Tiểu luận Khảo sát hệ thống quản lí nhân sự của trường THCS Võ Thị Sáu

Đề tài: Quản lý nhân sự trường cấp II Lời nói đầu           Ngày nay sự phát triển mạnh mẽ của tin học làm cho máy tính không thể nào thiếu được trong mọi lĩnh vực đời sống và cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin đã giúp cho việc quản lí hồ sơ, sổ sách trong các cơ quan , trường học trở nên rất tiện lợi. Khác với việc quản lí hồ sơ, sổ sách theo phương pháp thủ công truyền thống, việc quản lí hồ sơ bởi máy tính đã khắc phục được những khó khăn và yếu kém của quản lí theo phương pháp truyền thống, đó là giảm được số lượng người tham gia quản lí, sự vòng vèo trong các quy trình xử lí, tốc độ việc cập nhật và lấy thông tintăng lên rất nhiều, thông tin tập trung và gọn nhẹ không cồng kềnh, việc tính toán bằng máy cũng giảm tối thiểu những sai sót.            Vì vậy ứng dụng tin học trong công tác quản lý nhân sự trong trường cấp II là mô hình quản lý mới, và đã đem lại những khả năng mới trong công tác quản lý nhân sự tại Trường trung học cơ sở Võ Thị Sáu như : việc phân các giáo viên dạy các môn học, chủ nhiệm các lớp và phân công công tác đối với những nhân viên hành chính trong trường. Và đây là công việc của những người làm tin học chúng em.          Bài toán phân tích và thiét kế hệ thống quản lí nhân sự cảu Trường THCS là đề tài của nhóm sinh viên chúng em, nhằm giúp sinh viên tiến hành khảo sát và thực hiện phân tích và thiết kế một hệ thống có thực, giúp sinh viên nắm vững môn học này cũng như bước đầu làm quen với công việc phân tích và thiết kế hệ thống tin học, có những hiểu biết cơ bản về công việc này.         Nhóm sinh viên chúng em tiến hành khảo sát hệ thống quản lí nhân sự của Trường THCS Võ Thị Sáu.         Trong quá trình thực hiện chúng em nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của các thầy cô gíáo Trường THCS Võ Thị Sáu và đặc biệt là sự chỉ bảo tận tình của cô giáo Phạm Thị Loan giảng viên bộ môn Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin. Chúng em xin cảm ơn sự giúp đỡ vô cùng quý báu của các thầy cô trong quá trình cúng em làm đề tài.    Một lần nữa chúng em xin chân thành cảm ơn thày cô ! Nội dung của bài báo cáo bao gồm các phần: I.                  Khảo sát và xác lập dự án II.               Phân tích và thiết kế hệ thống III.            Thiết kế hệ thống IV.           Kết luận Chương I: Khảo sát và xác lập dự án  Tổng quan về hệ thống thông tin ứng dụng trong quản lý cán bộ. Trước khi bắt tay vào thiết kế và xây dựng hệ thống quản lý cán bộ chúng ta cần có một số khái niệm về hệ thống thông tin quản lý như sau: 1. Đặc điểm của hệ thống quản lý 1.1. Phân cấp quản lý Hệ thống thông tin quản lý là một hệ thống được tổ chức thống nhất từ trên xuống dưới, có chức năng tổng hợp các thông tin nhằm giúp nhà quản lý quản lý tốt cơ sở của mình. Một hệ thống quản lý được phân cấp từ trên xuống dưới. Mọi thông tin được tổng hợp từ dưới lên và chuyển từ trên xuống dưới. 1.2. Các luồng thông tin 1.2.1. Luồng thông tin vào: Luồng thông tin này bao gồm cả thông tin định hướng của hệ thống cấp trên và các thông tin liên hệ trao đổi với môi