Tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty thương mại dầu khí Đồng Tháp

LỜI NÓI ĐẦU Một doanh nghiệp, một xã hội được xem là phát triển khi lao động có năng suất, có chất lượng, và đạt hiệu quả cao. Như vậy, nhìn từ góc độ "Những vấn đề cơ bản trong sản xuất" thì lao động là một trong những yếu tố quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh. Nhất là trong tình hình hiện nay khi nền kinh tế bắt đầu chuyển sang nền kinh tế tri thức thì lao động có trí tuệ, có kiến thức, có kỹ thuật cao sẽ trở thành nhân tố hàng đầu trong việc tạo ra năng suất cũng như chất lượng lao động. Trong quá trình lao động người lao động đã hao tốn một lượng sức lao động nhất định, do đó muốn quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục thì người lao động phải được tái sản xuất sức lao động. Trên cơ sở tính toán giữa sức lao động mà người lao động bỏ ra với lượng sản phẩm tạo ra cũng như doanh thu thu về từ lượng những sản phẩm đó, doanh nghiệp trích ra một phần để trả cho người lao động đó chính là tiền công của người lao động (tiền lương). Tiền lương mà doanh nghiệp trả cho người lao động được dùng để bù đắp sức lao động mà người lao động đã bỏ ra. Xét về mối quan hệ thì lao động và tiền lương có quan hệ mật thiết và tác động qua lại với nhau. Như vậy, trong các chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp, yếu tố con người luôn đặt ở vị trí hàng đầu. Người lao động chỉ phát huy hết khả năng của mình khi sức lao động mà họ bỏ ra được đền bù xứng đáng dưới dạng tiền lương. Gắn với tiền lương là các khoản trích theo lương gồm Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí Công đoàn. Đây là các quỹ xã hội thể hiện sự quan tâm của toàn xã hội đến từng người lao động. Có thể nói rằng, tiền lương và các khoản trích theo lương là một trong những vấn đề được cả doanh nghiệp và người lao động quan tâm. Vì vậy việc hạch toán, phân bổ chính xác tiền lương cùng các khoản trích theo lương vào giá thành sản phẩm sẽ một phần giúp cho doanh nghiệp có sức cạnh tranh trên thị trường nhờ giá cả hợp lý. Qua đó cũng góp cho người lao động thấy được quyền và nghĩa vụ của mình trong việc tăng năng suất lao động, từ đó thúc đẩy việc nâng cao chất lượng lao động của doanh nghiệp. Mặt khác việc tính đúng, tính đủ và thanh toán kịp thời tiền lương cho người lao động cũng là động lực thúc đẩy họ hăng say sản xuất và yên tâm tin tưởng vào sự phát triển của doanh nghiệp. Là một doanh nghiệp Nhà nước, nên đối với Công ty Thương Mại Dầu Khí Đồng Tháp Petimex việc xây dựng một cơ chế trả lương phù hợp, hạch toán đủ và thanh toán kịp thời nhằm nâng cao đời sống, tạo niềm tin, khuyến khích người lao động hăng say làm việc là một việc rất cần thiết luôn được đặt ra hàng đầu. Nhận thức được vấn đề trên, trong thời gian thực tập tại đơn vị em đã chọn đề tài: "Tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty thương mại dầu khí Đồng Tháp". Chuyên đề gồm 3 phần: Phần I: Những lý luận cơ bản về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở doanh nghiệp. Phần II: Tình hình tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở