Tiểu luận Chu trình doanh thu trong công ty cổ phần nông nghiệp Hải Phòng (horizon pacific)

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TPHCM KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN Bộ môn hệ thống thông tin kế toán Đề tài : CHU TRÌNH DOANH THU TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN NÔNG NGHIỆP HP (HORIZON PACIFIC) Giảng viên : Cô Phan Thị Bảo Quyên Nhóm thực hiện: (nhóm 9) 1) Trần Thị Vân Anh _KT7_STT 6 2) Nguyễn Thị Kim Dung_KT11_STT 21 3) Nguyễn Lê Kim Định_KT11_STT 31 4) Phan Thị Hằng_KT11_STT 42 5) Hà Thị Thùy Linh_KT7_STT 54 6) Hồ Thị Ly_KT11_STT 63 7) Đoàn Thị Thảo Sương_KT9_STT 99 8) Cao Thị Phương Thảo_KT7_STT 106 9) Nguyễn Thị Thủy_KT10_STT 118 10) Lê Thị Bảo Yến_KT8_STT 153 TPHCM, tháng 04 năm 2012 Lời mở đầu Đối với nước ta ngày nay, khi nền kinh tế đã và đang hòa nhập vào nền kinh tế trong khu vực và trên thế giới, thị trường tiêu thụ dần được mở rộng thì sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng quyết liệt, để tồn tại và phát triển được thì mục tiêu hàng đầu của doanh nghiệp là hoạt động kinh doanh phải có lãi. Một trong những yếu tố quan trọng để đạt được mục tiêu trên là phải quan tâm tới quá trình bán hàng thu tiền. Bán hàng thu tiền là khâu cuối cùng của quá trình sản xuất kinh doanh, quyết định sự sống còn và phát triển của doanh nghiệp. Chính vì thế việc xây dựng quy trình doanh thu hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp có được chiến lược bán hàng phù hợp, nhằm gia tăng doanh thu và nâng cao vị thế, thương hiệu của doanh nghiệp trên thị trường. Câu hỏi đặt ra là : Làm thế nào để quá trình bán hàng đạt hiệu quả cao nhất? Trên thực tế quy trình bán hàng – thu tiền diễn ra như thế nào? Quá trình lưu chuyển chứng từ ra sao? Để hiểu rõ thêm về vấn đề này chúng em đã đi vào tìm hiểu và phân tích chu trình doanh thu và thực tế tại công ty cổ phần HP. Kết cấu của đề tài Gồm 3 phần: • Phần A: Cơ sở lý thuyết • Phần B: Chu trình doanh thu tại công ty HP • Phần C: Phụ lục – Các mẫu chứng từ sử dụng trong chu trình Cơ sở lý thuyết Lý thuyết chu trình doanh thu. Chu trình doanh thu là tập hợp các hoạt động kinh doanh và hoạt động xử lý thông tin liên quan đến quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ và nhận tiền thanh toán của khách hàng. Nội dung của các hoạt động thực hiện trong chu trình doanh thu sẽ được chuyển và ghi nhận vào hệ thống xử lý, lập báo cáo và cung cấp thông tin theo yêu cầu của các đối tượng sử dụng thông tin liên quan đến chu trình doanh thu. Mối quan hệ giữa chu trình doanh thu và các chu trình, đối tượng khác được mô tả khái quát ở sơ đồ sau: Hoạt động và dòng thông tin trong chu trình Quá trình bán hàng, cung cấp hàng hóa, dịch vụ và thu tiền sẽ trải qua bốn hoạt động chính: (1) nhận đặt hàng, (2) Xuất kho, cung cấp hàng hóa, dịch vụ, (3) lập hóa đơn, theo dõi công nợ, (4) thu tiền. Trình tự thực hiện các hoạt động có thể thay đổi tùy theo