Tiểu luận Tầm quan trọng của việc ra quyết định quản trị và những sai lầm phổ biến

Đề tài: Tầm quan trọng của việc ra quyết định quản trị và những sai lầm phổ biến Nhóm 5 – Ngày 3 – K21 Page 1 Tiểu luận TẦM QUAN TRỌNG CỦA VIỆC RA QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ VÀ NHỮNG SAI LẦM PHỔ BIẾN Đề tài: Tầm quan trọng của việc ra quyết định quản trị và những sai lầm phổ biến Nhóm 5 – Ngày 3 – K21 Page 2 MỤC LỤC ĐT VN Đ .................................................................................................................................................. 3 Phn 1: TM QUAN TRNG CA QUN TR VÀ NHÀ QUN TR TRONG T CHC ........................................... 4 1. Các khái nim ........................................................................................................................................ 4 2. Tm quan trng ca qun tr trong doanh nghip: ................................................................................ 4 3. Vai trò ca nhà qun tr trong doanh nghip: ....................................................................................... 5 4. Tm quan trng ca nhà qun tr trong t chc : .................................................................................. 5 Phn 2: RA QUYT ĐNH QUN TR & TM QUAN TRNG CA VIC RA QUYT ĐNH QUN TR ................. 7 1 – Khái nim ra quyt đnh qun tr: ...................................................................................................... 7 2- Tm quan trng ca vic ra quyt đnh qun tr .................................................................................. 7 Phn 3: NHNG SAI LM THNG GP TRONG QUÁ TRÌNH RA QUYT ĐNH QUN TR - NGUYÊN NHÂN VÀ GII PHÁP ..................................................................................................................................................... 9 Sai lm thng gp trong vic ra quyt đnh qun tr .............................................................................. 9 2. Nguyên nhân khi của việc đưa ra quyết định sai lầm ............................................................................ 11 3. Giải pháp để tránh sai lầm khi đưa ra quyết định quản trị ..................................................................... 14 KT LUN .................................................................................................................................................... 16 PH LC ...................................................................................................................................................... 17 Đề tài: Tầm quan trọng của việc ra quyết định quản trị và những sai lầm phổ biến Nhóm 5 – Ngày 3 – K21 Page 3 ĐT VN Đ Ra quyết định? Đó không là công việc duy nhất của nhà quản trị. Thực ra, nhà quản trị nói chung không dành nhiều thời gian để ra quyết định. Tuy nhiên, quyết định là một nhiệm vụ quản trị cụ thể và là điều mang lại kết quả/hệ quả sâu rộng nhất. Khi nhà quản trị ra một quyết định “tốt”, thì thường dường như rằng ít có người chú ý đến, mặt khác, khi nhà quản lý ra quyết định “tồi”, quyết định đó có thể được nhớ hàng nhiều năm chưa nguôi ngoai. Một số nghiên cứu và thống kê gần đây cũng cho thấy rằng chỉ có 1/3 quyết định sau khi đưa ra được xem là đúng đắn, còn 1/3 thì không đem lại