Tiểu luận Đàm phán trong hợp đồng kinh doanh xuất nhập khẩu

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỐ CHÍ MINH KHOA THƯƠNG MẠI - DU LỊCH - MARKETING BÀI TIỂU LUẬN ĐỀ TÀI: ĐÀM PHÁN TRONG HỢP ĐỒNG KINH DOANH XUẤT NHẬP KHẨU GVHD : TS. ĐINH LỚP : VB15NT002 MÔN : QUẢN TRỊ XNK SVTH : NHÓM 5 T.P HCM, ngày 23 tháng 05 năm 2013 ĐỀ TÀI: ĐÀM PHÁN TRONG HỢP ĐỒNG KINH DOANH XUẤT NHẬP KHẨU DANH SÁCH NHÓM 5: 1ǁ NGUYỄN HỒ TỐ NGÂN 2ǁ VÕ THỊ THÚY 3ǁ LÊ THỊ THU PHƯỢNG 4ǁ BÙI QUANG TÁM 5ǁ NGUYỄN TUẤN MẠNH 6ǁ TRẦN THỊ THANH TÂM 7ǁ NGUYỄN HỮU NAM 8ǁ PHAN QUỲNH NHƯ T r a n g | 1 MỤC LỤC I. KHÁI NIỆM ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH QUỐC TẾ: ...........................................3 II. THUẬT NGỮ CHUYÊN DỤNG TRONG ĐÀM PHÁN KINH DOANH QUỐC TẾ:.............6 1. BATNA (Best alternative to a negotiated agreement): ................................................................ 6 2. ZOPA (Zone of Possible Agreement): ........................................................................................... 7 III. NHỮNG NGUYÊN TẮC CƠ BẢN KHI ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH QUỐC TẾ: .8 IV. QUÁ TRÌNH ĐÀM PHÁN HỢP ĐỒNG XUẤT NHẬP KHẨU: .......................................... 13 1. Giai đoạn chuẩn bị: ....................................................................................................................... 13 2. Giai đoạn tiếp xúc: ........................................................................................................................ 25 3. Giai đoạn đàm phán: .................................................................................................................... 27 4. Giai đoạn kết thúc – Ký kết hợp đồng: ....................................................................................... 30 5. Giai đoạn kết thúc: ........................................................................................................................ 30 V. BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ĐÀM PHÁN TRONG HOẠT ĐỘNG XUẤT NHẬP KHẨU: ........................................................................................................................................... 31 1. Đàm phán bằng thư: ..................................................................................................................... 31 a. Phân loại và cấu trúc của thư đàm phán trong thương mại: ............................................... 31 b. Cấu trúc của một bức thư thương mại: .............................................................................. 32 2. Đàm phán bằng cách gặp mặt trực tiếp: ..................................................................................... 34 a. Nội dung đàm phán hợp đồng xuất nhập khẩu: ................................................................. 34 b. Kỹ thuật đàm phán: ........................................................................................................... 35 T r a n g | 2 LỜI MỞ ĐẦU Mọi người đều đang đàm phán một việc gì đó mỗi ngày, cũng như bắt gặp nó hằng ngày trong cuộc sống, trong công việc. Chúng ta đàm phán với mọi người, thương lượng về mọi chuyện. Đàm phán với sếp về việc tăng lương; thỏa thuận để mua hàng hóa, dịch vụ với giá mình mong muốn; dàn xếp một vụ kiện; Tất cả những việc này đều là đàm phán. Có thể nói rằng: Thế giới hiện thực quanh ta là một chiếc bàn đàm phán khổng lồ. Các cuộc đàm phán có thể xảy ra trong hội nghị, trên bàn tiệc, ngoài ánh sáng và cả trong bóng tối. Đàm phán về chính trị, ngoại giao, quân sự, kinh doanh đến những quan hệ tế nhị khác. Ngày càng có nhiều những tình huống cần phải đàm phán. Mọi người đều muốn tham gia vào việc ra các quyết định có ảnh hưởng đến bản thân mình, rất ít người chấp nhận một quyết định được phán quyết bởi người khác. Con người không ai giống ai, và họ đàm phán để giải quyết sự khác nhau đó. Mặc dù đàm phán diễn ra mỗi ngày, nhưng đàm phán sao cho có hiệu quả là một việc không dễ dàng. Đặc biệt là trong kinh doanh, doanh nghiệp nào cũng muốn đạt kết quả, lợi nhuận cao nhất. Ðiều đó phụ thuộc rất nhiều ở tài ngoại giao, đàm phán, thương thảo hợp đồng của nhà kinh doanh trên thương trường. Về mặt lịch sử, khi xã hội bắt đầu có sự phân công lao động xã hội mỗi người sản xuất ra một loại hoặc một nhóm hàng hoá. Để có thể có được những hàng hóa khác nhau để phục vụ cho nhu cầu trao đổi, người ta phải tiến hành trao đổi. Trong trao đổi, thông thường mỗi người đều tìm cách sao cho được nhiều nhưng chỉ mất ít, do đó để có thể dung hoà lợi ích giữa các bên người ta phải tiến hành thương lượng với nhau. Từ đó đàm phán bắt đầu xuất hiện trong lĩnh vực kinh tế. Vì hoạt động kinh tế diễn ra thường xuyên nên đàm phán diễn ra ngày càng phổ biến và có vai trò quan trọng. Tuy nhiên đàm phán kinh tế chỉ thực sự phong phú, đa dạng và phát huy vai trò quan trọng của nó khi nền sản xuất xã hội phát triển đến trình độ cao, hàng hóa sản xuất ra ngày càng nhiều, các hoạt động sản xuất kinh doanh, mua bán trao đổi diễn ra mạnh mẽ không chỉ trên phạm vi quốc gia mà còn trên phạm vi toàn thế giới. Trong điều kiện hội nhập, đàm phán phát triển hơn, phức tạp hơn. Vậy đàm phán trong kinh doanh quốc tế là gì? T r a n g | 3 Trong môi trường kinh doanh quốc tế, việc triển khai quá trình đàm phán và việc các bên nhận thức thế nào về mối quan hệ là điểm mấu chốt. Quá trình đàm phán trong kinh doanh quốc tế chịu sự tác động của nhiều yếu tố từ bên ngoài vào quá trình này. Sự khác biệt văn hóa hiện diện trên các cấp độ khác nhau là một trong những yếu tố quan trọng nhất: Trên cấp độ quốc gia, đó là sự khác biệt của văn hóa dân tộc; trên cấp độ tổ chức, bên cạnh sự tác động của văn hóa dân tộc là sự tác động của văn hóa tổ chức; trên cấp độ cá nhân, mỗi cá nhân tham gia vào quá trình đàm phán đều có những điểm văn hóa khác nhau; Những đặc điểm đó không chỉ phụ thuộc vào dân tộc, văn hóa tổ chức mà nhà đàm phán đại diện, mà còn được quyết định bởi tính cách cá nhân, trình độ văn hóa, kinh nghiệm nghề nghiệp... của nhà đàm phán. Trong đàm phán kinh doanh quốc tế, những khác biệt về văn hóa tạo nên một thách thức lớn cho các nhà đàm phán, đòi hỏi phải có sự hiểu biết và tính mềm dẻo thì mới có thể vượt qua. Khả năng đánh giá được các khác biệt văn hóa và điều khiển được đúng cách là yếu tố quan trọng giúp các cuộc đàm phán trong kinh doanh quốc tế thành công. Các bên càng hiểu và thích ứng với nhau thì bầu không khí đàm phán càng thuận lợi, các bên càng thấy rõ lợi ích chung và càng sẵn lòng hợp tác