động xuất nhập khẩu tăng lên nhanh chóng trong những năm gần đây là nguyên nhân trực tiếp khiến cho giao nhận vận tải nói chung và giao nhận vận tải biển nói riêng phát triển mạnh mẽ cả về chiều rộng lẫn bề sâu. Bên cạnh đó, với hơn 3000 km bờ biển cùng rất nhiều cảng lớn nhỏ rải khắp chiều dài đất nước, ngành giao nhận vận tải biển Việt Nam thực sự đã có những bước tiến rất đáng kể, chứng minh được tính ưu việt của nó so với các phương thức giao nhận vận tải khác. Khối lượng và giá trị giao nhận qua các cảng biển luôn chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá trị giao nhận hàng hóa quốc tế của Việt Nam. Điều này có ý nghĩa rất lớn, nó không chỉ nối liền sản xuất với tiêu thụ, giúp đưa hàng hoá Việt Nam đến với bạn bè quốc tế mà còn góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh của hàng hoá nước ta trên thị trường thế giới. Giao nhận là khâu cuối cùng nhưng rất quan trọng trong việc thực hiện hợp đồng ngoại thương. Khâu giao nhận nếu không diễn ra kịp thời, không hợp lý thì việc vận chuyển hàng sẽ ách tắc và có thể gậy thiệt hại cho cả hai phía người mua và người bán. Nhận thấy tầm quan trọng của công tác giao nhận, em đã xin thực tập tại Công ty TNHH Dịch vụ Giao nhận Hàng hóa Bầu Trời và viết bài thu hoạch thực tập tốt nghiệp với đề tài: Thực tiễn giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Dịch Vụ Giao Nhận Hàng Hóa Bầu Trời. Ở bài thu hoạch thực tập tốt nghiệp này, em chỉ đề cập đến những vấn đề cơ bản nhất tại công ty mà em đang thực tập như: Chương 1: Giới thiệu chung về Công ty TNHH Dịch Vụ Giao Nhận Hàng Hóa Bầu Trời. Chương 2: Thực tiễn giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Dịch Vụ Giao Nhận Hàng Hóa Bầu Trời. Chương 3: Một số giải pháp và kiến nghị nhằm phát triển dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường biển tại Công ty TNHH Dịch vụ Giao nhận Hàng hóa Bầu Trời. Em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đối với Ban Lãnh Đạo Nhà trường cùng các thầy cô trường ĐH Ngoại Thương CSII tại TP.HCM, ThS. Trần Nguyên Chất; các anh chị, cô chú công tác tại Công ty TNHH Dịch Vụ Giao Nhận Hàng Hóa Bầu Trời đã tận tình chỉ bảo, tạo điều kiện và giúp đỡ em hoàn thành tốt bài thu hoạch thực tập tốt nghiệp này. Do sự hạn chế về kiến thức, kinh nghiệm thực tiễn cũng như sự giới hạn về thời gian; bài viết của em chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót nhất định cả về nội dung lẫn hình thức. Em rất mong nhận được sự chỉ bảo, góp ý quý báu từ các thầy cô. Em xin chân thành cảm ơn ! Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA BẦU TRỜI I. Quá trình hình thành và phát triển: Công ty TNHH Dịch Vụ Giao Nhận Hàng Hóa Bầu Trời chính thức thành lập và đi vào hoạt động theo giấy Chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0303596568 ngày 23/12/2004 của Sở Kế Hoạch Và Đầu Tư. Tên đơn vị : Công ty TNHH Dịch Vụ Giao Nhận Hàng Hóa Bầu Trời Tên Tiếng Anh: Sky Logistic Services Co., Ltd Trụ sở chính: 121 Đào Duy Anh, Phường 9, Q. Phú Nhuận, TP.HCM, Việt Nam Điện thoại: 84 839918179 Fax: 84 839918178 Mã số thuế: 0303596568 Vốn điều lệ: 1.000.000.000 VND (1 tỷ đồng) Số tài khoản: 007.137.2091695 tại Vietcombank Hồ Chí Minh Công ty hoạt động tuân thủ theo chủ trương và chính sách của Nhà nước và hoàn toàn chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh. II. