Tóm tắt Luận văn Xây dựng phân hệ kế toán tài sản cố định hữu hình tại Công ty TNHH MTV vận tải đường sắt Hà Nội - Chi nhánh vận tải đường sắt Hải Phòng

LỜI CẢM ƠN Được sự phân công của Khoa hệ thống thông tin kinh tế và sự đồng ý của Giảng viên hướng dẫn Th.S Nguyễn Thị Thanh Thủy và K.S Nguyễn Văn Giáp em đã thực hiện đề tài: “Xây dựng phân hệ kế toán tài sản cố định hữu hình tại Công ty TNHH MTV vận tải đường sắt Hà Nội- Chi nhánh vận tải đường sắt Hải Phòng”. Để hoàn thiện khóa luận, em xin chân thành cảm ơn ban chủ nhiệm khoa khoa Hệ thống thông tin kinh tế cùng toàn thể các thầy cô giáo trong khoa đã tận tình hướng dẫn giảng dạy em trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu rèn luyện tại trường Đại học công nghệ thông tin và truyền thông Thái Nguyên. Em xin đặc biệt gửi lời cám ơn sâu sắc đến hai thầy cô trực tiếp tận tình hướng dẫn là Th.S Nguyễn Thị Thanh Thủy và K.S Nguyễn Văn Giáp giúp đỡ, định hướng, chỉ bảo để em có thể hoàn thành bài khóa luận này. Mặc dù đã có nhiều cố gắng để hoàn thiện bài khóa luận thật tốt, nhưng do kiến thức còn hạn chế, chưa có nhiều kinh nghiệm thực tế nên trong quá trình làm bài không thể tránh khỏi những thiếu xót. Em kính mong được sự góp ý từ các thầy cô, cũng như những ý kiến khác từ những phía khác để bài làm của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu khóa luận tốt nghiệp do chính bản thân em thực hiện. Các số liệu sử dụng trong bài khóa luận tốt nghiệp này đều được thu thập từ Công ty TNHH một thành viên vận tải đường sắt Hà Nội – Chi nhánh vận tải đường sắt Hải Phòng. Từ đó lấy cơ sở lý thuyết cũng như làm chương trình thực nghiệm cho đề tài nghiên cứu của mình là: Xây dựng phân hệ kế toán tài sản cố định hữu hình tại Công ty TNHH một thành viên vận tải đường sắt Hà Nội – Chi nhánh Hải Phòng. Nội dung khóa luận không sao chép dưới bất kì hình thức nào nội dung cơ bản từ khóa luận khác. Em xin chịu trách nhiệm trước khoa Hệ thống thông tin kinh tế và trường Đại học Công nghệ thông tin và Truyền thông về lời cam đoan này. Người cam đoan Sinh viên Lê Thu Hiền MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN............................................................................................................... LỜI CAM ĐOAN........................................................................................................ MỤC LỤC .................................................................................................................... DANH MỤC HÌNH ẢNH............................................................................................ DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT....................................................................................... LỜI MỞ ĐẦU............................................................................................................. 1 Chương 1. TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH............................... 3 1.1. Lý thuyết chung về kế toán tài sản cố định hữu hình....................................... 3 1.1.1 Khái niệm, đặc điểm, tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ. ..................................... 3 1.1.2. Vai trò của TSCĐ trong quá trình SXKD.................................................. 4 1.1.3. Nhiệm vụ kế toán TSCĐ............................................................................ 5 1.1.4. Các cách phân loại TSCĐ chủ yếu và nguyên tắc đánh giá TSCĐ........... 5 1.1.5 Thủ tục tăng, giảm TSCĐ......................................................................... 10 1.2. Giới thiệu về Microsoft Excel 2010 ............................................................... 13 1.2.1. Cấu trúc của một sheet ............................................................................. 13 1.2.2 Các kiểu dữ liệu và cách nhập .................................................................. 14 1.2.3. Các loại địa chỉ......................................................................................... 15 1.2.4. Các hàm trong Excel................................................................................ 