đặc điểm kinh doanh của từng doanh nghiệp. Tuy nhiên, về mặt tổng quát, mỗi hoạt động đều thực hiện những chức năng riêng, sẽ có các dòng thông tin, dữ liệu mang các nội dung nhất định đi vào làm cơ sở cho việc thực hiện chức năng đó. Từ đó tạo ra các dòng thông tin thể hiện chức năng của từng hoạt động và cung cấp cho các hoạt động khác bên trong và bên ngoài chu trình. Hoạt động và dòng thông tin trong chu trình: Hoạt động nhận đặt hàng Hoạt động đầu tiên bắt đầu cho chu trình doanh thu là hoạt động nhận đặt hàng. Hoạt động này sẽ tiếp nhận các yêu cầu của khách hàng, xem xét khả năng, điều kiện để đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và thông tin cho khách hàng kết quả xử lý yêu cầu đặt hàng của khách hàng. Dòng dữ liệu đi vào làm cơ sở cho hoạt động đặt hàng thực hiện là các yêu cầu về hàng hóa, dịch vụ từ khách hàng chuyển đến. Các nội dung thực hiện trong hoạt động đặt hàng có thể biểu diễn trong sơ đồ dòng dữ liệu sau: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý đặt hàng Hoạt động xuất kho, cung cấp hàng hóa dịch vụ: Hoạt động này sẽ tiến hành xuất kho, giao hàng hoặc thực hiện các lao vụ, dịch vụ cung cấp cho khách hàng, đồng thời xác nhận được nội dung thực hiện thực tế của quá trình cung cấp hàng hóa, dịch vụ. Dòng thông tin đi vào làm cơ sở cho hoạt động này thực hiện là dòng thông tin mang nội dung cho phép nghiệp vụ bán hàng được thực hiện từ hoạt động đặt hàng chuyển đến, đảm bảo cho sự vận động của hàng hóa, quá trình cung cấp dịch vụ cho khách hàng đã được xét duyệt. Các nội dung thực hiện trong hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ có thể biểu diễn trong sơ đồ dòng dữ liệu: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý xuất kho, cung cấp hàng hóa, dịch vụ Hoạt động lập hóa đơn, theo dõi công nợ: Hoạt đông này sẽ tổ chức ghi nhận nghiệp vụ bán hàng, cung cấp dịch vụ đã được thực hiện nhằm xác nhận, theo dõi, quản lý và đánh giá quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Cơ sở để thực hiện hoạt động này là dòng thông tin cho phép nghiệp vụ bán hàng được thực hiện nhận từ hoạt động đặt hàng, và dòng thông tin xác nhận nội dung công việc đã thực tế thực hiện từ hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ chuyển đến. Các nội dung thực hiện trong hoạt động này có thể biễu diễn trong sơ đồ dòng dữ liệu sau: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý hóa đơn, theo dõi công nợ Hoạt động thu tiền: Căn cứ vào nội dung hoạt động bán hàng đã thực hiện và được tổ chức theo dõi để thực hiện hoạt động thu tiền của khách hàng. Yêu cầu của hoạt động thu tiền là đảm bảo thu đầy đủ, chính xác, kịp thời những hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ đã thực hiện cũng như phản ánh đúng thực tế tình hình thanh toán của khách hàng. Các nội dung thực hiện trong hoạt động này có thể biểu diễn trong sơ đồ dòng dữ liệu sau: Sơ đồ dòng dữ liệu xử lý thu tiền Tổ chức kế toán