Tiểu luận Áp dụng hệ thống ISO 9001:2008 tại công ty TNHH sản xuất thương mại Thẩm Cương nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động

Thay đổi và phát triển tổ chức GVHS: TS Trương Thị Lan Anh TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HCM VIỆN ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC TIỂU LUẬN THAY ĐỔI VÀ PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC ÁP DỤNG HỆ THỐNG ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY TNHH SX TM THẨM CƢƠNG NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG GVHD: TS. TRƢƠNG THỊ LAN ANH SVTH: ĐẶNG ĐỨC MINH TP Hồ Chí Minh, 2014 Thay đổi và phát triển tổ chức GVHS: TS Trương Thị Lan Anh MỤC LỤC CHƢƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ THAY ĐỔI VÀ PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC 2 1.1 Lập đề cƣơng thay đổi hoặc phát triển tổ chức .................................................... 2 1.2 Chuẩn đoán tổ chức ................................................................................................. 2 1.3 Thu thập và xử lý thông tin .................................................................................... 2 1.4 Quản trị sự thay đổi ................................................................................................. 3 1.5 Kỹ thuật can thiệp vào phát triển tổ chức ............................................................. 3 1.6 Đánh giá và thể chế hóa .......................................................................................... 3 CHƢƠNG 2: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH SX TM THẨM CƢƠNG VÀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƢỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO TẠI CÔNG TY TNHH SX TM THẨM CƢƠNG 4 2.1 Hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO tại công ty TNHH SX TM Thẩm Cƣơng .................................................................................................................. 4 2.2.1. Chính sách chất lƣợng: ...................................................................................... 4 2.2.2 Mục đích: ............................................................................................................ 5 2.2.3 Phạm vi áp dụng: ................................................................................................ 5 2.2.4 Thực trạng Cải tiến theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001-2008: ..................... 5 CHƢƠNG 3 : NHỮNG THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN CỦA THẨM CƢƠNG TRONG QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN ISO 6 3.1. Thuận lợi trong quá trình triển khai áp dụng ISO 9001:2008 ........................... 6 3.2. Khó khăn khi áp dụng tiêu chuẩn ISO ................................................................. 6 3.2.1. Lãnh đạo một số phòng ban chƣa quan tâm đến việc duy trì HTQLCL. .......... 6 3.2.2 Khó khăn trong việc thay đổi những thói quen cũ của nhân viên . .................... 6 3.2.3. Hệ thống tài liệu phức tạp. ................................................................................ 7 3.2.4. Bộ máy giám sát thực thi tiêu chuẩn ISO chƣa đáp ứng đƣợc so với tốc độ phát triển công ty. ........................................................................................................ 