Tiểu luận Nghiên cứu, phân tích việc ứng dụng hệ thống thông tin trong quản lý doanh nghiệp tại công ty TNHH tân phạm gia

Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp Nhóm 1 – Lớp VB13QT002 – Khóa VB2K13 1 MỤC LỤC PHẦN I – MỞ ĐẦU : .......................................................................................................................................... 3 I. Quá trình hình thành và phát triển của công ty Tân Phạm Gia : .......................................................... 3 II. Cơ cấu tổ chức : ................................................................................................................................... 3 1. Sơ đồ tổ chức : ................................................................................................................. 3 2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban : ...................................................................... 4 PHẦN II – PHÂN TÍCH KHẢ NĂNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ BẰNG HỆ THỐNG CNTT CỦA CÔNG TY . 7 A – CÁC NGHIỆP VỤ CƠ BẢN : .................................................................................................................. 7 I. Nghiệp vụ chuẩn bị mẫu mới : ............................................................................................................ 7 II. Nghiệp vụ chào hàng cho các hệ thống siêu thị trung tâm (Co.op Mart, BigC Mart …) và nghiệp vụ đặt hàng : ............................................................................................................................................. 7 III. Nghiệp vụ mua NPL : .......................................................................................................................... 8 IV. Nghiệp vụ sản xuất : ............................................................................................................................ 8 V. Nghiệp vụ giao hàng : .......................................................................................................................... 9 B – CÁC BỘ PHẬN TRONG CÔNG TY : ................................................................................................... 11 I. Bộ phận hành chính – nhân sự : ......................................................................................................... 11 1. Cơ cấu tổ chức : ............................................................................................................. 11 2. Sơ đồ BFD : ................................................................................................................... 11 3. Chức năng : .................................................................................................................... 11 4. Các nghiệp vụ chính : .................................................................................................... 12 5. Sơ đồ DFD : ................................................................................................................... 14 6. Lƣu đồ giải thuật : .......................................................................................................... 15 II. Bộ phận kinh doanh : ......................................................................................................................... 15 1. Các nghiệp vụ chính : .................................................................................................... 15 2. Sơ đồ phân tích chức năng : ........................................................................................... 16 3. Xác định các tập thực thể chính và các thuộc tính : ....................................................... 16 4. Sơ đồ DFD : ................................................................................................................... 17 5. Chuẩn hóa dữ liệu : ........................................................................................................ 