Tiểu luận Vai trò của dự báo trong quản trị dự án

Lời Mở Đầu Trong thời đại ngày nay, Khi sức ép thay đổi công nghệ ngày càng lớn và cạnh tranh khốc liệt buộc cho các doanh nghiệp phản ứng kịp thời với những thay đổi của môi trường, hoạt động theo hình thức các dự án trở thành một phương thức vận hành hữu hiệu đối với các tổ chức. Tổ chức theo hình thức dự án cung cấp các công cụ hữu hiệu nhằm tăng cường khả năng hoạch định, thực thi và kiểm soát hoạt động, nhân lực và nguồn lực của tổ chức. Quản trị dự án trở lên cần thiết bởi xã hội hiện đại đòi hỏi những phương pháp quản trị mới trong đó sử dụng nhóm thay vì cá nhân để giải quyết vấn đề. Ngoài ra, khi mức độ phức tạp của các dịch vụ và sản phẩm và cũng như các quy trình để sản xuất ra chúng ngày càng ra tăng, dự án chính là một công cụ hiệu quả để kiểm tra các sản phẩm cũng như quy trình sản xuất. Một trong những chức năng quan trọng của Quản trị dự án là “dự báo”. Nhờ có dự báo, các nhà quản trị có thể lường trước được những khó khăn hay thuận lợi của dự án. Qua đó có thể quyết định thực hiện dự án hay không, hoặc chọn một phương án tối ưu nhất. Nhận thức được tầm quan trọng, vai trò của công việc dự báo trong quản trị dự án. Em chọn đề tài’’Vai trò của dự báo trong quản trị dự án” I. TÌM HIỂU VỀ DỰ BÁO Khái niệm: Dự báo là một khoa học và nghệ thuật tiên đoán những sự việc sẽ xảy ra trong tương lai, trên cơ sở phân tích khoa học về các dữ liệu đã thu thập được. Khi tiến hành dự báo cần căn cứ vào việc thu thập, xử lý số liệu trong quá khứ và hiện tại để xác định xu hướng vận động của các hiện tượng trong tương lai nhờ vào một số mô hình toán học (Định lượng). Tuy nhiên dự báo cũng có thể là một dự đoán chủ quan hoặc trực giác về tương lai (Định tính) và để dự báo định tính được chính xác hơn, người ta cố loại trừ những tính chủ quan của người dự báo. Dù định nghĩa có sự khác biệt nào đó, nhưng đều thống nhất về cơ bản là dự báo bàn về tương lai, nói về tương lai. Dự báo trước hết là một thuộc tính không thể thiếu của tư duy của con người, con người luôn luôn nghĩ đến ngày mai, hướng về tương lai. Trong thời đại công nghệ thông tin và toàn cầu hóa, dự báo lại đóng vai trò quan trọng hơn khi nhu cầu về thông tin thị trường, tình hình phát triển tại thời điểm nào đó trong tương lai càng cao. Dự báo được sử dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau, mỗi lĩnh vực có một yêu cầu về dự báo riêng nên phương pháp dự báo được sử dụng cũng khác nhau. Đặc điểm của dự báo - Không có cách nào để xác định tương lai là gì một cách chắc chắn (tính không chính xác của dự báo). Dù phương pháp chúng ta sử dụng là gì thì luôn tồn tại yếu tố không chắc chắn cho đến khi thực tế diễn ra. - Luôn có điểm mù trong các dự báo. Chúng ta không thể dự báo một cách chính xác hoàn toàn điều gì sẽ xảy ra trong tương tương lai. Hay nói cách khác, không phải cái gì cũng có thể dự báo được nếu chúng ta thiếu hiểu biết về vấn đề cần dự báo. -Dự báo cung cấp kết quả đầu vào cho các nhà hoạch định chính sách trong việc đề xuất các chính sách phát triển kinh tế, xã hội. Chính sách mới sẽ ảnh hưởng đến tương lai, vì thế cũng sẽ ảnh hưởng đến độ chính xác của dự báo. 3. Các phương pháp dự báo. 3.1 Phương pháp dự báo định tính Phương pháp này dựa trên cơ sở nhận xét của những yếu tố liên quan, dựa trên những ý kiến về các khả năng có liên hệ của những yếu tố liên quan này trong tương lai. Phương pháp định tính có liên quan đến mức độ phức tạp khác nhau, từ việc khảo sát ý kiến được tiến hành một cách khoa học để nhận biết các sự kiện tương lai hay từ ý kiến phản hồi của một nhóm đối tưởng hưởng lợi (chịu tác động) nào đó. 3.2 Phương pháp dự báo định lượng Mô hình dự báo định lượng dựa trên số liệu quá khứ, những số liệu này giả sử có liên quan đến tương lai và có thể tìm thấy được. Tất cả các mô hình dự báo theo định lượng có thể