7 CHƢƠNG 4 : GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ KHI ÁP DỤNG ISO 9001 TẠI CÔNG TY TNHH SX TM THẨM CƢƠNG 9 4.1. Phân định rõ trách nhiệm và quyền hạn của từng phòng ban: ......................... 9 4.2. Xây dựng hệ thống tài liệu cho công ty: ............................................................... 9 4.3. Chuẩn hóa quy trình làm việc: ............................................................................ 11 4.4. Kiểm tra, giám sát, đáng giá thƣờng xuyên: ...................................................... 11 4.5.Nâng cao chất lƣợng nguồn nhân lực .................................................................. 11 SVTH: Đặng Đức Minh Trang 1 Thay đổi và phát triển tổ chức GVHS: TS Trương Thị Lan Anh CHƢƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ THAY ĐỔI VÀ PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC Khi nói đến sự thay đổi trong một tổ chức, cần phải hiểu đó là sự thay đổi của tất cả mọi quá trình, cải tổ một cách chủ động nhằm mục đích tạo sức cạnh tranh lớn hơn cho doanh nghiệp, cho tổ chức, từ việc áp dụng công nghệ mới, những bƣớc dịch chuyển có tính chất chiến lƣợc, tổ chức lại dây chuyền sản xuất, liên kết hoặc hợp nhất với doanh nghiệp khác, tái cơ cấu các bộ phận kinh doanh, đến nỗ lực tối ƣu hóa phong cách văn hóa công ty. Để có thể thực hiện thay đổi qua đó làm phát triển tổ chức cần các bƣớc sau: 1.1 Lập đề cƣơng thay đổi hoặc phát triển tổ chức Trƣớc khi tiến hành thực hiện thay đổi hay phát triển chúng ta cần đƣa ra đề cƣơng cụ thể và chi tiết cho việc thay đổi, bao gồm các bƣớc chuẩn bị, quá trình thực hiện, ấn định thời gian có thể... 1.2 Chuẩn đoán tổ chức Chuẩn đoán là một quá trình phối hợp giữa các thành viên của tổ chức với tƣ vấn để thu thập những thông tin thích hợp, phân tích chúng và rút ra những kết luận cho hoạch định hành động và can thiệp. Mục đích của chuẩn đoán là xác định vấn đề đang tồn tại trong công ty và hoặc những tiền đề cần thiết để phát triển tổ chức lên mức cao hơn. 1.3 Thu thập và xử lý thông tin Mục đích là thu thập đầy đủ số liệu cần thiết cho việc thay đổi và phát triển tổ chức, sau đó tiền hành xử lý số liệu tìm ra vấn đề đang tồn tại, hoặc những dữ liệu cần thiết cho việc thay đổi. Các kỹ thuật cần thiết cho việc thu thập thông tin bao gồm: - Thảo luận nhóm - Thảo luận tay đôi - Brainstorming - 10-10 ý tƣởng - Quan sát SVTH: Đặng Đức Minh Trang 2 Thay đổi và phát triển tổ chức GVHS: TS Trương Thị Lan Anh - Khảo sát bảng câu hỏi Các kỹ thuật xử lý thông tin gồm 2 phƣơng pháp định tính và định lƣợng để tìm ra vấn đề cần giải quyết. 1.4 Quản trị sự thay đổi Các nguyên nhân của sự thay đổi có thể đến từ trong hoặc ngoài tổ chức. Để quản lý có hiệu quả các sự thay đổi chúng ta cần tiến hành các bƣớc : - Chuẩn bị để thay đổi gồm : xác định chiến lƣợc, chuẩn bị đội ngũ và phát triển mô hình thay đổi - Thực hiện thay đổi : phát triển kế hoạch và thực hiện kế hoạch đề ra - Củng cố sự thay đổi : thu thập và phân tích thông tin phản hồi, tìm kiếm lỗ hỏng và kiểm soát sự chống đối, thực hiện hành động sửa chữa và đánh dấu sự thành công 1.5 Kỹ thuật can thiệp vào phát triển tổ chức Sau khi vạch ra đƣợc bản kế hoạch cần cho việc thay đổi cũng nhƣ có các số liệu cần thiết, chúng ta bắt tay vào việc can thiệp để thay đổi tổ chức bao gồm việc can thiệp vào các mối quan hệ con ngƣời, việc quản trị nhân lực, chiến lƣợc phát triển của tổ chức và cấu trúc kỹ thuật của tổ chức. 1.6 Đánh giá và thể chế hóa Sau khi