Tóm tắt Luận văn - Nâng cao chất lượng ki ểm soát nội bộ nghiệp vụ thanh toán tại Chi nhánh Sở giao dịch 1 – NHTMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam

Tr­êng §¹i häc KINH TÕ QuèC D¢N ------------ HOµNG THÞ HUÖ N©ng cao chÊt l­îng kiÓm so¸t néi bé nghiÖp vô thanh to¸n t¹i Chi nh¸nh Së giao dÞch 1 NHTMCP §Çu t­ vµ Ph¸t triÓn ViÖt Nam Chuyªn ngµnh: Kinh tÕ tµi chÝnh – Ng©n hµng Hµ néi, 2014 iTÓM TẮT LUẬN VĂN Nền kinh tế nước ta đang trong giai đoạn phát triển mạnh, nhu cầu trao đổi, giao lưu thương mại giữa các chủ thể kinh tế, các vùng miền đất nước và cả ngoài biên giới quốc gia vì thế cũng gia tăng mạnh mẽ. Thanh toán bằng tiền mặt trở nên hạn chế, và nhu cầu sử dụng các dịch vụ thanh toán qua Ngân hàng tăng lên. Xuất phát từ nhu cầu đó, và các nhu cầu thanh toán trong nội bộ ngân hàng hoặc giữa các hệ thống ngân hàng, nghiệp vụ thanh toán đóng vai trò ngày càng quan trọng trong Ngân hàng và trong nền kinh tế. Nhờ đó, hạn chế thanh toán bằng tiền mặt, giảm các chi phí lưu thông tiền mặt, tăng nhanh vòng chu chuyển vốn trong nền kinh tế, nâng cao hiệu quả sản xuất xã hội. Đồng thời tạo điều kiện nâng cao hiệu quả quản lý Nhà nước và hiệu quả t hực thi chính sách tiền tệ. Tại NHTMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam, hoạt động thanh toán mang lại doanh thu và lợi nhuận khá tốt cho ngân hàng. Do đó kiểm soát nội bộ được chú trọng nhằm giúp Ban lãnh đạo ngân hang nắm bắt được tình hình hoạt động thanh toán của ngân hàng, những rủi ro tiềm ẩn và có biện pháp phòng ngừa tuy nhiên vẫn còn nhiều tồn tại cần khắc phục. Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn, trải qua quá trình học tập nghiên cứu, tôi đã lựa chọn đề tài cho luận văn của mình: “Nâng cao chất lượng ki ểm soát nội bộ nghiệp vụ thanh toán tại Chi nhánh Sở giao dịch 1 – NHTMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam”. Ngoài Lời mở đầu và Kết luận, nội dung chính của Luận văn được kết cấu theo 3 chương như sau: Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống KSNB và chất lượng KSNB nghiệp vụ thanh toán trong Ngân hàng thương mại Chương 2: Thực trạng chất lượng KSNB nghiệp vụ thanh toán tại Chi nhánh Sở giao dịch 1-Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam Chương 3: Giải pháp nâng cao chất lượng KSNB nghiệp vụ thanh toán ii Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỌI BỘ VÀ CHẤT LƯỢNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ NGHIỆP VỤ THANH TOÁN TRONG NHTM Trong phần này luận văn trình bày những nội dung sau đây: Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ - Một số khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ Có nhiều khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ đã được đưa ra: Khái niệm 1: HTKSNB là toàn bộ các quy định về tổ chức quản lý, chức năng, nhiệm vụ, phương pháp công tác mà một đơn vị phải tuân theo. Khái niệm 2: HTKSNB là toàn bộ những chính sách, quy định và thủ tục kiểm soát do Ban Giám đốc của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo tính chặt chẽ và hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể. (Theo IAS 400) Khái niệm 3: Theo COSO (Committee of sponsoring organization of treadway commision), HTKSNB là một quy trình chịu ảnh hưởng của người quản lý, hội đồng quản trị, và các nhân viên của tổ chức, được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý, nhằm thực hiện các mục tiêu: Bảo vệ tài sản của đơn vị; Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin, báo cáo tài chính; Đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý; Đảm bảo hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý Khái