15 1.3. Giới thiệu khái quát về công ty TNHH một thành viên vận tải đường sắt Hà Nội - Chi nhánh vận tải đường sắt Hải Phòng....................................................... 17 1.3.1. Lịch sử hình thành và phát triển............................................................... 17 1.3.2. Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH MTV Vận tải đường sắt Hà Nội .... 20 Chương 2. PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH HỮU HÌNH TẠI CHI NHÁNH VẬN TẢI ĐƯỜNG SẮT HẢI PHÒNG... 24 2.1. Khảo sát hiện trạng công tác kế toán tài sản cố định hữu hình tại chi nhánh vận tải đường sắt Hải Phòng...........................................................................24 2.1.1 Thực trạng công tác kế toán tài sản cố định hữu hình .........................24 2.1.2 Hình thức ghi sổ kế toán.....................................................................25 2.1.3. Mô hình hoạt động tăng tài sản cố định .............................................27 2.1.4. Mô hình hoạt động giảm tài sản cố định ............................................35 2.2. Phân tích thiết kế hệ thống kế toán tài sản cố định...................................40 2.2.1 Biểu đồ phân cấp chức năng...............................................................40 2.2.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh .............................................41 2.2.3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh ................................................41 2.2.4. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh cho chức năng cật nhập danh mục .43 2.2.5. Biểu đồ mức dưới đỉnh cho chức năng hạch toán...............................44 2.2.6. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh cho chức năng thống kê báo cáo . 45 2.2.7 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh cho chức năng điều chỉnh TSCĐ . 46 Chương 3. XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TẠI CÔNG TY TNHH MTV VẬN TẢI ĐƯỜNG SẮT HÀ NỘI - CHI NHÁNH GA HẢI PHÒNG ..............................................................................................47 3.1 Đặt vấn đề ................................................................................................47 3.2 Một số chức năng của chương trình kế toán tài sản cố định ......................48 3.2.1 Chức chức năng chính cho chương trình kế toán TSCĐ. ....................48 3.2.2 Chức năng cập nhật danh mục tài sản cố định ....................................49 3.2.3 Chức năng cập nhật khách hàng nhà cung cấp. ...................................50 3.2.4.Chức năng cập nhật tài khoản.............................................................51 3.2.5 Chức năng cập nhật phòng ban...........................................................52 3.2.6 Chức năng bảng phát sinh nghiệp vụ chứng từ kế toán tài sản cố định ....53 3.2.7. Chức năng ghi nhật ký chung ............................................................54 3.2.8. Chức năng khấu hao tài sản cố định ..................................................55 3.2.9. Báo cáo .............................................................................................56 KẾT LUẬN.......................................................................................................59 TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................................................60 DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty . ....................................................20 Hình 2.1. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung. ...26 Hình 2.2. Mô hình hoạt động tăng tài sản cố định hữu hình .................................1 Hình 2.3. Sơ đồ hạch toán tăng tài sản cố định hữu hình......................................1 Hình 2.4. Sơ đồ quy trình ghi giảm tài sản cố định. ...........................................35 Hình 2.5. Sơ đồ ghi giảm TSCĐ ......................... Error! Bookmark not defined. Hình 2.6. Sơ đồ phân cấp chức năng kế toán tài sản cố định. ...............................1 Hình 2.7. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh ...............................................1 Hình 2.8. Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh. .....................................................1 Hình 2.9. Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh cho chắc năng cập nhật danh mục ..... 1 Hình 2.10. Sơ đồ mức dưới đỉnh cho chức năng hạch toán ..................................1 Hình 2.11. Sơ đồ mức dưới đỉnh của chức năng Thống kê- Báo cáo ...................1 Hình 2.12. Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh cho chức năng điều chỉnh TSCĐ..... 1 Hình 3.1 Giao diện của chức năng chính cho chương trình kế toán TSCĐ. ........48 Hình 3.2 Giao diện chức năng cập nhật danh mục TSCĐ ..................................49 Hình 3.3 Giao diện cập nhật khách hàng nhà cung cấp ......................................50 Hình 3.4 Giao diện cập nhật danh mục tài khoản. ..............................................51 Hình 3.5 Giao diện cập nhật danh mục phòng ban .............................................52 Hình 3.6 Giao diện chức năng bảng phát sinh nghiệp vụ chứng từ kế toán TSCĐ..53 Hình 3.7 Giao diện chức năng nhật ký chung.....................................................54 Hình 3.8. Giao diện chức năng tính khấu hao TSCĐ..........................................55 Hình 3.9 Sổ cái tài sản cố đinh hữu hình............................................................56 Hình 3.10 Giao diện sổ cái khấu hao tài sản cố định. .........................................57 Hình.3.11 Giao diện sổ tài sản cố định hữu hình...............................................58 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TỪ VIẾT TẮT VIẾT ĐẦY ĐỦ TSCĐHH Tài sản cố định hữu hình XDCB Xây dựng cơ bản dở dang SXKD Sản xuất kinh doanh DMTK Danh mục tài khoản KHNCC Khách hàng nhà cung cấp DN Doanh nghiệp TNHH Trách nhiệm hữu hạn MTV Một thành viên 1 LỜI MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài. Tài sản cố định (TSCĐ) là một trong những bộ phận cơ bản tạo nên cơ sở vật chất cho nền kinh tế quốc dân, nó là yếu tố quan trọng của quá trình sản xuất của xã hội. Hoạt động sản xuất thực chất là quá trình sử dụng các tư liệu lao động để tác động vào đối tượng lao động để tạo ra các sản phẩm phục vụ nhu cầu của con người. Với doanh nghiệp, TSCĐ là nhân tố công nghệ, năng lực sản xuất kinh doanh. Bởi vậy TSCĐ xem như là thước đo trình độ công nghệ, năng lực sản xuất và khả năng cạnh tranh của DN. Trong những năm qua việc sử dụng TSCĐ đặc biệt được quan tâm. Đối với một doanh nghiệp, điều quan trọng không chỉ là mở rộng quy mô TSCĐ mà còn phải biết khai thác có hiệu quả nguồn TSCĐ hiện có. Do vậy một doanh nghiệp phải tạo ra một chế độ quản lý đảm bảo sử dụng hợp lý công suất TSCĐ, kết hợp với việc thường xuyên đổi mới TSCĐ. Để kết hợp giữa lý luận và thực tiễn, được sự giúp đỡ của thầy cô giáo nghiên cứu cới mục đích cung ứng đủ cho người tiêu dùng. Bản báo cáo này bao quát một cách có hệ thống tổng quan về công ty, đến thực trạng quản lý ‘‘tổ chức công tác kế toán TSCĐ’’ hiệu quả sử dụng TSCĐ tại Công ty TNHH một thành viên vận tải đường sắt Hà Nội – Chi nhánh Hải Phòng. 2. Mục đích của đề tài - Tìm hiểu và phân tích về nghiệp vụ kế toán tài sản cố định hữu hình, một vài thông tin liên quan đến tài sản cố định tại Chi nhánh vận tải đường sắt Hải Phòng. - Tìm hiểu về Microsoft Exel 2010. - Xây dựng được chương trình về kế toán tài sản cố định cho Chi nhánh vận tải đường sắt Hải Phòng trong quá trình thực tập. 3. Yêu cầu của đề tài - Khảo sát thực tế kế toán tài sản cố định tại Chi nhánh giao thông vận tải đường sắt Hải Phòng. - Xây dựng một chương trình kế toán tài sản cố định đạt những yêu cầu sau : - Chương trình giúp cho nhân viên kế toán trong việc kế toán tài sản cố định đầy đủ, chính xác, dễ dàng, nhanh chóng và tiện lợi. - Chương trình phải sát với thực tế, giao diện gần gũi có tính an toàn và bảo mật cao. 2 4. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài nghiên cứu - Trang bị cho bản thân những kiến thức cơ bản về nghiệp vụ kế toán tài sản cố định và nắm vững kiến thức cơ bản về Microsoft Excel 2010. - Xây dựng được chương trình về kế toán tài sản cố định cho một công ty hoặc doanh nghiệp. - Tạo tiền đề để khi ra trường có thể theo làm ở các công ty và doanh nghiệp. 5. Kết cấu của đề tài Ngoài phần phụ lục, báo cáo khóa luận của em gồm 3 chương: Chương 1: Tổng quan về kế toán tài sản cố định hữu hình. Chương 2 : Khảo sát và phân tích thiết kế hệ thống kế toán tài sản cố định hữu hình tại Công ty TNHH một thành viên vận tải đường sắt Hà Nội- Chi nhánh vận tải đường sắt Hải Phòng. Chương 3: Xây dựng chương trình kế toán tài sản cố định hữu hình. Sau thời gian thực tập Chi nhánh vận tải đường sắt Hải Phòng do thời gian có ít và phần kiến thức còn hạn hẹp nên bài báo cáo của em khó tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được sự chỉ bảo và những ý kiến đóng góp của Ban Giám Đốc, các anh chị kế toán và đặc biệt là giáo viên hướng dẫn. Em xin chân thành cảm ơn! Thái Nguyên, ngày.tháng. năm.. Sinh viên Lê Thu Hiền 3 Chương 1. TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 1.1. Lý thuyết chung về kế toán tài sản cố định hữu hình 1.1.1 Khái niệm, đặc điểm, tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ.  Khái niệm. TSCĐ hữu hình là tài sản có hình thái vật chất cụ thể do doanh nghiệp nắm giữ để dụng cho các hoạt động sản xuất kinh doanh phù hợp với tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ (theo chuẩn mực kế toán Việt Nam). TSCĐ vô hình là những tài sản không có hình thái vật chất nhưng xác định được giá trị và do doanh nghiệp nắm giữ, sử dụng trong sản xuất kinh doanh, cung cấp dịch vụ hoặc cho các đối tượng khác thuê phù hợp với tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ. TSCĐ thuê tài chính là TSCĐ mà doanh nghiệp đi thuê dài hạn và được bên cho thuê chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu, tiền thu về cho thuê đủ cho người cho thuê trang trải được chi phí của tài sản cộng với các khoản lợi nhuận từ đầu tư đó.  Đặc điểm. TSCĐ có nhiều chủng loại khác nhau với hình thái biểu hiện, tính chất đầu tư và mục đích sử dụng khác nhau. Nhưng nhìn chung khi tham gia vào các hoạt động sản xuất kinh doanh đều có những đặc điểm sau: - TSCĐ là một trong ba yếu tố không thể thiếu của nền kinh tế của một quốc gia nói chung, và trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp nói riêng. - TSCĐ tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh. - Giá trị của TSCĐ. Giá trị của TSCĐ được chuyển dịch vào chi phí sản xuất kinh doanh thông qua việc doanh nghiệp trích khấu hao. Hàng tháng, hàng quý doanh nghiệp phải tích lũy phần vốn này để hình thành nguồn vốn khấu hao cơ bản - TSCĐ hữu hình giữ nguyên hình thái ban đầu cho đến khi bị hư hỏng còn TSCĐ vô hình khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh thì cũng bị hao mòn 4 do tiến bộ của khoa học kỹ thuật, giá trị của TSCĐ vô hình cũng dịch chuyển dần dần, từng phần vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.  Tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ hữu hình - Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản - Nguyên giá tài sản phải được xác định một cách đáng tin cậy. - Thời gian sử dụng ước tính trên một năm. - Có đủ tiêu chuẩn giá trị theo quy định hiện hành. 1.1.2. Vai trò của TSCĐ trong quá trình SXKD TSCĐ là tư liệu lao động chủ yếu, do đó nó có vai trò rất quan trọng tới hoạt động sản xuất, quyết định hoạt động sản xuất, khối lượng và chất lượng sản phẩm, từ đó ảnh hưởng tới sự hoạt động và phát triển của DN. Trong nền kinh tế thị trường, xu thế cạnh tranh là tất yếu. “Sản xuất cái gì?, sản xuất cho ai?, sản xuất như thế nào?” là những câu hỏi luôn đặt ra đòi hỏi các chủ DN phải tìm cho được lời giả thỏa đáng nhất. Muốn vậy DN phải điều tra nắm bắt nhu cầu thị trường, từ đó lựa chọn quy trình công nghệ sản xuất, máy móc thiết bị phù hợp tạo ra cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người