thực hiện can thiệp vào tổ chức, chúng ta cần phải thực hiện đánh giá để cung cấp thông tin về tiến trình và kết quả tác động của các can thiệp. Cuối cùng, chúng ta phải thể chế hóa để các can thiệp trở thành một phần chính thức trong các chức năng hoạt động của doanh nghiệp. SVTH: Đặng Đức Minh Trang 3 Thay đổi và phát triển tổ chức GVHS: TS Trương Thị Lan Anh CHƢƠNG 2: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH SX TM THẨM CƢƠNG VÀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƢỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO TẠI CÔNG TY TNHH SX TM THẨM CƢƠNG Công ty TNHH SX TM Thẩm cƣơng đƣợc thành lập từ năm 2004. Theo đà phát triển của thị trƣờng nói chung và thị trƣờng đồ nhựa Việt Nam nói riêng, hiện nay các sản phẩm kinh doanh của công ty rất phong phú và đa dạng chủng loại. Các sản phẩm sản xuất và kinh doanh của công ty hiện nay: - Sản phẩm nhựa phục vụ nông ngƣ nghiệp. - Đồ bảo hộ lao động công nghiệp. - Sản phẩm nhựa dùng cho ngành nail. - Gia công chế tạo khuôn mẫu. Địa chỉ: B1A - Lô K - Đƣờng 2A, KCN Lê Minh Xuân, H.Bình Chánh - TP.HCM 2.1 Hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO tại công ty TNHH SX TM Thẩm Cƣơng 2.2.1. Chính sách chất lƣợng: Căn cứ vào sứ mạng, mục tiêu quản lý và các nguyên tắc quản lý chất lƣợng, lãnh đạo Công ty TNHH SX TM Thẩm Cƣơng ban hành chính sách chất lƣợng nhƣ sau: - Đối với khách hàng, Công ty luôn phấn đấu thỏa mãn cao nhất các yêu cầu của khách hàng thông qua việc cung cấp các loại dịch vụ sản phẩm đạt chất lƣợng, với dịch vụ tốt nhất và phù hợp với các yêu cầu pháp luật. - Đối với toàn thể cán bộ công nhân viên, Công ty luôn chú trọng vào đào tạo và nâng cao trình độ để đáp ứng các quá trình sản xuất kinh doanh. Đồng thời tạo môi trƣờng làm việc tốt để tất cả nhân viên phát huy sáng kiến và năng lực. - Đối với hệ thống quản lý, Công ty liên tục cải tiến đảm bảo hệ thống hoạt động có hiệu quả, phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001:2008. SVTH: Đặng Đức Minh Trang 4 Thay đổi và phát triển tổ chức GVHS: TS Trương Thị Lan Anh Ban lãnh đạo và toàn thể cán bộ công nhân viên công ty cam kết: chính sách chất lƣợng này đƣợc thấu hiểu, duy trì và thực hiện ở mọi cấp. 2.2.2 Mục đích: Nhằm xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lƣợng đảm bảo tính nhất quán, nâng cao hiệu lực của các hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm ổn định chất lƣợng sản phẩm và thỏa mãn nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. Xây dựng hình ảnh Công ty chuyên nghiệp và tạo môi trƣờng làm việc thuận lợi, thoải mái, nâng cao năng suất làm việc, đảm bảo an toàn và vệ sinh lao động. 2.2.3 Phạm vi áp dụng: Quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty TNHH SX TM Thẩm Cƣơng trong các lĩnh vực kinh doanh phân bón, sản xuất hàng nhựa công, nông nghiệp... 2.2.4 Thực trạng Cải tiến theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001-2008: Theo yêu cầu 8.5 của tiêu chuẩn ISO 9001-2008 : “Tổ chức phải cải tiến liên tục hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng thông qua việc sử dụng chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, kết quả đánh giá, phân tích dữ liệu, hành động khắc phục, phòng ngừa và sự xem xét của lãnh đạo”. Chính sách chất lƣợng, mục tiêu chất lƣợng đƣợc xây dựng và văn bản hóa, thông báo tới tất cả cán bộ nhân viên Công ty, thông qua các khóa đào tạo về ISO hay