Thay đổi là một y ếu tố quan trọng liên quan đến sự thành công của việc
quản lý kinh doanh ngày nay. Để giữ được vị trí trong thị trư ờng cạnh tranh ngày
càng mạnh mẽ, các công ty và các cá nhân trong đó phải nhanh chóng thích ứng
với sự thay đổi. IBM đã lênh đênh trôi d ạt và chìm dần trước khi được cứu nguy
và đổi m ới lại bởi một phong cách lãnh đạo hoàn toàn mới cùng với một đội ngũ
nòng cốt các nhân viên đầy nghị lực và quyết đoán. Microsoft đ ã tự biến đổi
mình từ một công ty phần mềm thành một công ty tích hợp các giải pháp máy
tính – Internet. Ở Việt Nam, vào nh ững năm 2003-2004, khi ngành dệt may gặp
một số khó khăn nhất định khiến hoạt động kinh doanh bị thua lỗ, Công ty Cổ
phần dệt may Sài Gòn (vốn là một công ty thuộc tập đoàn Dệt may Việt Nam –
Vinatex) đã mạnh dạn chuy ển đổi ngành nghề kinh doanh từ dệt may sang lĩnh
vực giáo dục và đào tạo (hiện nay là trường Cao Đẳng Nguy ễn Tất Thành) để đạt
được những thành công như ngày hôm nay. Những công ty kể trên chỉ là một vài
ví dụ điển hình của câu chuyện dài về việc thay đổi và chuy ển tiếp. Ngay cả
những doanh nghiệp nhỏ như một nhà sách tại đ ịa phương, một tiệm bánh
cũng đang thay đổi cách thức hoạt động của họ. Những tổ chức nào không thay
đổi sẽ bị đình trệ hay thất b ại.
Mặc dù không thể báo trước được thời điểm, sự việc và địa điểm thay đổi
song các tổ chức nên dự tính trước và lập kế hoạch thay đổi. Việc này sẽ giúp
công ty nhìn nhận những cuộc chuy ển tiếp không phải là mối đe dọa mà chính là
cơ hội đ ể phát triển.
Thay đổi hầu như luôn gây trở ngại và cả thiệt hại. Vì vậy, nhiều công ty cố
gắng tránh thay đổi nếu có thể. Tuy nhiên, thay đổi lại là một ph ần của đời sống
tổ chức và cần thiết cho sự phát triển. Những công ty làm tốt việc này sẽ “sống
sót” và phát triển mạnh mẽ. “Loài sống sót không phải là loài mạnh nhất hoặc
thông minh nhất mà là loài phản ứng tốt nhất với sự thay đổi” – Charles Darwin.
Xuất phát từ thực tế đó, nhóm chúng tôi thực hiện đề tài: “Quản lý sự thay
đổi như thế nào?” nhằm cung cấp một vài gợi ý cho các công ty khi thực hiện sự
đổi m ới và chuy ển tiếp. Đề tài gồm hai phần:
Lý thuyết về quản lý sự thay đổi.
Thực tiễn quản lý sự thay đổi tổ chức và một số bài học kinh nghiệm
trong lãnh đạo, quản lý sự thay đổi.
36 trang |
Chia sẻ: tuandn | Lượt xem: 6649 | Lượt tải: 3
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Tiểu luận Quản lý sự thay đổi như thế nào?, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
1
Tiểu luận
Quản lý sự thay đổi như thế nào?
2
Lời mở đầu
Thay đổi là một yếu tố quan trọng liên quan đến sự thành công của việc
quản lý kinh doanh ngày nay. Để giữ được vị trí trong thị trường cạnh tranh ngày
càng mạnh mẽ, các công ty và các cá nhân trong đó phải nhanh chóng thích ứng
với sự thay đổi. IBM đã lênh đênh trôi dạt và chìm dần trước khi được cứu nguy
và đổi mới lại bởi một phong cách lãnh đạo hoàn toàn mới cùng với một đội ngũ
nòng cốt các nhân viên đầy nghị lực và quyết đoán. Microsoft đã tự biến đổi
mình từ một công ty phần mềm thành một công ty tích hợp các giải pháp máy
tính – Internet. Ở Việt Nam, vào những năm 2003-2004, khi ngành dệt may gặp
một số khó khăn nhất định khiến hoạt động kinh doanh bị thua lỗ, Công ty Cổ
phần dệt may Sài Gòn (vốn là một công ty thuộc tập đoàn Dệt may Việt Nam –
Vinatex) đã mạnh dạn chuyển đổi ngành nghề kinh doanh từ dệt may sang lĩnh
vực giáo dục và đào tạo (hiện nay là trường Cao Đẳng Nguyễn Tất Thành) để đạt
được những thành công như ngày hôm nay. Những công ty kể trên chỉ là một vài
ví dụ điển hình của câu chuyện dài về việc thay đổi và chuyển tiếp. Ngay cả
những doanh nghiệp nhỏ như một nhà sách tại địa phương, một tiệm bánh…
cũng đang thay đổi cách thức hoạt động của họ. Những tổ chức nào không thay
đổi sẽ bị đình trệ hay thất bại.
