Tiểu luận Qui trình cung cấp và thu hồi vật liệu sản xuất tại công ty jabill Việt Nam

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HỒ CHÍ MINH KHOA ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC LỚP: QUẢN TRỊ K22 – NGÀY 2 ----------0O0---------- QUI TRÌNH CUNG CẤP VÀ THU HỒI VẬT LIỆU SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY JABILL VIỆT NAM MÔN HỌC: THAY ĐỔI VÀ PHÁT TRIỂN (OD) GVHD: TS. TRƯƠNG THỊ LAN ANH HỌC VIÊN: NGUYỄN THỊ HỒNG ĐIỆP Tp. Hồ Chí Minh, tháng 4 năm 2014 1 Mục lục Mục lục ............................................................................................................................................1 Chương 1: PHẦN MỞ ĐẦU ....................................................................................................3 1.1 Giới thiệu về công ty JABIL ..........................................................................................3 1.2 Lý do chọn đề tài: ........................................................................................................3 1.3 Mục tiêu: .......................................................................................................................3 1.4 Phạm vi thực hiện dự án: ............................................................................................3 1.5 Đối tượng nghiên cứu: ....................................................................................................4 Chương 2: CƠ SỞ NỀN TẢNG VÀ MÔ TẢ TÌNH HUỐNG ............................................5 2.1 Cơ sở nền tảng: ................................................................................................................5 2.1.1 Cách tiếp cận chẩn đoán dự án đi theo hướng tiếp cận giải quyết vấn đề: ...........5 2.1.2 Áp dụng mô hình Lean 6 Sigma trong việc thu thập thông tin, chẩn đoán và đưa ra phương án để giải quyết vấn đề: ..............................................................................5 2.2 Mô tả tình huống: ............................................................................................................6 2.2.1 Sơ lược về công ty Jabil Việt Nam:...........................................................................6 2.2.3 Mô tả tình huống: .....................................................................................................6 3.1 Bước xác định (Define): .................................................................................................8 3.1.2.2 Quy trình cung cấp và thu hồi vật liệu sản xuất tại Jabil Việt nam:...............8 3.2 Đo lường và phân tích: (Measure & Analyze)...........................................................13 3.2.2 Thông tin thứ cấp: ..................................................................................................13 3.2.3 Thông tin sơ cấp: ....................................................................................................14 Chương 4: GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ ............................................................................19 1 3.3 Giải quyết nguyên nhân 1: Làm thế nào để sản xuất trả linh kiện về ngay khi chạy hoàn tất 1 mã hàng ? ................................................................................................................19 