công ty thương mại dầu khí Đồng Tháp. Phần III: Đánh giá về tổ chức kế toán ở đơn vị và nêu lên kiến nghị, giải pháp để hoàn thiện công tác kế toán tiền lương ở công ty thương mại dầu khí Đồng Tháp. Trong quá trình kiến tập, nghiên cứu và sưu tầm tài liệu em được sự quan tâm hướng dẫn tận tình của cô Trần Thị Bích Liên cùng sự giúp đỡ của toàn thể cán bộ nhân viên phòng kế toán trong công ty thương mại dầu khí Đồng Tháp đặc biệt là anh Phạm Ngọc Huỳnh đã tạo điều kiện cho em hoàn thành chuyên đề này. Em xin chân thành cảm ơn và mong nhận được sự góp ý để nâng cao thêm chất lượng của đề tài. CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG 1.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG 1.1.1. Khái niệm – Ý nghĩa – Bản chất của tiền lương và các khoản trích theo lương 1.1.1.1. Tiền lương Tiền lương là biểu hiện bằng tiền của giá trị sức lao động mà người lao động đã bỏ ra trong quá trình sản xuất kinh doanh. Tiền lương của người lao động được xác định theo hai cơ sở chủ yếu là số lượng và chất lượng lao động của mõi người. Tiền lương được hình thành có tính đến kết quả lao động của cá nhân, của tập thể và của xã hội, nó quan hệ trực tiếp đến việc thực hiện lợi ích của cá nhân người lao động, vừa là một yếu tố chi phí cấu thành nên giá trị của các loại sản phẩm, lao vụ, dịch vụ do doanh nghiệp sản xuất ra. Do đó các doanh nghiệp sử dụng có hiệu quả sức lao động nhằm tiết kiệm chi phí, tăng tích lũy cho đơn vị, tăng thu nhập cho người lao động. 1.1.1.2. Các nhân tố ảnh hưởng đến tiền lương Giờ công, ngày công lao động, năng suất lao động, cấp bậc hoặc chức danh, thang lương quy định, số lượng, chất lượng sản phẩm hoàn thành, độ tuổi, sức khoẻ, trang thiết bị kỹ thuật đều là những nhân tố ảnh hưởng đến tiền lương cao hay thấp +Giờ công: Là số giờ mà người lao động phải làm việc theo quy định. Ví Dụ: 1 ngày công phải đủ 8 giờ… nếu làm không đủ thì nó có ảnh hưởng rất lớn đến sản xuất sản phẩm, đến năng suất lao động và từ đó ảnh hưởng đến tiền lương của người lao động. +Ngày công: Giả sử ngày công quy định trong tháng là 22 ngày. Nếu người lao động làm tăng hoặc giảm số ngày lam việc thì tiền lương của họ cũng thay đổi theo. +Cấp bậc, Chức danh, thang lương quy định: Căn cứ vào mức lương cơ bản của các cấp bậc, chức vụ, chức danh mà CBCNV hưởng lương theo hệ số phụ cấp cao hay thấp theo quy định của nhà nước do vậy lương của CBCNV cũng bị ảnh hưỏng rất nhiều. +Số lượng chất lượng hoàn thành: Nếu làm được nhiều sản phẩm có chất lượng tốt đúng tiêu chuẩn và vượt mức số sản phẩm được giao thì tiền lương sẽ cao. Còn làm ít hoặc chất lượng sản phẩm kém thì tiền lương sẽ thấp. +Độ tuổi và sức khoẻ cũng ảnh hưởng: Nếu cùng 1 công việc thì người lao động ở tuổi 30 – 40 có sức khoẻ tốt hơn và làm tốt hơn những người ở độ tuổi 50 – 60. +Trang thiết bị, kỹ thuật, công nghệ: Với 1 trang thiết bị cũ kỹ và lạc hậu thì không thể đem lại những sản phẩm có chất lượng cao và cũng không thể đem lại hiệu quả sản xuất như những trang thiết bị kỹ thuật công nghệ tiên tiến hiện đại được. Do vậy ảnh hưởng tới số lượng và chất lượng sản phẩm hoàn thành cũng từ đó nó ảnh hưởng tới tiền lương. 