Tóm tắt Luận văn Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ với việc tăng cường quản lý tài chính tại Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Long Biên

MỤC LỤC Danh mục chữ viết tắt Danh mục bảng biểu, sơ đồ Tóm tắt luận văn PHẦN MỞ ĐẦU ................................................................................................ 1 Chương 1 - Những vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý tài chính tại các chi nhánh ngân hàng thương mại ............... 4 1.1. Hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý ............................................... 4 1.1.1 Lý luận chung về kiểm soát nội bộ trong quản lý ......................... 4 1.1.1.1 Kiểm soát trong quản lý .................................................... 4 1.1.1.2 Phân loại hoạt động kiểm soát .......................................... 7 1.1.2 Lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ ................................ 10 1.2. Hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý tài chính tại các chi nhánh ngân hàng thương mai ........................................................................................ 15 1.2.1 Quản lý tài chính ........................................................................... 15 1.2.2 Vai trò của kiểm soát nội bộ đối với quản lý tài chính ................. 16 1.2.3 Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý tài chính .............................................................................................................. 17 1.2.3.1 Môi trường kiểm soát ........................................................ 18 1.2.3.2. Hệ thống kế toán ............................................................... 22 1.2.3.3. Các thủ tục kiểm soát ....................................................... 23 1.2.3.4. Kiểm toán nội bộ .............................................................. 25 1.2.4 Kiểm soát trên một số phần hành .................................................. 26 1.2.4.1, Kiểm soát nghiệp vụ cho vay ............................................ 26 1.2.4.2. Kiểm soát hoạt động kho quỹ ........................................... 27 1.2.4.3. Kiểm soát thu nhập ........................................................... 28 1.2.4.4. Kiểm soát chi phí .............................................................. 28 1.2.4.5. Kiểm soát hoạt động huy động vốn .................................. 29 Chương 2 - Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ với việc tăng cường quản lý tài chính tại Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Long Biên ....................................................................................... 31 2.1 Đặc điểm của Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Long Biên có ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ .......................... 31 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Long Biên ............................................... 31 2.1.2 Cơ cấu tổ chức của Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Long Biên .................................................................................. 34 2.1.3 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Long Biên ......................................................... 35 2.2 Hệ thống kiểm soát nội bộ với việc tăng cường quản lý tài chính tại Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Long Biên .......... 45 2.2.1 Môi trường kiểm soát ..................................................................... 45 2.2.2 Hệ thống kế toán ............................................................................ 51 2.2.3 Các thủ tục kiểm soát .................................................................... 54 2.2.4 Kiểm toán nội bộ ........................................................................... 57 2.2.5 Kiểm soát trên một số phần hành .................................................. 