Tìm hiểu hệ thống thư điện tử (E-Mail)

Lời nói đầu Ngày nay, không lĩnh vực nào trong khoa học máy tính có thể quan trọng hơn hoạt động nối mạng. Được phát triển từ gần những năm 70, đến nay Internet đã dần trở thành một hệ thống mạng mạnh mẽ, rộng khắp trên toàn cầu cùng với những dịch vụ tiện ích quen thuộc. Bên cạnh đó tiến theo sự phát triển của công nghệ thông tin và nhu cầu của xã hội thì danh sách những dịch vụ thông tin trên Internet ngày một dài ra bởi sự đóng góp sản phẩm của nhiều nhà cung cấp dịch vụ khác nhau (service provider). Dịch vụ thư điện tử (Email - Electronic Mail) là một trong những ứng dụng mạng tiên tiến và thông dụng nhất hiện nay. Nó cho phép người dùng gửi bất cứ thứ gì được tạo ra trên máy tính đến bất cứ người nào có địa chỉ E-mail. Hệ thống E-mail cho phép thiết lập các cuộc liên lạc tức thời giữa mọi người trong bất kỳ tổ choc nào, bất kể qui mô của tổ chức đó là lớn hay nhỏ. I. Giới thiệu chung về E-mail: E-mail là một trong những dịch vụ thông tin phổ biến nhất trên Internet. Tuy nhiên, khác với các dịch vụ khác, thư điện tử không phải là một dịch vụ “từ đầu - đến cuối” (end- to- end), nghĩa là máy gửi thư (mail server) và máy nhận thư (mail client) không cần phải liên kết trực tiếp với nhau để thực hiện việc chuyển thư. Nó là một dịch vụ kiểu “lưu và chuyển tiếp” (store- and- forward). Thư điện tử được chuyển từ máy này tới máy khác cho tới máy đích. Cơ chế này hoạt động giống như trong hệ thống bưu chính thông thường: thư được chuyển đến tay người nhận sau khi đã đi qua một số bưu cục trung chuyển. Sơ đồ mô tả hoạt động của hệ thống thư điện tử: outbox inbox inbox outbox Mail client Mail server Mail server Mail client Mỗi một người dùng(client) đều phải kết nối với một E-mail Server gần nhất (đóng vai trò bưu cục địa phương). sau khi soạn thảo xong nội dung thư và đề rõ địa chỉ đích (người nhận), người sử dụng sẽ gửi thư tới E-mail Server của mình. E-mail Server này có nhiệm vụ chuyển thư đến đích hoặc đến một E-mail Server trung gian khác. thư sẽ chuyển đến E-mail Server của người nhận và được lưu tại đó. Đến khi người nhận thiếp lập một cuộc nối tời E-mail Server đó thì thư sẽ được chuyển về máy của người nhận, nếu không thì thư vẫn được giữ tại Server để đảm bảo không bị mất thư. Giao thức truyền thống sử dụng cho hệ thống thư điện tử của Internet là SMTP(Simple Mail Transfer Protocol - Giao thức chuyển thư đơn giản). giao thức này được đặc tả trong hai chuẩn là RFC822 (định nghĩa cấu trúc của thư) và RFC 821 (đặc tả giao thức trao đổi thư giữa hai trạm của mạng). hệ thống địa chỉ thư điện tử trên Internet không chỉ định danh cho các host của mạng mà phải xác định rõ người sử dụng trên các host đó để trao đổi thư. Dạng tổng quát của địa chỉ E-mail là: Login-name @ host-name Ví dụ: dunglt@ it-hut.edu.vn Cấu trúc của một thư điện tử thường gồm hai phần: phần đầu thư (header) và phần thân thư (body). Phần đầu thư chứa các thông tin điều khiển cần thiết như là địa chỉ người gửi, người nhận, ngày gửi thư, chủ đề của thư… Phần thân là nội dung chính của thư. Ví dụ: Date: Sun, 29 May, 2005 20:31 p.m From: duonglt@ it-hut.edu.vn Subject: thank you! To: hanhnt@ it-hut.edu.vn Dear Hanh! Thanhk a lot for your ….. Lưu ý: với mỗi hệ điều hành sẽ có các chương trình e-mail khác nhau mặc dù chúng đều có nguyên lý như nhau. II. Nội dung chính. Các chức năng của E-mail Chức năng của E-mail bao gồm khả năng và phương thức hoạt động. Những thông điệp của E-mail có thể được xử lý như sau: Đọc và loại bỏ Đọc và lưu lại Đọc và trả lời Hiệu chỉnh và ghi lại hoặc gửi tiếp đi In ra giấy. Hộp thư (mailbox) Trong môi trường E-mail, nhà quản trị mạng tạo một “hộp thư” cho mỗi người dùng trên hệ thống. Hộp thư là địa điểm để tiếp nhận mọi thông điệp E-mail gửi đến một người dùng xác định. Thông