Tổ chức tình hình thực hiện công tác hạch toán kế toán của Xí nghiệp khai thác công trình thuỷ lợi Kinh Môn - Hải Dương

LỜI NÓI ĐẦU ****************** Khi nền kinh tế của nước ta đang đà phát triển trên con đường công nghiệp hoá, hiện đại hoá . Nhưng nông nghiệp vẫn chiếm một ưu thế quan trọng và ngày càng phát triển cả về số lượng và chất lượng. Các sản phẩm nôngnghiệp không những đã đáp ứng đủ cho tiêu dùng trong nước mà còn xuất khẩu ra nước ngoài, mà điển thứ ba thế giới. Để phục vụ tốt cho sản xuất nông nghiệp hình là nước ta đã xuất khẩu gạo với số lượng lớn thì yếu tố về nước là không thể thiếu được mà xí nghiệp khai thác công trình thuỷ lợi là đơn vị chuyển trách vận hành khai thác hệ thống thuỷ lợi phục vụ tưới tiêu đáp ứng yêu cầu sản xuất nông nghiệp Cùng với sự phát triển của các quan hệ kinh tế, cơ chế quản lý kế toán mới được áp dụng đảm bảo hiệu quả kinh doanh và hiệu quả kinh tế xã hội . Hạch toán kế toán là công cụ hữu hiệu của quản lý kinh tế . Các thông tin kế toán phản ánh đầy đủ , chính xác kịp thời về tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp , nó vừa là phương tiện để quản ký kinh tế vừa là nhân tố quan trọng để thực hiện chế độ hoạch toán kinh doanh . Đối với công ty kinh doanh thương mại việc tăng cường quản lý kinh tế và hoạch toán kế toán là vô cùng quan trọng ,qua đó sẽ phân tích được thực trạng tàI chính của doanh nghiệp , giúp các nhà quản lý điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp ,nó đảm bảo hệ thống hệ thống thông tin có ích từ các hoạt động kinh tế . Từ đó góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh . Nhận thức được vai trò quan trọng trong công tác quản lý tài chính và công tác hoạch toán kế toán của Xí nghiệp khai thác công trình thuỷ lợi Kinh Môn - Hải Dương. Với sự giúp đỡ của giám đốc, phòng kế toán xí nghiệp và sự giúp đỡ nhiệt tình của các thầy cô giáo , em đã đi sâu nghiên cứu làm báo cáo thực tập tốt nghiệp với những nội dung báo cáo thực tập tốt nghiệp như sau Phần I : Tổng quan về Xí nghiệp khai thác công trình thuỷ lợi Kinh Môn - Hải Dương Phần II : Tổ chức tình hình thực hiện công tác hạch toán kế toán của Xí nghiệp khai thác công trình thuỷ lợi Kinh Môn - Hải Dương Phần I Tổng quan về Xí nghiệp khai thác công trình thuỷ lợi Kinh Môn - Hải Dương I - Quá trình hình thành và phát triển ở Xí nghiệp khai thác công trình thuỷ lợi Kinh Môn - Hải Dương 1- Quá trình hình thành Xí nghiệp khai thác công trình thuỷ lợi Kinh Môn – Hải Dương Khi nền kinh tế của nước ta đang đà phát triển trên con đường công nghiệp hoá, hiện đại hoá . Nhưng nông nghiệp vẫn chiếm một ưu thế quan trọng và ngày càng phát triển cả về số lượng và chất lượng. Các sản phẩm nôngnghiệp không những đã đáp ứng đủ cho tiêu dùng trong nước mà còn xuất khẩu ra nước ngoài, mà điển thứ ba thế giới. Để phục vụ tốt cho sản xuất nông nghiệp hình là nước ta đã xuất khẩu gạo với số lượng lớn thì yếu tố về nước là không thể thiếu được mà xí nghiệp khai thác công trình thuỷ lợi là đơn vị chuyển trách vận hành khai thác hệ thống thuỷ lợi phục vụ tưới tiêu đáp ứng yêu cầu sản xuất nông nghiệp Bước sang năm 1997 Chính phủ có quyết định chia tách các Tỉnh, Huyện đế xiết chặt bộ máy quản lý cho chặt chẽ hơn . Vì vậy ngày 01/7/1997 Xí nghiệp khai thác công trình thuỷ lợi Kinh môn được chia tách từ Xí nghiệp khai thác công trình thủy lợi Kim Môn thành hai Xí nghiệp