sử dụng thông qua chuỗi thời gian và các giá trị này được quan sát đo lường các giai đoạn theo từng chuỗi. Tuy nhiên hiện nay thông thường khi dự báo người ta thường hay kết hợp cả phương pháp định tính và định lượng để nâng cao mức độ chính xác của dự báo. Bên cạnh đó, vấn đề cần dự báo đôi khi không thể thực hiện được thông qua một phương pháp dự báo đơn lẻ mà đòi hỏi kết hợp nhiều hơn một phương pháp nhằm mô tả đúng bản chất sự việc cần dự báo II. QUY TRÌNH QUẢN TRỊ DỰ ÁN Khái niệm Quản trị dự án: Là thiết lập và sử dụng một tổng thể các quá trình và khả năng để sử dụng tối ưu các nguồn lực nhằm đưa dự án tới một kết thúc tốt đẹp. Quy trình quản trị dự án. Tất cả các dự án, dù trong lĩnh vực nào, từ công nghệ cho đến kiến trúc, đều được tạo nên từ những tiến trình. Tiến trình là một loạt các hành động với một mục tiêu chung là nhằm tạo ra một kết quả. Có 5 tiến trình quản lý dự án như sau: Xác định dự án: Phân tích, lập và lựa chọn dự án. Duyệt dự án Triểm khai thực hiện Nghiệm thu tổng thể. III. VỊ TRÍ VÀ VAI TRÒ CỦA DỰ BÁO TRONG QUẢN TRỊ DỰ ÁN. Trong hoạch định dự án. 1.1 Vai trò Việc hoạch định tiến độ dự án xây dựng là một trong những bước cơ bản của việc quản lý dự án. Có thể nói rằng tất cả dự án xây dựng đều đòi hỏi phải có hoạch định. Hoạch định là một trong những chức năng chính của quản lý, nghĩa là nhà quản lý dự án phải lập kế hoạch dự báo và có kế hoạch tác động đến những sự kiện trong tương lai. Nếu nhà quản lý dự án không thực hiện công việc này ngay từ lúc đầu, khi ấy nhà quản lý dự án không thể kiểm soát được dự án. Hơn nữa, việc hoạch định tiến độ là cách thức để xác định thời gian hoàn thành dự án một cách chính xác, kiểm tra tiến độ thực hiện dự án sau này cũng như việc sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả nhất trong việc quản lý các dự án xây dựng. Hoạch định dự án là một phạm trù khó mô tả vì hai lý do: Kế hoạch dự án không chỉ đơn thuần là một lịch biểu mà được xem là gồm có 3 chiều cơ bản: Chi phí: Số lượng tiền sẽ bỏ ra và cách lập ngân sách chúng qua thời gian. Thời gian: Quãng thời gian để thi hành công việc. Phạm vi, nội dung thực hiện. Kế hoạch dự án là một loại bản đồ, có thể dựa vào đó để thực hiện dự án từ đầu đến cuối. Kế hoạch dự án luôn luôn thay đổi. Lý do hoạch định dự án: Bảo đảm dự án đạt được mục tiêu: Ta không thể tưởng tượng một hành động của con người sẽ đi về đâu nếu ta không hoạch định xem mục tiêu là gì?, làm bằng cách nào? Ai làm? Bảm đảm chủ động trong việc phân bổ và sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả. Là cơ sở để thuyết phục và nhận được sự tài trợ từ bên ngoài. Là căn cứ hướng dẫn mọi thành viên đi đến mục tiêu Giúp việc giám sát và kiểm soát dự án dễ dàng, có căn cứ đánh giá tiến độ thực hiện dự án và khả năng thành công theo dự kiến. 1.2.1. Hoạch định nguồn lực Nhân lực. Xác định xem để thực hiện dự án đó, cần bao nhiêu người, và họ cần những kỹ năng nào, mức độ chuyên môn cần thiết. Phân công công việc xem ai sẽ làm việc gì. Tài chính Xác định tổng chi phí của tất cả các nguồn lực, xác định ngân quỹ đã đủ chưa. Nguồn lực khác. Như trang bị vật tư, có cần thêm thông tin hoặc công nghệ gì không? Nhu cầu sử dụng các hệ thống hiện có. -Việc xác định chính xác các nguồn lực giúp giảm thiểu rủi ro là phải xin thêm ngân sách khi triển khai thực hiện dự án. - Việc xác định không chính xác các nguồn lực sẽ làm mất uy tín của nhà quản trị dự án khi người khác kiểm tra dự án để đối chiếu giữa kết quả với chi phí nhằm xác định lợi ích mà dự án mang lại cho những người thụ hưởng. - Giúp mọi người tập trung nỗ lực vào việc đạt mục tiêu của dự án, không phải mất thời gian, công sức vào việc giải quyết những sự cố do hoạch định kém, hoạch định không chính xác. 1.2.2. Hoạch định tiến độ thực hiện dự án - Ước lượng thời gian cần thiết để hoàn thành từng hoạt động của dự án. Việc