trong chu trình doanh thu Yêu cầu quản lý và nhu cầu thông tin trong chu trình: Liên quan tới các hoạt động trong chu trình doanh thu, người quản lý doanh nghiệp cần những thông tin liên quan tới hoạt động thực hiện trong chu trình, tình trạng các nguồn lực, đối tượng tham gia trong chu trình và kiểm soát quá trình xử lý thông tin của chu trình. Sau đây là một số thông tin chủ yếu hệ thống cung cấp cho người sử dụng để đáp ứng các yêu cầu quản lý Đặt hàng của khách hàng và việc thực hiện đặt hàng Mức độ hài long của khách hàng với đặt hàng Phân tích doanh thu bán hàng theo thời gian, theo khách hàng , theo sản phẩm, theo vùng khu vực v..v Hàng tồn kho Công nợ phải thu khách hàng theo khách hàng, theo thời hạn nợ V..v Ngoài ra, hệ thống cần cung cấp thông tin về kiểm soát hệ thống như báo cáo truy cập hệ thống v..v 3.2 Tổ chức thu thập, lưu trữ và luân chuyển dữ liệu, thông tin trong chu trình Mỗi hoạt động trong chu trình doanh thu khi thực hiện sẽ tạo ra dòng dữ liệu mang nội dung, chức năng của hoạt động đó và chuyển đến các hoạt động khác có liên quan. Dòng dữ liệu này có thể được thu thập bằng chứng từ hoặc lưu trữ trên các tập tin dữ liệu trong môi trường máy tính. Do đó việc tổ chức thu thập, lưu trữ và luân chuyển dữ liệu trong chu trình phải dựa trên cơ sở nội dung các hoạt động, dòng dữ liệu của từng hoạt động, phương thức xử lý của từng hoạt động, chức năng của các bộ phận trong doanh nghiệp tham gia thực hiện các hoạt động trong chu trình doanh thu. Hoạt động đặt hàng Hoạt động nhận đặt hàng tạo ra dòng dữ liệu về hoạt động ban hàng cho phép thực hiện theo khả năng hiện có của doanh nghiệp nhằm đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Nội dung thu nhập và lưu trữ cho hoạt động đặt hàng bao gồm: Nội dung hàng hóa, dịch vụ yêu cầu hàng hóa của khách hàng sẽ được thực hiện Thông tin về khách hàng yêu cầu Đối tượng xét duyệt hoạt động bán hàng được thực hiện Nội dung này được thu nhập thông qua chứng từ và trên tập tin sau đây Chứng từ Ví dụ có thể sử dụng một hoặc một số chứng từ sau: Đơn đặt hàng được xét duyệt: Sử dụng đơn đặt hàng của khách hàng để xác nhận và xét duyệt cho phép đơn đặt hàng được thực hiện. Lệnh bán hàng: Lập chứng từ mệnh lệnh thể hiện nội dung hàng hóa, dịch vụ sẽ được thực hiện theo yêu cầu của khách hàng. Chứng từ này thường không đươc sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp và tên gọi có thể thay đổi tùy theo đối tượng nhận thong tin để thực hiện mệnh lệnh: lệnh sản xuất, lệnh xuất kho lệnh giao hàng… Hợp đồng bán hàng: Được sử dụng khi cần có sự cam kết, rang buộc giữa khách hàng và doanh nghiệp về nội dung yêu cầu của khách hàng đã được cho phép thực hiện. Đây là chứng từ có tính pháp lý cho hoạt động bán hàng. Các chứng từ mang tên gọi của các hoạt động khác sẽ thực hiện trong chu trình doanh thu trên cơ sở hoạt động đặt hàng như phiếu xuất kho, phiếu giao hàng, hóa đơn bán hàng… Tổ chức dòng