Thuyết trình Chương 11 xây dựng hệ thống thông tin và quản trị dự án

CHƯƠNG 11 XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ VÀ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG 1 TIẾP CẬN HỆ THỐNG THAY THẾ 2 MỚI MÔ PHỎNG VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG 3 QUẢN TRỊ DỰ ÁN 4 TIẾN HÀNH DỰ ÁN 5 CÁC CÂU HỎI CẦN GIẢI QUYẾT 1. Những bước chính để giải quyết vấn đề khi phát triển hệ thống thông tin mới ? 2. Những phương pháp thay thế để xây dựng hệ thống thông tin là gì ? 3. Những phương pháp quan trọng để mô phỏng và thiết kế hệ thống là gì ? 4. Dự án hệ thống thông tin được lựa chọn và đánh giá như thế nào ? 5. Quản trị dự án hệ thống thông tin như thế nào ? Bánh cookie Hội nữ hướng đạo Mỹ đã được ưa chuộng tại Mỹ Đặt hàng truyền thống dựa trên hàng đống công việc giấy tờ, chuyển những thông tin đó cho một nhóm tình nguyện lập bảng thống kê Hội đồng nữ hướng đạo sinh Mỹ rộng lớn, công việc giấy tờ trở nên “tràn ngập”. Phải đổi tay liên tục và rất dễ sai sót Quyết định xây dựng hệ thống đầu tiên sử dụng máy tính sử dụng phần mềm Microsoft Access và một số công cụ phát triển ứng dụng nhưng chí phí rất cao. Hội đồng quyết định chọn Intuit’s QuickBase cho việc hợp tác làm việc theo nhóm và tạo ra một bản mẫu đầu tiên của phần mềm với những chức năng cơ bản cho Hội nữ hướng đạo chỉ trong vòng vài giờ. Chi phí của hệ thống chỉ bằng một phần so với việc dùng Microsoft Access. Và cũng rất dễ sử dụng Cung cấp nguồn dữ liệu trung tâm rõ ràng cho Loại bỏ đi công việc toàn bộ hệ thống và dễ giấy tờ và lỗi do tính dàng thực hiện đặt hàng toán qua web •Đánh giá các giải pháp của hệ thống •Xem xét hiệu quả và chi phí •Loại bỏ các thủ tục thủ công •Thiết kế quy trình đặt bánh mới •Thực hiện Quickbase cho Hợp tác nhóm •Xác định vấn đề •Xác định nguyên nhân •Xác định mục tiêu của giải pháp •Xác định các thông tin cần thiết •Xác định các giải pháp thay thế • ươ ế ư Đánh giá các ph ng án thay th •Chọn giải pháp tốt nhất •Chuẩn bị phần cứng;Phát triển/chuẩn bị phần mềm;Thử nghiệm hệ thống;Chuẩn bị huấn luyện và tài liệu… Xác định vấn đề cần phải làm một số việc bởi nhiều thành viên trong công ty có thể có nhiều ý kiến khác nhau về nguyên nhân sinh ra vấn đề và mức độ gay go của vấn đề. Tại sao vấn đề vẫn tồn tại ? Tại sao không được giải quyết trước đây? Khi xác định vấn đề chính, phải hỏi đó là loại khó khăn nào ? Vấn đề có phải thuộc về con người, thuộc về tổ chức, thuộc về công nghệ hay là sự kết hợp 3 yếu tố trên ? Vấn đề gặp phải : Quy trình mang tính thủ công Hỗ trợ kém cho lượng lớn các thành viên và các đơn đặt hàng Đơn đặt hàng bánh cookie có tỷ lệ lỗi rất cao Kết quả Các tình nguyện viên lãng phí thời gian Về góc độ tổ chức : Hội nữ hướng đạo Mỹ là một tổ chức rộng lớn Bánh cookie là nguồn thu lợi nhuận cơ bản Tình nguyện viên với thiếu kinh nghiệm dùng máy tính để bán hàng hoặc quản lý đặt hàng và phân phối Quy trình đặt hàng rất nhiều bước và sự kết hợp phức tạp Mục tiêu giải pháp : Giảm thiểu thời gian, nỗ lực và lỗi xảy ra trong quá trình đặt hàng Các yêu cầu