Ứng dụng kỹ năng giao tiếp trong đàm phán

CHƯƠNG 10 ỨNG DỤNG KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG ĐÀM PHÁN I – Khái quát về đàm phán 1.1. Khái niệm đàm phán Đàm phán là một hoạt động cơ bản của con người. Trong cuộc sống hàng ngày, đàm phán hiện diện ở mọi lúc, mọi nơi. Con người luôn tiến hành đàm phán ngay cả khi họ không biết chính mình đang làm điều đó. Vậy đàm phán là gì? Có rất nhiều khái niệm, định nghĩa về đàm phán. Vì đàm phán diễn ra trong mọi lĩnh vực của cuộc sống, mà trong mỗi lĩnh vực lại có những định nghĩa khác nhau. Dưới đây chúng tôi xin giới thiệu một số khái niệm phổ biến về đàm phán: Theo Gerald I.Nierenberg (USA) thì: “Định nghĩa về đàm phán đơn giản nhất, mỗi nguyện vọng thỏa mãn yêu cầu và mỗi nhu cầu tìm kiếm sự thỏa mãn, ít nhất đều nảy nở từ mầm sống của quá trình người ta triển khai đàm phán. Chỉ cần người ta vì muốn biến đổi quan hệ hỗ tương mà trao đổi với nhau về quan điểm, chỉ cần người ta muốn hiệp thương bàn bạc để đi đến nhất trí, là họ tiến hành đàm phán”. “Đàm phán thông thường tiến hành giữa cá nhân, họ hoặc vì bản thân mình, hoặc thay mặt đoàn thể có tổ chức, vì thế có thể coi đàm phán là bộ phận cấu thành của hành vi nhân loại, lịch sử đàm phán của nhân loại cũng lâu dài như lịch sử văn minh nhân loại”. (The Art of Negotiating – Nghệ thuật đàm phán). Theo Trương Tường (Trung Quốc), thì: “Đàm phán là hành vi và quá trình mà người ta muốn điều hòa quan hệ giữa hai bên, thỏa mãn nhu cầu của mỗi bên, thông qua hiệp thương mà đi đến ý kiến thống nhất”. (Nghệ thuật đàm phán thương vụ quốc tế - NXB Trẻ 1996). Theo Roger Fisher và William Ury (USA): “Đàm phán là phương tiện cơ bản để đạt được điều chúng ta mong muốn từ người khác. Đó là sự trao đổi ý kiến qua lại nhằm đạt được thỏa thuận trong khi bạn và phía bên kia có một số lợi ích chung và một số lợi ích đối kháng”. (Getting to Yes – Để đạt được thỏa thuận – NXB TP.HCM 1997). Còn theo chúng tôi: “ Đàm phán được hiểu là cuộc đối thoại giữa hai hay nhiều bên với nhau về yêu cầu và nguyện vọng của mỗi bên đối với bên kia quanh vấn đề có liên quan đến quyền lợi của tất cả các bên”. Hay hiểu theo cách khác, “Đàm phán là quá trình hai hay nhiều bên tiến hành bàn bạc, trao đổi để đi đến thống nhất quyền lợi và nghĩa vụ của mỗi bên”. Trong vô vàn cuộc đàm phán diễn ra hàng ngày, có những cuộc đàm phán, trong đó các yêu cầu đặt ra không cao và không cần phải lập kế hoạch trước cho quá trình và kết quả đàm phán, ví dụ như: các cuộc đàm phán trong gia đình, giữa những bè bạn thân thích, trong cuộc sống đời thường… Ngược lại, các cuộc đàm phán trong kinh doanh, yêu cầu cần đạt được rất cao, đòi hỏi phải chuẩn bị kỹ lưỡng, lập kế hoạch và đàm phán thận trọng hơn. Các đặc trưng cơ bản của đàm phán Trao đổi thông tin cởi mở giữa các bên. Trong trường hợp này, cả hai bên đều chân thành bày tỏ các mục tiêu của mình và lắng nghe các mục tiêu của phía bên kia để tìm ra điểm chung của cả hai bên. Tìm các giải pháp để đạt được mục tiêu của cả hai bên. Các bên hiểu rằng họ có cả các mục tiêu chung lẫn các mục tiêu mâu thuẫn nhau và họ phải tìm cách đạt được càng nhiều mục tiêu chung và có tính bổ sung cho nhau mà cả hai bên đều chấp nhận được thì càng tốt. Để làm được những việc trên, cả hai bên phải chân thành và thực sự cố gắng hiểu quan điểm của bên kia. Trong kiểu đàm phán này, các bên phải tìm ra giải pháp có lợi và chấp nhận được cho cả đôi bên – một giải pháp mà đôi bên đều thắng (win – win solution). 1.2. Các nguyên tắc cơ bản và những sai lầm thường mắc phải trong đàm phán 1.2.1. Các nguyên tắc cơ bản cần nắm vững Đàm phán có thể ví như một chuyến du lịch đến những miền đất mới, rất nhiều điều bất ngờ có thể xảy ra. Các cuộc đàm phán có thể diễn ra rất khác nhau, đơn giản hay phức tạp, căng thẳng hay nhẹ nhàng, dài hay ngắn… điều đó còn phụ thuộc vào năng lực của người đàm phán, đối tượng đàm phán, “thế” của các bên, bối cảnh đàm phán… Vì vậy, không thể áp dụng máy móc, rập khuôn những nguyên tắc, kinh nghiệm của người khác vào cuộc đàm phán của mình. Nói như vậy, không có nghĩa là đàm phán không có nguyên tắc. Vẫn có những nguyên tắc cơ bản mà ta cần nắm vững, nếu không sẽ phải trả giá cho sự thiếu hiểu biết của mình. “If you are going to play the game properly you’d better know the ruler” – “Muốn chơi đúng điệu, hãy học luật chơi”. (The Essence of negotiation – Jean M. Hiltrop and Sheila Udall). Những nguyên tắc đó là: Đàm phán là một việc tự nguyện, theo nghĩa bất cứ bên nào cũng có thể thoát lui hay từ chối tham dự đàm phán vào bất cứ lúc nào. Đàm phán chỉ có thể bắt đầu khi ít nhất có một bên muốn thay đổi thỏa thuận hiện tại và tin rằng có thể đạt được một thỏa thuận mới thỏa mãn cả đôi bên. Chỉ xảy ra đàm phán khi các bên hiểu rằng: sự việc chỉ được quyết định khi có thỏa thuận chung, còn nếu sự việc có thể quyết định đơn phương thì không cần xảy ra đàm phán. Thời gian là một trong những yếu tố quyết định trong đàm phán. Thời gian có ảnh hưởng to lớn đến tình hình đàm phán và ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả cuối cùng của đàm phán. Một cuộc đàm phán được coi là thành công không có nghĩa là phải giành thắng lợi bằng mọi giá mà là đạt được điều mà cả hai bên đều mong muốn. Phẩm chất, năng lực, kỹ năng, thái độ và tình cảm của những người ngồi trên bàn đàm phán có ảnh hưởng quyết định đến tiến trình đàm phán. Từ những nguyên tắc nêu trên chúng ta có thể rút ra các kết luận sau: - Đàm phán không phải là “một trận võ mồm” (a verbal tug of war). - Để đàm phán thành công đòi hỏi người đàm phán phải biết xác định đúng mục tiêu, giỏi thỏa hiệp, biết thuyết phục đối tác, tạo thế cạnh tranh công bằng, công khai, chính trực để cùng mở rộng lợi ích tổng thể. - Không phải mọi tình huống đều có thể dùng đàm phán để giải quyết thành công. Những sai lầm thường mắc phải trong đàm phán Các nhà đàm phán, ngay cả những người lão luyện nhất, cũng khó tránh khỏi mọi sai lầm. Và một khi đã mắc sai lầm thì ít có khả năng đạt được kết quả một cách mỹ mãn. Chính vì vậy, chúng ta cần nghiên cứu kinh nghiệm của những người đi trước để giảm thiểu những sai lầm đó. Từ những kinh nghiệm của mình, nhà đàm phán John Illich (1992) cho rằng: Những sai lầm thường gặp trong đàm phán là: - Ngồi vào bàn đàm phán với một cái đầu đầy những định kiến. - Không xác định được người có quyền quyết định cuối cùng của phía đối tác. - Không xác định được chính xác thế mạnh của mình là gì và không thể sử dụng thế mạnh đó một cách có hiệu quả. - Ngồi vào bàn đàm phán chỉ với một phương án duy nhất mà không có phương án thay thế, nên thường rơi vào thế bị động. - Không biết cách nâng cao vị thế của mình. - Không kiểm soát được những yếu tố