Tổ chức bộ máy kế toán và hệ thống kế toán tại công ty TNHH Hoa Việt

PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ - KĨ THUẬT VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÍ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH HOA VIỆT 1.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY TNHH HOA VIỆT Quá trình hình thành và phát triển Công ty bao bì Hoa Việt đặt tại khu Công nghiệp Phú Diễn Từ Liêm Hà Nội có trên 10 năm kinh nghiệm sản xuất bao bì carton với nhà xưởng sản xuất rộng trên 15.000m2. Công ty được thành lập ngày 01 thang 01 năm 1998 theo Quyết định số 3198 ngày 18 tháng 11 năm 1997 của UBND thành phố Hà Nội và giấy phép kinh doanh số 041581 ngày 26 tháng 11 năm 1997 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp. Vốn điều lệ ban đầu là 450 triệu đồng, đến nay sau hơn 10 năm hoạt động vốn điều lệ của công ty đã không ngừng được bổ sung và tăng lên 16 tỷ đồng. Công ty bao bì Hoa Việt tiền thân là thành viên của HTX Thành Đồng – Trương Định – Quận Hai Bà Trưng – Hà Nội. Công ty bao bì Hoa Việt là một trong những doanh nghiệp hoạt động sản xuất phục vụ cho ngành khác, một ngành đang phát triển ở Việt Nam, là ngành sản xuất có nhiều cơ hội cho công ty phát triển và mở rộng thị trường hơn nữa. Các thành tựu của công ty Kể từ khi thành lập, công ty đã không ngừng cải tiến kỹ thuật, nâng cao trình độ cho cán bộ công nhân viên, mở rộng thị trường tiêu thụ. Ban đầu khi đi vào hoạt động, sản xuất chủ yếu là in thủ công, số lượng sản phẩm ít, chất lượng, mẫu mã sản phẩm chưa hoàn toàn thỏa mãn nhu cầu khách hàng. Cho đến nay, công ty đã đầu tư hệ thống máy móc thiết bị hiện đại, sản phẩm của công ty đạt tiêu chuẩn ISO 2001 và có chỗ đứng vững chắc trên thị trường. Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 So sánh tuyệt đối So sánh tương đối 2007/2006 2008/2007 2007/2006 2008/2007 Doanh thu thuần 86,490,355,130 100,797,627,393 160,869,305,153 14,307,272,263 60,071,677,760 117% 160% Giá vốn hàng bán 75,325,853,640 87,928,390,760 131,560,249,320 12,602,537,120 43,631,858,560 117% 150% Lợi nhuận sau thuế 4,297,033,521 4,656,731,838 6,943,643,178 359,698,317 2,286,911,340 108% 149% Thành công của công ty thể hiện khi doanh số bán hàng tăng mạnh từng năm: Bảng 1-1: kết quả kinh doanh Kết quả kinh doanh không ngừng tăng trong những năm gần đây cho thấy công ty đang đi đúng hướng với các mục tiêu phát triển được đề ra. 1.2. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT - KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH HOA VIỆT 1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của công ty TNHH Hoa Việt Công ty bao bì Hoa Việt phấn đấu thực hiện các mục tiêu chất lượng sau: Sản xuất và cung cấp những sản phẩm đạt chất lượng cao đạt tỷ lệ 95-98%. Giao hàng cho khách đảm bảo chất lượng, đúng số lượng, chủng loại, đúng nơi và đúng thời gian yêu cầu. Hàng năm công ty tạo điều kiện cho cán bộ công nhân viên đi học chuyên môn, ngoại ngữ, tin học, được đi thi nâng bậc đúng kỳ hạn. Công ty phấn đấu tăng mức thu nhập của người lao động năm sau cao hơn năm trước. Hàng năm công ty quyết tâm có những sáng kiến, cải tiến, hợp lý hóa sản xuất. Công ty bao bì Hoa Việt phấn đấu thực hiện các chính sách chất lượng sau: Chúng tôi tìm hiểu kỹ khách hàng để đảm bảo sản phẩm và dịch vụ của mình cung ứng ra đáp ứng được nhu cầu của họ. Chúng tôi giáo dục cán bộ công nhân viên để mọi người hiểu rằng mình vừa là người cung cấp vừa là khách hàng của chính các bạn trong doanh nghiệp. Có như vậy, chất lượng mới không ngừng tăng lên ở tất cả mọi khía cạnh. Chúng tôi tổ chức việc giáo dục và đào tạo cho mọi cán bộ công nhân viên để họ không ngừng nâng cao năng lực của mình. Chúng tôi duy trì hệ thống chất lượng một cách có hiệu quả trên cơ sở có sự tham gia của tất cả mọi người và trên nền tảng của ISO 9001-2000. 