17 6. Xây dựng mô hình : ....................................................................................................... 19 III. Bộ phận kế toán : ............................................................................................................................... 19 1. Các nghiệp vụ chính : .................................................................................................... 19 2. Lƣu đồ giải thuật : .......................................................................................................... 20 3. Sơ đồ quan hệ dữ liệu logic : ......................................................................................... 21 4. Sơ đồ dòng dữ liệu : ....................................................................................................... 22 5. Mô hình hóa dữ liệu : ..................................................................................................... 23 6. Sơ đồ quan hệ dữ liệu logic : ......................................................................................... 26 IV. Bộ phận sản xuất : .............................................................................................................................. 27 1. Sơ đồ chức năng - BFD : .............................................................................................. 27 2. Sơ đồ dòng dữ liệu – DFD : ........................................................................................... 28 TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH ĐỀ TÀI TIỂU LUẬN : NGHIÊN CỨU, PHÂN TÍCH VIỆC ỨNG DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TẠI CÔNG TY TNHH TÂN PHẠM GIA GVBM : NGUYỄN VĂN NĂM NHÓM THỰC HIỆN : NHÓM 1 LỚP VB13QT002 – KHÓA VB2K13 THÀNH VIÊN : - LÊ NGỌC ANH - NGUYỄN HOÀNG ANH - NGUYỄN THỊ NGỌC ÁNH - HOÀNG HẢI ÂU - LÊ TRỌNG BẰNG - TRƯƠNG PHƯƠNG BẮC - VÕ HOÀNG BẮC - TRẦN BỬU BỬU - CHẾ VÂN CẦM - VÕ NGUYỄN BÁ CHÂU TP.HCM – 09/2010 Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp Nhóm 1 – Lớp VB13QT002 – Khóa VB2K13 2 3. Xác định tập thực thể : ................................................................................................... 28 4. Chuẩn hóa các tập thực thể : .......................................................................................... 29 5. Kết hợp các tập thực thể chung : .................................................................................... 30 6. Xây dựng mô hình : ....................................................................................................... 30 PHẦN III – KẾT LUẬN : .................................................................................................................................. 32 Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp Nhóm 1 – Lớp VB13QT002 – Khóa VB2K13 3 PHẦN I – MỞ ĐẦU : I. Quá trình hình thành và phát triển của công ty Tân Phạm Gia : - Từ khi thành lập đến đầu năm 2006 công ty chủ yếu gia công theo các đơn hàng của đối tác, làm theo đơn đặt hàng của các công ty khác nhƣ đồng phục, áo quảng cáo hoặc khuyến mãi. - Công ty trách nhiệm hữu hạn Tân Phạm Gia thành lập vào ngày 24 tháng 06 năm 2003, tọa lạc C9/5, Tổ 19 KP1, P. Tân Thới Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh. Ban đầu hoạt động của công ty chủ yếu là nhận gia công hợp đồng áo thun quảng cáo, khuyến mãi cho các thƣơng hiệu có tên tuổi trong nƣớc nhƣ Dutch Lady, Neptune, Unilever… - Đầu năm 2006, công ty chính thức sản xuất, thâm nhập thị trƣờng áo thun trong nƣớc và cho ra đời 2 thƣơng hiệu: : nhãn hiệu thời trang dành cho nam bao gồm áo T-shirt và Polo shirt. : nhãn hiệu thời trang dành cho trẻ em gồm áo T-shirt, Polo shirt và đồ bộ. - Sản phẩm của Happy Hoop và Milvus, phân phối qua hệ thống siêu thị lớn ở TP Hồ Chí Minh nhƣ: Coopmart, BigC, Vinatex… - 2010 nhãn hiệu Happy Hoop đƣợc ngƣời tiêu dùng bình chọn Hàng Việt Nam Chất Lƣợng Cao. - Hiện nay, sản phẩm may mặc của công ty TNHH Tân Phạm Gia