Tóm tắt Luận văn Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ với việc tăng cường quản lý tài chính tại Công ty Cổ Phần 26 – Bộ Quốc Phòng

i LỜI MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của Đề tài Ở các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay đã tồn tại các thủ tục kiểm soát nội bộ (KSNB). Tuy nhiên nhưng thủ này còn rời rạc, chưa chuyên nghiệp, chưa thành một hệ thống hoàn chỉnh, chưa có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp sẽ đem lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp. Trong những công việc mà hệ thống KSNB thực hiện, quản lý tài chính được quan tâm đặc biệt. Công ty 26 được thành lập ngày 17/4/1996 trên cơ sở sáp nhập Xí nghiệp 804 vào Xí nghiệp 26, đến nay Công ty đã có 4 xí nghiệp thành viên với lợi nhuận lên tới 300 tỷ đồng. Để có được sự phát triển vượt bậc như ngày hôm nay, công ty đã không ngừng cải tổ, sắp xếp lại các xí nghiệp thành viên, đầu tư trang thiết bị hiện đại, nhanh chóng nắm bắt được thị hiếu người tiêu dùng và đặc biệt là Công ty đã rất quan tâm tới vấn đề KSNB trong toàn Công ty cũng như trong quản lý tài chính. Hiểu được vai trò, ý nghĩa của KSNB cũng như thực tế tại Công ty CP 26- Bộ Quốc Phòng, Học viên đã chọn Đề tài: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ với việc tăng cường quản lý tài chính tại Công ty Cổ Phần 26 – Bộ Quốc Phòng” làm Luận văn thạc sĩ kinh tế của mình. Ngoài phần mở đầu và kết luận, Luận văn gồm có ba chương. Chương 1: Lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý tài chính Chương 2: Thực trạng hệ thống Kiểm soát nội bộ trong quản lý tài chính tại Công ty Cổ phần 26 - Bộ Quốc phòng. Chương 3: Phương hướng và giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm tăng cường quản lý tài chính tại công ty Cổ phần 26 – Bộ Quốc phòng. ii CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG QUẢN LÝ TÀI CHÍNH Nội dung chính của chương này trình bày một số vấn đề cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý tài chính, Luận văn đề cập đến ba vấn đề cốt lõi trong quản lý tài chính và bốn yếu tố của hệ thống kiểm soát nội bộ cũng như vai trò của nó như thế nào trong quản lý tài chính. 1.1 Lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ Hệ thống kiểm soát nội được hiểu là các hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức nhằm bảo đảm hiệu năng và hiệu quả của các hoạt động trong đơn vị như mục tiêu đã đặt ra. KSNB bảo đảm sự tuân thủ quy định của đơn vị và pháp luật của Nhà nước; bảo đảm độ tin cậy của thông tin và bảo vệ tài sản của đơn vị. Mục đích của hệ thống kiểm soát nội bộ Điều hành và quản lý kinh doanh một cách có hiệu quả.; Đảm bảo chắc chắn các quy định và chế độ quản lý được thực hiện đúng thể thức; Phát hiện kịp thời những vướng mắc trong kinh doan để hoạch định và thực hiện các biện pháp đối phó; Phát hiện kịp thời những sai phạm và gian lận trong kinh doanh; Ghi chép kế toán đầy đủ, tin cậy và đúng thể thức về các nghiệp vụ và hoạt đọng kinh doanh; Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dung, sử dụng sai mục đích. Bốn yếu tố của hệ thống KSNB Môi trường kiểm soát:Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ các yếu tố có tính chất môi trường tác đông đến việc thiết kế các chính sách, thủ tục kiểm soát tác động đến sự hoạt động cũng như tính hữu hiệu của các chính sách trong đơn vị. \ Hệ thống kế toán: Hệ thống kế toán là dùng để ghi