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức hành chính và quản lý nhân sự của công ty: 1. Chức năng: Công ty làm các chức năng dịch vụ quốc tế về vận chuyển, giao nhận, xuất nhập khẩu hàng hóa, đại lý, tư vấn…cho các doanh nghiệp trong và ngoài nước hoạt động trên lĩnh vực vận chuyển, giao nhận và xuất nhập khẩu hàng hóa. Theo điều lệ, Công ty thực hiện các chức năng sau: - Tổ chức phối hợp với các tổ chức khác trong và ngoài nước để tổ chức chuyên chở, giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, hàng ngoại giao, hàng quá cảnh, hàng hội chợ triển lãm, tài liệu, chứng từ. - Nhận ủy thác dịch vụ về giao nhận, kho vận, thuê và cho thuê kho bãi, lưu cước, các phương tiện vận tải (tàu biển, ôtô, máy bay, xà lan, container…) bằng các hợp đồng trọn gói “door to door” và thực hiện các dịch vụ khác có liên quan đến hàng hóa nói trên, như việc thu gom, chia lẻ hàng hóa, làm thủ tục xuất nhập khẩu, làm thủ tục hải quan, mua bảo hiểm hàng hóa và giao hàng đó cho người chuyên chở để chuyển tiếp tới nơi quy định. - Nhận ủy thác xuất nhập khẩu hoặc kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp hàng hóa. - Làm đại lý cho các hãng tàu nước ngoài và làm các công tác phục vụ cho tàu biển của nước ngoài vào cảng Việt Nam; liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước trong lĩnh vực vận chuyển, giao nhận, kho bãi. - Thông báo cho khách hàng của mình về nhu cầu tiêu dùng, thị trường mới, tình hình cạnh tranh, chiến lược xuất khẩu, những điều khoản cần đưa vào hợp đồng mua bán ngoại thương, tóm lại là tất cả những vấn đề liên quan đến công việc kinh doanh của khách hàng, cho dù khách hàng có yêu cầu hay không. Ngoài những dịch vụ nêu trên, tuỳ thuộc vào yêu cầu của khách hàng, người giao nhận có thể làm những dịch vụ khác nảy sinh trong quá trình chuyên chở và cả những dịch vụ đặc biệt như gom hàng, dịch vụ liên quan đến hàng công trình, công trình chìa khóa trao tay... 2. Nhiệm vụ của công ty: Với các chức năng trên Công ty phải thực hiện những nhiệm vụ chủ yếu sau: - Xây dựng kế hoạch và thực hiện các dịch vụ kinh doanh của công ty theo quy chế hiện hành nhằm thực hiện mục đích và chức năng đã nêu. - Đảm bảo việc bảo toàn và bổ sung vốn trên cơ sở tự tạo nguồn vốn, bảo đảm trang trải về tài chính, sử dụng hợp lý, theo đúng chế độ, sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn, làm tròn nghĩa vụ nộp Ngân sách Nhà nước. - Mua sắm, xây dựng, bổ sung và thường xuyên cải tiến, hoàn thiện, nâng cấp các phương tiện vật chất kỹ thuật của công ty. - Thông qua các liên doanh, liên kết trong và ngoài nước để thực hiện việc giao nhận, chuyên chở hàng hóa bằng các phương thức tiên tiến, hợp lý an toàn trên các luồng, tuyến vận tải, cải tiến việc chuyên chở, chuyển tải, lưu kho, lưu bãi, giao nhận hàng hóa và bảo đảm bảo quản hàng hóa an toàn trong phạm vi trách nhiệm của Công ty. 3. Tình hình nhân sự và cơ cấu tổ chức hành chính: Kể từ khi thành lập, số lượng nhân viên của Công ty không ngừng tăng lên. Hiện nay Công ty có trên 25% nhân viên có trình độ đại học, 50% nhân viên có trình độ cao đẳng, 25% nhân viên có trình độ cao đẳng và trung học chuyên nghiệp. Công ty quản lý theo sơ đồ trực tuyến, giám đốc Võ Quang Hiển là người có quyền hạn cao nhất, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của Công ty. Các phòng ban đóng vai trò tham mưu cho giám đốc. SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH CỦA CÔNG TY GIÁM ĐỐC Phòng Nhân sự Phòng Kinh Doanh Phòng Tài chính Kế toán Phòng Nghiệp Vụ (Nguồn: Phòng Nhân sự) Giám đốc: Là người trực tiếp điều hành Công ty, tiến hành giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng, giải quyết các vướng mắc với khách hàng và là người chịu trách nhiệm trước Pháp