trường. Mỗi một bộ phận có lượng thông tin lớn và đa dạng cần phải xử lý. Các thông tin cần phải xử lý có thể được chia làm 3 loại: - Các thông tin luân chuyển: Là loại thông tin chi tiết về các hoạt động hàng ngày của hệ thống. Khối lượng của thông tin này lớn nên đòi hỏi có sự xử lý nhanh, kịp thời. - Các thông tin tổng hợp định kỳ: Là thồn tin ttoongr hợp về hoạt động của cấp dưới báo cáo lên cấp trên. Những thông tin thu thập này là những thông tin được ghi chép trực tiếp từ các bộ phận trong hệ thống thừa hành. - Thông tin dùng để tra cứu: Là thông tin dùng chung trong hệ thống. Các thông tin này tồn tại một thời gian dài trong hệ thống và ít thay đổi. được dùng để tra cứu trong việc xử lý các thông tin luân chuyển và thông tin tổng hợp. 1.2.2. Luồng thông tin ra: Thông tin đầu ra được tổng hợp từ các thông tin đầu vào và phụ thuộc vào từng yêu cầu quản lý cụ thể, từng đơn vị cụ thể. Thông tin ra là việc tra cứu nhanh về một đối tượng cần quan tâm. Mỗi lần tra cứu yêu cầu thông tin ra có thể hoàn toàn khác nhau nhưng điều quan trọng là thông tin ra phải chính xác, kịp thời. Các báo cáo, tổng hợp, thống kê, thông báo là các thông tin quan trọng nhất được tổng hợp trong quá trình xử lý. Các biểu mẫu báo cáo thống kê phải phản ánh cụ thể, trực tiếp sát với một đơn vị, một đối tượng. 1.3. Mô hình hệ thống thông tin trong quản lý. Để tổ chức các thông tin phục vụ quản lý, cần xây dựng các modul dữ liệu gồm: Các modul cập nhật, xử lý thông tin tổng hợp và thông tin luân chuyển: vì ngjt hông tin này lớn đòi hỏi tốc độ xử lý nhanhvaf chính xác, khi xây dựng cần phải quan tâm đến các yêu cầu sau: - Tổ chức màn hình hợp lý giảm thao tác của người sử dụng. - Nắm vững những thông tin quan trọng từ thông tin cần cập nhật. - Tự động nạp các giá trị đã biết và những giá trị lặp lại. - Kiểm tra, phát hiện nhanh các sai sót khi nhập dữ liệu và có thông báo cho người sử dụng biết. Các Modul cập nhật thông tin tra cứu: Các thông tin tra cứu được dùng chung cho hệ thống một thời gian dài. Nó được cập nhật không thường xuyên, do đó việc tổ chức những modul này đảm bảo dễ tra cứu nhất. Các Modul lập bảng biểu báo cáo: Các modul này được thiết kế dựa trên sự tìm hiểu các mẫu bảng biểu báo cáo theo quy định của hệ thống. 2. Yêu cầu của thông tin trong hệ thống quản lý 2.1.Yều cầu của đơn vị Mỗi đơn vị có những yêu cầu và đặc điểm riêng. Hệ thông tin quản lý phải đáp ứng được các yêu cầu quản lý của đơn vị đó. Nhà quản lý đơn vị phải là người đề đạt và quyết định đưa các ứng dụng tin học vào công tác quản lý. Như vậy một hệ thông tin quản lý cần phải nắm được chiến lược phát triển chung của đơn vị quản lý, không để những thay đổi nhỏ về tổ chức cũng như về quản lý làm sai lệch thông tin tập hợp. Trong quá trình phát triển hệ thống cần phải kiểm chứng tính đúng đắn, tính khoa học đồng thời hệ thống luôn phải được hoàn thiện, điều chỉnh cho phù hợp. Các thông tin đầu ra cần đảm bảo tính mục tiêu rõ ràng, chính xác, đầy đủ đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý. 2.2. Yêu cầu của người sử dụng Đây chính là yêu cầu của người sử dụng hệ thống không chỉ đơn thuần là thao