Thị trường chứng khoán là một phần của khu vực tài chính của một
quốc gia. Đây là một nguồn vốn dài hạn quan trọng đối với sự phát triển kinh
tế của một nước. Tuy nhiên khi thị trường chứng khoán tăng tốc một cách
chóng mặt cũng mang theo nó hàng loạt các nguy cơ rủi ro và sự bất ổn. Thực
tế về thị trường chứng khoán trong những năm qua, nhất là năm 2007, 2008 là
minh chứng cụ thể nhất cho nhưng vấn đề trên. Hệ thống kiểm soát nội bộ
trong công ty chứng khoán nói chung và hệ thống kiểm soát nội bộ về hoạt
động môi giới nói riêng như là một trong những cơ chế cần thiết để kiểm soát
các hoạt động của thị trường chứng khoán, giúp thị trường bình ổn, tạo tâm lý
ổn định cho nhà đầu tư tham gia thị trường.
Đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ về hoạt động môi giới
tại Công ty Cổ phần Chứng khoán Hướng Việt” trên cơ sở nghiên cứu
thực trạng kiểm soát nội bộ về hoạt động môi giới tại Công ty Cổ phần Chứng
khoán Hướng Việt với mục tiêu có cái nhìn tổng thể từ đó đưa ra các giải
pháp để hoạt động kiểm soát nội bộ về hoạt động môi giới hiệu quả hơn từ đó
góp phần nhiều hơn cho sự phát triển của thị trường chứng khoán nói chung
và Công ty chứng khoán nói riêng.
Ngoài phần mở đầu, kết luận, luận văn được kết cấu theo 03 chương
như sau:
Chương 1: Lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với hoạt
động môi giới tại công ty chứng khoán.
Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ về hoạt động môi
giới tại Công ty Cổ phần Chứng khoán Hướng Việt
Chương 3: Phương hướng và giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm
soát nội bộ về hoạt động môi giới tại Công ty Cổ phần Chứng khoán
Hướng Việt
18 trang |
Chia sẻ: thientruc20 | Lượt xem: 755 | Lượt tải: 4
Bạn đang xem nội dung tài liệu Tóm tắt Luận văn Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ về hoạt động môi giới tại Công ty Cổ phần Chứng khoán Hướng Việt, để tải tài liệu về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
i
TÓM TẮT LUẬN VĂN
Thị trường chứng khoán là một phần của khu vực tài chính của một
quốc gia. Đây là một nguồn vốn dài hạn quan trọng đối với sự phát triển kinh
tế của một nước. Tuy nhiên khi thị trường chứng khoán tăng tốc một cách
chóng mặt cũng mang theo nó hàng loạt các nguy cơ rủi ro và sự bất ổn. Thực
tế về thị trường chứng khoán trong những năm qua, nhất là năm 2007, 2008 là
minh chứng cụ thể nhất cho nhưng vấn đề trên. Hệ thống kiểm soát nội bộ
trong công ty chứng khoán nói chung và hệ thống kiểm soát nội bộ về hoạt
động môi giới nói riêng như là một trong những cơ chế cần thiết để kiểm soát
các hoạt động của thị trường chứng khoán, giúp thị trường bình ổn, tạo tâm lý
ổn định cho nhà đầu tư tham gia thị trường.
Đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ về hoạt động môi giới
tại Công ty Cổ phần Chứng khoán Hướng Việt” trên cơ sở nghiên cứu
thực trạng kiểm soát nội bộ về hoạt động môi giới tại Công ty Cổ phần Chứng
khoán Hướng Việt với mục tiêu có cái nhìn tổng thể từ đó đưa ra các giải
pháp để hoạt động kiểm soát nội bộ về hoạt động môi giới hiệu quả hơn từ đó
góp phần nhiều hơn cho sự phát triển của thị trường chứng khoán nói chung
và Công ty chứng khoán nói riêng.
