Trong những năm gần đây Đất Nước ta đã có nhiều đổi mới trong những lĩnh vực
như : kinh tế, văn hoá, chính trị, xã hội, trong đó đặc biệt là kinh tế – một lĩnh vực đóng
vai trò quan trọng trong tiến trình hội nhập của Việt Nam vào khu vực và Thế giới .
Năm 2001 được coi là năm đầu tiên bước vào thế kỷ 21- năm đầu tiên thực hiện
nghị quyết đại hội Đảng toàn quốc lần thứ IX .đại hội đã đề ra đến năm 2020 nước ta cơ
bản trở thành một nước công nghiệp theo hướng hiện đại .
Trước tiên chúng ta đang hướng tới một nền kinh tế tri thức –một nền kinh tế được xây
dựng trên sản xuất, phân phối sử dụng tri thức và tin học làm động lực phát triển. Điều
ấy đã khẳng định vị trí và vai trò của con người trong nền kinh tế – con người là nguồn
lực của mọi nguồn lực, là yếu tố trung tâm của mọi thời đại. Do vậy Đảng và Nhà nước ta
đã xác định vấn đề giáo dục đã trở thành quốc sách, giáo dục phải được ưu tiên một bước
.
Trong xu thế phát triển chung của nghành giáo dục, nghành học Quản trị văn phòng
là một nghành học còn khá mới mẻ và là một trong bốn môn học chuyên nghành trong
chương trình đào tạo của nghành QTVP - khoa QTKD - Trường ĐH. Tuy là một trường
Đại học còn rất trẻ, mới được thành lập cách đây không lâu nhưng trường đã mạnh dạn
đào tạo nghành QTVP – một ngành học được coi là khá mới mẻ trong số các trường đại
học ở nước ta .
Bản báo cáo tổng hợp này được kết cấu gồm 3 phần chính sau :
Phần I : Tổng quan về công ty Thương mại và sản xuất vật tư, thiết bị GTVT.
Phần II : Công tác tổ chức và hoạt động văn phòng của công ty Thương mại và sản xuất
vật tư thiết bị GTVT.
Phần III : Một số nhận xét và đánh giá hoạt động của văn phòng công ty .
25 trang |
Chia sẻ: lvbuiluyen | Lượt xem: 6773 | Lượt tải: 1
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Tiểu luận Công tác tổ chức và hoạt động văn phòng ở công ty Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị giao thông vận tải, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
TIỂU LUẬN:
Công tác tổ chức và hoạt động văn
phòng của công ty Thương mại và sản
xuất vật tư thiết bị GTVT
Lời mở Đầu
Trong những năm gần đây Đất Nước ta đã có nhiều đổi mới trong những lĩnh vực
như : kinh tế, văn hoá, chính trị, xã hội, trong đó đặc biệt là kinh tế – một lĩnh vực đóng
vai trò quan trọng trong tiến trình hội nhập của Việt Nam vào khu vực và Thế giới .
Năm 2001 được coi là năm đầu tiên bước vào thế kỷ 21- năm đầu tiên thực hiện
nghị quyết đại hội Đảng toàn quốc lần thứ IX .đại hội đã đề ra đến năm 2020 nước ta cơ
bản trở thành một nước công nghiệp theo hướng hiện đại .
Trước tiên chúng ta đang hướng tới một nền kinh tế tri thức –một nền kinh tế được xây
dựng trên sản xuất, phân phối sử dụng tri thức và tin học làm động lực phát triển. Điều
ấy đã khẳng định vị trí và vai trò của con người trong nền kinh tế – con người là nguồn
lực của mọi nguồn lực, là yếu tố trung tâm của mọi thời đại. Do vậy Đảng và Nhà nước ta
đã xác định vấn đề giáo dục đã trở thành quốc sách, giáo dục phải được ưu tiên một bước
.
Trong xu thế phát triển chung của nghành giáo dục, nghành học Quản trị văn phòng
là một nghành học còn khá mới mẻ và là một trong bốn môn học chuyên nghành trong
chương trình đào tạo của nghành QTVP - khoa QTKD - Trường ĐH. Tuy là một trường
Đại học còn rất trẻ, mới được thành lập cách đây không lâu nhưng trường đã mạnh dạn
đào tạo nghành QTVP – một ngành học được coi là khá mới mẻ trong số các trường đại
học ở nước ta .