tác đối với máy. Điều quan trọng là hệ thống không chỉ đáp ứng cho người thông thạo về tin học mà còn đáp ứng cho những người hiểu biết rất ít về máy tính. Khi thiết kế phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Yêu cầu về nhập dữ liệu: Hệ thống phải có khả năng truy cập dữ liệu từ xa, nhanh chóng thuận lợi, chuẩn xác, các thao tác phải thuận lợi, đơn giản nhưng phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu truy nhập dữ liệu từ xa. - Yêu cầu về hệ thống thông tin: Hệ thống phải được bảo mật, bảo trì có tính mở để phát triển, điều chỉnh. Đặc biệt phải có các khả năng kiểm tra sự đúng đắn của dữ liệu cũng như khả năng phát hiện lỗi và xử lý lỗi. - Yêu cầu về giao diện: Giao diện giữa người và máy phải được thiết kế khoa học, đẹp không cầu kì, phải có tính thống nhất về phương pháp làm việc. cách trình bày, khả năng trợ giúp tốt kịp thời giải quyết tốt mọi thắc mắc của người sử dụng. - Yêu cầu về đối thoại, giải đáp: Hệ thống phải có khă năng thực hiện chế độ hội thoại ở một mức nào đó nhằm cung cấp nhanh, chuẩn xác yêu cầu của nhà quản lý. Đây là tính mở của hệ thống nhằm đảm bảo cho người sử dụng khai thác tối đa mà hệ thống cung cấp. 3. Các bước xây dựng hệ thống thông tin trong quản lý - Xác định các vấn đề giải quyết và yêu cầu. - Xác định các mục tiêu ưu tiên – thiết kế logic – thiết kế vật ý. - Cài đặt thí nghiệm chương trình. - Khai thác và bảo trì. 4. Tổng quan về hệ thống thông tin quản lý nhân sự trong trường THCS Võ Thị Sáu. Hệ thống thông tin quản lý nhân sự trong trường THCS Võ Thị Sáu mang chức năng đơn thuần là cập nhật những cán bộ, giáo viên mới, đồng thời đưa ra báo cáo thống kê những giáo viên có những yêu cầu nhất định phục vụ cho một mục đích nào đó của công tác quản lý nhân sự, đồng thời kèm theo chức năng tìm kiếm thông tin trong những hoạt động tiếp theo. Sau khi đã tham khảo nhiều tài liệu và đặc biệt được sự trực tiếp hướng dẫn của cô giáo Phạm Thị Loan, chúng em có những hiểu biết nhất định về một hệ thống thông tin, cũng như hiểu biết về các công việc cần làm để thiết kế và xây dựng hệ thống quản lý nhân sự trong trường THCS Võ Thị Sáu thì nhóm sinh viên chúng em đã tiến hành phân tích và thiết kế hệ thống cũng như sử dụng ngôn ngữ lập trình để hoàn thành bài toán. Trong bài toán này em đã sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access 2003 đẻ hoàn thành bài toán. Do thời gian có hạn, mặc dù đã có những cố gắng nhất định nhưng do chúng em không có điều kiện tham khảo thực tế nên đề tài này chắc chắn không thể tránh khỏi những sai sót nhất định. Chúng em rất mong nhận được sự góp ý của các thầy cô giáo và các bạn để chúng em có thể hoàn thành đề tài này. Chương II: Phân tích và thiết kế hệ thống 1.1. Phân tích hệ thống quản lý trên quan niệm của người làm quản lý. Mỗi đơn vị cớ nhứng yêu cầu và đặc ddiemr riêng. Hệ thống quản lý phải đáp ứng được các yêu cầu quản lý của đơn vị đó. Nhà quản lý đơn vị phải là người đề đạt và quyết định các ứng dụng tin học vào công tác quản lý. Như vậy một hệ thống thông tin quản lý cần phải nắm được chiến lược phát triển chung của đơn vị quản lí, không để những thay