Tiểu luận Một số bài học từ phong cách lãnh đạo của người Nhật

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG TIỂU LUẬN MÔN QUẢN TRỊ DỰ ÁN Một số bài học từ phong cách lãnh đạo của người Nhật Họ và tên : Nguyễn Thị Thu Hiền Lớp : Cao học Q TKD K6.2 Số thứ tự : 30 G iảng viên : TS. Lê Thị Thu Thủy Hà Nội, /2010 MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU ................................................................................................................ 1 NỘI DUNG ..................................................................................................................... 2 PHẦN I – CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHONG CÁCH LÃNH ĐẠO............................ 2 1. Khái niệm chung về phong cách lãnh đạo: .......................................................... 2 Như vậy lãnh đạo là quá trình ảnh hưởng đến một nhóm theo hướng thực hiện các mục tiêu ..................................................................................................... 2 2. Các mô hình phong cách lãnh đạo: ....................................................................... 2 2.1. Phong cách lãnh đạo chuyên quyền:.............................................................. 2 2.2. Phong cách lãnh đạo bàn giấy: ....................................................................... 3 2.3. Phong cách lãnh đạo dân chủ: ........................................................................ 3 2.4. Phong cách lãnh đạo tự do:............................................................................. 4 PHẦN II - MỘT SỐ BÀI HỌC KINH NGHIỆM TỪ PHONG CÁCH LÃNH ĐẠO CỦA NGƯỜI NHẬT........................................................................................... 5 1. Giới thiệu chung về cơ cấu công ty Nhật ............................................................. 5 2. Các bài học kinh nghiệm từ phong cách lãnh đạo của người Nhật................... 6 2.1. Tôn trọng quyết định của nhóm: .................................................................... 6 2.2. Học cách nói giảm nói tránh:.......................................................................... 7 2.3. Đúng giờ là thể hiện sự tôn trọng: ................................................................. 7 2.4. Duy trì liên lạc:................................................................................................. 8 2.5. Tôn trọng chính thẻ card kinh doanh của mình: .......................................... 8 2.6. Học tập từ những người đi trước và tôn trọng người lớn tuổi:................... 9 2.7. Nâng cao tinh thần bằng những khẩu hiệu: ................................................ 11 2.8. Khuôn mặt nghiêm khắc: .............................................................................. 12 2.9. Làm hết mình, chơi hết mình: ...................................................................... 12 2.10. M ối quan hệ được đặt lên hàng đầu:........................................................ 13 2.11. Luôn nghiêm túc:........................................................................................ 14 2.12. Sử dụng mối quan hệ như một sự xác nhận:........................................... 15 KẾT LUẬN ................................................................................................................... 