trên trang thông tin nội bộ của Công ty. Đề từ đó từng thành viên trong công ty nắm đƣợc nội dung của chính sách chất lƣợng và mục tiêu chất lƣợng, góp phần vào việc nâng cao chất lƣợng sản phầm đầu ra và cũng nâng cao nhận thức về quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO 9001-2008. Kết quả đánh giá nối bộ và kế hoạch khắc phục đƣợc triển khai định kỳ theo đúng theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO. Kết quả đƣợc công ty QAS Indochina đánh giá, bản đánh giá đƣợc gửi đến ban lãnh đạo và ban kiểm soát nội bộ của công ty, trong đó có đính kẻm kế hoạch khắc phục, giúp các ban và bộ phận thấy điểm chƣa hợp lý cà có hƣớng khắc phục phù hợp, góp phần vào cải tiến hệ thống quản lý chất lƣợng phù hợp với điều kiện thực tế tại Công ty, góp phần vào nâng cao hiệu quả của hệ thống quản lý chất lƣợng đƣợc áp dụng. SVTH: Đặng Đức Minh Trang 5 Thay đổi và phát triển tổ chức GVHS: TS Trương Thị Lan Anh CHƢƠNG 3 : NHỮNG THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN CỦA THẨM CƢƠNG TRONG QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN ISO 3.1. Thuận lợi trong quá trình triển khai áp dụng ISO 9001:2008 - Quá trình triển khai ISO tại công ty đã đƣợc sự chỉ đạo thƣờng xuyên, kịp thời, sát sao của lãnh đạo, sự cầu thị học tập theo phƣơng pháp làm việc khoa học của đội ngũ công nhân viên trong công ty. - Đƣợc sự quan tâm của lãnh đạo trong việc hỗ trợ duy trì, cải tiến HTQLCL thông qua công tác đào tạo, bồi dƣỡng cho đội ngũ công nhân viên, hỗ trợ một phần kinh phí trong hoạt động đánh giá giám sát và tái chứng nhận. - Đội ngũ công nhân viên đã có nhiều thay đổi trong nhận thức về việc áp dụng HTQLCL vào công việc hàng ngày, có ý thức chấp hành tốt và tham gia đóng góp nhiều. - Các quy trình, quy định công việc theo tiêu chuẩn ISO tƣơng đối phù hợp với công việc thực tế tại công ty nên việc áp dụng và triển khai thực hiện tƣơng đối dễ dàng thuận tiện. 3.2. Khó khăn khi áp dụng tiêu chuẩn ISO 3.2.1. Lãnh đạo một số phòng ban chƣa quan tâm đến việc duy trì HTQLCL. Trong quá trình triển khai công ty phải dành chi phí, thời gian và công sức để xây dựng, thực hiện, duy trì cải tiến liên tục nên cần có sự quyết tâm và nỗ lực cao từ phía lãnh đạo cũng nhƣ cán bộ, nhân viên khi thực hiện; tuy nhiên vẫn còn 1 số CBNV, một số lãnh đạo cấp trung chƣa thực sự có sự ủng hộ cao nhất đến việc duy trì HTQLCL . 3.2.2 Khó khăn trong việc thay đổi những thói quen cũ của nhân viên . Nhận thức trong cán bộ nhân viên về áp dụng hệ thống ISO còn mới mẻ, do vậy khi thực hiện theo một quy trình mới bắt buộc thì phải có thời gian mới đi vào nề nếp, mới vận hành theo đúng quy định. Mọi ngƣời không muốn thay đổi cách làm cũ (không phù hợp) để tiếp nhận cái mới hoàn thiện hơn. Họ nhìn nhận việc đáp ứng các yêu cầu của ISO 9001 nhƣ là phần việc phải làm thêm, một gánh nặng.... thay vì xem đó là công cụ cải tiến, nhằm nâng cao năng suất và chất lƣợng công việc. SVTH: Đặng Đức Minh Trang 6 Thay đổi và phát triển tổ chức GVHS: TS Trương Thị Lan Anh Trƣớc khi áp dụng tiêu chuẩn ISO, công việc đƣợc thực hiện theo thói quen và kinh nghiệm của từng cá nhân. Việc chuẩn hóa các thao tác, quy định chi tiết các trình tự công việc… khiến cho những ngƣời trực tiếp thực hiện công việc cảm thấy không quen, có tâm lý khó chịu đối với những thay đổi này. Do đó công ty TNHH SX TM Thẩm Cƣơng gặp phải một số trở ngại do sức ì tâm lý không muốn