để cùng chiến thắng. T r a n g | 4 I. KHÁI NIỆM ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH QUỐC TẾ “If you are going to play the game properly, you’d better know the rules” – “Muốn chơi đúng điệu, hãy học luật chơi”. (The Essence of Negotiation – Jean M. Hiltrop and Sheila Udall – tr.8). Nói đến đàm phán có lẽ nhiều người biết. Nhưng ý nghĩa thực của nó là gì, phản ánh khái niệm cụ thể gì thì rất ít người có được câu trả lời trọn vẹn. Theo cách hiểu thông thường, đàm phán là hành vi và quá trình, mà trong đó hai hay nhiều bên muốn điều hòa quan hệ giữa hai hay nhiều bên, thông qua hiệp thương mà đi đến thống nhất ý kiến. Điều đó có nghĩa là, nếu các vấn đề hội đàm chưa được giải quyết thành công trên thực tế thì quá trình đàm phán còn chưa chấm dứt. Điều đó giống như khi có hai người hoặc hai người trở lên muốn chia nhau một giỏ cam, cam rất quí và hiếm, nhưng ai cũng muốn phần nhiều hơn, con người văn minh không ủng hộ việc sử dụng bảo lực, do vậy đã phát minh ra đàm phán. “Đàm phán là phương tiện cơ bản để đạt được cái mà ta mong muốn từ người khác. Đó là quá trình giao tiếp có đi có lại được thiết kế nhằm đạt được thỏa thuận trong khi giữa ta và phía bên kia có những quyền lợi có thể chia sẻ và những quyền lợi đối kháng” (Theo Roger Fisher & William Ury (1991)) “Đàm phán là hành vi và quá trình, mà trong đó hai hay nhiều bên tiến hành thương lượng, thảo luận về các mối quan tâm chung và những quan điểm còn bất đồng, để đi đến một thỏa thuận thống nhất” (Theo quan điểm của GS.TS Đoàn Thị Hồng Vân & Th.S Kim Ngọc Đạt) Nhưng để trở thành một nhà đàm phán giỏi đòi hỏi phải có khả năng, kiến thức, kinh nghiệm, phải học tập và phấn đấu không ngừng. Trong kinh doanh quốc tế, đàm phán là một hoạt động không thể thiếu và có vị trí đặc biệt quan trọng. T r a n g | 5 II. THUẬT NGỮ CHUYÊN DỤNG TRONG ĐÀM PHÁN KINH DOANH QUỐC TẾ 1. BATNA (Best alternative to a negotiated agreement) BATNA (Biện pháp dự phòng tốt nhất để tiến tới thoả thuận): Khái niệm này đã được đề cập đến vào năm 1981 trong cuốn “Có được sự đồng ý” của Roger Fisher và William Ury, yêu cầu bạn phải suy nghĩ xem bạn có thể chấp nhận được giải pháp nào khi đàm phán không thành công. Có BATNA, bạn vẫn cảm thấy mục đích của bạn vẫn được thoả mãn dù đối tác không chấp thuận. Cuộc đàm phán càng quan trọng đối với bạn, bạn càng phải cần đến yếu tố này, cả về tâm lý lẫn mưu lược. - BATNA là cơ hội để thể hiện đường lối hành động trong cuộc đàm phán. - Nhận biết BATNA của mình: biết được những gì mình cần làm hoặc đã xảy ra nếu không đạt được thỏa thuận cuối cùng. - BATNA xác định một điểm mà tại đó có thể từ chối một lời đề nghị không có lợi. - Nếu không có BATNA người đàm phán: Không biết cuộc đàm phán mang lại lợi ích cuối cùng hay không hoặc khi nào có thể từ chối. Đừng thương lượng nếu không rõ về BATNA của bạn. - Có thể từ chối một lời đề nghị tốt hơn cả ước tính. - Chấp nhận một lời đề nghị ít có lợi Ví dụ, nếu bạn được một công ty mời làm việc với mức lương tăng 2% so với mức lương hiện tại của bạn, bạn sẽ cảm thấy tự tin khi đàm phán một mức cao hơn vì bạn đã có biện pháp dự phòng rồi - tiếp tục công việc cũ mà bạn vẫn thích. Dựa trên biện pháp dự phòng để bạn chấp nhận hoặc không các vấn đề trong đàm phán. Khi