chép, tính toán phân loại, kết chuyển vào sổ cái, tổng hợp và lập báo cáo nghiệp vụ phát sinh. iii Thủ tục kiểm soát nôi bộ : Thủ tục kiểm soát nội bộ là cách thức, các thao tác trong quy trình quản lý. Để đạt được mục tiêu kiểm soát, các nhà quản lý phải biết cách lập và duy trì các bước cũng như các cách thức kiểm soát trong đơn vị. Kiểm toán nội bộ:Bộ phận kiểm toán nội bộ là một nhân tố cơ bản trong hệ thống KSNB: Nó cung cấp một sự quan sát, đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp bao gồm cả tính hiệu quả của việc thiết kế và vận hành chính sách và thủ tục kiểm soát. 1.2 Hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý tài chính tại doanh nghiệp quân đội Quản lý tài chính là sự tác động của nhà quản lý tới các hoạt động tài chính của doanh nghiệp nhằm hiện thực hóa các mục tiêu. Quản lý tài chính luôn giữ một vị trí trọng yếu trong hoạt động quản lý của doanh nghiệp, nó quyết định tính độc lập, sự thành bại của doanh nghiệp trong quá trình kinh doanh. Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm tăng cường quản lý tài chính là các hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức, doanh nghiệp nhằm bảo đảm công tác quản lý tài chính đạt hiệu quả đúng như mong muốn Kiểm soát nội bộ trong quản lý nguồn vốn doanh nghiệp giúp Doanh nghiệp có thể huy động vốn từ nguồn vốn bên trong doanh nghiệp và nguồn vốn bên ngoài doanh nghiệp với cơ cấu nguồn vốn hợp lý. Kiểm soát nội bộ trong quản lý đầu tư gúp doanh nghiệp đưa ra được quyết định đầu tư hiệu quả Kiểm soát nội bộ trong quản lý TSLĐ:Tài sản lưu động là những tài sản ngắn hạn và thường xuyên luân chuyển trong quá trình kinh doanh, tài sản lưu động gồm tiền mặt, các chứng khoán thanh khoản cao, phải thu và dự trữ tồn kho. Một hệ thống kiểm soát tốt với một nhà quản lý giỏi sẽ làm cho vốn lưu động trong công ty được kiểm soát chặt chẽ, không bị thất thoát, hiệu quả sử dụng cao, mọi hoạt động kinh doanh đượcdiễn ra liên tục đạt hiệu quả cao iv CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG QUẢN LÝ TÀI CHÍNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN 26- BỘ QUỐC PHÒNG Nội dung chính của chương này trình bày một số vấn đề cơ bản quá trình hình thành và phát triển Công ty cổ phần 26, thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ cũng như vai trò của hệ thống này trong quản lý nguồn vốn, quản lý đầu tư và quản lý tài sản lưu động tại Công ty. Nội dung chính của chương này trình bày về thực trạng của hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý tài chính tại Công ty trong giai đoạn 2008-2010, trên các khía cạnh sau: - Mục tiêu kiểm soát nội bộ của Công ty Cổ phần 26 - Môi trường kiểm soát với quản lý tài chính tại Công ty Cổ phần 26 - Hệ thống kế toán với quản lý tài chính tại Công ty CP 26 - Các thủ tục kiểm soát tài chính tại Công ty CP-26 - Kiểm soát nội bộ trong quản lý vốn Tại Công ty Cổ phần 26, hình thức huy động vốn là phát hành cổ phiếu, Tổng giám đốc thông qua Hội đồng quản trị quyết định số lượng cổ phiếu bán ra. Đối với khoản lợi nhuận sau thuế sau khi trừ 5% cho Quỹ Đầu tư phát triển, 5% cho Quỹ dự phòng tài chính, 3% cho Quỹ khen thưởng phúc lợi theo Điều lệ Công ty. Số còn lại Hội đồng cổ đông sẽ họp và quyết định bao nhiêu phần trăm được giữ lại và bao nhiêu phần trăm chia cổ tức. Tổng Giám đốc thông qua Hội đồng cổ đông là người ra quyết định cuối cùng. Đối với các hình thức huy đồng vốn