Tiểu luận Tổ chức học tập

BỘ GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC ---  --- MÔN HỌC: QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC ĐỀ TÀI: TỔ CHỨC HỌC TẬP GVHD: VŨ VIỆT HẰNG LỚP MBA12B - NHÓM 6: TRƯƠNG NGỌC PHƯỢNG TRẦN THỊ NHỒNG TÔ NGỌC HƯNG NGUYỄN THẾ HƯNG NGUYỄN QUỐC VIỆT AN TP.HCM THÁNG 05 NĂM 2013 Lớp: MBA12B Nhóm 6 GVHD: Vũ Việt Hằng MỤC LỤC I Khái niệm về tổ chức học tập ........................................................................................... 3 II Đặc điểm của một tổ chức học tập ..................................................................................... 3 III Các nguyên tắc tổ chức học tập và vai trò của người quản lý. ................................... 3 IV Các bước để xây dựng tổ chức học tập .......................................................................... 6 V Bayer Healthcare Pharmaceutical....................................................................................... 7 VI Duy trì và phát triển việc xây dựng tổ chức học tập: ................................................... 7 VII Khó khăn và giải pháp trong việc xây dựng tổ chức học tập:..................................... 8 VII.1 Chia sẽ tri thức: ......................................................................................................... 8 VII.2 Thời gian:................................................................................................................... 8 VII.3 Văn hóa: ..................................................................................................................... 9 Trang 2 Lớp: MBA12B Nhóm 6 GVHD: Vũ Việt Hằng I Khái niệm về tổ chức học tập - Là một quá trình mà trong đó tiến trình hoc tâp được thực hiện bởi hệ thống tổ chức với cùng một định hướng chung - Luôn có sự kết hợp giữa học tập với hiệu quả công việc - Thích ứng khi môi trường thay đổi. - Học tập, tổ chức, con người, kiến thức, công nghệ luôn được phối hợp và hỗ trợ lẫn nhau. II Đặc điểm của một tổ chức học tập - Nơi làm việc trở thành môi trường học tập - Đào tạo trở thành quá trình học tập - Người nhân viên luôn được đào tạo liên tục - Cơ hội học tập để thăng tiến - Người lãnh đạo trở thành người hướng dẫn , giám sát, tư vấn và cũng là người học tập. III Các nguyên tắc tổ chức học tập và vai trò của người quản lý. - Chất lượng của việc ra quyết định quản trị phụ thuộc cơ bản vào khả năng đáp ứng một cách sáng tạo với những cơ hội và các thách thức. Làm sao để các nhà quản trị có thể gia tăng khả năng đưa ra các quyết định chưa được chương trình hóa - những quyết định mà cho phép họ thích nghi, điều chỉnh hoặc thậm chí là thay đổi những yếu tố trong môi trường tác nghiệp, sao cho họ có thể liên tục nâng cao thành tích của tổ chức. Câu trả lời là bằng cách khích lệ sự học tập trong tổ chức. - Tổ chức học tập là quá trình thông qua đó các nhà quản trị tìm cách nâng cao niềm khao khát của nhân viên và khả năng hiểu và quản lý tổ chức, và môi trường tác nghiệp của tổ chức sao cho các nhân viên có thể đưa ra quyết định giúp tổ chức Trang 3 Lớp: MBA12B Nhóm 6 GVHD: Vũ Việt Hằng không ngừng gia tăng sự hữu hiệu trong hoạt động. Một tổ chức học tập là tổ chức mà trong đó các nhà quản trị có thể làm bất cứđiều gì có thểđể tối đa hóa khả năng của các cá nhân và các nhóm trong việc suy nghĩ và hành xử một cách sáng tạo từđó tối đa hóa tiềm năng của việc học tập trong tổ chức. Trung tâm của tổ chức học tập là sự sáng tạo, khả năng của một người ra quyết định phát minh ra ý tưởng