Chương 5: PHÂN TÍCH ĐỘNG LỰC VÀ KHÁNG CỰ SỰ THAY ĐỔI ..........................21 3.4 Các kháng cự sự thay đổi..............................................................................................21 3.4.3 Các kháng cự từ cá nhân: ......................................................................................21 3.4.4 Các kháng cự từ phía các bộ phận tham gia: ......................................................21 3.5 Các áp lực ủng hộ sự thay đổi: Các áp lực cạnh tranh:.............................................22 3.6 Cách xử lý các kháng cự:..............................................................................................22 PHỤ LỤC .........................................................................................................................................i 2 Chương 1: PHẦN MỞ ĐẦU 1.1 Giới thiệu về công ty JABIL Jabil Circuit là một công ty đa quốc gia của Mỹ chuyên cung cấp dịch vụ sản xuất điện tử. Jabil thiết kế và sản xuất thiết bị điện tử cho các công ty OEM (Original Equipment Manufacturer, dùng gọi nhà sản xuất thiết bị nguyên thủy) trong ngành công nghiệp bao gồm cả y tế, khoa học đời sống, công nghệ sạch, thiết bị, quốc phòng, hàng không vũ trụ, ô tô, máy tính, mạng và viễn thông…Jabil cũng cung cấp dịch vụ thiết kế kỹ thuật, sản xuất, quản lý sản phẩm và dịch vụ hậu mãi cho các công ty trong các ngành này. Jabil Circuit Viet Nam được thành lập vào năm 2007, là một trong 2 dự án đầu tư lớn nhất tại khu công nghệ cao quận 9, với vốn đầu tư ban đầu 500 triệu USD. 1.2 Lý do chọn đề tài: Tại công ty Jabil Việt Nam, vật liệu sản xuất chiếm đến 70% tổng chi phí. Do đó việc kiểm soát chặt chẽ qui trình cung ứng vật liệu, đặc biệt là qui trình cung ứng và thu hồi vật liệu sản xuất giữa kho và chuyền sản xuất, chiếm vai trò rất quan trọng trong mục tiêu giảm thiểu chi phí. Tuy nhiên, hiện nay hoạt động này vẫn chưa được kiểm soát chặt chẽ, làm giảm hiệu quả của hoạt động sản xuất và kiểm soát tồn kho, gây tốn kém về mặt chi phí cho công ty và ảnh hưởng đến sự hài lòng của khách hàng. Trước thực trạng không như mong muốn này của qui trình cung ứng vật liệu, nhóm quyết định chọn đề tài “cải tiến qui trình cung cấp và thu hồi vật liệu sản xuất tại công ty Jabil Việt Nam” để làm dự án can thiệp OD tại công ty Jabil Việt Nam. 1.3 Mục tiêu: - Nhận diện hạn chế trong qui trình cung cấp và thu hồi vật liệu sản xuất giữa Kho và Sản xuất tại công ty Jabil Việt Nam. - Đề xuất giải pháp cải tiến qui trình cung cấp và thu hồi vật liệu sản xuất giữa Kho và Sản xuất. 1.4 Phạm vi thực hiện dự án: Dự án được thực hiện ở qui mô tổ chức là công ty Jabill Việt Nam. Các phòng ban liên quan đến Dự án bao gồm: - Phòng kế hoạch (Planning) - Phòng phân tích tồn kho (IA) - Phòng chuẩn bị vật liệu (Kitting) 3 - Phòng sản xuất (Production) - Kho 1.5 Đối tượng nghiên cứu: Qui trình cung cấp và thu hồi vật liệu sản xuất tại công ty Jabil Việt Nam 4 Chương 2: CƠ SỞ NỀN TẢNG VÀ MÔ TẢ TÌNH HUỐNG 2.1 Cơ sở nền tảng: 2.1.1 Cách tiếp cận chẩn đoán dự án đi theo hướng tiếp cận giải quyết vấn đề: Qui trình cung cấp và thu hồi vật liệu sản xuất tại công ty Jabil Việt Nam hiện đang được đánh giá là hoạt động không