về thông tin cho giải pháp tổng hợp và sắp xếp đơn đặt hàng, chuyển giao nhà sản xuất Những giải pháp thay thế nào là có khả năng để đạt được những mục tiêu và phù hợp với những yêu cầu về thông tin? Thay đổi cung cách quản lý Tăng cường đào tạo hoặc chỉnh sửa lại các quy trình của tổ chức chỉnh sửa hệ thống công nghệ thông tin của công ty xây dựng một hệ thống thông tin mới NGHIÊN CỨU TÍNH KHẢ THI Xác định các giải pháp có khả thi hay không, hoặc có thể đạt được hay không, từ góc độ tài chính, kỹ thuật và tổ chức Xác định giải pháp thay thế có phải là một sự đầu tư tốt không Công nghệ cần thiết cho hệ thống có hay không và có thể điều khiển bởi nhân viên hiện tại không Tổ chức có chấp nhận sự thay đổi từ hệ thống mới hay không Báo cáo đề xuất hệ thống mô tả chi phí và lợi ích, thuận lợi và khó khăn của mỗi giải pháp thay thế Giải pháp 1 Đầu tiên là làm tốt hơn quy trình thủ công cũ, khi nhận số lượng lớn nữ hướng đạo và đơn đặt hàng, nhà sản xuất và nhà phân phối, việc thiết kế lại và hợp lý hóa hệ thống nhưng không mang lại hiệu quả. Giải pháp 2 Sử dụng hệ thống đặt hàng bánh qua phần mềm Microsoft Access. Phương án này được cho là mất thời gian, tốn kém và khó sử dụng đối với Hội. Giải pháp 3 Nhanh chóng tạo ra một hệ thống sử dụng dịch vụ ứng dụng của nhà cung cấp Quickbase. Phương án này không đòi hỏi phải tốn kém chi phí về phần cứng, phần mềm, duy trì nhân viên để hỗ trợ hệ thống Bước đầu tiên trong việc thực hiện giải pháp là tạo ra một bản mô tả chi tiết thiết kế. Thiết kế hệ thống chỉ ra cách mà người ta hình dung về giải pháp Đầu ra Trung vị, nội dung;Tính toán thời gian Đầu vào Lưu lượng; Dữ liệu vào Giao diện Phản hồi và xử lý lỗi Cơ sở dữ liệu Mẫu dữ liệu lô-gic; Số lượng và tốc độ đòi hỏi ;Tập tin và bản ghi chi tiết Xử lý Chương trình logic và vận hành máy móc Quy trình thủ công Hoạt động gì, ai, khi nào, như thế nào, và ở đâu Bảo mật và điều khiển Quản lý truy cập Đầu vào, xử lý, và kiểm soát đầu ra Sự chuyển đổi Phương pháp kiểm tra Chiến lược chuyển đổi Tập huấn và tài liệu Đơn vị và cơ sở tập huấn Hệ thống, người dùng, và tài liệu Thay đổi của tổ chức Quá trình thiết kế Tổ chức cấu trúc thay đổi Đầu ra Báo cáo trực tuyến Báo cáo bằng bản in Bảng hỏi trực tuyến Giao dịch đặthàng cho hãng ABC Cookies Vé phân phátcho hãng vận tải Đầu vào Mẫu dữ liệu đặt hàng Mẫu dữ liệu đặt hàng của nhóm Mẫu dữ liệu đặt hàng của Hội nữ hướng đạo Mẫu dữ liệu vận chuyển/Phân phát Giao diện Giao diện đồ họa trên nền web Cơ sở dữ liệu Dữ liệu với tập tin đặt hàng bánh cookie,phân phối và liên lạc nhóm Xử lý Tính toán tổng đặt hàng theo loại bánh và số lượng hộp Theo dõi đơn hàng theo nhóm và cá nhân Lịch lấy hàng tại nhà kho Cập nhật thông tin thành viên Quy trình thủ công Hội lấy đơn đặt hàng theo mẫu trên giấy Trưởng nhóm thu thập thẻ từ thành viên và nhập liệu trực tuyến Bảo mật và điều khiển Mật khẩu trực tuyến Kiểmsoáttất cả Sự chuyển đổi Nhập thông tin các thành viên hội và các nhóm Chuyển dữ liệu cho nhà sản xuất và phân phối Thử nghiệm hệ thống Tập huấn và tài liệu Hướng dẫn sử