mới, đi đầu từđó dẫn đến những phương án hành động khả thi. Khi những ý tưởng mới và hữu ích được thực hiện trong tổ chức, sựđổi mới đã diễn ra. Khích lệ sự sáng tạo của các nhà quản trịđang là mối quan tâm hàng đầu của tổ chức, chính vì thế mà các tổ chức thuê các chuyên gia bên ngoài nhằm giúp họ phát triển các chương trình đểđào tạo các nhà quản trị của họ về nghệ thuật tư duy sáng tạo và giải quyết vấn đề. - Nhà quản trị làm gì để xây dựng tổ chức học tập. theo lý thuyết gia về học tập là Peter Senge đã xác định 5 nguyên tắc để xây dựng tổ chức học tập: + Để cho học tập tổ chức diễn ra, nhà quản trị cấp cao cần cho phép mọi người trong tổ chức phát triển cái gọi là trí tuệ cá nhân.Các nhà quản trị phải trao quyền cho nhân viên và cho phép họ trải nghiệm và sáng tạo và khám phá những gì họ muốn. + Sau khi đã phát triển trí tuệ cá nhân, các tổ chức cần khích lệ nhân viên phát triển và sử dụng mô hình trí tuệ phức tạp – cách thức tinh vi trong suy nghĩ nhằm thách thức họ tìm ra cách thức mới và tốt hơn trong thực hiện một nhiệm vụ - làm sâu thêm hiểu biết của họ về những điều liên quan đến một hoạt động cụ thể. Ởđây Senge lập luận rằng các nhà quản trị phải khích lệ nhân viên phát triển sự ưa thích trải nghiệm và chấp nhận rủi ro. + Các nhà quản trị phải làm mọi việc họ có thể làm để khuyến khích sự sáng tạo nhóm. Senge nghĩ việc học tập trong nhóm (học tập diễn ra trong một nhóm hay đội) sẽ quan trọng hơn là việc học tập của cá nhân trong việc xây dựng tổ chức học tập. Ông chỉ ra rằng hầu hết những quyết định quan trọng được đưa ra trong những Trang 4 Lớp: MBA12B Nhóm 6 GVHD: Vũ Việt Hằng đơn vị nhỏ như nhóm, bộ phận chức năng hay đơn vị kinh doanh + Các nhà quản trị phải nhấn mạnh tầm quan trọng của việc xây dựng một tầm nhìn chung – một mô hình trí tuệ chung mà tất cả các thành viên trong tổ chức cùng sử dụng để giải quyết các vấn đề hay các cơ hội. + Các nhà quản trị khích lệ cho việc tư duy có hệ thống. Senge nhấn mạnh rằng để xây dựng một tổ chức học tập, các nhà quản trị phải nhận ra ảnh hưởng của một cấp học tập lên các cấp khác. Ví dụ, có rất ít khả năng xây dựng nhóm để tạo thuận lợi cho nhóm học tập nếu nhà quản trị không thực hiện các bước để trao cho nhân viên sự tự do trong phát triển trí tuệ cá nhân. + Tư duy hệ thống cung cấp một viễn cảnh mới mạnh mẽ, một ngôn ngữ riêng và một tập các công cụ có thể dùng để đề cập tới những vấn đề hóc búa nhất trong cuộc sống và công việc thường ngày. Tư duy hệ thống là cách hiểu thực tế nhấn mạnh tới mối quan hệ giữa các phần của hệ thống, thay vì chỉ bản thân các bộ phận. Dựa trên lĩnh vực nghiên cứu có tên là tính năng động hệ thống, tư duy hệ thống có giá trị thực tế dựa trên nền tảng lý thuyết chắc chắn. - Xây dựng một tổ chức học tập đòi hỏi các nhà quản trị thay đổi những giả định quản trị một cách triệt để.Phát triển một tổ chức học tập không phải là một quá trình nhanh chóng và dễ dàng.Senge đã từng làm việc cho công ty Ford để giúp các nhà quản trị làm cho Ford trở thành một tổ chức học tập.Tại sao Ford muốn điều đó? Các nhà quản trị cấp cao tại đây tin rằng để cạnh tranh thành công, Ford phải cải thiện khả năng của các thành viên để trở nên sáng tạo hơn và đưa ra những quyết định đúng. - Các nhà quản trị ngày nay đang được kêu gọi tham gia vào tổ chức học tập toàn cầu. Ví dụ như các nhà quản trịở Wal- Mart sử dụng những bài học có được từ những sai lầm và những thành công trong một quốc gia đểđẩy mạnh tổ chức học tập toàn cầu đến nhiều quốc gia khác nơi