Ngoài phần mở đầu, kết luận, luận văn được kết cấu theo 03 chương
như sau:
Chương 1: Lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với hoạt
động môi giới tại công ty chứng khoán.
Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ về hoạt động môi
giới tại Công ty Cổ phần Chứng khoán Hướng Việt
Chương 3: Phương hướng và giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm
soát nội bộ về hoạt động môi giới tại Công ty Cổ phần Chứng khoán
Hướng Việt
ii
Chương 1: Lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với hoạt động môi
giới tại Công ty Chứng khoán
1.1. Lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ
1.1.1. Kiểm tra, kiểm soát trong quản lý
Kiểm tra thường được hiểu là quá trình xem xét, đo lường và chấn
chỉnh việc thực hiện nhằm đảm bảo cho các mục tiêu, kế hoạch được hoàn
thành một cách có hiệu qủa.
Kiểm soát là việc soát xét để nắm bắt và điều hành hoạt động, đồng
thời phát hiện, ngăn chặn những gì trái với quy định đã đặt ra.
Theo nghĩa chung nhất, quản lý là một quá trình định hướng và tổ chức
thực hiện các hướng đã định trên cơ sở những nguồn lực xác định nhằm đạt
hiệu quả cao nhất.
1.1.2 Hệ thống kiểm soát nội bộ
1.1.2.1. Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ
Theo quan điểm của Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC), hệ thống kiểm
soát nội bộ là một hệ thống chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt
được bốn mục tiêu sau: Bảo vệ tài sản của đơn vị; bảo đảm độ tin cậy của các
thông tin; bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả của
các hoạt động.
1.1.2.2. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
Trước hết, về môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ các nhân tố bên trong và bên
ngoài đơn vị có tính chất môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và
xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ.
Về hệ thống kế toán: Thông qua việc ghi nhận, tính toán, phân loại,
tổng hợp và lập hệ thống báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính, hệ thống kế
toán thoả mãn các chức năng thông tin và kiểm tra cho hoạt động quản lý.
Hệ thống kế toán bao gồm: Hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế
toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống bảng tổng hợp, cân đối kế toán.
iii
Về các thủ tục kiểm soát
Việc thiết kế các thủ tục kiểm soát phải đảm bảo các nguyên tắc cơ bản
sau: Nguyên tắc phân công, phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên
tắc uỷ quyền và phê chuẩn.
Về kiểm toán nội bộ
Theo quan điểm trong chuẩn mực thực hành kiểm toán nội bộ do Viện
kiểm toán nội bộ Hoa Kỳ ban hành năm 1978: “Kiểm toán nội bộ là một chức
năng đánh giá độc lập được thiết kế độc lập trong một tổ chức để kiểm tra,
đánh giá các hoạt động của tổ chức như là một hoạt động phục vụ cho một tổ
chức”. Mục tiêu của kiểm toán nội bộ là giúp đỡ các thành viên của tổ chức
hoàn thành trách nhiệm của họ một cách hiệu quả.
Theo quan điểm của Liên đoàn Kế toán quốc tế (IFAC), kiểm toán nội
bộ là “Một hoạt động đánh giá được lập ra trong một doanh nghiệp như là
một loại dịch vụ cho doanh nghiệp đó, có chức năng kiểm tra, đánh giá và
giám sát thích hợp và hiệu quả của hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ”.
1.2. Đặc điểm hệ thống kiểm soát nội bộ về hoạt động môi giới tại công ty
chứng khoán
1.2.1 Đặc điểm của hoạt động môi giới ảnh hưởng đến hoạt động của hệ
thống kiếm soát nội bộ
Trước hết, môi giới chứng khoán cũng như hoạt động kiểm soát nội bộ
trong hoạt động môi giới chứng khoán chịu sự điều chỉnh của hệ thống quy
phạm pháp luật về chứng khoán của nhà nước
Bên cạnh đó, quy trình và những đặc trưng của hoạt động môi giới có
vai trò quyết định trong việc thiết lập và hoạt động của hệ thống kiểm soát nội
bộ về hoạt động môi giới trong các công ty chứng khoán.
