Tiểu luận Quản trị sự thay đổi tại công ty TNHH vũ minh khi áp dụng phương pháp 6 sigma

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM VIỆN ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC    TIỂU LUẬN THAY ĐỔI VÀ PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC Tên đề tài: QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI TẠI CÔNG TY TNHH VŨ MINH KHI ÁP DỤNG PHƯƠNG PHÁP 6 SIGMA GVHD : TS. TRƯƠNG THỊ LAN ANH Học viên: Nguyễn Thanh Tùng Lớp: Đêm 2 – CH QTKD Khóa: K22 TP. HC M, tháng 05/2014 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU ...............................................................................................................................1 1. Lý do chọn đề tài ........................................................................................................................1 2. Mục tiêu .....................................................................................................................................2 3. Phương pháp thực hiện ................................................................................................................2 4. Phạm vi nghiên cứu.....................................................................................................................2 5. Đối tượng nghiên cứu..................................................................................................................2 CHƯƠ NG I – CƠ SỞ NỀN TẢNG VÀ MÔ TẢ TÌNH HUỐ NG HIỆN TẠI .....................................3 1. Cơ sở nền tảng ............................................................................................................................3 1.1. Six Sigma là gì? ...................................................................................................................3 1.2. Lý thuyết về chẩn đoán.........................................................................................................4 1.3. Mô hình nguyên nhân - kết quả .............................................................................................5 2. Mô tả tổ chức ..............................................................................................................................6 2.1. Sứ mạng ..............................................................................................................................6 2.2. Tầm nhìn .............................................................................................................................6 2.3. Lĩnh vực hoạt động ..............................................................................................................6 2.4. Thị trường ...........................................................................................................................7 2.5. Đặc trưng ngành ..................................................................................................................7 2.6. Cơ cấu tổ chức .....................................................................................................................7 2.7. Thông tin.............................................................................................................................8 2.8. Lãnh đạo .............................................................................................................................9 3. Tình huống............................................................................................................................10 3.1. Nhân sự thay đổi thường xuyên:..........................................................................................10 3.2. Không có đầy đủ các quy trình hướng dẫn cách thức thực hiện công việc nên nhân viên mới gặp nhiều bỡ ngỡ và khó khăn khi bắt đầu:............................................................................................11 3.3. Những sai hỏng có thể xảy ra đối với công việc nối dán dây đai: ...........................................11 