được kết quả gì, và tệ nhất là 1/3 số quyết định còn lại thì dẫn đến những thất bại không thể tránh khỏi. Vì thế, nhà quản trị phải nhận ra được những sai lầm để tránh đi khi ra quyết định. Những nhà quản trị giỏi là những nhà quản trị biết xem xét rõ và phân tích cặn kẽ các khía cạnh của vấn đề, biết đâu là điểm mạnh & điểm yếu của tổ chức mình, biết đâu là thuận lợi & đâu là nguy cơ cần tránh, để từ đó chọn lựa được những phương án phù hợp và đưa ra một quyết định đúng đắn, hoặc ít nhất cũng có những phương án dự phòng khi gặp trở ngại bất ngờ. “Ra quyết định” tưởng chừng như đơn giản nhưng thực tế xét cho cùng thì không phải là một việc dễ dàng. Vì vậy nhóm chúng tôi quyết định chọn đề tài: “Tầm quan trọng của việc ra quyết định quản trị & những sai lầm phổ biến”. Đề tài: Tầm quan trọng của việc ra quyết định quản trị và những sai lầm phổ biến Nhóm 5 – Ngày 3 – K21 Page 4 Phn 1: TM QUAN TRNG CA QUN TR VÀ NHÀ QUN TR TRONG T CHC 1. Các khái nim 1.1 Khái niệm quản trị: Theo Robert Kreitner thì quản trị là quá trình làm việc với con người và thông qua con người nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức trong môi trường luôn thay đổi. Trọng tâm của quá trình này là sử dụng hiệu quả nguồn lực có giới hạn. 1.2 Khái niệm nhà quản trị: Nhà quản trị là người nắm giữ vị trí đặc biệt trong một tổ chức, được giao quyền hạn và trách nhiệm điều khiển và giám sát công việc của người khác, nhằm hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức đó (Phan Thị Minh Châu 20120). 2. Tm quan trng ca qun tr trong doanh nghip: Quản trị giúp tổ chức đạt được mục tiêu: Quản trị sắp xếp các nhân tố trong sản xuất, tập hợp và sắp xếp các nguồn lực, hợp nhất lại theo con đường đạt đến mục tiêu. Quản trị hướng tổ chức nỗ lực đạt đến mục tiêu đã xác định trước. Đặt ra mục tiêu rõ ràng sẽ giúp tổ chức không lãng phí công sức, thời gian và tiền bạc. nhà quản trị chuyển đổi các nguồn nhân lực, máy móc, tiền bạc sắp xếp thiếu tổ chức thành các nguồn lực hữu dụng. Tối ưu sử dụng nguồn lực: Quản trị giúp sử dụng tối ưu hóa tất cả các nguồn sản xuất vật chất và con người. điều này dẫn tới hiệu quả trong quản lý. Quản trị cung cấp cách sử dụng tối ưu các nguồn lực khan hiếm bằng cách chọn phương án sử dụng thay phiên trong công nghiệp. Giảm thiểu chi phí: Quản trị giúp tổ chức đạt kết quả tốt nhất thông qua chi phí tối thiểu bằng kế hoạch chính xác. Quản trị hướng tổ chức đến việc sử dụng các nguỗn vật chất, nhân lực, tài chính theo sự phối hợp tốt nhất, điều đó làm giảm thiểu chi phí. Tạo nên tổ chức tốt: không có sự chồng chéo lên nhau công việc. thiết lập một tổ chức tốt là một nhiệm vụ của quản trị nhắm tới mục tiêu của công ty và hoàn thành nó , tạo ra những và mối liên hệ phân công quyền lực và trách nhiệm như: ai có trách nhiệm với ai, ai hướng dẫn cho ai, ai là nhà quản lý và ai là cấp dưới. nhà quản trị bổ nhiệm đúng người, đúng vị trí, đúng kỹ năng nghiệp vụ để tất cả công việc đều rõ ràng. Đề tài: Tầm quan trọng của việc ra quyết định quản trị và những sai lầm phổ biến Nhóm 5 – Ngày 3 – K21 Page 5 Tạo sự “cân bằng” trong tổ chức: nó giúp công ty tồn tại trong môi trường đầy biến động. Với môi trường thay đổi không ngừng, sự sắp xếp ban đầu trong tổ chức bắt buộc phải thay đổi theo. Quản trị