có mặt hầu hết ở các hệ thống siêu thị trên 64 tỉnh thành và có chỗ đứng trên thị trƣờng áo thun Việt Nam. II. Cơ cấu tổ chức : 1. Sơ đồ tổ chức : - Cơ cấu tổ chức quản lý theo quan hệ trực tuyến, các trƣởng phòng báo cáo hoạt động sản xuất, kinh doanh cho phó giám đốc, phó giám đốc là ngƣời tham mƣu cho giám đốc và giám đốc là ngƣời có quyền quyết định mọi hoạt động của công ty. Sơ đồ cơ cấu tổ chức (Nguồn Ban giám đốc Công ty TNHH Tân Phạm Gia) Giaùm Ñoác Phoù Giaùm Ñoác Phoøng Kinh Doanh Phoøng Taøi Chính Keá Toaùn Phoøng Thieát Keá, May Maãu Xöôûng Saûn Xuaát Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp Nhóm 1 – Lớp VB13QT002 – Khóa VB2K13 4 2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban : 2.1 Ban giám đốc : - Đề ra các quyết định chiến lƣợc nhằm đạt mục tiêu chung của công ty. - Quản lý và điều hành mọi hoạt động của công ty. Đồng thời giám đốc là ngƣời chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật về hoạt động của công ty. - Phê duyệt ngân sách hoạt động và quyết toán của công ty. - Quyền tuyển chọn lao động theo yêu cầu sản xuất kinh doanh, theo đúng chính sách tuyển dụng lao động của nhà nƣớc. - Có quyền ủy quyền cho ngƣời dƣới quyền làm thay cho công việc của mình, và chịu trách nhiệm về sự ủy quyền đó. - Phó giám đốc thực hiện chức năng và nhiệm vụ do giám đốc giao phó, có quyền thay mặt giám đốc khi giám đốc đi vắng, có quyền ra quyết định trong khi thực hiện nhiệm vụ của mình, đồng thời phải chịu trách nhiệm trƣớc giám đốc. 2.2 Phòng kinh doanh : - Lập kế hoạch kinh doanh và kế hoạch thiết kế mẫu chào hàng cho phòng thiết kế. - Lấy mẫu từ phòng thiết kế đi chào cho các siêu thị trung tâm để hình thành mã code. - Điều phối, lƣu chuyển hàng hóa, và tiêu thụ sản phẩm. - Tham gia đàm phán, ký kết và thực hiện các hợp đồng kinh doanh. Quảng cáo và giới thiệu sản phẩm, tiếp cận thị trƣờng, tìm hiểu nhu cầu thị hiếu khách hàng thông qua đợt tham gia hội chợ Hàng Việt Nam Chất Lƣợng Cao. 2.3 Phòng thiết kế : - Chịu trách nhiệm về thiết kế mẫu, sản xuất hàng mẫu đƣa cho bộ phận kinh doanh chào mẫu. - Phối màu cho từng mã hàng và lên nhu cầu nguyên–phụ liệu cho phòng kế toán - Kết hợp với bộ phận kinh doanh tìm hiểu nhu cầu thị hiếu khách hàng để thiết kế mẫu phù hợp. - Tham gia trình diễn thời trang thông qua truyền hình, tài trợ trang phục các cuộc thi tìm kiếm ngƣời mẫu, để giới thiệu mẫu mới, giới thiệu thƣơng hiệu thời trang. 2.4 Phòng tài chính kế toán : - Giúp ban giám đốc quản lý tài chính, vốn để phục vụ cho việc sản xuất kinh doanh của công ty. - Chịu trách nhiệm ghi chép, lập chứng từ theo đúng qui định của nhà nƣớc, tổng hợp chứng từ theo đúng trình tự hợp lý. Tổng hợp thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, lập bảng tổng kết về tài sản, các báo cáo về kế toán. - Theo dõi, xử lý các việc về lĩnh vực tài chính, công nợ, số vốn vay. - Thực hiện nhiệm vụ thanh toán các mối quan hệ tài chính với các tổ chức trong và ngoài nƣớc thông qua hệ thống ngân hàng. - Theo dõi, đôn đốc và thông báo tình hình thực hiện các chỉ tiêu, kế hoạch hàng tháng, quý, năm. Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp Nhóm 1 – Lớp VB13QT002 – Khóa VB2K13 5 - Xây dựng giá thành sản phẩm, tham mƣu cho giám đốc trong quá trình hoạt động kinh tế của công ty nhằm phát hiện những khả năng tiềm tàng và khắc phục những thiếu sót trong quá trình thực hiện sản xuất kinh doanh. - Theo dõi tình hình sản xuất, đặt hàng, điều phối nguyên phụ liệu cho xƣởng sản xuất. 2.5 Xưởng sản xuất : - Quản đốc điều phối chuyền để sản xuất ra thành phẩm theo đúng yêu cầu về chất lƣợng và thời gian đồng thời quản lý công nhân, quan tâm, giúp đỡ khi công nhân gặp khó khăn trong sản xuất cũng nhƣ trong cuộc sống. - Quản đốc đề suất tăng lƣơng hay thƣởng cho những công nhân có thành tích tốt. - Quản lý kho theo dõi nguyên phụ liệu, báo cáo cho phòng kế toán. - Báo cáo thành phẩm sau mỗi đơn hàng cho bộ phận kế toán. TPG