là Kinh môn và Kim thành trực thuộc Sở Nông nghiệp và phát triển nông thôn Hải Dương. Và chính thức đi vào hoạt động . Xí nghiệp khai thác công trình thuỷ lợi Kinh môn là doanh nghiệp Nhà nước hoạt động công ích và theo sự quản lý của Nhà nước . Tư tháng 6 năm 2003 trở về trước xí nghiệp trực thuộc Sở Nông nghiệp và phát triển nông thôn Hải Dương. Từ ngày 01 tháng 7 năm 2003 đến nay xí nghiệp là thành viên của Công ty khai thác công trình thuỷ lợi Hải Dương hoạt động theo hình thức Công ty mẹ công ty con với nhiệm vụ vận hành và khai thác hệ thống thuỷ lợi phục vụ tưới tiêu đáp ứng yêu cầu sản xuất nông nghiệp, đồng thời khảo sát, thiết kế, lập thủ tục sửa chữa công trình nhỏ trong phạm vi quản lý của Xí nghiệp. Trụ sở Xí nghiệp khai thác công trình thuỷ lợi kinh môn đặt tại thị trấn Kinh Môn huyện Kinh Môn tỉnh Hải Dương. Công ty Cổ phần Tàu Cuốc và xây dựng Hải Dương. Ban đầu mới được chia tách Công ty có số lượng cán bộ công nhân viên còn hạn hẹp, máy móc thì cũ rão, kênh mương toàn là kênh đất đã bị bồi lắng và sạt lở nhiều. Đứng trước những khó khăn đó toàn thể cán bộ công nhân viên Công ty đã đồng tâm cùng nhau lỗ lực vươn lên hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Năm 1998 - 2000 Công ty đã xây mới được hai trạm bơm tiêu úng là trạm bơm Quảng trí và trạm bơm Vụng chủ với công suất 2500m3/h đã đưa vào sử dụng đạt hiểu quả cao. Hàng năm đội ngũ công nhân sửa chữa của Công ty đã duy tu, sửa chữa, thay thể những máy đã cũ dão đến nay đảm bảo các máy hoạt động tốt. Năm 2001 - 2002 Xí nghiệp đã kiên cố hoá được hệ thống kênh cấp 1 Đồng quan bến với số vốn gần trục tỷ đồng, bên cạnh đó hệ thống kênh cấp 2 và 3 đã đang từng bước được hoàn thiện, phấn đấu đến năm 2010 kiên cố hoá xong toàn bộ hệ thống kênh mương trong toàn huyện. Năm 2002 Xí nghiệp xây mới được trạm bơm tiêu An phụ phục vụ tiêu cho toàn bộ hệ thống khu Bắc An Phụ . Đến nay Xí nghiệp đã có được đội ngũ cán bộ công nhân viên là 105 người. Trong đó : Đại học : 13 người. Trung cấp : 07 người. Công nhân bậc 5 : 46 người. Công nhân bậc 4: 14 người. Còn lại là công nhân bậc 3 trở xuống là : 25 người. II - Tổ chức bộ máy quản lý của Xí nghiệp khai thác công trình thuỷ lợi Kinh Môn. Hiện nay Xí nghiệp khai thác công trình thuỷ lợi là một doanh nghiệp trực thuộc Công ty khai thác công trình thủy lợi Hải Dương. Đối tượng kinh doanh là cung cấp nước cho các xã và hợp tác xã dịch vụ nông nghiệp trong toàn huyện. Nhiệm vụ sản xuất : Phục vụ tưới tiêu cho dân sinh và các ngành kinh tế khác . Khách hàng chủ yếu là các xã và các hợp tác xã dịch vụ nông nghiệp trong toàn huyện . Song song với việc khai thác chiều sâu có hiệu quả xí nghiệp còn lập các quy hoạch, thiết kế kỹ thuật kênh cấp 3 cho các xã và hợp tác xã trong huyện. Ngoài những đặc điểm trên cứ vào mùa mưa úng xí nghiệp phải lập các phương án phòng chống úng để khi xẩy ra sự cố có thể xử lý kịp thời. Máy móc phải được kiểm tra phục vụ chu đáo, vật tư được mua đầy đủ nhập kho để chuản bị khi úng xẩy ra. Vì là ngành quan trọng hàng đầu nên khi có mưa úng tất cả các công tác cứu lúa được đặt lên hàng đầu nhất là điện, ngành điện phải điều tiết 24/24 giờ phải có điện phục vụ cho nông nghiệp. 