16 Tiểu luận môn: Kỹ năng lãnh đạo Giảng viên: TS. Lê Thu Thu Thủy 1 LỜI NÓI ĐẦU Trong nền kinh tế mở cửa và hội nhập hiện nay , thành công của một doanh nghiệp không chỉ dựa vào tiềm lực tài chính cũng như tiềm năng con người mà còn bị ảnh hưởng khá nhiều bởi phong cách lãnh đạo, quản lý. Nền kinh tế Việt Nam cũng đã đón nhận các doanh nhân nước ngoài vào đầu tư, các doanh nghiệp Việt Nam cũng từng bước tham gia vào thị trường quốc tế. Do đó tìm được phong cách lãnh đạo phù hợp với doanh nghiệp là một câu hỏi lớn đối với các nhà lãnh đạo Việt Nam. Không thể phủ nhận giám đốc các công ty nhà nước cũng như tư nhân nước ta hiện nay còn tư tưởng áp đặt, thậm chí độc đoán, quát tháo hoặc quá dễ dãi trong quản lý đã dẫn đến sự t rì t rệ t rong doanh nghiệp. Việc tham khảo cách quản lý doanh nghiệp của các doanh nhân nước ngoài, đặc b iệt là ở các nền kinh tế đã phát triển sẽ giúp các nhà lãnh đạo Việt Nam nhìn lại cách quản lý đang thực hiện tạ i doanh nghiệp mình và nâng cao được kỹ năng Vì lý do trên, em xin chọn đề tài: “Một số bài học rút ra từ phong cách lãnh đạo của người Nhật” làm đề tài tiểu luận hết môn học. Qua t iểu luận này, em mong muốn sẽ có cái nhìn bao quát, toàn diện hơn về cung cách làm việc của người Nhật và rút ra được một số bài học kinh nghiệm có thể áp dụng cho các nhà lãnh đạo Việt Nam và cho chính bản thân trong tương lai. Trong quá t rình thực hiện, do thời gian và kiến thức còn hạn chế, bài tiểu luận sẽ không tránh khỏi những thiếu sót, kính mong sự góp ý của cô giáo để bài t iểu luận được hoàn th iện hơn. Tiểu luận môn: Kỹ năng lãnh đạo Giảng viên: TS. Lê Thu Thu Thủy 2 NỘI DUNG PHẦN I – CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHONG CÁCH LÃNH ĐẠO 1. Khái niệm chung về phong cách lãnh đạo: Lãnh đạo là một trong những khái niệm quan t rọng nhất t rong khoa học về tổ chức - nhân sự. Đó là một quá trình ảnh hưởng mang tính xã hội trong đó lãnh đạo tìm kiếm sự tham gia tự nguyện của cấp dưới nhằm đạt mục t iêu của tổ chức. Lãnh đạo là quá trình gây ảnh hưởng và dẫn đắt hành vi của cá nhân hay nhóm người nhằm hướng tới mục tiêu của tổ chức. Như vậy lãnh đạo là quá trình ảnh hưởng đến một nhóm theo hướng thực hiện các mục tiêu - Cung cấp những chỉ dẫn, hỗ trợ nhân viên. - Tạo động lực cho nhân viên để thực hiện mục t iêu đã xác định. - Tạo môi trường làm việc hợp tác, giải quyết các xung đột. 2. Các mô hình phong cách lãnh đạo: Có rất nhiều phong cách lãnh đạo khác nhau, bao gồm: quyết đoán, độc đoán chuyên quyền, tổng thể, thủ lĩnh, đối tác, điều khiển, t rực t iếp, ủy thác, tự do, ủng hộ, định hướng, nhóm… Nhưng tóm lại có bốn phong cách lãnh đạo chính sau: phong cách lãnh đạo chuyên quyền (Autocrat ic), phong cách lãnh đạo bàn giấy (Bureaucratic), phong cách lãnh đạo dân chủ (Democrat ic), phong cách lãnh đạo tự do (Hands-off). 