Tiểu luận Áp dụng quản lý chất lượng Iso 14001 vào Grand Hotel Saigon

Tiểu luận Áp dụng quản lý chất lượng Iso 14001 vào Grand Hotel Saigon MỤC LỤC GIỚI THIỆU CHUNG............................................................................................................................. 3 I. Iso 14001 là gì? ........................................................................................................................... 3 II. Đối tượng áp dụng ISO 14001. .................................................................................................... 4 III. Lợi ích của việc áp dụng ISO 14001 ............................................................................................ 4 IV. Một số thuật ngữ ......................................................................................................................... 5 V. Mô hình hệ thống quản lý môi trường.......................................................................................... 7 GRAND HOTEL SAIGON VÀ KẾ HOẠCH ÁP DỤNG ISO 14001 ....................................................... 9 I. Sơ lược về Grand Hotel Saigon ................................................................................................... 9 II. Kế hoạch áp dụng Iso 14001 tại Grand Hotel Saigon ................................................................... 9 2.1 Công tác chuẩn bị .................................................................................................................... 10 2.2 Lập kế hoạch ........................................................................................................................... 13 2.3 Thiết lập hệ thống .................................................................................................................... 27 2.4 Triển khai áp dụng ................................................................................................................... 32 2.5 Chứng nhận hệ thống ............................................................................................................... 33 2.6 Duy trì hệ thống ....................................................................................................................... 33 GIỚI THIỆU CHUNG I. Iso 14001 là gì? ISO 14001 là tiêu chuẩn quy định các yêu cầu đối với hệ thống quản lý môi trường cho phép một tổ chức thiết lập, thực hiện chính sách và các mục tiêu về môi trường của mình, có xem xét đến các yêu cầu của pháp luật và yêu cầu khác mà tổ chức tuân thủ, cũng như có xét đến các khía cạnh môi trường có ý nghĩa liên quan đến hoạt động, sản phẩm, dịch vụ mà tổ chức đó có thể kiểm soát và có ảnh hưởng. Được ban hành lần thứ nhất vào năm 1996 bởi Tổ chức quốc tế về Tiêu chuẩn hóa (ISO), tiêu chuẩn ISO 14001 được xem là một trong những hành động tích cực đáp lại yêu cầu về phát triển bền vững kể từ Hội nghị thượng đỉnh Trái đất lần thứ nhất tại Rio de Janeiro vào năm 1992 (1992 Earth Summit). Lần sửa đổi thứ nhất của tiêu chuẩn này vào năm 2004 dẫn đến việc ban hành ISO 14001:2004, trong đó có nhiều cải tiến đột phá về phương pháp tiếp cận đối với quản lý môi trường theo mô hình P-D-C-A, đồng thời thể hiện sự tương thích của tiêu chuẩn vệ hệ thống quản lý môi trường với tiêu chuẩn về hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2000. Kể từ lần ban hành đầu tiên đến cuối năm 2009, toàn thế giới có hơn 223.149 tổ chức đã được cấp chứng chỉ ISO 14001 (ISO survey 2009). Ngày 17/7/2009, ISO đã ban hành tài liệu hiệu đính kỹ thuật (Technical Corrigendum), có ký hiệu là ISO 14001:2004/ Cor 1:2009, xuất phát từ việc ban hành tiêu chuẩn về yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008. Dựa trên bản hiệu đính này, các tiêu chuẩn châu Âu EN ISO 14001:2004 + AC:2009 (Châu Âu) và tiêu chuẩn DIN EN ISO 14001:2009 (Đức) đã lần lượt được ban hành. Theo đó, đối với các tổ chức đã được chứng nhận theo ISO 14001:2004 (TCVN ISO 14001:2005), việc chuyển đổi sang tiêu chuẩn to ISO 14001:2004 + Cor 1:2009 (TCVN ISO 14001:2010) không đòi hỏi bất cứ sự thay đổi nào đối với hệ thống quản lý môi trường của tổ chức. Tuy nhiên, các tổ chức này cần thực hiện điều chỉnh nhất định đối với hệ thống tài liệu quản lý môi trường của mình theo các thuật ngữ của ISO 14001:2004 + Cor 1:2009 khi thích hợp. Khi có nhu cầu được cấp chứng nhận theo tiêu chuẩn mới, tổ chức có thể được đáp ứng bởi tổ chức chứng nhận thông qua cuộc đánh giá giám sát định kỳ theo phạm vi áp dụng của hệ thống đã được chứng nhận trước đó. Thông thường, đối với nhiều tổ chức đánh giá chứng nhận, việc cấp chứng chỉ theo tiêu chuẩn mới không phát sinh thêm chi phí như đối với trường hợp đánh giá cấp chứng nhận lần đầu. Đặc biệt, tất cả các chứng chỉ đã được cấp theo ISO 14001:2004 sẽ tiếp tục duy trì giá trị sử dụng cho đến thời hạn hiệu lực ghi trong chứng chỉ đã cấp. II. Đối tượng áp dụng ISO 14001. Tiêu chuẩn này quy định các yêu cầu đối với hệ thống quản lý môi trường, để giúp cho một tổ chức có thể h.nh thành chính sách và các mục đích có tính đến các yêu cầu của pháp luật và các thông tin về những tác động lớn đến môi trường. Tiêu chuẩn này áp dụng đối với các phương diện về môi trường mà tổ chức có thể kiểm soát qua đó hy vọng là có những tác động. Tiêu chuẩn này bản thân nó không đưa ra các tiêu chí cụ thể về hoạt động môi trường. Tiêu chuẩn quốc tế này có thể áp dụng trong mọi tổ chức mong muốn a. Thực hiện, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý môi trường; b. Đảm bảo tổ chức của mình phù hợp với chính sách môi trường đã tuyên bố; c. Thể hiện sự phù hợp tới các bên d. Chứng nhận/đăng ký hệ thống quản lý môi trường bởi một tổ chức bên ngoài e. Tự xác định và tự tuyên bố sự phù hợp đối với các yêu cầu của tiêu chuẩn quốc tế này. Tất cả các yêu cầu của tiêu chuẩn quốc tế này là để tập hợp lại thành một hệ thống quản lý môi trường. Phạm vi áp dụng sẽ phụ thuộc vào các nhân tố như chính sách môi trường của tổ chức, bản chất các hoạt động và điều kiện hoạt động. III. Lợi ích của việc áp dụng ISO 14001 Về mặt thị trường: - Nâng cao uy tín và hình ảnh của Doanh nghiệp với khách hàng, - Nâng cao năng lực cạnh tranh nhờ nâng cao hiệu quả kinh tế trong hoạt động môi trường, - Phát triển bền vững nhờ đáp ứng các yêu cầu của cơ quan quản lý môi trường và cộng đồng xung quanh. Về mặt kinh tế: - Giảm thiểu mức sử dụng tài nguyên và nguyên liệu đầu vào, - Giảm thiểu mức sử dụng năng lượng, - Nâng cao hiệu suất các quá trình sản xuất và cung cấp dịch vụ, - Giảm thiểu lượng rác thải tạo ra và chi