Tình hình hoạt động tại Công ty TNHH xuất nhập khẩu nông sản thanh ngân

KHOA KINH TẾ THƢƠNG MẠI NGÀNH TÀI CHÍNH NGÂN HÀNG Tên đề án: BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Tên cơ quan thực tập: CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU NÔNG SẢN THANH NGÂN Sinh viên thực hiện: NGUYỄN THỊ TUYẾT TRINH Lớp: TC101 Giảng viên hƣớng dẫn: cô Phạm Nhật Bảo Quyên Ngày nộp báo cáo: 06/03/2013 Tháng 03/2013 KHOA KINH TẾ THƢƠNG MẠI NGÀNH TÀI CHÍNH NGÂN HÀNG Tên đề án: BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Tên cơ quan thực tập: CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU NÔNG SẢN THANH NGÂN Sinh viên thực hiện: NGUYỄN THỊ TUYẾT TRINH Lớp: TC101 Giảng viên hướng dẫn: cô Phạm Nhật Bảo Quyên Ngày nộp báo cáo: 06/03/2013 Tháng 03/2013 Trường Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 1 NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… ………………………………… Họ tên ngƣời nhận xét Ký tên Trường Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 2 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƢỚNG DẪN THỰC TẬP …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… ………………………………… Họ tên GVHD Ký tên Trường Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 3 TRÍCH YẾU Đề án thực tập nhận thức này là xuyên suốt cả một quá trình làm việc của tôi, là một trải nghiệm bổ ích, giúp tôi hiểu rõ về cơ cấu tổ chức một công ty TNHH và có thể vận dụng những kiến thức đã học vào thực tiễn. Ngoài trực tiếp làm việc tại công ty, tôi còn được mở rộng thêm mối quan hệ, rèn luyện kỹ năng giao tiếp, và vận dụng các kiến thức đã học từ những bộ môn như: tài chính doanh nghiệp, nguyên lý kế toán,… thông qua các công việc tại phòng kế toán của công ty Sự hướng dẫn nhiệt tình cùng việc trao đổi những kinh nghiệm của các thành viên tại công ty đã giúp tôi tích lũy cho mình thêm những kiến thức mới, phục vụ tốt cho việc học tập hiện tại và công việc của tôi sau này. Trường Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 4 LỜI CẢM ƠN Tôi xin chân thành cám ơn trường đại học Hoa Sen – nơi đào tạo tôi ngay từ những bước chân đầu tiên vào giảng đường đại học, đã tạo điều kiện cho tôi tham gia vào đợt thực tập nhận thức bổ ích này nhằm tích lũy thêm kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn quý báu, tạo tiền đề vững chắc cho sự nghiệp tương lai. Ngoài ra, tôi cũng xin gửi lời cảm ơn đến cô Phạm Nhật Bảo Quyên – cô phụ trách thực tập của tôi đã hướng dẫn để hoàn thành bài báo cáo này. Tôi đặc biệt cảm ơn cô Nguyễn Thanh Thảo – Giám đốc công ty TNHH xuất nhập khẩu nông sản Thanh Ngân đã đồng ý tiếp nhận tôi vào thực tập và người hướng dẫn của tôi chú Nguyễn Trần Công Hổ – trưởng phòng kế toán cùng những sự chỉ bảo tận tình và giúp đỡ các cô chú đã dành cho tôi. Và xin được cảm ơn toàn thể các cô chú làm việc tại phòng kế toán đã chỉ bảo, truyền đạt rất nhiều kinh nghiệm quý báu trong công việc cũng như cuộc sống trong suốt quá trình tôi thực tập tại phòng kế toán. Trường Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 5 MỤC LỤC TRÍCH YẾU .................................................................................................................................... 3 LỜI CẢM ƠN .................................................................................................................................. 4 MỤC LỤC ...................................................................................................................................... 5 DẪN NHẬP ..................................................................................................................................... 6 GIỚI THIỆU CƠ QUAN THỰC TẬP ............................................................................................. 7 1. Giới thiệu chung ................................................................................................................ 