Trộn và in văn bản trong microsoft worrd 2010

Click to edit Master title style Click to edit Master text styles Second level Third level Fourth level Fifth level 11/27/2013 ‹#› KÍNH CHÀO QUÝ THẦY CÔ VÀ CÁC EM HỌC SINH Giáo viên thực tập: Giảng viên hướng dẫn: Lê Thị Tiển Trương Thế Quy Khái niệm trộn văn bản? Là việc kết xuất dữ liệu từ một văn bản mẫu có sẵn với 1 danh sách để có thể xuất ra file hoặc in ra giấy I/ Chuẩn bị trước khi thực hiện trộn một văn bản   1/ Tạo văn bản mẫu (mẫu giấy mời, mẫu báo cáo...) 2/ Tạo nguồn dữ liệu (Lập danh sách những người được mời được thông báo,..) II/ Các bước tiến hành trộn văn bản (gồm 3 bước) III/ In văn bản 1/ Xem trước khi in (Print Preview) 2/ Hiệu chỉnh và thực hiện in văn bản: I/ Chuẩn bị trước khi thực hiện trộn một văn bản:  1/ Tạo văn bản mẫu (mẫu giấy mời, mẫu báo cáo...) +Đây là văn bản chính (Main Document), văn bản này chứa nội dung không thay đổi. + Lưu ở dạng *.DOCX + Văn bản mẫu: I/ Chuẩn bị trước khi thực hiện trộn một văn bản:  2/ Tạo nguồn dữ liệu (Lập danh sách những người được mời được thông báo,..) + Là một bảng biểu mà : Mỗi hàng là thông tin của một đối tượng. Mỗi cột là một thuộc tính của đối tượng ấy. Là bảng biểu, lập ở 1 file riêng và đặt ở trang đầu tiên của file Không chứa bất kì 1 đối tượng nào kể cả kí tự rỗng + Lưu ở dạng *.DOCX + Nguồn dữ liệu: II/ Các bước tiến hành trộn văn bản (gồm 3 bước) II/ Các bước tiến hành trộn văn bản (gồm 3 bước) Vào thanh công cụ Mailings | Click vào Start Mail Merge | có 2 cách chọn (theo giao diện) để tiếp tục thực hiện trộn văn bản: Bước 2: Mở văn bản mẫu và thực hiện các lệnh trộn Cách 1 Cách 2 II/ Các bước tiến hành trộn văn bản (gồm 3 bước) Cách 1: +Letters | Select Recipients... rồi chọn 1 trong các lựa chọn sau: Bước 2: Mở văn bản mẫu và thực hiện các lệnh trộn II/ Các bước tiến hành trộn văn bản (gồm 3 bước) Bước 2: Mở văn bản mẫu và thực hiện các lệnh trộn Cách 1: Ý nghĩa từng mục chọn như sau: II/ Các bước tiến hành trộn văn bản (gồm 3 bước) Bước 2: Mở văn bản mẫu và thực hiện các lệnh trộn Cách 1: + Chọn tiếp Edit Recipient List... Xuất hiện hộp thoại II/ Các bước tiến hành trộn văn bản (gồm 3 bước) Cách 1:... tiếp tục tùy chỉnh các mục chọn: Checkboxs Validate Addressees (Xác nhận địa chỉ) Find Recipient Find Duplicates (Tìm trùng lắp) Sort (Sắp xếp) Filter (Lọc) Bước 2: Mở văn bản mẫu và thực hiện các lệnh trộn Checkboxs: Những cá nhân được tích ở trong hộp checkboxs là những người sẽ được gửi ở trong trộn thư (mail merge). Nếu bạn không muốn gửi cho một cá nhân nào trong danh sách bỏ nút tích ở trong checkboxs.  Sort (Sắp xếp): Nhấp chuột vào tùy chọn sắp xếp để sắp xếp người nhận theo thứ tự như mong muốn ví dụ theo thứ tự A,B,C của tên hoặc ngày tháng năm sinh…. Filter (Lọc): Nhấp chuột vào Filter để truy cập vào hộp thoại bộ lọc và lựa chọn cột lọc theo mong muốn. Find Duplicates (Tìm trùng lắp): Nhấp chuột vào Find Duplicates, một hộp thoại sẽ mở ra với danh sách cá nhân xuất hiện nhiều hơn 1 lần. Bạn có thể bỏ cá nhân bị trùng để tránh gửi lặp thông tin. Find Recipient: Tùy chọn này cho phép bạn tìm thông tin của một cá nhân cụ thể một cách dễ dàng. Validate Addressees (Xác nhận địa chỉ): Tùy chọn này chỉ áp dụng cho các máy tính có cài đặt