luật. Phòng nhân sự: Giúp giám đốc trong công tác quản lý nhân sự, tuyển dụng nhân sự. Phòng kinh doanh: Tìm kiếm khách hàng, giải quyết vướng mắt của khách hàng. Phòng tài chính kế toán: Giám sát các khoản thu chi, hoạch toán kinh doanh thông qua sổ sách chứng từ. Phòng nghiệp vụ: Tổ chức và thực hiện các nghiệp vụ về giao nhận hàng hóa, lưu khoan tàu. Nhận xét: Bộ máy tổ chức nhân sự đơn giản, gọn nhẹ của Công ty đã góp phần làm giảm chi phí và giúp giám đốc quản lý Công ty một cách dễ dàng hơn. III. Tình hình kinh doanh của Công ty trong ba năm gần đây (2007 - 2009): Bảng 1.1 Doanh thu thuần của Công ty trong ba năm (2007 - 2009) Đơn vị tính: VND Năm  2007  2008  2009   Lợi nhuận sau thuế  82.188.274  124.999.794  55.273.056   (Nguồn: Phòng Tài Chính Kế Toán) So với năm 2007, năm 2008 lợi nhuận của Công ty tăng mạnh (52,08%) do số lượng hợp đồng giao nhận vận tải trong khoảng thời gian này rất lớn, lượng hàng nhập và xuất tăng đột biến tạo cơ hội cho Công ty ăn nên làm ra. Tuy nhiên đến năm 2009, do sự cạnh tranh gay gắt giữa các công ty giao nhận lớn, sự hợp tác kinh doanh của các công ty giao nhận với hãng tàu để có mức giá cạnh tranh hơn, tình trạng này đã khiến Công ty mất đi một lượng khách hàng đáng kể, và do đó doanh thu của Công ty trong năm 2009 cũng đã giảm khá nhiều (55,78% so với năm 2008). Bên cạnh đó, cạnh tranh ngày càng gay gắt khiến cho Công ty càng gặp nhiều khó khăn hơn. Nhưng nhờ những cố gắng cùng những cải tổ kịp thời cùng những điều kiện thuận lợi trong cơ chế chính sách của Nhà nước, Công ty đã gặt hái được nhiều thành tựu, triển vọng phát triển ngày càng khả quan. Công ty đã biết tận dụng lợi thế để kinh doanh kho, mở rộng hoạt động gom hàng, vận tải đa phương thức, làm đại lý cho các hãng vận tải lớn của nước ngoài. Nhờ đó có thể tin tưởng rằng Công ty sẽ còn tiến xa trong lĩnh vực này ở Việt Nam. Mặc dù có nhiều khó khăn, nhưng Công ty vẫn giữ được tốc độ tăng trưởng tốt. Hàng năm công ty đều hoàn thành vượt mức các chỉ tiêu kế hoạch đề ra, doanh thu tăng khá cao. Nộp ngân sách Nhà nước tăng đều. IV. Hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty: 1. Một số đặc thù của hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại công ty: Hoạt động giao nhận mang tính thời vụ Đây không chỉ là đặc thù trong hoạt động giao nhận của Công ty mà còn là của hầu hết các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực này. Tính thời vụ trong hoạt động giao nhận xuất phát từ tính thời vụ của các mặt hàng xuất nhập khẩu. Chẳng hạn như vào thời điểm đầu năm, hoạt động giao nhận thường giảm sút do khối lượng hàng vận chuyển giảm sút. Trong các tháng tiếp theo, các doanh nghiệp sản xuất bắt đầu lên kế hoạch cho hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, nhưng thời điểm này họ cũng chỉ nhập khẩu một số máy móc, nguyên liệu phục vụ cho dây chuyền sản xuất. Hoạt động giao nhận ở thời điểm này khá hạn chế. Chỉ đến tháng 4 khi mà các nhà máy cho ra sản phẩm, hoạt động giao nhận mới trở nên nhộn nhịp. Nhu cầu vận chuyển hàng ở thời điểm này là rất lớn cả đối với hàng xuất khẩu lẫn nhập khẩu. Nhưng đến khoảng tháng 9, 10 lại là mùa hàng xuống (down season) vì đây là thời điểm tại các nước Châu Âu người dân thường dành thời gian đi du lịch. Và cũng vào khoảng thời gian này, hàng phục vụ cho Lễ Giáng sinh và Tết mới được lên kế hoạch sản xuất. Chỉ đến gần cuối năm, khi mà nhu cầu tiêu dùng của người dân tăng mạnh, ở châu Âu là Giáng sinh, năm mới; ở châu Á là Tết Cổ truyền thì những người làm giao nhận mới thực sự bận rộn. Lượng