Tiểu luận Phân chia công việc trong quản trị

Click to edit Master title style Click to edit Master text styles Second level Third level Fourth level Fifth level 6/15/2013 ‹#› Click to edit Master title style Click to edit Master text styles Second level Third level Fourth level Fifth level 6/15/2013 ‹#› Click to edit Master title style Click to edit Master text styles Second level Third level Fourth level Fifth level 6/15/2013 ‹#› Click to edit Master title style Click to edit Master text styles Second level Third level Fourth level Fifth level 6/15/2013 ‹#› BỘ CÔNG THƯƠNGTRƯỜNG ĐH CÔNG NGHIỆP THỰC PHẨM TPHCMKHOA QTKD & DU LỊCHBỘ MÔN: QUẢN TRỊ HỌC Đề tài: PHÂN CHIA CÔNG VIỆC TRONG QUẢN TRỊ GVHD: ThS Võ Thanh Hiền Nhóm: Sức sống mới Tp. Hồ Chí Minh, tháng 6 năm 2013 DANH SÁCH NHÓM SỨC SỐNG MỚI STT MSSV Họ và tên 1 2008120179 Trần Hoài Tâm 2 2008120166 Kiều Thị Minh Phượng 3 2008120300 Nguyễn Thị Bích Hạnh 4 2008120142 Nguyễn Thị Việt Phương 5 2008120164 Đỗ Thành Đạt 6 2008120110 Nguyễn Văn Đạo 7 2006120128 Lê Thị Huyền Trang 8 2006120077 Đặng Thị Trang 9 2006120046 Nguyễn Thị Bích Ngọc 10 2007110061 Bùi Thị Kim Chi PETEC - 30 Năm Hành Trình Một Thương Hiệu - YouTube.FLV Làm sao để thành công trong vai trò của mình và nhân viên làm việc năng suất, nhiệt tình hơn. Có nhà quản trị đã   "mua chuộc" hoàn toàn thành công nhân viên của mình nhưng có người lại thất bại. Vậy bạn có nhận ra sự khác biệt là do đâu????? ĐẶT VẤN ĐỀ I. PHÂN CHIA CÔNG VIỆC TRONG QUẢN TRỊ I.1 Một số khái niệm cơ bản I.1.1 QUẢN TRỊ LÀ GÌ? Quản trị là hoạt động cần thiết trong tổ chức Quản trị là hoạt động để đạt mục tiêu tổ chức Quản trị học là hoàn thành công việc thông qua con người Là khoa học nghiên cứu phân tích về công việc trong tổ chức tổng kết các kinh nghiệm thành nguyên tắc và lý thuyết áp dụng cho tình huống tương tự I.1.2 TỔ CHỨC Hiệu quả Cân đối Thống nhất chỉ huy Linh hoạt Gắn với mục tiêu Nguyên tắc I.1.2 TỔ CHỨC Cơ sở để xây dựng cơ cấu tổ chức: Mục tiêu và chiến lược của DN Môi trường bên ngoài của DN Công nghệ hay kỹ thuật để SX ra sản phẩm Các nguồn lực của DN Quy trình xây dựng cơ cấu tổ chức I.1.3 PHÂN CHIA CÔNG VIỆC Thế nào là phân chia công việc? I.1.1 PHÂN CHIA CÔNG VIỆC Giao cho ai đó trách nhiệm và quyền hạn để thực hiện công việc nào đó. Đồng thời, cung cấp những phương tiện, nguồn lực cần thiết nhằm tạo điều kiện thuận lợi nhất cho người được phân công hoàn thành công việc. I.1.1 PHÂN CHIA CÔNG VIỆC ---Định nghĩa Là tiến trình sắp xếp các công việc tương đồng thành từng nhóm, để giao phó cho từng khâu nhân sự có khả năng thi hành, - Đồng thời phân quyền cho từng khâu nhân sự tùy theo công việc được giao phó. I.1.1 PHÂN CHIA CÔNG VIỆC * Kết luận Việc phân chia công tác, tổ chức ban ngành thực hiện công tác, và các khâu việc làm thành cấu trúc của một tổ chức. Nói cách khác, cấu trúc là xương sườn nối kết các công tác của một tổ chức. Từ đó đưa đến vấn đề trách nhiệm và liên đới trách nhiệm khi thi hành công