Tiểu luận Cơ cấu tổ chức của khách sạn Sofitel Metropole Hà Nội, ưu nhược điểm và hướng đề xuất

Bài tập nhóm GVHD: Nguyễn Thị Hải Đường Nhóm BF1 1 Tiểu luận Cơ cấu tổ chức của khách sạn Sofitel Metropole Hà Nội ,ưu nhược điểm và hướng đề xuất Bài tập nhóm GVHD: Nguyễn Thị Hải Đường Nhóm BF1 2 I. Giới thiệu về khách sạn: - Khách sạn Sofitel Metropole Hà Nội mang phong cách kiến trúc cổ kính của thời Pháp thuộc. Sofitel Metropole thể hiện nét cổ điển qua lớp sơn tường trắng, những khung cửa xanh, những hoạ tiết bằng sắt tinh xảo, ván tường bằng gỗ và một sân cỏ xanh tươi. Metropole là một trong số ít những khách sạn còn lại trong khu vực vẫn còn giữ được dáng vẻ cổ kính của mình. Khách sạn được xây dựng năm 1901 bởi 2 nhà đầu tư người Pháp.Sofitel Metropole Hà Nội đã vinh dự kỉ niệm dấu ấn hơn một thế kỉ hoạt động và luôn được coi là sự lựa chọn hàng đầu của nhiều doanh nhân và khách du lịch. Metropole là khách sạn năm sao đầu tiên ở Hà Nội, tự hào về lịch sử hoạt động của mình với tên tuổi của rất nhiều nhân vật nổi tiếng và các nhà chính khách quốc tế đã từng nghỉ tại khách sạn. - Địa điểm: Khách sạn Sofitel Metropole nằm ở 15 Ngô Quyền, khu trung tâm quận Hoàn Kiếm, gần Nhà hát lơn và các trung tâm mua sắm, các điểm du lịch. - Khách sạn có 364 phòng và dãy phòng sang trọng, lịch sự, được thiết kế theo phong cách trang nhã và được trang bị đầy đủ các trang thiết bị theo tiêu chuẩn quốc tế. II. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của khách sạn Sofitel Metropole Hà Nội 1. Sơ đồ: Bài tập nhóm GVHD: Nguyễn Thị Hải Đường Nhóm BF1 3 Phó tổng giám đốc Thư kí Bộ phận Buồng Bộ phận Bảo vệ Bộ phận Ăn uống Tổng Giám Đốc Bộ phận Lễ tân Bộ phận Tài chính Bộ phận Kinh doanh Bộ phận Kỹ thuật Thư kí Lễ Tân Quan hệ Khách hàng Business Center Tổng Đài Club Floor Health Club Banquet Buồng Bộ phận Nhân sự Kế toán Tổng Kế toán các Nhà hàng Quản lý máy Phòng Kinh doanh Bộ phận Bếp Giặt là Linen Kế toán các Nhà hàng Phòng Đặt phòng Bài tập nhóm GVHD: Nguyễn Thị Hải Đường Nhóm BF1 4 2. Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận a. Tổng Giám đốc : Là người đứng đầu Khách sạn, chịu trách nhiệm thực hiện công tác đối nội và đối ngoại trong mọi hoạt động kinh doanh của Khách sạn. Là người có chức năng cao nhất về quản lý Khách sạn, có chức năng bao quát chung toàn bộ hoạt động của Khách sạn, phối hợp với sự hoạt động với phó Giám đốc kiểm tra đôn đốc vạch kế hoạch công tác và các quy tắc điều lệ tương ứng xoay quanh mục tiêu quản lý kinh doanh của Khách sạn. b. Phó Giám đốc: Thường xuyên kiểm tra đôn đốc và chỉ đạo các bộ phận thực hiện hoàn thành công việc được giao. Phối hợp sự hoạt động trong các Khách sạn, thay mặt Khách sạn liên hệ với các ngành bên ngoài, với các cơ quan Nhà nước giải quyết các công việc hành chính từng ngày… Nhằm đảm bảo hoạt động của Khách sạn diễn ra bình thường, các nhiệm vụ và chỉ tiêu kinh tế của Khách