hàng giao nhận cuối năm rất phong phú cả về chủng loại và khối lượng. Nhu cầu giao nhận tăng gấp nhiều lần so với những tháng trước. Từ đó ta thấy nắm được đặc thù hoạt động của ngành mình là rất quan trọng, nó giúp cho công ty có được kế hoạch sản xuất kinh doanh hiệu quả và tiết kiệm nhất. Phương tiện phục vụ cho hoạt động giao nhận vận tải biển Một đặc điểm nổi bật của Công ty đó là Công ty hoàn toàn không có đội tàu hay container của riêng mình phục vụ cho giao nhận vận tải biển. Đây là một điểm bất lợi của Công ty so với các doanh nghiệp giao nhận khác vì điều này dễ khiến Công ty rơi vào tình trạng bị động, đặc biệt là vào mùa Hàng hải. Chẳng hạn như GEMATRANS hay VICONSHIP đồng thời là người chuyên chở và người giao nhận nên các công ty này có thể chủ động về thiết bị cho khách hàng trong mọi trường hợp, từ đó tạo được uy tín trên thị trường. 2. Đánh giá vị thế cạnh tranh của Công ty: Hiện nay ở Việt Nam có tới hàng trăm doanh nghiệp Nhà nước, công ty cổ phần, công ty liên doanh, công ty tư nhân cùng cạnh tranh với Công ty trong lĩnh vực giao nhận. Trong bối cảnh này để có thể tồn tại và phát triển, Công ty phải nhìn nhận, đánh giá lại các đối thủ cạnh tranh để nắm bắt những điểm mạnh, điểm yếu của họ nhằm rút kinh nghiệm và học hỏi, từ đó đưa ra chiến lược kinh doanh thích hợp. Một đối thủ được cho là mạnh trên thị trường giao nhận hiện nay là Gematrans, doanh nghiệp nhà nước thuộc Bộ Giao Thông Vận Tải. Đây là một công ty có ưu thế trong các dịch vụ trọn gói, các hình thức vận tải liên hợp, vận tải hàng công trình, hàng siêu trường, siêu trọng, đặc biệt là dịch vụ gom hàng. Ngoài ra Gematrans có mạng lưới trên phạm vi toàn quốc. Tuy nhiên do Gematrans đang vươn ra quá nhiều lĩnh vực, dàn trải nguồn lực mỏng trên thị trường nên khả năng chuyên môn hóa sẽ giảm sút. Công ty cần khai thác các điểm yếu của những công ty như Gematrans. Trong số các công ty giao nhận nước ngoài, đáng chú ý là NISSHIN, PALNAPINA, đây là những công ty có tiềm lực rất mạnh, lại uy tín trên toàn cầu nên sẽ là những đối thủ cạnh tranh không chỉ của riêng Công ty mà còn là các công ty giao nhận việt Nam nói chung. Ngoài ra trên thị trường còn có một lực lượng đông đảo các công ty tư nhân, thực sự cũng là mối đe dọa với Công ty. Nhiều nhân viên chủ nhốt ở đây là những người trưởng thành từ các công ty giao nhận lâu năm nên họ kế thừa được kinh nghiệm và những mối quan hệ đã được thiết lập được từ trước. Từ những phân tích trên ta có thể thấy, Công ty đang phải đối đầu với nhiều đối thủ cạnh tranh trên thị trường, lớn có, nhỏ có; từ các công ty nhà nước đến các công ty tư nhân và nước ngoài. Điều đó buộc Công ty phải xác định một hướng đi rõ ràng, một chính sách phát triển phù hợp với nguồn lực hiện có nhằm hạn chế điểm yếu, phát huy điểm mạnh để có thể tồn tại và phát triển trong thời buổi hiện nay. Sau 2,5 tháng thực tập, em viết bài thu hoạch này nhằm phân tích hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty, những vướng mắc hay gặp phải và nguyên nhân của nó...nhằm đưa ra một số đề xuất phù hợp (theo quan điểm cá nhân) để Công ty ngày càng phát triển vững mạnh. Chương 2: THỰC TIỄN GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN HÀNG HÓA BẦU TRỜI I. Tổ chức thực hiện giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển: Khi nhận được yêu cầu giao nhận một lô hàng nhập khẩu, người giao nhận phải tiến hành các bước sau: Trước khi tàu cập cảng: Người giao nhận phải được người nhận hàng hoặc đại lý của mình cung cấp các thông tin cần thiết về lô hàng. Cụ thể - Thông tin về tàu: tên tàu, quốc tịch, thời gian dự kiến tàu đến cảng dỡ hàng. - Bản lược khai hàng (Cargo Manifest) để biết tình hình hàng hóa. Chủ hàng phải giao cho người giao nhận vận đơn gốc và các chứng từ khác của hàng hóa như: giấy phép nhập khẩu, giấy chứng nhận phẩm chất, bao bì, ký mã hiệu… Người giao nhận phải lên kế hoạch nhận hàng đồng thời nếu được ủy thác sẽ phối hợp với chủ hàng giao hàng cho các chủ hàng nội địa. Khi tàu cập cảng: Khi nhận được Giấy Báo hàng đến do hãng tàu fax đến, người giao nhận sẽ lập Giấy Báo hàng gửi cho chủ hàng để chủ hàng chủ động chuẩn bị các phương tiện lấy hàng. Đồng thời, nhân viên giao nhận phải thực hiện các công việc như: - Xin kiểm dịch cho hàng hóa nếu cần. - Nếu là hàng nguy hiểm hay hàng đặc biệt, người giao nhận phải phối hợp với các bên có liên quan như cảng, hải quan, phòng cháy chữa cháy…để lên kế hoạch phòng ngừa. - Khai hải quan hàng nhập khẩu Được sự ủy thác của chủ hàng người giao nhận sẽ mang vận đơn gốc hoặc bản sao vận đơn (nếu là vận đơn Surrendered hoặc vận đơn Express Cargo Bill) đến hãng tàu hoặc đại lý của hãng tàu để đổi lấy lệnh giao hàng. Tổ chức nhận hàng từ tàu và giao cho chủ hàng: Thông thường người giao nhận sẽ cùng với cảng tiến hành nhận hàng từ tàu và lập các biên bản cần thiết như biên bản giám định sắp xếp hàng trong hầm tàu (do cảng và thuyền trưởng lập), biên bản kết toán với tàu (ROROC-Report On Receipt Of Cargo), giấy chứng nhận hàng thiếu (CSC-Certificate of Shortlanded Cargo) nếu số hàng thực nhận ít hơn số hàng ghi trong vận đơn. Sau khi dỡ hàng sau, nếu hàng bị hư hỏng thì lập biên bản hàng đổ vỡ hư hỏng (COR-Cargo Outturn Report), nếu nghi ngờ có tổn thất hàng hóa lập thư dự kháng (LR-Letter of Reservation) để chứng minh rằng người nhận hàng (cảng) đã có thông báo có tổn thất không rõ rệt cho người chuyên chở và gửi cho tàu hoặc đại lý tàu trong vòng 3 ngày kể từ ngày dỡ xong hàng. Người giao nhận sau khi lấy lệnh giao hàng phải đóng phí lưu kho, lưu bãi (nếu có), phí xếp dỡ rồi mang lệnh giao hàng đến kho để nhận hàng và làm thủ tục hải quan. Nếu là hàng nguyên container có thể mượn về kho riêng để dỡ hàng nhưng phải nộp tiền đặt cọc mượn vỏ, hoặc dỡ hàng ngay tại cảng. Người giao nhận sẽ giúp chủ hàng mời giám định, khiếu nại đòi bồi thường nếu có tổn thất xảy ra đối với hàng hóa. Và cuối cùng người giao nhận cũng sẽ kết toán các chi phí giao nhận với chủ hàng. II. Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của Công ty: 1. Bối cảnh quốc tế: Đây là hoạt động giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển nên nó chịu tác động rất lớn từ tình hình quốc tế. Chỉ một sự thay đổi nhỏ nào đó trong chính sách xuất nhập khẩu của một nước mà Công ty có quan hệ cũng có thể khiến lượng hàng tăng lên hay giảm đi. Trong thời gian gần đây, thế giới có nhiều biến động, chiến tranh ở Irắc, xung đột vùng Trung Đông...gây ảnh hưởng rất lớn tới việc giao thương hàng hóa. Trong hoạt động giao nhận vận tải biển, quan trọng nhất phải kể đến là tình hình tự do hóa dịch vụ vận tải biển trong tổ chức thương mại thế giới (WTO). Trong hợp tác đa phương dịch vụ vận tải biển là một trong những ngành dịch vụ nhạy cảm và được các quốc gia rất quan tâm, nhưng tiến trình tự do hóa ngành dịch vụ này lại gặp nhiều khó khăn do một số nước luôn đưa ra ý kiến phản đối, họ muốn áp dụng luật riêng của mình nhằm bảo hộ ngành vận tải biển trong nước. Trên thực tế, môi trường kinh doanh của ngành dịch vụ này vẫn tiếp tục được cải thiện và tự do hóa đáng kể. Lý do chính là những ủ