61 2.2.5.1 Kiểm soát nghiệp vụ kho quỹ ............................................. 61 2.2.5.2 Kiểm soát thu nhập và chi phí ........................................... 67 2.3 Đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ với việc tăng quản lý tài chính tại Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thông Long Biên ..................................................................................................................... 75 Chương 3: Phương hướng và giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ với việc tăng cường quản lý tài chính tại Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Long Biên ..................................................... 79 3.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ với việc tăng cường quản lý tài chính tại Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Long Biên .......................................................................................... 79 3.2 Phương hướng hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ với tăng cường quản lý tài chính tại Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thông Long Biên ................................................................................................. 81 3.3 Những giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ với việc tăng cường quản lý tài chính tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Long Biên ........................................................................................... 82 3.3.1 Hoàn thiện môi trường kiểm soát ................................................. 82 3.3.1.1 Điều chỉnh cơ cấu tổ chức và chú trọng công tác nhân sự 82 3.3.1.2 Chủ động xây dựng kế hoạch tài chính ............................. 87 3.3.2 Hoàn thiện hệ thống kế toán .......................................................... 90 3.3.3 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát ........................................................ 94 3.3.4 Hoàn thiện kiểm toán nội bộ ......................................................... 96 3.3.5 Hoàn thiện về kiểm soát trên một số phần hành ........................... 97 3.4 Một số kiến nghị ...................................................................................... 99 3.4.1.Kiến nghị với NHNo&PTNT Việt Nam. ....................................... 99 3.4.2.Kiến nghị với Ngân hàng Nhà nước. ............................................. 100 KẾT LUẬN ........................................................................................................ 102 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO i TÓM TẮT LUẬN VĂN Trong nền kinh tế thị trường, hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp luôn gắn liền với các rủi ro. Thậm chí rủi ro trong lĩnh vực ngân hàng còn diễn ra phức tạp và gây những hậu quả khó lường .Không một ngân hàng nào, dù có quy mô lớn mạnh cả về mạng lưới và tài chính có thể xem mình có đủ uy tín và tiềm lực để đứng vững trên thị trường khi luôn phải đối mặt với rủi ro và cạnh tranh gay gắt. Chi nhánh NHNo & PTNT Long Biên được thành lập và thực hiện nghiệp vụ ngân hàng, các hoạt động kinh doanh khác có liên quan vì mục tiêu lợi nhuận, góp phần thực hiện các mục tiêu kinh tế của Nhà nước. Để đạt được các mục tiêu trên cần phải thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh nhằm bảo đảm an toàn về vốn, tài sản và đem lại hiệu quả bền vững trong kinh doanh. Vì vậy, đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ với việc tăng cường quản lý tài chính tại Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Long Biên” được lựa chọn làm Luận văn Thạc sỹ kinh tế Chuyên ngành Kế toán, Tài vụ và Phân tích hoạt động kinh tế. Nội dung nghiên cứu Nghiên cứu lý luận và mô tả, phân tích thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý tài chính của Chi nhánh. Trên cơ sở đó đánh giá và đưa ra những giải pháp hoàn thiện hệ thống Kiểm soát nội bộ với tăng cường quản lý tài chính tại Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Long Biên. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu là hệ thống kiểm soát nội bộ tại Chi nhánh NHNo & PTNT Long Biên. Phạm vi nghiên cứu của đề tài là Chi nhánh NHNo & PTNT Long Biên trong thời gian từ năm 2004 đến nay. Ngoài phần Mở đầu và Kết luận, Luận văn được kết cấu làm 3 chương: ii Chương 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống kiếm soát nội bộ trong quản lý tài chính tại các Chi nhánh ngân hàng thương mại. Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Long Biên Chương 3: Phương hướng và giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ với tăng cường quản lý tài chính tại Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Long Biên. Trong Chương 1: Luận văn trình bày khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý qua đó thấy được kiểm tra kiểm soát không phải là một pha hay một giai đoạn của quá trình quản lý mà nó được thực hiện ở tất cả các giai đoạn của quá trình quản lý. Bên cạnh đó, luận văn đưa ra các định nghĩa về hệ thống kiểm soát nội bộ và bốn mục tiêu: Bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý, bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý của hệ thống kiểm soát nội bộ. Đồng thời, Luận văn trình bày sơ lược về quản lý tài chính, vai trò của kiểm soát nội bộ đối với quản lý tài chính, đặc biệt là đi sâu phân tích các bộ phần cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý tài chính tại các chi nhánh Ngân hàng thương mại. Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ. Các nhân tố của môi trường kiểm soát bao gồm: Đặc thù về quản lý; Cơ cấu tổ chức; Chính sách nhân sự; Công tác kế hoạch; Uỷ ban kiểm soát; Môi trường kiểm soát. Hệ thống kế toán: bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống bảng tổng hợp, cân đối kế toán. iii Mục đích của một hệ thống kế toán của một tổ chức là sự nhận biết, thu thập, phân loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính của tổ chức đó, thoả mãn chức năng thông tin và kiểm tra của hoạt động kế toán. Các thủ tục kiểm soát Các thủ tục kiểm soát do Ban giám đốc đơn vị thiết lập và thực hiện nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể. Các thủ tục kiểm soát được thiết lập trong đơn vị dựa trên ba nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc phân công, phân nhiệm rõ ràng; nguyên tắc bất kiêm nhiệm; nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn. Kiểm toán nội bộ Kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập được thiết lập trong đơn vị tiến hành công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ đơn vị. Với cách tiếp cận theo chu trình kiểm soát trong quản lý tài chính, các ngân hàng thương mại có thể tiến hành kiểm soát trên một số phần hành: Kiểm soát nghiệp vụ cho vay, Kiểm soát hoạt động kho quỹ, Kiểm soát thu nhập, Kiểm soát chi phí, Kiểm soát hoạt động huy động vốn. Kiểm soát nghiệp vụ cho vay Trong hoạt động ngân hàng, hoạt động tín dụng đóng vai trò quan trọng và được quan tâm đặc biệt. Ngân hàng cho vay tiến hành kiểm tra, kiểm soát trước, trong và sau khi cho vay phù hợp với đặc điểm của ngân hàng và đặc điểm kinh doanh sử dụng vốn của khách hàng. Quá trình kiểm soát nghiệp vụ cho vay tập trung vào: - Kiểm soát cơ cấu đầu tư tín dụng theo thời gian và theo ngành nghề. - Kiểm soát quy trình xét duyệt cho vay. - Kiểm tra việc thẩm định cho vay. iv - Kiểm tra việc phê duyệt cho vay - Kiểm tra việc giải ngân - Kiểm tra việc theo dõi, xử lý các khoản đã vay - Kiểm tra về bảo đảm tiền vay Kiểm soát hoạt động kho quỹ Hoạt động kho quỹ là một nghiệp vụ rất quan trọng trong hoạt động của hệ thống ngân hàng thương mại vì: Lượng tiền mặt, tài sản dự trữ chiếm một tỷ lệ tương đối lớn trong hoạt động của ngân hàng. Hoạt động ngân quỹ liên quan đến uy tín của ngân hàng và rất nhạy cảm với vấn đề thất thoát tài sản. Các bước tiến hành kiểm soát hoạt động kho quỹ: - Xem xét việc thực hiện nhiệm vụ và quy chế hoạt động