báo Hệ thống E-mail có thể báo cho người nhận biết mỗi khi họ nhận được thông điệp. Máy tính của người dùng sử dụng âm thanh, dấu hiệu, hoặc kết hợp cả âm thanh và dấu hiệu để thông báo về những thông điệp mới gửi đến. Hồi đáp Hầu hết mọi hệ thống E-mail đều có khả năng hồi đáp. Người dùng có thể trả lời bất kỳ thông điệp E-mail nào mà họ nhận được, chỉ bằng cách nhấn nút Reply thay vì phải gõ vào một địa chỉ e-mail hoàn chỉnh. Người dùng có thể lưu thông điệp nhận được từ những người họ liên lạc thường xuyên, và sử dụng đặc tính Reply cho lần liên lạc sau mà không cần bận tâm tới chi tiết về địa chỉ. Với ngõ vào Internet thông qua hệ thống e-mail nhiều người dùng lưu giữ thông điệp nhận được, và tận dụng chức năng hồi đáp để giao tiếp với số lượng người không giới hạn. Đính kèm Các hệ thống e-mail hiện nay cho phép đính kèm nhiều thứ khác nhau theo thông điệp, bao gồm tập tin văn bản, bảng tính, cơ sở dữ liệu, đồ họa, hình ảnh video, âm thanh. Danh bạ e-mail Những hệ thống e-mail hoàn chỉnh có nhiều danh bạ liệt kê tên từng người trên hệ thống, bao gồm các thông tin sau: Tên Địa chỉ Cấp bậc, chức vụ Số điện thoại Nhận xét. Các danh bạ này, khả dụng cho tất cả mọi người trên mạng, rất có ích ngay cả trong những tình huống không có liên quan gì đến việc giao tiếp, liên lạc. Ví dụ, muốn tìm kiếm một số điện thoại, một chức danh, hoặc địa chỉ văn phòng công ty trong hệ thống e-mail, người dùng chỉ cần thực hiện tìm trên hệ thống mà không phải dò tìm qua danh bạ. Những sự hỗ trợ cho e-mail. Một số địa điểm (site) đã chọn ra một người hoạt động với tư cách là nhà quản trị e-mail và chịu những trách nhiệm sau: Thiết lập, thay đổi, huỷ bỏ người dùng và nhóm người dùng. Định ra những tuỳ chọn mặc định cho người dùng mới. Quản lý thông điệp và thư mục trên máy phục vụ thư tín(mail server). Quản lý danh bạ e-mail. Định rõ những “bưu điện”(post office) mới, người dùng ở xa, và mạng khác mà hệ thống e-mail của bạn sẽ phải liên lạc. Đào tạo người dùng mới. Giao thức chuyển thư đơn giản(SMTP) SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) được thiết kế để chuyển thông điệp giữa hai máy tính ở cách xa nhau trên mạng. Giao thức này được dùng trên Internet, trong các hệ Unix, và là thành viên của chồng giao thức TCP/IP. Nó qui định trật tự và phương thức chuyển thư. SMTP hoạt động với các chương trình e-mail, cung cấp cả chức năng khách lẫn chức năng chủ để gửi và nhận thông điệp e-mail. SMTP cung cấp những tín hiệu điều khiển được hai máy tính dùng trong giao tiếp, bao gồm: Xác minh nối kết. Truyền thông điệp. Nhận diện người gửi. Các tham số truyền. SMTP cho phép các chương trình e-mail có thể dùng nó để : Xem nội dung thông điệp. In thông điệp Gửi tiếp thông điệp. Gửi thông điệp đến nhóm người nhận. Ngoài ra SMTP còn cung cấp đặc tính Address Book. Các định dạng thông điệp Ta xem xét Email ASCII căn bản, dùng RFC 822, sau đó ta xem một mở rộng Mutimedia cho RFC 822. Các thông điệp có một báo thư khởi thuỷ, một số trường đầu tựa, một dòng trống, thân thông điệp…. Mỗi đầu tựa chứa một dòng văn bản được soạn thảo bởi mã chuẩn ASCII. Các trường này liên quan đến việc giao vận thông điệp. To: trường cho địa chỉ DNS của máy nhận đầu tiên (có thể có nhiều máy nhận). Cc: trường cho địa chỉ của bất kỳ máy chế biến thứ cấp nào đối với việc giao đi, không có phân biệt máy nhận đầu tiên và máy nhận thứ cấp. Bcc: trường này giống như trường Cc trừ trường hợp bị loại bỏ nơi mọi bản sao gửi đến người chế biến đầu tiên và thứ cấp. Tính năng này cho phép mọi người gửi bản sao văn bản cho bên thứ ba mà bên thứ cấp và đầu tiên không biết. From và Sender: cho biết lần lượt người gửi và người nhận thư. Received: chứa danh hiệu của đại lý, và giờ thông điệp nhận và các thông tin khác. Return - path: trường được bổ sung đại lý