sạn được hoàn thành với chất lượng cao. c. Giám đốc các bộ phận : Có chức năng tổ chức, quản lý điều hành mọi hoạt động kinh doanh của bộ phận mình, phối kết hợp với các bộ phận khác trong Khách sạn, giúp giải quyết các vấn đề nhanh hơn, làm cho công việc kinh doanh của Khách sạn tiến triển tốt. d. Thư ký: Là người có nhiệm vụ ghi chép sổ sách, giấy tờ đồng thời phiên dịch cho giám đốc và phó giám đốc trong những cuộc họp với đối tác nước ngoài.v.v.. e. Bộ phận nhân sự: Tổng số nhân viên: 7 nhân viên Chịu trách nhiệm đảm bảo nguồn nhân lực cho Khách sạn vào mọi thời điểm. Tìm kiếm những nguồn lao động cần thiết và phân bổ các nguồn này một cách hợp lý sao cho hiệu quả nhất.Đào tạo và quản lý phúc lợi cho toàn nhân viên trong khách sạn. Bài tập nhóm GVHD: Nguyễn Thị Hải Đường Nhóm BF1 5 f. Bộ phận kinh doanh: Tổng số nhân viên:29 nhân viên Có chức năng thực hiện việc tìm hiểu thị trường, tuyên truyền quảng bá và giới thiệu sản phẩm của Khách sạn trong và ngoài nước nhằm thu hút khách và tối đa hoá lợi nhuận. Nghiên cứu thị hiếu, đặc điểm tính cách dân tộc, tôn giáo của khách. Thực hiện Hợp đồng liên kết với các công ty du lịch và Khách sạn trong cả nước.Tham mưu cho Giám đốc về hoạt động kinh doanh và đề ra phương hướng, chiến lược kinh doanh, đề ra biện pháp khôi phục những nhược điểm và phát huy lợi thế trong kinh doanh. g. Bộ phận lễ tân: Tổng số nhân viên:95 nhân viên Có chức năng đại diện cho Khách sạn trong mở rộng các mối quan hệ, tiếp xúc với khách. Có vai trò quan trọng trong việc thu hút khách, làm cầu nối liên hệ giữa khách với các bộ phận khác trong Khách sạn, trong định hướng tiêu dùng của khách và giới thiệu các dịch vụ của Khách sạn với khách hàng. Bộ phận lễ tân đóng vai trò là trung tâm phối hợp mọi hoạt động của các bộ phận trong Khách sạn, tham mưu cho giám đốc cung cấp thông tin về khách. Bán dịch vụ phòng nghỉ và các dịch vụ cho khách, tham gia vào các hoạt động kinh doanh phòng ngủ của Khách sạn như: đón tiếp khách, bố trí phòng ngủ, giữ đồ cho khách, thanh toán,..Nắm vững thị hiếu của khách, tạo nên cảm nhận ban đầu tốt đẹp và để lại ấn tuợng cho khách. Giải quyết các khiếu nại, phàn nàn của khách.Giữ mối quan hệ chặt chẽ với các cơ quan hữu quan và các cơ sở dịch vụ ngoài Khách sạn để đáp ứng nhu cầu của khách và giải quyết các vấn dề phát sinh. Đảm bảo an toàn tính mạng và tài sản cho khách và Khách sạn. Đoàn kết giúp đỡ lẫn nhau, không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn và cải tiến phương pháp làm việc. h. Bộ phận tài chính: Tổng số nhân viên:36 nhân viên Chuyên thực hiện về các công việc như tiền lương, chứng từ, sổ sách kế toán. Có chức năng là ghi chép các giao dịch về tài chính và các diễn giải các báo cáo tài chính cung cấp cho ban quản lý của các bộ phận khác. Báo cáo định kỳ kết quả hoạt động kinh Bài tập nhóm GVHD: Nguyễn Thị Hải Đường Nhóm BF1 6 doanh đã đạt được, chuẩn bị