Tổ chức bộ máy kế toán và hệ thống kế toán tại công ty TNHH Mây tre Hoa Nam

LỜI MỞ ĐẦU Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa cùng với chính sách kinh tế mở cửa của Đảng và chính phủ, các doanh nghiệp Việt Nam đang đứng trước nhiều vận hội cũng như thách thức lớn. Để đảm bảo vị thế trên trường quốc tế các doanh nghiệp cần phải khẳng định được uy tín, tạo niềm tin cho khách hàng và các bên liên quan. Một phần không thể thiếu giúp doanh nghiệp khẳng định chỗ đứng trên thương trường đó là việc cung cấp những thông tin tài chính minh bạch, phản ánh trung thực tình hình tài chính của doanh nghiệp. Chính vì vậy vai trò của bộ máy kế toán là hết sức quan trọng góp phần mang lại những thông tin đáng tin cậy cho những đối tượng quan tâm. Chính vì vai trò quan trọng đó mà các thành viên của bộ máy kế toán cần phải luôn học hỏi nâng cao trình độ nghiệp vụ để đáp ứng được vai trò được giao phó. Là sinh viên chuyên ngành kế toán, em nhận thấy kì thực tập là một cơ hội tốt để em có thể học hỏi những kinh nghiệm thực tế giúp em hiểu hơn những kiến thức được học ở giảng đường đại học cũng như biết cách vận dụng những kiến thức đã học vào thực tế. Qua một thời gian thực tập ở công ty TNHH Mây tre Hoa Nam, em cũng đã có những hiểu biết nhất định về công ty. Qua báo cáo thực tập này em xin được trình bày những hiểu biết của mình về công ty. Báo cáo gồm ba phần: Phần 1: Tổng quan về đặc điểm kinh tế-kĩ thuật và tổ chức bộ máy quản lí hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty TNHH Mây tre Hoa Nam. Phần 2: Tổ chức bộ máy kế toán và hệ thống kế toán tại công ty TNHH Mây tre Hoa Nam. Phần 3: Một số đánh giá về tình hình tổ chức hạch toán kế toán tại công ty TNHH Mây tre Hoa Nam. PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ-KĨ THUẬT VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÍ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MÂY TRE HOA NAM 1.1. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MÂY TRE HOA NAM Công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) mây tre Hoa Nam là một doanh nghiệp thuộc hình thức sở hữu tư nhân được thành lập vào năm 2007 dưới hình thức công ty TNHH một thành viên. Công ty có trụ sở đặt tại Xã Trường Yên, Huyện Chương Mỹ, Thành phố Hà Nội. Công ty TNHH Mây tre Hoa Nam là một doanh nghiệp nhỏ kinh doanh trong lĩnh vực mây tre giang và nông lâm sản. Công ty chủ yếu tiến hành xuất khẩu các mặt hàng thủ công mĩ nghệ làm từ các nguyên vật liệu có sẵn trong tự nhiên như mây, tre, giang, nứa, guật… Bên cạnh đó công ty còn tham gia kinh doanh trên thị trường nông lâm sản trong đó công ty chủ yếu thu gom các mặt hàng nông sản như gạo, ngô khoai sắn từ nông dân và bán lại cho các nhà máy sản xuất thức ăn chăn nuôi và các công ty xuất nhập khẩu. Tuy nhiên ngành nghề chính của công ty vẫn và sản xuất, chế biến và tiêu thụ các mặt hàng thủ công mĩ nghệ trong và ngoài nước. Mặt hàng của công ty được xuất khẩu trực tiếp hoặc thông qua các đối tác như Artexport sang các nước Châu Âu, Mỹ, Nhật, Úc… Tuy chỉ có lịch sử hình thành chưa lâu nhưng công ty TNHH Mây Tre Hoa Nam đã góp phần đáng kể trong việc giải quyết công ăn việc làm góp phần nâng cao thu nhập cho người dân trong khu vực. Đặc biệt, những người nông dân có thể tranh thủ những thời điểm nông nhàn tham gia sản xuất gia công hay lao động thời vụ nhằm kiếm thêm thu nhập. Bên cạnh đó, với việ xuất khẩu các mặt hàng thủ công Mỹ nghệ sang các nước, công ty đã góp phần quảng bá văn hóa làng nghề Việt Nam ra khu vực và trên thế giới, góp phần giúp thế giới biết đến những sản phẩm của các làng nghề truyền thống của Việt Nam. Qua đó, công ty đã không chỉ làm tăng tỉ lệ các mặt hàng xuất khẩu, làm giảm tỉ lệ nhập siêu góp phần thu hút ngoại tệ cho nền kinh tế mà còn giúp đẩy mạnh giao lưu văn hóa, mang nét đẹp truyền thống văn hóa của Việt Nam đến với bạn bè thế giới. 1.2. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT-KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH MÂY TRE HOA NAM. 1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của công ty TNHH Mây tre Hoa Nam Công ty TNHH Mây tre Hoa Nam tham gia vào hai lĩnh vực kinh doanh chính là thu gom, chế biến, xuất khẩu các mặt hàng thủ công mỹ nghệ và buôn bán các mặt hàng nông sản. Đối với lĩnh vực thủ công mỹ nghệ, công ty có ba chức năng chính. Thứ nhất, công ty tiến hành sản xuất trực tiếp các mặt hàng thủ công mỹ nghệ từ những vật liệu tự nhiên như mây, tre, giang, nứa guật… Thứ hai, trong nhiều trường khâu sản xuất ở công ty chỉ nhằm mục đích gia tăng giá trị cho sản phẩm như sấy, nhuộm, sơn, quang dầu, đóng gói…rồi cuất khẩu hoặc bán cho các đơn vị xuất khẩu khác. Thứ ba, công ty mua các sản phẩm hoàn thiện để xuất khẩu hoặc nhận ủy thác xuất khẩu. Đối với lĩnh vực kinh doanh các mặt hàng nông sản công ty có hai chức năng chính. Thứ nhất, công ty mua các mặt hàng nông sản từ nông dân, các hộ kinh doanh cá thể tiểu chủ rồi bán lại cho các nhà máy chế biến thức ăn gia súc hoặc bán lại cho các cửa hàng đại lý khác. Thứ hai, công ty mua các mặt hàng nông sản về, qua khâu chế biến như phơi, sấy, quạt, đóng gói rồi mới mang đi tiêu thụ. 1.2.2 Đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty TNHH Mây tre Hoa Nam Công ty TNHH Mây tre Hoa Nam tuy chỉ là một doanh nghiệp nhỏ trên thị trường với một số chức năng nhiệm vụ cơ bản. Thứ nhất, công ty đóng vai trò là khâu sản xuất hàng hóa. Công ty có tổ chức xưởng sản xuất các mặt hàng thủ công mỹ nghệ từ mây, tre, giang, nứa… Các nguyên vật liệu được nhập về xưởng của công ty và trực tiếp được các công nhân tham gia chế biến tạo thành các sản phẩm cuối cùng có khả năng mang đi tiêu thụ. Bên cạnh chức năng sản xuất trực tiếp từ các nguyên vật liệu có sẵn trong tự nhiên, công ty cũng tiến hành đặt hàng gia công các bán thành phẩm tại các làng nghề mây tre lá truyền thống như làng nghề Phú Nghĩa. Các bán thành phẩm được nhập từ các làng nghề sẽ qua tiếp các giai đoạn chế biến tại xưởng của công ty nhằm tạo ra sản phẩm cuối cùng có thể đem đi xuất khẩu. Một chức năng khác của công ty là công ty đóng vai trò trung gian xuất khẩu hay ủy thác xuất khẩu. Đối với chức năng này, công ty tiến hành thu gom hàng hóa của các doanh nghiệp khác trong nước để xuất khẩu ra các thị trường nước ngoài. Trong lĩnh vực này công ty chủ yếu xuất khẩu các mặt hàng gốm sứ, hoặc một số các mặt hàng khác công ty không có khả năng sản xuất hay gia tăng giá trị cho sản phẩm. Bên cạnh lĩnh vực xuất khẩu, công ty còn đóng vai trò lưu chuyển hàng hóa và kinh doanh các mặt hàng trong nước. Đặc biệt từ năm 2009 doanh nghiệp còn tham gia vào một lĩnh vực kinh doanh mới là trung gian mua bán trao đổi các mặt hàng lương thực như gạo, ngô, sắn. Đối với lĩnh vực này, công ty đóng vai trò như một doanh nghiệp thương mại với chức năng là trung gian trao đổi hàng hóa. Công ty mua các sản phẩm lương thực này trực tiếp từ tay người nông dân hoặc mua qua một số trung gian thương mại khác là các hộ kinh doanh cá thể hoặc các đại lý lương thực. Công ty sẽ bán các sản phẩm này cho các nhà máy chế biến thức ăn gia súc hoặc phân phối cho các đại lý thuộc các khu vực khác trên địa bàn miền Bắc. Trong một số trường hợp công ty cũng tham gia một số khâu sản xuất nhằm tăng thêm giá trị cho các sản phẩm được bán ra như sấy, quạt, bao bì đóng gói trước khi xuất bán sản phẩm. 1.2.3. Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của công ty TNHH Mây tre Hoa Nam Công ty TNHH Hoa Nam tham gia vào hai lĩnh vực kinh doanh là: sản xuất, xuất khẩu các mặt hàng thủ công mỹ nghệ và buôn bán các mặt hàng nông sản. Vì vậy quy trình công nghệ của công ty đối với hai lĩnh vực này cũng khác nhau. Thứ nhất, với mặt hàng thủ công mỹ nghệ truyền thống, công ty mua các nguyên vật liệu có sẵn trong tự nhiên như mây, tre, giang, nứa, song, guật… và thuê công nhân trực tiếp sản xuất tại xưởng hoặc thu mua bán thành phẩm tại các làng nghề về tiếp tục chế biến. Từ nguyên vật liệu thô qua đan lát công ty tạo ra được bán thành phẩm. Các bán thành phẩm này tiếp tục được xử lý qua các công đoạn tiếp theo như: Phơi, sấy, hun diêm sinh, nhuộm màu, quang dầu, phun sơn… tùy đặc điểm của từng mặt hàng. Sau khi đã tạo ra được sản phẩm hoàn chỉnh, các sản phẩm này được đóng gói, nhập kho hoặc xuất thẳng đi tiêu thụ. Thứ hai, với mặt hàng lương thực, công ty thu mua nông sản trực tiếp từ tay người dân hoặc thông qua một số hộ kinh doanh cá thể tiểu chủ gom hàng. Các mặt hàng nông sản này thường là Ngô, Sắn. Nếu các mặt hàng nông sản này vẫn còn ẩm thì sẽ qua một công đoạn phơi, sấy để đạt được độ ẩm như mong muốn. Sau đó các mặt hàng này sẽ được quạt bụi và đóng gói rồi nhập kho hoặc xuất bán trực tiếp. 1.3. TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH MÂY TRE HOA NAM Nhằm thực hiện tốt chức năng của mình công ty TNHH Mây tre Hoa Nam có tổ chức mô hình quản lý như sau: Giám đốc Phòng tổ chức hành chính Phòng kế hoạch tài chính Bộ phận kho Xưởng sản xuất Sơ đồ 1.3: Mô hình tổ chức bộ máy của công ty TNHH Mây tre Hoa Nam Công ty TNHH Mây tre Hoa Nam thuộc loại hình doanh nghiệp nhỏ, vì vậy bộ máy quản lý của công ty được tổ chức tương đối đơn giản. Đứng đầu công ty là một giám đốc chịu toàn bộ trách nhiệm quản lý và điều hành. Dưới giám đốc có các phòng ban và các bộ phận chịu trách nhiệm hỗ trợ giúp đỡ giám đốc quản lý công ty trên các khía cạnh khác nhau. Phòng tổ chức hành chính chịu trách nhiệm về các việc như: quản lý nhân sự, tuyển dụng, sắp xếp điều chuyển nhân sự, đào tạo lao động, các chế độ chính sách bảo hiểm liên quan đến người lao động cũng như các công việc hành chính văn thư khác. Phòng kế hoạch tài chính có vai trò lập kế hoạch tài chính, kế hoạch sản xuất, xuất nhập khẩu cho toàn bộ công ty, đề xuất các phương án kinh doanh có hiệu quả nhất cho công ty đồng thời theo dõi tình hình tài chính của công ty thông qua hệ thống sổ sách kế toán, lập báo cáo tài chính nhằm cung cấp thông tin về tình hình tài chính của công ty cho giám đốc và các bên quan tâm. Bên cạnh đó, phòng kế hoạch tài chính cũng có vai trò lập tờ khai và quyết toán thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế xuất nhập khẩu và các nghĩa vụ tài chính khác với ngân sách nhà nước. Bộ phận kho chịu trách nhiệm nhập, xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm và hàng hóa. Đồng thời bộ phận cũng chịu trách nhiệm theo dõi, bảo quản đảm bảo chất lượng của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm, hàng hóa. Xưởng sản xuất của công ty gồm hai bộ phận. Thứ nhất, bộ phận chịu trách nhiệm sản xuất, chế biến các sản phẩm từ nguyên vật liệu hoặc từ bán thành phẩm. Bộ phận thứ hai là bộ phận kiểm soát chất lượng sản phẩm. Bộ phận này có trách nhiệm lập ra các tiêu chuẩn về chất lượng sản