1.1.1.3. Các khoản trích theo lương Các khoản trích theo lương hiện nay bao gồm: Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm Y tế, Kinh phí Công đoàn. a) Bảo hiểm Xã hội: Là khoản tiền người lao động được hưởng trong trường hợp nghĩ việc do ốm đau, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, thai sản. b) Bảo hiểm Y tế: Là khoản tiền hàng tháng của người lao động và người sử dụng lao động đóng cho các cơ quan y tế để được đài thọ khi có phát sinh nhu cầu khám bệnh & chữa bệnh. c) Kinh phí Công đoàn: Là khoản tiền dung để duy trì hoạt động tổ chức công đoàn đơn vị và công đoàn cấp trên. Tổ chức này hoạt động nhẳm bảo vệ quyền lợi và nâng cao đời sống của người lao động . d) Bão hiểm thất nghiệp: Là khoản tiền dùng để hổ trợ cho các cán bộ công nhân viên khi bị thất nghiêp, khó khăn chưa có việc làm trong trường hợp có sự cố xảy ra. 1.1.2. Nội dung của quỹ tiền lương Quỹ tiền lương là tất cả các khoản tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp có tính chất lương mà doanh nghiệp phải trả cho người lao động thuộc doanh nghiệp quản lý và sử dụng. Xét theo gốc độ hạch toán, quỹ tiền lương được phân thành 02 phần: 1.1.2.1 Quỹ lương chính Là tiền lương trả cho người lao động được tính theo khối lượng công việc hoàn thành hoặc tính theo thời gian làm nhiệm vụ chính tại đơn vị, bao gồm: tiền lương theo sản phẩm, tiền lương theo thời gian và các khoản phụ cấp kem theo. 1.1.2.2 Quỹ lương phụ Là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian không làm việc tại xí nghiệp nhưng vẫn được hưởng lương theo chế độ quy định như: nghĩ phép, nghĩ lễ, học tập quân sự, nghĩ trong thời gian máy hỏng… 1.1.3. Nội dung các khoản trích theo lương Căn cứ Nghị Định số 152/2006/NĐ-CP ngày 22/12/2006 của Chính Phủ hướng dẫn một số điều của luật BHXH về BHXH bắt buộc; Căn cứ Nghi định số 62/2009/NĐ-CP ngày 270702009 Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của luật BHYT: Nội dung  Tổng trích  Đưa vào chi phí của doanh nghiệp  Người lao động phải nộp   BHXH  22%  16%  6%   BHYT  4,5%  3%  1,5%   KPCĐ  2%  1%  1%   BHTN  2%  2%    Tổng  30,5%  22%  8,5%   1.1.3.1 Quỹ BHXH: Được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ 22% trên tiền lương cấp bậc phải trả hàng tháng; trong đó 16% của tiền lương cấp bâc phải trả được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh 6% còn lại do người lao động đóng góp. Mức chi về BHXH được tính cụ thể cho từng người lao động căn cứ vào sự cống hiến thời gian công tác, điều kiện làm việc và mức lương hưởng. Quỹ BHXH do cơ quan bảo hiểm quản lý, doanh nghiệp có trách nhiệm trích nộp đầy đủ cho cơ quan quản lý và thực hiện việc chi trả cho người lao động trong thời gian tạm thời mất sức lao động theo chứng từ duyệt của cơ quan bảo hiểm. 1.1.3.2 Quỹ BHYT: Được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ 4,5% trên tiền lương cấp bậc, trong đó 3% được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh đơn vị, 1,5% còn lại do người lao động đóng