1.2.2 Hệ thống kiểm soát nội bộ đối với hoạt động môi giới chứng khoán
1.2.2.1 Môi trường kiểm soát nội bộ đối với hoạt động môi giới chứng
khoán
iv
Môi giới chứng khoán có thể không phải là hoạt động mang lại phần
doanh thu lớn nhất cho công ty chứng khoán, tuy nhiên nó lại đóng vai trò rất
quan trọng trong toàn bộ hoạt động của công ty chứng khoán nói chung. Môi
giới chứng khoán như “ bộ mặt” của công ty chứng khoán. Chính vì vậy hầu
hết các công ty chứng khoán đều muốn thiết lập một hệ thống kiểm soát nội
bộ hợp lý đảm bảo hoạt động môi giới dần đạt tới sự hiệu quả, chuyên nghiệp.
Thông tin là yếu tố quan trọng trong thị trường chứng khoán nói chung.
Các trang thiết bị phục vụ nhu cầu thông tin của khách hàng cũng như nhu
cầu tác nghiệp của nhân viên môi giới như bảng điện tử, hệ thống thông tin
nội bộ, điện thoại, trang web, phần mềm giao dịch...đều được các công ty
chứng khoán quan tâm và trang bị một cách đầy đủ nhất trong khả năng tài
chính của công ty mình.
Sự chỉ đạo điều hành hoạt động môi giới cũng được vận dụng kết hợp
hài hoà cả 03 quan điểm là: quan điểm thảo luận, quan điểm uỷ thác và quan
điểm chỉ đạo.
Về chính sách nhân sự: Nhân sự trong hoạt động môi giới chứng khoán
không chỉ có chuyên môn, nghiệp vụ cao mà còn cần cả sự thấm nhuần trong
đạo đức nghề nghiệp lại có khả năng phân tích, phán đoán có cái nhìn vĩ mô
về tình hình kinh tế trong nước và cả thể giới.
Về công tác kế hoạch, trưởng bộ phận môi giới phải là người thực hiện
việc lên kế hoạch cho toàn bộ hoạt động môi giới chứng khoán trong công ty.
Về môi trường kiểm soát bên ngoài, các nhân tố này bao gồm: các quy
định, quy phạm, các chuẩn mực hướng dẫn do cơ quan chức năng của nhà
nước ban hành, các quy định, nguyên tắc hoạt động của đối tác, đường lối,
chiến lược phát triển của thị trường chứng khoán nói chung, các quy định của
các sở giao dịch chứng khoán ....
Về ban kiểm soát: Nhân sự trong ban kiểm soát không chỉ là những
người có kinh nghiệm, có chuyên môn mà còn phải có đạo đức nghề nghiệp
có uy tín trong hoạt động môi giới của công ty, cùng với sự hỗ trợ đắc lực của
v
các thiết bị hiện đại khác như thiết bị ghi âm, camera...ban kiểm soát đảm bảo
hoạt động giao dịch chứng khoán được thực hiện nhanh nhất theo đúng quy
trình, quy định của công ty của cơ quan nhà nước có thẩm quyền đảm bảo
quyền lợi của nhà đầu tư, của công ty chứng khoán.
1.2.2.2 Hệ thống thông tin kế toán đối với hoạt động môi giới chứng
khoán
Không chỉ ghi chép, phản ánh kịp thời tình hình vốn, tài sản của bản
thân các công ty chứng khoán, hệ thống thông tin kế toán trong hoạt động môi
giới chứng khoán còn quản lý cả phần tài sản (bao gồm tiền, chứng khoán)
của khách hàng khi mở tài khoản giao dịch tại công ty chứng khoán. Kế toán
kết hợp với môi giới viên, hệ thống ngân hàng cập nhật đầy đủ, kịp thời sự
biến động về tiền, chứng khoán của nhà đầu tư.
