Tiểu luận Phương pháp tính toán hàng tồn kho hợp lý

TỒN KHO GVHD: PGS-TS. PHẠM NGỌC TUẤN Page 1 HV: CAO VĂN ĐẲNG - 11040387 Tiểu luận Phương pháp tính toán hàng tồn kho hợp lý TỒN KHO GVHD: PGS-TS. PHẠM NGỌC TUẤN Page 2 HV: CAO VĂN ĐẲNG - 11040387 MỤC LỤC II. PHẦN MỞ ĐẦU .................................................................................................. 3 1. Tổng quan .............................................................................................................. 3 2. Phân loại ................................................................................................................ 6 a. Hàng mua đang đi đường ................................................................................... 7 b. Hàng đại lý (hàng uỷ thác) ................................................................................. 8 c. Hợp đồng bán đặc biệt ....................................................................................... 8 d. Bán với cam kết mua lại (sales with buy back) .................................................... 8 e. Bán với tỷ lệ trả lại cao (Sales with high rate return) ......................................... 9 f. Hàng bán trả góp ............................................................................................... 9 III. CÁC TRƯỜNG HỢP ........................................................................................ 10 a. Ngành Thép ...................................................................................................... 10 b. Ngành kính xây dựng ........................................................................................ 11 c. Ngành mía đường ............................................................................................. 14 d. Các mặt hàng khác ........................................................................................... 16 IV. CÁC PHƯƠNG PHÁP TÍNH TOÁN ............................................................... 20 1. Có nhiều phương pháp ......................................................................................... 20 2. Ưu và nhược điểm của từng phương pháp ............................................................ 20 a. Phương pháp nhập trước - xuất trước (FIFO) .................................................. 20 b. Phương pháp nhập sau - xuất trước (LIFO) ..................................................... 21 c. Phương pháp giá hạch toán .............................................................................. 21 d. Phương pháp giá thực tế đích danh .................................................................. 22 e. Phương pháp giá bình quân.............................................................................. 22 V. TỒN KHO NHƯ THẾ NÀO LÀ HỢP LÝ ....................................................... 22 1. Hai mặt của tồn kho ............................................................................................. 22 2. Tồn kho như thế nào là hợp lý ............................................................................. 23 a. Nắm bắt nhu cầu .............................................................................................. 23 TỒN KHO GVHD: PGS-TS. PHẠM NGỌC TUẤN Page 3 HV: CAO VĂN ĐẲNG - 11040387 b. Hoạch định cung ứng ....................................................................................... 24 c. Tính toán lượng đặt hàng ................................................................................. 24 d. Xác định thời điểm đặt hàng ............................................................................. 25 e. Ví dụ ................................................................................................................. 25 VI. KẾ HOẠCH - KHẮC PHỤC VÀ PHÒNG TRÁNH ........................................ 26 1. Mức độ sản xuất đều và cố định ........................................................................... 26 2. Tồn kho thấp ........................................................................................................ 26 3. Kích thước lô hàng nhỏ ........................................................................................ 27 4. Lắp đặt với chi phí thấp và nhanh chóng .............................................................. 27 5. Bố trí mặt bằng hợp lý ......................................................................................... 27 6. Kiểm kê hàng hóa ................................................................................................ 27 7. Tránh dự trữ quá nhiều ........................................................................................ 28 PHỤ LỤC ...................................................................................................................... 29 VII. THAM KHẢO ................................................................................................ 30 I. PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tổng quan Tồn kho là toàn bộ nguồn vào quy trình sản xuất như hàng cung ứng, nguyên vật liệu, phụ tùng… mà công ty dùng trong hoạt động kinh doanh, ngoài ra còn bao gồm cả công việc đang được thực hiện - hàng hóa đang trong nhiều giai đoạn sản xuất khác nhau - cũng như thành phẩm đang chờ xuất kho đem bán hoặc vận chuyển đến khách hàng. Đối với nhiều công ty, hàng tồn kho được xem là tài sản lưu động quan trọng. Chi phí tồn kho có hai khía cạnh đáng lưu ý. Thứ nhất, phải xác định chi phí hàng tồn được thu mua hay sản xuất. Chi phí này sau đó được đưa vào tài khoản tồn kho cho đến khi sản phẩm được xuất kho đem bán. Khi sản phẩm đã được vận chuyển hoặc phân phối đến tay khách hàng, chi phí này được ghi thành tiêu phí trong báo cáo thu nhập như một phần của giá vốn hàng bán. Hãy tưởng tượng các chi phí đi vào tài khoản tồn kho và sau đó được chuyển khỏi tài khoản này và tính cho giá vốn hàng bán trong báo cáo thu nhập. Khi sản phẩm được chuyển vào kho và sau đó được lấy ra để phân phối đến tay khách hàng, chi phí tồn kho sẽ được chuyển vào một tài khoản rồi lấy ra sau từ đó. Tuy nhiên, cần phải nhận thấy rằng những dòng tiền này không cần phải song TỒN KHO GVHD: PGS-TS. PHẠM NGỌC TUẤN Page 4 HV: CAO VĂN ĐẲNG - 11040387 song nhau - nghĩa là, dòng chi phí vào và ra khỏi tài khoản tồn kho không cần phải đặt đúng thứ tự như lưu lượng hàng nhập và xuất kho. Như được trình bày dưới đây, chúng ta có thể quyết định trước hết sử dụng các mặt hàng tồn kho nhận được gần đây nhất vì nó giúp chúng ta ước tính chi phí thực tế hơn. Chính sách tồn kho rất quan trọng khiến cho các nhà quản lý sản xuất, quản lý marketing và quản lý tài chính phải làm việc cùng nhau để đạt được sự thống nhất. Có nhiều quan điểm khác nhau về chính sách tồn kho, để có sự cân bằng các mục tiêu khác nhau như: giảm chi phí sản xuất, giảm chi phí tồn kho và tăng khả năng đáp ứng nhu cầu cho khách hàng. Mục này sẽ giải quyết các quan điểm đối chọi nhau để thiết lập chính sách tồn kho. Chúng ta khảo sát về bản chất của tồn kho và các công việc bên trong hệ thống tồn kho, xây dựng những vấn đề cơ bản trong hoạch định tồn kho và kỹ thuật phân tích một số vấn đề tồn kho.Có nhiều lý do để giải thích tại sao muốn tồn kho và tại sao lại không muốn tồn kho? Dưới đây sẽ thể hiện lý do của hai quan điểm này: a. Tại sao chúng ta giữ hàng tồn kho? Tồn kho là cần thiết nhưng vấn đề quan trọng là khối lượng hàng tồn kho được giữ là bao nhiêu cho phù hợp với điều kiện hoạt động sản xuất – kinh doanh của đơn vị. Chúng ta giữ hàng tồn kho vì một vài chi phí sau đây thấp: Chi phí chất lượng khởi động: Khi chúng ta bắt đầu sản xuất một lô hàng thì sẽ có nhiều nhược điểm trong giai đoạn đầu, như công nhân có thể đang học cách thức sản xuất, vật liệu không đạt đặc tính, máy móc lắp đặt cần có sự điều chỉnh. Kích thước lô hàng càng lớn thì có ít thay đổi trong năm và ít phế liệu hơn. Tồn kho có thể cần thiết cho hiệu quả vận hành của hệ thống sản xuất nhưng cũng có nhiều lý do đối với việc tại sao ta không giữ hàng tồn kho. Thành phẩm - Chuẩn bị lượng hàng trước khi giao hàng. - Năng lực sản xuất có hạn. - Sản phẩm có thể để trưng bày cho khách hàng. Bán thành phẩm - Vì khâu quản lý, không thể kết hợp 2 giai đoạn sản xuất lại. - Sản xuất và vận chuyển các lô hàng lớn khiến cho tồn kho nhiều hơn nhưng có thể giảm chi phí sản xuất, chi phí vận chuyển nguyên vật liệu. Vật liệu thô - Do một số nhà cung cấp sản xuất và vận chuyển một vài vật liệu thô theo lô. - Lượng đặt mua lớn làm tồn kho nhiều hơn nhưng có thể được khấu trừ theo số lượng mua, giảm được chi phí mua hàng. TỒN KHO GVHD: PGS-TS. PHẠM NGỌC TUẤN Page 5 HV: CAO VĂN ĐẲNG - 11040387 b. Tại sao chúng ta không giữ hàng tồn kho? Một số lý do sau đây làm cho chi phí gia tăng khi lượng tồn kho cao. - Chi phí tồn trữ: Là những chi phí phát sinh có liên quan đến việc tồn trữ như trong bảng 6-2 dưới đây. - Chi phí cho việc đáp ứng khách hàng: Nếu lượng bán thành phẩm tồn kho quá lớn thì nó làm cản trở hệ thống sản xuất. Thời gian cần để sản xuất, phân phối các đơn hàng của khách hàng gia tăng thì khả năng đáp ứng những thay đổi các đơn hàng của khách hàng yếu đi. - Chi phí cho sự phối hợp sản xuất: Do lượng tồn kho quá lớn làm cản trở qui trình sản xuất nên nhiều lao động được cần đến để giải tỏa sự tắc nghẽn, giải quyết những vấn đề tắc nghẽn liên quan đến sản xuất và lịch trình phối hợp. - Chi phí về chất lượng của lô hàng lớn: Khi sản xuất những lô hàng có kích thước lớn sẽ tạo nên tồn kho lớn. Trong vài trường hợp, một số sẽ bị hỏng và một số lượng chi tiết của lô sản xuất sẽ có nhược điểm. Nếu kích thước lô hàng nhỏ hơn có thể giảm được lượng kém phẩm chất. B - Chi phí nhân lực cho hoạt động giám sát quản lý:- Chi phí lương cho nhân viên bảo quản.- Chi phí quản lý điều hành kho hàng. Phí tổn cho việc đầu tư vào hàng tồn kho:- Phí tổn do việc vay mượn để mua hàng và chi phí trả lãivay.- Phí bảo hiểm hàng hóa trong kho. - Chi phí khác phát sinh:- Chi phí do hao hụt, mất mát vật liệu.- Chi phí do không sử dụng được nguyên vật liệu đó.- Chi phí đảo kho để hạn chế sự giảm sút về chất lượng. c. Bản chất của tồn kho: Hai vấn đề quan trọng trong mọi hoạch định tồn kho là: - Cần đặt hàng là bao nhiêu cho từng loại nguyên vật liệu ? - Khi nào thì tiến hành đặt hàng lại ? Hàng hóa tồn kho có thể bao gồm cả nhu cầu nguyên vật liệu phụ thuộc lẫn nhu cầu nguyên vật liệu độc lập. Trong tồn kho nhu cầu độc lập, nhu cầu tồn kho của một loại hàng tồn kho độc lập với nhu cầu tồn kho của bất kỳ loại hàng nào khác. Ví dụ như hàng hóa là thành phẩm vận chuyển cho khách hàng. Nhu cầu của các loại hàng này được ước lượng thông qua dự báo hoặc những đơn hàng của khách hàng. Mục đích của chương này là đề cập đến quyết định về lượng đặt hàng và điểm đặt hàng của những hàng hóa có nhu cầu độc lập. Tồn kho có nhu cầu phụ thuộc bao gồm các loại hàng mà nhu cầu của nó phụ thuộc vào nhu cầu của hàng hóa khác trong tồn kho. Ví dụ: để lắp ráp được một xe đạp chúng ta cần 2 lốp xe, 1 sườn xe, 1 gi-đông,… Nói chung, nhu cầu về vật liệu và các phần tử có thể tính toán nếu chúng ta có thể ước lượng được nhu cầu của các loại thành phẩm cần sử dụng chúng. Các quyết định về lượng đặt hàng TỒN KHO GVHD: PGS-TS. PHẠM NGỌC TUẤN Page 6 HV: CAO VĂN ĐẲNG - 11040387 và điểm đặt hàng lại cho hàng hóa tồn kho phụ thuộc rất khác biệt với tồn kho độc lập. Những nguyên vật liệu, hàng hóa mua về đã được kiểm tra trước khi đưa vào các kho dự trữ. Đến lượt cần phải quản lý chúng, việc quản trị dự trữ bao quát trên ba phương diện: Quản trị hiện vật của dự trữ, quản trị kế toán và quản trị kinh tế của dự trữ . 2. Phân loại Hàng tồn kho trong các doanh nghiệp có nhiều loại, nhiều thứ có vai trò, công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. Việc xác định và ghi nhận hàng tồn kho đòi hỏi phải được quan tâm thường xuyên vì hàng tồn kho chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số các tài sản lưu động của các doanh nghiệp. Để quản lý tốt hàng tồn kho cần phải phân loại, sắp xếp hàng tồn kho theo những nhóm và theo tiêu thức nhất định. Tiêu thức phân loại thông dụng nhất là phân loại theo công dụng của hàng tồn kho.  