CHƯƠ NG 2 - QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔ I KHI ÁP DỤNG PHƯƠNG PHÁP 6 SIGMA. ...............13 1. Chẩn đoán:................................................................................................................................13 1.1. Thu thập thông tin:.............................................................................................................13 1.2. Phân tích và giải thích kết quả:............................................................................................13 1.3. Ý nghĩa ứng dụng của kết quả: ............................................................................................14 2. Triển khai phương pháp 6 sigma: ...............................................................................................15 2.1. Giai đoạn chuẩn bị: ............................................................................................................15 2.2. Giai đoạn triển khai và duy trì:............................................................................................16 CHƯƠ NG 3 - PHÂN TÍCH ĐỘ NG LỰC VÀ KHÁNG CỰ THAY ĐỔ I.........................................19 1. Phân tích động lực thay đổi: .......................................................................................................19 2. Phân tích kháng cự thay đổi và giải pháp giảm kháng cự:.............................................................19 Tiểu luận Thay đổi và phát triển tổ chức UEH – K22 – QTKD – Đ2 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trong nền kinh tế thị trường phát triển mạnh mẽ như hiện nay, các công ty luôn luôn phải tạo ra những sản phẩm chất lượng đi kèm với dịch vụ hậu mãi chu đáo thì mới gây được ấn tượng với khách hàng và tạo dựng uy tín cũng như thương hiệu trên thị trường. Các công ty sản xuất thường gặp phải những rủi ro như sản xuất chậm tiến độ, giá thành vật tư leo thang, chí phí nhân công tăng, sai hỏng kỹ thuật, …Trong đó rủi ro về sai hỏng kỹ thuật tạo ra sản phẩm lỗi là thường thấy nhất ở các công ty Việt Nam. Nguyên nhân một phần vì trình độ và năng suất của lực lượng lao động trong nước chưa cao, một phần nữa các công ty Việt Nam chưa áp dụng các quy trình sản xuất tiến tiến hay những tiêu chuẩn chất lượng hiện đại nên quá trình kiểm soát sản xuất, kiểm soát rủi ro chưa thực sự tốt, còn phụ thuộc quá nhiều và tay nghề của người lao động nên việc sai hỏng là dễ thấy. Công ty Vũ Minh cũng có lực lượng lao động chuyên sản xuất dây đai nên cũng phụ thuộc vào tay nghề công nhân, đã gặp rất nhiều trường hợp sản phẩm giao đi bị trả về do thiếu hàng, do sai hàng, do lỗi hàng hay thậm chí giao nhầm hàng. Lý do riêng cho mỗi sai sót đều có nhưng chung quy lại đó là việc thiếu kiểm soát chất lượng trong công ty. Công ty đang loay hoay tìm giải pháp cho những vấn đề này. Thời gian gần đây, lãnh đạo được tư vấn bên ngoài giới phương pháp 6 Sigma với mục tiêu giảm tối thiểu các sai sót kỹ thuật, nâng cao chất lượng sản phẩm và giao hàng đúng tiến độ. Vì vậy em chọn đề tài này để tìm hiểu kỹ về các quy trình cần thực hiện và quản trị quá trình thay đổi khi áp dụng phương pháp 6 Sigma tại công ty Vũ Minh. Tên đề tài: “Quản trị sự thay đổi tại công ty TNHH Vũ Minh khi áp dụng phương pháp 6 Sigma” Trang 1 Tiểu luận Thay đổi và phát triển tổ chức UEH – K22 – QTKD – Đ2 2. Mục tiêu Đề ra các giải pháp hỗ trợ quá trình áp dụng phương pháp 6 Sigma tại công ty TNHH Vũ Minh 3. Phương pháp thực hiện Nghiên cứu thu thập các dữ liệu dựa trên các báo cáo tổng hợp số lần tạo ra các sản phẩm bị lỗi, số lần giao hàng trễ, kèm các nguyên nhân tạo ra lỗi sản phẩm. Dựa trên kinh nghiệm thực tế công tác tại công ty của người nghiên cứu phân tích tình hình hoạt động của công ty. Khảo sát định tính thực tế - phỏng vấn chuyên sâu với một số thành viên chủ chốt/ quản lí cấp phòng/ bộ phận tại công ty TNHH Vũ Minh. 4. Phạm vi nghiên cứu Nghiên cứu được thực hiện tại xưởng sản xuất của công ty TNHH Vũ Minh. 5. Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu là phương pháp 6 Sigma và quản trị sự thay đổi khi áp dụng phương pháp 6 Sigma. Trang 2 Tiểu luận Thay đổi và phát triển tổ chức UEH – K22 – QTKD – Đ2 CHƯƠNG I CƠ SỞ NỀN TẢNG VÀ MÔ TẢ TÌNH HUỐNG HIỆN TẠI 1. Cơ sở nền tảng 1.1. Six Sigma là gì? 1.1.1. Định nghĩa Six Sigma là một hệ phương pháp cải tiến quy trình dựa trên thống kê nhằm giảm thiểu tỷ lệ sai sót hay khuyết tật đến mức 3,4 lỗi trên mỗi triệu khả năng gây lỗi bằng cách xác định và loại trừ các nguồn tạo nên dao động (bất ổn) trong các quy trình kinh doanh. Trong việc định nghĩa khuyết tật, Six Sigma tập trung vào việc thiết lập sự thông hiểu tường tận các yêu cầu của khách hàng và vì thế có tính định hướng khách hàng rất cao. Hệ phương pháp Six Sigma dựa trên tiến trình mang tên DMAIC: Define (Xác Định), Measure (Đo Lường), Analyze (Phân Tích), Improve (Cải Tiến) và Control (Kiểm Soát). Six Sigma không phải là một hệ thống quản lý chất lượng, như ISO-9001, hay là một hệ thống chứng nhận chất lượng. Thay vào đó, đây là một hệ phương pháp giúp giảm thiểu khuyết tật dựa trên việc cải tiến quy trình. Đối với đa số các doanh nghiệp Việt Nam, điều này có nghĩa là thay vì tập trung vào các đề xướng chất lượng vốn ưu tiên vào việc kiểm tra lỗi trên sản phẩm, hướng tập trung được chuyển sang cải thiện quy trình sản xuất để các khuyết tật không xảy ra. 1.1.2. Các chủ đề chính của 6 Sigma Một số chủ đề chính của Six Sigma được tóm lược như sau:  Tập trung liên tục vào những yêu cầu của khách hàng;  Sử dụng các phương pháp đo lường và thống kê để xác định và đánh giá mức dao động trong quy trình sản xuất và các qui trình quản lý khác;  Xác định căn nguyên của các vấn đề;  Nhấn mạnh việc cải tiến quy trình để loại trừ dao động trong quy trình sản xuất hay các qui trình quản lý khác giúp giảm thiểu lỗi và tăng sự hài lòng của khách hàng; Trang 3 Tiểu luận Thay đổi và phát triển tổ chức UEH – K22 – QTKD – Đ2  Quản lý chủ động đầy trách nhiệm trong việc tập trung ngăn ngừa sai sót, cải tiến liên tục và không ngừng vươn tới sự hoàn hảo;  Phối hợp liên chức năng trong cùng tổ chức;  Thiết lập những mục tiêu rất cao. 1.1.3. Các cấp độ trong 6 Sigma: Cấp độ Sigma Lỗi phần triệu Lỗi phần trăm Một Sigma 690.000,0 69,0000% Hai Sigma 308.000,0 30,8000% Ba Sigma 66.800,0 6,6800% Bốn Sigma 6.210,0 0,6210% Năm Sigma 230,0 0,0230% Sáu Sigma 3,4 0,0003% 1.2. Lý thuyết về chẩn đoán Chẩn đoán doanh nghiệp là giai đoạn quan trọng thứ hai trong mô hình thay đổi tổ chức theo kế hoạch (Diagnosing – General Model) Quá trình chẩn đoán giúp hiểu được tình hình hiện tại của doanh nghiệp. Từ đó đề xuất các phương án hợp lý để thay đổi hay phát triển cho tổ chức. Tất nhiên, quá trình chẩn đoán chỉ hiệu quả khi có những mô hình hoặc khung hướng dẫn phù hợp nhằm thu thập thong tin và phân tích dữ liệu đúng hướng. Câu hỏi đặt ra là tại sao tổ chức muốn thay đổi? Với mỗi câu trả lời dưới đây cho ta một góc tiếp cận khác nhau trong quá trình chẩn đoán: Trang 4 Tiểu luận Thay đổi và phát triển tổ chức UEH – K22 – QTKD – Đ2 Nếu tổ chức đang có vấn đề cần giải quyết thì quá trình chẩn đoán tập trung vào nhận dạng vấn đề và thường chỉ có những người liên quan tham gia (problem – solving approach) Nếu tổ chức đang hoạt động tốt và muốn thay đổi để tốt hơn trong tương lại thì quá trình chẩn đoán tập trung vào mong muốn điều gì tốt hơn trong tương lai và thường cần sự tham gia của mọi thành viên trong tổ chức (positive approach) Cần nói thêm rằng, dù cách thức chẩn đoán có khác nhau cho từng mục đích nhưng nhà thực hành OD luôn phải cân đối giữa kiến thức, khả năng phán đoán của họ với kinh nghiệm thực tế rất quý giá của nhà quản trị ở tổ chức đó. Điều này giúp nhà thực hành OD khai thác tối đa các kênh thông tin và tận dụng sự tham gia, ủng hộ của các nhà quản trị.