khác như vay hoặc phát hành trái phiếu, Tổng Giám đốc được toàn quyền quyết định nếu số vốn huy động ít hơn 50% vốn điều lệ, nếu nhiều hơn thì phải thông qua Hội đồng quản trị. Hiện tại, Công ty chỉ huy động vốn bằng phát hành cổ phiếu các hình thức huy động vốn khác như vay ngân hàng, phát hành trái phiếu Công ty sẽ cân nhắc khi có nhu cầu. - Kiểm soát nội bộ trong quản lý đầu tư v Công ty đang từng biết tiến hành đầu tư chiều sâu, mua sắm các máy móc, dây truyền, thiết bị hiện đại thay thế cho các dây truyền cũ, lạc hậu để nâng cao chất lượng sản phẩm, tạo uy tín trên thị trường. Chính sách quản lý đầu tư tại Công ty: Mọi hoạt động mua sắm, xây dựng TSCĐ tại Công ty đều do Phòng kỹ thuật lên phương án phân tích, đánh giá hiệu quả; Đối với việc đầu tư mua sắm có giá trị lớn trên 50% vốn điều lệ thì Tổng Giám đốc thông qua HĐQT, còn với việc mua sắm đầu tư có giá trị dưới 50% vốn điều lệ Tổng Giám đốc được quyền quyết định không phải thông qua HĐQT; Mọi trường hợp mua sắm, xây dựng mới TSCĐ đều do Công ty thực hiện không kể giá trị công trình lớn hay nhỏ. Quy trình quản lý: Sau khi các phương án mua sắm được thông qua, Phòng KTSX tiến hành mua sắm, khi có sự hiện diện của tàỉ sản, Phòng kế toán mở sổ theo dõi chi tiết tài sản. Hoạt động kiểm soát quản lý đầu tư tại Công ty là tương đối chặt chẽ, mọi phương án đầu tư được phân tích kỹ lưỡng trước khi đưa ra quyết định. Tất cả các quy trình quản lý đều được phân cấp phân quyền thực hiện. - Kiểm soát nội bộ trong quản lý tài sản lưu động + Đối với quản lý vốn bằng tiền: Chính sách Công ty đặt ra: Nghiêm cấm mọi trường hợp sử dụng tiền Công ty vào mục đích cá nhân; Kế toán trưởng duyệt đối với các khoản dưới 10 triệu, đối với các khoản trên 10 triệu và dưới 50 triệu nếu không có Tổng Giám đốc thì cần Phó tổng giám đốc phụ trách duyệt, đối với khoản chi trên 50 triệu thì cần Tổng giám đốc duyệt. Quy trình thực hiện kiểm soát vốn bằng tiền tại Công ty được thực theo đúng quy định, có sự phân cấp phân quyền rõ rang, quản lý chặt chẽ tránh thất thoát, tuy nhiên Công ty nên quy định giới hạn tồn quỹ tiền mặt, mọi giao dịch có giá trị lớn nên thực hiện thông qua ngân hang. + Đối với quản lý dự trữ, tồn kho vi Chính sách Công ty đặt ra: Phòng KHSXKD có trách nhiệm mua sắm vật tư hàng hóa cần thiết với giá thấp nhất có thể theo yêu cầu về số lượng, chất lượng, dịch vụ; Phòng KHSX chịu trách nhiệm về chất lượng NVL mua về. Định mức HTK được lập và báo cáo lên Tổng Giám đốc căn cứ vào kế hoạch sản xuất trong tháng, định mức này do Phòng KHSX chịu trách nhiệm lập. Mọi trường hợp mua sắm khẩn cấp hay thay đổi định mức HTK đều phải giải trình lên Tổng Giám đốc và có sự phê duyệt của Tổng Giám đốc. Về quy trình kiểm soát HTK: Căn cứ vào kế hoạch mua sắm NVL đẵ được duyệt, Phòng KHSX tiến hành thu mua. Khi hàng mua về phải qua sự kiểm tra cả về số lượng và chất lượng trước khi làm thủ tục nhập kho. Về chất lượng, thông số kỹ thuật Phòng KHSXKD chịu trách nhiệm, về số lượng thì thủ kho chịu trách nhiệm. Nếu số hàng mua đạt yêu cầu, thủ kho và đại diện Phòng KHSXKD ký vào giấy giao hàng của phía nhà cung cấp và phiếu nhập kho và chuyển lên 1 bản cho phòng kế toán theo dõi. Nói chung, quản lý nguyên vật liệu tồn tại kho cũng như định mức lưu kho tại Công ty là tương đối chặt chẽ. Xong công tác quản lý nguyên vật liệu khi xuất dùng, dùng không hết lại tương đối lỏng lẻo, hàng ngày số nguyên vật liệu dùng