Theo kế toán Mỹ: hàng tồn kho được chia thành 3 nhóm chính là: - Hàng tồn kho thương mại: là những hàng mua vào để bán ra - Hàng tồn kho sản xuất: bao gồm: nguyên vật liệu, bán thành phẩm, giá trị sản phẩm dở dang, thành phẩm, vật dụng khác. - Hàng tồn kho là các vật phẩm khác: các thứ hàng tồn kho này không trọng yếu nên thường được ghi nhận thẳng vào chi phí khi chúng được mua về để sử dụng.  Theo kế toán Pháp: hàng tồn kho được phân chia theo công dụng bao gồm: nguyên vật liệu, tài sản dự trữ sản xuất khác, giá trị sản phẩm dở dang, dịch vụ dở dang, tồn kho sản phẩm, tồn kho hàng hoá.  Theo kế toán Việt Nam: hàng tồn kho bao gồm: nguyên vật liệu, hàng mua đi đường, công cụ dụng cụ, giá trị sản phẩm dở dang, hàng gửi bán, thành phẩm, hàng hoá. Như vậy, chúng ta thấy rằng việc phân loại hàng tồn kho ở các quốc gia về cơ bản là tương đối thống nhất với nhau. Ngoài ra, hàng tồn kho còn được phân loại theo các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh, đó là hàng tồn kho ở khâu dự trữ (nguyên vật liệu, hàng đi đường, công cụ dụng cụ..); hàng tồn kho ở khâu sản xuất (giá trị sản phẩm dở dang) và hàng tồn kho ở khâu lưu thông (thành phẩm, hàng hoá, hàng gửi bán). Tuy nhiên, việc phân loại hàng tồn kho gắn với các khâu của quá trình sản xuất là phù hợp hơn cả vì nó gắn quá trình quản lý với từng khâu của quá trình sản xuất kinh doanh đảm bảo quá trình quản lý chặt chẽ và có hiệu quả. Dưới đây là sơ đồ phân loại hàng tồn kho ở doanh nghiệp thương mai và doanh nghiệp sản xuất. TỒN KHO GVHD: PGS-TS. PHẠM NGỌC TUẤN Page 7 HV: CAO VĂN ĐẲNG - 11040387 Sơ đồ: Phân loại HTK ở doanh nghiệp thương mại và doanh nghiệp sản xuất. Việc xác định những gì thuộc về hàng tồn kho cũng nảy sinh vấn đề cần trao đổi ở đây, nghĩa là xem xét việc sở hữu hàng tồn kho trong một số trường hợp. Theo nguyên tắc thực hành kế toán nói chung thì thuộc về hàng tồn kho chỉ là những thứ mà do doanh nghiệp sở hữu. Tuy nhiên, một điểm quan trọng là quyền kiểm soát gắn bó với tài sản đó. Trong thực tế, việc ghi nhận là hàng tồn kho khi nhận được hàng vì người mua khó xác định chính xác thời điểm pháp lý chuyển giao quyền sở hữu sản phẩm cho mỗi lần mua, đồng thời không có những sai sót trọng yếu nào khi ghi nhận theo cách này. a. Hàng mua đang đi đường Vấn đề sở hữu được đặt ra trong trường hợp hàng mua đang đi đường, vậy khi nào quyền kiểm soát được chuyển giao. Điều này thường được xác định theo điều khoản cam kết hợp đồng giữa hai bên mua và bán. Nếu hàng được vận chuyển theo FOB điểm đi thì quyền kiểm soát chuyển giao cho người mua khi người bán chuyển hàng cho người vận tải là người đại diện cho bên mua. Như vậy hàng vận chuyển theo FOB điểm đi sẽ thuộc hàng tồn kho của người mua ngay sau khi hàng được bên bán chuyển cho người vận tải, hàng tồn kho này là hàng đang đi đường khi kết thúc kỳ kế toán của doanh nghiệp mua. Nếu bỏ qua việc ghi nhận này sẽ dẫn đến sai lệch trong hàng tồn kho, trong khoản phải trả trên bảng cân đối kế toán đồng thời sẽ thiếu nghiệp vụ mua hàng và giá trị hàng tồn cuối kỳ trên báo cáo kết quả kinh doanh. Nếu hàng vận chuyển theo FOB điểm đến thì quyền kiểm soát chưa chuyển giao đến tận khi người mua nhận được hàng hoá từ người vận chuyển chung, TỒN KHO GVHD: PGS-TS. PHẠM NGỌC TUẤN Page 8 HV: CAO VĂN ĐẲNG - 11040387 nghĩa là hàng vận chuyển theo FOB điểm đến vẫn thuộc quyền sở hữu và thuộc hàng tồn kho của bên bán cho đến khi người mua nhận được hàng. b. Hàng đại lý (hàng uỷ thác) Khi bên giao đại lý chuyển hàng cho bên nhận đại lý, tại bên nhận đại lý đồng ý nhận hàng nhưng không phát sinh khoản công nợ nào, trừ việc bên nhận đại lý phải bảo quản hàng khỏi mất và hỏng cho đến khi hàng