7 Cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của các phòng ban ................................................ 8 CÔNG VIỆC THỰC TẬP ............................................................................................................... 11 1. Mục tiêu thực tập .............................................................................................................. 11 2. Các công việc .................................................................................................................... 11 2.1 In ấn và photo .................................................................................................................. 12 2.2 Sắp xếp hóa đơn .............................................................................................................. 14 2.3 Nhập số liệu .................................................................................................................... 15 2.4 Quan sát công việc .......................................................................................................... 17 2.5 Tài liệu tự tìm hiểu .......................................................................................................... 18 NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ .................................................................................................................. 24 1. Nhận xét ............................................................................................................................ 24 2. Thuận lợi và khó khăn ....................................................................................................... 24 3. Đánh giá ............................................................................................................................ 25 KẾT LUẬN ...................................................................................................................................... 27 Trường Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 6 DẪN NHẬP Khi đi vào đợt thực tập nhận thức, tôi đã xác định cho mình các mục tiêu sau:  Mục tiêu 1: Có cái nhìn cụ thể về quy cách tổ chức, sự phân chia trách nhiệm giữa các phòng ban trong một công ty TNHH Xuất Nhập khẩu.  Mục tiêu 2: Thích nghi với môi trường làm việc thực tế tại phòng kế toán, cũng như xây dựng các mối quan hệ tốt đẹp với nhân viên trong phòng, rèn luyện kỹ năng giao tiếp.  Mục tiêu 3: Áp dụng tốt nhất những kiến thức đã học trong nhà trường vào thực tế làm việc.  Mục tiêu 4: Tích cực học hỏi kinh nghiệm từ người hướng dẫn thực tập. Kỳ thực tập tôi đã xin vào phòng kế toán của công ty TNHH Xuất Nhập khẩu Thanh Ngân. Qua đợt thực tập nhận thức này, tôi đã hoàn thành được phần nào các mục tiêu đề ra. Tuy chưa hoàn thiện lắm nhưng cũng giúp tôi nhận thức được công việc của một nhân viên kế toán và có được những kinh nghiệm trong giao tiếp, ứng xử và tác phong làm việc trong tập thể. Trường Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 7 GIỚI THIỆU CƠ QUAN THỰC TẬP I. Giới thiệu về công ty TNHH xuất nhập khẩu Thanh Ngân 1. Tên công ty viết bằng tiếng Việt: CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU THANH NGÂN Tên công ty viết bằng tiếng nƣớc ngoài: THANH NGÂN AGRICULTURAL PRODUCT EXPORT COMPANY LIMED Tên công ty viết tắt: THANH NGÂN APEXIMCO., LTD. 2. Giám đốc: NGUYỄN THANH THẢO Sinh ngày: 24/2/ 1987 Số CNND: 273239113 3. Địa chỉ trụ sở chính: ấp Liên Hiệp, xã Xà Bang, huyện Châu Đức, Tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu Điện thoại: 064 3 704 622 Fax: 064 3 978 135 Email: tuanthaopte@yahoo.com.vn 4. Ngành, nghề kinh doanh: STT TÊN NGÀNH MÃ NGÀNH 1 Mua bán nông sản sơ chế; Mua bán nông sản thô chưa chế biến; 2 Mua bán lương thực, thực phẩm; 4711 3 Mua bán nhân hạt điều, dầu hạt điều, cà phê thành Trường Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 