Tổ chức công tác kế toán vật liệu ở Công ty TNHH Văn Trọng

Ngoài phần mở đầu và kết luận, chuyên đề có 3 phần chính: •Phần thứ nhất: Lý luận chung vể tổ chức công tác kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. •Phần thứ hai: Thực tế công tác kế toán vật liệu ở Công ty TNHH Văn Trọng. •Phần thứ ba: Một số nhận xét và đề xuất về công tác kế toán vật liệu tại Công ty TNHH Văn Trọng. Lý luận chung về công tác kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất 1.Vị trí, vai trò của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp sản xuất 1.1.Khái niệm Trong doanh nghiệp sản xuất, vật liệu là đối tượng lao động, là một trong 3 yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất và là cơ sỏ vật chất tạo nên sản phẩm. Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, bị tiêu hao toàn bộ và chuyển toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. 1.2.Đặc điểm Vật liệu là một trong 3 yếu tố cơ bản không thể thiếu được của bất cứ quá trình sản xuất nào. Dưới hình thái hiện vật, nó biểu hiện là một bộ phận quan trọng của tài sản lưu động, dưới hình thái giá trị, nó là một bộ phận của vốn lưu động. Do vậy, quản lý nguyên vật liêu chính là quản lý vốn sản xuất kinh doanh và tài sản của doanh nghiệp. Chi phí về các loại vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong. Cho nên tập trung quản lý chặt vật liệu từ khâu thu mua, bảo quản đến dự trữ, sử dụng nhằm hạ thấp chi phí vật liệu, giảm mức tiêu hao vật liệu trong sản xuất có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp và là nhân tố quyết định đến thành công của doanh nghiệp. 1.3. Yêu cầu trong quản lý vật liệu Nguyên liệu ngày càng trở nên khan hiếm do nhu cầu về vật chất của con người ngày càng tăng, nền sản xuất ngày càng phát triển mở rộng. Vì thế, việc tiết kiệm và sử dụng nguyên vật liệu một cách hợp lý, có hiệu quả ngày càng được coi trọng. Do vậy, công tác quản lý vật liệu là yêu cầu tất yếu của mọi nền sản xuất x• hội. Việc quản lý vật liệu có thể xét trên các khía cạnh sau: - Quản lý việc thu mua vật liệu nhằm tránh thất thoát, mua vật liệu đúng yêu cầu sản xuất, giá cả và chi phí vận chuyển hợp lý. - Quản lý việc bảo quản vật liệu tại kho, b•i theo qui định cho từng loại vật liệu, phù hợp với qui mô sản xuất của doanh nghiệp. - Quản lý việc dự trữ vật liệu để đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh, đồng thời không gây ứ đọng quá nhiều làm tăng chi phí. Việc quản lý vật liệu phải đúng nguyên tắc, sử dụng đúng mức qui định, đúng quy trình sản xuất, sẽ đảm bảo tiết kiệm chi phí trong giá thành. Do vậy, tăng cường công tác quản lý vật liệu là rất cần thiết. 1.4. Nhiệm vụ kế toán vật liệu Để đáp ứng yêu cầu quản lý vật liệu trong doanh nghiệp, kế toán vật liệu cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Thực hiện việc đánh giá, phân loại vật liệu phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nước và yêu cầu quản trị doanh nghiệp. - Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của vật liệu trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. - Tham gia việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình hình thanh toán với người bán, người cung cấp và tình hình sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. 2.Phân loại và đánh giá vật liệu 2.1. Phân loại vật liệu Trong các doanh nghiệp sản xuất vật liệu bao gồm rất nhiều loại khác nhau với nội dung kinh tế, công dụng trong quá trình sản xuất và tính năng lý, hoá học khác nhau. Để có thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết tới từng loại vật liệu phục vụ cho nhu cầu quản trị doanh nghiệp cần thiết phải tiến hành phân loại chúng theo những tiêu thức phù hợp. Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán quản trị trong doanh nghiệp sản xuất vật liệu được chia thành các loại sau: - Vật liệu chính (gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài) Vật liệu chính là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành thực thể chính của sản phẩm như: đồng cho sản xuất dây điện, bông trong các doanh nghiệp dệt kéo sợi, vải trong các doanh nghiệp may. Nửa thành phẩm mua ngoài để tiếp tục quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm như: lốp xe cho sản xuất xe đạp. - Vật liệu phụ Vật liệu phụ chỉ có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm như làm tăng chất lượng nguyên vật liệu chính, tăng chất lượng sản phẩm, hoặc phục vụ cho công tác quản lý, phục vụ sản xuất, cho việc bảo quản, bao gói sản phẩm như các loại thuốc nhuộm, thuốc tẩy, sơn, dầu nhờn… - Nhiên liệu Bao gồm các loại ở thể lỏng, khí, rắn như: xăng dầu, than củi . để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm,cho các phương tiện vận tải, máy móc thiết bị hoạt động trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. - Phụ tùng thay thế Bao gồm các phụ tùng, chi tiết dùng để thay thế sửa chữa máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải phục vụ cho quá trình sản xuất. - Thiết bị xây dựng cơ bản Bao gồm các phương tiện lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản của doanh nghiệp. -Vật liệu khác: là các loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm như gỗ, sắt, thép vụn hoặc phế liệu thu nhặt, thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định. Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và kế toán chi tiết của từng doanh nghiệp mà trong từng loại vật liệu nêu trên được chia thành từng nhóm một cách chi tiết hơn. Căn cứ vào mục đích, công dụng của vật liệu cũng như nội dung quy định phản ánh chi phí vật liệu trên các tài khoản kế toán thì vật liệu của doanh nghiệp được chia thành : - Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất, chế tạo sản phẩm. - Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác: phục vụ, quản lý ở các phân xưởng, tổ đội sản xuất, cho nhu cầu bán hàng, quản lý doanh nghiệp… Căn cứ vào nguồn nhập, vật liệu được chia thành vật liệu nhập do mua ngoài, tự gia công chế biến, nhận vốn góp… 2.2. Đánh giá vật liệu Đánh giá vật liệu là xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định. Theo quy định hiện hành kế toán nhập, xuất, tồn kho vật liệu phải phản ánh theo giá trị thực tế, có nghĩa là khi nhập kho phải tính toán phản ánh theo giá trị thực tế, khi xuất kho cũng phải xác định giá thực tế xuất kho theo đúng phương pháp quy định. Tuy nhiên để đơn giản và giảm bớt khối lượng ghi chép , tính toán hàng ngày không ít doanh nghiệp đ• sử dụng giá hạch toán để hạch toán tình hình nhập, xuất vật liệu. Song dù đánh giá theo giá hạch toán, kế toán vẫn phải đảm bảo việc phản ánh tình hình nhập, xuất vật liệu trên các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp theo giá thực tế. 2.2.1Đánh giá vật liệu theo giá thực tế 2.2.1.1Vật liệu nhập kho *Đối với vật liệu mua ngoài - Nếu cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế trị giá gia tăng (GTGT) theo phương pháp khấu trừ thuế, giá trị của vật liệu nhập kho là giá mua thực tế không có thuế GTGT đầu vào được ghi trên hoá đơn GTGT; cộng với các khoản thuế nhập, thuế khác (nếu có); cộng các khoản thu mua thực tế (bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản, phân loại.) trừ đi các khoản chiết khấu giảm giá (nếu có). - Nếu cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp trên GTGT và cơ sở kinh doanh không thuộc đối tượng nộp thuế GTGT, giá trị thực tế của vật liệu nhập kho ngoài phần thuế nhập, thuế khác (nếu có) và các khoản phí thu mua thực tế, phần giá trị thực tế vật liệu mua vào là tổng giá thanh toán (bao gồm của thuế GTGT đầu vào được ghi trên hoá đơn) *Đối với vật liệu tự gia công chế biến Trị giá vốn vật liệu thực tế nhập kho là giá thực tế của vật liệu xuất gia công, chế biến cộng các chi phí gia công, chế biến. *Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến Trị giá vốn thực tế nhập kho của vật liệu thuê ngoài gia công chế biến bao gồm giá thực tế của vật liệu xuất thuê ngoài gia công chế biến cộng với các chi phí vận chuyển, bốc dỡ đến nơi thuê gia công chế biến và từ đó về doanh nghiệp, cộng với số tiền phả trả cho đơn vị nhận gia công chế biến. *Đối với vật liệu nhận từ điều chuyển nội bộ Giá thực tế của vật liệu nhập kho từ nguồn nội bộ bao gôm giá ghi trên phiếu xuất kho cộng với chi phí vận chuyển. *Đối với vật liệu nhận vốn góp liên doanh Giá thực tế của vật liệu nhập kho từ nguồn góp vốn liên doanh là giá do hội đồng liên doanh xác nhận cộng với chi phí vận chuyển (nếu có). *Phế liệu được đánh giá theo ước tính (giá thực tế có thể sử dụng được hoặc có thể bán được) *Các trường hợp khác: Nếu vật liệu được cấp thì giá thực tế của vật liệu được bằng giá thực tế trên thị trường khi được cấp. 2.2.1.2 Vật liệu xuất kho Vật liệu được thu mua nhập kho thường xuyên từ nhiều nguồn khác nhau, do vậy giá thực tế của từng lần, đợt nhập kho không hoàn toàn giống nhau. Vì thế khi xuất kho, kế toán phải tính toán xác định được giá thực tế xuất kho cho các nhu cầu, đối tượng sử dụng khác nhau theo phương pháp tính giá thực tế xuất kho đ• đăng ký áp dụng và phải đảm bảo tính nhất quán trong niên độ kế toán. Để tính trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho có thể áp dụng một trong các phương pháp sau: - Phương pháp 1: Tính theo giá thực tế tồn đầu kỳ Theo phương pháp này, giá trị thực tế của vật liệu xuất kho được tính trên cơ sở số lượng vật liệu xuất dùng và đơn giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ: Giá thực tế xuất kho = Số lượng xuất kho ? Đơn giá thực tế tồn đầu kỳ - Phương pháp 2: Tính theo giá bình quân gia quyền (giá thực tế bình quân của số tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ ). Theo phương pháp này giá thực tế vật liệu xuất kho cũng được căn cứ vào số lượng xuất kho trong kỳ và đơn giá thực tế bình quân để tính: Giá thực tế xuất kho = Số lượng xuất kho ? Đơn giá thực tế bình quân Đơn giá thực tế bình quân= Giá thực tế tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳ Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ Đó là cách tính theo giá thực tế bình quân của toàn bộ số tồn đầu kỳ và toàn bộ số nhập trong kỳ. Theo phương pháp này đơn giá bình quân gia quyền có thể được tính liên hoàn trong cả kỳ sau mỗi lần nhập, xuất do vậy còn gọi là bình quân gia quyền liên hoàn. - Phương pháp 3: Tính theo giá thực tế đích danh Phương pháp này thường được áp dụng đối với những loại vật liệu có giá trị cao , các loại vật tư đặc chủng. Trị giá thực tế vật liệu xuất kho được căn cứ vào đơn giá thực tế vật liệu nhập kho theo từng lô, từng lần nhập và số lượng vật liệu xuất kho theo từng lần. - Phương pháp 4: Tính theo giá nhập trước xuất trước Theo phương pháp này trước hết ta phải xác định được đơn giá thực tế nhập kho của từng lần nhập và giả thiết hàng nào nhập kho trước thì xuất trước. Sau đó căn cứ vào số lượng xuất kho để tính ra giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc: Tính theo đơn giá thực tế nhập trước đối với lượng xuất kho thuộc lần nhập trước, số còn lại ( tổng số xuất kho- số đ• xuất thuộc lần nhập trước ) được tính theo đơn giá thực tế lần nhập tiếp sau. Như vậy giá thực tế của vật liệu tồn cuối kỳ chính là giá thực tế của số vật liệu nhập kho thuộc các lần sau cùng. - Phương pháp 5: Tính theo giá nhập sau xuất trước (nhập trước- xuất sau) Theo phương pháp này cũng phải xác định được đơn giá thực tế của từng lần nhập kho và cũng giả thiết hàng nào nhập kho sau thì xuất trước. Sau đó căn cứ số lượng xuất kho tính ra giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc: Tính theo đơn giá thực tế của lần nhập sau cùng đối với số lượng xuất kho thuộc lần nhập sau cùng, số còn lại được tính theo đơn giá thực tế của các lần nhập trước đó.