của Ban quản lý kho quỹ và thực hiện nội quy kho tiền - Quan sát thu chi tiền mặt trong trường hợp bố trí thủ quỹ riêng, kế toán riêng; quan sát thu chi tiền mặt trong trường hợp giao dịch một cửa. - Quan sát quy trình kiểm đếm, đóng gói, niêm phong. - Quan sát viêc mở, đóng kho. Thành phần vào, ra kho và thực hiện vào, ra kho của các thành viên trong ban quản lý kho. - Kiểm tra việc thưc hiện ghi chép sau khi vào, ra kho. - Quan sát việc kiểm quỹ cuối ngày. Kiểm soát thu nhập: bao gồm Kiểm tra sự có thực của các nghiệp vụ; Kiểm tra sự chính xác của số liệu; Kiểm tra việc hạch toán kế toán và theo dõi ngoại bảng. Kiểm soát chi phí: bao gồm kiểm soát chi phí về hoạt động huy động vốn; Kiểm soát chi phí cho nhân Kiểm soát hoạt động huy động vốn v Huy động vốn là nghiệp vụ quan trọng của ngân hàng thương mại, là nguồn vốn chủ yếu của ngân hàng thương mại. Quy trình kiểm soát có thể thực hiện như sau: Kiểm tra nghiệp vụ thu nhận, chi trả tiền gửi đối với việc tính toán và thanh toán lãi; Kiểm tra việc đối chiếu cuối ngày giữa hạch toán chi tiết với hạch toán tổng hợp; Kiểm tra công tác sao kê, báo cáo số dư theo định kỳ; Kiểm tra việc theo dõi, lưu trữ, bảo quản hồ sơ, chứng từ liên quan đến hoạt động huy động vốn Tại chương 2, sau khi khái quát về quá trình hình thành, phát triển, cơ cấu tổ chức bộ máy và đặc điểm hoạt động kinh doanh của Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Long Biên Luận văn tập trung phân tích thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ với tăng cường quản lý tài chính tại Chi nhánh. Xuất phát từ những đặc điểm nổi bật ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ củâ Chi nhánh: Là doanh nghiệp nhà nước hạng đặc biệt hoạt động trong lĩnh vực tài chính, tiền tệ, bước vào hội nhập kinh tế quốc tế, cũng như các ngân hàng thương mại khác, Chi nhánh NHNo&PTNT Long Biên đang phải cạnh tranh gay gắt với những đối thủ vượt trội hơn về mọi mặt ngay trên thị trường Việt Nam. Là doanh nghiệp kinh doanh tiền tệ - tín dụng, loại hàng hoá đặc biệt có độ nhạy cảm rất cao với những biến đổi của thị trường, của tình hình kinh tế - xã hội, chi nhánh buộc phải đương đầu với đủ loại rủi ro từ các doanh nghiệp và cá nhân người vay tiền. Luận văn tìm hiểu Môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán, các thủ tục kiểm soát, kiểm toán nội bộ và quy trình kiểm soát một số phần hành tại Chi nhánh, qua đó chỉ ra những mặt đạt được và hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ với việc quản lý tài chính tại Chi nhánh. vi Những mặt đạt được của hệ thống kiểm soát nội bộ với tăng cường quản lý tài chính tại Chi nhánh: Hệ thống kiểm soát nội bộ tại chi nhánh góp phần quan trọng trong việc bảo vệ tài sản, tiền bạc của đơn vị, củng cố một bước nhận thức của lãnh đạo về vai trò của công tác kiểm soát cũng như ý thức chấp hành chủ chương chính sách và chế độ nghiệp vụ, đảm bảo hạn chế tình trạng vi phạm pháp luật. Hoạt động kiểm soát nội bộ tại chi nhánh đã phát hiện ra nhiều vấn đề còn tồn tại cần khắc phục. Đặc biệt trong khâu quản lý kho quỹ và quản lý tài chính tại chi nhánh, kiểm soát nội bộ tại chi nhánh kiến nghị với ban lãnh đạo trong việc tổ chức thực hiện chế độ quản lý đảm bảo an toàn kho quỹ, thực hiện đúng quy trình thu, chi, củng cố hệ thống sổ sách theo dõi. Đồng thời kiểm soát nội bộ góp phần chấn chỉnh từng bước những tồn tại trong việc chấp hành chế độ kế toán và thu, chi tài chính như: hạch toán sai tính chất tài khoản, tính toán sai trong khâu thu lãi, trả lãi tiền gửi, tiền vay của khách hàng, tính hợp pháp hợp lệ của chứng từ kế toán, đình chỉ những khoản chi tiêu, phụ cấp không đúng chế độ góp phần làm lành mạnh tình hình tài chính của chi nhánh. Tuy nhiên một hệ thống kiểm soát nội bộ dù hoạt động hiệu quả đến đâu cũng không thể tránh khỏi những hạn chế xuất phát từ nguyên nhân chủ quan hoặc khách quan. Về môi trường kiểm soát Bộ máy tổ chức của chi nhánh được sắp xếp khá hợp lý tuy nhiên