1 - Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của xí nghiệp. Mô hình quản lý của Xí nghiệp khai thác công trình thuỷ lợi được bố trí như sau: SƠ ĐỒ : MÔ HÌNH QUẢN LÝ XÍ NGHIỆP KHAI THÁC CÔNG TRÌNH THUỶ LỢI HUYỆN KINH MÔN – TỈNH HẢI DƯƠNG Các Cụm, các tổ có quan hệ chặt chẽ với nhau và chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Ban giám đốc Xí nghiệp, thực hiện các nghiệp vụ tác nghiệp trong quản lý, các chỉ tiêu kế hoạch, chính sách, đề xuất các phương hướng, biện pháp trong phục vụ sản xuất giúp cho Ban giám đốc thực hiện tốt công tác quản lý. Ban giám đốc chịu trách nhiệm trước Công ty khai thác công trình thuỷ lợi Hải Dương. Nhìn chung mô hình tổ chức của Xí nghiệp được sắp xếp, bố trí phù hợp với khả năng của nhân viên, có thể đảm bảo thực hiện tốt các nhiệm vụ của từng Cụm, tổ. Do đó đảm bảo cho Xí nghiệp thực hiện tốt nhiệm vụ phục vụ sản xuất nông nghiệp cũng như các mặt khác của đời sống xã hội. Nhiệm vụ của từng bộ phận như sau: 1.1- Ban giám đốc: Đứng đầu là giám đốc Xí nghiệp là người lãnh đạo cao nhất chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh doanh của xí nghiệp. Dưới Giám đốc là 2 Phó giám đốc chịu trách nhiệm quản lý chung, giúp việc Giám đốc và đồng thời chuyên sâu theo từng mặt. + Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật. + Phó giám đốc phụ trách kế hoạch. 1.2- Hệ thống các phòng ban nghiệp vụ chức năng. - Tổ Hành chính - Lao động : Tham mưu giúp Giám đốc quản lý hồ sơ, lao động, tổ chức quản lý cân đối, phân phối bậc lương, tiền thưởng, khuyến khích vật chất, giải quyết kịp thời đúng chế độ chính sách về mọi quyền lợi cho người lao động như : Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, nghỉ phép , ốm đau, thai sản... , quản lý điều động phương tiện đi lại của Xí nghiệp, tổ chức hội nghị, tiếp khách, văn thư, báo chí. - Tổ Kỹ thuật - Kế hoạch - Vật tư : Tham mưu giúp Giám đốc về công tác quản lý kỹ thuật. Khảo sát, thiết kế các công trình kênh mương, lập các thủ tục thanh toán nạo vét hợp các hợp tác xã. Lập kế hoạch; Lập hợp đồng kinh tế và phối hợp với các tổ để làm thanh lý hợp đồng với các xã và hợp tác xã ; điều tra diện tích; Theo dõi điện năng tưới tiêu của xí nghiệp. Theo dõi sửa chữa máy móc, công trình, cung cấp vật tư về kho Xí nghiệp , điều xuất vật tư xuống các cụm trạm. - Tổ Tài vụ - Kế toán : Tham mưu giúp Giám đốc tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán thông tin kinh tế và hạch toán kế toán ở xí nghiệp. Chịu trách nhiệm về vấn đề tài chính, lập hệ thống sổ sách, theo dõi tình hình tài sản, sử dụng vốn, kết quả hoạt động kinh doanh. Phối hợp với các tổ thanh toán các chứng từ với khách hàng . Lập quyết toán hàng quý gửi về công ty. 1.3- Các cụm trạm trực thuộc : Các cụm trạm này có nhiệm vụ cung cấp nước cho các xã và các hợp tác xã theo chỉ đạo của xí nghiệp. Chịu trách nhiệm trước xí nghiệp về các mặt hoạt động như : Công tác đưa nước, công tác bơm nước,công tác quản lý vật tư trang thiết bị, công tác tiết kiệm điện năng, nạo vét kênh mương. III/ nhũng thành tích và kết quả Xí nghiệp khai thác công trình thuỷ lợi Kinh Môn - Hải Dương đã đạt được trong các năm gần đây a. Những thành tích đạt được: Người ta thường nói rằng “vạn sự khởi đầu nan” nhưng trong những năm đầu thành lập xí nghiệp đã đạt được thành tích trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Điều này thể hiện bằng kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh qua hai năm. Tuy hiệu quả chưa cao nhưng thể hiện quyết tâm của Ban giám đốc trẻ, năng động trước quy luật cạnh tranh vốn có