bảng lương, kế toán thu chi. Ngoài ra, còn các chức năng liên quan đến các lĩnh vực khác của Khách sạn như kế toán giá thành, kiểm soát toàn bộ chi phí. i. Bộ phận ăn uống: Tống số nhân viên là:147 nhân viên Có chức năng:Đón tiếp và phục vụ khách các món ăn, đồ uống đảm bảo chất lượng nhằm tạo hiệu quả kinh doanh. Nhiệm vụ chính: Chịu trách nhiệm chuẩn bị phục vụ khách ăn uống các bữa ăn bình thường và các bữa tiệc lớn, nhỏ đúng giờ, kịp thời, chính xác, đúng nguyên tắc, đúng tác quy định. Tìm hiểu, nắm vững yêu cầu của khách, phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận để đáp ứng tốt nhất mọi yêu cầu của khách. Duy trì tốt vệ sinh an toàn thực phẩm và vệ sinh môi trường. Đảm bảo thanh toán chính xác với khách và thực hiện tốt quản lý lao động. j. Bộ phận buồng: Tổng số nhân viên:115 nhân viên: Chức năng chính: Tổ chức,lo liệu đón tiếp và phục vụ nơi nghỉ ngơi của khách, quản lý việc cho thuê buồng và quán xuyến toàn bộ trong quá trình khách ở, các dịch vụ bổ sung như giặt là, linen. Có nhiệm vụ: thực hiện các biện pháp chống cháy, chống độc, thực hiện tẩy trùng, diệt chuột, gián, phòng chống dịch bệnh. Chịu trách nhiệm về toàn bộ tài sản khu vực buồng.Kiểm soát chi tiêu của bộ phận.Tổ chức quản lý và giữ gìn hành lý của khách để quên, kip thời thông báo với bộ phận lễ tân để tìm cách trả lại cho khách. Kiểm tra và duy trì những số liệu cần thiết về tình hình khách, về hệ thống buồng, về các dịch vụ phát sinh để giúp đối chiếu với lễ tân và cải tạo, bảo dưỡng buồng. Giữ mối liên hệ với lễ tân và các bộ phận như bàn, bar, bếp, kỹ thuật bảo dưỡng, kế toán, bảo vệ, tiếp thị và bán hàng để xúc tiến dịch vụ và nâng cao chất lượng phục vụ. Bài tập nhóm GVHD: Nguyễn Thị Hải Đường Nhóm BF1 7 k. Bộ phận bếp: Tổng số nhân viên:95 nhân viên Chịu trách nhiệm cung cấp các món ăn kịp thời cho nhà hàng, các bữa tiệc và hội nghị hội thảo theo yêu cầu của khách. Đảm bảo bữa ăn đầy đủ cho nhân viên trong Khách sạn. l. Bộ phận bảo vệ: Tổng số nhân viên: 25 nhân viên Có nhiệm vụ bảo đảm an toàn thân thể và tài sản cho khách trong Khách sạn. Đảm bảo an ninh luôn ổn định bên ngoài và trong Khách sạn. Hướng dẫn khách những chú ý đặc biệt. m. Bộ phận kỹ thuật: Tông số nhân viên:23 nhân viên §¶m b¶o hÖ thèng kü thuËt nh­ ©m thanh, ¸nh s¸ng, ®iÖn, n­íc trong Kh¸ch s¹n ®­îc ho¹t ®éng tèt. §¶m b¶o c¸c khu vùc kh¸ch ë, gi¶i quyÕt c¸c vô ch¸y næ, ho¶ ho¹n x¶y ra trong Kh¸ch s¹n. Tóm lại, các bộ phận trong khách sạn Metropole Hà Nội ngoài chức năng và nhiệm vụ riêng của mình còn có chức năng chung là phải đoàn kết, phối hợp, giúp đỡ lẫn nhau trong công việc để củng cố, duy trì và quảng bá thương hiệu của khách sạn, thỏa mãn tối đa trông đợi của khách, tối đa hóa lợi nhuận của Khách sạn và mang lại hiệu quả cao nhất. 2. Nhận xét : Mô hình trên cho thấy mối quan hệ của tổng giám đốc và các bộ phận, cơ cấu theo kiểu trực tuyến chức năng phù hợp với quy