thay đổi của nhân viên. Khi đƣa vào áp dụng tiêu chuẩn ISO, đòi hỏi lãnh đạo công ty phải có một sự đánh giá lại toàn diện về năng lực của nhân sự đối với từng vị trí công việc, để từ đó đƣa ra kế hoạch, chƣơng trình đào tạo phù hợp với hệ thống, quy trình làm việc mới. Thêm vào đó việc phải tham gia vào các khóa đào tạo, vì chƣa hiểu rõ mục đích của việc đào tạo, dẫn đến suy nghĩ: vì quy trình mới mà họ phải bị đào tạo lại. Điều này dẫn tới việc thiếu tinh thần hợp tác ở một số nhân viên trong những ngày đầu triển khai. Nhân viên chƣa thực sự quan tâm và chƣa có nhận thức đúng về vai trò, lợi ích của việc áp dụng ISO. Họ cho rằng việc thực hiện ISO là trách nhiệm của ban lãnh đạo công ty. Do vậy, họ thực hiện quy trình theo tính hình thức, mang tâm lý bị ép buộc, không thoải mái. Từ đó, lãnh đạo công ty cũng rất khó để đánh giá hiệu quả của công tác đào tạo cũng nhƣ nhận biết hiệu quả của quy trình mới mang lại khi áp dụng tiêu chuẩn ISO. 3.2.3. Hệ thống tài liệu phức tạp. Việc ghi lại những gì đang làm một cách có hệ thống là khá phức tạp. Hệ thống đảm bảo chất lƣợng ISO đòi hỏi cần phải có hệ thống tài liệu đầy đủ, rõ ràng, lƣu giữ hồ cần thiết nhằm hỗ trợ cho công tác kiểm tra, thống kê và giám sát. Vì áp dụng ISO 9001 nên các quy trình đều đƣợc chuẩn hóa một cách chuyên nghiệp tuy nhiên còn một số quy trình chƣa thực sự sát với thực tế làm việc hiện tại của các nhân viên gây ra một số khó khăn cho việc thực hiện. Ngoài ra, việc xây dựng thói quen thực hiện có kế hoạch, tuân thủ các qui định và ghi lại những gì đã làm là một công việc tốn nhiều công sức, thời gian. 3.2.4. Bộ máy giám sát thực thi tiêu chuẩn ISO chƣa đáp ứng đƣợc so với tốc độ phát triển công ty. Đánh giá nội bộ là một cơ chế kiểm tra lại toàn bộ hoạt động quản lý chất lƣợng trong doanh nghiệp để qua đó xác định sự phù hợp và tính hiệu lực của hệ thống. Tuy SVTH: Đặng Đức Minh Trang 7 Thay đổi và phát triển tổ chức GVHS: TS Trương Thị Lan Anh nhiên tại năng lực của chuyên gia đánh giá nội bộ còn hạn chế. Việc đánh giá còn mang tính hình thức, chƣa đi sâu vào nội dung cụ thể để cải tiến liên tục. Việc ngại va chạm trong đánh giá của đánh giá viên với đơn vị đƣợc đánh giá cũng là một vấn đề khó khăn trong khâu giám sát việc thực thi tiêu chuẩn ISO tại công ty. Việc kiểm tra đánh giá việc thực hiện QLCL cũng nhƣ hiệu quả của QLCL còn cảm tính chƣa có số liệu thống kê chính xác và việc đánh giá còn mang tính chung chung. SVTH: Đặng Đức Minh Trang 8 Thay đổi và phát triển tổ chức GVHS: TS Trương Thị Lan Anh CHƢƠNG 4 : GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ KHI ÁP DỤNG ISO 9001 TẠI CÔNG TY TNHH SX TM THẨM CƢƠNG 4.1. Phân định rõ trách nhiệm và quyền hạn của từng phòng ban: Công ty phải thực hiện phân tích công việc cho từng phòng ban. Xác định giới hạn về nhiệm vụ và quyền lợi giữa các bộ phận, tránh những tranh chấp hoặc đùn đẩy trách nhiệm. Xây dựng mục tiêu cho từng bộ phận để nhân viên hiểu rõ những mục tiêu mà họ cần đạt đƣợc. Tạo cơ sở cho việc đánh giá, khen thƣởng cũng nhƣ xử phạt đƣợc công bằng đồng thời tạo động lực làm việc cho nhân viên. 4.2. Xây dựng hệ thống tài liệu cho công ty: Lập các biểu mẫu ( phiếu xuất kho, phiếu thu, phiếu chi, giấy bảo hành,…, quy định, quy trình làm việc chung..) thống nhất trong toàn công ty. Xây dựng hệ thống quy định, quy trình làm việc xuyên suốt. Có chính sách rõ ràng để làm cơ sở cho đánh