2.1. Phong cách lãnh đạo chuyên quyền: - Là nhà lãnh đạo ra quyết định một cách đơn phương, hạn chế sự tham gia của cấp dưới; quyền hạn được tập t rung tối đa vào nhà lãnh đạo; không tham vấn nhân viên, không cho phép có ý kiến; g iao Tiểu luận môn: Kỹ năng lãnh đạo Giảng viên: TS. Lê Thu Thu Thủy 3 nhiệm vụ bằng mệnh lệnh, chờ đợi sự phục tùng; giám sát chặt chẽ quá trình thực hiện các quyết đ ịnh; quản lý bằng thưởng phạt. - Nhà lãnh đạo chuyên quyền sẽ dựa trên sự đe dọa và thưởng phạt để gây ảnh hưởng đến nhân viên; họ thường không t in tưởng và không cho phép nhân viên có ý kiến. - Phong cách này thường được sử dụng khi nhân viên chưa được đào tạo, không biết nhiệm vụ hay quy trình phải làm; hoặc khi có những mẹnh lệnh, chỉ dẫn cần thiết; hoặc thời g ian ra quyết định bị hạn chế; hoặc quyền lực của người lãnh đạo bị đe dọa; hoặc cầ có sự phối hợp giữa các bộ phận. 2.2. Phong cách lãnh đạo bàn giấy: - Quản lý bằng g iấy tờ, công việc thực hiện theo quy t rình hoặc chính sách, nếu công việc chưa có hướng dẫn thì chuyển lên cấp trên, tăng cường các nguyên tắc. - Phong cách này sử dụng khi nhân viên đã quen với công việc, và cần phải hiểu một số quy trình chuẩn mực. - Không sử dụng khi nhân viên không còn hứng thú trong công việc và làm việc với đồng nghiệp; nhân viên chỉ biết làm các công việc được chỉ định. 2.3. Phong cách lãnh đạo dân chủ: - Khuyến khích cấp dưới tham gia vào việc ra quyết định, thông tin đến cấp dưới mọi thông tin liên quan đến họ và chia sẻ quá trình ra quyết định; phân quyền; khuyến khích cấp dưới tự quyết đ ịnh mục tiêu và phương pháp, sử dụng thông tin phản hồi để huấn luyện nhân viên. Tiểu luận môn: Kỹ năng lãnh đạo Giảng viên: TS. Lê Thu Thu Thủy 4 - Phong cách này được sử dụng khi: muốn nhân viên được thông tin về mọi vấn đề có ảnh hưởng đến họ; muốn nhân viên chia sẻ công việc ra quyết định và thực hiện; muốn tạo cơ hội cho nhân viên phát triển và thăng t iến và tạo sự thích thú trong công việc; có nhiều vấn đề cần giải quyết đòi hỏi sự tham gia của nh iều người; muốn khuyến khích làm việc theo nhóm. 2.4. Phong cách lãnh đạo tự do: - Nhà quản trị cho phép nhân viên quyền tự do cao nhất có thể; cho phép nhóm, tập thể toàn quyền quyết định; cấp dưới có thể hoàn thành công việc theo bất cứ cách nào họ xem là phù hợp; nhà quản trị là người cung cấp thông tin và đầu mối liên hệ với bên ngoài. - Phong cách này sử dụng phù hợp khi nhân viên có kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng cao; hoặc khi có s ử dụng chuyên gia bên ngoài hoặc tư vấn. - Không thích hợp khi nhà quản trị không có khả năng đánh giá công việc của nhân viên; hoặc khi nhà quản trị không hiểu được trách nhiện của mình và mong muốn nhân viên hỗ trợ mình. Tiểu luận môn: Kỹ năng lãnh đạo Giảng viên: TS. Lê Thu Thu Thủy 5 PHẦN II - MỘT SỐ BÀI HỌC KINH NGHIỆM TỪ PHONG CÁCH LÃNH ĐẠO CỦA NGƯỜI NHẬT 1. Giới thiệu chung về cơ cấu công ty Nhật Cũng giống như các doanh nghiệp trên thế g iới, công ty Nhật Bản cũng có một cơ cấu truyền thống bao gồm: Hoặc: Tổng giám đốc/ General Director Trưởng phòng hành chính/ General Manager Trưởng phòng sản xuất/ Production Manager Trưởng phòng kỹ thuật/ Engineering Manager Trưởng phòng đảm bảo chất lượng/ Quality Assurance Manager Trưởng phòng quản lý công đoạn/ Production control Manager Tổng giám đốc/ General Director Giám đốc khu vực châu Á/ Asian Director Giám đốc khu vực châu Âu/ Europian Director … Tiểu luận môn: Kỹ năng lãnh đạo Giảng viên: TS. Lê Thu Thu Thủy 6 2. Các bài học kinh nghiệm từ phong cách lãnh đạo của người Nhật. Người Nhật nổi t iếng thế giới với một phong cách làm việc đặc b iệt và hiệu quả. Văn hóa của người Nhật