Bản báo cáo tổng hợp này được kết cấu gồm 3 phần chính sau :
Phần I : Tổng quan về công ty Thương mại và sản xuất vật tư, thiết bị GTVT.
Phần II : Công tác tổ chức và hoạt động văn phòng của công ty Thương mại và sản xuất
vật tư thiết bị GTVT.
Phần III : Một số nhận xét và đánh giá hoạt động của văn phòng công ty .
Phần I
TổNG QUAN Về CôNG TY
THươNG MạI Và SảN XUấT VậT Tư THIếT Bị GTVT
Tổng công ty cơ khí GTVT
1)Tổ chức của công ty:
1.1 - Qúa trình hình thành và phát triển của công ty.
Công ty Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT là một doanh nghiệp Nhà nước
trực thuộc liên hiệp xí nghiệp cơ khí GTVT-Bộ GTVT.Được thành lập theo quyết định số
602/QĐ/TCCB-LĐ ngày 5/4/1993 của Bộ GTVT.
- Tên công ty: Công ty vật tư thiết bị cơ khí GTVT( mã số 25)
- Trụ sở giao dịch: Km 9, Đường Nguyễn Trãi, phường Thanh Xuân Bắc, Quận
Thanh Xuân –TP Hà Nội.
- Nay DNNN đổi tên thành:công ty Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT -
trực thuộc Tổng công ty cơ khí GTVT kể từ ngày ký quyết định theo số2195-1998/ QĐ -
BGTVT
Nay chuyển đến 199B phố Minh Khai - Quận HBT - Hà Nội
- Tên giao dịch QuốcTế : TMT - Trade Manufacture Transportation.
Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT- trực thuộc Liên hiệp xí nghiệp
cơ khí GTVT với quy mô ban đầu rất sơ khai với tổng số vốn kinh doanh là:190 triệu
đồng .Và được thành lập vào ngày 19/3/1993 có trụ sở đặt tại Km 9 Đường Nguyễn Trãi ,
phường Thanh Xuân Bắc, Quận Đống Đa-TP Hà Nội.
+ Thuận lợi:
- Được sự quan tâm của Tổng công ty cơ khí GTVT , Bộ GTVT, Quận uỷ quận Đống
Đa tạo điều kiện tháo gỡ khó khăn cho các chương trình SXKD của công ty để có điều
kiện phát triển sản xuất , nâng cao tính cạnh tranh.
- Cơ chế chính sách của Nhà nước đã có sự thay đổi cơ bản theo hướng khuyến khích
các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế mạnh dạn đầu tư và năng động sáng tạo
trong SXKD .
- Một số cán bộ trong công ty chưa hoà nhập kịp thời ,đáp ứng yêu cầu nền kinh tế thị
trường, nên có nhiều cơ hội kinh doanh bị bỏ lỡ.
- Đội ngũ cán bộ kỹ thuật , cán bộ quản lý, công nhân lành nghề …còn thiếu nhiều.
- Vốn đầu tư và vốn kinh doanh thiếu trầm trọng, công ty hoạt động chủ yếu bằng vốn
vay. Tổng số tiền phải trả cho ngân hàng mỗi năm lên tới: hơn 2 tỷ đồng
1.2 - Chức năng, nhiệm vụ của công ty theo quyết định thành lập:
Theo QĐ số 602 – QĐ/TCCB - LĐ ngày 5 tháng 4 năm 1993 của Bộ trưởng Bộ GTVT
về việc thành lập doanh nghiệp Nhà nưóc: Công ty Vật tư Thiết bị Cơ khí GTVT, trực
thuộc tổng công ty cơ khí GTVT. Công ty có nhiệm vụ chủ yếu là:
- Kinh doanh xuất nhập khẩu vật tư, thiết bị, phụ tùng, phương tiện vận tải, nông sản
và hàng tiêu dùng.
- Đại lý, kinh doanh vật tư, thiết bị, phụ tùng, vật liệu xây dựng và dịch vụ vận tải
hàng hóa.
- Xuất khẩu lao động ( Có giấy phép số 81/LĐTBXH – GP ngày 28/4/2000 của Bộ
Lao động Thương binh và Xã hội và Quyết định số 896/2000/QĐ - GTVT ngày
18/4/2000 của Bộ GTVT ).