phải làm cho công ty phù hợp với môi trường và thỏa mãn nhu cầu thị trường. Tạo sự hưng thịnh trong tổ chức: Quản trị có hiệu quả đưa tới một nền sản xuất tốt hơn mà tại đó, mức lương của mọi người đều được cải thiện. Quản trị tốt có thể giải quyết vấn đề khó khăn dễ dàng vẫn có thể tránh lãng phí nguồn lực. điều này giúp cải thiện đời sống mọi người và tăng lợi nhuận cho công ty. Quản trị đóng một vai tro quan trong đối với sự tồn tại một tổ chức, tuy nhiên các chức năng của quản trị chỉ được thể hiện một cách triệt để và hiệu quả dưới sự điều hành của những nhà quản trị tài ba, các nhà quản trị đóng vai trò cốt lõi trong sự thành công của tổ chức. 3. Vai trò ca nhà qun tr trong doanh nghip: Theo Henry Minzberg 1960 nhà quản trị có 3 vai trò chính sau: 1. Vai trò quan hệ với con người: Trong vai trò này, nhà quản là người đại diện biểu tượng cho tập thể,có tính chất nghi lễ trong tổ chức. Ngoài ra, nhà quản trị còn là người lãnh đạo và giữ vai trò liên lạc trong tập thể. 2. Vai trò thông tin: Nhà quản trị đóng vai trò thu thập và xử lý thông tin, phổ biến và cung cấp thông tin cho các bộ phận có liên quan để ảnh hưởng tới thái độ và hành vi của họ cũng như thay mặt tổ chức phát biểu thông tin ra ngoài đồng thời sử dụng thông tin để bảo vệ quyền lọi của tổ chức. 3. Vai trò quyết định: Nhà quản trị có vai trò là nhà đại diện kinh doanh cho tổ chức khi đưa ra một ý tưởng mới hoặc một quyết định để phát triển kinh doanh. Bên cạnh đó, nhà quản trị giải quyết các xáo trộn, phân phối nguồn lực của tổ chức để đảm báo tổ chức hoạt động tốt nhất vời nguồn lực có giới hạn. Nhà quản trị đồng thời là người đàm phám, thương thuyết với đối tác trong các hoạt động kinh doanh, trong các quan hệ với các đơn vị khác, với xã hội. 4. Tm quan trng ca nhà qun tr trong t chc : Với những vai trò trên, nhà quản trị đóng giỏi vai trò quan trọng, ảnh hưởng đến sự thành công của một tổ chức. Các nhà quản lý hiệu quả là rất cần thiết cho sự thành công của bất kỳ tổ chức nào. Các quyết định của lãnh đạo tác động đến từng khía cạnh của công ty và ảnh hưởng đến nhân viên ở mọi cấp độ. Những nhà đầu tư thường xem xét ban quản lý của Đề tài: Tầm quan trọng của việc ra quyết định quản trị và những sai lầm phổ biến Nhóm 5 – Ngày 3 – K21 Page 6 một tổ chức khi xác định có nên đầu tư vào tổ chức đó hay không. Những nhà quản lý tốt có thể nhận ra các cơ hội và tận dụng lợi thế từ các cơ hội đó để tạo ra lợi ích cho tổ chức. Tầm quan trọng của nhà quản trị trong tổ chức được thể hiện như sau: Nhà quản trị tạo nên sự gắn kết bền vững trong tổ chức. Một nhà quản trị thường thể hiện 5 nhiệm vụ cơ bản là: Hoạch định, tổ chức, quản lý, điều khiển và kiểm soát. Vai trò của nhà quản lý là tối ưu hóa nguồn lực hiện có của tổ chức thông qua việc kết hợp những khả năng của con người. Nhà quản trị có vai trò rất quan trọng trong tổ chức trong vai trò sắp xếp mục tiêu của những cá nhân vào mục tiêu chung của tổ chức, điều này có ý nghĩa cốt lõi để đạt được thành công trong tương lai của một tổ chức. Nhà quản trị là người truyền đạt cho nhân viên tầm nhìn của tổ chức một cách hiệu quả và không có bất kỳ một sự sai lệch nào. Một nhà quản trị giỏi sẽ tìm ra cách hiểu quả nhât để truyền đạt thông điệp của tổ chức đến nhân viên. Nhà quản