chứa ẩn những điều bí ẩn mà ít ai ở ngoài có thể hiểu hết được. Người Nhật lại là những người câu nệ một cách cứng nhắc trong những hợp tác làm ăn. Làm việc với người nước ngoài, họ đặc biệt nghiêm khắc và luôn đề phòng. Nhưng bạn hãy để ý, đằng sau công việc ấy là những nụ cười rất thoải mái, thân thiện của người Nhât. Đó lại chính là một trong những phong tục, lễ ngh i từ văn hóa và t ruyền thống Nhật. Và đó phải chăng cũng là một trong những nền tảng dẫn đến thành công của người Nhật? 2.1. Tôn t rọng quyết đ ịnh của nhóm: Nhật Bản là một xã hội luôn nhấn mạnh “Chúng tôi” thay vì “Tôi”. Các quyết đ ịnh quan trọng thường được thảo luận và chỉ khi có sự nhất trí thì mới được đưa ra. Cũng vì mọi kết quả đều là nỗ lực của cả tập thể nên sẽ không phù hợp khi bạn ngợi khen một cá nhân cụ thể. Chúng ta học được gì từ đó? Người Nhật quan niệm thành công là nỗ lực của cả nhóm và không ai có thể tự thành công. Họ nhấn mạnh giá trị của việc mọi người làm việc cùng nhau. Họ ưu t iên một quy trình thảo luận mang t ính hợp tác mà đô i khi có thể chậm một chút, nhưng cuối cùng , vẫn đảm bảo được rằng tất cả mọi người đều có tiếng nói chung . Người Nhật hiểu rằng việc đảm bảo mọi phần thưởng được chia đều giữa các thành viên sẽ không làm nảy sinh sự ghen tị, so đo. Nhưng cũng vì đặc điểm này mà người Nhật rất chuộng họp hành và báo cáo. Khi bạn đã đạt được một vị trí nhất đ ịnh trong một công ty Nhật, công việc chính của bạn ch ỉ là đ i họp. Điều này không phù hợp cho các Tiểu luận môn: Kỹ năng lãnh đạo Giảng viên: TS. Lê Thu Thu Thủy 7 doanh nghiệp Việt Nam với quy mô vừa và nhỏ. Việc tổ chức họp đôi khi không cần thiết với những quyết định nhỏ, không mang tính cấp th iết . Vì thế, việc nhận báo cáo là cần thiết để các nhà lãnh đạo đi sâu, đi sát nắm tình hình công ty nhưng nếu mỗi nhân viên, mỗi ngày đều phải viết báo cáo thì sẽ lãng phí thời gian. 2.2. Học cách nó i giảm nói t ránh: Người Nhật luôn chủ động hạn chế những tình huống đối đầu. Họ không th ích và không bao giờ nói “Không”. Mọi lời nói và phép tắc g iao tiếp của họ được phối hợp nhằm tránh gây hiềm khích nơi người nghe.Thay vì đi thẳng vào vấn đề, người Nhật thường gợi ý nhẹ nhàng, nói bóng g ió. Đôi lúc, họ nói một cách rõ ràng hơn nhưng rất cẩn t rọng để không làm người khác bị phật ý hay tức g iận. Lãnh đạo người Nhật khi nhận xét hay khiển trách nhân viên luôn tìm những từ ngữ không nặng nề nhưng vẫn thể hiện được thái độ và mức độ nghiêm trọng của t ình huống. Chúng ta học được gì từ đó? Chúng ta học được sự tôn trọng v à nhã nhặn không những đối với đối tác mà cả đồng nghiệp. Không gì tệ cho bằng khi chúng ta miệt thị nhau hay tức g iận đến “đỏ mặt tía ta i” t rong các cuộc họp. Tính t ự chủ cao của người Nhật giúp cho họ luôn bình tĩnh và không áp đặt ý chí của bản thân lên người khác. Để đạt được khả năng này, bạn cần dành thời gian lắng nghe cẩn thận lời người khác nói và lời của chính mình. Nhờ đó bạn sẽ nhận ra những dấu hiệu không hay và điều chỉnh t rước khi mọi chuyện t rở nên tệ hại. 2.3. Đúng giờ là thể hiện sự tôn t rọng: Giới công sở xứ hoa anh đào đặt nặng giá trị của “kao”, tức là thể diện. Khái niệm “thể diện” bao gồm niềm tự hào cá nhân, danh tiếng và địa vị xã hội. Bất kỳ một hành động nào có thể khiến cho họ bị mất mặt