Mặc dù không thể báo trước được thời điểm, sự việc và địa điểm thay đổi
song các tổ chức nên dự tính trước và lập kế hoạch thay đổi. Việc này sẽ giúp
công ty nhìn nhận những cuộc chuyển tiếp không phải là mối đe dọa mà chính là
cơ hội để phát triển.
Thay đổi hầu như luôn gây trở ngại và cả thiệt hại. Vì vậy, nhiều công ty cố
gắng tránh thay đổi nếu có thể. Tuy nhiên, thay đổi lại là một phần của đời sống
tổ chức và cần thiết cho sự phát triển. Những công ty làm tốt việc này sẽ “sống
sót” và phát triển mạnh mẽ. “Loài sống sót không phải là loài mạnh nhất hoặc
thông minh nhất mà là loài phản ứng tốt nhất với sự thay đổi” – Charles Darwin.
Xuất phát từ thực tế đó, nhóm chúng tôi thực hiện đề tài: “Quản lý sự thay
đổi như thế nào?” nhằm cung cấp một vài gợi ý cho các công ty khi thực hiện sự
đổi mới và chuyển tiếp. Đề tài gồm hai phần:
Lý thuyết về quản lý sự thay đổi.
Thực tiễn quản lý sự thay đổi tổ chức và một số bài học kinh nghiệm
trong lãnh đạo, quản lý sự thay đổi.
3
A. LÝ THUYẾT VỀ QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI:
I. Một số vấn đề chung về quản lý sự thay đổi trong tổ chức:
1. Sự cần thiết phải thay đổi một tổ chức?
Thay đổi là gì?
Từ điển: thay đổi là thay cái này bằng cái khác, hay là sự đổi khác, trở nên
khác trước hay đơn giản thay đổi là “làm cho khác đi hay trở nên khác đi”.
Trong thuyết tiến hóa, Charles Darwin cho rằng: “Loài sống sót không phải
là loài mạnh nhất hoặc thông minh nhất mà là loài phản ứng tốt nhất với sự thay
đổi”. Điều này lý giải tại sao ngày nay con người có thể làm được những điều kỳ
diệu. Do bản chất tự nhiên của cuộc sống, con người đã luôn sống với sự thay
đổi: trong cuộc đời ai cũng đi qua sự thay đổi của bản thân từ trẻ sơ sinh đến
thanh niên, rồi trung niên và cuối cùng là tuổi già. Con đường sự nghiệp cũng đi
từ nhân viên lên quản trị cấp thấp, quản lý trung gian và cuối cùng là lên cấp điều
hành cao nhất, hội đồng quản trị. Như vậy, ngay cả khi con người chưa nhận biết
mình cần phải thay đổi thì chúng ta đã thực hiện sự thay đổi một cách tự nhiên.
Trong xã hội hiện đại, với mỗi cá nhân, cơ hội có được từ sự thay đổi sẽ làm
phong phú con đường sự nghiệp và cuộc sống của bản thân.
Trong nghiên cứu về Quản lý sự thay đổi vào năm 1998, 1999, Kenneth W.