dữ liệu và luân chuyển chứng từ Trên cơ sở dòng dữ liệu và các hoạt động xử lí 1.1, 1.2, 1.3 được mô tả Hình 5.3 dữ liệu về hoạt động xử lí đặt hàng được thu nhập, lưu trữ trên các chứng từ và tập tin, sau đó sẽ chuyển và cung cấp cho các bộ phận, đối tượng cần thông tin về tính hợp lệ của nghiệp vụ bán hàng để thực hiện chức năng của mình. Cắn cứ vào bộ phận có nhu cầu sử dụng thông tin từ hoạt động đặt hàng, phương thức chuyển thông tin, phương thức xử lí để tô chức dòng dữ liệu và luân chuyển chứng từ cho hoạt động đặt hàng Dữ liệu lưu trữ Dữ liệu khách hàng (mã khách hàng, tên, địa chỉ, mã số thuế, giới hạn nợ…) Dữ liệu hàng hóa (mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, sô lượng tồn tối thiểu…) Dữ liệu đặt hàng đã xử lí ( Số đơn hàng, ngày, khách hàng, mặt hàng số lượng, đơn giá, ngày giao hàng, địa chỉ giao hàng…) Hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ Hoạt động này sẽ xác nhận hàng hóa, dịch vụ đã cung cấp, hoặc hoàn thành chuyển giao cho khách hàng thông qua chứng từ hoặc tập tin lưu trữ dữ liệu. 3.3.3.1 Chứng từ - Phiếu xuất kho đã xác nhận nội dung hàng hóa thực tế xuất kho - Phiếu giao hàng xác nhận nội dung hàng hóa thực tế đã giao cho khách hàng hoặc cho đơn vị vận chuyện đệ giao đến khách hàng. - Biên bản nghiệm thu dịch vụ hoàn thành: Xác nhận mức độ và khối lượng công việc đã hoàn thành cho khách hàng. 3.2.2.2 Tổ chức dòng dữ liệu và lưu chuyển chứng từ Dữ liệu thu thập, lưu trữ trên các chứng từ và tập tin trên cơ sở dòng dữ liệu và các hoạt động xử lí 2.1, 2.2, 2.3 theo sơ đồ Hình 5.4 sẽ được chuyển và cung cấp cho các bộ phận, đối tượng cần thong tin về thực tế thực hiện của nghiệp vụ bán hàng để thực hiện chức năng của mình. 3.2.2.3 Dữ liệu lưu trữ - Xuất kho ( Số phiếu xuất, ngày xuất, kho hàng, mặt hàng, số lượng, giá xuất, người nhận, người xuất, số đơn hàng) - Giao hàng ( Số phiếu giao hàng, ngày giao, địa điểm, mặt hàng, số lượng, người nhận, người giao, số đơn hàng, số phiếu xuất) 3.2.3 Hoạt động ghi nhận theo dõi quá trình bán hàng Hoạt động này xác định nội dung hoạt động bán hàng hợp lệ và thực tế thực hiện giữa doanh nghiệp với khách hàng. Nội dung này được thu thập thong qua chứng từ và trên tập tin 3.2.3.1 Chứng từ - Các hóa đơn bán hàng, dịch vụ, các bản kê bán hàng có xác nhận nghiệp vụ cung cấp hàng hóa, nghiệp vụ đã được cho phép thực hiện và thực tế thực hiện. - Các thông báo nợ, giấy xác nhận nợ xác nhận nghĩa vụ thanh toán của khách hàng 3.2.3.2 Dữ liệu lưu trữ. - Hóa đơn bán hàng ( số hóa đơn, ngày, khách hàng, mặt hàng, số lượng, giá bán, thuế suất, giá trị, điều khoảng, thanh toán, tài khoản nợ, tài khoản có…) 3.2.3.3 Tổ chức dòng dữ liệu và luân chuyển chứng từ. Căn cứ vào dòng dữ liệu và các nội dung xử lí 3.1, 3.2, 3.3 theo sơ đồ trong hình 5.5 dữ liệu thu nhập, lưu trữ trên các chứng từ và tập tin sẽ được chuyển và cung cấp cho các hoạt động xử lí các nội dung liên quan ( ghi sổ, theo