sẽ bị coi là độc hại t rong môi trường công sở, và sẽ bị kịch liệt phản đối. Để g iữ Tiểu luận môn: Kỹ năng lãnh đạo Giảng viên: TS. Lê Thu Thu Thủy 8 được thể diện, bạn phải học cách thể h iện lòng tôn trọng cao nhất. Cách đơn giản nhất là đến đúng giờ đố i với bất kỳ cuộc hẹn nào. Người Nhật thường đến sớm một chút. Chúng ta học được gì từ đó? Đúng giờ là một thói quen tốt để chúng ta được người khác tôn trọng. Không có gì bất lịch sự bằng việc để cho người khác chờ đợi bạn. Vì thế, bạn hãy sắp xếp lịch trình cho mình một cách hợp lý . Đặc biệt là các quản lý người Nhật , họ luôn tôn trọng giờ giấc, dù là họp với nhân viên hay đối tác. Tác phong làm việc này không phải nhà quản lý hay người Việt Nam nào cũng có được. Trong trường hợp không thể đến đúng giờ, họ sẽ liên lạc để xin lỗ i và báo giờ họ có thể đến. 2.4. Duy trì liên lạc: Ở Nhật Bản, gọ i đ iện và hẹn gặp t rực tiếp được đánh giá cao hơn rất nhiều so với gửi thư, fax hay email. Dành thời gian để tiếp xúc trực tiếp với đối tác được xem là dấu hiệu của sự tôn trọng họ. Người Nhật rất coi trọng các mối quan hệ làm ăn lâu dài, vì vậy khi làm việc ở đây, bạn cần biết cách duy trì liên lạc qua lại, gián tiếp hoặc trực tiếp . Người Nhật đưa việc làm quen và tạo dựng mối quan hệ lên một tầm mới bởi họ hiểu được giá trị của chúng. Nhiều người trong chúng ta cảm thấy khó chịu hoặc t iếc thời gian khi giữ liên lạc với người khác. Chúng ta hạn chế việc trao đổi thư từ nhưng điều đó thể hiện sự thiếu bền chặt của các mối quan hệ. Hãy noi gương người Nhật bằng cách quan tâm hơn tới việc luôn “giữ ấm” cho mọi mối quan hệ công việc của bạn. Lãnh đạo các công ty ngoài v iệc quản lý được nhân viên cần có kỹ năng quản lý đối tác, đặc biệt là các đối tác tiềm năng. 2.5. Tôn t rọng ch ính thẻ card kinh doanh của mình: Một cuộc gặp gỡ, người Nhật bao giờ cũng bắt đầu bằng việc trao đổi card kinh doanh với kiểu cách trịnh t rọng cao. Lễ nghi được gọi là Tiểu luận môn: Kỹ năng lãnh đạo Giảng viên: TS. Lê Thu Thu Thủy 9 “meishi kokan” . Khi nhận card, người kinh doanh nhận bằng hai tay rồi đọc nó rất cẩn thận, đọc lại những thông t in được in trên card rất to, và sau đó đặt nó vào trong chiếc hộp chuyên để card hoặc đặt nó trên bàn ngay trước mặt của anh ta , sử dụng nó trong cuộc chuyện trò khi cần. Người kinh doanh không bao giờ cất luôn card vào túi. Đó được coi như một đ iều không tôn trọng người khác. Như vậy việc trao đổi card là một cách chúng ra b iểu lộ sự quan trọng trong việc làm ăn kinh doanh. Nó cho chúng ta thấy được giá t rị của cuộc gặp, và bạn cũng sẽ nhận được giá trị của nó trong tương lai. Bạn nên thích ngh i thế nào? Nếu ở Bắc Mỹ, trông bạn sẽ thật ngốc nghếch, thậm chí là sẽ bị chế nhạo nếu như bạn thực hiện đầy đủ nghi thức như vậy. Tuy nhiên, khi bạn nhận được card, tức là bạn sẽ nhận được nhiều thông tin quan trọng từ nó. Bạn sẽ không cảm thấy đó là một điều không cần thiết nếu như bạn nhớ được rằng, tên người cần liên lạc thật giá trị. Bạn sẽ bị coi là thật thô lỗ , th iếu tôn t rọng người khác nếu “quẳng” ngay chiếc card của họ vào chiếc tú i rố i đóng “xoẹt” lại. Ở Việt Nam hiện nay chúng ta đã có thó i quen trao danh thiếp, thói quen này nên được duy trì vì việc giữ danh thiếp không chỉ là việc lưu thông tin của đối tác mà còn