1.2.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất – kinh doanh của công ty TNHH Hoa Việt Công ty bao bì Hoa Việt là một doanh nghiệp chuyên sản xuất bao bì carton với nhiệm vụ chủ yếu là phục vụ cho nhu cầu của thị trường. Công tác thu mua và quản lý nguyên vật liệu trong công ty: Công ty tổ chức thu mua nguyên vật liệu bằng cách ký hợp đồng mua bán lâu dài với các doanh nghiệp cung cấp nguyên liệu uy tín hàng đầu và đảm bảo cung cấp đủ nguyên vật liệu khi cần như: Công ty Giấy Việt Trì – Phú Thọ; Công ty Giấy Tuấn Phương – Bắc Ninh; Công ty Giấy Sông Lam – Nghệ An; Nhà máy Giấy Thăng Long – Hưng Yên… Với nguyên vật liệu chủ yếu là giấy KRAP ( có nhiều chủng loại: giấy trắng, giấy mộc, giấy đen, giấy vàng,.. Trong mỗi loại có nhiều khổ, kích thước khác nhau tùy thuộc vào yêu cầu khách hàng mà công ty đặt mua từ các nhà cung ứng. Để đảm bảo cho sản xuất tiến hành một cách cân đối, nhịp nhàng, liên tục đòi hỏi công tác cung ứng nguyên vật liệu phải được thực hiện tốt. Việc mua nguyên vật của công ty tiến hành theo đơn đặt hàng của công ty với các nhà cung ứng. Nhà cung ứng theo đơn đặt hàng của công ty về chủng loại giấy, khổ giấy, định lượng thời gian giao hàng cho công ty. Trong trường hợp cần thiết để đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng chỉ trong một hoặc hai ngày nhà cung ứng có thể cung cấp đủ giấy đến tận kho của công ty. Như vậy, công ty rất thuận lợi trong việc mua nguyên liệu để thực hiện kế hoạch sản xuất một cách nhanh chóng đáp ứng nhu cầu khách hàng. Trong khâu sản xuất: Tổ chức sản xuất và điều hành sản xuất một cách hiệu quả, công ty luôn sản xuất ra những sản phẩm tốt nhất, đảm bảo về kiểu cách mẫu mã, tiêu chuẩn chất lượng theo yêu cầu khách hàng. Với hệ thống máy móc sản xuất hiện đại, trang thiết bị ngoại nhập, các sản phẩm của công ty luôn đảm bảo vuông vắn, chắc đẹp, thúng có chất lượng cao và không bị biến dạng khi đựng sản phẩm lớn. Ngoài ra, công ty còn có máy kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi giao cho khách hàng. Vì vậy, khách hàng luôn thỏa mãn với sản phẩm của công ty. Trong khâu tiêu thụ: Tổ chức mạng lưới tiêu thụ sản phẩm hợp lý với các bạn hàng lâu năm, Công ty bao bì Hoa Việt luôn phục vụ nhu cầu thị trường một cách tốt nhất, thu được lợi nhuận cao nhất và đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh của công ty ngày một tốt hơn. 1.2.3. Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của công ty TNHH Hoa Việt Ngày nay, dưới tác động của khoa học kỹ thuật phát triển, những công nghệ chỉ sau một thời gian đã trở lên lạc hậu. Để thực hiện mục tiêu cạnh tranh của mình thì doanh nghiệp phải luôn đổi mới công nghệ. Hiện nay, Công ty bao bì Hoa Việt đã mở rộng quy mô sản xuất với hơn 15.000m2 nhà xưởng và hệ thống máy móc hiện đại được nhập khẩu từ các nước tiên tiến như Nhật Bản và Đài Loan, bao gồm: dây chuyền sản xuất tâm carton (3, 5 và 7 lớp ), các máy