xác định BATNA, bạn hãy trả lời ba câu hỏi sau: - Bạn có thể làm gì để thực hiện được mục tiêu nếu bạn đứng lên và chấm dứt cuộc đàm phán? Đôi khi bạn cần phải tìm một đối tác khác. Ví dụ, nếu giá bên đối tác đưa ra quá cao, lựa chọn của bạn là tìm đối tác khác. Trong các trường hợp khác, cách tốt nhất là không có sự chấp nhận nào. Ví dụ, bạn có thể quyết định không cần mua xe mới nữa. T r a n g | 6 - Bạn có thể làm gì để có được sự hợp tác của đối tác nhằm đạt được mục tiêu? Khi trả phòng thuê, người chủ liệu có đồng ý trả lại đầy đủ tiền an ninh cho bạn không nếu bạn rời đi vào thời điểm có người khác muốn thuê tiếp? - Nếu cuộc đàm phán bị phá vỡ, có thể nhờ đến bên thứ ba như luật sư hoặc một người trung gian không? Nếu không thể thoả hiệp được sự bất đồng giữa công nhân và nhà quản lý về một hợp đồng mới thì có thể nhờ đến bên trung gian không? 2. ZOPA (Zone of Possible Agreement) ZOPA là khu vực hay mức độ mà tại đó có thể xuất hiện một thỏa thuận làm vừa lòng cả hai bên. BATNAs là nền tảng cho ZOPA. ZOPA tồn tại nếu có một cuộc thỏa thuận tiềm năng sẽ mang lại lợi ích cho cả hai bên nhiều hơn so với các lựa chọn thay thế của họ. Ví dụ, nếu người mua một chiếc xe để sử dụng với giá $5.000 hoặc ít hơn, và người bán với giá $4.500 trở lên, hai người đã hình thành một ZOPA (khoản có thể chấp nhận được $4.500 - $5.000 ). Nhưng nếu người bán không bán dưới $7.000 và người mua sẽ không mua trên $5.000, họ sẽ không có một ZOPA nào cả. ZOPA là quan trọng đối với kết quả thành công trong cuộc đàm phán, nhưng nó có thể mất một thời gian để xác định xem ZOPA có tồn tại. Nó chỉ có thể trở nên tồn tại khi các bên khám phá những lợi ích khác nhau của họ thông qua BATNAs. Nếu các bên đàm phán có thể xác định. ZOPA, có một cơ hội tốt mà họ sẽ đi đến thỏa thuận. Seller’s Walkaway Position $4,500 $7,000 SELLER’S settlement range ZOPA BUYER’S settlement range $0 Buyer’s Walkaway Position $5,000 T r a n g | 7 III. NHỮNG NGUYÊN TẮC CƠ BẢN KHI ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH QUỐC TẾ 1. Muốn đàm phán thành công phải xác định rõ mục tiêu đàm phán một cách khoa học, phải kiên định, khôn ngoan bảo vệ quyền lợi của mình, đồng thời phải biết ứng phó một cách linh hoạt, sáng tạo trong từng trường hợp cụ thể. Đàm phán là quá trình bàn bạc, thỏa thuận giữa các bên, nhằm đi đến ý kiến thống nhất nên đàm phán là quá trình các bên đưa ra yêu cầu, chấp nhận nhượng bộ để nếu thành công thì mỗi bên sẽ tiến hành kí hợp đồng nhằm đạt mục đích cho mỗi bên, chứ không phải quá trình mỗi bên khăng khăng bảo vệ quyền lợi của mình. Chính vì vậy, muốn đàm phán thành công thì phải chuẩn bị công phu, kỹ lưỡng, xây dựng các mục tiêu đàm phán khoa học, chuẩn bị những lập luận vững chắc để thuyết phục đối tác, kiên định bảo vệ mục tiêu của mình. Đồng thời người tham gia đàm phán phải nhanh nhạy, linh hoạt, phân tích và phát hiện ra những phương án hay của đối tác, đem lại lợi ích lớn hơn cho các bên, trong trường hợp này nên khôn khéo thay đổi, chấp nhận phương án của đối tác để đạt được mục đích cuối cùng là cuộc đàm phán thành công tốt đẹp. 2. Phải biết kết hợp hài hoà giữa bảo vệ lợi ích của phía mình với việc duy trì và phát triển mối quan hệ với các đối tác. Đàm phán là quá trình trao đổi, thảo