Đồng thời, nhà thực hành OD phải xem tổ chức như là một mô hình mở, có mối tương tác với môi trường bên trong lẫn bên ngoài tổ chức. Với mục tiêu cơ sở hạ tầng phát triển chậm, ……, chúng tôi nhận thấy rằng, phương pháp tiếp cận theo hướng giải quyết vấn đề là phù hợp, giúp tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề “yếu kém trong hiệu quả điều hành và hoạt động kinh doanh” và tìm ra giải pháp kiểm soát và khắc phục vấn đề. 1.3. Mô hình nguyên nhân - kết quả Có nhiều mô hình chẩn đoán có thể áp dụng cho phương pháp giải quyết vấn đề. Trong phạm vi đề tài này, chúng tôi lựa chọn mô hình biểu đồ nguyên nhân – kết quả, hay còn gọi là biểu đồ xương cá – Fishbone Diargram là một phương pháp nhằm nhận diện vấn đề và đưa ra cách giải quyết. Dựa vào đó chúng ta có thể đi tới gốc rễ của vấn đề và tìm ra giải pháp phù hợp để kiểm soát vấn đề. Ví dụ về mô hình nguyên nhân – kết quả được thể hiện như sau: Trang 5 Tiểu luận Thay đổi và phát triển tổ chức UEH – K22 – QTKD – Đ2 Với sáu yếu tố căn bản ảnh hưởng trực tiếp hay nguồn gốc của vấn đề xảy ra trong cơ cấu tổ chức, việc tập trung vào 6 yếu tố này sẽ giúp truy tìm ra được nguyên nhân cốt lõi và giải quyết vấn đề. 2. Mô tả tổ chức Công ty TNHH Vũ Minh Phòng 10 lầu 9 Cao Ốc An Khang B, Đường 19, P. An Phú, Q.2, Tp. HCM ĐT: (08) 6281 3200 Web: www.vuminh.com.vn Sản phẩm: Dây đai băng tải Habasit, Dầu mỡ Kluber, Phụ tùng máy móc Perfect. 2.1. Sứ mạng “Cung ứng sản phẩm, dịch vụ đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường. Bảo đảm hài hòa các lợi ích của khách hàng, người lao động,cổ đông và xã hội.” 2.2. Tầm nhìn “Trở thành doanh nghiệp cung cấp các phụ tùng máy móc công nghiệp có chất lượng cao nhất tại thị trường Việt Nam” 2.3. Lĩnh vực hoạt động Trang 6 Tiểu luận Thay đổi và phát triển tổ chức UEH – K22 – QTKD – Đ2 Là công ty thương mại phân phối các phụ tùng máy móc cho ngành xi măng, kéo sợi, chế biến thực phẩm. 2.4. Thị trường Thị trường tập trung trong phạm vi Việt Nam, khách hàng là các doanh nghiệp sản xuất xi măng, sản xuất sợi vải, sản xuất bánh kẹo, sản xuất đồ uống và sản xuất bia. 2.5. Đặc trưng ngành Ngành thương mại đang phát triển nhanh chóng cùng xu thế hội nhập sau khi Việt Nam gia nhập WTO, các sản phẩm được sản xuất tại châu Âu với chất lượng có ngày càng được cung cấp nhiều hơn tại thị trường Việt Nam. Ngành sản xuất xi măng yêu cầu các phụ tùng chất lượng cao, yêu cầu chịu tải trọng cao. Ngành sản xuất sợi vải Việt Nam đang đứng trước cơ hội phát triển nhanh chóng khi Việt Nam đang tham gia đàm phán TPP (Hiệp định Đối tác Kinh tế Chiến lược xuyên Thái Binh Dương) và dự kiến sẽ được ký kết trong năm 2014. Ngày càng nhiều các công ty nước ngoài xây dựng nhà máy tại Việt Nam để đón đầu cơ hội này. Ngành sản xuất bánh kẹo cũng tăng trưởng trung bình 10% mỗi năm kể từ 2010 cũng đòi hỏi những phụ tùng chất lượng cao đáp ứng những đòi hỏi của các tiêu chuẩn an toàn vệ sinh thực phẩm. 2.6. Cơ cấu tổ chức Công ty hiện đang hoạt động theo cơ cấu tổ chức sau: Trang 7 Tiểu luận Thay đổi và phát triển tổ chức UEH – K22 – QTKD – Đ2 Các phòng trong khối kinh doanh được chia theo lĩnh vực kinh doanh phụ tùng cho các ngành: thực phẩm, dệt sợi và xi măng. Thêm xưởng sản xuất lắp ráp các phụ tùng nhập khẩu thành các cụm chi tiết, nối dán dây đai theo yêu cầu của mỗi khách hàng và đóng gói sản phẩm. Kho bãi để trữ các sản phẩm dầu mỡ bôi trơn, phụ tùng nhập khẩu và dây đai truyền lực. 2.7. Thông tin Công ty áp dụng hệ thông CRM trong khối kinh doanh để lưu trữ thông tin khách hàng, báo cáo chi tiết giao dịch, doanh thu và truyền tải thông tin đến các phòng ban nhanh chóng. Sử dụng email trong các báo cáo công việc, thông tin yêu cầu của khách hàng, thông tin đào tạo, thông tin sản phẩm mới, thông tin về các sự cố về sản phẩm khi còn thời hạn bảo hành và cách giải quyết sự cố… Trang 8 Tiểu luận Thay đổi và phát triển tổ chức UEH – K22 – QTKD – Đ2 2.8. Lãnh đạo Lãnh đạo cởi mở và sẵn sàng chấp nhận sự thay đổi. Đây là tính cách phù hợp với sự thay đổi liên tục của thị trường trong ngành thương