bán được. Khi bên nhận đại lý bán được hàng thì toàn bộ doanh thu sau khi trừ hoa hồng đại lý và các chi phí phát sinh đã ghi hộ bên giao đại lý trong quá trình bán hàng được chuyển giao lại cho bên giao đại lý. Như vậy, khi hàng giao đại lý thì hàng vẫn là tài sản của bên giao đại lý và vẫn thuộc hàng tồn kho của bên giao đại lý và được theo dõi theo giá mua hoặc giá thành sản xuất thực tế mặc dù hàng đang được bên nhận đại lý nắm giữ và bảo quản. Bộ phận hàng gửi bán đại lý còn được theo dõi và ghi trong thuyết minh báo cáo tài chính. Đối với bên nhận đại lý thì không được phản ánh một phần hàng nhận đại lý nào vào bộ phận hàng tồn kho của đơn vị này vì hàng là tài sản của bên giao đại lý. c. Hợp đồng bán đặc biệt Như chúng ta đã đề cập tới ở trên, quyền sở hữu pháp lý được chuyển giao là chỉ dẫn chung dùng để xác định khi nào số hàng thuộc vào hàng tồn kho của doanh nghiệp. Nhưng việc chuyển giao quyền pháp lý của sản phẩm và bản chất kinh tế của nghiệp vụ kinh tế thường không phù hợp với nhau. Có thể quyền pháp lý của hàng đã chuyển giao cho người mua nhưng người bán hàng vẫn chịu các rủi ro về hàng và ngược lại việc chuyển giao quyền pháp lý có thể không xảy ra nhưng bản chất kinh tế của nghiệp vụ thì người bán không chịu các rủi ro về hàng nữa. Chúng ta xem xét ba trường hợp minh họa dưới đây cho các vấn đề này nảy sinh trong thực tế. d. Bán với cam kết mua lại (sales with buy back) Đôi khi một doanh nghiệp tài trợ vốn cho hàng tồn kho của doanh nghiệp mà không ghi chép là công nợ hay hàng tồn kho trên bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp. Đây là một cách dẫn đến một "cam kết tài trợ sản phẩm" thường liên quan đến một việc "bán hàng" với một cam kết rõ ràng hoặc không rõ ràng sẽ "mua lại". Theo cách này, người bán chuyển hàng cho người mua và đồng ý mua lại số hàng này với một giá nhất định trong một tương lai gần. Người mua sẽ sử dụng số hàng này như là khoản thế chấp để vay ngược trở lại số hàng đó, người mua dùng tiền vay trả cho người bán. Người bán mua lại số hàng trong tương lai và người mua thu lợi từ việc được thanh toán để trả khoản nợ vay. Như vậy bản chất của nghiệp vụ này là người bán đang tài trợ cho số hàng tồn kho của người bán và vẫn duy trì rủi ro của số hàng này - mặc dù về thực tế quyền pháp lý về số hàng đã được chuyển giao cho người mua. Với cách này, người bán sẽ bán được lợi về thuế tài sản (Property Taxes) chuyển sang khoản nợ ngắn hạn trên bảng cân đối kế toán cuả người bán và có thể dẫn đến sai lệch lợi nhuận. Đồng thời, theo cách này thì người mua khi mua hàng có thể tránh được vấn đề thanh khoản nhập TỒN KHO GVHD: PGS-TS. PHẠM NGỌC TUẤN Page 9 HV: CAO VĂN ĐẲNG - 11040387 trước xuất trước hoặc người mua được lợi từ một cam kết tương hỗ ở thời điểm sau này. Các cam kết bán với hợp đồng mua lại này thường được gọi là “các nghiệp vụ để lại” vì người bán để lại hàng tồn kho trên bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp khác trong một thời gian ngắn. Khi một cam kết mua lại với một giá xác định và giá này bao gồm toàn bộ giá gốc của hàng tồn kho cộng với các chi phí bảo quản (lưu kho), kế toán lại phản ánh trên sổ sách của người bán dưới hình thức là hàng tồn kho và công nợ phải trả. Tóm lại, theo hợp đồng bán và mua lại thì khi hợp đồng mua lại diễn ra hàng tồn kho thuộc về doanh nghiệp bán. e. Bán với tỷ lệ trả lại cao (Sales with high rate return) Các hợp đồng chính thức hoặc không chính thức thường xuất hiện trong một số ngành công nghiệp như phát hành, âm nhạc, đồ chơi, dụng cụ thể thao,… cho phép bên mua hàng được trả lại hàng và nhận lại toàn bộ tiền hàng mà không có điều kiện nào ràng buộc. Chẳng hạn, một công ty phát hành sách bán sách cho "cửa hàng sách của Trường Đại học Kinh tế Quốc dân" với một cam kết là bất kỳ quyển sách nào không bán được thì có thể được trả lại và hoàn lại toàn bộ tiền. Theo thống kê có khoảng 25% sách bán ở cửa hàng sách Trường Đại học Kinh tế Quốc