nó hoạt động. Chẳng hạn như, khi Wal- Mart vào thị trường Malaysia, nó thuyết phục khách hàng rằng sẽđáp ứng khách hàng bằng loại cửa hàng một cửa. Tuy nhiên, nó nhận thấy rằng người Malaysia Trang 5 Lớp: MBA12B Nhóm 6 GVHD: Vũ Việt Hằng thích trải nghiệm xã hội khi mua hàng trong một cái chợ sống động hay các tiệm tạp hóa chứ không thích kiểu cửa hàng của Wal-Mart. Cuối cùng, Wal-Mart đã học được về tầm quan trọng của việc thiết kế cửa hàng để có thể thu hút khách hàng ở mỗi quốc gia khác nhau. - Khi mua lại và điều hành một chuỗi cửa hàng ở quốc gia khác, như chuỗi ASDA ở Anh, Wal-Mart cố gắng giữ lại những giá trị trong thị trường địa phương trong khi tận dụng những lợi thế của tất cả những gì trong tổ chức học tập của nó. Wal-Mart đã cải thiện kỹ thuật thông tin sử dụng cho quản lý tồn kho và kiểm soát bán hàng trong cửa hàng và đưa ASDA vào hoạt động mua sắm toàn cầu của Wal-Mart, làm cho chuỗi cửa hàng này chỉ phải trả với giá thấp hơn khi mua sản phẩm, bán chúng với giá thấp hơn và doanh số sẽ gia tăng đáng kể. Cùng lúc đó, Wal-Mart trao quyền cho các nhà quản trị vùng của ASDA điều hành cửa hàng; như chủ tịch của ASDA đã nói: “Theo cách mà nó được điều hành hàng ngày thì cũng vẫn là hình thức kinh doanh của Anh”. Rõ ràng, tổ chức học tập toàn cầu là thiết yếu cho những công ty như Wal-Mart để có được kết quả tốt trong nhiều quốc gia. IV Các bước để xây dựng tổ chức học tập - Cam kết trở thành một tổ chức học tập - Tạo thành một liên minh mạnh mẽ cho sự thay đổi - Kết nối học tập với các hoạt động kinh doanh - Đánh giá khả năng của tổ chức trên 5 nguyên tắc - Truyền đạt tầm nhìn của một tổ chức học tập - Thiết lập các dự án học tập hành động - Các lãnh đạo cần xây dựng và cam kết mô hình để hoạt động - Thay đổi văn hóa của một tổ chức cũng đòi hỏi về một tổ chức học tập - Thiết lập các chiến lược phục vụ cho việc học tập - Giảm quan liêu và sắp xếp cấu trúc - Mở rộng học tập để các chuỗi kinh doanh toàn bộ - Nắm bắt và học tập những kiến thức mới Trang 6 Lớp: MBA12B Nhóm 6 GVHD: Vũ Việt Hằng - Tiếp thu và áp dụng các công nghệ tốt nhất. - Tạo ra chiến thắng ngắn hạn - Đánh giá việc học và chứng minh thành công của học tập - Thích ứng, cải thiện và học hỏi liên tục V Bayer Healthcare Pharmaceutical - Học tập về văn hóa công ty (nhân viên mới gia nhập công ty) - Học tập nhóm (hàng tuần, hàng tháng-business review, chia sẽ kinh nghiệm từ những khó khăn) - Xây dựng những Dự án cho hoạt động học tập và những chu kỳ cho hoạt động học tập, (trí khôn cảm xúc, kỷ năng bán hàng, kiến thức sản phẩm, kỷ năng trình bày, tổ chức sự kiện…) - Thiết lập, xây dựng những luận thuyết từ quá trình đào tạo tới tiến trình học tập (slogon – science for better life, trying for you and for me…) - Xây dựng tinh thần đồng đội, mối quan hệ gắn kết, tương hỗ trong học tập ( tổ chức các bài kiểm tra sản phẩm, các hoạt động ngoại khóa kết hợp học tập- mid year, end year, family day…) - Huấn luyện, theo dõi và cố vấn ( xếp trực tiếp và nhân viên, marketing và nhân viên phụ trách sales, …, phản hồi các khó khăn trực tiếp cùng giải quyết qua các cấp - Chia sẽ kinh nghiệm, kiến thức…giữa các nhóm VI Duy trì và phát triển việc xây dựng tổ chức học tập:  Lấy lãnh đạo cấp cao làm đòn bẩy quan trọng;  Định hướng rõ nhu cầu tri thức phục vụ chiến lược kinh doanh;  Xây dựng cơ chế khuyến khích chia sẻ tri thức và phản biện;  Nuôi dưỡng kho tri thức sống và dần mở rộng cho cả các đối tượng bên ngoài tổ chức. Trang 7 Lớp: MBA12B Nhóm 6 GVHD: Vũ Việt Hằng