không hết vẫn để lại đấy và ngày sau dùng tiếp. Hiện tại phần mềm kế toán tại Công ty mới chỉ theo dõi về mặt giá trị HTK, về mặt số lượng, Kế toán vẫn phải theo dõi ngoài trên excel, điều này làm mất thời gian theo dõi kiểm tra làm báo cáo, độ chính xác không cao, thể hiện tính không chuyên nghiệp. + Quản lý các khoản phải thu Chính sách Công ty đặt ra: Tất cả hàng hóa bán ra có doanh thu từ 5 triệu trở lên đều phải làm hợp đồng bán hàng; Kế toán trưởng là người trực tiếp tiến hành kiểm tra chặt chẽ từ khâu làm hợp đồng mua bán hàng hóa đến khâu kiểm tra đôn đốc khách hàng thanh toán; Các điều khoản về thanh toán trong hợp đồng như số lần thanh toán, số tiền thanh toán trong từng lần, phương thức thanh toán, phương thức giao hàng, chi phí vận chuyển bên nào chịu trách nhiệm, phần trăm chiết khấu cho khách do Kế toán trưởng trực tiếp kiểm tra. Hợp đồng bán hàng tại Xí vii nghiệp nào thì Giám đốc xí nghiệp ký duyệt, hợp đồng bán hàng tại Công ty thì Tổng Giám đốc ký duyêt. Quy trình kiểm soát: Hàng tháng kế toán công nợ thực hiện đối chiếu công nợ với các bên cũng như đối chiếu công nợ với các XNTV. Sau đó làm báo cáo gửi Kế toán trưởng; Kế toán trưởng có tránh nhiệm lên kế hoạch thu nợ và thanh toán trình lên Tổng Giám đốc. Nói chung, công tác quản lý các khoản phải thu tại Công ty là tương đối tốt, Công ty không có nợ đọng kéo dài. Khách hàng thanh toán đúng hạn. + Quản lý tài sản cố định Chính sách Công ty đặt ra: TSCĐ được quản lý chặt chẽ thống nhất trong toàn Công ty. Phòng TCKT mở sổ và ghi sổ kế toán theo dõi chính xác toàn bộ tài sản và vốn hiện có theo đúng chế độ hạch toán kế toán, thống kê hiện hành; Phản ánh trung thực, kịp thời tình hình sử dụng, biến động của tài sản và vốn trong quá trình sản xuất kinh doanh. Mọi TSCĐ đều có bộ hồ sơ gồm: Biên bản giao nhận, hoá đơn và các chứng từ có liên quan,TSCĐ phải được ghi sổ, vào sổ, thẻ kế toán chi tiết. Chỉ có Tổng Giám đốc mới được quyền cho thuê, thế chấp TSCĐ của Công ty; TSCĐ không cần dùng hoặc bị hỏng, lạc hậu khi nhượng bán phải được Tổng Giám đốc duyệt và do Công ty thực hiện theo quy định của Nhà nước và Bộ Quốc phòng; Riêng TSCĐ do Bộ, TCHC giao cho Công ty, chỉ được thực hiện khi có chấp nhận của Bộ, TCHC bằng văn bản. Nói chung, Việc kiểm soát TSCĐ vẫn nặng về mục đích bảo vệ tài sản chứ chưa quan tâm tới việc sử dụng hiệu quả tài sản như thế nào. Kế toán mới chỉ tập chung kiểm soát 1 số TSCĐ lớn, còn lại thì chưa thực sự kiểm soát chặt chẽ, mọi tài sản mới chỉ theo dõi trên giấy tờ số sách. Công ty lên quyết định khách hàng kiểm toán trước 31/12 để phía bên kiểm toán cử người xuống hỗ trợ phòng kế toán tiến hành kiểm kê tài sản, bằng cách này công tác kiểm kê tài sản vừa khách quan vừa nhanh chóng vừa minh bạch. Về cách tính khấu hao TSCĐ của Công ty là hợp lý, tỷ lệ khấu hao tăng lên trong năm 2009 tương ứng với tỷ lệ doanh thu của Công ty tăng lên (1.5%) viii CHƯƠNG 3 PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG QUẢN LÝ TÀI CHÍNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN 26 – BỘ QUỐC PHÒNG Qua phân tích đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý tài chính tại Công ty Cổ phần 26, từ đó từ đó đưa ra phương hướng để hoàn thiện. Luận văn tập chung vào các nội dung sau đây: 3.1 Tính tất yếu phải phải thực hiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý tài chinhs tại Công ty cổ phần 26- Bộ quốc phòng 3.2 Nguyên