góp. Quỹ này do cơ quan bảo hiểm quản lý, doanh nghiệp có trách nhiệm trích nộp đầy đủ cho cơ quan quản lý. 1.1.3.3 Quỹ BHTN: Được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ 2% trên tổng tiền lương phải trả cho người lao động của đơn vị. 1.1.3.4 Kinh phí công đoàn: Được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ 1% trên tổng tiền lương phải trả cho người lao động và được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của đơn vị, còn 1% người lao động đóng bằng tiền tiền lương, tiền công tháng. Quỹ này do cơ quan công đoàn quản lý. 1.1.3.5 Tiền ăn trưa cho người lao động: Nếu đơn vị có chi tiền ăn trưa cho người lao động, mức ăn trưa tối đa được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh là 1 tháng cơ bản/ tháng/người. Số tiền ăn trưa vượt mức quy định được tính vào quỹ phúc lợi. 1.1.4. Nhiệm vụ của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Tính toán chính xác và tổ chức thanh tra kịp thời số tiền lương và các khoản khác phải trả cho người lao động đúng theo chế độ quy định đến người lao động. Kiểm tra việc chấp hành chế độ tiền lương, BHXH và các khoản chi trả khác cho CNV. Tính toán phân bổ chính xác tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ vào các đối tượng sử dụng. Phản ánh và kiểm tra chặt chẽ việc sử dụng quỹ tiền lương, quỹ BHXH đúng với chế độ hiện hành; lập báo cáo tiền lương; phân tích tình hình quản lý lao động, sử dụng thời gian lao động và năng suất lao động. 1.2. CÁC HÌNH THỨC TIỀN LƯƠNG 1.2.1. Hình thức tiền lương trả theo thời gian 1.1.2.1. Khái niệm: Là hình thức thù lao được chi trả cho người lao động dựa vào căn cứ chủ yếu: thời gian lao động và trình độ kỹ thuật hay nghiệp vụ của họ. 1.1.2.2. Ưu điểm – nhược điểm a) Ưu điểm Rất đơn giản, dễ tính toán. b) Nhược điểm Chưa chú ý đến chất lượng lao động, đồng thời chưa gắn với kết quả lao động cuối cùng. Do đó không có khả năng kích thích người lao động. Hình thức này được áp dụng đối với những công việc chưa định mức được, công việc tự động hóa cao, đòi hỏi chất lượng cao. 1.1.2.3. Các loại tiền lương theo thời gian a) Tiền lương tháng (LT): Là tiền lương trả cố định hàng tháng trên cơ sở hợp đồng lao động b) Tiền lương tuần (Lt): Là tiền lương trả cho 1 tuần làm việc được xác định trên cơ sở tiền lương tháng nhân với 12 và chia cho 52 tuần. c) Tiền lương ngày ( Ln): Là tiền lương trả trong một ngày làm việc trên cơ sở tiền lương tháng chia cho số ngày làm việc theo chế độ trong tháng (22,24,26 ngày). 1.2.2.4. Các hình thức tiền lương theo thời gian a) Tiền lương theo thời gian giản đơn Căn cứ vào thời gian làm việc, mức lương cơ bản, các khoản phụ cấp để tính trả cho người lao động theo tháng, ngày. b) Tiền lương theo thời gian có thưởng Hình thức này nhằm kích thích người lao động tăng chất lượng sản phẩm và chú ý đến khối lượng công việc được giao. Đây là hình thức trả lương theo thời gian kết hợp với tiền thưởng.Tiền thưởng gồm tiền tăng năng suất lao động, thưỏng tiết kiệm vật liệu, thưởng nâng cao chất lượng sản phẩm. 1.2.2. Hình thức tiền lương trả theo sản phẩm: 1.2.2.1. Khái niêm