của nền kinh tế thị trường nhằm từng bước phát triển Công ty tạo thêm công ăn việc làm, cải thiện đời sống của người lao động thực hiện nghiêm chỉnh nghĩa vụ với Nhà nước. b.Những mặt hạn chế: Trong cơ chế thị trường hiện nay, Công ty có nhiều cố gắng vươn lên để tự khẳng định mình và để theo kịp đà phát triển của nền kinh tế hiện nay nhưng không tránh khỏi sự cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp với nhau nên tình hình sử dụng vốn của doanh nghiệp chưa cao, khách hàng thanh toán nợ chậm, nợ đọng quá hạn. Việc thu hồi công nợ không đúng hạn ảnh hưởng đến nguồn tiền thanh toán công nợ phải trả cho các nhà cung cấp làm giảm uy tín của doanh nghiệp. Kết quả hoạt động của xí nghiệp trong 2 năm vừa qua Đơn vị tính: 1. 000đồng TT  Chỉ tiêu  Năm 2004  Năm 2005  So sánh       Chênh lệch  Tỷ lệ %   1  Doanh thu thuần  3.684.604.703  8.092.285.372  4.407.680.669  220%   2  Giá vốn  3.252.351.522  7.340.713.367  4.088.361.845  226%   3  Tổng chi phí  415.399.375  720.166.625  304.767.250  173%   4  Lợi nhuận HĐKD  16.853.805  31.405.380  14.551.575  186%   5  Thuế TNDN  3.309.156  3.882.108  572.952  117%   Nhận xét : Hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp không ngừng được mở rộng tăng trưởng doanh thu năm 2005 đạt 8.092.285.372đ, tăng 120% so với năm 2004. Phù hợp với sự tăng trưởng về doanh thu, chi phí sản xuất kinh doanh của xí nghiệp năm 2005 cũng tăng so với năm 2004 là 73% , với số tiền là 304.767.250 đồng .Tỉ lệ tăng chi phí thấp hơn tỷ lệ tăng doanh thu là 1,15% ĐIều đó lá tốt chứng tỏ xí nghiệp đã tổ chức hạch toán kinh doanh tốt nên đã tiết kiệm chi phí đem lại kết quả kinh doanh năm 2005 cao hơn năm 2004. Lợi nhuận hoạt động kinh doanh tăng năm 2005 đạt 31.405.380.000đ, tăng 86% so với năm 2004. Nhìn vào kết quả kinh doanh của 2 năm qua cho thấy xí nghiệp đang trên đà phát triển và ngày càng khẳng định mình trên thị trưòng và đứng vững hơn trong kinh tế thị trườngPhần II Tình hình thực hiện công tác kế toán của Xí nghiệp khai thác công trình thuỷ lợi Kinh Môn - Hải Dương I. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Xí nghiệp khai thác công trình thuỷ lợi Kinh Môn - Hải Dương Đặc điểm tổ chức công tác kế toán: Xí nghiệp áp dụng mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung. Tổ kế toán Xí nghiệp thực hiện mọi công tác kế toán; tiếp nhận, phân loại, xử lý các chứng từ luân chuyển, ghi chép tổng hợp và vào ngày mồng 10 hàng tháng Kế toán trưởng phải cung cấp các thông tin tài chính của tháng phát sinh trước Ban giám đốc. Tổ chức bộ máy kế toán của xí nghiệp SƠ ĐỒ BỘ MÁY KẾ TOÁN XÍ NGHIỆP KHAI THÁC CÔNG TRÌNH THUỶ LỢI HUYỆN KINH MÔN – TỈNH HẢI DƯƠNG
 * Tổ tài vụ - Kế toán : Gồm 03 người : - Tổ trưởng tổ Tài vụ - Kế toán ( Kế toán trưởng ): Trực tiếp chỉ đạo về mặt nghiệp vụ, giám sát theo dõi các hoạt động trong phòng kế toán, là người trợ lý đắc lực cho Giám đốc xí nghiệp trong việc kinh doanh, đồng thời chịu trách nhiệm trước giám đốc về mọi tổ chức kế toán. Tổng hợp các số liệu, vào sổ chi tiết, sổ cái và lập các báo cáo như : Bảng cân đối các tài khoản, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, thuyết minh báo cáo tài chính, bao cáo lưu chuyển tiền tệ ... để hình thành báo cáo quyết toán quý, năm . - Một kế toán làm nhiệm vụ theo dõi ghi chép các phần hành kế toán chi tiết : Kế toán tài sản cố định – nguyên vật