tắc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ 3.3 Các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm tăng cường quản lý tài chính tại Công ty cổ phần 26- Bộ Quốc Phòng * Xây dựng qui chế kiểm soát nội bộ với việc tăng cường quản lý tài chính * Hoàn thiện môi trường kiểm soát với việc tăng cường quản lý tài chính * Hoàn thiện hệ thống kế toán với việc tăng cường quản lý tài chính * Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ với một số nghiệp vụ tài chính chủ yếu. - Hoàn thiện thủ tục kiếm soát nội bộ trong quản lý nguồn vốn và đầu tư - Hoàn thiện thủ thục kiểm soát nội bộ đối với quản lý vốn bằng tiền - Hoàn thiện thủ thục kiểm soát nội bộ với quản lý hàng tồn kho - Hoàn thiện thủ tục KSNB với quản lý các khoản phải thu phải trả ix KẾT LUẬN Sau một thời gian nghiên cứu Đề tài, đối chiếu với những mục đích như: tìm hiểu thực trạng hệ thống Kiểm soát nội bộ cũng như việc quản lý tài chính tại Công ty Cổ phần 26- Bộ Quốc Phòng, em mong rằng việc nghiên cứu này sẽ là một đóng góp thiết thực cho việc Kiểm soát nội bộ nhằm tăng cường quản lý tài chính tại Công ty Cổ phần 26. Qua quá trình thực hiện đề tài, bản thân em cũng được nắm rõ hơn về tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với sự phát triển của Công ty. Luận văn đã trình bày những lý luận cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung, làm sáng tỏ hơn những lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý tài chính tại Công ty Cổ Phần 26 – Bộ Quốc Phòng Nghiên cứu thực trạng tại Công ty cổ phần 26 – Bộ Quốc Phòng, phân tích những đặc điểm về quản lý tài chính của Công ty, từ đó rút ra những nhận xét, đánh giá nêu lên sự cần thiết phải hoàn thiện và phương hướng hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm tăng cường quản lý tài chính có hiệu quả. Luận văn cũng đã đề xuất những giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm việc tăng cường quản lý tài chính tại Công ty Cổ phần 26 như: Hoàn thiện môi trường kiểm soát, tập trung chú trọng công tác nhân sự; Hoàn thiện hệ thống kế toán, xây dựng đội ngũ kế toán tài chính năng lực ngang tầm với nhiệm vụ; Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát: quy định cụ thể các quy trình kiểm soát hữu hiệu. Trong quá trình nghiên cứu Luận văn việc thu thập dữ liệu chưa đầy đủ, những thiếu sót về nội dung cũng như cách nhìn nhận đánh giá vấn đề còn có một số hạn chế chủ yếu như chưa khái quát hoá hết được tính lý luận cũng như thực tiễn của hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty, các giải pháp để tăng cường hệ thống kiểm soát nội bộ đã cố gắng bám chắc lý luận cũng như thực trạng hoạt động của Công ty nhưng các giải pháp cũng chưa có tính thuyết phục cao. Sự đóng góp của luận văn tuy nhỏ nhưng cũng là tâm huyết của cá nhân em với mong muốn nâng cao hiệu quả kinh tế của Công ty Cổ phần 26. Tuy nhiên Luận x văn vẫn còn những hạn chế nhất định như nhận thức của cá nhân còn hạn chế chưa bắt kịp những thay đổi nhanh chóng trong quá trình vận động và yêu cầu quản lý tài chính của Công ty trong hiện tại và tương lai. Để Luận văn đề ra sớm đạt được những kết quả mong đợi cần đầu tư thêm thời gian và tập trung trí tuệ để nghiên cứu về lý thuyết và tổng kết trên thực tiễn. Em rất mong được các ý kiến đóng góp của các thầy, cô, bạn bè và đồng nghiệp và những người quan tâm đến đề tài để Luận văn được phong phú và hoàn thiện hơn. Em xin trân trọng cám ơn!