Tiền lương trả theo sản phẩm là hình thức thù lao được chi trả cho người lao động dựa vào đơn giá và sản lượng thực tế mà người lao động hoàn thành và đạt được yêu cầu chất lượng đã quy định sẵn. 1.2.2.2. Việc trả lương theo sản phẩm phải đảm bảo các điều kiện sau Phải xác định và giao định mức một cách chính xác cho người lao động, qua đó tùy theo thực tế mõi doanh nghiệp sẽ áp dụng đơn giá sản phẩm khác nhau (Đơn giá sản phẩm trực tiếp, đơn giá sản phẩm lũy tiến) Phải tổ chức nghiệm thu và thống kê sản phẩm kịp thời, chính xác, kiên quyết loại bỏ những sản phẩm không đạt chất lượng trong khi tính lương. Phải đảm bảo công bằng, tức là nhũng công việc giống nhau thì đơn giá và định mức sản lượng phải thống nhất ở bất kỳ phân xưởng nào, ca làm việc nào. 1.2.2.3. Ưu điểm – nhược điểm a)Ưu điểm Gắn thu nhập của người làm việc với kết quả họ làm ra. Do đó có tác dụng khuyến khích người lao động tăng năng suất lao động. b) Nhược điểm Việc xây dựng đơn giá tiền lương khá phức tạp. 1.2.2.4. Các hình thức tiền lương theo sản phẩm a)Tiền lương sản phẩm trưc tiếp cá nhân Hình thức này được áp dụng với những công nhân trực tiếp sản xuất, công việc của họ có tính chất tương đối độc lập, có thể định mức, kiểm tra nghiệm thu sản phẩm một cách cụ thể, riêng biệt. Theo hình thức này, tiền lương phải trả người lao động được tính trực tiếp theo số lượng sản phẩm hoàn thành đúng quy cách, phẩm chất và đơn giá sản phẩm đã được quy định. Trong đó: Li: Tiền lương thực tế của công nhân I lãnh theo tháng. Qi: Số lượng sản phẩm sản xuât trong tháng của công nhân i. Đg: Đơn giá tiền lương. b) Trả lương theo sản phẩm gián tiếp Hình thức này thường áp dụng để trả lương cho công nhân phụ làm những công việc phục vụ cho công nhân chính như chữa máy trong các phân xưởng, bảo dưỡng may móc… Theo hình thức này tiền lương trả cho người lao động được tính bằng định mức tiền lương của họ nhân với mức độ hoàn thành trên chuẩn sản phẩm của nhóm công nhân chính do người công nhân phụ có trách nhiệm phục vụ. c) Trả lương theo sản phẩm lũy tiến Đây là hình thức trả lương theo sản phẩm kết hợp với hình thức tiền thưởng, khi công nhân có sô lượng sản phẩm thực hiện trên định mức quy định. Hình thức này sẽ áp dụng các đơn giá khác nhau Đối với những sản phẩm thuộc định mức: áp dụng đơn giá sản phẩm được xây dựng ban đầu. Đối với những sản phẩm vượt định mức: áp dụng đơn giá lũy tiến. 1.3. KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI TRẢ CÔNG NHÂN VIÊN 1.3.1. Chứng từ kế toán Bảng chấm công (01a- LĐTL) Bảng chấm công làm thêm giờ (01b-LĐTL) Bảng thanh toán lương (02-LĐTL) Bảng thanh toán tiền thưởng (03-LĐTL) Giấy đi đưòng (04-LĐTL) Phiếu xác nhận sản phẩm hay khối lương công việc hoàn thành (05-LĐTL) Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ (06-LĐTL) Bảng thanh toán tiền thuê ngoài (07-LĐTL) Hợp đồng giao khoán (08-LĐTL) Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán (09-LĐTL) Bảng phân bổ tiền lương và BHXH (11-LĐTL) 1.3.2. Kế toán chi tết Căn cứ vào các chứng từ trên, kế toán tiến hành tính lương, thưởng, trợ cấp phải trả