mại. Luôn có suy nghĩ cải tiến bộ máy để ngày càng hoàn thiện, phát triển quy mô cho phù hợp với sự phát triển công ty cũng như của thị trường. Lãnh đạo là những người được đào tạo tại nước ngoài khi học đại học nên có suy nghĩ theo hướng mở và áp dụng phương pháp quản trị mục tiêu đối với thành quả kinh doanh của các nhân viên cấp dưới để thúc đẩy sự tự giác làm việc của nhân viên, nâng cao hiệu quả công việc. Trang 9 Tiểu luận Thay đổi và phát triển tổ chức UEH – K22 – QTKD – Đ2 3. Tình huống 3.1. Nhân sự thay đổi thường xuyên: Trong những năm gần đây, công ty có sự thay đổi về cơ cấu nhân sự liên tục, nhân viên gia nhập cũng nhiều mà nghỉ việc cũng nhiều, số liệu tổng hợp từ Phòng Nhân sự như sau: Năm 2009 2010 2011 2012 2013 Nhân sự Tổng số nhân viên 110 112 113 115 115 Nhân viên cũ 97 103 98 105 103 (trên 2 năm làm việc) Nhân viên mới 13 9 15 10 12 (từ 2 năm làm việc trở xuống) Nhân viên nghỉ việc 2 7 2 2 4 Dựa vào bảng trên có thể thấy lượng nhân viên không ổn định, năm nào cũng có người xin nghỉ việc, trong đó nhiều nhất là năm 2010 dó có một số nguyên do nội bộ đã nghỉ việc tới 7 người trong cùng một phòng ban. Điều này có ảnh hưởng rất lớn đến công ty vì phải tốn chi phí đào tạo, sự thành thạo với công việc, ảnh hưởng đến mối quan hệ với khách hàng do nhân viên kinh doanh phụ trách đã nghỉ việc. Ảnh hưởng của những nhân viên trực thuộc xưởng sản xuất thì phải đào tạo từ đầu các kiến thức về nối dán băng tải, lắp ráp cụm chi tiết, quy cách đóng gói sản phẩm và làm quen với hệ thống quản trị của công ty. Các nhân viên mới vào chưa đáp ứng được ngay yêu cầu của công việc hoặc chưa có kinh nghiệm nên việc Trang 10 Tiểu luận Thay đổi và phát triển tổ chức UEH – K22 – QTKD – Đ2 thao tác có xảy ra sai sót, tạo ra sản phẩm bị lỗi. Điều này đặc biệt nghiêm trọng vì ảnh hưởng đến uy tín của công ty, chi phí sửa chữa và giao hàng lần sau. 3.2. Không có đầy đủ các quy trình hướng dẫn cách thức thực hiện công việc nên nhân viên mới gặp nhiều bỡ ngỡ và khó khăn khi bắt đầu: Các sai hỏng thường thấy nhất là trong công việc nối dán dây đai truyền lực. Các dây đai này được nhập nguyên kiện lớn từ Thụy Sỹ về Việt Nam, sau đó sẽ được cắt nhỏ ra theo từng kích thước mà khách hàng yêu cầu. Các bước thực hiện công việc nối dán đều phải tuân thủ các yêu cầu của hãng sản xuất dây đai, như vậy mới đảm bảo chất lượng mối nối là tốt nhất, kéo dài tuổi thọ làm việc của dây đai, mối nối có hình thức đẹp hơn. Nhưng hầu như các tài liệu của hãng Habasit đều bằng tiếng Anh, khó khăn cho công nhân khi tiếp thu kiến thức vì trình độ ngoại ngữ có hạn. Việc dịch tài liệu mới cũng chưa được thực hiện nhiều, công việc này thường được giao cho phòng Kinh Doanh vì có trình độ Đại Học và cần phải nắm rõ tiêu chuẩn kỹ thuật của sản phẩm. Các công nhân kỹ thuật mới được tuyển vào chủ yếu được sự chỉ bảo ban đầu từ nhân viên của phòng Kinh Doanh, có sự không đồng nhất giữa các buổi đào tạo nên kiến thức mà công nhân kỹ thuật cần phải nắm cũng chưa thực sự đảm bảo. Đây cũng là một nguyên nhân làm cho quy trình sản xuất chưa được thống nhất, kèm theo một sự lơ là hoặc không chăm chú vào công việc là sẽ dễ dàng gây ra các sai hỏng kỹ thuật ngay. 3.3. Những sai hỏng có thể xảy ra đối với công việc nối dán dây đai: Những sai hỏng dưới đây được phát hiện từ nhiều nguồn khác nhau, có khi là nhân viên giao hàng phát hiện, có khi là khách hàng hàng phát hiện…, các sai hỏng này được tập hợp lại trong nhật ký sản xuất với nội dung chỉ ra sai hỏng gì, ai Trang 11 Tiểu luận Thay đổi và phát triển tổ chức UEH – K22 – QTKD – Đ2 làm sai và vì sao tạo ra sản phẩm lỗi. Tổng hợp lại thì những sai hỏng thường gặp gồm các loại sau: - Sai kích thước dây. - Sai loại dây. - Sai số lượng theo yêu cầu sản xuất. - Sai mối nối. - Sai loại keo nối. Có thể thấy rằng công việc nối dán dây đai rất phức tạp, nhiều sai hỏng có thể xảy ra gây tổn thất cho toàn công ty. Do đó công việc này cần phải được kiểm soát và vận