1.2.2.3 Các thủ tục kiểm soát đối với hoạt động môi giới chứng khoán
Các thủ tục kiểm soát được thiết lập dựa trên ba nguyên tắc chính là:
Nguyên tắc phân công phân nhiệm rõ ràng, nguyên tắc bất kiêm nhiệm,
nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn.
1.2.3 Kinh nghiệm quốc tế về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với hoạt động
môi giới chứng khoán.
Ở Mỹ, Các công ty chứng khoán yêu cầu nhân viên môi giới phải đọc
lại lệnh cho khách hàng ngay sau khi nó được viết, đồng thời báo cáo lỗi ngay
cho người quản lý khi lỗi giao dịch chứng khoán được phát hiện. Một số nhân
viên môi giới và khách hàng ở Mỹ thường ghi âm lại cuộc nói chuyện qua
điện thoại của họ. Điều này có thể giúp việc xác định được dễ dàng hơn trong
việc xác định lệnh được cho là phạm lỗi. Ngoài ra, ở Mỹ, nếu có khiếu nại từ
phía nhà đầu tư, thường được các công ty chứng khoán xem xét rất nghiêm
túc các khiếu nại này, đồng thời các công ty còn xây dựng cả quy trình giải
quyết khiếu nại. Điều này làm tăng tính trách nhiệm của mỗi nhân viên khi
tham gia vào hoạt động môi giới, đòi hỏi tinh thần đạo tính và tính tuân thủ
vi
các quy tắc nghề nghiệp của các môi giới viên, đồng thời cũng là giải pháp
tăng niềm tin từ phía khách hàng cho các công ty chứng khoán.
Ở Anh, việc kiểm soát hoạt động môi giới chứng khoán được thực hiện
ngay từ khâu đầu tiên đó là việc tìm kiếm và chăm sóc khách hàng. Các công
ty chứng khoán ở Anh tìm hiểu rất kỹ một số thông tin về khách hàng như:
mục tiêu đầu tư của khách hàng, lĩnh vực hàng quan tâm, lĩnh vực đầu tư nào
khách hàng muốn tránh... Qua những thông tin đó, giúp công ty chứng khoán
phân loại, hạn chế những rủi ro, gian lận có thể do vô tình hay cố ý từ phía
khách hàng. Ở Anh các công ty chứng khoán có quan hệ qua lại mật thiết với
nhau. Đây cũng là một giải pháp hỗ trợ sự kiểm soát nội bộ trong hoạt động
môi giới chứng khoán ở các công ty chứng khoán thành viên đồng thời giúp
thị trường chứng khoán hoạt động minh bạch, hiệu quả.
Ở Thái Lan, hệ thống kiểm soát nội bộ ở các công ty này phải được
thiết lập để đảm bảo một số yêu cầu như: Tất cả các tài liệu, hồ sơ sử dụng
đều phải có chữ ký và ghi rõ họ tên của khách hàng và người có thẩm quyền;
phân cấp xét duyệt hạn ngạch giao dịch ký quỹ; tuân thủ đúng các bước tiến
hành mở tài khoản giao dịch như: kiểm tra tài liệu, hồ sơ, trình xin ý kiến,
đánh giá địa vị tài chính và tài sản của khách hàng, quy định hạn ngạch giao
dịch, trình xin duyệt...Nguyên tắc phân công phân nhiệm phải được thực hiện
một cách rõ ràng và có cơ chế giám sát theo dõi chặt chẽ...