- Sản xuất, lắp ráp xe ôtô, xe gắn máy hai bánh, KDXNK vật tư, thiết bị, phụ tùng
ôtô, xe gắn máy hai bánh ( Có QĐ số 4000/ QĐ - Bộ GTVT ngày 27/01/2001 của Bộ
GTVT).
Với những nhiệm vụ trên đây công ty đã hoàn thành tốt nhiệm vụ do bộ trưởng Bộ
GTVT giao và ngày càng khẳng định vị thế của mình trong nghành Giao thông Việt
Nam. Cho đến ngày 4/11/1994 và ngày 8/9/1998 theo QĐ số 2195/1998/QĐ - Bộ GTVT
ngày 1/9/1998 của bộ GTVT công ty được đổi tên thành công ty thương mại và sản xuất
vật tư thiết bị GTVT và công ty được bổ sung thêm nhiệm vụ đó là:
- Kinh doanh xuất nhập khẩu vật tư, thiết bị, phụ tùng, phương tiện vận tải, nông
sản và hàng tiêu dùng.
- Đại lý, kinh doanh vật tư, thiết bị, phụ tùng, vật liệu xây dựng và dịch vụ vận
tải hàng hóa.
- Gia công phục hồi, kinh doanh vật tư phụ tùng, phương tiện thiết bị cơ khí
GTVT. Sửa chữa, kinh doanh, ký gửi các loại xe gắn máy hai bánh, kinh doanh
hàng điện tử, hàng trang trí nội thất. Làm dịch vụ xuất nhập khẩu thiết bị, phụ
tùng, phương tiện GTVT.
1.3 - Tổ chức công ty:
Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT là một đơn vị hạch toán độc
lập. Bộ máy quản lý của công ty theo kiểu “ Trực tuyến chức năng” và chỉ đạo thống nhất
từ trên xuống dưới có nghĩa là các phòng ban tham mưu với giám đốc theo chức năng và
nhiệm vụ của mình giúp ban giám đốc điều hành và ra quyết định có lợi cho công ty.
*Ban giám đốc gồm có:
- Giám đốc công ty: Do bộ trưởng Bộ GTVT bổ nhiệm, có quyền tổ chức điều hành
mọi hoạt động của công ty theo chế độ thủ trưởng và chịu trách nhiệm toàn diện trước
cấp trên và tập thể CBCNV trong công ty.
- Phó giám đốc: Do giám đốc đề nghị, được Bộ trưởng Bộ GTVT bổ nhiệm có nhiệm
vụ giúp giám đốc về tổ chức kinh doanh, phụ trách theo từng chức năng. Gồm có 02 phó
giám đốc :
+ Phó giám đốc kỹ thuật.
+ Phó giám đốc nội chính.
* Các phòng chức năng gồm có:
- Phòng tổ chức hành chính.
- Phòng Tài chính Kế toán.
- Phòng kinh doanh XNK.
- Phòng thị trường.
- Phòng khoa học công nghệ.
Ngoài ra còn có các đơn vị trực thuộc bao gồm:
- Nhà xưởng sản xuất và dây chuyền sản xuất bộ ly hợp, bộ côn tại 199B Minh Khai.
- Nhà máy sản xuất, lắp ráp xe gắn máy tại Hưng Yên.
- Nhà máy sản xuất lắp ráp xe ôtô tải nhẹ tại Hưng Yên.
- Chi nhánh tại thành phố HCM ( Số 23 Đặng Thị Nhu - Q.1 – TPHCM ).
SƠ Đồ : CƠ CấU Tổ CHứC
CôNG TY THươNG MạI Và SảN XUấT VậT Tư THIếT Bị GTVT
_
_
(1). Phòng tổ chức – Lao động – Hành chính:
Có các chức năng và nhiệm vụ sau:
- Lập phương án tổ chức – Cán bộ xây dựng định biên hàng năm phù hợp với tình hình
sản xuất của công ty.
- Lập kế hoạch lao động và tiền lương.
- Quản lý sử dụng lao động như: Tuyển dụng, bồi dưỡng, đào tạo, đề bạt, điều động.
- Quản lý tham mưu giúp lãnh đạo phân phối quỹ tiền lương.