trị có vai trò cốt lõi trong hành trình ra quyết định của một tổ chức. Nhà quản trị là người quyết định sự thay đổi của tổ chức và truyền đạt với nhân viên về sự thay đổi này, là người đưa ra mực tiêu của tổ chức. Ra quyết định là một công việc rất quan trọng của nhà quản trị và tính chính xác của quyết định ảnh hưởng đến sự tồn tại, thành công hay thất bại của một tổ chức. Nhà quản trị giỏi sẽ là người xử lý thông tin nhanh để đưa ra những quyết định chính xác và quản lý những rủi ro có thể phát sinh, là người đưa ra con đường tốt nhất cho sự thay đổi của tổ chức. Nhà quản trị là người liên hệ rất gần gũi với nhân viên nên luôn là người thấu hiểu và thúc đẩy sự tiến bộ của nhân viên, là người động viên để nhân viên làm việc có hiệu quả. Là người hướng dẫn, hỗ trợ, là người khen thưởng nhân viên khi có hiệu quả làm việc tốt và đua ra những phản hồi mang tính xây dựng đối với những kết quả chưa tốt. Một nhà quản trị giỏi sẽ tạo một môi trường làm việc mà ở đó nhân viên thể hiện sự thỏa mãn, hạnh phúc, hiểu quả làm việc cao, và một tổ chức thành công. Nhà quản trị là người giải quyết mâu thuẫn giữa các nhân viên và cố gắng để đạt được một sự chấp thuận, điều này sẽ giúp nhân viên tiến bộ hơn trong chất lượng công việc. Như vậy, nhà quản trị có vai trò rất quan trọng trong việc cải tiến hiệu suất của nhân viên cũng như của tổ chức. Nhà quản trị ý thức được rằng sự thành công của công ty dựa trên sự cống hiến của nhân viên, nhân viên càng hài lòng và hạnh phúc thì công ty càng thành công. Đề tài: Tầm quan trọng của việc ra quyết định quản trị và những sai lầm phổ biến Nhóm 5 – Ngày 3 – K21 Page 7 Phn 2: RA QUYT ĐNH QUN TR & TM QUAN TRNG CA VIC RA QUYT ĐNH QUN TR 1 – Khái nim ra quyt đnh qun tr: “Quyết định quản trị là hành vi sáng tạo của nhà quản trị nhằm định ra những đường lối và tính chất hoạt động của một đối tượng (tổ chức) nhằm giải quyết những vấn đề nảy sinh và đã chín muồi, trên cơ sở phân tích các qui luật khách quan đang vận động, chi phối đối tượng và trên khả năng thực hiện của đối tượng (tổ chức)” (Phan Thị Minh Châu 20120). 2- Tm quan trng ca vic ra quyt đnh qun tr Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, nhà quản trị phải xử lý các tình huống và ra các quyết định khác nhau, từ các quyết định quan trọng như phát triển một loại sản phẩm mới, giải thể công ty đến các quyết định thông thường như tuyển nhân viên, xác định kế hoạch sản xuất hàng tháng, hàng quý. Ra quyết định thâm nhập vào cả bốn chức năng của nhà quản trị gồm hoạch định, tổ chức, chỉ đạo và kiểm tra. Ra quyết định là một công việc quan trọng của nhà quản trị, vì tính chính xác của quyết định ảnh hưởng trực tiếp đến sự tồn tại và phát triển của tổ chức. Tùy thuộc vào cấp bậc quản trị khác nhau, nhà quản trị sẽ có thẩm quyền đưa ra những quyết định quản trị khác nhau.  Các quyết định quản trị trực tiếp hướng vào các tổ chức; chỉ có nhà quản trị mới ra quyết định.  Các quyết định quản trị có thể làm cản trở sự hoạt động bình thường hoặc làm phát triển hoạt động của hệ thống bị quản trị.  Các quyết định quản trị liên quan đến việc sử dụng những thông tin về vấn đề cần phải giải quyết.  Các quyết định quản trị được xây dựng trên cơ sở sự hiểu biết về tính khách quan của sự vận động và phát triển của hệ thống bị quản trị. Vì tính quan trọng của quyết định quản trị đối với sự tồn tại và phát triển của tổ chức nên quyết định quản trị phải đạt những yêu cầu sau:  Phải có căn cứ khoa học  Phải thống nhất, tuân theo các quy định, thể chế chung  Phải đúng thẩm quyền Đề tài: Tầm quan trọng của việc ra quyết định quản trị và những sai lầm phổ biến Nhóm 5 – Ngày 3 – K21 Page 8  Phải có định hướng  Phải thật cụ thể về mặt thời gian  Phải có định hướng  Phải thỏa mãn các yêu cầu kịp thời. Từ đó có thể tóm lược quá trình ra quyết định gồm các bước như sau:  Bước 1: biết chắc là có nhu cầu quyết định.  Bước 2: nhận rõ tiêu chuẩn của quyết định  Bước 3: lượng hóa các tiêu chuẩn  Bước 4: phát hiện những khả năng lựa chọn  Bước 5: đánh giá các khả năng  Bước 6: lựa chọn khả năng tối ưu nhất Đề tài: Tầm quan trọng của việc ra quyết định quản trị và những sai lầm phổ biến Nhóm 5 – Ngày 3 – K21 Page 9 Phn 3: NHNG SAI LM THNG GP TRONG QUÁ TRÌNH RA QUYT ĐNH QUN TR - NGUYÊN NHÂN VÀ GII PHÁP 1. Sai lm thng gp trong vic ra quyt đnh qun tr Ở phần trên, chúng ta đã thấy được tầm quan trọng của những quyết định quản trị, nó ảnh hưởng trực tiếp tới sự tồn tại và phát triển của một tổ chức, công ty. Chính vì vậy, để các quyết định đưa ra là đúng đắn và sáng suốt cần có các yếu tố sau: + Nhà quản trị phải có các phẩm chất cá nhân như: kinh nghiệm, khả năng xét đoán, óc sáng tạo và khả năng định lượng. + Tổ chức tốt quy trình triển khai thực hiện quyết định: phải phân công chi tiết, đảm bảo các nhân viên hoặc bộ phận có liên quan hiểu rõ trách nhiệm và vị trí của mình trong việc thực hiện quyết định. Đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, điều kiện trao đổi thông tin tốt, tạo mọi điều kiện tốt nhất để thực hiện, kiểm tra giám sát và đánh giá kết quả thực hiện. + Có các sự trợ giúp khác như: người phản biện, tham vấn đa nguyên, chất vấn biện chứng nhằm giúp nhà quản trị có thêm cái nhìn đa chiều hơn, tăng tính hiệu của quyết định quản trị. Như vậy, ta có thể thấy rằng việc đưa ra quyết định quản trị là một việc không hề đơn giản, nó đòi hỏi tính khoa học, nghệ thuật và kinh nghiệm. Trong thực tế, mắc sai lầm khi đưa ra những quyết định quản trị là khó tránh khỏi nếu nhà quản trị không nắm vững kiến thức các bước ra quyết định, không có đủ kinh nghiệm cũng như các thông tin tham vấn. Sai lầm có thể mắc phải ở bất kỳ bước nào trong tiến trình ra quyết định quản trị. Trong đề tài này, chúng tôi xin được trình bày một số sai lầm thường gặp dọc theo quy trình ra quyết định: a) Sai lầm 1: Không nhận biết được vấn đề Nhận biết vấn đề là tìm sự khác biệt giữa tình trạng mong muốn và hiện trạng, là xuất phát điểm quan trọng để xác định có hay không sự ra đời của quyết định. Tuy nhiên, vì một số nguyên nhân mà nhà quản trị lại không nhận biết được vấn đề, do vậy không thể sửa sai vì không biết cái sai là gì. Ví dụ như: - Hệ thống thông tin kém: không biết quan sát, lắng nghe, trao đổi với các nhân viên, cộng sự; không có nguồn thông tin về các công ty đối thủ; ... - Nhà quản trị có trình độ nhận thức kém hoặc kinh nghiệm còn ít nên không nhìn ra vấn đề hoặc không nhìn nhận vấn đề ở nhiều góc độ khác nhau. Đề tài: Tầm quan trọng của việc ra quyết định quản trị và những sai lầm phổ biến Nhóm 5 – Ngày 3 – K21 Page 