phí xử lý, - Tái sử dụng các nguồn lực/tài nguyên, - Tránh các khoản tiền phạt về vi phạm yêu cầu pháp luật về môi trường, - Giảm thiểu chi phí đóng thuế môi trường, - Hiệu quả sử dụng nhân lực cao hơn nhờ sức khoẻ được đảm bảo trong môi trường làm việc an toàn, - Giảm thiểu các chi phí về phúc lợi nhân viên liên quan đến các bệnh nghề nghiệp, - Giảm thiểu tổn thất kinh tế khi có rủi ro và hoặc tai nạn xảy ra. Về mặt quản lý rủi ro: - Thực hiện tốt việc đề phòng các rủi ro và hạn chế thiệt hại do rủi ro gây ra, - Điều kiện để giảm chi phí bảo hiểm, - Dễ dàng hơn trong làm việc với bảo hiểm về tổn thất và bồi thường. Tạo cơ sở cho hoạt động chứng nhận, công nhận và thừa nhận: - Được sự đảm bảo của bên thứ ba, - Vượt qua rào cản kỹ thuật trong thương mại, - Cơ hội cho quảng cáo, quảng bá. IV. Một số thuật ngữ Cải tiến liên tục (continual improvement) Quá trình nâng cao hệ thống quản lý môi trường để đạt được những tiến bộ trong toàn bộ hoạt động môi trường như chính sách về môi trường của tổ chức đề ra. Chú ý: Quá trình không cần thiết phải diễn ra ở tất cả các khu vực cùng một lúc. Sự không phù hợp (nonconformity) Sự không đáp ứng/thỏa mãn một yêu cầu. Hành động khắc phục (correction action) Hành động loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp đã được phát hiện. Hành động phòng ngừa (prevention action) Hành động loại bỏ nguyên nhân gây ra sự không phù hợp tiềm ẩn. Môi trường (enviroment) Khu vực xung quanh hoạt động của tổ chức bao gồm không khí, nước, đất, tài nguyên thiên nhiên, hệ thực vật, hệ động vật, con người, và các tương tác. Chú ý: Khu vực xung quanh trong trường hợp này mở rộng trong phạm vi một tổ chức đến hệ thống toàn cầu. Khía cạnh môi trường (environmental aspect) Các yếu tố của các hoạt động, sản phẩm hoặc dịch vụ có thể có tương tác với môi trường của một tổ chức. Chú ý: Phương diện nổi bật nhất về môi trường là phương diện môi trường mà có hoặc có thể có tác động đáng kể đến môi trường. Tác động môi trường (environmental impact) Bất cứ một sự thay đổi nào đến môi trường, đem lại lợi ích hay có hại, toàn bộ hay từng phần là kết quả các hoạt động, sản phẩm hoặc dịch vụ của tổ chức. Hệ thống quản lý môi trường (environmental management system) Một phần của hệ thống quản lý môi trường bao gồm cơ cấu tổ chức, các hoạt động kế hoạch, trách nhiệm, thực hiện, thủ tục, quá trình và các nguồn lực để triển khai, thực hiện, đạt được, xem xét và duy trì chính sách chất lượng. Đánh giá nội bộ (internal audit) Quá trình kiểm tra xác nhận một cách hệ thống và được lập thành văn bản các bằng chứng được thu thập khách quan và đánh giá đễ xác định xem hệ thống quản lý môi trường của tổ chức có phù hợp với các tiêu chí đánh giá hệ thống quản lý môi trường do tổ chức đề ra hay không, và trao đổi kết quả của quá trình này đến lãnh đạo. Mục tiêu môi trường (environmental objective) Mục tiêu môi trường tổng thể, xuất phát từ chính sách môi trường, mà tổ chức đề ra cho mình phải đạt được, và phải được định lượng nếu có thể. Kết quả hoạt động môi trường (environmental performance) Kết quả đo lường được của hệ thống quản lý môi trường, liên quan đến việc kiểm soát các khía cạnh về môi trường của tổ chức, dựa trên chính sách về môi trường, mục đich và mục tiêu của tổ chức. Chính