- Đề xuất các phương án thực hiệnvề công tác thanh tra, pháp chế quân sự, bảo vệ
phòng chống cháy nổ, phòng chống bão lụt.
- Hướng dẫn và chỉ đạo công tác an toàn lao động, phòng chống dịch bệnh, khám sức
khoẻ điều dưỡng, điều trị, làm các thủ tục hưu trí, mất sức cho các CBCNV.
- Quản lý công tác thống kê hành chính nhân sự của công ty.
- Trực tiếp quản lý xe ôtô, cấp phát xăng dầu, điều động xe phục vụ lãnh đạo và công
tác của công ty.
(2). Phòng tài chính kế toán:
Có chức năng và nhiệm vụ như sau:
- Tổ chức thực hiện đúng luật TCKT mà nhà nước ban hành.
- Phân tích hoạt động kinh tế phục vụ SXKD của công ty.
- Lập kế hoạch thu chi tài chính hàng tháng, hàng quý, năm.
- Quyết toán tài chính hàng quý từng hợp đồng và hàng năm.
- Tổ chức theo dõi các nguồn vốn của công ty, lập kế hoạc cân đối thu- chi theo quy
định của nhà nước về tài chính.
- Hàng tháng, quý, năm tổ chức kiểm tra nghiệp vụ kế toán trong văn phòng công ty và
các xí nghiệp trực thuộc công ty.
- Phối hợp với phòng kế hoạch kỹ thuật để làm nhiệm vụ tham mưu cho lãnh đạo công
ty về mặt theo dõi, quản lý, mua sắm vật tư, thiết bị phục vụ cho các hoạt động sản xuất
và kinh doanh.
(3).Phòng Kinh doanh – Xuất nhập khẩu:
Có chức năng và nhiệm vụ như sau:
- Làm công tác tiếp nhận các mặt hàng vật tư xuất nhập khẩu.
- Kinh doanh các mặt hàng của công ty.
- Nhập hàng hoá và xuất khẩu hàng hoá của công ty.
(4).Phòng khoa học công nghệ :
Có chức năng và nhiệm vụ như sau:
- Kiểm tra giám định chất lượng sản phẩm của công ty.
- Đảm bảo môi trường cho chất lượng của xe gắn máy.
- Nghiên cứu đưa khoa học vào ứng dụng thực tế cho sản phẩm của công ty mình.
2) Lĩnh vực hoạt động của Công ty TM và sản xuất vật tư thiết bị GTVT.
2.1 Lĩnh vực hoạt động:
Công ty TM và sản xuất vật tư thiết bị GTVT chuyên sản xuất lắp ráp và kinh
doanh xe gắn máy, ô tô. Công ty đã đầu tư dây chuyền lắp ráp động cơ xe gắn máy,sản
xuất khung xe máy các loại và đầu tư sản xuất một số chi tiết và động cơ xe máy. Sản
phẩm của công ty sản xuất , lắp ráp đạt chất lượng cao,mẫu mã đẹp và phù hợp, giá thành
rẻ đã và đang được thị trường chấp nhận và ưa chuộng.
2.2 Kết quả thực hiện hoạt động SXKD – chính sách đời sống văn hoá xã hội – an
ninh quốc phòng.
Kết quả thực hiện SXKD và các chỉ tiêu chủ yếu đều đạt trên 200% so với năm
2001, năm 2002 trung bình mỗi CBCNV Công ty đã đóng góp xây dựng ngân sách Nhà
nước ( 637 triệu đồng. Kết quả đó đã cho thấy Công ty đang nỗ lực phấn đấu để hoà nhập
với sự phát triển chung của toàn Tổng công ty.