10 - Thiếu theo dõi, kiểm tra, đánh giá việc thực hiện & kết quả các công việc. b) Sai lầm 2: Xác định vấn đề không đúng Nhiều vấn đề không xuất hiện rõ ràng nên nếu không có tầm nhìn và kinh nghiệm, nhà quản trị sẽ không thể hiểu được triệu chứng cũng như có cái nhìn tổng thể, nhiều góc độ để xác định chính xác vấn đề nằm ở đâu. c) Sai lầm 3: Chưa xem xét đầy đủ các phương án Để tập hợp các phương án, tùy theo tính cấp bách và tầm quan trọng của vấn đề nhà quản trị phải xây dựng được hệ thống các kênh thu thập ý kiến, ý tưởng cho phù hợp. Nếu nhà quản trị không biết tôn trọng, lắng nghe những đóng góp ý kiến của nhân viên hoặc không tạo điều kiện để nhân viên bày tỏ ý kiến riêng của mình thì các phương án có được sẽ không đầy đủ và mất đi các phương án ưu tú, làm sai lệch nhận thức của người ra quyết định. Do đó, các quyết định sẽ không hiệu quả được, và hơn thế nữa, rất có thể sẽ kéo theo việc ra một quyết định khác nhằm khắc phục nhược điểm của quyết định này. d) Sai lầm 4: Đánh giá rủi ro chưa đầy đủ Mỗi phương án được đưa ra phải được nhà quản trị đánh giá về tính khả thi, hiệu quả, chi phí bỏ ra, độ rủi ro,... Một khi nhà quản trị không xây dựng, bao quát được ưu điểm, nhược điểm của từng phương án thì sẽ không chọn ra được phương án tốt nhất. Từ đó, có thể gây ra việc quyết định một phương án thực hiện với chi phí cao, giải pháp phức tạp mà mang lại ít hiệu quả. e) Sai lầm 5: Quyết định lập lại Nhà quản trị phải luôn có tư tưởng xác định rằng mỗi vấn đề phát sinh đều là một vấn đề mới, không thể áp dụng lập lại một giải pháp cho nhiều vấn đề. Các yếu môi trường bên trong và bên ngoài luôn luôn thay đổi, nhiều vấn đề có thể cùng có những biểu hiện giống nhau nhưng chưa chắc nguyên nhân vấn đề là giống nhau. Do vậy, phải xây dựng từng phương án cho từng vấn đề cụ thể để đạt được hiệu quả và hiệu suất hơn. f) Sai lầm 6: Quyết định không cần thiết Việc quyết định “Không đưa ra một quyết định nào cả” cũng là một quyết định. Do đó, trường hợp các phương án đưa ra đều có độ rủi ro cao, hiệu quả thấp thì nên chọn cách dừng lại quan sát, thu thập thêm thông tin để tìm các phương án khác tối ưu hơn. g) Sai lầm 7: Hoãn quyết định Không phải thời gian ra quyết định càng lâu thì kết quả thu được sẽ càng cao. Những quyết định nhanh, kịp thời sẽ giúp nhà quản trị nắm bắt được cơ hội, đồng thời Đề tài: Tầm quan trọng của việc ra quyết định quản trị và những sai lầm phổ biến Nhóm 5 – Ngày 3 – K21 Page 11 có nhiều thời gian sửa sai nếu có sai sót. Đôi khi nhà quản trị cần phải có những quyết định có tính táo bạo, chấp nhận rủi ro để đạt được những mục tiêu lớn. h) Sai lầm 8: Thiếu theo dõi Bất kỳ sự thực thi quyết định quản trị nào cũng cần đi song song với việc theo dõi, kiểm tra, đánh giá. Việc này sẽ giúp nhà quản trị phát hiện kịp thời bất kỳ một sự thực thi nào đi không đúng mục tiêu đã chỉ định hoặc quyết định đưa ra có một số vấn đề cần chỉnh sửa, có ý nghĩa rất lớn trong việc đạt chỉ tiêu đề ra với kết quả tt vi hiu qu cao.  Ví dụ về 2 sai lầm trong việc ra quyết định quản trị của Keyllogg’s – một thương hiệu mạnh về ngũ cốc trên thế giới (xem chi tiết ở phần Phụ lục) 1) Chiến lược 1: Đầu tư 65 triệu USD để tung ra sản phẩm hàng đầu của họ vào thị trường Ấn Độ. - Kết quả: người dân Ấn Độ