truyền thông điệp cuối cùng và cách gửi về cho người gửi. Các cổng Mail (Email Gateways). Email dùng STML làm việc tốt ngay cả khi bên gửi lẫn bên nhận ở trên Internet và có thể hỗ trợ các kết nối TCP giữa máy nhận và máy gửi. Tuy nhiên, nếu nhiều máy không trên mạng muốn gửi và nhận Mail từ các site của Internet muốn giải quyết điều này thì phải dùng giải pháp các cổng Email. Tất cả quá trình Email Gateways phải làm là trích rút các thông điệp đến từ một hàng đợi rồi đặt chúng vào một cột khác. Các lệnh HELO: yêu cầu chuyển đi RCPT: chỉ ra địa chỉ nhận FROM: chỉ ra địa chỉ gửi DATA: thông báo gửi. Mã đáp ứng: 220 OK: tiến hành tiếp lệnh khác. 351: lỗi (Fail) Một số hành động của hệ thống E-mail. Gửi Mail. Để gửi một thông điệp Mail, người dùng phải cung cấp thông điệp, địa chỉ đến và có thể có những tham số khác. Thông điệp có thể tạo ra bằng một chương trình soạn thảo văn bản nào đó, một trình xử lý từ hay có thể là một bộ soạn thảo văn bản đã được xây dựng sẵn. Tuy nhiên, cần chú ý tới các định dạng địa chỉ khác cùng tồn tại. Đặc biệt lưu ý tới địa chỉ X.400 (trông khác tự gốc với địa chỉ DNS - chúng là hợp của các cặp attribute= value). X.400: tập hợp tiêu chuẩn về xử lý thông điệp. X.400 được thiết kế độc lập với cả phần cứng lẫn phần mềm. X.400 bao gồm một số tiêu chuẩn sau: Giao diện người dùng. Thông tin mã hoá. Các nguyên tắc chuyển đổi. Cú pháp. Giao thức truy cập X.400 có các thành phần chính sau: - User Agent(UA): đại lý người dùng. Chạy trên máy tính của người dùng, có vai trò nối kết với dịch vụ xử lý thông điệp (MHS) X.400 thực thụ. Có cung cấp những tiện ích e-mail như: tạo, đọc, duyệt thông điệp… - Message Transfer Agent (MTA) Chấp nhận thông điệp, chuyển đổi chúng sang dạng thức người nhận có thể hiểu được (nếu cần). Sau đó, chúng được gửi tiếp đến các MTA khác hoặc đến UA đích. - Message Transfer System (MTS) Chịu trách nhiệm chuyển thông điệp đủ loại từ UA tạo thông điệp đến UA đích. Thường có nhiều MTA quyết định dạng hiển thị của thông điệp trên màn hình mà người dùng mạng sẽ nhìn thấy. Các nhóm MTA trong phạm vi MTS được dùng để lưu và gửi tiếp thông điệp. Đặc tính của X.400: Các cấp độ ưu tiên khác nhau. “Đóng dấu” giờ giấc và ngày tháng. Xác nhận sự chuyển giao. Nhiều người nhận xen kẽ. Giao thức X.400: Trong X.400 có nhiều giao thức do CCITT thiết kế nhằm đặt ra tiêu chuẩn cho : Thông tin định tuyến, bao gồm thông tin nhận dạng thông điệp, các nguyên tắc hiển thị, thông tin mô tả địa chỉ nơi đến… Đặc điểm và giới hạn của các dịch vụ X.400, ví dụ như nhận diện người dùng có them quyền, thông báo cho người nhận cho biết chủ đề của thông điệp. Hiệu chỉnh những tham số định tuyến và chuyển giao, bao gồm mật mã, kích thước thông điệp, và kiểm tra để xem liệu có thể chuyển giao thông điệp này hay chưa. b. Đọc Mail Khi người dùng khởi động “đại lý - UA” nó sẽ xem trong Mailbox của người dùng có Mail mới hay không trước khi hiển thị điều gì đó trên màn hình. Tiếp theo, nó có thể công bố thông điệp trong Mailbox hoặc hiển thị tóm lược trực tuyến của mỗi cái và chờ lệnh. Những điều cần lưu ý về E-mail. Khi chọn lựa hệ thống e-mail để sử dụng, các nhà quản trị phải cần lưu tâm đến những đặc tính: Custom notification: hệ thống e-mail có cho phép bạn quyết định cách thức hệ thống khai báo số thông điệp nhận được? Reply: hệ thống cho phép bạn tự động hồi đáp thông điệp nhận được. CC: bạn có thể gửi thông điệp đến nhiều người cùng một lúc. Return receipt: hệ thống có thể thông báo cho bạn rằng thông điệp đã được nhận và được đọc. Attachments: bạn có thể đính kèm tập tin theo thông điệp. Undelete: bạn có thể phục hồi những thông điệp bị vô ý huỷ bỏ. OOF (Out Of Office): hệ thống thông báo cho người gửi biết rằng người nhận không có mặt để nhận thông điệp, nhưng sẽ có mặt tại một thời điểm sau đó.