dõi kho, theo dõi nợ). Bộ phận, đối tượng thực hiện chức năng xử lí nội dung nào sẽ nhận được chứng từ hoặc truy xuất vào các tập tin dữ liệu tương ứng. Hoạt động thu tiền Hoạt động này phàn anh nội dung thực tế thực hiện quá trình thanh toán của khách hàng đối với các hàng hóa, dịch vụ đã được cung cấp. Các chứng từ và tập tin sử dụng có thể là: 3.2.4.1 Chứng từ - Bảng đối chiếu công nợ, thong báo trả nợ: xác nhận tình trạng nợ của khách hàng. - Các chứng từ thanh toán: Phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng xác nhận thu tiền 3.2.4.2 Dữ liệu lưu trữ - Dữ liệu thanh toán ( Số chứng từ, ngày, khách hàng, số tiền, hóa đơn thanh toán, tài khoản nợ, tài khoản có…) 3.2.4.3 Tố chức dòng dữ liệu và luân chuyển chứng từ Căn cứ vào dòng dữ liệu và các nội dung xử lí 4.1, 4.2, 4.3 theo sơ đồ trong hình 5.6 dữ liệu thu nhập, lưu trữ trên các chứng từ và tập tin sẽ được chuyển và cung cấp cho các hoạt động xử lí các nội dung liên quan ( lựa chọn thanh toán, lập chứng từ thanh toán, xác nhận thanh toán, ghi sổ). Bộ phận, đối tượng thực hiện chức năng xử lí nội dung nào sẽ nhận được chứng từ hoặc truy suất vào các tập tin dữ liệu tương ứng. Theo dõi chi tiết công nợ phải thu Nợ phải thu phát sinh trong trường hợp thực hiện ban chịu cho khách hàng. Việc tồ chức theo dõi chi tiết nợ phải thu được thực hiện theo 2 cách thức: Quản lý nợ phải thu theo khách hàng Tất cả các nghiệp vụ ghi nhận nợ hoặc giảm nợ đều quản lí chi tiết cho từng khách hàng thông qua các sổ chi tiết nợ phải thu hoặc tập tin chi tiết nợ phải thu của khách hàng. Cách này thường áp dụng cho doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ bán chịu cho từng khách hàng và giá trị nội giao dịch không lớn do đó khi thanh toán, hách hàng có thể tổng hợp để thanh toán 1 lần cho nhiều nghiệp vụ bán hàng. Quản lí nợ phải thu chi tiết từng chứng từ Tất cả các nghiệp vụ ghi nhận nợ, và giảm nợ đều được theo dõi chi tiết từng nghiệp vụ bán hàng, cung cấp dịch vụ. Bên cạnh sổ chi tiết khách hàng hoặc tập tin chi tiết nợ phải thu khách hàng, còn phải tổ chức các sổ chi tiết nợ phải thu của từng hóa đơn cảu từng khách hàng hoặc tập tin chi tiết nợ của từng hóa đơn. Cách thức này áp dụng trong doanh nghiệp có giá trị các nghiệp vụ bán hàng lớn, cần phải theo dõi chi tiết từng nghiệp vụ. Đặc biệt, những doanh nghiệp thực hiện chính sách chiết khấu thanh toán cho khách hàng phải tổ chức theo dõi nợ phải thu và quá trình thanh toán chi tiết từng giao dịch để xử lí chiết khấu thanh toán cho từng hoạt động bán Chu trình doanh thu tại công ty Cổ phần HP Sơ lược về công ty Cổ phần HP Giới thiệu về công ty . Giới thiệu công ty: Công ty Cổ Phần Nông Nghiệp HP (HORIZON PACIFIC) tiền thân là Công Ty TNHH TM XNK Hữu Nghị được thành lập năm 2004 với số vốn ban đầu là 10 tỷ đồng Việt Nam . Công ty có trụ sở tại 9/189 Giảng Võ, Cát Linh, Đống Đa, Hà Nội. Công ty hoạt động với chức năng ngành nghề: Thuốc Bảo