mô lớn của khách sạn Metropole. Ưu điểm: - Đảm bảo chế độ mỗi người chỉ có 1 lãnh đạo trực tiếp - Thu hút được chuyên gia vào công tác lãnh đạo, giải quyết các vấn đề chuyên môn một cách thành thạo hơn, đồng thời giảm bớt gánh nặng về quản trị cho người lãnh đạo Bài tập nhóm GVHD: Nguyễn Thị Hải Đường Nhóm BF1 8 - Chuyên môn hóa cao và tổ chức theo các bộ phận chức năng: lễ tân, buồng, nhân sự, tài chính…tạo điều kiện thuận lợi cho các bộ phận hoặc làm việc có hiệu quả. - Thể hiÖn sù ph©n quyÒn trong qu¶n lý, ®ång thêi n©ng cao tinh thÇn tr¸ch nhiÖm cña c¸c bé phËn chøc n¨ng, mçi vÞ trÝ trong tæ chøc ®¶m b¶o cho c«ng viÖc thùc hiÖn th«ng suèt, t¹o ®iÒu kiÖn cho cÊp d­íi chñ ®éng chuyªn s©u vµo c«ng viÖc. Nhượcđiểm: - Người lãnh đạo phải giải quyết thường xuyên mối quan hệ giũa bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng. Tổng giám đốc có thể bị quá tải về các vấn đề nan giải trong khách sạn và việc ra quyết định, vì bất cứ chần chừ hay trì hoãn của tổng giám đốc sẽ dẫn đến các quyết định chậm trễ và lệch hướng cho khách sạn. - Bộ phận kho không thấy trên sơ đồ, đây là 1 bộ phận chuyên chịu trách nhiệm về việc xuất nhập lương thực, thực phẩm, trang thiết bị, đồ dùng cho Khách sạn. Nhân viên có nhiệm vụ quản lý, chịu trách nhiệm đối với những thất thoát xảy ra tại kho. - Bộ phận tài chính có nhân viên quản lí máy là không cần thiết vì tốn thêm chi phí và đã có bộ phận kỹ thuật sữa chữa. - Bộ phận bảo vệ nên chuyên môn hóa tưng bộ phận như là bảo vệ an ninh, giữ xe. - Phòng đặt phòng thuộc bộ phận kinh doanh là k hợp lí, vì công việc này đã có lễ tân làm. Bài tập nhóm GVHD: Nguyễn Thị Hải Đường Nhóm BF1 9 - Theo nhóm nghiên cứu thì khách sạn này có bộ phận massage nhưng không thể hiện trên sơ đồ, bộ phận này chịu trách nhiệm cung cấp thêm các dịch vụ với mục đích giúp khách nghỉ ngơi thư giãn khi đi du lịch hoặc sau những buổi làm việc họp hành căng thẳng.Ngoài ra, còn cung cấp các trang thiết bị hiện đại phục vụ nhu cầu của khách trong việc tập luyên cơ thể, giữ gìn sức khỏe khi ở trong Khách sạn. - Trong bộ phận tài chính đã có kế toán nhà hàng nhưng trông bộ phận thực phẩm – ăn uống vẫn có thêm bộ phận này. - Trong sơ đồ bộ phận ăn uống không có bộ phận nhà hàng và bar trong khi đó đây là một trong 2 bộ phận không thể thiếu cho một cơ sở kinh doanh lưu trú như Sofiel Metropole Hà Nội. III. Vẽ lại sơ đồ: Bài tập nhóm GVHD: Nguyễn Thị Hải Đường Nhóm BF1 10 Phó Tổng Giám Đốc Thư kí Bộ phận Buồng Bộ phận An ninh Bộ phận Ăn uống Tổng Giám Đốc Bộ phận Lễ tân Bộ phận Tài chính Bộ phận Kinh doanh Bộ phận Kho Bộ phận Nhân sự Bộ phận Kỹ thuật Thư kí Phòng Kinh doanh Phòng Marketing Kế toán Tổng Kế toán các Nhà hàng Kế toán Buồng phòng Tiền sảnh Lễ tân Quan hệ Khách hàng Dịch vụ văn phòng Tổng Đài Hỗ trợ đón tiếp Tiệc Bộ phận Bếp Buồng Giặt là Linen Bảo vệ Giữ xe Nhà hàng Bar Bài tập nhóm GVHD: Nguyễn Thị Hải Đường Nhóm BF1 11