2.2.2 Kết quả thực hiện chính sách, đời sống văn hoá, xã hội:
Hai năm vừa qua(2001-2002) công ty đã giải quyết trả lương trực tiếp thêm cho 40
lao động tuyển dụng vào công ty làm việc và gián tiếp cho hàng ngàn người của các công
ty khác đều có việc làm và thu nhập ổn định, đặc biệt trong 2 năm vừa qua công ty đã
hợp tác sản xuất cùng một số đơn vị trong tổng công ty, tạo ra việc làm và tăng thêm
nguồn thu của một số công ty khác thuộc Tổng công ty như :
+ Công ty cơ khí ô tô 3/2 :3.774.369.000 đồng
+ Công ty cơ khí 120 :3.641.026.000 đồng
+ Công ty cơ khí Ngô Gia Tự :1.206.197.500 đồng
+ Công ty sản xuất và kinh doanh xe máy : 290.000.000 đồng
+ Công ty xây dựng và cơ khí số 1 : 355.000.000 đồng
- Chế độ BHXH, BHYT thực hiện đầy đủ theo qui định của nhà nước đối với
người lao động. Khen thưởng động viên kịp thời CBCNV có thành tích trong SXKD, con
em CBCNV có thành tích tốt trong học tập hàng năm. Thường xuyên quan tâm đến công
tác hiếu hỷ, ủng hộ giúp đỡ trẻ em, người tàn tật, giúp đỡ đồng bào lũ lụt, giúp đỡ học
sinh nghèo vượt khó…
- Tổ chức phong trào thi đua lao động giỏi, giáo dục xây dựng đội ngũ công nhân,
lao động nhằm hoàn thành toàn diện kế hoạch XSKD.
- Tổ chức đại hội công nhân viên chức, xây dựng và thực hiện qui chế dân chủ,
lắng nghe ý kiến, kiến nghị của người lao động về các vấn đề liên quan đến hoạt động
XSKD.
-Thường xuyên quan tâm đến phong trào văn hoá,văn nghệ, thể dục, thể thao góp
phần nâng cao đời sống tinh thần của người lao động.
2.2.3 Kết quả thực hiện công tác an ninh chính trị, trật tự , an toàn xã hội:
- Công ty có nhiều địa điểm SXKD và việc tiếp nhận hàng hoá nhập khẩu đều ở
các cửa khẩu có rất nhiều phức tạp nhưng công ty chưa để xảy ra mất an toàn về người và
hàng hoá. Trật tự an toàn trong công ty luôn luôn được đảm bảo.
- Công ty thường xuyên có chuyên gia, khách nước ngoài đến ở và làm việc. Công
ty luôn coi trọng việc kết hợp với các cơ quan chức năng địa phương,có phương án
phòng ngừa, bảo vệ, luôn chấp hành nghiêm chỉnh qui định của nhà nước đối với người
nước ngoài đến và làm việc tại Công ty, không để xảy ra trường hợp nào đáng tiếc hoặc
vi phạm chính sách của Nhà nước trong lĩnh vực này.
Năm 2001 là năm đổi mới cách làm việc của công ty nên đã đạt được những kết
quả to lớn, đáng khích lệ và tự hào. Thành tích đó đã cổ vũ khích lệ mỗi CBCNV tiếp tục
đổi mới nhằm hoàn thành vượt mức kế hoặch đã đề ra trong những năm tiếp theo.
Nguyên nhân thắng lợi, những yếu kém cần khắc phục:
- Nguyên nhân thắng lợi:
+ Công ty thường xuyên được sự quan tâm, chỉ đạo trực tiếp của Tổng công ty cơ
khí GTVT và Bộ GTVT.
+Sự đoàn kết nhất trí trong bộ máy lãnh đạo, trong đó Đảng là hạt nhân, là cơ sở
vững chắc cho việc thực hiện thành công các chủ chương lớn của công ty. Hoạt
động SXKD phát triển là tiền đề, là cơ sở để xây dựng mối đoàn kết nhất trí trong
công ty .
+Vai trò lãnh đạo, chỉ đạo của Ban giám đốc công ty là sự đổi mới, là những cuộc
cách mạng và sự sắp xếp bố trí hợp lý đội ngũ cán bộ lãnh đạo chủ chốt có ý nghĩa
quyết định đến sự phát triển về mọi hoạt động của công ty .
+ Công ty đã xác lập mối quan hệ tin cậy với mọi thành phần kinh tế trong nước
và nước ngoài, đó là yếu tố quan trngj trong SXKD. Thực tế SXKD trong năm
qua, vị trí, vai trò các bạn hàng đã đóng góp đáng kể cho sự phát triển của công ty.
Chính họ là nhưng người đáng trân trọng và là cầu nối giữa người sản xuất và
người tiêu dùng.
+ Công ty mạnh dạn đầu tư và đầu tư đủ mức độ cần thiết ở những khâu then chốt
có tính quyết định đến chất lượng và sản lượng, từng bước đảm bảo sức cạnh tranh
cho các sản phẩm của công ty trên thị trường.