vii
Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ về hoạt động môi giới
tại Công ty Cổ phần Chứng khoán Hướng Việt
2.1 Khái quát về công ty cổ phần Chứng khoán Hướng Việt
Công ty cổ phần Chứng khoán Hướng Việt là một công ty cổ phần có tư
cách pháp nhân đầy đủ, với 05 cổ đông sáng lập trong đó có 3 cá nhân và 2 pháp
nhân với số vốn điều lệ ban đầu là 20.000.000.000đ. Ngày 05/02/2008 công ty
được Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước cấp giấy phép điều chỉnh giấy phép thành
lập và hoạt động số 52/UBCK-GPHĐKD ngày 29/12/2006 với các nội dung:
thay đổi tên công ty thành: Công ty Cổ phần Chứng khoán Morgan Stanley
Hướng Việt, và số vốn điều lệ tăng lên : 300.000.000.000đ; công ty được phép
hoạt động kinh doanh trên các lĩnh vực sau: Môi giới chứng khoán, tự doanh
chứng khoán, bảo lãnh phát hành, tư vấn đầu tư tài chính. Trong năm 2007, 2008
đặc biệt là năm 2008 là những năm khó khăn đối với thị trường chứng khoán
Việt Nam nói riêng đối với kinh tế toàn cầu nói chung, tuy vậy hoạt động kinh
doanh của công ty vẫn hiệu quả. Và hoạt động môi giới của công ty là nhân tố
quan trọng thứ 2 đóng góp vào kết quả chung đấy. Là lĩnh vực có vai trò nhất
định trong hoạt động của công ty, điều này thể hiện xuyên suốt từ kế hoạch, mục
tiêu, chiến lược.... của công ty, Ban Giám Đốc công ty cố gắng hoàn tiện cả cơ
sơ hạ tầng, và con người để đảm bảo trước nhất là đem lại cho khách hàng dịch
vụ tiện ích nhất và sau cùng là đảm bảo một nền tảng vũng chắc cho quyền lợi
của khách hàng, đối tác liên quan.
2.2 Hệ thống Kiểm soát nội bộ về hoạt động môi giới tại Công ty
Cổ phần Chứng khoán Hướng Việt
2.2.1 Môi trường kiểm soát về hoạt động môi giới tại Công ty Cổ Phần
Chứng Khoán Hướng Việt
Về cơ cấu tổ chức và đặc thù quản lý
Phòng môi giới chịu sự lãnh đạo trực tiếp từ ban giám đốc công ty
trong đó có Tổng giám đốc và Giám đốc điều hành. Ngoài ra phòng còn có
viii
quan hệ qua lại với các phòng ban khác. Ban lãnh đạo công ty rất chú
trọng đến việc phát triển công nghệ thông tin. Các trang thiết bị phục vụ nhu
cầu của khách hàng cũng như nhu cầu tác nghiệp của nhân viên như: bảng
điện tử, hệ thống thông tin nội bộ, điện thoại, ấn phẩm, máy tính cá nhân,
trang web riêng...đều được trang bị một cách đầy đủ và khá hiện đại. Hiện tại
môi giới ở công ty đang vận dụng phần mềm BOSC. Trên trang web của công
ty: gsi.vn – luôn cập nhật những thông tin mới nhất về hoạt động của công ty,
của thị trường chứng khoán nói chung
Trong phòng môi giới bao gồm một Trưởng phòng, một Phó phòng và
nhân viên. Trong nhân viên lại chia thành các nhóm : nhóm nhận lệnh tại
quầy, nhóm kiểm soát, nhóm nhập lệnh vào hệ thống...
Sự chỉ đạo điều hành hoạt động trong phòng được vận dụng kết hợp hài
hoà cả 3 quan điểm đó là quan điểm thảo luận, quan điểm uỷ thác và quan
điểm chỉ đạo.
Cơ cấu tổ chức trong phòng được thiết lập trên cơ sở các nguyên tắc
tách bạch hoạt động trong phòng thành các nghiệp vụ độc lập để tạo khả năng
kiểm tra, kiếm soát chéo lẫn nhau, sự tách bạch này dựa trên cơ sở quy trình
của hoạt động môi giới.