niệm thứ 3 được đánh giá là khái quát đầy đủ và toàn diện nhất về HTKSNB. - Vai trò kiểm soát nội bộ + Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ là phương thức nhằm quản lý và giảm thiểu rủi ro trong hoạt động của doanh nghiệp. + Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh còn đem lại các lợi ích cho doanh nghiệp như: đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính; giám sát và ngăn ngừa sai sót, giảm bớt rủi ro gian lận hoặc trộm cắp đối với doanh nghiệp giảm bớt rủi ro không tuân thủ chính sách và quy trình kinh doanh của iii doanh nghiệp; + Thiết lập hệ thống KSNB còn có tác dụng giảm thiểu xung đột quyền lợi chung-riêng của người sử dụng lao động với người lao động. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán, kiểm toán nội bộ và thủ tục kiểm soát. - Phân loại kiểm soát Dựa trên cơ sở tác dụng cũng như giai đoạn tiến hành của các thủ tục kiểm soát, có thể chia thành một số loại kiểm soát: Kiểm soát phòng ngừa : Đây là thủ tục kiểm soát được thực hiện trước khi cho phép nghiệp vụ tiến hành để ngăn ngừa, phát hiện những điều kiện có thể dẫn đến sai phạm, rủi ro. Kiểm soát thực hiện : Kiểm soát thực hiện được tiến hành cùng với quá trình thực hiện công việc để phát hiện ra những sai phạm, rủi ro để ngăn chặn. Kiểm soát bù đắp : Đây là thủ tục kiểm soát được thiết kế để bù đắp hoặc bổ sung cho những thủ tục kiểm soát còn thiếu hoặc còn yếu. Trong thiết kế các thủ tục kiểm soát, thường thiết kế các thủ tục có tính bổ sung cho nhau, nghĩa là một số thủ tục kiểm soát tồn tại đồng thời để thoả mãn cùng một mục tiêu kiểm soát. - Các yếu tố của HTKSNB Môi trường kiểm soát Hệ thống kế toán Các thủ tục kiểm soát - Nghiệp vụ thanh toán và chất lượng kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ thanh toán trong Ngân hàng thương mại Luận văn trình bày những nét chính về nghiệp vụ thanh toán trong NHTM như: sự cần thiết và ý nghĩa thanh toán giữa các ngân hàng, điều kiện để tổ chức thanh toán giữa các ngân hàng, các hệ thống thanh toán giữa các ngân hàng hiện nay. KSNB hoạt động có chất lượng khi với một cơ cấu hợp lý, KSNB có thể bao quát toàn bộ nghiệp vụ thanh toán vốn từ trước khi khởi tạo lệnh cho đến khi kết thúc quy trình và lưu dữ liệu chứng từ trong ngân hàng. Trong quá trình đó, KSNB iv đảm bảo cho nghiệp vụ thanh toán vốn diễn ra nhanh chóng, kịp thời, chính xác, an toàn và quản lý chặt chẽ về vốn cho ngân hàng. KSNB phải phát hiện kịp thời các sai sót, gian lận và tìm cách khắc phục, đảm bảo an toàn cho tài sản và thông tin của ngân hàng. Khi môi trường kiểm soát, kiểm soát phòng ngừa, kiểm soát thực hiện, kiểm soát bổ sung đạt chất lượng sẽ đem lại những lợi ích quản lý và kinh tế to lớn cho doanh nghiệp nói chung và hoạt độn g thanh toán nói riêng. Chất lượng KSNB nghiệp vụ thanh toán chịu ảnh hưởng của một số nhân tố: Tính nhất quán, đồng bộ rõ ràng trong các văn bản quy định; việc thiết kế cài đặt các chốt kiểm soát liên quan đến quy trình nghiệp vụ thanh toán; Trình độ tác nghiệp, thái độ nghiêm túc tuân thủ của các thành viên thực hiện nghiệp vụ thanh toán vốn; Trình độ tin học hóa, trang bị các thiết bị hiện đại phục vụ việc thanh toán, chuyển tiền tại đơn vị. - Kinh nghiệm thế giới về môi trường kiểm soát trong kiểm soát nội bộ ngân hàng thương mại Luận văn trình bày những đặc điểm nổi bật, khác biệt trong môi trường kiểm soát nội bộ tại tập đoàn HSBC, là một tập đoàn tài chính NH lớn trên thế giới. Trong tương lai gần, khi hệ thống NHTM Việt Nam phát triển đủ lớn, hệ thống kiểm soát nội bộ và môi trường kiểm soát cũng cần thiết phải tập trung vào các vấn đề tương tự như với