Johnson cho rằng: “Cuộc sống vốn đầy rẫy những đe doạ, cơ hội, nhu cầu và sự
thúc ép. Tất cả những điều này tạo ra áp lực (pressure)”. Thật vậy, các tổ chức
kinh tế (sau đây được gọi là công ty), dù được thành lập và hoạt động trong bất
kỳ thời kỳ nào, xã hội nào thì đều luôn chịu những tác động của môi trường
quanh nó và chính trong nó. Những tác động này thường xuyên gây nên những
áp lực cạnh tranh và là thách thức đối với sự phát triển của Công ty. Công ty
trưởng thành và phát triển với sự thay đổi chủ yếu ở nhiều cấp về chính sách và
cách thức thực hiện. Sự thay đổi ở đây được hiểu là tất cả mọi quá trình cải tổ
một cách chủ động nhằm mục đích tạo sức cạnh tranh lớn hơn cho doanh nghiệp,
từ việc áp dụng công nghệ mới, những bước dịch chuyển có tính chất chiến lược,
tổ chức lại dây chuyền sản xuất, liên kết hoặc hợp nhất với doanh nghiệp khác,
tái cơ cấu các bộ phận kinh doanh, đến nỗ lực tối ưu hóa phong cách văn hóa tập
đoàn…
Nguyên nhân gì khiến các công ty phải thay đổi?
Theo nghiên cứu của Rober Heller năm 1998, có ba nguyên nhân khiến các
công ty phải thay đổi:
- Các nguyên nhân xã hội: những xu hướng chung trong xã hội, chính trị
và nhân khẩu học đều có ảnh hưởng tới mọi người. Trong những năm gần đây,
xu hướng này đã dẫn đến một sự phát triển vượt bậc trong thanh niên và thị
trường tiêu thụ, một sự chuyển biến từ xã hội cộng đồng sang một xã hội chú
trọng vào cá nhân hơn và dân số trở nên già hơn. Các công ty cũng bị ảnh hưởng
4
bởi các xu thế đó, nó ảnh hưởng đến nhu cầu người tiêu thụ (khách hàng) và các
loại hình kinh tế khác. Đồng thời, những xu hướng chung trong xã hội cũng làm
thay đổi những giá trị cuộc sống, công việc dẫn đến sự đa dạng về phong cách
sống, các hành vi đã gây ra áp lực thay đổi đối với cuộc sống. Khát vọng nâng
cao chất lượng cuộc sống, nâng cao giá trị gia đình và phát triển các năng lực cá
nhân, đòi hỏi có những thay đổi lớn trong quan hệ giữa nhà quản trị và nhân viên.
Khi những thay đổi chính trị xã hội xảy ra, tổ chức phải thích ứng với
những thay đổi đó. Việc ban hành hệ thống luật mới để xây dựng một môi trường
pháp lý hoàn thiện hơn và một xã hội văn minh tiến bộ hơn, đòi hỏi các công ty
phải tuân thủ quy định của luật pháp và có trách nhiệm lớn hơn đối với xã hội
cộng đồng và môi trường.
Xã hội ngày nay chứng kiến xu hướng quốc tế hóa mạnh mẽ với sự hỗ trợ
của công nghệ thông tin. Quá trình quốc tế hóa làm cho sự phụ thuộc lẫn nhau
giữa các quốc gia tăng lên, cạnh tranh mở rộng trên phạm vi toàn cầu. Tất cả
những thay đổi quốc tế ngày càng ảnh hưởng mạnh mẽ lên các nước và tổ chức.
Các công ty đa quốc gia xâm nhập sâu rộng vào thị trường của nhiều nước, một
sản phẩm có thể được sản xuất, lắp ráp ở nhiều nước và tiêu thụ khắp nơi trên thế
giới, chất xám dịch chuyển nhanh chóng và khủng hoảng tài chính tiền tệ ảnh
hưởng nhanh chóng lên các thị trường ở tất cả các châu lục.
- Các nguyên nhân kinh tế: xu hướng thay đổi kinh tế khá chậm nhưng có
một sức mạnh khó lay chuyển được. Tuy nhiên, trong xu hướng tương đối ổn
định đó, thị trường và dòng tiền có thể biến động mạnh, hình thức cạnh tranh có
thể thay đổi nhiều, công nghệ và phát minh có thể vượt qua những điều gì hiện
có. Điều này buộc các công ty phải điều chỉnh theo những thay đổi bất ngờ ở mọi
cấp. Tình trạng hiện tại của nền kinh tế có thể ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng
thực hiện mục tiêu và kế hoạch đòi hỏi các nhà quản trị cao cấp phải chọn các
mục tiêu tăng trưởng khác nhau dẫn đến cần những hoạt động khác nhau.