đổi nhỏ về tổ chức cũng như về quản lý làm sai lệch thông tin tập hợp. Trong quá trình phát triển hệ thống cần phải kiểm chứng tính đúng đắn, tính khoa học, đồng thời hệ thống luôn phải được hoàn thiện, điều chỉnh cho phù hợp. Các thông tin đầu ra phải đảm bảo tính mục tiêu, rõ ràng, chính xác, đầy đủ đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý. 1.2. Phân tích hệ thống quản lý trên quan niệm của người làm Tin học Đây chính là yêu cầu của người sử dụng hệ thống không chỉ đơn thuần là thao tác với máy. Điều quan trọng là hệ thống không chỉ đáp ứng cho người thông thạo về tin học mà còn đáp ứng cho những người hiểu biết rất ít về máy tính. Khi thiết kế phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Yêu cầu về nhập dữ liệu: Hệ thống phải có khả năng truy cập dữ liệu từ xa, nhanh chóng thuận lợi, chuẩn xác, các thao tác phải thuận lợi, đơn giản nhưng phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu truy nhập dữ liệu từ xa. - Yêu cầu về hệ thống thông tin: Hệ thống phải được bảo mật, bảo trì có tính mở để phát triển, điều chỉnh. Đặc biệt phải có các khả năng kiểm tra sự đúng đắn của dữ liệu cũng như khả năng phát hiện lỗi và xử lý lỗi. - Yêu cầu về giao diện: Giao diện giữa người và máy phải được thiết kế khoa học, đẹp không cầu kì, phải có tính thống nhất về phương pháp làm việc. cách trình bày, khả năng trợ giúp tốt kịp thời giải quyết tốt mọi thắc mắc của người sử dụng. - Yêu cầu về đối thoại, giải đáp: Hệ thống phải có khă năng thực hiện chế độ hội thoại ở một mức nào đó nhằm cung cấp nhanh, chuẩn xác yêu cầu của nhà quản lý. Đây là tính mở của hệ thống nhằm đảm bảo cho người sử dụng khai thác tối đa mà hệ thống cung cấp. 1.3. Lựa chọn hệ quản trị (Ngôn ngữ được sử dụng – thế mạnh của hệ) Như những phân tích hệ thống quản lý trên quan niệm của người làm quản lý và quan niệm của người làm tin học đã được nói ở phần trên. Nhóm đã quyết định sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu là Access. Ngày nay trong công nghiệp phát triển phần mềm tin học, đã có rất nhiều hệ quản trị cơ sở dữ liệu như: FoxBase, FoxPro for Dos., FoxPro for Win, Visual FoxPro, thì Access là con đường nhanh nhất và đơn giản để tạo những ứng tyển môi trường windows. Bên cạnh đó thì Access cũng rất phù hợp, thân thiện đối với những người mới bước vào lập trình hướng đối tượng. Bởi vì nó cung cấp cho bạn một tập hợp các công cụ hoàn chỉnh để nhanh chóng phát triển các ứng dụng. Dưới đây là một số thế mạnh của Access đã được nhóm khai thác. 1.3.1. Tạo giao diện thân thiện đối với người sử dụng Giao diện người sử dụng là phần quan trọng nhất của một ứng dụng. Đối với người sử dụng, giao diện chính là ứng dụng, họ không cần chú ý đến thành phần mã thực thi bên dưới. Chương trình của chúng ta có phổ biến được hay không phụ thuộc phần lớn vào giao diện. 1.3.2. Sử dụng điều khiển chuẩn của Access Ta dùng những điều khiển để lấy thông tin mà người sử dụng nhập và để hiển thị, đề xuất. Những điều khiển mà ta có thể dùng trong ứng dụng bao gồm hộp văn bản, nút lệnh, hộp danh sách. Ngoài ra còn có các điều khiển khác cho ta truy xuất những ứng dụng khác, xử lý dữ liệu của nó như là một thành phần trong ứng dụng của bạn. 1.3.3. Lập trình hướng đối tượng Lập trình hướng đối tượng là tính năng vượt trội của Access, Những đối tượng có thể là forrm, những điều khiển hay cơ sở dữ liệu. 1.3.4. Lập trình với phần hợp thành Chúng ta đôi khi cần sử dụng các hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác trong ứng dụng của Access. 