in dọc, ngang (từ 2 đến 5 màu, khổ lớn ), máy bế, máy cắt dọc ngang và máy ghim, bó tự động; toàn bộ máy sản xuất của Hoa Việt đều có độ chính xác cao, tạo nên dây chuyền khép kín đồng bộ với công suất lớn. 1.3. TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÍ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT - KINH DOANH CỦA CTY TNHH HOA VIỆT 1.3.1 Mô hình tổ chức bộ máy Công ty bao bì Hoa Việt có cơ cấu tổ chức quản lý theo kiểu trực tuyến chức năng. Theo cơ cấu này, người lãnh đạo của doanh nghiệp được sự giúp sức của người lãnh đạo chức năng để chuẩn bị các quyết định, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện quyết định. Sơ đồ 1-2: Tổ chức bộ máy Công ty bao bì Hoa Việt Để các bộ phận chức năng hoạt động hiệu quả, Công ty đã đưa ra các quy định chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban, bộ phận rất rõ ràng nhưng vẫn có sự điều chỉnh linh hoạt theo từng năm cụ thể. Ban Giám đốc: Là những người nắm toàn bộ quyền hạn, chỉ đạo chung toàn công ty. Trong đó, giám đốc là người chịu trách nhiệm cao nhất trước pháp luật về việc tổ chức mọi hoạt động của công ty, có quyền quyết định trong việc đề ra các chính sách phương thức quản lý và sử dụng nguồn vốn, đưa ra kế hoạch đào tạo, sử dụng lao động, phương thức trả lương tiền thưởng, quỹ phúc lợi. Trợ giúp cho giám đốc là các phòng ban chức năng. Khối hành chính Phòng kế toán: Phòng kế toán phấn đấu thực hiện các mục tiêu chất lượng: Cập nhật, xử lý thông tin, số liệu, sổ sách kế toán đầy đủ, kịp thời, chính xác nhất Lập tờ khài thuế GTGT gửi lên cơ quan thuế chậm nhất vào ngày 10 hàng tháng, đồng thời lập Báo cáo tài đúng thời hạn chậm nhất vào ngày 31/3 hàng năm Theo dõi chặt chẽ công nợ giữa người mua và người bán để có kế hoạch thu chi đúng thời hạn quy định Phối hợp với phòng kế hoạch về các đơn đặt hàng nhằm viết hóa đơn đầy đủ để theo dõi đúng công nợ, tờ khai thuế đúng. Phòng hành chính – nhân sự: Giúp giám đốc trong việc vận dụng, thực hiện các chính sách của nhà nước về công tác cán bộ, lao động, tiền lương Kiểm tra thực hiện và bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho công nhân viên Đánh giá hoạt động giúp Ban Giám đốc đưa ra các quyết định về đề bạt, về tiền lương, lựa chọn nhân sự cho đào tạo, và khuyến khích nhân viên Phòng Marketing Phấn đấu đạt doanh số Ban Giám đốc đề ra cho Phòng Marketing theo năm Kết hợp với Phòng Kế toán thu hết những khoản công nợ khó đòi hết năm Tiếp cận khách hàng khoảng 70 khách hàng trong một năm để đạt kết quả cao nhất Khối nhà máy Phòng quy hoạch kế hoạch Đảm bảo đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng về chất lượng, số lượng về tiến độ giao hàng. Lập kế hoạch giao hàng một cách cụ thể, chính xác, đảm bảo giao hàng đúng 100% theo kế hoạch Phân tách tiến hành sản xuất từng tháng, quý theo mục tiêu chất lượng của Công ty với ý kiến đánh giá của khách hàng. Có ít nhất 3 sáng kiến, cải tiến, hợp lý hóa trong sản xuất Phòng quản lý sản xuất: Chịu trách nhiệm về kỹ thuật, chất lượng sản phẩm Lên kế hoạch sản xuất hàng năm, hàng quý, hàng tháng đảm bảo tiến độ công việc, chất lượng sản phẩm Đôn đốc các bộ phận thực hiện hoàn thành kế hoạch Phòng sản xuất: Hoàn thành 100% công việc được giao trong ngày Kiểm tra chặt chẽ, ghi chép, báo cáo số lượng đầy đủ, chính xác Nâng cáo chất lượng sản phẩm, hạn chế tỷ lệ sai hỏng ở mức 3% Đào tạo tay nghề