quan trọng như: thời gian, những vấn đề cần giải quyết… mà để đối tác kéo đi theo ý muốn của họ. - Để vuột khỏi tay quyền ra yêu cầu trước. - Không tận dụng được ưu thế về thời gian và địa điểm trong đàm phán. - Vội bỏ cuộc khi cuộc đàm phán có vẻ như đi vào chỗ bế tắc. - Không chọn được thời điểm hợp lý để kết thúc cuộc đàm phán. Trên đây mới chỉ ra những sai lầm chủ yếu, trong đàm phán còn có thể gặp nhiều loại sai lầm khác; nếu xét theo nguyên nhân, người ta có thể chia chúng thành 5 loại “hội chứng” sau: Hội chứng “Một chiều” (The “one – track” syndrome). Hội chứng “Thắng – thua” (The “win – lose” syndrome). Hội chứng “Bước thất thường” (The “random walk” syndrome). Hội chứng “Trốn tránh mâu thuẫn” (The “conflict avoidance” syndrome). Hội chứng “Hộp cổ vật chứng” (The “time capsule” syndrome) – Bị ảnh hưởng bởi quá khứ, nhìn nhận sự việc một cách chủ quan, rời rạc, thiếu tính khách quan, hệ thống. 1.3. Đặc điểm của đàm phán trong kinh doanh 1.3.1. Đàm phán là một khoa học Muốn đàm phán thành công phải xác định rõ mục tiêu đàm phán một cách khoa học, phải kiên định, khôn ngoan bảo vệ quyền lợi của mình, đồng thời phải biết ứng phó một cách linh hoạt, sáng tạo trong từng trường hợp cụ thể: Đàm phán là quá trình bàn bạc, thỏa thuận giữa các bên nhằm đi đến ý kiến thống nhất; nên đàm phán là quá trình các bên đưa ra yêu cầu, chấp nhận nhượng bộ, để nếu thành công thì sẽ ký hợp đồng, đạt được lợi ích cho cả hai bên, chứ không phải quá trình mỗi bên khăng khăng bảo vệ lợi ích của riêng mình. Nếu đàm phán là quan hệ điều hòa lợi ích giữa người với người, thì thỏa mãn nhu cầu mỗi bên là một hành vi và quá trình để đạt tới cộng đồng ý kiến. Vì vậy, người ta cần suy nghĩ, cân nhắc những gì có liên quan đến lợi ích của đôi bên, phải tiến hành nghiên cứu, phân tích, đánh giá một cách có hệ thống, khách quan và toàn diện, dựa trên các quy luật, quy tắc nhất định, trên cơ sở để xây dựng chiến lược và chiến thuật đàm phán. Đó chính là khoa học của đàm phán. 1.3.2. Đàm phán là một nghệ thuật Bên cạnh tính khoa học, đàm phán còn là một nghệ thuật, đòi hỏi người đàm phán phải tinh tế, nhanh nhạy, mềm dẻo, linh hoạt, biết “tùy cơ mà ứng phó”, thì mới có thể đạt được thành công mỹ mãn. 1.3.3. Đàm phán là quá trình thỏa hiệp về mặt lợi ích và thống nhất giữa các mặt đối lập Đàm phán thành công – ký hợp đồng, tức vừa giữ được mối quan hệ, vừa đảm bảo lợi ích của các bên, nên đàm phán là quá trình thống nhất giữa hai mặt mâu thuẫn “hợp tác” và “xung đột”. Trong đàm phán phải tránh khuynh hướng: đàm phán theo kiểu quá “Mềm”, chỉ chú trọng gìn giữ mối quan hệ giữa hai bên, mà không quan tâm bảo vệ lập trường của mình, kết cục bị đối phương dồn ép, phải đi từ nhượng bộ này tới nhượng bộ khác, cuối cùng tuy ký được hớp đồng, nhưng phải gánh chịu mọi thiệt thòi. Ngược lại, cũng phải tránh khuynh hướng đàm phán theo kiểu quá “Cứng”, khăng khăng bảo vệ lập trường làm cho đàm phán tan vỡ, không ký được hợp đồng, hoặc ký được hợp đồng nhưng đối phương bị ép quá không thực hiện nổi. “Đàm phán không chỉ là một ván cờ, không nên yêu cầu quyết đấu một trận thắng thua, đàm phán cũng không phải là một trận đánh, phải tiêu diệt hoặc đặt đối phương vào đất chết, mà đàm phán là một sự nghiệp hợp tác đôi bên cùng có lợi”. Gerald I.Nierenberg. Vì vậy, người đàm phán cần bảo vệ lợi ích của phía