HSBC hiện nay. Chương 2: THỰC TRẠNG CHẤT LƯỢNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ NGHIỆP VỤ THANH TOÁN TẠI CHI NHÁNH SỞ GIAO DỊCH 1 – NGÂN HÀNG TMCP ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM Trong phần này luận văn trình bày những nội dung sau: - Khái quát về Chi nhánh Sở giao dịch 1 – Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam Chi nhánh Sở giao dịch 1 – Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam vđược thành lập vào ngày 28 tháng 3 năm 1991 của Tổng giám đốc theo quyết định 76/QĐ – TCCB trong trong điều kiện nước ta đang trong giai đoạn đầu của quá trình đổi mới và phát triển. Trải qua gần 20 năm hoạt động, Chi nhánh Sở Giao dịch 1 đã có bước phát triển vững mạnh và toàn diện cả về số lượng, chất lượng, trở thành một đơn vị chủ lực, dẫn đầu của hệ thống Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam và có nhiều đóng góp tích cực vào sự phát triển của BIDV nói riêng và của đất nước nói chung. - Hoạt động dịch vụ thanh toán và chất lượng KSNB nghiệp vụ thanh toán tại Chi nhánh Sở giao dịch 1 Thanh toán ngoài hệ thống BIDV bao gồm các hình thức thanh toán sau: Thanh toán bù trừ giấy trên địa bàn; Thanh toán điện tử liên ngân hàng (CITAD) và dịch vụ liên hàng mở rộng; Thanh toán song phương; Thanh toán qua các tài khoản tiền gửi tại các tổ chức tín dụng. Mỗi kênh thanh toán có những ưu nhược điểm riêng và mang lại nguồn thu không nhỏ cho ngân hàng. Tại chi nhánh Sở giao dịch 1, KSNB nghiệp vụ thanh toán vốn được cài đặt trong các chốt kiểm soát như sau: - Kiểm soát từ trước khi nghiệp vụ phát sinh, Ban Giám đốc Chi nhánh chịu trách nhiệm tổ chức, phân công, phân nhiệm để thực hiện nghiệp vụ thanh toán vốn đúng quy định và chặt chẽ. - Kiểm soát trong quá trình thực hiện nghiệp vụ. Các giao dịch viên (GDV) và kiểm soát viên (KSV) thực hiện giao dịch và hoàn tất các thủ tục cuối ngày trong phạm vi quyền hạn và trách nhiệm được quy định của mình. - Cuối ngày, toàn bộ các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ thanh toán vốn được tập hợp tại bộ phận Kế toán tổng hợp để kiểm soát lại các giao dịch. - Bộ phận kiểm tra nội bộ (kiểm toán nội bộ) được thiết kế độc lập với hoạt động nghiệp vụ, sẽ thường xuyên hoặc định kỳ kiểm tra chứng từ - Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thanh toán tại BIDV Chi nhánh Sở giao dịch 1 Về môi trường kiểm soát , do tính chất phức tạp đó, nghiệp vụ thanh toán vốn chịu sự điều chỉnh, kiểm soát của nhiều cơ quan chức năng của Nhà nước: Chính vi phủ, Bộ Tài chính, đặc biệt là NHNN và NHĐT&PT Việt Nam. Một hệ thố ng văn bản liên quan được ban hành để tổ chức và thực hiện nghiệp vụ thanh toán vốn tại các ngân hàng: Các văn bản quy định điều kiện để tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán được tham gia vào các phương thức thanh toán; văn bản về quy chế, quy trình nghiệp vụ; văn bản về sử dụng chứng từ điện tử, chữ ký điện tử trong thanh toán vốn; văn bản về kiểm tra, kiểm toán nội bộ đối với nghiệp vụ này. Về Môi trường tin học và chương trình ứng dụng: SIBS (Silverlake Integrated Banking System) là hệ thống ngân hàng tích hợp Silverlake. Theo hệ thống này, các nghiệp vụ ngân hàng được xây dựng trên cơ sở tham số hoá, tức là dựa vào các thuật toán mà các nhà nghiên cứu đưa ra các tình huống khác nhau thay đổi linh hoạt cho phù hợp với những thay đổi của môi trường kinh doanh. Đây cũng là hệ thống mở nên dễ dàng nâng cấp cho phù hợp với sự phát triển của nghiệp vụ sau này. Về đặc thù quản lý: Quản lý thực hiện theo nguyên tắc tập trung, tuy vậy có sự phân nhiệm, uỷ quyền rất rõ ràng trong công tác. Cơ cấu tổ chức và chính sách nhân sự: Trình độ của các nhân viên và sự sắp xếp, bố trí công việc về cơ bản có thể đáp ứng được yêu cầu công việc. Sự sắp xếp đó đảm bảo thực hiện được nguyên tắc “4 mắt” trong kiểm soát. Một giao dịch phát sinh được kiểm tra qua GDV, sau đó phải được sự phê duyệt của KSV mới hoàn thành. Việc thiết kế mô hình giao dịch như vậy giúp giảm thiểu sai sót, rủi ro trong nghiệp vụ thanh toán vốn. Kiểm soát phòng ngừa: Trước khi nghiệp vụ diễn ra, GDV sẽ thực hiện kiểm soát phòng ngừa để ngăn ngừa, phát hiện những điều kiện có thể dẫn đến sai phạm, rủi ro. Trong nghiệp vụ thanh toán vốn, trước khi thực hiện nghiệp vụ thanh toán, chuyển tiền cho khách hàng hoặc bản thân ngân hàng, GDV sẽ tiến hành kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, kiểm tra các quy định, điều kiện liên quan đến giao dịch để cho phép giao dịch được tiến hành. Kiểm soát thực hiện: Kiểm soát thực hiện là kiểm soát diễn ra cùng với quá trình thực hiện để phát hiện ra những sai phạm, rủi ro trong quá trình thực hiện để kịp thời ngăn chặn, sửa chữa. vii Quy trình cụ thể một số sản phẩm nghiệp vụ thanh toán vốn như sau:  Quy trình thực hiện và thanh toán, chuyển tiền đi của các sản phẩm OL  Quy trình thực hiện và kiểm soát thanh toán, chuyển tiền đến (IL) Kiểm soát bổ sung : Đây là thủ tục kiểm soát được thiết kế nằm sau quy trình nghiệp vụ để bổ sung hoặc bù đắp những thủ tục kiểm soát còn yếu hoặc còn thiếu từ các khâu trên. Mục đích của việc này là nhằm đề phòng một thủ tục kiểm soát có thể không phát huy được tác dụng do những nhầm lẫn của nhân viên, do các tńh huống bất ngờ Kiểm soát bổ sung được thiết kế ở bộ phận hậu kiểm (tại phòng kế toán tổng hợp) và bộ phận kiểm tra nội bộ. Các thủ tục kiểm soát bổ sung chủ yếu như sau:  Công tác luân chuyển và kiểm soát và lưu trữ chứng từ giao dịch  Công tác hậu kiểm  Công tác kiểm tra kiểm toán nội bộ - Đánh giá về chất lượng KSNB nghiệp vụ thanh toán tại Chi nhánh Sở giao dịch 1 Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam Những kết quả đạt được Tốc độ thanh toán, chuyển tiền tăng nhanh Công tác thanh toán, chuyển tiền đảm bảo chính xác, an toàn cho khách hàng và ngân hàng Về tính chính xác, hợp lệ, hợp pháp của chứng từ: Khi hậu kiểm chứng từ thanh toán vốn, cán bộ hậu kiểm xem xét kỹ nội dung nghiệp vụ và tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ. Tuy nhiên, lượng thanh toán, chuyển tiền năm nay luôn cao hơn năm trước, lượng chứng từ cũng tăng không ngừng. Chính vì vậy, các sai sót không phải là không có. Những hạn chế và nguyên nhân Bên cạnh những thành tích đạt được như trên, hoạt động KSNB nghiệp vụ thanh toán vốn của Chi nhánh vẫn còn bộc lộ một số tồn tại, thiếu sót cần khắc phục. Chưa nhận thấy được tầm quan trọng của hoạt động KSNB; Hệ thống thông viii tin chưa đồng bộ; Trình độ của CBNV chưa đáp ứng được yêu cầu công việc; Công tác kiểm tra nội bộ chưa hoàn thiện; Công tác thống kê số liệu, nhận dạng, phân tích, dự báo rủi ro chưa kịp thời, đầy đủ Nguyên nhân của những tồn tại - Nguyên nhân khách quan: + Cơ sở hạ tầng thông tin chưa đồng bộ giữa các tỉnh, thành phố, tốc độ đường truyền dữ liệu còn chậm. + Người dân Việt Nam vẫn có thói quen sử dụng tiền mặt trong thanh toán. Nguyên nhân chủ quan từ phía Chi nhánh Sở giao dịch 1: + Cơ sở vật chất, trang thiết bị tại Chi nhánh tuy đã được nâng cấp nhưng vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu công việc. + Các cán bộ nhân viên liên quan đến KSNB nghiệp vụ thanh toán vốn chưa thường xuyên cập nhật, nâng cao kiến thức về nghiệp vụ, trình độ tin học, ngoại ngữ. + Quan điểm của Ban Giám đốc khi tổ chức và