cho mọi thành viên trong phòng, phấn đấu đạt tỷ lệ 95% biết làm tốt công việc của phòng Phòng quản công – quản lý thiết bị Có kế hoạch sử dụng máy móc hợp lý, phục vụ tốt cho sản xuất Bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa kịp thời để máy móc hoạt động tốt Ưu điểm của cơ cấu tổ chức quản lý theo kiểu trực tuyến chức năng là: tạo thuận lợi cho việc thực hiện chế độ một thủ trưởng, người lãnh đạo phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về kết quả công việc của người dưới quyền, không đòi hỏi người lãnh đạo có kiến thức toàn diện, tổng hợp, thu hút được các chuyên gia vào công tác lãnh đạo, giải quyết các vấn đề chuyên môn một cách thành thạo hơn, đồng thời giảm bớt gánh nặng về quản trị cho người lãnh đạo doanh nghiệp. Tuy nhiên, cơ cấu tổ chức quản lý theo kiểu trực tuyến chức năng vẫn tồn tại những nhược điểm: Người lãnh đạo doanh nghiệp phải giải quyết thường xuyên mối quan hệ giữa bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng. Ngoài ra mỗi khi các người lãnh đạo các bộ phận chức năng có nhiều ý kiến khác nhau, đến nỗi người lãnh đạo doanh nghiệp phải họp hành nhiều, tranh luận căng thẳng không ra được những quyết định có hiệu quả mong muốn. Vì thế, người lãnh đạo sử dụng các bộ phận tham mưu giúp việc của một nhóm chuyên gia hoặc chỉ là một cán bộ trợ lý nào đó. 1.4. TÌNH HÌNH TÀI CHÍNH VÀ KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH HOA VIỆT Chỉ tiêu Đầu năm 2006 Đầu năm 2007 Đầu năm 2008 Cuối năm 2008 I. Tài sản ngắn hạn 59,54% 65,12% 66,31% 70,97% 1. Tiền và các khoản tương đương tiền 2,38% 2,15% 6,73% 2,58% 2. Các khoản phải thu ngắn hạn 31,13% 41,30% 45,11% 55,27% 3. Hàng tồn kho 24,03% 21,67% 13,75% 12,56% 4. Tài sản ngắn hạn khác 0,72% 0,56% II. Tài sản dài hạn 40,46% 34,88% 33,69% 29,03% 1. Tài sản cố định 40,46% 34,75% 33,59% 29,03% 2. Tài sản dài hạn khác 0.13% 0,10% TỔNG TÀI SẢN 100.00% 100.00% 100.00% 100.00% I. Nợ phải trả 68,72% 65,25% 57,62% 64,44% 1. Nợ ngắn hạn 59,71% 62,10% 57,62% 64,44% 2. Nợ dài hạn 9,01% 3,15% II. Vốn chủ sở hữu 31,28% 34,75% 42,38% 35,56% TỔNG NGUỒN VỐN 100.00% 100.00% 100.00% 100.00% Bảng 1-1: Cơ cấu tài sản và nguồn vốn Về cấu trúc tài chính của công ty: Cơ cấu tài sản: Tài sản ngắn hạn chiếm tỷ trọng lớn hơn tài sản dài hạn và có xu hướng tăng lên qua từng năm. Chủ yếu là do công ty tăng tỷ trọng các khoản phải thu ngắn hạn, cho thấy công ty có chính sách gia hạn thời gian thanh toán cho khách hàng, nhằm tăng doanh thu tiêu thụ. Chính vì vậy mà tỷ trọng hàng tồn kho giảm đi trong những năm gần đây, chủ yếu là nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ. Tài sản dài hạn đa phần là tài sản cố định ( trang thiết bị máy móc, nhà xưởng ). Tuy công ty liên tục đầu tư trang thiết bị máy móc hiện đại cho sản xuất nhưng do khoản phải thu ngắn hạn tăng nhiều làm giảm tỷ trọng của tài sản dài hạn. Cơ cấu nguồn vốn: Nợ phải trả chiếm tỷ trọng cao hơn vốn chủ sở hữu trong tổng nguồn vốn. Nợ ngắn hạn chiếm đa phần trong nợ phải trả. Do chính sách nới lỏng trong việc thu hồi các khoản nợ phải thu ngắn hạn nên công ty tự chủ được vốn để đầu tư sản xuất mà phải đi vay ngắn hạn lấy vốn tiếp tục sản xuất. Chỉ tiêu Đầu năm 2006 Đầu năm 2007 Đầu năm 2008 Cuối năm 2008 Hệ số nợ 68,72% 65,25% 57,62% 64,44% Hệ số đầu tư TSCĐ 77,32% 99,64% 126,15% 122,49% Hệ số khả năng thanh toán tổng quát 145,52% 153,26% 