- Trong quá trình SXKD đã bộc lộ những yếu kém cần được lhắc phục đó là:
+ Công ty mở rộng nhiều ngành nghề kinh doanh, song đội ngũ cán bộ quản lý,
chuyên viên thợ lành nghề thiếu trầm trọng cần được bổ sung và nâng cao hiệu
quả làm việc hơn nữa.
+ Công tác quản lý kỹ thuật, quản lý chất lượng, quản lý hàng hoá, phụ kiện lắp
ráp chưa chặt chẽ, chưa thúc đẩy sản xuất, phù hợp yêu cầu trong SXKD.
+Công tác quản lý tài chính-kế toán, thanh toán công nợ, cần phải phân định rõ
trách nhiệm đối với CBCNV làm công tác tài vụ và tài chính.
+ Công tác tiếp thị, thông tin thị trường còn yếu. Khả năng khai thác mặt hàng
kinh doanh mới còn nhiều hạn chế.
Phần II
CHƯƠNG ii:
NGHIệP Vụ HàNH CHíNH VĂN PHòNG TạI
PHòNG HàNH CHíNH – TổNG HợP
công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT
1. Tổ chức bộ máy văn phòng:
Bộ máy văn phòng của công ty bao gồm những phòng ban sau:
- Ban giám đốc điều hành hoạt động của công ty.
- Phòng tài chính kế toán.
- Phòng khoa học công nghệ.
- Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu.
- Phòng tổ chức lao động hành chính: Bao gồm:
+ Nhân viên văn thư lưu trữ.
+ Tổ bảo vệ.
+ Tổ xe.
+ Nhà ăn.
+ Tạp vụ.
2. Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng:
- Chức năng tổng hợp: Là chức năng phân tích và tổng hợp thông tin từ các nguồn
thông tin đầu vào, thông tin đầu ra và thông tin nội bộ nhằm giúp cho thủ trưởng đơn vị
đưa ra những quyết định quản lý kịp thời và chính xác. Trong các thông tin tổng hợp
được có thể thông qua bộ phận tham mưu hoặc trực tiếp tiến trình cho lãnh đạo.
- Chức năng tham mưu : là chức năng nghiên cứu, đề xuất, tham mưu cho lãnh đạo đề
ra các quyết định chỉ đạo, điều hành công việc có hiệu quả hơn. Trong một cơ quan thủ
trưởng là người chỉ đạo tất cả các công việc của đơn vị mình và cần phải nắm bắt và hiểu
rõ được tất cả các hoạt động của đơn vị mình. Bên cạnh đó, các hoạt động trong cơ quan
diễn ra trong phạm vi không gian lớn ở tất cả các ngành tham gia. Vì vậy đòi hỏi phải có
một bộ phận tham mưu thủ trưởng điều hành và ra quết định quản lý.
- Chức năng hậu cần: là chức năng tổ chức, sắp xếp bảo đảm điều kiện, vật chất,
phương tiện cho cơ quan như văn phòng phẩm, xe cộ, bố trí nơi làm việc của cơ quan, tổ
chức các cuộc họp, hội nghị, tiếp khách, chuẩn bị các chuyến đi công tác cho thủ trưởng,
kinh phí, y tế và môi trường…có thể nói chức năng hậu cần là rất quan trọng trong quá
trình hoạt động của cơ quan đơn vị. Nếu không đảm bảo được các yếu tố đó, tiến độ công
việc sẽ bị trì trệ, ngắt quãng và làm việc thực hiện mục tiêu của cơ quan không được đảm
bảo.
Tóm lại cả 3 chức năng trên đều quan trọng vì chúng đều nhằm duy trì và phát triển
hoạt động của cơ quan nói chung và nhiệm vụ văn phòng nói riêng. Trong đó chức năng
tổng hợp là quan trọng nhất vì bất cứ hoạt động nào của cơ quan đều cần đến nhu cầu tối
thiểu về thông tin do văn phòng tổng hợp trình sẽ là căn cứ quan trọng dể người lãnh đạo
ra quyết định. Để thực hiện chức năng của mình, văn phòng phải thực hiện hàng loạt
nhiệm vụ tương ứng với các chức năng đó.