8 phẩm, tiêu đen, tiêu trắng, bột bắp, bột mì; 4 Chế biến nông sản thô (hạt điều, hạt tiêu, hạt cà phê, hạt bắp, mì lát); ép dầu vỏ hạt điều; (Đối với những ngành nghề kinh doanh có điều kiện, doanh nghiệp chỉ đƣợc phép kinh doanh khi có đủ điều kiện theo pháp luật quy định) 5. Vốn điều lệ: 1.500.000.000 (Một tỷ năm trăm triệu đồng) 6. Công ty thành lập vào năm 2010. Với quy mô nhỏ ban đầu chỉ có 10 nhân viên và công nhân. Nhưng sau 2 năm hình thành và phát triển thì số lượng nhân viên của công ty đã tăng lên 10 nhân viên và 50 công nhân làm việc trong phân xưởng chế biến nông sản mà chủ yếu là chế biến hạt điều để xuất khẩu. Nguồn cung cấp chủ yếu của công ty là thu mua từ nông dân và các tiểu buôn. Đối tác chủ yếu là nước láng giềng như Trung Quốc, và các cơ sở sản xuất bánh kẹo trong nước. II. Cơ cấu tổ chức và chức nhiệm vụ của các phòng ban công ty TNHH Xuất Nhập khẩu Thanh Ngân: a. Cơ cấu tổ chức của Công ty NHHH Xuất Nhập khẩu Thanh Ngân: Trường Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 9 b. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban * Phòng giám đốc - Giám đốc có công việc điều hành, phân công công việc cho các phòng ban khác. Tìm kiếm nguồn vốn và khách hàng. - Ký kết các hợp đồng trong và ngoài nước. * Phòng hành chánh - Tiếp nhận, phân phối, phát hành và lưu trữ văn thư. - Đảm nhận công tác lễ tân, hậu cần của công ty. - Thực hiện mua sắm, tiếp nhận, quản lý, phân phối các loại tài sản, vật phẩm liên quan đến hoạt động tại công ty. - Chủ trì việc kiểm kê tài sản, tham mưu, theo dõi thực hiện chi phí điều hành trên cơ sở có kế hoạch đã được duyệt. - Chịu trách nhiệm tổ chức và theo dõi kiểm tra và bảo đảm tuyệt đối an toàn cơ sở vật chất trong, ngoài giờ làm việc. KẾ TOÁN NGÂN HÀNG P. KẾ TOÁN – TÀI VỤ - TIỀN LƢƠNG PHÂN XƢỞNG P. TÀI CHÍNH GIÁM ĐỐC KẾ TOÁN THUẾ . I Í I Trường Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 10 - Xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân sự hàng năm. - Quản lý các vấn đề nhân sự liên quan đến luật lao động: Hợp đồng lao động, nghỉ phép,… tại công ty. - Chịu trách nhiệm chính trong việc kiểm tra tính tuân thủ chấp hành nội quy, quy chế, quy định có liên quan đến nhân sự trong toàn công ty. * Phòng kế toán - Kế toán phải hoàn thành hồ sơ từ ngày 10 đến ngày 15 hàng tháng. - Tiếp nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ bao gồm các hóa đơn đầu vào và hóa đơn đầu ra.  Hóa đơn đầu vào phải ghi đúng và đầy đủ tên doanh nghiệp, mã số thuế, nội dung rõ ràng, ký nhận đầy đủ của hai bên, có ngày tháng rõ ràng. Các hóa đơn có chi phí hơn 20 triệu phải chuyển qua ngân hàng.  Hóa đơn bán hàng: không được bôi xóa, phải ghi đúng và đầy đủ tên doanh nghiệp, mã số thuế, nội dung rõ ràng, phải có chữ ký của hai bên để kế toán lập báo cáo thuế GTGT. - Sau khi kiểm tra xong các hóa đơn chứng từ thì lập bảng Kê khai thuế theo phần mền hổ trợ bảng kê khai thuế. - Tổng hợp tiền lương  Bảng lương  Kiểm tra số tiền lương được nhân viên ký để tính thuế thu nhập cá nhân. - Dựa vào hai hóa đơn mua – bán để lập tờ khai thuế GTGT đựa trên phần mền hỗ trợ kê khai thuế. - Lập tờ khai tạm tính thuế thu nhập cá nhân. Trường Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 11 CÔNG VIỆC THỰC TẬP 1. MỤC TIÊU THỰC TẬP  Mục tiêu 1: Có cái nhìn cụ thể về quy cách tổ chức, sự phân chia trách nhiệm giữa các phòng ban trong một công ty TNHH Xuất Nhập khẩu.  Mục tiêu 2: Thích nghi với môi trường làm việc thực tế tại phòng kế toán, cũng như xây dựng các mối quan hệ tốt đẹp với nhân viên trong phòng, rèn luyện kỹ năng giao tiếp.  Mục tiêu 3: Áp dụng tốt nhất những kiến thức đã học trong nhà trường vào thực tế làm việc.  Mục tiêu 4: Tích cực học hỏi kinh nghiệm từ người hướng dẫn thực tập. 2. CÁC CÔNG VIỆC BỘ PHẬN THỰC TẬP  Trưởng bộ phận: Nguyễn Trần Công Hổ Công việc của trưởng bộ phận:  Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các đơn vị nội bộ, dữ liệu chi tiết và tổng hợp.  