này rất quan trọng, vì nếu ước lượng không đúng sẽ làm cho toàn bộ lịch trình bị phá vỡ, làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến thời gian hoàn thành dự án. - Xác định mối liên hệ của các hoạt động theo một trình tự hợp lý, hoạt động nào thực hiện trước, hoạt động nào thực hiện sau nối tiếp, hoạt động nào thực hiện song song. - Xác định thời điểm bắt đầu và kết thúc cho mỗi hoạt động, xác định mỗi điểm mốc cho dự án - Kiểm tra nguồn lực xem có đúng tiến độ hay không? - Nhận dạng rủi ro ảnh hưởng tới tiến độ. - Xác định sự đánh đổi giữa thời gian và chi phí. Trong quản trị rủi ro. Rủi ro là một hiện tượng ngẫu nhiên. Việc dự báo để có biện pháp phòng ngừa, đối phó khắc phục… giảm thiểu hậu quả có vai trò rất quan trọng là vấn đề của quản trị rủi ro. 2.1 Định nghĩa. Quản lý rủi ro là: + Dự kiến trước với chi phí nhỏ nhất các nguồn lực tài chính cần thiết và đủ trong trường hợp có rủi ro xảy ra. + Kiểm soát các rủi ro bằng cách loại bỏ chúng nếu có thể, giảm nhẹ chúng hoặc chuyển chúng sang một tác nhân kinh tế khác tạo điều kiện cho việc sử dụng tối ưu cho các nguồn lực của dự án. + Lường trước được những hậu quả do rủi ro gây ra và dự kiến các biện pháp tổ chức nhằm giảm tới mức thấp nhất tác hại về người, về tài chính. 2.2 Tiến trình quản lý rủi ro. - Đinh danh (Xác định những mỗi đe dọa nào tồn tại): Tức là xác định những điểm không chắc chắn đáng kể bao gồm các mối đe dọa cụ thể có thể xảy ra trong suốt cuộc đời dự án. Vì thế phải xác định những gì đang chống lại dự án, đe dọa đến việc hoàn thành công việc như đã định. Từ đây, ta sẽ phát hiện những vấn đề tiềm ẩn cụ thể và càng nhiều càng tốt, -Định lượng: ( Xác định các mối đe dọa lớn đến mức nào) Thông tin về miền kết quả khả dĩ cho tất cả những điểm không chắc chắn và xác suất xuất hiện của chúng để hiểu rõ hơn bản chất của mối đe dọa và hiệu ứng của chúng lên dự án. - Phân tích: Xác định những mối đe dọa nào cần được quan tâm nhiều nhất. Khi đã địn danh và định lượng được các vấn đề tiềm ẩn đáng kể. Ta không thể đủ các vấn đề tài nguyên để ứng phó với mọi vấn đề tiềm ẩn này. Vì vậy phải xác định những vấn đề tiềm ẩn nào là lớn nhất và có khả năng đe dọa dự án nhiều nhất. Có nhiều phương pháp, song có một phương pháp phán đoán chủ quan về 2 đặc tính của vấn đề tiềm ẩn xác suất và sự tác động: + Xác xuất: là khả năng mà vấn đề tiềm ẩn sẽ nảy sinh. +Tác đông: Là tính nghiêm trọng hoặc tính khốc liệt của vấn đề tiềm ẩn đối với dự án. Tính toán độ lớn của các mối đe dọa tiềm ẩn bằng cách lấy tích của xác suất và tác động Đáp ứng: Ứng phó với mối đe dọa. 2.3 Chiến lược quản trị rủi ro a. Phòng tránh. Loại bỏ khả năng đối mặt với các mối đe dọa, tức là theo đuổi một con đường hoàn toàn khác với những gì chúng ta dự định ban đầu. b. Mua bảo hiểm, hay còn gọi là chuyển giao không xử lý. c. Giả thiết: Nhận thức được rủi ro, nhưng ta chọn cách không hành động lên rủi ro đó, có nghĩa là chấp nhận rủi ro đó hoặc ứng phó với rủi ro khi rủi ro đó xảy ra. d. Phòng ngừa. Thực chất là giảm bớt xác xuất sảy ra của vấn đề tiềm ẩn. Thông thường đây là hành động đầu tiên để ứng phó với các vấn đề có mối đe dọa cao. e. Làm dịu sự tác động: Làm giảm hiệu ứng tiêu cực của một vấn đề. Kết Luận Việc dự báo trong quản trị dự án có vai trò rất quan trọng, là một bước quan trọng, quyết định và chi phối tất cả các công việc khác của một dự án. Đây là một trong những bước ban đầu không thể thiếu trong quá trình hoạch định dự án. Mục lục Lời mở đầu I. TÌM HIỂU VỀ DỰ BÁO 1. Khái niệm: 2. Đặc điểm của dự báo 3. Các phương pháp dự báo. 3.1. Phương pháp dự báo định tính 3.2 Phương pháp dự báo định lượng II. QUY TRÌNH QUẢN TRỊ DỰ ÁN Khái niệm Quy trình quản trị dự án. III. VỊ TRÍ VÀ VAI TRÒ CỦA DỰ BÁO TRONG QUẢN TRỊ DỰ ÁN. Trong hoạch định dự án. 1.1 Vai trò 1.2 Lý do hoạch định dự án: 2 .Trong quản trị rủi ro. Kết luận