( Nhiệm vụ của văn phòng :
Là những công việc cụ thể thực hiện những chức năng của văn phòng. Để thực hiện
chức năng tổng hợp, văn phòng phải thực hiện nhiệm vụ tiếp nhận khai thác thông tin dữ
liệu đầu vào, phân tích đánh giá và xử lý thông tin để thủ trưởng ra những quyết định
quản lý.
Tổ chức công tác văn thư soạn thảo ban hành quản lý văn bản trong cơ quan và văn
bản bên ngoài gửi đến, giúp thủ trưởng theo dõi giải quyết các văn bản theo đúng chính
sách, pháp luật của nhà nước, tổ chức công tác hồ sơ, tài liệu của cơ quan đơn vị giúp thủ
trưởng kiểm tra về mặt pháp chế các văn bản do cơ quan soạn thảo ban hành.
Với nhiệm vụ này văn phòng phải thiết lập các trạm thu thông tin đầu vào qua các
kênh thu chính thức và phi chính thức.
Quản lý đầu ra một cách chặt chẽ, đây là những thông tin đã được xử lý và sử dụng
để tham mưu cho cấp trên ra các quyết định quản lý, điều hành.
Để thực hiện chức năng tham mưu : Văn phòng phải xây dựng chương trình công
tác hàng năm, 6 tháng, 3 tháng, hàng tháng và sắp xếp lịch làm việc hàng tuần của cơ
quan đơn vị. Hoạt động của cơ quan có tốt hay không là do chương trình hoạt động của
văn phòng lập ra. Văn phòng còn phải tham gia điều phối hoạt động của toàn cơ quan.
Thường xuyên theo dõi đôn đốc các đơn vị thực hiện chương trình theo đúng kế hoạch đề
ra giải quyết những vấn đề đột xuất, những khó khăn trở ngại trong việc thực hiện
chương trình, kế hoạch công tác, đảm bảo chế độ thông tin báo cáo lên cấp trên kịp thời.
Để thực hiện chức năng hậu cần : văn phòng phải đảm bảo nhiệm vụ cung cấp dịch
vụ Văn phòng, bố trí phương tiện đi lại cho cán bộ lãnh đạo công ty , cho CBCNV.
Quản lý tài sản có trong trụ sở cơ quan như nhà cửa, xe cộ, các thiết bị trong các
phòng ban.
Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan , giữ vị trí cầu nối liên hệ với cơ quan
cấp trên, cấp ngang, cấp dưới dối với nhân dân. Văn phòng còn tổ chức các cuộc hội nghị
tiếp khách và chuẩn bị cho các chuyến đi công tác xa cho lãnh đạo, văn phòng còn phải quản
lý công tác thi đua khen thưởng trong cơ quan.
3. Cơ cấu tổ chức phòng Hành chính - Tổng hợp của công ty thương mại và sản xuất
vật tư thiết bị GTVT:
3.1 Sơ đồ bộ máy:
_
Công ty sắp xếp CBCNV trong phòng Hành chính – Tổng hợp gồm 19 người,
trong đó:
1. Trưởng phòng : 01 người,
2. Văn thư : 04 người.
3. Tổ xe : 05 người.
4. Bảo vệ : 03 người.
5. Tạp vụ : 01 người.
6. Nhà ăn : 05 người.
3.2 Chức danh, nhiệm vụ của CBCNV văn phòng:
( Trưởng phòng hành chính tổng hợp:
Phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước lãnh đạo về việc điều hành quản lý phân công
giao nhiệm vụ hàng ngày cho các bộ phận trong văn phòng.
Tổng hợp các tình hình chung của công ty để báo cáo lãnh đạo, tham gia các cuộc họp
mà công ty tổ chức để ghi chép biên bản các cuộc hội nghị, ra các thông báo mời họp, hội
nghị và ra các quyết định của cuộc họp chịu trách nhiệm tổ chức các cuộc hội nghị, sơ
tổng kết, tổ chức các cuộc triển lãm.
Xây dựng các kế hoạch trung và dài hạn, các văn bản về chế độ chính sách, về chế độ
quản lý và hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc lĩnh vực chuyên môn mà mình phụ trách
trên cơ sở chủ trương chính sách của nhà nước và của ngành.
Xây dựng lịch l