Kiểm tra các định khoản nghiệp vụ phát sinh.  Kiểm tra sự cân đối giữa số liệu kế toán chi tiết và tổng hợp  Kiểm tra số dư cuối kỳ có hợp lý và khớp đúng với các báo cáo chi tiết.  Hạch toán thu nhập, chi phí, khấu hao, TSCĐ, công nợ, nghiệp vụ khác, thuế GTGT và báo cáo thuế khối văn phòng CT, lập quyết toán văn phòng công ty.  Theo dõi công nợ khối văn phòng công ty, quản lý tổng quát công nợ toàn công ty. Trường Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 12  Xác định và đề xuất lập dự phòng hoặc xử lý công nợ phải thu khó đòi toàn công ty.  In sổ chi tiết và tổng hợp khối văn phòng, tổng hợp theo công ty theo quy định.  Lập báo cáo tài chính theo từng quý, 6 tháng, năm và các báo cáo giải trình chi tiết.  Hướng dẫn xử lý và hạch toán các nghiệp vụ kế toán.  Tham gia phối hợp công tác kiểm tra, kiểm kê tại các đơn vị cơ sở.  Cải tiến phương pháp hạch toán và chế độ báo cáo.  Thống kê và tổng hợp số liệu kế toán khi có yêu cầu.  Cung cấp số liệu cho ban giám đốc hoặc các đơn vị chức năng khi có yêu cầu.  Giải trình số liệu và cung cấp hồ sơ, số liệu cho cơ quan thuế, kiểm toán, thanh tra kiểm tra theo yêu cầu của phụ trách văn phòng.  Kiến nghị và đề xuất biện pháp khắc phục cải tiến.  Lưu trữ dữ liệu kế toán theo quy định. Các công việc đã làm: 2.1 In ấn và photo Trong quá trình thực tập để giúp các cô chú tại phòng kế toán mỗi khi thiếu người hoặc mọi người đều quá bận với công việc, tôi đã có dịp tiếp xúc trực tiếp với máy in, máy photo và máy fax.  Cách thực hiện Đối với máy in, đầu tiên phải mở file cần in và thực hiện các bước sau:  Chọn file trên thanh menu.  Chọn Page Setup để chỉnh sửa trang in.  Chọn Print Preview để xem trang trước khi in. Trường Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 13  Chọn Print sau khi hộp thoại xuất hiện, tại mục Page range muốn in toàn bộ dữ liệu thì chọn “All”, nếu chỉ in theo trang hiện hành chọn “Current page”, nếu in số trang nào đó thì chọn “Page”. Sau đó, tại mục “Copies” chọn số trang cần in.  Cuối cùng chọn “OK” để hoàn tất thao tác. Đối với máy photo và máy fax  Khi gửi fax đi Lật úp mặt có chữ cần fax xuống, để giấy cần fax đi vào khe chứa giấy để fax đi. Bấm số điện thoại nơi cần gửi fax. Nhấn nút “START” để hoàn tất thao tác.  Khi nhận fax Để giấy trắng vào ngăn chứa giấy Khi có tín hiệu nhận fax thì nhấc điện thoại lên chờ cho đến khi nghe một tiếp “bíp” thì cúp máy rồi chờ máy fax sẽ tự in fax ra.  Các vấn đề cần lưu ý trong quá trình thực hiện Luôn kiểm tra giấy có trong máy in, máy fax. Kiểm tra lại lỗi chính tả, đánh số trang, tab, canh hàng, cách dàn trang trong văn bản cần in. Trước khi in nên chọn chế độ Print Preview để xem lại văn bản đã chuẩn bị chưa. Phải làm tơi giấy trước khi in để tránh trường hợp kẹt giấy. Kiểm tra giấy văn bản trong khay để tránh in văn bản sai lệch. Trường Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 14  Khó khăn ban đầu Đây là lần đầu tiên sử dụng các thiết bị văn phòng nên tôi có đôi chút khó khăn luôn gặp các vấn đề in ấn hoặc photocopy. Bị kẹt giấy, máy in không được. Chưa biết cách in hoặc photo văn bản đặc biệt như: in bìa, biên lai…  Kinh nghiệm Trước khi in phải kiểm tra văn bản hoàn chỉnh Khi máy in hoặc máy fax không sừ dụng được phài kiểm tra xem do kẹt giấy hay không kết nối với máy tính được.  