phần mềm xác nhận địa chỉ tồn tại. (Các máy tính của Việt Nam hiện chưa cài đặt phần mềm này) Cách 2: + Step by Step Mail Merge Wizard để bắt đầu thực hiện 6 bước chọn trong giao diện màn hình Word 2003 II/ Các bước tiến hành trộn văn bản (gồm 3 bước) Bước 2: Mở văn bản mẫu và thực hiện các lệnh trộn + 3 trong 6 bước chọn gồm: Chọn kiểu cho văn bản chính, thông thường là Letter, rồi bấm Next: Starting Document Chọn Use The Current Document (sử dụng văn bản tạm thời để trộn thư, bấm Next : Select Recipients. Xuất hiện hộp thoại tiếp tục bước chọn 3 Chọn nguồn dữ liệu: Chọn Use Existing List và bấm chọn Browse để chỉ ra tên và vị trí đường dẫn Sau khi chọn file, ta thấy hộp thoại Mail Merge Recipients xuất hiện hộp Ta quyết định chọn các đối tượng và nhấn OK II/ Các bước tiến hành trộn văn bản (gồm 3 bước) Bước 3: Xem lại văn bản trước khi hoàn thiện quá trình trộn thư Quá trình trộn thư gần như đã được hoàn tất. Và có thể sửa đổi và xem lại kết quả Click vào nút Preview Results để xem kết quả trộn thư Sử dụng mũi tên trong nhóm kết quả từ Preview để kiểm tra tính chính xác của mỗi trường dữ liệu được chèn vào văn bản và phát hiện các lỗi về font chữ, cỡ chữ…. Hoàn thiện quá trình trộn thư (mail merge) II/ Các bước tiến hành trộn văn bản (gồm 3 bước) Bước 3: Xem lại văn bản trước khi hoàn thiện quá trình trộn thư Sau khi xem lại văn bản được hợp nhất, nếu dữ liệu được chèn vào văn bản chính xác thì quá trình trộn thư được xem là đã hoàn tất. Click vào nút Finish and Merge. Có 3 lựa chọn: II/ Các bước tiến hành trộn văn bản (gồm 3 bước) Bước 3: Xem lại văn bản trước khi hoàn thiện quá trình trộn thư I/ In văn bản   1/ Xem trước khi in (Print Preview) Click Customize Quick Access Toolbal | Print Preview and Print xuất hiện biểu tượng trên | click vào Lúc này, ta thấy chế độ trang in, để có thể quan sát theo mục đích của mình ta chọn các chức năng trên thanh công cụ. I/ In văn bản   2/ Hiệu chỉnh và thực hiện in văn bản: Để thực hiện hiệu chỉnh văn bản trước khi in, ta vào File | Print| Thực hiện hiệu chỉnh hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl+P. Xuất hiện hộp hội thoại, gồm: I/ In văn bản   2/ Hiệu chỉnh và thực hiện in văn bản: Lựa chọn số bản in trong ô Copies Lựa chọn máy in để in ấn trường hợp máy tính chỉ cài 1 máy in thì bạn không cần phải chọn. Lựa chọn đối tượng in Các cài đặt khác I/ In văn bản   2/ Hiệu chỉnh và thực hiện in văn bản: Lựa chọn máy in để in ấn trường hợp máy tính chỉ cài 1 máy in thì bạn không cần phải chọn. I/ In văn bản   2/ Hiệu chỉnh và thực hiện in văn bản: Lựa chọn đối tượng in All: In toàn bộ văn bản Selection: In văn bản được lựa chọn Current Page: In trang hiện hành Custom Range in Document: In một vùng trong văn bản I/ In văn bản   2/ Hiệu chỉnh và thực hiện in văn bản: Các cài đặt khác Print One Sided: Lựa chọn in một hoặc 2 mặt Collated: In theo kiểu trang sách Portrait Orientation: Lựa chọn thay đổi chiều khổ giấy(quay ngang, dọc)Lựa chọn thay đổi kích thước khổ giấyLựa chọn thay đổi lề của trang văn bản Print Properties: Thuộc tính của máy in phần này tuỳ thuộc vào từng loại máy in Lựa chọn số trang văn bản trên một trang giấy in( 1 page per sheet)  BÀI TẬP TRẮC NGHIỆM Cảm ơn quý thầy cô, các em đã chú ý lắng nghe