liệu, theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu, tính toán và phân bổ nguyên vật liệu xuất dùng cho các đối tượng đồng thời có trách nhiệm tổng hợp tình hình nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu, tăng giảm và trích khấu hao tài sản cố định. Kế toán thanh toán vốn bằng tiền theo dõi các khoản phải thu phải chi, công nợ nghĩa vụ với nhà nước, tính toán phân bổ lương, bảo hiểm xã hội cho cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp. Chịu trách nhiệm thanh toán kịp thời theo dõi sát sao các khoản nợ, đẩy mạnh công tác thanh toán nhằm thu hồi vốn nhanh, tăng tốc độ luân chuyển vốn. Kế toán tổng hợp hàng ngày tiến hành tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm .Lập bảng tổng hợp thu thuỷ lợi phí với các xã,hợp tác xã trong toàn huyện; Lập các chứng từ kế toán, theo dõi vật tư nhập xuất tại xí nghiệp, quản lý quỹ tiền mặt tại xí nghiệp, đối chiếu với thủ quỹ hàng ngày; Theo dõi các khoản tiền gửi, lãi tiền gửi, hàng tháng đối chiếu số dư tiền gửi với ngân hàng. - 01 thủ quỹ - thủ kho : Thu chi tiền mặt khi có các chứng từ kế toán chuyển sang, quản lý tiền mặt tại quỹ xí nghiệp, vào sổ sách và đối chiếu với kế toán hàng ngày ; Phát lương và phụ cấp cho cán bộ công nhân viên toàn Xí nghiệp; Nhập và xuất vật tư cho các trạm. 2.2- Hình thức tổ chức công tác kế toán . - Xí nghiệp khai thác công trình thủy lợi là một doanh nghiệp hoạt động công ích, phục vụ nhu cầu nước cho dân sinh và các ngành kinh tế khác. Với đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý như trên với quy mô nhỏ, địa bàn hoạt động tập trung do vậy tổ chức bộ máy kế toán được áp dụng theo hình thức kế toán tập trung. Mọi công việc kế toán đều được tập trung thực hiện tại Tổ kế toán của Xí nghiệp. Ban đầu lập các chứng từ gốc, chứng từ kế toán , bảng tổng hợp chứng từ, kế toán, sổ quỹ, sổ chi tiết - chứng từ ghi sổ - sổ cái sau đó lập các báo cáo quyết toán quý, năm. Việc tổ chức công tác kế toán theo hình thức trên giúp cho lãnh đạo xí nghiệp nắm bắt được kịp thời toàn bộ thông tin về hoạt động kinh tế của đơn vị từ đó thực hiện sự kiểm tra chỉ đạo công tác kế toán được thống nhất chặt chẽ, tổng hợp số liệu và thông tin kịp thời, tạo điều kiện phân công lao động, nâng cao trình độ chuyên môn hoá toàn xí nghiệp. 2.3 - Hình thức tổ chức sổ kế toán. Căn cứ vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, căn cứ vào trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán, điều kiện trang bị phương tiện tính toán, xí nghiệp áp dụng hình thức kế toán : Chứng từ ghi sổ, theo quy định của chế độ kế toán do Bộ trưởng Bộ Tài Chính ban hành số 1141 ngày 01/11/1995 - TC/QĐ/ CĐKT. Và hạch toán nguyên liệu, vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. Niên độ kế toán của Xí nghiệp: Từ ngày 01 tháng 01 đến 31 tháng 12 năm dương lịch . Đơn vị nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên II. Tình hình tổ chức hạch toán kế toán của xí nghiệp 1. Hạch toán ban đầu: 1.1 Hệ thống chứng từ kế toán Chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý cho mọi thông tin và là cơ sở để ghi sổ kế toán, đồng thời là cơ sở để kiểm tra xác định trách nhiệm vật chất. Hệ thống chứng từ Xí nghiệp sử dụng bao gồm: Chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn. Chứng từ bắt buộc: Xí nghiệp sử dụng đúng các mẫu biểu quy định để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan giữa Xí nghiệp với các pháp nhân khác. Chứng từ hướng dẫn: Xí nghiệp vận dụng các mẫu bi Xí nghiệp. Căn cứ vào nội dung mà chứng từ kế toán phản ảnh, hệ thống chứng từ kế toán hiện nay Xí nghiệp đang sử dụng bao gồm: Chứng từ vật tư hàng hoá : - Hợp đồng kinh tế - Phiếu xuất kho - Phiếu nhập kho - Thẻ kho Kế toán nghiệp vụ mua nguyên vật liệu và thanh toán tiền mua hàng sử dụng chứng từ ban đầu : Hoá đơn bán hàng, hoá đơn GTGT, phiếu mua hàng, bảng kê mua hàng, phiếu chi, giấy báo ngân hàng, phiếu nhập kho, biên bản kiểm nhận hàng hoá và các chứng từ khác có liên quan. Chứng từ về tiền: - Phiếu thu - Phiếu chi - Giấy đề nghị tạm ứng - Giấy đề nghị thanh toán - Bảng kê nộp tiền - Bảng kê nộp séc - Uỷ nhiệm chi - Giấy báo nợ, giấy báo có của ngân hàng ... Chứng từ về tài sản cố định: - Biên bản bàn giao TSCĐ, bảng trích và phân bổ khấu hao TSCĐ - Phiếu xuất kho, Hoá đơn GTGT, Phiếu chi, Chứng từ Ngân hàng. - Biên bản đánh giá TSCĐ, biên bản thanh lý, nhượng bán TSCĐ. Chứng từ về doanh thu: - Hoá đơn giá trị gia tăng Chứng từ về lao động tiền lương: Bảng chấm công Bảng thanh toán tiền lương Hợp đồng giao khoán Biên bản làm thêm giờ Bảng thanh toán bảo hiểm xã hội .. 1.2 Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán của Xí nghiệp: Tuỳ theo từng loại chứng từ kế toán trưởng sẽ quy định con đường vận động của chứng từ bao gồm các khâu: lập chứng từ, kiểm tra chứng từ, hoàn chỉnh chứng từ, ghi sổ kế toán, bảo quản lưu trữ chứng từ. - Đối với hoá đơn giá trị gia tăng, kế toán trưởng sẽ hướng dẫn các bộ phận ghi chép và được lập thành 3 liên : Liên 1: Lưu, Liên 2: Giao cho khách hàng; Liên 3: Dùng thanh toán nội bộ - Thẻ kho: Được mở riêng cho từng loại vật tư, hàng hoá. Mỗi thẻ kho theo dõi tình hình xuất, nhập, tồn của từng loại vật tư, hàng hoá. Thẻ kho là căn cứ để xác định lượng hàng xuất, nhập, tồn để lập lên bảng tổng hợp cuối tháng. - Phiếu thu : Khi thu tiền sẽ tiến hành viết phiếu thu. Phiếu thu lập thành 4 liên Liên 1: Lưu tại cuống Liên 2: Giao cho người nộp tiền Liên 3,4: Dùng thanh toán nội bộ Hằng ngày căn cứ vào phiếu thu thủ quỹ lập báo cáo quỹ và chuyển giao cho kế toán quỹ để ghi sổ kế toán. - Bảng kê nộp séc: Khi khách hàng thanh toán bằng séc chuyển khoản, sau khi khách chuyển séc đến phòng kế toán, căn cứ vào tờ séc thủ quỹ sẽ kê khai vào bằng kê nộp séc và thủ quỹ mang nộp séc và bảng kê nộp séc đến ngân hàng nơi công ty mở tài khoản để nộp. Sau khi ngân hàng nhận được tờ séc và bảng kê nộp séc thì ngân hàng sẽ tự chuyển tiền về tài khoản của Xí nghiệp, đồng thời sẽ gửi giấy báo cho phòng kế toán. Nhận xét: Nhìn chung hệ thống chứng từ mà Xí nghiệp áp dụng phù hợp với yêu cầu hạch toán ban đầu và sử dụng đúng mẫu biểu Nhà nước quy định. Việc luân chuyển chứng từ được thực hiện nhanh chóng, thuận tiện. Về nội dung và cách ghi chép cho từng loại chứng từ công ty đã có những hướng dẫn cụ thể, tạo cho chất lượng công tác kế toán được thực hiện tốt. Bên cạnh đó nhiều khi việc luân chuyển chứng từ còn chậm dẫn tới việc tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành còn bị chậm. Kế toán trưởng cần quy định rõ thời gian luân chuyển chứng từ đối với các bộ phận của Xí nghiệp để chứng từ được luân chuyển về phòng kế toán kịp thời hơn nhằm phục vụ cho việc ghi sổ kế toán và quản lý chi phí, tài sản. 2- Vận dụng hệ thống tài khoản tại Xí nghiệp : Hệ thống TK kế toán