hiệu quả và cần cải tiến. Dự án sẽ bắt đầu từ thực trạng không mong muốn này để chẩn đoán vấn đề đang làm cho qui trình này hoạt động kém hiệu quả. 2.1.2 Áp dụng mô hình Lean 6 Sigma trong việc thu thập thông tin, chẩn đoán và đưa ra phương án để giải quyết vấn đề: Dự án dựa theo chu trình DMAIC trong mô hình cải tiến chất lượng Lean 6 Sigma để thực hiện việc thu thập thông tin, chẩn đoán và đề xuất phương án giải quyết vấn đề. Cụ thể là dự án sẽ áp dụng 4 bước 1, 2, 3, 4 trong chu trình DMAIC (Define - Measure - Analysis - Improve) như sau:  Bước 1: Xác định (define) - Nhận diện và phát biểu về vấn đề cần cải tiến. - Xác định qui trình cung ứng và thu hồi vật liệu.  Bước 2: Đo lường (measure): - Dùng công cụ Sơ đồ xương cá để xác định các nguyên nhân tiềm năng có thể gây ra vấn đề bất ổn trong qui trình. - Từ các nguyên nhân tiềm năng đã phân tích được trong mô hình xương cá, tiếp tục tiến hành thu thập thông tin liên quan đến các nguyên nhân này thông qua 3 phương pháp thu thập thông tin:  Quan sát.  Khảo sát bằng bảng câu hỏi.  Tài liệu thứ cấp.  Bước 3: Phân tích (analysis) Biểu diễn số liệu và dữ liệu thu thập được dưới dạng bảng biểu, đồ thị để thực hiện việc phân tích. Từ đó đưa ra kết luận về các nguyên nhân gây ra vấn đề trong qui trình.  Bước 4: Cải tiến (Improve) Từ các nguyên nhân đã xác định được trong bước phân tích, nhóm tiến hành brainstorming để phát triển các phương án mà nhóm cho rằng có thể giải quyết được 5 vấn đề của qui trình. Sau đó nhóm tiến hành thảo luận nhóm để chọn ra những phương án được cho là khả thi nhất. 2.2 Mô tả tình huống: 2.2.1 Sơ lược về công ty Jabil Việt Nam: Dưới sự quản lý của Tập đoàn Jabil, tập đoàn hàng đầu trong ngành điện tử của Mỹ, Jabil Việt Nam cũng được định hướng như một công ty cung cấp dịch vụ sản xuất điện tử, tùy chỉnh thiết kế, phân phối và dịch vụ hậu mãi cho một số tập đoàn lớn trên thế giới. Sứ mạng của công ty là cung cấp các sản phẩm điện tử cho thị trường nhanh hơn với chi phí hiệu quả hơn bằng cách cung cấp chuỗi cung ứng hoàn chỉnh cho các sản phẩm điện tử trên toàn thế giới. Hiện nay Jabil VN có 4 khách hàng chính là Ingenico, Adtran, General Electric, Landis+Gys và đang trong giai đoạn phát triển mạnh mẽ với chiến lược đa dạng hóa khách hàng tiềm năng, mở rộng sản xuất board mạch có cấu trúc phức tạp với mục tiêu doanh thu là 500 triệu USD. Công ty được tổ chức theo cấu trúc ma trận, được chia thành 2 nhánh chính là Sản Xuất và Kinh Doanh. Đứng đầu nhánh Sản Xuất là Tống giám đốc điều hành. Bên dưới được phân thành 4 Work Cell, mỗi Work Cell sẽ thiết kế và sản xuất sản phẩm cho một khách hàng. Mỗi Work Cell có đầy đủ các bộ phận chức năng do các Giám đốc chức năng chịu trách nhiệm quản lý và báo cáo cho Tổng Giám Đốc Điều Hành. Nhánh Kinh doanh, đứng đầu là Giám đốc kinh doanh, chịu trách nhiệm kiểm soát khách hàng, sản phẩm, nhà cung cấp, doanh thu, lơi nhuận, chi phí của từng Work Cell và của cả tổng công ty. Ngoài ra còn có các bộ phận độc lập và hỗ trợ cho 4 Work Cell là Nhân sự, Quan hệ nhân viên, Đào tạo. 2.2.3 Mô tả tình huống: Hiện nay, nhánh Sản xuất tại Jabil Việt Nam vẫn còn tồn tại một vấn đề được xem là rất nghiêm trọng, đó là việc dừng chuyền sản xuất. Dừng chuyền sản xuất rất thường