Co., Ltd Logo công ty TNHH Tân Phạm Gia Happy Hoop nhãn hiệu thời trang dành cho các bé trai Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp Nhóm 1 – Lớp VB13QT002 – Khóa VB2K13 6 Milvus nhã hiệu thời trang dành cho nam ( Nguồn : phòng thiết kế công ty TNHH Tân Phạm Gia) Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp Nhóm 1 – Lớp VB13QT002 – Khóa VB2K13 7 PHẦN II – PHÂN TÍCH KHẢ NĂNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ BẰNG HỆ THỐNG CNTT CỦA CÔNG TY A – CÁC NGHIỆP VỤ CƠ BẢN : I. Nghiệp vụ chuẩn bị mẫu mới : - Giám đốc họp với bộ phận thiết kế để thảo luận và đƣa ra xu hƣớng thời trang sắp tới (màu sắc, kiểu dáng, chất liệu …). Giám đốc lệnh bộ phận thiết kế vẽ 20 mẫu mới. - Bộ phận thiết kế vẽ mẫu, chuyển mẫu (sau khi đƣợc trƣởng phòng duyệt bảng vẽ), lệnh cho phòng may mẫu hoàn thành mẫu thật, chuyển mẫu thật về bộ phận thiết kế. - Bộ phận thiết kế trình mẫu thật lên Giám đốc. Giám đốc duyệt mẫu (chọn mẫu đẹp, phù hợp). - Mẫu sau khi duyệt chuyển về bộ phận kế toán. Giám đốc lệnh bộ phận kế toán tính giá thành trình lên. Giám đốc duyệt giá thành cho từng mẫu và trả mẫu về bộ phận thiết kế. - Bộ phận thiết kế phối màu cho từng mẫu (1 mẫu phối 6 màu), làm bảng màu. - Ta có sơ đồ sau : II. Nghiệp vụ chào hàng cho các hệ thống siêu thị trung tâm (Co.op Mart, BigC Mart …) và nghiệp vụ đặt hàng : - Bộ phận thiết kế chuyển mẫu, bảng màu cho bộ phận kế toán. - Bộ phận kế toán đặt mã hàng, áp giá, gắn thẻ bài cho từng sản phẩm, làm bảng chào hàng ( lƣu trong máy tính), chuyển mẫu và bảng chào hàng cho bộ phận kinh doanh. - Bộ phận kinh doanh chào mẫu cho hệ thống siêu thị trung tâm. - Sau khi hệ thống siêu thị duyệt mẫu, fax hay mail đơn đặt cho bộ phận kinh doanh (các mã hàng, số lƣợng từng mã hàng), và trả mẫu về cho bộ thiết kế. - Bộ phận kinh doanh báo cho bộ phận kế toán về số lƣợng từng mã hàng cho bộ phận kế toán lƣu trữ. Giaùm ñoác Leänh veõ maãu BP thieát keá BP may maãu chuyeån maãu ñaõ hoaøn thaønh Keá toaùn Tính giaù maãu Traû maãu chuyeån maãu BP thieát keá chuyeån maãu Giaùm ñoác BP thieát keá chuyeån maãu Leänh may maãu 1 2 3 4 5 6 7 8 Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp Nhóm 1 – Lớp VB13QT002 – Khóa VB2K13 8 - Ta có sơ đồ sau : III. Nghiệp vụ mua NPL : - Bộ phận kinh doanh thông báo cho bộ phận thiết kế , các mã hàng đã đặt. Bộ phận thiết kế tính vải, phụ liệu chuyển file cho bộ phận kế toán. - Bộ phận thiết kế lệnh cho bộ phận may mẫu nhảy size các mã đã đặt hàng. - Bộ phận kế toán kiểm tra lƣợng vải, phụ liệu tồn trong dữ liệu (số dữ liệu bằng số thực tế trong kho) và đặt thêm vải, phụ liệu cho đủ số lƣợng yêu cầu. Việc mua NPL thông qua fax hay mail, trả tiền bằng chuyển khoản. - NPL sau khi mua đƣợc chuyển về kho. Kế toán kho nguyên phụ nhập dữ liệu lƣu vào máy tính. Chuyển hoá đơn về cho kế toán. IV. Nghiệp vụ sản xuất : - Bộ phận thiết kế chuyển mẫu cho bộ phân sản xuất. BP thieát keá chuyeån maãu Keá toaùn ñaët maãu, laøm baûng chaøo giaù löu chuyeån maãu, baûng chaøo haøng Keá toaùn Sieâu thò chuyeån maãu fax ñôn ñaët haøng BP kinh doanh thoâng baùo soá löôïng maãu maõ Keá toaùn löu 1 2 3 4 5 6 7 8 chuyển mẫu BP may maãu leänh may göûi file BP thieát keá tính vaät lieäu löu BP thieát keá thoâng baùo soá löôïng maãu maõ BP kinh doanh BP keá toaùn kieåm tra vaät lieäu toàn kho So sánh đặt hàng mua vaät lieäu chuyeån vaät lieäu löu Kho 1 2 3 4 5 4 3 2 1 5 Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp Nhóm 1 – Lớp VB13QT002 – Khóa VB2K13 9 - Bộ phận kế toán lập lệnh sản xuất cho từng mã hàng, chuyển lệnh cho bộ phận sản xuất. - Bộ phận kế toán lập phiếu xuất kho NPL cho từng mã hàng. - Sau khi sản xuất xong làm phiếu nhập kho thành phẩm cho từng mã hàng. - Ta có sơ đồ sau : V. Nghiệp vụ giao hàng : - Bộ phận kế toán làm phiếu xuất kho để xuất hàng theo đơn đặt hàng của từng siêu thị. - Bộ phận kế toán làm phiếu giao hàng, xuất hoá đơn giá trị gia tăng, theo cho bộ phận kinh