- Các nguyên nhân về công nghệ: Những khám phá mới khoa học làm tốc
độ thay đổi công nghệ tăng rất nhanh hàng năm với những máy móc mới, những
quá trình chế tạo mới gây áp lực phải thay đổi công nghệ cũ, công việc cũ.
Những tiến bộ nhanh chóng hiện nay trong công nghệ thông tin và máy tính ảnh
hưởng tới tất cả các ngành khác nhau. Cách mạng công nghệ thông tin với tốc độ
ngày càng gia tăng đã ảnh hưởng mạnh mẽ đến phương pháp quản lý, sản xuất,
dịch vụ, mua bán. Công nghệ thông tin cung cấp cho con người những cách để
hoàn thành công việc một cách hiệu quả hơn và đạt được các mục đích mới. Các
công ty cần công nghệ thông tin để cạnh tranh cho sự tồn tại và thành công.
Cùng với sự phát triển về công nghệ, những kiến thức mới đang được sáng
tạo ra với tốc độ tăng lên nhanh chóng. Việc bùng nổ những kiến thức mới đòi
hỏi các nhà quản trị phải có phương pháp mới trong việc thu thập, lưu trữ, xử lý,
5
sử dụng các thông tin hữu ích và biến chúng thành những sản phẩm và dịch vụ
đáp ứng nhu cầu khách hàng với hiệu quả cao. Điều đó đòi hỏi các tổ chức có
cách vận hành mới với cơ cấu mới và với đội ngũ nhân viên được đào tạo mới.
Sự bùng nổ những kiến thức và sự thay đổi nhanh chóng của các tiến bộ
khoa học kỹ thuật làm cho nhiều sản phẩm bị lỗi thời nhanh chóng, hay chu kỳ
của sản phẩm bị rút ngắn. Nhu cầu con người và công nghệ thay đổi nhanh chóng
đòi hỏi các công ty phải rút ngắn thời gian sản xuất, phản ứng linh hoạt trong
việc sản xuất các mặt hàng đa dạng. Sự đổi mới nhanh chóng các sản phẩm, dịch
vụ đòi hỏi tăng tốc đổi mới kỹ thuật công nghệ, tổ chức điều hành sản xuất và
con người.
Ngoài các nguyên nhân trên, có một nguyên nhân cần phải kể đến, đó là áp
lực từ cạnh tranh. “Sự sẵn lòng thay đổi là một điểm mạnh, thậm chí ngay cả khi
nó làm cho một bộ phận của tổ chức rơi vào tình trạnh hỗn loạn trong một thời
gian” (Jack Welch, GE). Trong nền kinh tế hiện nay, các đối thủ cạnh tranh luôn
tìm cách phát triển những sản phẩm và dịch vụ tốt hơn với hy vọng thu nhiều lợi
nhuận hơn, vì vậy gây áp lực lên khả năng kiếm lời của công ty, buộc công ty
phải đổi mới. Điều này tạo ra “điểm mạnh” để các công ty nâng cao năng lực
cạnh tranh. Các nhà quản trị luôn phải biết mục tiêu, chiến lược của đối thủ, khi
nào thì đối thủ tung sản phẩm mới ra thị trường, thay đổi chính sách giá, hệ thống
phân phối hoặc hoàn thiện các dịch vụ khách hàng để có những phản ứng thích
hợp.
2. Nhận biết các nguồn thay đổi của tổ chức và quản lý sự thay đổi:
2.1. Thay đổi và phát triển:
Phát triển tổ chức là một loạt các thay đổi có kế hoạch và hệ thống đối với
một tổ chức đang hoạt động, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và giúp tổ chức
phản ứng linh hoạt với những thay đổi của môi trường. Phát triển tổ chức bao
gồm những hoạt động tạo ra sự thay đổi hướng tới cá nhân, nhóm, hoặc tổ chức
hiện tại. Mục đích của sự phát triển tổ chức là tạo ra sự đổi mới tổ chức, giúp cho
tổ chức tránh sự suy tàn, lỗi thời và xơ cứng. Chúng ta phải phát triển khả năng
để nhìn thế giới theo cách mới mẻ mỗi ngày. Sự tồn tại của chúng ta đòi hỏi điều
này. Thế giới kinh doanh ngày nay đòi hỏi những người có thể thay đổi tình thế
để hiện thực hóa các tầm nhìn, sứ mạng và những mục tiêu của tổ chức.