xuyên và do nhiều nguyên nhân gây ra. Một trong những nguyên nhân gây dừng chuyền khá thường xuyên là việc không kiểm soát được nguyên vật liệu khi cung cấp từ kho lên chuyền sản xuất và thu hồi từ chuyền sản xuất về kho. Cụ thể của vấn đề: 6 - Kho không thể cung cấp chính xác số lượng vật liệu cần cho việc sản xuất mà phải cung cấp dư vì vật liệu sản xuất được đóng gói theo kích thước lớn và không thể chia nhỏ vì yêu cầu kỹ thuật của việc sản xuất board mạch. - Vì vậy, sau mỗi chu kỳ sản xuất thì bộ phận sản xuất phải trả các vật liệu sản xuất dư về kho để kho nhập liệu lên hệ thống SAP của công ty và chuẩn bị cho kế hoạch sản xuất ngày tiếp theo. - Tuy nhiên, việc thu hồi vật liệu trả về kho đang hoạt động không hiệu quả, dẫn đến tình trạng thiếu vật liệu sản xuất khi bắt đầu 1 chu kỳ sản xuất mới theo kế hoạch đã được lập trước đó. Hệ quả là phải dừng chuyền sản xuất. 7 Chương 3: THU THẬP THÔNG TIN, PHÂN TÍCH VÀ GIẢI THÍCH KẾT QUẢ Áp dụng 4 bước 1, 2, 3, 4 trong chu trình DMAIC (Define - Measure - Analysis - Improve) của mô hình cải tiến chất lượng Lean 6 Sigma: 3.1 Bước xác định (Define): 3.1.1 Xác dịnh vấn đề: Qui trình cung cấp không kiểm soát được nguyên vật liệu khi cung cấp từ kho lên chuyền sản xuất và thu hồi từ chuyền sản xuất về kho không hoạt động hiệu quả, gây dừng chuyền sản xuất và ảnh hưởng tới việc kiểm soát tồn kho. 3.1.2 Xác định qui trình đang có vấn đề: 3.1.2.1Giới thiệu về vật liệu sản xuất: Sản phẩm chính của Jabil VN là các board mạch điện tử. Vật liệu sản xuất ra các board mạch này là các con linh kiện: - Mỗi loại con linh kiện được gắn trong 1 cuộn băng dài gọi là cuộn reel, có dán tem thể hiện tên linh kiện, số lượng, mã vạch… - Có nhiều qui cách đóng gói cuộn real: 2000, 5000 hay10000 linh kiện. 3.1.2.2 Quy trình cung cấp và thu hồi vật liệu sản xuất tại Jabil Việt nam: Mỗi ngày có nhiều loại board mạch được sản xuất tại Jabil VN. Mỗi board mạch ứng với 1 mã hàng. Qui trình để cung cấp vật liệu sản xuất các board mạch này từ kho lên chuyển sản xuất và thu hồi từ chuyền sản xuất về kho có thể mô tả theo các bước như sau: 8 Bộ phận phụ Các bước thực hiện Mô tả qui trình trách - Lên kế hoạch sản xuất cho mỗi ngày: các mã hàng cần sản xuất, số lượngcho mỗi mã hàng, Bước 1: Kế hoạch giờ sản xuất,các thông tin khác. Lập kế hoạch sản xuất (Planning) - Cập nhật kế hoạch sản xuất lên công cụ web toàn cầu PPT (Production Planning Tool) trong vòng 24 giờ trước khi sản xuất. Bước 2: - Dựa trên kế hoạch sản xuất trên PTT để tạo Phân tích tồn kho và tạo danh sách vật liệu (Pullist) cần cho sản xuất trên Phân tích tồn kho danh sách vật liệu phần mềm SAP. (IA) (Pullist) trên hệ thống - 1 pullist cho 1 mã hàng có thông tin: loại linh SAP kiện, số lượng của từng lọai linh kiện. - Dựa vào pullist để xuất vật liệu từ kho. Bước 3: - In phiếu xuất vật liệu cho từng mã hàng. Chuẩn bị vật liệu Chuẩn bị vật liệu và - Chuyển vật liệu cho từng mã hàng lên 1 xe (Kitting) xuất kho Trolley với đầy đủ thông tin về mã hàng, số lượng, mã số pullist, giờ chạy, ngày chạy. Bước 5: - Dựa vào phiếu xuất vật liệu để kiểm tra và Sản xuất Sản xuất tiếp nhận vật nhận vật liệu. (Production) liệu sản xuất - Đưa xe trolley về chuyền sản xuất. - Lắp vật liệu là các cuộn real