doanh. - Bộ kinh doanh chuyển đơn đặt hàng, liên đỏ và tím hoá đơn giá trị gia tăng, thành phẩm cho siêu thị. - Siêu thị ký và đƣa hoá đơn liên xanh cho bộ phận kinh doanh. - Bộ kinh doanh hoá đơn liên xanh cho bộ phận kế toán. - Sau 45 ngày siêu thị chuyển khoản tiền theo hoá đơn cho bộ phân kế toán. - Ta có sơ đồ sau : Kho nhaäp kho thaønh phaåm chuyeån vaät lieäu leänh saûn xuaát Kho phieáu xuaát kho vaät lieäu BP keá toaùn BP saûn xuaát 1 3 2 4 Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp Nhóm 1 – Lớp VB13QT002 – Khóa VB2K13 10 - Từ các sơ đồ nghiệp vụ trên và tình hình thực tế của Công ty, ta có thể thấy đƣợc sự bất ổn trong hệ thống thong tin của Công ty : + Đa số các lệnh từ giám đốc là truyền miệng, không có bất cứ hồ sơ gì lƣu lại. + Mỗi bộ phận đều có máy tính lƣu trữ dữ liệu, phần mềm tính toán riêng, nhƣng cơ sở dữ liệu rời rạc. + Trong hệ thống có sử dụng mạng LAN nội bộ, nhƣng chỉ dừng lại ở mức share file. Không có hệ thống file dùng chung. Không sử dụng mô hình quản lý server. + Nghiệp vụ chuẩn bị mẫu mới : Các nghiệp vụ chồng chéo, lặp lại (sau khi hoàn thành mẫu thật, bộ phận thiết kế nên chuyển mẫu cho bộ phận kế toán tính toán giá thành rồi mới chuyển lên cho giám đốc duyệt) + Nghiệp vụ chào hàng cho các hệ thống siêu thị trung tâm : qua những bƣớc trung gian không cần thiết (bộ phận thiết kế nên chuyển mẫu, bảng giá cho bộ phận kinh doanh, bộ phận kinh doanh đặt mã hàng, áp giá, gắn thẻ bài cho từng sản phẩm, làm bảng chào hàng) + Nghiệp vụ mua NPL : Bộ phận kế toán làm không đúng chức năng (bộ phận kế toán chỉ kiểm tra lƣợng vải, phụ liệu tồn trong dữ liệu, bộ phận đặt hàng của công ty mới đặt thêm vải, phụ liệu cho đủ số lƣợng yêu cầu) + Nghiệp vụ sản xuất : Bộ phận kế toán làm không đúng chức năng ( lập lệnh sản xuất cho từng mã hàng, chuyển lệnh cho bộ phận sản xuất phải là bộ phận kinh doanh)  Kết luận :. các nghiệp vụ còn trùng lắp, lặp lại và các phòng ban làm việc bị chồng chéo lên nhau, làm công tác quản lý có phần khó khăn, hệ thống thông tin của Công ty chỉ dừng lại ở ứng dụng mức 1, và ta cần thiết phải sửa chữa cải thiện lại hệ thống để có thể quản lý tốt hơn. Sieâu thò ñaët haøng BP kinh doanh chuyeån ñôn haøng BP keá toaùn laäp phieáu xuaát Kho chuyeån haøng löu laäp phieáu giao haøng BP kinh doanh Sieâu thò 1 2 3 9 1 10 8 7 6 5 4 giao haøng Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp Nhóm 1 – Lớp VB13QT002 – Khóa VB2K13 11 B – CÁC BỘ PHẬN TRONG CÔNG TY : I. Bộ phận hành chính – nhân sự : 1. Cơ cấu tổ chức : 2. Sơ đồ BFD : 3. Chức năng : - Thực hiện công tác tuyển dụng nhận sự đảm bảo chất lƣợng theo yêu cầu, chiến lƣợc của Công ty. - Tổ chức và phối hợp với các đơn vị khác thực hiện quản lý nhân sự, đào tạo và tái đào tạo. - Tổ chức việc quản lý nhân sự toàn Công ty. - Xây dựng quy chế lƣơng thƣởng, các biện pháp khuyến khích – kích thức ngƣời lao động làm việc, thực hiện các chế độ cho ngƣời lao động theo chính sách hiện hành. - Chấp hành và tổ chức thực hiện các chủ trƣơng, qui định, chỉ thị của Ban Giám đốc. Nhân viên Lễ tân kiêm văn thƣ lƣu trữ ( 01 ngƣời ) Nhân viên tiền lƣơng, nhân sự ( 01 ngƣời ) Nhân viên Lái xe ( 02 ngƣời ) Nhân viên đối ngoại, hậu cần ( 01 ngƣời ) Nhân viên mua sắm, quản lý tài sản ( 01 ngƣời ) Trƣởng phòng Hành chính – Nhân sự Văn thƣ, lƣu trữ, lễ tân Mua sắm,quản lý tài sản Quản lý nhân sự, tiền lƣơng Đối ngoại, các công việc hậu cần Bảo vệ, lái xe Tuyển dụng và đào tạo Quản lý nhân sự, phân công lao động Xếp lƣơng, thƣởng, các chế độ cho CNV Nhận, gửi công văn, văn bản Quản lý các dịch vụ nội bộ Các công tác đoàn thể Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp Nhóm 1 – Lớp VB13QT002 – Khóa VB2K13 12 - Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các qui định áp dụng trong Công ty, xây dựng cơ cấu tổ chức của Công ty - các bộ phận và tổ chức thực hiện. - Phục vụ các công tác hành chánh để BGĐ thuận tiện trong chỉ đạo – điều hành, phục vụ