Sự phát triển cũng là sự thay đổi: khi một công ty mở rộng, thay đổi là điều
không tránh khỏi. Sự điều chỉnh có thể là một tiến trình từ từ, có thể là hàng loạt
thay đổi triệt để, phần lớn là sự kết hợp của cả hai. Một số thay đổi là tự nhiên và
tương đối dễ dàng, việc thực hiện sẽ tự nhiên tốt hơn nếu được lặp lại nhiều lần.
Những thay đổi khác có thể khó hơn nhiều. Ví dụ, khi một một công ty nhỏ mở
rộng, thường thì nó sẽ vượt quá khả năng quản lý của người quản lý hiện tại. Chỉ
có một số người có thể thành công khi chuyển từ người chủ tư nhân sang một
6
giám đốc chuyên nghiệp. Sự phát triển của công ty đều có giới hạn riêng, không
thể vượt qua được nếu không có một sự thay đổi đáng kể.
Thay đổi chính là: cơ hội để phát triển tổ chức, phát triển năng lực lãnh đạo,
quản lý, phát triển các nhân viên trong tổ chức. Ngược lại, quá trình thay đổi sẽ
giúp cho tổ chức: nâng cao tính cạnh tranh, mở rộng quy mô hoạt động, nâng cao
năng suất, chất lượng sản phẩm, môi trường văn hóa của tổ chức được cải thiện,
đồng thời sự thay đổi cách quản lý, lãnh đạo phù hợp hơn là động lực để tổ chức
hoạt động hiệu quả hơn...
- Thay đổi góp phần phát triển năng lực lãnh đạo, quản lý:
Sau mỗi lần khởi xướng và thực hiện sự thay đổi, nhà quản lý có
thêm kiến thức và kĩ năng quản lý, lãnh đạo.
Quản lý sự thay đổi thành công, người quản lý có thêm uy tín.
Quản lý sự thay đổi thất bại, buộc họ phải tiếp tục thay đổi, họ sẽ
trưởng thành hơn, bản lĩnh hơn. Và có thêm nhiều bài học quản lý
mới.
- Quá trình thay đổi sẽ phát triển nhân viên:
Nhân viên được tham gia vào quá trình thay đổi sẽ nhận ra những
khả năng khác nhau của mình.
Nhân viên có thêm nhiều cơ hội để khẳng định mình, phát triển
năng lực làm việc.
Thực hiện thay đổi thất bại nếu được tổ chức và người quản lý
động viên, họ sẽ đứng dậy và tiếp tục, giúp nhân viên trưởng thành
hơn, bản lĩnh hơn.
2.2. Nhận biết các nguồn thay đổi:
Thay đổi có thể đến từ nhiều hướng: từ cấp trên, hay cấp dưới trong công ty,
từ sáng kiến của các nhân và từ bên ngoài.
- Thay đổi từ bên trong: hầu hết các thay đổi xảy ra trong nội bộ công ty.
Phần lớn những thay đổi này không đáng kể: ví dụ, yêu cầu một báo cáo mới hay
điều chỉnh một gói thầu. Tuy nhiên, hầu hết những thay đổi lớn như là tái tổ chức
cơ cấu hoặc sáp nhập công ty từ xuất phát từ cấp cao nhất và thường thì nhân
viên không mong đợi những thay đổi này. Các nhà quản lý cần phải đưa ra những
thay đổi nhưng cũng phải là cầu nối giữa các cấp nhân viên với nhau. Phải đảm
bảo rằng hệ thống làm việc của mình không ngăn cản việc lắng nghe ý kiến của
nhân viên.
- Phản ứng với đối thủ cạnh tranh: năng lực của nhà quản lý được thể hiện
qua việc phản ứng với những thay đổi bên ngoài. Nếu một đối thủ sản xuất đưa ra
một sản phẩm mới hay hạ giá thành, một nhà quản lý thụ động thay vì thay đổi
cách làm sẽ làm ngơ hay phủ nhận sự quan trọng của nó. Một nhà quản lý năng
7
nổ, mặt khác, sẽ nắm lấy cơ hội để kiểm tra lại thị trường hay quy trình sản xuất
để cạnh tranh với đối thủ. Hoặc hơn nữa, một người quản lý năng động sáng tạo
sẽ dự đoán về đối thủ cạnh tranh và hành động để có những thay đổi có khả năng
giành thắng lợi.