tác. II. PCCV như thế nào? II.1 MỤC ĐÍCH Tăng hiệu quả nhân lực: Tăng thời gian cho cho công tác quản lý, giảm thời gian tác nghiệm cụ thể Tối ưu về thời gian Tiết kiệm chi phí Mang lại kết quả tốt nhất II.2 YÊU CẦU II.3 Cơ sở thực hiện Song song với trách nhiệm, nhân viên cũng được trao quyền xứng đáng để họ dễ dàng thực hiện những việc được giao - Sự phân chia công việc sẽ giúp xác định trách nhiệm các công việc nhất định là của ai II.4 Phương pháp PCCV * Phân chia các bộ phận: Thành các phòng ban chức năng Theo nhóm sản phẩm Theo khu vực địa lý Theo bộ phận khách hàng Theo công đoạn sản xuất Làm theo ca ngày, ca đêm,… II.5 QUY TRÌNH THỰC HIỆN PCCV Lập sổ tay CV Hình dung tất cả các CV phải làm Sắp xếp trình tự theo tính chất ưu tiên và quan trọng Gom từng nhóm CV lại theo tiêu chí đặc thù Nắm vững thông tin về tay nghề, năng lực của nhân sự Nắm rõ tính tình, cách ứng xử của từng nhân sự Nắm rõ mảng công việc chính của từng người Nắm rõ lượng công việc hiện tại của từng người B.1 Nhận dạng công việc B2. Đối chiếu năng lực II.5 QUY TRÌNH THỰC HIỆN PCCV Xác định CV gì cần phải phân công Ai là người phù hợp để giao việc B.3 Ráp nối công việc và con người Giao việc và cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết Nêu rõ yêu cầu, mong đợi và ước lượng thời gian hoàn thành III.6 CÁCH THỨC PCCV - Giao cho người khác quyền hành và trách nhiệm Thay quyền thực hiện 1 nhiệm vụ nhất định NQT tập trung cho công việc quan trọng - Khai thác năng lực tiềm ẩn của nhân viên Giảm bớt khối lượng công việc Phát triển kĩ năng làm việc của cấp dưới Uỷ quyền Lợi ích ỦY NHIỆM QUYỀN HÀNH Nhân viên phát triển khả năng ra quyết định, nắm vững thời cơ và sẵn sàng cho những công tác lớn hơn hay chức vụ cao hơn. - Tạo bầu khí tranh đua lành mạnh để thăng tiến - Giúp nhân viên nhận ra vai trò quan trọng của chính mình trong đội ngũ Ưu điểm ỦY NHIỆM QUYỀN HÀNH - Chi phí đào tạo nhân viên cao. Đòi hỏi những hoạch định và báo cáo tinh vi và chuyên môn. Bị trở ngại do việc ngại ngùng ủy thác của những quản trị viên cao cấp, một phần họ không muốn mất quyền hành tuyệt đối, phần khác họ không muốn nhận trách nhiệm của công việc bị bế tắc, trở ngại, hay thất bại do nhân viên dưới quyền gây ra. Nhược điểm ỦY NHIỆM QUYỀN HÀNH - Richard Carrigan, chủ tịch công ty United Displaycraft - vị chủ tịch “yêu” uỷ thác. Richard Carrigan đã cải tổ lại toàn bộ cơ cấu tổ chức của United Displaycraft theo hướng phân cấp quản lý. Trước khi trở thành chủ tịch, trong vai trò đứng đầu các hoạt động kinh doanh của công ty, ông chịu trách nhiệm quản lý và điều hành ba phòng: thiết kế, kỹ sư máy móc và đánh giá công việc ỦY NHIỆM QUYỀN HÀNH Còn bây giờ ông phân công việc cho một trưởng phòng thiết kế kiêm giám sát phòng kỹ sư máy móc, cộng với một nhà tổng quản lý sẽ lãnh đạo hoạt động đánh giá tất cả công việc SX hàng ngày Hai nhà quản lý sẽ thay công việc của ông trước kia. “Bằng việc làm này, ông hy vọng sẽ có thêm thời gian rảnh rỗi để bay tới các