dụng hệ thống Minh họa hướng dẫn trực tuyến Các phần đạo tạo trực tuyến Huấn luyện cho nhà máy sản xuất và công ty vận chuyển chấp nhận dữ liệu và hướng dẫn tự động từ hệ thống Thay đổi của tổ chức Thiếtkế công việc:Tình nguyện viên không cần phải lập bảng thống kê nữa Thiếtkế quy trình: Lấy đơn đặt hàng qua thẻ nhưng nhập liệu trực tuyến vào hệ thống Lên lịch nhận hàng từ nhà kho trực tuyến Số kiểm tra: GS02-010 Được chuẩn bị bởi: A. Nelson Ngày: 15 tháng 02, 2010 Mục tiêu: Kiểm tra việc truy cập vào một bản ghi có sẵn của nhóm Môi trường chi tiết: Quickbase cho Nhóm làm việc Mô tả quy trình: Nhấp chuột vào đường link Tổng hợp nhóm của tôi Nhập vào mã số nhóm Kết quả mong muốn: • Khi người dùng nhấp vào Tổng hợp nhóm của tôi, màn hình Tổng hợp nhóm hiện ra • Khi người dùng nhập đúng Mã số Nhóm, bản ghi của nhóm xuất hiện • Khi người dùng nhập sai Mã số Nhóm, xuất hiện thông báo lỗi “Sai Mã số Nhóm” Kết quả kiểm tra: Tất cả đều tốt. Quy trình lên kế hoạch thay đổi trong một tổ chức để thực hiện một cách tuần tự và hiệu quả rất cần thiết cho sự thành công hay thất bại của hệ thống mới ƯU ĐIỂM NHƯỢC ĐIỂM Xây dựng những hệ thống Rất tốn kém và lãng phí lớn, phức tạp thời gian Giới hạn các đặc điểm kỹ Hạn chế các đặc điểm kỹ thuật, và quản lý chặt chẽ thuật ngay trong bước đầu trong quá trình xây dựng của quá trình phát triển Phân tích hệ thống Thiết kế hệ thống Lập trình Kiểm tra Chuyển đổi Sản xuất và bảo dưỡng ƯU ĐIỂM NHƯỢC ĐIỂM Khuyến khích người sử Không làm việc tốt với dụng tham gia rất nhiều lượng lớn dữ liệu và người vào quá trình thiết kế hệ dùng trong môi trường sản thống xuất Sản xuất hệ thống đáp ứng Có thể bỏ qua một số giai nhu cầu của người dùng đoạn cần thiết trong quá trình thiết kế hệ thống ƯU ĐIỂM NHƯỢC ĐIỂM Được hoàn thành nhanh Không thể thay thế các chóng hơn công cụ truyền thống cho Cho phép người dùng xác một vài ứng dụng trong định rõ các nhu cầu cần kinh doanh được cải thiện và tăng mức Không qua phương pháp độ tham gia cũng như sự phát triển đúng qui cách, thõa mãn đối với hệ thống kiểm tra và hệ thống tài liệu CASE 1 : ZIMBRA LÀ GÌ ? SƠ LƯỢC VỀ ZIMBRA Kết hợp các danh sách liên lạc, lịch, tin nhắn , Công ty phần lưu trữ tài liệu, công cụ mềm có sản phẩm tìm kiếm và VoIP vào một gói, và có thể được chủ lực là Zimbra sử dụng trên bất kỳ Collaboration trình duyệt web di động Suite (ZCS) một nào bộ phần mềm mã nguồn mở Sử dụng các mô hình marketing lan truyền, marketing trực tiếp, và các tiêu chuẩn mở để phát triển kinh doanh • Khách hàng truy cập vào Website • Khách hàng sử dụng bản dùng thử ZCS. • Nhân viên của Zimbra thuyết phục khách hang sử dụng bản thương mại. Công cụ tự động hóa bán hàng và tiếp thị Sử dụng trang web của mình để theo dõi hoạt động của khách truy cập và ghi Xác định doanh Giúp đội ngũ bán vào thông tin số bán hàng hàng chọn khách doanh số khách khách hàng tiềm hàng tiềm năng hàng trong hệ năng truy cập vào nào để liên hệ qua thống quản trị các trang web điện thoại và khi quan hệ khách thường xuyên nào gọi cho họ hàng (CRM) trên Salesforce.com