sách môi trường (environmental policy) Tuyên bố của tổ chức về các ý định và nguyên tắc có liên quan đến kết quả tổng thể hoạt động về môi trường mà đưa ra được khuôn khổ cho các hoạt động và cho việc xác định mục đích và mục tiêu về môi trường của tổ chức. Các mục tiêu về môi trường (environmental target) Các yêu cầu chi tiết về kết quả hoạt động, được định lượng nếu có thể, được áp dụng cho tổ chức hoặc các bộ phận của tổ chức, xuất phát từ mục đích về môi trường và cần được thiết lập và đáp ứng để đạt được các mục đích. Bên liên quan (interested party) Cá nhân và nhóm có quan tâm hoặc bị tác động bởi kết quả các hoạt động về môi trường của tổ chức. Tổ chức (organization) Công ty, hãng, doanh nghiệp, cơ quan hoặc viện nghiên cứu, hoặc một bộ phận kết hợp, được sát nhập hay không, thuộc khu vực công hay tư nhân, mà có chức năng và tổ chức của mình Chú ý - Đối với tổ chức mà có từ một đơn vị vận hành trở lên, thì một đơn vị vận hành cũng có thể được định nghĩa là một tổ chức. Phòng ngừa ô nhiễm (preventive of pollution) Việc áp dụng các quá trình, thực tiễn, nguyên vật liệu hoặc sản phẩm mà tránh được, giảm bớt hoặc kiểm soát được sự ô nhiễm, có thể bao gồm cả việc tái chế, xử lý, thay đổi quá trình, cơ chế kiểm soát, sử dụng hiệu quả các nguồn lực và các nguyên vật liệu thay thế. Chú ý - Lợi ích tiềm tàng của việc ngăn ngừa ô nhiễm bao gồm việc giảm các tác động có hại của môi trường, tăng hiệu quả và giảm chi phí. Tài liệu (document) Thông tin và phương tiện hỗ trợ thông tin. Thủ tục (proceduce) Cách thức được quy định để tiến hành một hoạt động hoặc một quá trình. Có thể được lập thành văn bản hoặc không. Hồ sơ (record) Tài liệu công bố các kết quả đạt được hay cung cấp bằng chứng về hoạt động được thực hiện. V. Mô hình hệ thống quản lý môi trường Tiêu chuẩn này dựa trên phương pháp luận là: Lập kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Hành động khắc phục ( Plan – Do – Check – Act: PDCA): Lập kế hoạch: thiết lập mục tiêu và các quá trình cần thiết để đạt được các kết quả phù hợp với chính sách môi trường của tổ chức. Thực hiện: thực hiện quá trình Kiểm tra: giám sát và đo lường các quá trình dựa trên chính sách môi trường, mục tiêu, chỉ tiêu, các yêu cầu pháp luật và các yêu cầu khác, báo cáo kết quả. Hành động khắc phục: thực hiện các hành động để cải tiến liên tục hiệu quả hoạt động của hệ thống quản lý môi trường. Nhiều tổ chức quản lý các hoạt động của mình thông qua việc áp dụng một hệ thống các quá trình và các tác động qua lại của chúng mà có thể nói đến như là “cách tiếp cận theo quá trình”. Tiêu chuẩn TCVN/ISO 9001 khuyến khích sử dụng cách tiếp cận theo quá trình. Khi chu trình PDCA có thể áp dụng được cho tất cả các quá trình thì hai phương pháp này coi là tương thích với nhau. Plan Do Check Act Chính sách môi trường Lập kế hoạch Thực hiện và điều hành Kiểm tra Xem xét của lãnh đạo Cải tiến liên tục GRAND HOTEL SAIGON VÀ KẾ HOẠCH ÁP DỤNG ISO 14001 I. Sơ lược về Grand Hotel Saigon Tên thương mại: Grand Hotel Saigon Tiêu chuẩn: 04 sao Địa chỉ: 08 Đồng Khởi, Q. I, Tp. HCM Tổng số phòng: 230. Tổng số nhà hàng: 07. Tổng số nhân viên: 250. Tổng số phòng ban: 12. Lĩnh vực kinh doanh: dịch vụ lưu trú, ăn uống, tổ chức tour du lịch, sòng bài, dịch vụ massa, sauna... Grand Hotel Saigon, một trong những khách sạn cổ nhất thành phố HCM được xây dựng từ năm 1930, đến nay vẫn còn giữ được nét đẹp cổ kính, sang trọng của Pháp. Tọa lạc ngay trung tâm thương mại sầm uất, hướng về dòng sông Sài Gòn lịch sử & thơ mộng. Grand Hotel Saigon sẽ trở thành khách sạn năm sao vào năm 2012 với 230 phòng, kết hợp giữa phong cách hiện đại và cổ điển, các nhà hàng Âu và Á, phòng hội nghị chuyên nghiệp với sức chứa lên đến 700 người, cùng sự đa dạng, chất lượng dịch vụ tốt nhất II. Kế hoạch áp dụng Iso 14001 tại Grand Hotel Saigon Mô hình phát trin h thng EMS 2.1 Công tác chuẩn bị 2.1.1 Bổ nhiệm đại diện lãnh đạo (EMR) và nhóm ISO 14001 Giám đốc khách sạn - Trưởng Ban Phó giám đốc khách sạn - P. Ban TT Trưởng phòng kỹ thuật - Phó Ban Phó phòng kỹ thuật - Thư ký môi trường Các trưởng bộ phận: ủy viên Chính sách môi trường Hoạch định Thực hiệnKiểm tra/điều chỉnh Soát xét của lãnh đạo Cải tiến liên tục Bắt đầu từ đây 2.1.2 Xác định phạm vi áp dụng hệ thống quản lý môi trường (HTQLMT) Toàn bộ khách sạn. 2.1.3 Xây dựng chính sách môi trường Chính sách môi trường là chủ đạo để thực hiện và cải tiến Hệ Thống Quản Lý Môi Trường (EMS) nhằm duy trì và cải thiện hiệu quả họat động môi trường của. Vì thế, chính sách được thiết lập trên cơ sở các dịch vụ và họat động của khách sạn, các khía cạnh môi trường và hiện trạng có liên quan đến các hiệu quả họat động môi trường. Chính sách môi trường tạo ra những cơ sở để từ đó Grand Hotel Saigon thiết lập ra các mục tiêu và chỉ tiêu. Khi thiết lập chính sách môi trường, cần xem xét các nguyên tắc sau: - Tuân thủ những luật và quy định phù hợp; - Ngăn ngừa ô nhiễm; - Cải tiến liên tục; - Những nguyên tắc phù hợp khác có liên quan đến tình hình và điều kiện tác nghiệp cụ thể ở khách sạn. Mục tiêu là nhằm có được một tài liệu rõ ràng dễ hiểu cho các bên hữu quan bên trong và bên ngoài khách sạn, như nhân viên, khách hàng ... Nhân viên khách sạn được thông tin về chính sách môi trường và tham gia vào quy trình cải tiến liên tục nhờ vào việc truyền thông nội bộ - tập trung vào việc thu thập các kiến nghị và ý tưởng mới có thể được triển khai trong chính sách môi trường. Các bên hữu quan bên ngoài (khách, khách hàng, các tổ chức quần chúng, v.v.) có thể dễ dàng biết được chính sách môi trường của chúng tôi. Thật vậy, chính sách môi trường này có sẵn Ở ĐÂU? (vui lòng ghi chi tiết, ví dụ “ đặt tại sảnh tiếp tân hoặc lối vào của khách sạn” hay “trang web của khách sạn”, vv.) Chính sách môi trường của khách sạn được rà sóat một cách định kỳ và chỉnh sửa nhằm phản ánh sự thay đổi của những điều kiện và thông tin . Sơ đồ sau đây tóm lược các giai đọan chính của việc thiết lập chính sách môi trường: 2.1.4 Xác định vai trò & trách nhiệm thực hiện * Vai trò của Giám đốc khách sạn: - Hỗ trợ việc xây dựng và duy trì HTQLMT của khách sạn trong phạm vi được xác định. - Tham dự các cuộc họp về xem xét của lãnh đạo * Vai trò của nhóm điều hành ISO 14001: - Là trưởng các bộ phận chức năng trong khách sạn - Thiết lập kế hoạch thực hiện, triển khai ISO14001 - Xem xét, phê duyệt hệ thống tài liệu - Quản lý việc thiết lập và duy trì hệ thống quản lý môi trường. * Vai trò nhóm triển khai ISO 14001: - Lập danh sách các hoạt động, sản phẩm & dịch