VII Khó khăn và giải pháp trong việc xây dựng tổ chức học tập: VII.1 Chia sẽ tri thức: - Một nghịch lý phổ biến trong các tổ chức là một số cá nhân có nhiều kinh nghiệm quý hoặc những sáng kiến hữu dụng thì một bộ phận khác lại đang mày mò “sáng tạo lại cái bánh xe” theo cách thử-sai-sửa. Vô hình chung, tổ chức phải trả nhiều lần chi phí cho một kết quả đã có sẵn ở đâu đó trong nội bộ. Đây là tình trạng lãng phí nguồn lực tri thức, một nguồn lực quan trọng quyết định hiệu quả của hoạt động tổ chức. - Tổ chức học tập xây dựng và duy trì thiết chế qua đó những tri thức (được dung nạp từ bên ngoài hoặc phát lộ từ bên trong qua mỗi cá nhân trong tổ chức) được chia sẻ, hoàn thiện và phát huy hiệu ứng lan tỏa. Những tri thức này cũng được thanh lọc theo thời gian và những gì còn lại trở thành giá trị vô hình cho tổ chức. Các bí quyết, kinh nghiệm quý tích lũy trở thành nguồn lực chung cho các thành viên trong tổ chức và có thể mang lại kết quả tổng hợp cho doanh nghiệp theo cấp số mũ. VII.2 Thời gian: - Việc hình thành tổ chức học tập cần nhiều thời gian và nỗ lực. Tuy nhiên, theo kinh nghiệm thành công của các tổ chức học tập thì cần bắt đầu bằng những hoạt động cụ thể. Các khóa đào tạo nâng cao năng lực do chuyên gia bên ngoài thực hiện là hình thức tạo điều kiện cho các cá nhân tham gia dung nạp tri thức mới từ bên ngoài. Nếu được tổ chức tốt thì những tri thức của từng cá nhân cũng sẽ được chia sẻ trong phạm vi những người tham gia. Tuy nhiên, hạn chế phổ biến của các khóa đào tạo năng lực do chuyên gia bên ngoài thực hiện là chỉ cung cấp tri thức chiều rộng và thường chỉ hiệu quả nhất với đối tượng là nhân viên cấp thừa hành. Trong khi đó, các chương trình phát triển năng lực song hành với công việc như huấn luyện (coaching), kèm cặp (mentoring), và tư vấn riêng (conselling) do chuyên gia nội bộ của tổ chức thực hiện đang trở thành những hoạt động hiệu quả Trang 8 Lớp: MBA12B Nhóm 6 GVHD: Vũ Việt Hằng cao với những đối tượng lãnh đạo, quản lý. Một hình thức khác bao gồm các hoạt động như mở rộng phạm vi công việc, nâng cấp mức độ chuyên sâu công việc, luân chuyển công việc, hoặc chế độ đặc phái viên (secondment) là những hình thức tăng cường sự trải nghiệm của từng cá nhân. Sự trải nghiệm ở nhiều vị trí, phạm vi công việc sẽ giúp cho từng cá nhân có cơ hội nhìn nhận năng lực tổ chức một cách toàn diện và có những chia sẻ, phản biện tốt cho kho tàng tri thức chung của tổ chức. VII.3 Văn hóa: - Cho đến ngày hôm nay. Hạn chế lớn nhất của văn hóa Việt Nam là vẫn chưa thoát ra khỏi cái bong hạn chế của chế độ phong kiến. Cho nên, nó khiến phần đông người VN ta luôn tâm tâm niệm rằng "trên bảo dưới phải nghe". Thế là không "phê và tự phê" được nữa. Chỉ còn "tập trung" mà không có "dân chủ".Một khi trên luôn luôn đúng, dưới không được phép chỉnh lý, phê bình thì chủ nghĩa cơ hội, cá nhân chiếm ưu thế trong tổ chức khiến khả năng phát huy tính sang tạo của từng cá nhân, hoạt động giao lưu, trao dồi kinh nghiện giữa các cá nhân trong tổ chức bị hạn chế. - Nhằm tránh mắc phải những hạn chế trên, hơn ai hết những nhà lãnh đạo trong các tổ chức, các phòng ban phải nhận ra nhận ra nhứng điều này, khuyến khích sự sáng tạo trong công việc, khuyến khích sự chia sẽ kinh nghiệm, tinh thần làm việc nhóm trong tổ chức mình. Khủng hoảng sẽ thanh lọc những doanh nghiệp sử dụng nguồn lực kém hiệu quả. Tri thức là một nguồn lực đặc biệt và doanh nghiệp cần chú trọng xây dựng tổ chức học tập để quản lý hiệu quả nguồn lực chiến lược này. Trang 9