cho người lao động và lập bảng thanh toán lương, bảng thanh toán tiền thưởng và bảng thanh toán BHXH. 1.3.3. Kế toán tổng hợp 1.3.3.1. Tài khoản sử dụng: TK 334 “Phải trả người lao động” TK334 - Các khoản đã trả, đã ứng cho - Các khoản phải trả cho người người lao động lao động (tiền lương, tiền - Các khoản khấu trừ vào lương người thưởng và các khoản khác) lao động Số dư có: Các khoản còn phải  trả người lao động Tài khoản 334 có 2 tài khoản cấp 2: Tài khoản 3341: Phải trả công nhân viên Tài khoản 3342: Phải trả người lao động khác 1.3.3.2. Định khoản kế toán + Khi tạm ứng lương kỳ 1, căn cứ vào số tiền tạm ứng lập phiếu chi, kế toán ghi: Nợ TK 334 Có TK 111, 112 +Cuối tháng căn cứ vào chứng từ có lien quan, lập bảng phân bổ tiền lương vào các đối tượng sử dụng. Nợ TK 622: Lương công nhân trực tiếp sản xuất Nợ TK 627: Lương công nhân phục vụ và quản lý tại phân xưởng. Nợ TK 641: Lương nhân viên bộ phận bán hàng Nợ TK 642: Lương nhân viên quản lý doanh nghiệp Nợ TK 335: Lương nghĩ phép của công nhân sản xuất Có TK 334: Tổng tiền lương phải trả cho người lao động + Các khoản khấu trừ lương: Nợ TK 334: Tổng khoản khấu trừ lương Có TK 338(3383,3384): BHXH, BHYT mà công nhân đóng Có TK 141: Thu hồi tạm ứng Có TK 138: Các khoản bắt bồi thường,phạt và nợ phải thu khác Có TK 333(3335): Thuế thu nhập cá nhân của người lao động phải nộp. + Căn cứ bảng tính thưởng, kế toán phản ánh khoản tiền thưởng từ quỹ khen thưởng Nợ TK 431(4311) Có TK 334 + Khoản BHXH trợ cấp ốm đau, thai sản, tai nạn…phải trả cho người lao động Nợ TK 338(3383) Có TK 334 + Khi thanh toán tiền lương kỳ II, BHXH tiền ăn trưa & các khoản phải trả khác cho người lao động. Nợ TK 334 Có TK 111, 112 1.3.4. Sơ đồ kế toán tổng hợp TK 141,138,338,333 TK 334 TK622 Tiền lương phải trả công Các khoản khấu trừ vào nhân sản xuất Lương CNV TK 111 TK627 Thanh toán tiền lương và các Khoản khác cho CNV bằng TM Tiền lương phải trả nhân viên phân xưởng TK 512 TK641,642 Thanh toán lương bằng sản phẩm Tiền lương phải trả nhân viên Bán hàng, quản lý DN TK3331 TK3383 BHXH phải trả 1.4. KẾ TOÁN CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG 1.4.1. Chứng từ kế toán Bảng kê trích nộp các khoản theo lương (10-TLLĐ) Bảng phân bổ tiền lương & BHXH (11-TLLĐ) 1.4.2.Tài khoản sử dụng Tài khoản 338 “Phải trả phải nộp khác” TK 338 - Kết chuyển giá trị tài sản thừa đã xử lý - Giá trị tài sản thừa chờ xử lý (chưa xác định rõ nguyên nhân) - BHXH phải trả CNV - Giá trị tài sản thừa đã xác định nguyên nhân, phải trả cho cá nhân đơn vị khác - Các khoản BHXH, BHYT & Kinh Phí - Doanh thu chưa thực hiện phát sinh Công đoàn đã nôp trong kỳ - Kết chuyển doanh thu nhận trước đã - Khoản BHXH đã chi cho công nhân thực hiện cho từng kỳ kế toán - Khoản KPCĐ vượt chi được cấp bù - Số phân bổ chênh lệch tỷ giá hối đoái - Kết chuyển chênh lệch tỷ giá hối (lãi tỷ giá) của hoạt động đầu tư XDCB đoái phát sinh & đánh giá lại các (giai đoạn trước hoạt động) khi hoàn khoản mục tiền tệ (lãi tỷ giá) của thành đầu tư để phân bổ dần vào doanh hoạt động đầu tư XDCB (giai đoan thu tài chính trước hoạt động)