1.3.5 Gỡ rối và xử lý lỗi Đôi khi có thể là nguyên nhân một ứng dụng không đáp ứng lệnh, thông thường yêu cầu người sử dụng không đáp ứng lệnh, thông thường yêu cầu người sử dụng khởi động lại ứng dụng, có những lỗi xảy ra bên trong mã của ứng dụng. Những lỗi nghiem trọng và không lưu lại những gì ta đã làm. Quá trình tìm ra và sửa lỗi gọi là gỡ rối. Access cung cấp nhiều công cụ giúp chúng ta phân tích ứng dụng làm việc như thế nào. Nhưng công cụ gỡ rối đặc biệt hữu trong việc tìm ra nguồn gốc lỗi, nhưng chúng ta cũng có thể dùng những cộng cụ này để kiểm tra chương trình hoặc tìm kiếm những ứng dụng khác nhau làm việc như thế nào. 1.3.6. Làm việc với văn bản và đồ họa Access cung cấp khả năng đồ họa và văn bản phức tạp trong ứng dụng. Những thuộc tính văn bản có thể giúp ta nhấn mạnh các khái niệm quan trọng và các chi tiết cần quan tâm. Thêm vào đó, Access cung cấp khả năng đồ họa cho phép ta linh động trong thiết kế, bao hàm các hình ảnh động bằng cách hiển thị một loạt các hình ảnh liên tiếp nhau. 1.3.7. Thiết kế cho việc thi hành và tính tương thích. Access chia sẻ hầu hết những tính năng ngôn ngữ trong Access cho những ứng dụng, bao gồm trong Microsoft Office và nheeif ứng dụng khác. 1.3.8. Phân phối những ứng dụng Sau khi một ứng dụng Access, ta có thể tự do phân phối bất kỳ ứng dụng nào có thể tạo bằng Access đến bất cứ ai dùng Microsoft Windows. Ta có thể phân phối ứng dụng trên đĩa, trên CD, qua mạng, trên intranet hoặc Internet. Chương II: Thiết kế hệ thống Các thông tin vào ra của hệ thống. * Các thông tin đầu vào của hệ thống. - Hồ sơ cán bộ giáo viên của trường. - Danh sách cán bộ giáo viên của trường. - Các yêu cầu tra cứu của lãnh đạo nhà trường. - Các thông tin được cập nhật theo định kì của trường. * Các thông tin đầu ra của hệ thống. - Các thông tin về lý lịch và quá trình công tác của giáo viên. - Các biểu mẫu thống kê báo cáo theo định kì hoặc đột xuất của lãnh đạo. - Các hồ sơ cá nhân của cán bộ giáo viên theo các tiêu chuẩn. I. Sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống Hệ thống phải đảm bảo các yêu cầu về chức năng như sau: - Lưu trữ được các thông tin cơ bản về cán bộ giáo viên: về lý lịch, các quan hệ, các thông tin về cá nhân, quá trình công tác... Đảm bảo có thể cập nhật các thông tin cá nhân và thêm mới cán bộ. - Tiến hành tra cứu tìm kiếm thông tin về cán bộ giáo viên theo một số liệu chuẩn. - Tiến hành thống kê theo một số tiêu chí, như thống kê theo đơn vị, quê quán, trình độ chuyên môn. Ngoài ra, đối với một hệ thống quản lý thông tin theo đặc thù của trường, ta cần phải có một mức độ bảo mật hệ thống và an toàn dữ liệu nhất định. Căn cứ vào những yêu cầu trên các chức năng của hệ thống được phân rã như sau: Sơ đồ phân rã chức năng mức đỉnh:       
 