vụ liên quan trong phạm vi HTQLMT - Xác định, đánh giá các khía cạnh môi trường, tác động môi trường - Xác định tác động và khía cạnh môi trường có ý nghĩa - Thiết lập mục tiêu, chỉ tiêu môi trường - Lập danh mục các thủ tục về kiểm soát điều hành - Xác định các yêu cầu về theo dõi & đo lường - Xác định các loại hồ sơ cần lưu giữ - Xây dựng các tài liệu về HTQLMT Phân tích các thông tin cần xem xét trong việc thiết lập chính sách môi trường (nghĩa là các khía cạnh môi trường) Xác định các điểm chiến lược trong chính sách môi trường của chúng tôi Thảo luận và phê duyệt tài liệu Chính sách môi trường Rà sóat chính sách môi trường Thông tin đến các bên hữu quan về chính sách môi trường Xác định mục tiêu và chỉ tiêu. 2.1.5 Kế hoạch triển khai dự án Hoạt động/tháng T1 T2 T3 T4 T5 T6 T7 T8 T9 T10 T11 T12 Đánh giá các khía cạnh/tác động môi trường Từng bước kiểm tra các mục tiêu, chỉ tiêu và chương trình. Phân tích về truyền thông nội bộ/với bên ngoài Rà sóat tổng quát các họat động theo dõi/đo lường Đánh giá EMS Rà sóat của lãnh đạo: Nếu có các họat động đặc biệt của EMS được thực hiện trong lúc rà sóat của lãnh đạo, chúng có thể được đưa vào đây! Ví dụ... Rà sóat chính sách môi trường Xác định/rà sóat các mục tiêu, chỉ tiêu và chương trình Rà sóat về cơ cấu và trách nhiệm của EMS Phê duyệt chương trình đào tạo.... 2.1.6 Khởi động dự án (kick off) - Họp khởi động - Thông báo chính thức về EMR và các nhóm ISO 14001 - Xem xét, phê duyệt kế hoạch triển khai - Xem xét kết quả thực hiện từ 2.1.2 đến 2.1.6 2.2 Lập kế hoạch 2.2.1 Đào tạo nhận thức ISO 14001 - Đào tạo nhận thức về HTQLMT ISO 14001 cho tất cả các thành viên trong các nhóm điều hành và triển khai ISO 14001 Như đã phát biểu trước đây, nguồn nhân lực là một trong những thành phần quan trọng nhất của Hệ Thống Quản Lý Môi Trường (EMS) của chúng tôi; vì vậy, năng lực và nhận thức tốt là nền tảng đối với hiệu quả của việc triển khai EMS và của chính hệ thống EMS. Thật vậy, nhiều tác động tiêu cực có thể bắt nguồn từ con người khi họ thực hiện các công việc mà không có đủ năng lực cần thiết. Trong khách sạn của chúng tôi, đào tạo và nhận thức được xem như là một “quy trình” và không phải là công việc độc lập. Vì thế, các họat động đào tạo và thông tin được thực hiện một cách định kỳ và theo trình độ tăng đều hoặc liên tục để dần nâng cao năng lực và bảo đảm hiệu quả lâu dài. Các họat động đào tạo cũng được thực hiện thông qua thực tế và kinh nghiệm phù hợp; trong khi việc tăng cường nhận thức được triển khai chủ yếu thông qua thông tin và truyền thông nội bộ. Chúng tôi đã lập ra thủ tục riêng để thực hiện các họat động đào tạo. Sơ đồ sau đây tóm lược các giai đọan chính. Nhiều bộ phận chức năng tham gia và có các trách nhiệm khác nhau trong các họat động đào tạo, Xem chi tiết trong các thủ tục liên quan. Các họat động đào tạo được thực hiện theo chương trình đào tạo và thủ tục về các họat động đào tạo. Định kỳ, chúng tôi tiến hành đánh giá tiến độ của việc thực hiện chương trình áp dụng; xem chi tiết trong thủ tục và bảng thời gian biểu của EMS ở cuối sổ tay này. 2.2.2 Phân tích, đánh giá môi trường ban đầu - Xây dựng phương pháp/hướng dẫn về xác định và đánh giá các khía cạnh môi trường (KCMT) - Sử dụng phương pháp đánh giá cho đi