mình, trong phạm vi đã được xác định có thể tìm được lợi ích càng nhiều càng tốt, mặt khác bất cứ người đàm phán nào cũng phải thỏa mãn nhu cầu thấp nhất của đối phương. Nếu không làm được điều đó, thì cuộc đàm phán sẽ bị tan vỡ. II – Các yếu tố của đàm phán Có ba nhóm yếu tố cơ bản ảnh hưởng tới đàm phán trong kinh doanh quốc tế, đó là: Các yếu tố cơ sở, Bầu không khí đàm phán, Quá trình đàm phán. Vì đàm phán vốn là quá trình động, nên bất cứ sự cảm nhận nào của các bên về bối cảnh và không khí đàm phán, hay bất kì sự triển khai cụ thể nào trong quá trình đàm phán cũng sẽ tác động đến kết quả đàm phán. 2.1. Các yếu tố cơ sở Các yếu tố cơ sở của quá trình đàm phán bao gồm: mục tiêu, môi trường, vị thế trên thương trường, bên thứ ba và người tham gia đàm phán. Nhóm yếu tố cơ sở có ảnh hưởng lớn đến quá trình và bầu không khí đàm phán. Ảnh hưởng của các yếu tố khác nhau lên toàn bộ quá trình đàm phán và các giai đoạn khác nhau của quá trình đàm phán là khác nhau. Một yếu tố có thể có ảnh hưởng tích cực ở giai đoạn này, nhưng lại có ảnh hưởng tiêu cực ở giai đoạn khác. Ảnh hưởng tích cực có nghĩa là tiết kiệm thời gian và làm cho quá trình đàm phán tiến triển thuận lợi, còn ngược lại, ảnh hưởng tiêu cực gây trở ngại và trì hoãn quá trình đàm phán. Sau đây chúng ta sẽ đi vào nghiên cứu từng yếu tố: 2.1.1. Mục tiêu Mục tiêu là điều mà các bên mong muốn đạt được vào giai đoạn cuối của đàm phán. Chúng thường được phân loại thành các mục tiêu chung, các mục tiêu mâu thuẫn và các mục tiêu bổ trợ. Ví dụ: Các bên có quyền lợi chung trong việc đạt được một giao dịch thành công như cả hai bên đều mong muốn, cùng lúc quyền lợi của họ có thể lại mâu thuẫn vì lợi nhuận của một bên lại là chi phí cho bên kia. Về các quyền lợi bổ trợ thì người mua trong các giao dịch quốc tế quan tâm tới việc có được công nghệ thích hợp để xây dựng cơ sở hạ tầng. Mặt khác, người bán lại muốn thâm nhập thị trường cụ thể và kì vọng vào công việc kinh doanh trong tương lai tại thị trường đó và ở các nước lân cận. Các mục tiêu chung và mục tiêu bổ trợ tác động trực tiếp và tích cực tới quá trình đàm phán, trong khi các mục tiêu mâu thuẫn có tác động tiêu cực. Các tác động đó tới lượt mình lại ảnh hưởng tới bầu không khí và kết quả đàm phán. Cơ hội cho một thỏa thuận sẽ giảm đi khi các mục tiêu mâu thuẫn chiếm ưu thế trong quan hệ giữa các bên và sẽ tăng lên khi các mục tiêu chung và bổ trợ chiếm ưu thế. 2.1.2. Môi trường Bao gồm các yếu tố chính trị, xã hội và cấu trúc hạ tầng xã hội có liên quan đến cả hai bên đối tác. Trong đàm phán quốc tế, sự khác biệt về môi trường giữa các bên luôn cản trở quá trình đàm phán. Các bên sẽ khó tiếp xúc với nhau khi không quen biết và có nền tảng văn hóa, chính trị… khác nhau. Một số đặc điểm của môi trường có ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình đàm phán, trong khi một số đặc điểm khác lại tác động trực tiếp đến không khí đàm phán. Các yếu tố chính trị, xã hội tác động đến quá trình đàm phán, còn cấu trúc thị trường tác động đến bầu không khí đàm phán. 2.1.3. Vị thế trên thương trường Là một nhân tố quan trọng có ảnh hưởng tới quá trình đàm phán. Số lượng người mua và người bán trên thị trường sẽ xác định số phương án lựa chọn có được cho mỗi bên, và tới lượt nó, số phương án lựa chọn này lại tác động của sức ép của đối tác trên thị trường. Quá trình đàm phán và vị thế thương lượng của người mua hay người bán có thể tác động nếu một trong hai bên có thể độc quyền trên thương trường. 