luận, thuyết phục giữa các bên mà giữa họ có các điểm chung nhưng đồng thời cũng có những điểm bất đồng, để mở rộng phần điểm chung và thu hẹp phần bất đồng nhằm đi đến ý kiến thống nhất. Nếu như không bên nào chịu nhượng bộ bên nào mà chỉ quan tâm đến lợi ích của mỗi bên thì sẽ không kí được hợp đồng. Đàm phán thành công, kí được hợp đồng tức là vừa giữ được mối quan hệ vừa phải giữ được lợi ích của các bên nên đàm phán là quá trình thống nhất giữa các mặt “hợp tác” và “xung đột”. Trong đàm phán, phải tránh khuynh hướng: đàm phán theo kiểu quá “mềm”, chỉ chú trọng giữ mối quan hệ của hai bên mà không quan tâm đến lập trường của mình, dẫn đến việc bị đối phương chèn T r a n g | 8 ép, đi từ nhượng bộ này đến nhượng bộ khác, cuối cũng phải chịu thiệt thòi mặc dù đã kí được hợp đồng. Ngược lại, cũng không nên quá “cứng”, khăng khăng bảo vệ lập trường của mình làm cho đàm phán tan vỡ, không kí được hợp đồng hoặc kí được hợp đồng nhưng đối phương bị quá dồn ép đến nổi không thực hiện được hợp đồng. Đàm phán theo kiểu “Nguyên tắc” chính là phương án tối ưu đồng thời thực hiện được cả hai mục đích: bảo vệ được lợi ích của mình và duy trì, phát triển mối quan hệ với các đối tác đàm phán. 3. Phải đảm bảo nguyên tắc “Đôi bên cùng có lợi” “ Đàm phán không phải là một cuộc cờ, không nên quyết đấu một trân thắng thua, đàm phán cũng không phải một trận đánh, phải tiêu diệt hoặc đặt đối phương vào đất chết, mà đàm phán là một sự nghiệp đôi bên cùng có lợi”. (Gerald I. Nierenberge). Vì vậy, người đàm phán cần bảo vệ lợi ích của chính mình, trong phạm vi đã được xác định có thể tìm kiếm được lợi ích nhiều nhất, mặt khác, bất kì người đàm phán nào cũng thỏa mãn nhu cầu thấp nhất của đối phương. Nếu không làm được điều đó thì đàm phán sẽ tan vỡ. 4. Đánh giá một cuộc đàm phán thành công hay thất bại không phải là lấy việc thực hiện mục tiêu dự định của một bên nào đó làm tiêu chuẩn duy nhất, mà phải sử dụng một loạt các tiêu chuẩn đánh giá tổng hợp. Tiêu chuẩn thực hiện mục tiêu: đây là tiêu chuẩn đầu tiên để đánh giá một cuộc đàm phán thành công hay thất bại. Muốn đánh giá được kết quả đàm phán trước hết cần xem xét kết quả cuối cùng của đàm phán có đạt được mục tiêu ban đầu xác định không? Mức độ thực hiện được là cao hay thấp? Tiêu chuẩn tối ưu hóa giá thành - chi phí thấp nhất: tiến hành một cuộc đàm phán phải có những chi phi nhất định, thông thường, trong hợp đồng xuất khẩu có ba loại chi phí sau: - Chi phí cơ bản: sự nhượng bộ để kí được hợp đồng = khoảng cách giữa lợi ích dự kiến thu được với lợi ích thu được trong đàm phán. - Chi phí trực tiếp của đàm phán: chi phí nhân lưc, vật lực, tài lực và thời gian dành cho đàm phán. - Chi phí cơ hội: mất cơ hội đầu tư kiếm lợi (kí được những hợp đồng khác). T r a n g | 9 5. Đàm phán là khoa học, đồng thời là nghệ thuật. Nếu như trước đây người ta cho rằng: đàm phán chỉ là một nghệ thuật, thì từ thế kỷ XX trở về sau các nhà nghiên cứu cũng như các nhà đàm phán đều công nhận: đàm phán là khoa học, đồng thời là nghệ thuật. Trước hết, đàm phán là khoa học, khoa học về phân tích giải quyết một cách có hệ thống, theo phương châm tìm giái quyết tối ưu cho các bên tham gia. Tính phân tích nhằm giải quyết vấn đề trong đàm phán được thể hiện trong suốt