Mọi công việc liên quan đến phòng đều được ưu tiên dưới hình thức
văn bản. Tuy vậy trong trường hơp khẩn cấp, hoặc căn cứ vào tính chất không
quan trọng lắm của vấn đề thì có thể giải quyết qua trao đổi trực tiếp hoặc liên
lạc điện thoại. Điều này đảm bảo sự mềm dẻo, linh hoạt trong quản lý, điều
hành, tạo sự thoải mái và quan trọng là hiệu qủa trong công tác điều hành
quản lý của phòng.
Về chính sách nhân sự
Chính sách nhận sự được đặc biệt chú trọng và được phát triển theo
hướng tối thiểu hóa về lượng và tối đa hoá về chất, nghĩa là hướng tới mục
tiêu hiệu quả trong sử dụng nguồn lực lao động.
Về môi trường kiểm soát bên ngoài
ix
Bao gồm các nhân tố: các quy định, các chuẩn mực, hướng dẫn do các
cơ quan chức năng của Nhà nước ban hành; Các quy trình, quy chuẩn, nguyên
tắc của Morgan Stanley; các quy định, nguyên tắc của đối tác; đường lối, quy
hoạch phát triển của thị trường chứng khoán nói chung
Về Ban kiểm soát
Kiểm soát trong qúa trình giao dịch là tất yếu vì tầm quan trọng của
những quyết định trong đầu tư của khách hàng thể hiện trên những phiếu lệnh
ảnh hưởng đến quyền lợi của nhà đầu tư, đến công ty cần thiêt phải thực hiện
một cách nhanh nhất nhưng phải chính xác nhất; quá trình kiểm tra, kiểm soát
hậu giao dịch chỉ cần thiết khi phát sinh lỗi và tất yếu phải xác định được
nguyên nhân của nó.
2.2.2 Hệ thống kế toán
Hiện tại công ty bố trí một kế toán viên nhiều kinh nghiệm chuyên hạch
toán các nghiệp vụ kế toán liên quan đến sàn giao dịch gọi là kế toán sàn giao
dịch chứng khoán. Nội dung của kế toán sàn giao dịch bao gồm: theo dõi,
quản lý tài sản (chứng khoán), tiền của nhà đầu tư và của chính công ty chứng
khoán khi tham gia vào hoạt động tự doanh chứng khoán, đấu giá chứng
khoán, và phí (hay doanh thu) của hoạt động dịch vụ môi giới chứng khoán.
Kế toán phải phản ánh kịp thời đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến
tài sản, tiền của khách hàng, của công ty chứng khoán phát sinh trên sàn giao
dịch vào chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính. Hiện tại ở công ty
kế toán sàn giao dịch thực hiện những yêu cầu, nhiệm vụ trên dưới sự trợ giúp
của một phần hành nằm trong tổng thể phần mềm giao dịch BOSC. Ở đây có
một số sai sót có thể xảy ra.
Thứ nhất: doanh thu từ phí dịch vụ môi giới không tương đương với giá
trị chứng khoán giao dịch trong ngày.
Thứ hai: Sai sót trong việc quản lý tài sản (chứng khoán) của nhà
đầu tư.
Thứ ba: Sai sót trong việc quản lý tiền của nhà đầu tư.
x
2.2.3 Các thủ tục kiểm soát
Về nguyên tắc phân công phân nhiệm rõ ràng
Trong điều lệ hoạt động của công ty về chức năng nhiệm vụ của phòng
môi giới trong đó quy định rõ: phải phân định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn, trách nhiệm của các thành viên trong phòng môi giới để: tránh sự
chồng chéo trong quá trình hoạt động, nâng cao tinh thân trách nhiệm cho
nhân viên, tăng cường công tác hiệu quả công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ
và cuối cùng là để hoạt động môi giới đạt kết quả cao nhất có thể. Văn bản
cũng quy định rõ chức năng, nhiệm vụ của Trưởng phòng, Phó phòng và của
các nhân viên khác. Trên cơ sở đó giúp nhà quản lý sắp xếp nhân sự phù hợp.