173,54% 155,18% Hệ số khả năng thanh toán nợ NH 99,72% 104,87% 115,07% 110,13% Hệ số khả năng thanh toán nhanh 59,47% 69,97% 89,96% 89,77% Bảng 1-2: Bảng chỉ tiêu tài chính về khả năng thanh toán Về khả năng thanh toán: Tuy nợ phải trả chiếm tỷ trọng lớn trong tổng nguồn vốn nhưng khả năng thanh toán của công ty vẫn khá tốt, thể hiện qua Hệ số khả năng thanh toán tổng quát, Hệ số khả năng thanh toán nợ NH, Hệ số khả năng thanh toán nhanh. Các hệ số này có xu hướng tăng trong những năm gần đây. Các chỉ tiêu Hệ số khả năng thanh toán tổng quát, Hệ số khả năng thanh toán nợ NH đến cuối năm 2008 đều lớn hơn 100% cho thấy toàn bộ tài sản và tài sản ngắn hạn của công ty đảm bảo khả năng thanh toán các khoản nợ ngắn hạn. Hệ số khả năng thanh toán nhanh gần tới 100% là mức hợp lý, cho thấy công ty không bị ứ đọng vốn mà nguồn vốn được luân chuyển liên tục để tạo doanh thu và lợi nhuận. Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 Tỷ suất doanh lợi 4,97% 4,62% 4,32% ROA 8,85% 9.07% 10,35% ROE 26,77% 23,47% 27,08% Bảng 1-3: Bảng chỉ tiêu tài chính về hiệu quả kinh doanh Hiệu quả kinh doanh của công ty khá có xu hướng tăng vững chắc. Tỷ suất doanh lợi khá ổn định. Chỉ tiêu ROA cho biết sức sinh lời của tài sản có xu hướng tăng chứng tỏ hiệu quả sử dụng tài sản của công ty tốt. Chỉ tiêu ROE cho biết sức sinh lợi của vốn chủ sở hữu của công ty khá cao do hiệu quả sử dụng vốn chủ sở hữu tốt và do cả tỷ trọng vốn chủ hữu trong tổng nguồn vốn không cao. PHẦN 2: TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH HOA VIỆT 2.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty TNHH Hoa Viêt Mô hình tổ chức : Sơ đồ 2-1: Tổ chức bộ máy kế toán Đứng đầu bộ máy kế toán là kế toán trưởng có trách nhiệm và nhiệm vụ cụ thể là : Thực hiện các quy định của pháp luật về kế toán, tài chính trong đơn vị kế toán. Tổ chức điều hành bộ máy kế toán theo quy định của luật kế toán Kiểm tra tình hình hạch toán, tình hình tài chính, vốn và huy động vốn Khai thác các khả năng tiềm tàng, cung cấp các thông tin tài chính chính xác, kịp thời để Ban giám đốc ra quyết đinh kinh doanh Lập báo cáo tài chính. Kế toán doanh thu có trách nhiệm và nhiệm vụ là: Phản ánh đầy đủ kịp thời doanh thu của công ty Mở đầy đủ sổ sách kế toán theo đúng quy định của công ty Hoàn chỉnh chính xác kịp thời những báo cáo hàng ngay,hàng tháng, hàng quý, năm của công ty để nộp nên các cơ quan cấp cao Kế toán vật tư và giá thành: Có nhiệm vụ phản ánh số lượng, giá trị hiện có và tình hình biến động theo từng loai vật liệu, dụng cụ tại đơn vị; tổng hợp và tính giá thành cho từng đơn hàng. Kế toán thanh toán: Kiểm tra việc quản lý và sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản Phản ánh các khoản nợ phải thu, nợ phải trả, các khoản phải nộp, phải cung cấp Tính lương và các khoản phụ cấp theo lương chi trả cho cán bộ công nhân viên Kế toán thuế: Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ Theo dõi tình hình nộp thuế cho hải quan, cơ quan thuế Nộp báo cáo thuế đúng quy định của chế độ Thủ quỹ: Có nhiệm vụ theo dõi, cập nhật các khoản thu chi, kiểm tra ghi chép sổ sách đúng, tránh nhầm lẫn. Thủ quỹ phải thường xuyên báo cáo với Kế toán trưởng từ đó lên kế hoạch thu chi kịp thời. Cuối tháng , thủ quỹ tiến hành khóa sổ, tính số dư và đối chiếu sổ theo dõi chi tiêu giữa sổ quỹ tiền mặt và số tiền hiện có trong quỹ. 2.2. Tổ chức hệ thống kế toán tại công ty TNHH Hoa Việt 2.2.1. Các chính sách kế toán chung Chế độ kế toán công ty đang áp dụng: Quyết định số 48/2006/QĐ – BTC của Bộ Tài Chính ban hành ngày 14/09/2006 Đồng tiền sử dụng trong hạch toán: VNĐ Kỳ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp trùng với năm dương lịch. Kỳ kế toán năm là mười hai tháng, tính từ đầu ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 năm dương lịch. Phương pháp tính thuế GTGT: theo phương pháp khấu trừ Phương pháp kế toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: phương pháp khấu hao theo đường thẳng. Các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ được quy đổi theo tỷ giá ngoại tệ liên ngân hàng. 2.2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán 2.2.2.1. Lập, tiếp nhận và xử lý chứng từ kế toán.       Lập chứng từ kế toán là giai đoạn đầu tiên của công tác kế toán, lập chứng từ kế toán phải tuân thủ theo nguyên tắc sau:          + Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh có liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán          + Chứng từ kế toán phải được lập theo đúng mẫu in sẵn cho từng nghiệp vụ, trường hợp lập chứng từ bằng máy vi tính cũng phải đảm bảo theo mẫu quy định          + Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Chữ viết trên chứng từ kế toán phải rõ ràng, không tẩy xoá, sửa chữa, không viết tắt. Số tiền viết bằng chữ phải khớp đúng với số tiền viết bắng số,        + Chứng từ kế toán phải lập đủ số liên theo quy định. Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than. Phải có đầy đủ chữ ký của người lập, người duyệt và dấu của đơn vị (nếu có).            + Chứng tõ kế toán được lập dưới dạng điện tử phải in ra giấy và lưu trữ theo quy định. 2.2.2.2. Kiểm tra, hoàn chỉnh chứng từ       Tất cả các chứng từ kế toán do đơn vị lập ra hoặc tiếp nhận từ bên ngoài đều được tập trung ở bộ phận kế toán của đơn vị để kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ trước khi ghi sổ 2.2.5.2.1. Kiểm tra chứng từ            - Kiểm tra tính rõ ràng, đầy đủ, chính xác, trung thực của các chỉ tiêu phản ánh trên chứng từ.           - Kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ghi trong chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu kế toán có liên quan.           - Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý nội bộ của người lập và xét duyệt đối với từng loại chứng từ.          - Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán       Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính phải từ chối thực hiên đồng thời phải báo kịp thời cho kế toán trưởng và Ban giám đốc để xử lý kịp thời. Chỉ những chứng từ kế toán sau khi kiểm tra đảm bảo hợp pháp, hợp lệ mới được dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán. 2.2.5.2.2. Hoàn chỉnh chứng từ    Hoµn chØnh chøng tõ là công việc cần thiết phải thực hiện phục vụ việc ghi sổ kế toán cho thuận lợi, gồm:        - Hoàn chỉnh đầy đủ nội dung, yếu tố quy định trên chứng từ.        - Phân loại chứng từ kế toán phục vụ cho việc ghi sổ kế toán. 2.2.5.2.3. Luân chuyển chứng từ kế toán.       Chứng từ kế toán sau khi được kiểm tra và hoàn chỉnh cần phải được tổ chức luân chuyển đến các bộ phận đơn vị, cá nhân có liên quan phục vụ việc ghi sổ kế toán và thông tin kinh tế.       Việc luân chuyển chứng từ kế toán phải tuân thủ những quy định của kế toán trưởng về thứ