quá trình đàm phán, từ giai đoạn đàm phán cho đến giai đoạn kết thúc đàm phán. Tính hệ thống đòi hỏi phải có sự nhất quán trong suốt quá trình đàm phán. Đàm phán có thể được thực hiện theo mô hình tuyến tính hay mô hình vòng tròn, mỗi mô hình đều có nhưng ưu, nhược điểm riêng, nhưng dù thực hiện theo mô hình nào thì cũng chú ý đến việc phân tích, tính hệ thống, tính nhất quán. Với tư cách là một khoa học theo đúng nghĩa của nó (khoa học là sự quan sát, nhận biết, miêu tả, điều tra thực nghiệm và giải thích lý thuyết về các hiện tượng), đàm phán liên quan đến nhiều ngành khoa học khác như luật, kế toán – tài chính, xác suất thống kê, nhân chủng học, văn hóa học, nghệ thuật giao tiếp…nhằm giúp nhà đàm phán tìm ra được “phần chung” của các bên đàm phán, trên cơ sở đó dự báo được kết quả đàm phán và tìm được hướng đi thích hợp cho quá trình đàm phán. Đồng thời, đàm phán luôn là một nghệ thuật. Với tư cách là một nghệ thuật (nghệ thuật là sự thao tác đến mức thành thục, điêu luyện một số nguyên tắc và phương pháp trong một số lĩnh vực hoạt động nào đó của con người), đàm phán là chuỗi thao tác ở mức nhuần nhuyễn các kỹ năng giao tiếp, trình bày, thuyết phục, chấp nhận sự thuyết phục, dẫn dắt vấn đề, khả năng sử dụng các kỹ xảo đàm phán một cách khéo léo, đúng lúc, đúng cách mang lại hiệu quả cao. Nếu như chỉ đến thế kỷ XX đàm phán mới được công nhận là khoa học thì ngay từ thời tiền trung cổ , khi giữa các bộ lạc người xuất hiện giao lưu và trao đổi hàng hóa, đàm phán đã xuất hiện như một nghệ thuật. Muốn đạt đến trình độ nghệ thuật thì nhà đàm phán trẻ phải luôn nỗ lực học hỏi, rèn luyện, phấn đấu không ngừng. Muốn nhiều tiền và vợ đẹp nhưng vẫn dửng dưng trước phụ nữ đẹp và tiền. Đó là nhà đàm phán. T r a n g | 10 6. Đàm phán trong kinh doanh quốc tế là hoạt động giao lưu quốc tế, vì thế nó phụ thuộc rất nhiều vào quan hệ chính trị và ngoại giao của các quốc gia có liên quan. Khi đàm phán với công ty nước ngoài, bạn cần chấp hành tốt đường lối, chính sách ngoại giao liên quan đến quốc gia đó. Đồng thời, cần tìm hiểu đường lối, chính sách, hệ thống pháp luật, các chế độ quy định về hoạt động xuất nhập khẩu của nước đối tác, để không vi phạm, để phòng ngừa rủi ro. 7. Đàm phán kinh doanh quốc tế phải lấy thương pháp quốc tế làm chuẩn và lấy quán lệ quốc tế làm cơ sở. Vì thế các nhà đàm phán phải nắm vững tập quán, luật pháp thương mại quốc tế, thông thạo luật pháp của nước mình cũng như nước đối tác, hiểu thấu đáo những qui định của các tổ chức kinh doanh quốc tế và pháp luật quốc tế. Đàm phán quốc tế cần phải kiên trì theo đuổi nguyên tắc bình đẳng, hai bên cùng có lợi. ho dù làm ăn với nước nghèo hay giàu đi nữa, chỉ cần 2 bên có thành ý với nhau thì phải coi như nhau, không phân biệt. T r a n g | 11 Tóm lại, là một nhà kinh doanh khi tiến hành đàm phán trong kinh doanh quốc tế càng xác định chính xác các nhân tố ảnh hưởng đến quá trình đàm phán và ứng dụng tốt các nguyên tắc trong đàm phán thì quá trình đàm phán sẽ thu được những thành công nhất định. Trong cuộc sống hàng ngày, mỗi người chúng ta dù muốn hay không muốn cũng vẫn là một nhà đàm phán. Nhưng để trở thành một nhà đàm phán giỏi đòi hỏi phải có khả năng, kiến thức, kinh nghiệm, phải học tập và phấn đấu không ngừng. T r a n