Điều này đã tạo nên sự chuyên môn hoá cao, làm tăng hiệu qủa hoạt động,
đồng thời tác động tích cực đến ý thức trách nhiệm của mỗi thành viên, giảm
thiểu được các sai phạm bởi vì khi có sự cố xảy ra sẽ dễ dàng xác định được
trách nhiệm của từng vị trí.
Về nguyên tắc bất kiêm nhiệm
Nguyên tắc này quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các
nghiệp vụ có liện quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng
quyền hạn. Cụ thể môi giới viên thực hiện nhận lệnh tại quầy không thể là người
kiểm soát hay là người nhập lệnh vào hệ thống giao dịch...
Về nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn
Sự uỷ quyền phải được thể hiện bằng văn bản và người thực hiện
nhiệm vụ được uỷ quyền này phải có trách nhiệm báo cáo bàn giao với cấp
trên của mình về tình hình cũng nhu kết quả nhiệm vụ được uỷ quyền thực
hiện khi cần thiết.
Nhìn chung quy chế kiểm soát trong hoạt động môi giới tại công ty có
thể được thể hiện qua 2 quá trình sau:
- Kiểm soát với quá trình mở, đóng tài khoản giao dịch
- Kiểm soát với quy trình giao dịch chứng khoán
xi
2.2.3.1 Kiểm soát quá trình đóng, mở tài khoản giao dịch
Việc mở hay đóng tài khoản giao dịch là bước đầu tiên xác định tính
hợp pháp của các giao dịch đầu tư chứng khoán với nhà đầu tư.
Ở quy trình này có thể phát sinh các rủi ro, gian lận sau:
Một là, hồ sơ mở tài khoản của khách hàng được duyệt không đúng đắn.
Một rủi ro nữa có thể xảy ra là các nội dung trong hợp đồng, trong tờ
khai mở đóng tài khoán có những thông tin được ghi nhận không đúng đắn,
trung thực..
Bên cạnh đó là rủi ro trong việc thiếu tính đầy đủ trong hồ sơ đóng mở
tài khoản, cũng như việc thiếu tính đầy đủ trong các giấy tờ trong bộ hồ sơ.
2.2.3.2 Kiểm soát giao dịch chứng khoán
Đây là khâu chủ yếu của quy trình kiếm soát hoạt động môi giới chứng
khoán. Bởi gian lận hay sai sót phần nhiều phát sinh trong hoạt động này.
Việc kiểm soát giao dịch chứng khoán ở công ty có thể tiềm ẩn một số rủi ro
sau:
Thứ nhất: - rủi ro sai sót thuộc về bản thân khách hàng.
Thứ hai: - rủi ro sai sót thuộc về nhân viên môi giới.
2.3 Đánh giá chung về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với hoạt
động môi giới tại công ty cổ phần chứng khoán Hướng Việt.
2.3.1 Những ưu điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ về hoạt động môi giới
chứng khoán tại công ty cổ phần chứng khoán Hướng Việt
2.3.1.1 Về môi trường kiểm soát trong hệ thốn kiểm soát nội bộ về hoạt
động môi giới tại công ty
Ban giám đốc công ty, Tổng giám đốc và Giám đốc điều hành thực sự
có những phẩm chất cần thiết của một nhà quản lý, đó là đạo đức cá nhân,
năng lực tổ chức và khả năng chuyên môn. Trưởng (phó) môi giới phòng
minh bạch, công bằng trong công việc giữa các nhân viên, gắn kết các thành
viên thành một khối hoạt động hiệu quả.
xii
Việc vận dụng kết hợp cả 3 quan điểm trong chỉ đạo điều hành hoạt
động của Ban lãnh đạo phòng môi giới nói riêng đã tạo nên một môi trường
quản lý thuận lợi, xây dựng được các chính sách quản lý tích cực, dân chủ và
tạo động lực cho mọi thành viên trong công ty tham gia đóng góp ý kiến, ý
tưởng sáng tạo, làm tăng hiệu quả cho hoạt động môi giới chứng kho