tỏ ý coi trọng đối tác. 2.6. Học tập từ những người đ i trước và tôn trọng người lớn tuổi: Trong những cuộc gặp gỡ của người Nhật, họ luôn t rực t iếp đưa ý kiến của mình tới người có cấp bậc cao nhất để g iải trình dự định chứ không phải vì mục đích tăng sự chú ý của xếp với anh ta . Khi cúi chào, theo lễ phép chào hỏi của người Nhật, càng với người lớn tuổi, thâm niên lâu năm hơn, bạn càng phải cúi chào thấp hơn. Văn hóa kinh doanh của người Nhật luôn coi trọng giá t rị của những người đi trước vì sự hiểu biết , từng trải và cả những kinh nghiệm đáng quí Tiểu luận môn: Kỹ năng lãnh đạo Giảng viên: TS. Lê Thu Thu Thủy 10 mà họ cung cấp cho công ty. Trong quá trình làm việc, người Nhật thường đánh giá cao người lớn tuổi vì kinh nghiệm và năng lực mà họ có được qua năm tháng. Ở Nhật, tuổi tác luôn t ỉ lệ thuận với đ ịa vị. Vì vậy người càng lớn tuổi thì càng có va i trò quan trọng. Nếu bạn có gì không đồng ý với cấp trên thì tốt hơn hết là nên giải thích riêng để sếp hiểu chứ đừng ngay lập tức phản bác ý kiến của họ trước đám đông. Dù bạn có ở thang bậc nghề nghiệp cùng nhau , nhưng những người tuổi lớn hơn bạn vẫn luôn quan trọng hơn bạn. Người Nhật cũng thường xét đến tuổi tác, thâm niên khi quyết định thăng chức, dù bạn có tỏ ra cso khả năng nhưng nếu không phải là một trường hợp đặc biệt , bạn cũng không nên hy vọng sẽ được đảm nhiệm chức vụ cao khi tuổi còn t rẻ. Điều này khiến nhiều người trẻ tuổi cảm thấy bất mãn bởi họ không được công nhận theo đúng năng lực. Học tập từ những người đ i trước, hay những người trên bạn trong cùng một tập thể, môi trường làm việc. Nếu như bạn không bằng lòng với người quản lý, hãy thẳng thắn góp ý với riêng cá nhân đó, và không bao giờ đòi hỏi quyền thế của ông ấy t rước đám đông. Hiểu biết sẽ giúp con người tiến bộ lên những bậc cao hơn bởi những kỹ năng và kinh nghiệm mà chúng ta tích lũy được. Theo truyền thống , t rong một buổi họp, người đầu tiên được trình bày ý kiến là người lớn tuổ i nhất . Ý kiến của họ luôn được tôn trọng và được những người trẻ hơn nghiên cứu kỹ. Lắng nghe người đ i trước luôn là cần thiết, tuy nhiên t iếp thu như thế nào, ở mức độ nào th ì lại còn tùy thuộc hoàn cảnh. Nhà quản trị muốn thu hút người tài nên tạo điều kiện khuyến khích họ. Bên cạnh t iền bạc, yếu tố quan trọng không kém tạo động lực làm việc chính là nhu cầu khẳng định bản thân, mà đó chính là chức vụ bạn nắm giữ t rong công ty. Nhà lãnh đạo Tiểu luận môn: Kỹ năng lãnh đạo Giảng viên: TS. Lê Thu Thu Thủy 11 nên hiểu tâm lý này, và không nên áp dụng phong cách lãnh đạo của người Nhật trong trường hợp này. 2.7. Nâng cao t inh thần bằng những khẩu hiệu: "Không ngủ gật t rên tàu điện ngầm!!!" Rất nhiều doanh nghiệp của Nhật bắt đầu ngày làm việc của họ với một buổi sáng tập hợp để tập thể dục tăng cao tinh thần hăng hái làm việc, nơi những công nhân thường xếp hàng và đồng hô khẩu hiệu của công ty. Lãnh đạo các phòng sẽ tự tổ chức cho phòng mình, trong buổi tập hợp đó, các t rưởng phòng sẽ báo cáo công việc trong ngày, lần lượt các nhân viên sẽ báo cáo công việc hoặc kể một câu chuyện nhằm giúp cả phòng thư giãn, tạo tinh thần tốt để bắt đầu làm việc. Tùy vào mỗi công ty sẽ có những khẩu hiệu khác nhau. Một số ví dụ: “7 phương châm xử thế” - Panasonic Việt Nam hay “C