2.1.4. Bên thứ ba Là các bên khác ngoài người mua và người bán, như: chính phủ, các đại lý, các nhà tư vấn và các nhà tiêu thụ. Các bên này có thể ảnh hưởng tới quá trình đàm phán vì họ có mục tiêu khác nhau. Thường thì chính phủ luôn tác động đến người mua và người bán thông qua các mục tiêu bổ trợ như: cơ sở hạ tầng, cơ hội việc làm, chính sách quản lý ngoại hối hay những mối quan hệ quốc gia có liên quan. 2.1.5. Người tham gia đàm phán Tác động đến quá trình đàm phán bằng kinh nghiệm và kĩ năng đàm phán của chính họ. Nhà đàm phán có hai mục tiêu phải phấn đấu thực hiện: trước hết họ phải tăng cường sự hợp tác giữa các bên; thứ hai, họ phải tối đa hóa lợi ích của mình và đảm bảo một thỏa thuận có giá trị đối với chính họ. Nhân cách của người đàm phán cũng có vai trò quan trọng, đặc biệt là khi thiếu thông tin về đối tác hoặc xuất hiện thế găng trong đàm phán. Người có nhân cách tốt là người có khả năng làm cho người khác thấy được vị thế của mình, dễ tiếp cận với đối tác và tạo cho họ thấy niềm tin, đồng thời đánh giá đúng vị thế của đối tác. Tuy nhiên, kĩ năng của các nhà đàm phán phụ thuộc vào các mục tiêu với con người và nghề nghiệp của họ. Các nhà đàm phán có chuyên môn kĩ thuật thường chỉ chú trọng các vấn đề kĩ thuật, trong khi các nhà kinh doanh lại cho rằng còn nhiều vấn đề khác quan trọng hơn, như: lợi nhuận, chi phí… 2.2. Bầu không khí đàm phán Mối quan hệ được phát triển trong suốt quá trình đàm phán giữa các bên được thể hiện bởi bầu không khí đàm phán. Bầu không khí này có tầm quan trọng đặc biệt đối với toàn bộ quá trình đàm phán. Bầu không khí và quá trình đàm phán có ảnh hưởng qua lại lẫn nhau ở mỗi giai đoạn đàm phán. Bầu không khí đàm phán chính là “môi trường” để các bên tiếp xúc với nhau, hiểu nhau, đánh giá hành vi của nhau và đặc tính của quá trình đàm phán. Bầu không khí đàm phán giúp các bên nhận thức được thực tế. Trong đàm phán, nhận thức được thực tế còn quan trọng hơn chính bản thân thực tế ở mỗi giai đoạn. Bầu không khí đàm phán có những có những đặc điểm riêng ở từng giai đoạn. Ở giai đoạn tiền đàm phán, bầu không khí bao trùm là hợp tác vì trong giai đoạn này các bên đang cố gắng tìm kiếm giải pháp chung. Trong các giai đoạn tiếp theo, đặc tính của bầu không khí đàm phán có thể thay đổi. Các đặc tính đó bao gồm: xung đột/hợp tác, ưu thế/lệ thuộc và những kì vọng. 2.2.1. Xung đột và hợp tác Là đặc tính cơ bản của quá trình đàm phán. Một mặt, các bên có một số lợi ích chung khi tìm kiếm giải pháp cho vấn đề mà cả đôi bên đều quan tâm. Mặt khác, mâu thuẫn về lợi ích có thể phát sinh khi chi phí của một bên lại là thu nhập của bên kia. Mức độ xung đột hay hợp tác trong bầu không khí đàm phán phụ thuộc vào mục tiêu của các bên tham gia đàm phán. Một số quan hệ mang tính bổ trợ nhiều hơn – so với các mối quan hệ khác. Mức độ xung đột hay hợp tác trong các giai đoạn khác nhau của quá trình đàm phán thường phụ thuộc vào các vấn đề cần giải quyết, còn mức độ xung đột hay hợp tác trong bầu không khí đàm phán lại phụ thuộc vào các bên giai quyết vấn đề khác nhau như thế nào. Xung đột đôi khi xảy ra chỉ là do sự hiểu lầm giữa đôi bên chứ không hề có xung đột thực sự. Các bên càng ít hiểu