lên máng FSS Bước 6: Sản xuất (Feeder Setup Sheet) Lắp ráp vật liệu lên (Production) - Lắp máng FSS vào máy NXT (là máy gắp chuyền sản xuất. linh kiện và gắn lên board) - Sau khi sản xuất xong 1 mã hàng, công nhân tháo máng FSS từ máy NXT. Sau đó tiếp tục Bước 7: Sản xuất tháo các cuộn real trên máng FSS Tháo và thu hồi vật liệu (Production) - Các vật liệu dư phải được để lại đúng xe dư từ chuyền sản xuất. Trolley ban đầu và được đẩy về khu vực đếm vật liệu dư. 9 - Khu vực đếm vật liệu dư có nhiều máy đếm. Máy sẽ đếm từng loại vật liệu dư và hiển thị con Bước 8: số trên máy. Kho sẽ ghi lại con số này một cách Nhập liệu số lượng vật Kho thủ công để: liệu dư lên hệ thống (Warehouse) + In lại tem và đóng gói lại vật liệu dư. SAP để kiểm soát tồn + Nhập số liệu vật liệu dư lên hệ thống để kho Planning có thể lên kế hoạch sản xuất cho ngày mai. - Nhận các real đã đếm xong, đã được in là tem mới và đưa vào các Bin trong kho. Bước 9: Kho - Kho có rất nhiều Bin, mỗi Bin được ký hiệu 1 Nhập kho vật liệu dư (Warehouse) tên riêng được kết nối với SAP để dễ dàng cất giữ và truy xuất linh kiện. Một số hình ảnh minh họa cho qui trình: Hình 2: Hệ thống Production planning tool của công ty Jabil *PPT: Bộ phận có liên quan đều có thể truy cập được tất cả các kế hoạch của Jabil trên toàn cầu. 10 Hình 3: Bộ phận chuẩn bị vật liệu (Kitting) Hình 4: xe Trolley Hình 6: Máng Feeder setup sheet 11 Hình 7: Máng FSS được lắp vào máy NXT Hình 9: Máy đếm reel Hình 10: Bin dùng để chứa linh kiện. 12 3.2 Đo lường và phân tích: (Measure & Analyze). 3.2.2 Thông tin thứ cấp: Sử dụng số liệu và thông tin từ các báo cáo đo lường hiệu quả : - Báo cáo thời gian dừng chuyền. - Báo cáo thời gian tồn tại của linh kiện trên line (Aging report). - Báo cáo điều chỉnh tồn kho hệ thống. Phân tích kết quả của các báo cáo trên: - Báo cáo thời gian dừng chuyền cho thấy việc dừng chuyền do thiếu nguyên vật liệu xảy ra rất thường xuyên, chiếm 1,55% tổng thời gian chạy của chuyền, gây lãng phí nguồn lực rất lớn (thời gian, máy móc, con người, chi phí…) - Báo cáo thời gian tồn tại của linh kiện trên line cho thấy thời gian nguyên vật liệu tồn tại trên line trên 7 ngày chiếm khoảng 6,32%. Theo đúng qui trình sản xuất thì sau khi sản xuất xong một mã hàng thì nguyên vật liệu phải được trả về kho ngay lập tức. Con số này cho thấy việc kiểm soát thu hồi nguyên vật liệu về kho hiện tại không hiệu quả. Các nguyên nhân của việc tồn tại nguyên vật liệu trên line liên quan đến: + Sản xuất không chạy hết công suất gây nên tình trạng trì trệ, chưa thể chạy hoàn tất 1 model nên không thể trả về. + Bị mất linh kiện nên không tìm ra để trả về. 13 + Công nhân làm biếng tháo linh kiện khỏi FSS - Báo cáo điều chỉnh tồn kho hệ thống cho thấy bộ phận IA phải thường xuyên điều chỉnh tồn kho trên hệ thống cho khớp với tình hình thực tế, cụ thể là trừ bớt đi số lượng trên hệ thống do không tìm ra linh kiện thực tế. Việc này gây tốn rất nhiều thời gian và công sức cho việc kiểm tra và điều chỉnh tồn kho. 3.2.3 Thông tin sơ cấp: 3.2.3.1 Quan sát : - Thường xuyên xảy ra dừng chuyền sản xuất vì không tìm thấy vật liệu. - Vật liệu vẫn còn nằm trên máng FSS, chưa được tháo ra và trả về kho sau khi việc sản xuất hoàn tất. - Công nhân sản xuất