Vệ Thực vật Mặc dù là một công ty còn non trẻ trong ngành thuốc Bảo Vệ Thực Vật, nhưng công ty đã từng bước vượt qua những khó khăn, bằng nỗ lực của toàn thể CBCNV trong toàn công ty, cùng với sự ủng hộ của các cấp, ban, ngành, các vị khách hàng quý mến và những đối tác tin cậy. Công ty đã từng bước xây dựng vị thế của mình trong ngành thuốc bảo vệ thực vật nói riêng và doanh nghiệp VN nói chung. Với đà tăng trưởng tốt được bà con nông dân tin tưởng đón nhận, sau 2 năm kể từ khi thành lập (2006) công ty đã phát triển thêm chi nhánh phân phối tại Miền Nam. Đồng thời xây dựng cơ sở hạ tầng: Văn phòng, kho chứa hàng nhằm đáp ứng kịp thời đối với khách hàng . Với mục đích đáp ứng nhu cầu chất lượng sản phẩm đồng thời phát triển kinh doanh của công ty và góp phần giải quyết công ăn việc làm cho người lao động tại địa phương. Năm 2008 Công ty khánh thành nhà máy sản xuất tại số MD3, Khu công nghiệp Đức Hòa 1, Long An với tổng vốn đầu tư thực hiện dự án là 68 tỷ đồng VN. Bằng đường lối, chính sách đúng đắn với chiến lược rõ ràng. Xác định rõ sứ mệnh của công ty. Cuối năm 2009 từ Công Ty TNHH đã chuyển sang mô hình Công ty Cổ Phần và được đổi tên thành Công Ty Cổ Phần Nông nghiệp HP do Bà Bùi Thị Trúc Quỳnh - Chủ Tịch Hội Đồng Quản Trị làm Tổng Giám đốc Công ty . Tốc độ tăng trưởng ổn định qua các năm, cũng như uy tín trên thị trường trong và ngoài nước. Công ty CP Nông Nghiệp HP đã từng bước khẳng định vị trí của mình không những ở vùng Đồng Bằng Sông Cửu Long mà còn được các tỉnh Miền Bắc, Miền Trung và Tây nguyên đón nhận các sản phẩm của HP rất nhiệt tình. Bằng nhiều kinh nghiệm trong công tác quản lý và điều hành sản xuất. Hội đồng quản trị quyết định tái cấu trúc và chuẩn hóa lại hệ thống quản lý các Công ty. • Đối với Nhà máy tại Đức Hòa Long An. Nơi sản xuất - nguồn cung cấp chính các sản phẩm cho các công ty thành viên tại Miền Bắc và Miền Nam. Chính vì vậy Hội Đồng Quản Trị luôn luôn chú trọng việc cải tiến máy móc công nghệ. Đầu năm 2010 HĐQT đã quyết định nhập khẩu dây chuyền sản xuất hiện đại từ nước ngoài với trị giá hàng triệu USD. Đến nay toàn bộ dây chuyền sản xuất đã ổn định, đạt công suất cao, cho ra những mẫu mã sản phẩm đẹp, chất lượng cao, phù hợp, được nông dân tin dùng. • Đối với 2 Công Ty tại Thành Phố HCM và Hà Nội. Đây là hai điểm phân phối lớn để cung cấp cho các đại lý cấp 1 tại hai miền Nam và Bắc. Tính đến thời điểm này HP đã có hàng ngàn đại lý cấp 1 và đại lý cấp 2. Nguồn nhân lực của Công ty không ngừng được trao dồi và phát triển để đáp ứng tốc độ phát triển nhanh của HP, từ 18 thành viên khi bắt đầu thành lập. Đến nay HP đã có hơn 150 nhân viên chính thức làm việc trong các lĩnh vực khác nhau dưới ngọn cờ HP. Có thể nói đội ngũ nhân viên của HP được đào tạo chuyên nghiệp, có kinh nghiệm lâu năm trong ngành, đảm bảo đáp ứng ngày càng cao của khách hàng và thị trường. . Hoạt động chính: Công ty hoạt động với chức năng ngành nghề: Thuốc