thiết kế bộ phận Kiểm tra - kiểm toán nội bộ tại Chi nhánh chưa thực sự đề cao vai trò của bộ phận này. Chương 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỐN TẠI CHI NHÁNH SỞ GIAO DỊCH 1 Trong phần này luận văn trình bày những nội dung sau đây: Định hướng phát triển của Chi nhánh Sở giao dịch 1 trong thời gian tới Định hướng hoạt động kinh doanh - Phát triển trở thành một NHTM hiện đại, năng động, có sức cạnh tranh cao trên địa bàn cửa ngõ phía Tây của thành phố. - Chuyển dịch cơ cấu tài sản theo hướng bền vững và an toàn, kiểm soát chặt chẽ rủi ro tín dụng, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại. - Tập trung khai thác đối tượng khách hàng thuộc các tầng lớp dân cư, thành ix phần kinh tế: giáo viên, sinh viên, hộ kinh doanh cá thể, các doanh nghiệp vừa và nhỏ, doanh nghiệp ngoài quốc doanh hoạt động chủ yếu trong các lĩnh vực sản xuất, dịch vụ, đầu tư phát triển đô thị - Phát triển mạng lưới giao dịch, quỹ tiết kiệm trên địa bàn quận Hai Bà Trưng, quận Hoàng Mai. Mục tiêu hoạt động KSNB nói chung và KSNB nghiệp vụ thanh toán vốn - Đảm bảo các quy trình nghiệp vụ vận hành trên SIBS được tiến hành một cách thuần thục, thông suốt. - Xây dựng kế hoạch kiểm tra thường xuyên, định kỳ, đột xuất ở tất cả các mặt nghiệp vụ và hướng trọng tâm vào kiểm tra, đán h giá rủi ro, an toàn hoạt động, xác định ngăn ngừa những rủi ro tiềm ẩn có nguy cơ mất an toàn đối với hoạt động của Chi nhánh. - Kiểm tra hồ sơ pháp lý của các doanh nghiệp vay vốn, bảo lãnh, tình hình tài sản bảo đảm nợ vay, thu nợ, phân loại nợ; việc tuân thủ các quy định, quy trình mua bán ngoại tệ, chấp hành chế độ tỷ giá và trạng thái ngoại tệ; công tác huy động vốn, thanh toán vốn có đảm bảo quy trình, chứng từ đúng quy định, có thực hiện đúng các quy trình vận hành giao dịch trên SIBS và quy trình luân chuyển chứng từ; Một số giải pháp nâng cao chất lượng kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thanh toán vốn tại Chi nhánh Sở giao dịch 1 - Cải thiện môi trường kiểm soát chung - Nâng cao vị trí, vai trò của Kiểm tra - kiểm toán nội bộ trong hoạt động KSNB nghiệp vụ thanh toán vốn - Chủ động với những biến động từ bên ngoài - Tăng cường công tác dự báo, nhận dạng, phân tích, đánh giá rủi ro Một số kiến nghị Kiến nghị với NHNN NHNN cần sớm ban hành và hoàn thiện khung pháp lý cho hoạt động thanh toán vốn giữa các Ngân hàng. Đặc biệt là ban hành pháp luật công nhận giá trị pháp lý của chữ ký điện tử, chứng từ điện tử, quy định chặt chẽ về mã khoá bảo mật đăng xký và sử dụng cho Ngân hàng và các thành phần tham gia hoạt động thương mại điện tử nhằm hỗ trợ quá trình hiện đại hoá công nghệ Ngân hàng. Kiến nghị với NHTMCPĐT&PT Việt Nam NHTMCPĐT&PT Việt Nam cần tăng cường đầu tư hơn nữa cho việc xây dựng cơ sở hạ tầng của Chi nhánh khang trang, mua sắm trang thiết bị, máy vi tính có công suất và hiệu năng sử dụng cao cho các chi nhánh. Song song với đó, NHTMCPĐT&PT Việt Nam cần có chương trình tổng kết, đánh giá những kết quả đã đạt được và những tồn tại trong công tác thanh toán vốn và KSNB đối với thanh toán vốn định kỳ hàng quý, hàng năm, từ đó tìm ra những nguyên nhân và giải pháp khắc phục. Trong công tác nhân sự và phát triển nguồn nhân lực, NHTMCPĐT&PT Việt Nam cần hỗ trợ Chi nhánh Sở giao dịch 1 tuyển dụng, đào tạo cán bộ nhằm nâng cao trình độ, năng lực của cán bộ, đặc biệt là các KTVNB. NHTMCP ĐT&PT Việt Nam cần tạo điều kiện và có kế hoạch tập huấn về nghiệp vụ kiểm tra, kiểm toán và các nghiệp vụ kinh doanh ngân hàng trong cả hệ thống để đội ngũ cán bộ kiểm tra, kiểm toán nội bộ có thể hiểu sâu hơn về nghiệp vụ, đáp ứng yêu cầu được giao.