Kết quả đạt đƣợc Bây giờ tôi có thể sử dụng thành thạo các thao tác trên máy in, máy fax. 2.2 Sắp xếp hóa đơn Vì hôm đó là cuối tháng có nhiều hóa đơn cần kiểm tra và phân loại nên tôi có cơ hội được nhìn chú Hổ sắp xếp các hóa đơn. Vì chỉ được nhìn chứ không được trực tiếp làm nên tôi chỉ quan sát và nhận xét được là khi sắp xếp cần phân loại các hóa đơn theo ngày tháng năm rõ ràng cái nào trước xếp trước cái nào sau xếp sau. Hóa đơn đỏ là hóa đơn mua, hóa đơn xanh là hóa đơn bán, cần phân loại các hóa đơn theo thời gian và theo màu của hóa đơn. Các hóa đơn được xếp theo tháng và bỏ vào trong túi đựng hồ sơ để khi cần kiểm tra hay đối chiếu có thể tìm nhanh chóng và dễ dàng hơn. Trường Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 15 2.3 Nhập số liệu Dựa vào các hóa đơn mà nhập số liệu để làm báo cáo thuế. Sau khi phân loại hóa đơn mua và bán thì bộ phân kế toán tiến hành nhập số liệu và bảng excel dựa trên phần mền hổ trợ kế toán. Trên phần mền có các khuôn mẫu sẵn chỉ cần nhập số liệu vào cho đúng từng mục.  Cách thực hiện Dựa trên phần mền hỗ trợ kê khai 3.1.5 do Nhà nước quy định  Nhấp chuột trái hai lần vào biểu tượng phần mền trên màn hình.  Trên màn hình hiện ra một bảng yêu cầu nhập mã số thuế của doanh nghiệp.  Sau khi nhập mã số thuế vào thì phần mền được mở và các chức năng được mở ra. Tuy nhiên tôi được chú hướng dẫn là chỉ được vào phần trợ giúp sau đó chọn bảng kê bán ra nếu muốn nhập và các hóa đơn xanh (tức hóa đơn bán hàng), hay chọn bảng kê mua vào nếu các hóa đơn cần nhập là hóa đơn đỏ (tức hóa đơn chi phí hay hóa đơn mua hàng). Sau khi chon bảng cần nhập thì lưu vào ở ổ đĩa D.  Nội dung cần nhập gồm có  Số thứ tự  Hóa đơn chứng từ bán (mua)  Loại hóa đơn  Số hóa đơn  Ngày tháng năm phát hành hóa đơn  Tên người mua (bán) Trường Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 16  Mã số thuế người mua (bán)  Mặt hàng  Doanh số bán (mua) chưa thuế  Thuế Giá trị gia tăng  Ghi chú  Sau khi nhập các nội dung cần thiết vào các mục của bảng kê rồi lưu lại để các chú làm báo cáo thuế.  Khó khăn ban đầu  Còn chưa biết cách phân loại các loại hóa đơn.  Nhập số liệu vào còn chậm vì tìm kiếm các mục trên bảng kê sao cho trùng khớp các mục trên hóa đơn.  Cần kiểm tra cho kỹ về mã số thuế, nội dung hóa đơn, doanh số và tính toán thuế của từng loại sản phẩm hàng hóa vì có loại sản phẩm thuế 0%, 5%, 10% và thuế xuất nhập khẩu.  Kinh nghiệm  Phân loại rõ ràng từng loại hóa đơn trước khi nhập số liệu.  Cần cẩn thận nhập số hóa đơn theo thời gian rõ ràng.  Kiểm tra lỗi chính tả trong phần nội dung của hóa đơn.  Kết quả đạt đƣợc Sau thời gian khó khăn ban đầu về nhập số liệu thì giờ đây tôi cũng đã biết nhập số liêu hóa đơn nhanh chóng và chính xác hơn, các cách tính thuế của từng sản phẩm. Trường Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 17 2.4 Quan sát cách làm việc của các cô chú trong phòng Vì đây là trong công ty có quy mô nhỏ nên văn phòng làm việc cũng tương đối nhỏ chỉ một phòng lớn nhưng bao gồm các bộ phận. Cô Thanh – Giám đốc thì làm việc trong phòng khác nhỏ hơn nhưng cách biệt với phòng lớn. Thời gian tôi thực tập tại công ty là vào đầu năm nên công việc tương đối ít vì vậy tôi không có cơ hội được được trực tiếp làm các công việc chính mà chỉ phụ giúp các cô chú khi có việc cần. Văn hóa của công ty: Tại công ty thì phong cách làm việc của mọi người là thoải mái. Áp lực công việc không cao. Công ty bắt đầu làm việc vào lúc 8h và kết thúc công việc vào lúc 16h 30p. Tuy nhiên việc đi làm đúng giờ rất quan trọng nếu đi trễ sẽ bị khiển trách còn sau khi hoàn thành xong công việc nhân viên có thể ra về trước khoảng 30 phút cũng không thành vấn đề. Trang phục ở công ty là màu tự do: đối với nam là quần tây áo sơ mi đóng thùng, đối với nữ là quần tây hoặc váy áo sơ mi đóng thùng. Trong công ty mọi người giúp đỡ nhau để cùng hoàn thành công việc, vì số lượng nhân viên ít nên mọi người rất gắn bó và quan tâm lẫn nhau. Như trong đợt thực tập của tôi vừa rồi có gặp một rắc rối là bị lạc rất hóa đơn mua dầu nhớt cho máy tách hạt điều ở nhà máy; khi chú Hổ nhập hóa đơn thì phát hiện hóa đơn mua dầu bị lạc mất, chú tìm mãi không ra nên cô Mai và cô Thư ở bộ phận hành chính đã giúp đỡ chú tìm hóa đơn bị lạc; cuối cùng mọi người đã tìm ra hóa đơn mua dầu đó bị lạc trong tập hóa đơn của tháng 1. Tuy việc giúp đỡ đó là nhỏ nhưng