Bảo Vệ Thực vật Chuyên cung cấp các sản phẩm chính: + Thuốc trừ cỏ ( 3 loại ) + Thuốc trừ ốc ( 1 loại ) + Thuốc trừ sâu-rầy ( 8 loại ) + Thuốc trừ bệnh ( 12 loại ) + Thuốc tăng trưởng ( 1 loại ) + Giống cây trồng + Phân bón Cơ cấu tổ chức Sơ đồ phòng kế toán: Tổ chức kế toán trong chu trình DT tại công ty Cổ phần HP Yêu cầu quản lý và nhu cầu thông tin trong chu trình Các hoạt động Thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý Hoạt động đặt hàng - Thông tin về hàng hóa cần bán (tên hàng, số lượng, đơn giá, thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng). - Thông tin về hàng tồn kho (tên hàng, số lượng, đơn giá). - Thông tin về khách hàng (tên, địa điểm, mã số thuế, số dư nợ phải thu, số tài khoản). - Thông tin về nợ phải thu (khách hàng, thời hạn thanh toán, số dư nợ chi tiết theo từng khách hàng, tuổi nợ). - Tổng hợp tình hình đặt hàng hàng tháng theo từng khách hàng. Hoạt động lập hóa đơn - Thông tin về hàng hóa (tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng thành tiền). - Thông tin về khách hàng (tên, địa chỉ, mã số thuế, thời hạn thanh toán, phương thức thanh toán, số tài khoản). Hoạt động xuất kho, giao hàng - Thông tin về hàng hóa cần xuất (tên hàng, số lượng, đơn giá, thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng, người giao hàng). - Thông tin về khách hàng (tên, địa chỉ) Hoạt động Ghi sổ - thông tin về hàng tồn kho (hàng hóa, số lượng, trạng thái tồn tại như ở kho,cửa hàng hay hàng đang chuyển), doanh thu (mặt hàng, khách hàng, khu vực, kênh phân phối), giá vốn hàng bán(mặt hàng, nhóm hàng) -Thông tin về nợ phải thu ( khách hàng, thời hạn thanh toán, số dư nợ phải thu chi tiết theo từng khách hàng, tuổi nợ). - Tổng hợp theo dõi chi tiết theo từng hóa đơn, theo dõi số dư tổng hợp. Hoạt động thu tiền - Thông tin về khách hàng (tên, địa chỉ, mã số thuế, thời hạn thanh toán, phương thức thanh toán). - Thông tin vế nợ phải thu (khách hàng, thời hạn thanh toán, số dư nợ phải thu chi tiết theo từng khách hàng, tuổi nợ). - Thông tin về hóa đơn (số HĐ, ngày HĐ, tên hàng, số lượng, giá mua tổng số tiền, khách hàng). - Thông tin về phương thức thanh toán. - Tổng hợp quá trình thu tiền theo từng khách hàng. Mô tả quá trình bán hàng thu tiền của doanh nghiệp Khách hàng gọi điện đến cho công ty, yêu cầu lập đơn đặt hàng. Nhân viên bán hàng sẽ lập đơn đặt hàng ( bao gồm 2 liên) theo yêu cầu của khách hàng. Sau khi kí vào đơn đặt hàng, nhân viên bán hàng sẽ gửi đơn đặt hàng đến cho bộ phận kinh doanh, Bộ phận kinh doanh xem xét khả năng thanh toán, giới hạn nợ của khách hàng, nếu khách hàng đủ khả năng mua hàng của công ty, trưởng phòng kinh doanh kí xác nhận lên đơn đặt hàng, một đơn đặt hàng lưu lại tại bộ phận kinh doanh, một đơn đặt hàng được gửi cho thủ kho lưu lại. Thủ kho sau khi nhận được đơn đặt hàng từ bộ phận kinh doanh sẽ lập phiếu xuất kho ( gồm 4 liên). Thủ kho sẽ xuất hàng hóa trong kho và ghi nhận số hàng