    Hệ thống có bốn chức năng chính là: 1. Chức năng đăng nhập Hệ thống khi xây dựng cần phải có cơ chế kiểm soát chặt chẽ nhằm bảo mật cho hệ thống và an toàn cho dữ liệu. Mục đích của việc bảo mật là nhằm đảm bảo những bí mật về số liệu thông tin về cán bộ giáo viên, tránh sự truy nhập bất hợp pháp của người không có nhiệm vụ. Mỗi giáo viên cấp quyền sử dụng đăng nhập vào bên trong hệ thống phải được cấp quyền sử dụng. Đó là quyền sử dụng các tài nguyện trong hệ thống như: quyền chỉ xem dữ liệu cập nhật, quản trị hệ thống... Khi muốn làm việc với hệ thống phải vào mật khẩu và tên người sử dụng. Nếu muốn có thể đổi mật khẩu khác nhưng quyền truy nhập vẫn như cũ. Người quản trị hệ thống có quyền cấp quyền sử dụng mới cho người khác hay xóa bỏ nếu người đó không còn làm việc với hệ thống nữa.       
 
                      
          
   2. Chức năng cập nhật Chức năng này cho phép thêm, cập nhật, sửa chữa, tra cứu các thông tin về cán bộ giáo viên.       
  3. Các chức năng thống kê – báo cáo Chức năng này cho phép thống kê danh sách cán bộ giáo viên theo phòng ban, chức vụ, quê quán và theo các chỉ tiêu khác...       
  4. Chức năng trợ giúp Đối với một hệ thống tin học cần có một hệ thống trợ giúp để người sử dụng dễ dàng thao tác với các chức năng trong hệ thống.       
  II. Sơ đồ luồng dữ liệu hệ thống Sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống là một cách mô tả bằng hình học về hệ thống cho cả dữ liệu lẫn quá trình. Thông tin lấy từ các nguồn dữ liệu, được chuyển đến cho một hay nhiều quá trình xử lý và ngược lại, một quá trình khi nhận đủ thông tin vào (input) thì bắt đầu thực hiện, xử lý thông tin và cho các kết quả (output) và chúng được gửi tới kho dữ liệu. Trong sơ đồ luồng dữ liệu một quá trình sẽ được thực hiện khi có đủ thông tin đầu vào theo các đường mũi tên dẫn đến quá trình đó. Trong sơ đồ, hình tròn (ellipse) được sử dụng để biểu diễn cho một quá trình phải là duy nhất. Còn các dữ liệu được biểu diễn bằng hình chữ nhật có chứa tên các thông tin được cất giữ. Tên gán với dữ liệu phải là danh từ. Trong sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống thì các thực thể được biểu diễn với tên gọi đặt trong hình chữ nhật. Kho dữ liệu biểu diễn cho một lượng lớn thông tin cần phải lưu trữ trong một thời gian dài, thường là các tệp dữ liệu để cho nhiều người truy cập vào. Dưới đay là sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống quản lý nhân sự trong trường THCS Võ Thị Sáu: Chú thích:
                            Tác nhân ngoài: Là con người, nhóm tổ chức hay các                             thông tin, số liệu ở ngoài hệ thống có trao đổi thông tin                             với hệ thống.
                             Luồng dữ liệu vào hay ra của hệ thống       
                              Chức năng xử lý làm biến đổi thông tin       
                               Nơi lưu trữ thông tin cần cho hệ thống       
  1. Sơ đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh (mức 0) 2. Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh (mức 1) 3. Sơ đồ luồng dữ lệu mức dưới đỉnh (mức 2) * Chức năng 1: Đăng nhập                         
      
                
                                         
                   Kho về tài khoản                   
                                   
    
            
            
* Chức năng 2: Cập nhật
                                      
   
    
   
       
                                                                          
           
    * Chức năng 3: Thống kê – báo cáo                               
                    Yêu cầu thống kê , báo cáo                      
                   Cơ sở dữ liệu                
  Cán bộ GV