- Phản ứng với môi trường xung quanh: thị trường kinh doanh của một
công ty ảnh hưởng đến sự thay đổi của công ty đó. Trong môi trường kinh doanh
nhanh nhạy, các nhà quản lý đã quen với việc đưa ra sự thay đổi và cơ cấu lại nội
bộ thường xuyên và nhạy bén với những hoạt động thử nghiệm. Hình thức sở
hữu công ty cũng ảnh hưởng đến thái độ đối với sự thay đổi: trong một công ty
cổ phần, bạn có thể chịu áp lực thay đổi từ hội đồng cổ đông (các nhà đầu tư).
Còn trong một công ty tư nhân, bạn có thể thực hiện những thay đổi mang tính
rủi ro và thử nghiệm.
3. Các hình thức thay đổi và phương pháp tiếp cận:
3.1. Các hình thức thay đổi:
Hầu hết các công ty đều trang bị cho mình những chương trình khác nhau
để ứng phó với những biến động trong kinh doanh như: thử thách của công nghệ
mới, đối thủ cạnh tranh mới, thị trường mới, và nhu cầu hoạt động năng suất
hơn… Mỗi chương trình được thiết kế riêng nhằm khắc phục những trở ngại đó,
đồng thời làm tăng hiệu suất kinh doanh. Thông thường những chương trình này
rơi vào một trong những hình thức sau:
- Thay đổi cơ cấu: với các chương trình thay đổi cơ cấu, công ty được
xem như một nhóm các bộ phận chức năng theo mô hình “một cỗ máy”. Trong
suốt quá trình thay đổi này, với sự hỗ trợ của các chuyên viên tư vấn, ban quản lý
cấp cao cố gắng định hình lại những bộ phận này nhằm đạt được hiệu suất tổng
thể cao hơn. Các hoạt động sáp nhập, mua lại, hợp nhất, và bán lại các bộ phận
đang hoạt động đều là những ví dụ về thay đổi cơ cấu.
- Cắt giảm chi phí: các chương trình này chủ yếu tập trung vào việc cắt
giảm những hoạt động không cần thiết hoặc thực hiện những phương pháp thu
hẹp tối đa chi phí hoạt động. Những hoạt động ít được xem xét trong những năm
có lãi sẽ thu hút sự chú ý của các chuyên gia cắt giảm chi phí khi thời kỳ khó
khăn xuất hiện.
- Thay đổi quy trình: các chương trình này tập trung vào việc thay đổi
cách thức thực hiện công việc. Có thể bạn đã từng trải qua một vài lần thay đổi
kiểu này, chẳng hạn như xây dựng lại quy trình phê duyệt các khoản vay, cách
tiếp cận xử lý yêu cầu bảo hành từ khách hàng, hoặc thậm chí cách đưa ra quyết
định. Thay đổi quy trình thường nhằm thúc đẩy công việc thực hiện nhanh hơn,
hiệu quả hơn, đáng tin cậy và ít tốn kém hơn.
- Thay đổi văn hóa: các chương trình này tập trung vào khía cạnh “con
người” như cách tiếp cận thông thường của công ty trong kinh doanh hoặc mối
8
quan hệ giữa cấp quản lý và nhân viên. Việc thay đổi từ quản lý theo kiểu mệnh
lệnh và điều khiển sang cách thức quản lý mang tính tham gia đóng góp là một ví
dụ về thay đổi môi trường văn hóa, là nỗ lực tái định hướng từ một công ty chỉ
tập trung nội bộ và mang tâm lý “sản phẩm là trung tâm phát triển” sang định
hướng lấy khách hàng làm mục tiêu trung tâm.