thường xuyên kêu ca việc tháo real ra khỏi máng FSS tốn nhiều thời gian, nếu dành thời gian để tháo hết real ngay sau khi sản xuất hoàn tất thì không kịp chuẩn bị cho mã hàng khác. - Vật liệu khi trả về không được đặt đúng xe Trolley ban đầu, làm bộ phận kho không thể tìm thấy vật liệu. - Khu vực đếm trả vật liệu về kho thường xuyên bị ùn tắt vì chỉ có 6 máy đếm nhưng trong một ngày lại có rất nhiều vật liệu dư của nhiều mã hàng cần phải được đếm để trả về kho sau khi sản xuất xong. - Số lượng vật liệu nhập về trên hệ thống và so với thực tế không khớp nhau. 14 3.2.3.2 Sơ đồ xương cá: Sơ đồ xương cá xác định vấn đề không kiểm soát nguyên vật liệu trả về kho tại Jabil Việt nam Các phân tích từ sơ đồ xương cá cho thấy các nguyên nhân làm việc kiểm soát qui trình cung cấp và thu hồi vật liệu không hiệu quả: STT Nguyên nhân Mô tả 1 Sản xuất không trả vật liệu về kho sau khi việc sản xuất hoàn tất. 1.1 Việc giám sát chưa chặt chẽ khiến nhân viên chưa tuân thủ qui trình trả vật liệu về kho ngay khi sản xuất xong, xuất phát từ nguyên nhân: 1.1.1 Quản trị sản xuất Công ty quản trị sản xuất theo mục tiêu, không kiểm soát theo quá trình. 1.1.2 Nhận thức của quản lý Việc bộ phận sản xuất không làm đúng qui trình được quản lý cho phép một cách không chính thức vì lý do kịp tiến độ sản xuất 1.2 Công nhân thiếu ý thức tự giác và thiếu tinh thần trách nhiệm về việc tuân thủ qui trình trả vật liệu sản xuất về kho. 1.2.1 Vấn đề đào tạo cho Nhận thức của công nhân về tầm quan trọng của việc 15 STT Nguyên nhân Mô tả công nhân trả vật liệu sản xuất về kho là quan trọng nhưng công ty chưa chú trọng đào tạo, nhắc nhở, tuyên truyền thường xuyên. 1.2.2 Không có biện pháp xử Các quản lý ở bộ phận sản xuất chỉ nhắc nhở công phạt công nhân sản nhân khi họ không trả vật liệu về kho mà chưa có biện xuất khi vi phạm. pháp xử phạt nào cho tình trạng này để ràng buột các công nhân với trách nhiệm của mình. 1.3 Việc tháo lắp vật liệu trên chuyền sản xuất tốn nhiều thời gian 1.3.1 Nguyên liệu nhỏ Do đặc thù ngành sản xuất board mạch nên nguyên liệu là các linh kiện nhỏ, việc tháo lắp tỉ mỉ, mất thời gian(khoảng 2 tiếng) 1.3.2 Không đủ nhân lực Số lượng công nhân không đủ và phải xoay vòng để tháo lắp sản xuất nhiều mã hàng nên việc tháo lắp thường không được ưu tiên. 2 Ùn tắc khu vực đếm vật liệu dư làm vật liệu không kịp trả về kho 2.1 Thiếu máy đếm Chỉ có 6 máy đếm nhưng trong một ngày lại có rất nhiều vật liệu dư của nhiều mã hàng cần phải được đếm để trả về kho sau khi sản xuất xong. 2.2 Máy đếm không đủ Thời gian đếm 1 cuộn reel là 10 phút, trong khi nếu công suất như tất cả nguyên liệu trả về ngay sau sản xuất thì không thể nào đếm vì có cả trăm, thậm chí 1000 cuộn. 3 Sai sót nhập liệu khi trả vật liệu về kho do công nhân nhập sai, làm số lượng vật liệu dư khi nhập kho bị sai khác giữa thực tế và trên hệ thống. 3.1 Máy đếm không tự Máy đếm chỉ hiện thị số lượng vật liệu dư sau khi động đếm xong và không có chức năng in tem thể hiện số lượng này. 3.2 Công nhân nhập sai Công nhân đọc số lượng trên máy đếm và phải ghi tay lại trên tem. Việc này dẫn đến sai số lượng do công nhân đọc sai hoặc ghi sai. 16 3.2.3.3 Bảng câu hỏi khảo sát: - Hình thức: bảng câu hỏi với thang đo Likert 4 mức độ: (1-