để nâng cao hiệu quả quản lý và mở rộng quy mô hoạt động, chi nhánh cần lập thêm một số phòng ban chuyên trách. vii Những quy định về chức năng, nhiệm vụ của các phòng còn chưa cụ thể, rõ ràng. Do vậy sự phối hợp giữa các phòng vì mục tiêu chung của chi nhánh có phần không nhịp nhàng nhất là các công việc liên quan đến nhiều phòng ban khác nhau. Phần lớn cán bộ tại chi nhánh là những cán bộ trẻ mới ra trường hoặc điều chuyển từ nơi khác về nên kinh nghiệm xử lý các nghiệp vụ phát sinh còn hạn chế. Trong công tác kế hoạch, các phòng, ban tại Chi nhánh chỉ chi tiết các chương trình, định hướng công tác của NHNo&PTNT Việt Nam và của Ban lãnh đạo chi nhánh mà chưa chủ động trong việc xây dựng các kế hoạch tài chính và các kế hoạch huy động và sử dụng nguồn. Về hệ thống kế toán: Hệ thống thông tin kế toán chưa cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời cho việc ra quyết định. Hiện nay Chi nhánh chưa có các báo cáo nội bộ hàng tháng để phục vụ công tác điều hành của Ban lãnh đạo. Về thủ tục kiểm soát Các nguyên tắc cơ bản trong thủ tục kiếm soát của Chi nhánh mới chỉ chi tiết cho các cấp lãnh đạo. Còn đối với cán bộ tại các phòng chức năng chưa được thực hiện triệt để. Vì vậy dễ dẫn đến gian lận của các cán bộ nghiệp vụ. Về kiểm toán nội bộ Bộ phận kiểm toán nội bộ của chi nhánh gồm 2 thành viên nên ảnh hưởng rất nhiều đến chất lượng kiểm toán. Phương pháp kiểm toán được áp dụng chủ yếu là kiểm tra, đối chiếu tính chính xác về số học của các nghiệp vụ phát sinh nên tốn rất nhiều thời gian mà hiệu quả không cao. viii Đặc biệt, với cán bộ kiểm soát nội bộ, yêu cầu đặt ra ngoài trình độ chuyên môn nghiệp vụ còn phải nắm chắc các kiến thức về công tác kiểm tra, kiểm soát, pháp luật, thông lệ quốc tế. Ngoài ra kiểm soát viên còn có khả năng phân tích, dự báo... Ở chi nhánh, trình độ kiểm soát viên chưa đáp ứng với yêu cầu thực tế, phần lớn chỉ có hiểu biết về nghiệp vụ ngân hàng, pháp luật..., kỹ năng phân tích, dự báo còn hạn chế. Về thủ tục kiểm soát trên một số phần hành - Kiểm soát nghiệp vụ kho quỹ: Hiện tại chi nhánh chỉ quan tâm chế độ quản lý kho quỹ như kiểm kê kho quỹ, kiểm tra chế độ sử dụng và bảo quản chìa khoá gian kho, kiểm kê uỷ quyền trong công tác kho quỹ mà chưa quan tâm đến hạn mức tồn quỹ tiền mặt tại chi nhánh. Điều này sẽ làm giảm nguồn thu của Chi nhánh do giảm thu lãi từ tài khoản điều chuyển vốn giữa chi nhánh và Trụ sở chính. Trong kiểm soát nghiệp vụ kho quỹ, chi nhánh chưa quan tâm đến kiểm tra tiền giả, tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông, ấn chỉ quan trọng hỏng trong kỳ. Điều này dẫn đến các khoản tiền và ấn chỉ trên có thể bị lợi dụng sử dụng vào mục đích riêng. - Kiểm soát thu nhập và chi phí: Hầu hết các thủ tục kiểm soát Chi nhánh mới chỉ chú trọng tới kiểm soát xử lý và kiểm soát bảo vệ tài sản mà chưa chú ý đến công tác kiểm soát quản lý cũng như kiểm soát tổng quát. Nói cách khác, kiểm soát thu nhập và chi phí chưa làm tốt chức năng ngăn chặn và giám sát mà mới chỉ thực hiện chức năng kiểm tra, phát hiện và xử lý các vấn đề đã phát sinh. Trong chương 3, sau khi đề cập đến sự cần thiết và phương hướng hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội với tăng cường quản lý tài chính tại Chi nhánh, Luận văn đã đưa ra những giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội ix bộ với tăng cường quản lý tài chính tại Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triên nông thôn Long Biên. Thứ nhất là giải pháp hoàn thiện môi trường kiểm soát Hoàn thiện cơ cấu tổ chức các phòng ban: Hiện nay tại Chi nhánh có 6 phòng nghiệp vụ 1 chi nhánh cấp 2 và 4 phòng giao dịch. Mỗi phòng nghiệp vụ thực hiện một hoặc nhiều chức năng chuyên môn của mình. Để chuyên môn hoá tập trung vào các nghiệp vụ chính thì tại Chi nhánh cần có sự phân biệt quy định cụ thể chức năng và nhiệm vụ của từng phòng. Ngoài các phòng chức năng hiện có Chi nhánh nên tách riêng chức năng kế hoạch tổng hợp ra khỏi