phẩm hàng hóa và kiểm soát chât lượng của các sản phẩm sản xuất ra hoặc hàng hóa mua về trước khi nhập kho. 1.4. TÌNH HÌNH TÀI CHÍNH VÀ KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH MÂY TRE HOA NAM TRONG NHỮNG NĂM GẦN ĐÂY. Bộ phận kế toán thuộc phòng tài chính kế hoạch chịu trách nhiệm thường xuyên theo dõi và lập các báo cáo tài chính theo quy định nhằm phản ánh tình hình tài chính của công ty. Ta có thể thấy tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của công ty được thể hiện qua việc phân tích các báo cáo tài chính hàng năm của công ty. Bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh của công ty trong ba năm gần đây được đính kèm tại phụ lục 1 và 2. Qua những chỉ tiêu tài chính được trình bày trên báo cáo kết quả kinh doanh và bảng cân đối kế toán của công ty TNHH Mây tre Hoa Nam trong 3 năm qua ta có thể đưa ra một số đánh giá về tình hình tài chính của công ty như sau: Thứ nhất, ta có thể thấy hàng năm vốn chủ sở hữu của công ty được bổ sung từ nguồn lợi nhuận sau thuế chưa phân phối: Vốn góp lợi nhuận lũy kế Tổng Số đầu kì năm 2008 3.000.000.000 133.632.000 3.133.632.000 Số tăng trong kì 534.020.800 (92.878.269) 441.142.531 Số cuối kì năm 2008 3.534.020.800 40.753.731 3.574.774.531 Số đầu kì năm 2009 3.534.020.800 40.753.731 3.574.774.531 Số tăng trong kì - 262.614.000 262.614.000 Số cuối kì năm 2009 3.534.020.800 303.367.731 3.837.388.531 Tuy phần lợi nhuận của công ty đóng góp vào vốn chủ sở hữu chưa thực sự cao một phần do vốn đầu tư của chủ sở hữu ít, một phần do công ty mới được thành lập và đi vào hoạt động, cùng với đó do tình hình kinh tế năm 2008 đã tạo cho công ty một khoản lỗ làm ảnh hưởng đến vốn chủ sở hữu của công ty nhưng nhìn chung qua ba năm tình hình vốn chủ sở hữu của công ty biến động theo chiều hướng khá khả quan. Thứ hai, đánh giá khái quát tình hình tài chính của công ty thông qua một số các chỉ tiêu tài chính được thể hiện dưới bảng sau: Đơn vị tính 2009 2008 2007 Cơ cấu tài sản và cơ cấu vốn Cơ cấu tài sản Tài sản cố định/tổng tài sản % 20% 52% 60% Tài sản lưu động/tổng tài sản % 80% 48% 40% Cơ cấu vốn Nợ phải trả/tổng nguồn vốn % 60% 14% 25% Nguồn vốn chủ sở hữu/tổng nguồn vốn % 40% 86% 75% Khả năng thanh toán Tổng tài sản/nợ phải trả lần 1.67 7.13 3.99 Khả năng thanh toán nợ ngắn hạn lần 1.34 3.41 1.58 Khả năng thanh toán nhanh lần 0.42 3.06 0.78 Tỷ suất sinh lợi Lợi nhuận/doanh thu thuần Lợi nhuận trước thuế/doanh thu thuần % 3.01% -3.99% 5.03% Lợi nhuận sau thuế/doanh thu thuần % 2.48% -2.84% 3.62% Lợi nhuận/tổng tài sản Lợi nhuận trước thuế/tổng tài sản % 3.35% -3.14% 4.44% Lợi nhuận sau thuế/tổng tài sản % 2.76% -2.23% 3.19% Lợi nhuận sau thuế/nguồn vốn chủ sở hữu % 6.85% -2.60% 4.26% Qua các chỉ tiêu trên ta có thể đánh giá khái quát tình hình tài chính của công ty trong ba năm gần đây với một số nhận xét như sau: Về cơ cấu tài sản ta có thể thấy cơ cấu tài sản của công ty chuyển dần tỉ trọng từ tài sản cố định sang tài sản lưu động, nếu như năm 2007 tỉ lệ tài sản cố định chiếm tới 60% thì đến năm 2009 tài sản cố định chỉ còn chiếm 20% tổng giá trị tài sản. Điều này có thể được gaiir thích là do giá trị tài sản cố định giảm do được khấu hao sau một thời gian đưa vào sử dụng, cùng với đó giá trị tài sản lưu động tăng lên do công ty mở rộng quy mô kinh doanh.Với đặc thù kinh doanh các mặt hàng thủ công mỹ nghệ và lương thực cần đầu tư nhiều vốn vào tài sản ngắn hạn dưới dạng hàng hóa và nguyên vật liệu, máy móc thiết bị không nhiều nên việc tài sản ngắn hạn của công ty chiếm tỉ trọng lớn là hoàn toàn phù hợp. Về cơ cấu nguồn vốn, ta có thể dễ dàng nhận ra cơ cấu nguồn vốn có xu hướng gia tăng tỉ lệ nợ và giảm tỉ lệ vốn chủ sở hữu dù vốn chủ sở hữu vẫn được duy trì tăng qua các năm. Như vậy công ty đã sử dụng nhiều nợ hơn. Đặc biệt ta có thể nhận thấy trong năm 2009 công ty đã sử dụng lượng vốn vay tăng đột biến so với hai năm trước đó. Lượng vốn vay năm 2009 lên tới 4.800.000.000 thay vì 550.000.000 như năm 2008. Điều này chứng tỏ công ty đang dần mở rộng quy mô kinh doanh và cần huy động thêm vốn tín dụng. Dẫu vậy, việc công ty sử dụng quá nhiều nợ lên tới trên 50% tổng nguồn vốn kinh doanh cũng sẽ mang lại cho công ty những rủi ro rất lớn đặc biệt là chi phí lãi vay trong kì sẽ tăng cao. Về khả năng thanh toán nợ của công ty, ta có thể thấy khả năng thanh toán nợ là tương đối thấp đặc biệt là năm 2009. Năm 2009 chỉ tiêu phản ánh khả năng thanh toán tổng quát của công ty ở dưới mức hai lần, cùng với đó chỉ tiêu phản ánh khả năng thanh toán nợ ngắn hạn và khả năng thanh toán nhanh cũng giảm mạnh. Chỉ tiêu thanh toán nhanh của công ty ở mức 0,42 là quá thấp, phản ánh những khó khăn của công ty trong việc thanh toán nhanh các khoản nợ ngắn hạn. Điều này là dễ hiểu do tỉ lệ vốn vay ngắn hạn của công ty trong năm là tương đối lớn. Công ty cần có biện pháp cải thiện tình hình thanh toán đặc biệt là tình hình thanh toán nhanh vì các chỉ tiêu thanh toán của công ty ở mức thấp có thể khiến công ty gặp khó khăn trong việc xin vay vốn tài trợ cho hoạt động kinh doanh. Về hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp ta có thể xem xét qua nhóm các chỉ tiêu lợi nhuận trên doanh thu, lợi nhuận trên tài sản và lợi nhuận trên vốn chủ sở hữu. Qua bảng phân tích trên, có thể dễ dàng nhận thấy các chỉ tiêu phản ánh hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp chưa thực sự tốt. Chỉ tiêu lợi nhuận trên tài sản của công ty chỉ ở mức 2-3% và chỉ tiêu lợi nhuận trên vốn chủ sở hữu chưa đạt mức 7% dù tỉ lệ nợ của công ty là khá lớn. Như vậy có thể thấy tình hình sản xuất kinh doanh của công ty trong ba năm qua chưa thực sự tốt một phần do công ty mới thành lập nên còn gặp nhiều khó khăn thêm vào đó là giai đoạn khủng hoảng kinh tế năm 2008 cũng có những ảnh hưởng nhất định. Tuy nhiên, tỉ lệ lợi nhuận trên doanh thu của công ty cũng chưa cao chỉ ở mức 3%, điều đó chứng tỏ khả năng kiểm soát chi phí của công ty chưa được tốt. Công ty cần có những biện pháp cụ thể để cắt giảm chi phí kinh doanh trong kì nhằm đảm bảo hiệu quả kinh doanh được nâng cao trong những năm tới. PHẦN 2: TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH MÂY TRE HOA NAM 2.1. TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH MÂY TRE HOA NAM Kế toán trưởng Kế toán chi tiết Thủ quỹ Để phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và quy mô của công ty, đồng thời để sử dụng tốt nhất năng lực của đội ngũ kế toán và đảm bảo thông tin nhanh gọn chính xác, theo dõi kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, Công ty áp dụng mô hình bộ máy kế toán tập trung phù hợp với điều kiện của công ty. Bộ máy kế toán của công ty thuộc phòng tài chính kế hoạch chịu trách nhiệm về tất cả các vấn đề liên quan đến tài chính và công tác kế toán cảu công ty. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được theo dõi và hạch toán qua bộ máy kế toán tại phòng kế hoạch tài chính. Do quy mô của công ty nhỏ, số lượng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh không nhiều và tương đối đơn giản nên bộ máy kế toán của công ty cũng được tổ chức gọn nhẹ nhằm giảm thiểu chi phí cũng như tránh chồng chéo trong c