tiêu dùng. Do đó, việc đổi mới TSCĐ trong DN để theo kịp sự phát triển của xã hội là một vấn đề đặt lên hàng đầu. Bởi vì nhờ có đổi mới máy móc thiết bị, cải tiến quy trình công nghệ DN mới có thể tăng năng suất lao động, nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ giá thành, đảm bảo cho sản phẩm của DN có uy thế cạnh tranh chiếm lĩnh thị trường. Như vậy TSCĐ là một bộ phận then chốt trong các doanh nghiệp sản xuất, có vai trò quyết định tới sự sống còn của DN. TSCĐ thể hiện một cách chính xác nhất năng lực, trình độ trang thiết bị cơ sở vật chất kỹ thuật của DN và sự phát triển của nền kinh tế quốc dân. TSCĐ được đổi mới, cải tiến và hoàn thiện tùy thuộc vào hoàn cảnh thực tế mỗi thời kỳ, nhưng phải đảm bảo yêu cầu phục vụ sản xuất một cách có hiệu quả nhất, thúc đẩy sự tồn tại và phát triển của các DN trong nền kinh tế thị trường. Xuất phát từ những đặc điểm, vai trò của TSCĐ khi tham gia vào SXKD, xuất phát từ thực tế khách quan là cuối cùng với sự phát triển của KH-KT, cùng với sự phát triển của nền sản xuất xã hội, TSCĐ được trang bị vào các DN ngày càng nhiều và càng hiện đại, đặt ra yêu cầu quản lý TSCĐ là phải quản lý chặt chẽ cả về hiện vật và giá trị. Về mặt hiện vật, phải theo dõi kiểm tra việ bảo quản và sử dụng 5 TSCĐ nơi bảo quản và sử dụng để nắm được số lượng TSCĐ và hiện trạng của TSCĐ. Về mặt giá trị, phải theo dõi được nguyên giá, giá trị hao mòn và giá trị còn lại của TSCĐ, theo dõi quá trình thu hồi vốn đầu tư để tái sản xuất TSCĐ. 1.1.3. Nhiệm vụ kế toán TSCĐ Trình độ trang bị TSCĐ là một trong những biểu hiện về quy mô sản xuất của DN. Tất cả các DNSX thuộc mọi thành phần kinh tế đều có quyền tự chủ trong việc mua sắm và đổi mới TSCĐ, có thể thanh lý TSCĐ khi đến hạn, nhượng bán TSCĐ không cần dùng theo giá thỏa thuận. Thực tế đó dẫn đến cơ cấu và quy mô trang bị TSCĐ của DN sau một thời kỳ thường có biến động, để đáp ứng yêu cầu quản lý, kế toán TSCĐ phải thực hiện các nhiệm vụ sau: (1) – Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu một cách chính xác, đầy đủ, chính xác kịp thời về số lượng, hiện trạng, và giá trị TSCĐ hiện có, tình hình tăng giảm và di chuyển TSCĐ trong nội bộ DN nhằm giám sát chặt chẽ việc, mua sắm, đầu tư, việc bảo quản và sử dụng TSCĐ ở DN. (2) – Phản ánh kịp thời giá trị hao mòn TSCĐ trong qua trình sử dụng, tính toán phân bổ hoặc kết chuyển chính xác số khấu hao TSCĐ vào chi phí SXKD. (3) – Tham gia lập kế hoạch sử chữa và dự toán chi phí sử chữa TSCĐ, phản ánh chính xác chi phí thực tế về sửa chữa TSCĐ, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch và chi phí sửa chữa TSCĐ. (4) – Tham gia kiểm kê, kiểm tra định kỳ hoặc bất thường TSCĐ, tham gia đánh giá lại TSCĐ khi cầm thiết, tổ chức phân tích tình hình bảo quản và sử dụng TSCĐ ở DN. 1.1.4. Các cách phân loại TSCĐ chủ yếu và nguyên tắc đánh giá TSCĐ  Các cách phân loại TSCĐ chủ yếu Tổ chức phân loại TSCĐ là căn cứ vào những tiêu thức nhất định để phân chia TSCĐ thành từng loại, từng nhóm phù hợp với yêu cầu quản lý và hạch toán TSCĐ. Đối với DNSX, việc phân loại đúng đắn TSCĐ là cơ sở để thực hiện chính xác công tác kế toán, thống kê, lập báo cáo về TSCĐ để tổ chức quản lý sử dụng TSCĐ thích ứng với vị trí vai trò của từng TSCĐ hiện có trong DN. Từ đó có kế hoạch chính xác trong việc trang bị, đổi mới từng loại TSCĐ đáp ứng yêu cầu phát triển sản xuất và nâng cao hiệu quả kinh doanh của DN. 6 1. Phân loại TSCĐ theo hình thái biểu hiện: Theo cách phân loại này thì TSCĐ được chia thành 2 loại: - Đối với TSCĐ hữu hình gồm: + Nhà cửa, vật kiến trúc: Gồm nhà làm việc, nhà ở, nhà kho, xưởng sản xuất, cửa hàng, bể chứa, chuồng trại chăn nuôi. Nhà làm việc, nhà kho, nhà hội trường, nhà câu lạc bộ nhà văn hóa, nhà tập luyện và thi đấu thể thao, nhà bảo tồn bảo tàng, nhà trẻ, nhà mẫu giáo, nhà xưởng, phòng học, nhà giảng đường, nhà ký túc xá, nhà khám bệnh, nhà an dưỡng, nhà khách, nhà ở, nhà công vụ, nhà công thự, nhà khác. + Máy móc thiết bị: Máy móc thiết bị động lực, máy móc thiết bị công tác và các loại máy móc thiết bị khác d