thành phố khác học hỏi kinh nghiệm, nhằm tìm ra các phương thức quản lý mới cho những dự án hiện nay với nhà xuất đồ chơi Hasbro. III. Tác dụng III.1 Đối với người được phân công: Cơ hội thử thách và chinh phục, để phát triển chuyên môn nghề nghiệp Cơ hội để phát triển các kỹ năng: xử lý tình huống, giải quyết vấn đề, thương lượng và thuyết phục, quản lý thời gian, giao tiếp, ra quyết định,…. Nâng cao giá trị của họ trong doanh nghiệp Tạo sự hài lòng về bản thân khi hoàn thành công việc III Tác dụng III. 2 Đối với người phân công: Điều hòa được công việc các phòng ban Có thêm thời gian nhiều hơn cho việc quản lý và kiểm soát công việc Kiểm soát được quyền hạn và trách nhiệm trong việc quản lý, giám sát, đánh giá,… III Tác dụng III.2 Đối với người phân công: Giảm áp lực công việc Chuẩn bị nguồn nhân lực kế thừa Tăng sự ảnh hưởng và uy tín đối với nhân viên Minh chứng được năng lực điều hành doanh nghiệp III Tác dụng III.3 Đối với doanh nghiệp - Thu hút sự tham gia của nhân viên, nhằm hướng đến tinh thần làm việc ngày càng tốt hơn. Tăng năng suất lao động Tiết kiệm chi phí Thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm Thể hiện sức mạnh năng lực của tập thể * Ý nghĩa Các thành viên tham gia trong quá trình thực hiện có thể định hình cho mình những ý tưởng riêng, xem công việc nào phù hợp với năng lực của mình để đi đến mục tiêu nhanh hơn và không sợ gây nên tình trạng “bằng mặt mà không bằng lòng”. IV. Bài học rút ra IV.1 Kết luận - Kết quả của việc phân chia công việc trong quản trị là đường lối qui định các hoạt động trong một tổ chức có tầm ảnh hưởng và sự giới hạn thái độ làm việc của nhân công. IV. BÀI HỌC RÚT RA SỰ BẢO THỦ SBT không chỉ là vấn đề duy nhất. Việc quan tâm lo lắng đến từng cen-ti-mét một trong nhà máy sẽ làm tiêu hao khá nhiều thời gian quý báu khác của các nhà quản trị dành cho việc hoạch định các chiến lược PT KD IV.1 Kết luận SBT làm xói mòn trách nhiệm phải giải trình công việc của các nhân viên do nhà quản trị hầu như đã nắm quá rõ từng chi tiết công việc IV. Bài học rút ra IV.1 Kết luận - Trong thực tế, không có tổ chức nào tuyệt đối áp dụng lối tập trung quyền hạn độc đoán này, vì mỗi khâu việc, mỗi nhân viên, ít nhiều, có quyền quyết định khi thi hành một công tác để đạt mục tiêu. Đồng thời cũng chẳng có tổ chức nào hoàn toàn áp dụng hệ thống phân quyền một cách triệt để, hệ thống phân quyền được linh động hóa trong thực tế. Ở bất cứ thái cực nào, nếu tuyệt đối, đều có nguy cơ thất bại.   Một số khó khăn và lưu ý trong PCCV * Khó khăn Không phải ai cũng có khả năng giao việc Một số NV chưa thực sự chủ động đầu tư năng lực, họ sẽ nói: “ Tôi đã quá nhiều việc rồi”, “ việc đó không phù hợp với tôi”,… * Lưu ý - Một quản trị viên giỏi là một quản trị viên biết ủy nhiệm quyền hành để đạt mục tiêu được trao phó. Không ai có thể làm hết mọi sự, mọi việc và cũng không ai thành công một mình The End CẢM ƠN THẦY VÀ CÁC BẠN ĐÃ CHÚ Ý THEO DÕI Nhóm Sức sống mới Design by: Trần Hoài Tâm