giá, khen thƣởng, sự ổn định trong công ty. Mô tả công việc, mẫu biểu, hồ sơ − Ngay từ lần đầu soạn thảo, hình thức trình bày, mã số và nội dung của từng nhóm tài liệu đã đƣợc thống nhất và chuẩn hóa theo quy trình kiểm soát tài liệu. − Tất cả các tài liệu đƣợc chuyển từ dạng văn xuôi sang lƣu đồ giúp rút ngắn số trang của tài liệu và dễ đọc, thuận tiện cho công tác phổ biến. − Các tài liệu đƣợc chia theo nhóm công việc nên rất dễ dàng cho việc truy tìm. Về nội dung: qua nhiều lần sửa đổi, nội dung tài liệu đã dần phù hợp với hoạt động thực tế và hỗ trợ cho việc kiểm soát công việc. Nhìn chung hệ thống tài liệu đã đƣợc đảm bảo tƣơng đối tính đầy đủ, phù hợp với tình hình thực tế của các hoạt động tại công ty. Về hình thức: đa số tài liệu đã đƣợc soạn thảo, ban hành thống nhất và chuẩn hóa theo quy trình kiểm soát tài liệu.Hệ thống tài liệu đã đƣợc tin học hóa, phân chia thành nhiều nhóm rõ ràng tạo sự tiện lợi và thống nhất trong việc sử dụng và áp dụng toàn hệ SVTH: Đặng Đức Minh Trang 9 Thay đổi và phát triển tổ chức GVHS: TS Trương Thị Lan Anh thống. Việc kiểm soát hệ thống tài liệu trên mạng nội bộ do Bộ phận Công nghệ thông tin và Ban ISO phụ trách. Về hồ sơ, mọi hồ sơ hiện hành hay cần phải hủy bỏ đều tuân theo quy trình kiểm soát hồ sơ Kiểm soát tài liệu TNHH SX TM Thẩm Cƣơng xây dựng quy trình kiểm soát tài liệu để kiểm soát mọi tài liệu có ảnh hƣởng đến chất lƣợng sản phẩm/dịch vụ hoặc HTQLCL. Các tài liệu đƣợc kiểm soát bao gồm: − Tài liệu bên trong: bao gồm tài liệu thuộc HTQLCL nhƣ sổ tay chất lƣợng, chính sách chất lƣợng, mục tiêu chất lƣợng, các quy trình, hƣớng dẫn công việc, biểu mẫu, các tài liệu hƣớng dẫn nghiệp vụ chung trong các hoạt động của CT Group do các cấp có thẩm quyền của CT Group ký ban hành nhƣ: các quy định, quy chế, quyết định, hƣớng dẫn nghiệp vụ…. − Tài liệu bên ngoài: lả các văn bản quy phạm pháp luật trong lĩnh vực bất động sản, xây dựng, thƣơng mại, dịch vụ... Quy trình kiểm soát tài liệu đã đƣa ra các qui định để kiểm soát tài liệu. Mọi tài liệu đều đƣợc xem xét và đƣợc ngƣời có thẩm quyền phê duyệt trƣớc khi ban hành. Tài liệu bên trong, tài liệu bên ngoài đƣợc lập thành danh mục để kiểm soát, lƣu giữ và tránh sử dụng những tài liệu không còn hiệu lực hoặc lỗi thời. Tất cả nhân viên đều có quyền đề xuất thay đổi, cập nhật tài liệu theo tình hình thực tế của CT Group. Quá trình xem xét việc sửa đổi, cập nhật phải bao gồm các phòng ban hoặc cá nhân đã tham gia soạn thảo tài liệu trƣớc đây. Những sự thay đổi phải đƣợc đánh dấu hoặc có ký hiệu thích hợp trên tài liệu mới để ngƣời sử dụng có thể nhận biết đƣợc sự thay đổi. Ngoài ra, phải nêu rõ lần ban hành, ngày ban hành, ngày xem xét và ngày hiệu chỉnh trên tài liệu mới để nhận biết các thời điểm soát xét, cập nhật tài liệu. SVTH: Đặng Đức Minh Trang 10 Thay đổi và phát triển tổ chức GVHS: TS Trương Thị Lan Anh 4.3. Chuẩn hóa quy trình làm việc: Cần xác định rõ quy trình làm việc giữa các phòng ban với nhau và giữa công ty với các đối tác, khách hàng. Xác định rõ thứ tự cũng nhƣ trách nhiệm làm việc của từng bộ phận. Thực hiện chuyên môn hóa ở từng bộ phận. 4.4. Kiểm tra, giám sát, đáng giá thƣờng xuyên: Thực hiện theo dõi quá trình làm việc của từng nhân viên, từng phòng ban, để có thể có những biện pháp kịp thời. Đánh giá thƣờng xuyên sẽ phản ánh đƣợc những mặt còn tồn tại trong công ty, đảm bảo nhân viên làm đúng quy trình, thủ tục. 4.5.N