về nhau thì nguy cơ xảy ra những xung đột chỉ do hiểu lầm càng cao. Mỗi quá trình đàm phán, thậm chí ở các giai đoạn khác nhau của cùng một quá trình đàm phán đặc trưng bởi một mức độ hợp tác và xung đột khác nhau. 2.2.2. Ưu thế/ lệ thuộc Là một đặc tính cơ bản khác của quá trình đàm phán. Nó có liên hệ mật thiết với mối quan hệ quyền lực thực tế, chịu ảnh hưởng của giá trị của quan hệ với các bên đối tác và các phương án lựa chọn của họ. Các yếu tố cơ sở, ví dụ như vị thế trên thương trường, có thể ảnh hưởng tới mối quan hệ ưu thế/ lệ thuộc. Khả năng kiểm soát được mối quan hệ phụ thuộc vào ưu thế về nhận thức, trình độ chuyên môn nghiệp vụ, và khả năng tiếp cận thông tin của các bên. Chú ý, ưu thế là đặc tính của mối quan hệ, chứ không phải là thuộc tính của nhà đàm phán. Trong thực tế, ưu thế còn có mối liên hệ chặt chẽ với sự lệ thuộc. Do đó, ưu thế sẽ cân bằng nếu các bên cảm nhận có thế mạnh ngang nhau và sẽ mất cân bằng nếu các bên cảm thấy có ưu thế hơn hoặc nếu một bên bị lệ thuộc vào bên kia. 2.2.3. Kỳ vọng các bên tham gia đàm phán Có hai loại kì vọng: thứ nhất là kì vọng dài hạn về khả năng và giá trị của việc kinh doanh trong tương lai. Những kì vọng này càng lớn thì các nhà đàm phán càng có xu hướng thỏa hiệp trong cuộc đàm phán hiện tại. Các kì vọng này liên quan đến mục tiêu trước mắt của cuộc đàm phán. Quyết định của các bên tham gia đàm phán và tiếp tục mỗi giai đoạn nói lên kì vọng sẽ đạt được kết quả tốt hơn khi tiến hành đàm phán hơn là không đàm phán. Điều này thúc đẩy các bên tiếp tục chuyển sang giai đoạn tiếp theo. Các kì vọng tăng lên và thay đổi trong mỗi giai đoạn của quá trình đàm phán. 2.3. Yếu tố quá trình đàm phán Quá trình đàm phán trong kinh doanh quốc tế được chia làm ba giai đoạn khác nhau. Mỗi giai đoạn của quá trình đàm phán liên quan đến một phần cụ thể của quá trình và bao gồm toàn cách làm việc và tiếp xúc của bất kì bên nào có tham gia đàm phán và thực hiện trong giai đoạn đó. Các bên tiếp xúc với nhau để trao đổi thông tin trong mỗi giai đoạn. Mỗi giai đoạn cụ thể sẽ kết thúc khi các bên quyết định chuyển sang giai đoạn kế tiếp hoặc quyết định từ bỏ đàm phán nếu họ thấy việc tiếp tục đàm phán không có ý nghĩa gì nữa. Sau đây là các giai đoạn đàm phán: 2.3.1. Giai đoạn 1: Tiền đàm phán Được bắt đầu với những tiếp xúc đầu tiên giữa các bên, trong đó mối quan tâm đến việc hợp tác kinh doanh với nhau được thể hiện. Trong giai đoạn này, một số thương thảo được tiến hành và các đề nghị thăm dò được đưa ra. Có thể thấy được tính năng động của quá trình ở ngay giai đoạn đầu này khi các bên bắt đầu hiểu nhu cầu của nhau và đánh giá những lợi ích tham gia vào quá trình đàm phán. Các bên thu thập toàn bộ các thông tin cần thiết về hàng hóa, về đối tác, về môi trường kinh doanh, về mối quan hệ với các bên thứ ba, về những người có ảnh hưởng (chính quyền, cấp trên,…), về các đối thủ cạnh tranh và cơ sở hạ tầng… Các bên cần nhận thức được rằng, các yếu tố trên có ảnh hưởng rất lớn đến vị thế của họ, thế mạnh tương đối của mỗi bên có thể thay đổi bất cứ lúc nào do các yếu tố nêu trên, ví dụ như sự thay đổi của đối thủ cạnh tranh hoặc thay đổi tỉ giá hối đoái… vì chức năng chủ yếu của quá trình đàm phán là giải quyết vấn đề, nên công việc chính của giai đoạn tiền đàm phán là phải xác định cho được vấn đề cần giải quyết, quan trọng