Không chương trình thay đổi nào trong số này dễ thực hiện và cũng không
có sự đảm bảo nào về khả năng thành công. Thay đổi cơ cấu – chẳng hạn như
tiếp cận thêm một loại hình kinh doanh – tưởng như dễ dàng, vì chỉ với một
nhóm quản lý cấp cao và chuyên viên tư vấn, với nguồn đầu vào từ ban giám
đốc, đã có thể xử lý toàn bộ quá trình thương thảo. Tuy nhiên, hình thức hoạt
động này sẽ dẫn đến nhu cầu phải tiến hành thêm nhiều kiểu thay đổi khác nhau,
như loại bỏ những khoản không cần thiết và yêu cầu các bộ phận liên quan hợp
tác làm việc hiệu quả, mà thực hiện điều này lại cực kỳ khó khăn và tốn kém thời
gian. Cũng có trường hợp những hoạt động này không đáp ứng được sự mong
đợi của những người ủng hộ. Trong khi đó, thay đổi tập trung vào một hoạt động
riêng biệt, chẳng hạn như cải tiến dịch vụ khách hàng, có thể dễ dàng thực hiện
và khả năng thành công cao, vì nó chú trọng vào một nhóm hoạt động trên phạm
vi nhỏ hẹp. Nhân viên tham gia quá trình này có khả năng tự xử lý công việc
dưới sự hướng dẫn của một chuyên viên tư vấn giỏi.
Nếu công ty bạn đang dự tính về một chương trình thay đổi, điều cần thiết
là phải xác định rõ công ty muốn chọn hình thức nào để tiến hành thay đổi trước
tiên, cũng như dự đoán xem nó sẽ ảnh hưởng thế nào đến toàn công ty. Dự đoán
những chướng ngại tiềm tàng sẽ giúp công ty bạn ngăn ngừa khó khăn trong suốt
quá trình thay đổi và đảm bảo sự thành công.
3.2. Hai phương pháp tiếp cận sự thay đổi:
Có rất nhiều chương trình thay đổi, nhưng trong đó có hai mục tiêu rất
khác biệt thường khiến một công ty cần phải thay đổi, đó là cải thiện tình hình
kinh tế trước mắt hoặc nâng cao năng lực tổ chức. Hai giáo sư trường kinh doanh
Harvard là Michael Beer và Nitin Nohria đã đúc kết được hai thuật ngữ “thuyết
E” và “thuyết O” để mô tả hai mục tiêu cơ bản này.
3.2.1 Thuyết E: phương pháp tiếp cận về kinh tế:
Mục tiêu chính của thuyết E (Economic Approach) là tăng tối đa và nhanh
chóng giá trị cho các cổ đông, được đo bằng mức gia tăng lưu lượng tiền mặt và
giá cổ phiếu. Các khái niệm phổ biến nói về sự tham gia của nhân viên và “tổ
chức học tập” chỉ chiếm một phần trong mục tiêu tổng thể. Khủng hoảng tài
chính luôn là khởi đầu cho hình thức tiếp cận thay đổi này. Khi giá trị cổ phiếu
đã tăng lên, những người đề xướng Thuyết E phụ thuộc hoàn toàn vào cơ cấu có
khả năng tăng ngắn hạn lưu lượng tiền mặt và giá cổ phiếu: tiền thưởng cho năng
suất làm việc, cắt giảm nhân sự, bán tài sản, và sắp xếp lại các bộ phận của công
9
ty một cách có chiến lược. Hoạt động cắt giảm 25% số nhân sự của Jack Welch
tại GE, và chiến lược kế tiếp “chiếm vị trí số 1 hoặc số 2 trên thị trường hoặc sẽ
bán công ty” là những ví dụ cơ bản về nguyên nhân dẫn đến thay đổi nêu trong
thuyết E.
Theo thuyết E, tất cả những thoả thuận ngầm giữa công ty và nhân viên,
như công việc được đảm bảo suốt đời, thường tạm thời bị trì hoãn trong thời gian
tiến hành thay đổi. Đặc biệt, những cá nhân và bộ phận nào không chứng minh
được khả năng tạo ra giá trị xác thực – như bộ phận hoạch định hoặc phòng
nghiên cứu và phát triển – rất dễ bị ảnh hưởng.
Giám đốc điều hành và ban quản trị thường áp dụng Thuyết E để tiến hành
thay đổi từ trên xuống. Các phòng ban, bộ phận đang hoạt động, và nhân viên có
liên quan đến quá trình thay đổi đều như những quân cờ trên bàn cờ chiến lược
của ban lãnh đạo: được s