Workflow và ứng dụng vào bài toán quản lý giao việc

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ Phạm Thị Sắc WORKFLOW VÀ ỨNG DỤNG VÀO BÀI TOÁN QUẢN LÝ GIAO VIỆC KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC HỆ CHÍNH QUY Ngành: Công Nghệ Thông Tin HÀ NỘI - 2010 Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN 4 Mục Lục Mục Lục ......................................................................................................................3 Mở đầu .......................................................................................................................7 Chương 1. Tổng quan về Luồng công việc ..............................................................8 1.1. Khái niệm về luồng công việc 8 1.1.1. Khái niệm .......................................................................................................................8 1.1.2. Các loại luồng công việc................................................................................................9 1.2. Các lĩnh vực ứng dụng của Luồng công việc và một số ứng dụng thực tiễn 10 1.2.1. Xử lý ảnh......................................................................................................................10 1.2.2. Quản lý tài liệu.............................................................................................................11 1.2.3. Thư điện tử và thư mục điện tử ...................................................................................11 1.2.4. Luồng công việc với các ứng dụng phần mềm nhóm .................................................11 1.2.5. Luồng công việc với các ứng dụng hướng giao dịch ..................................................12 1.2.6. Phần mềm hỗ trợ dự án ................................................................................................12 1.2.7. BPR và các công cụ thiết kế hệ thống có cấu trúc ......................................................12 1.3. Giới thiệu một số ứng dụng của Luồng công việc 13 1.3.1. Nevifood với Giải pháp quản lý thông tin bằng Sharepoint 2007 ..............................13 1.3.2. Mô hình hệ thống quản trị Luồng công việc của METEO .........................................15 Chương 2. Công cụ Microsoft Office SharePoint Server 2007 .............................18 2.1. Tổng quan về Microsoft Office Sharepoint Server 2007 18 2.1.1. Giới thiệu .....................................................................................................................18 2.1.2. Các tính năng của Microsoft Office Sharepoint Server 2007 .....................................19 Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN 5 2.2. Microsoft Office Sharepoint Server 2007 trong quản lý doanh nghiệp 20 2.2.1. Quản lý nội dung và các tiến trình...............................................................................21 2.2.2. Nâng cao sự hiểu biết trong kinh doanh ......................................................................22 2.2.3. Sử dụng nền độc lập với mạng Intranet, Internet và ứng dụng trong doanh nghiệp .24 2.3. Luồng công việc trong Sharepoint Server 2007 26 2.3.1. Luồng công việc phê duyệt (Approval Workflow) .....................................................26 2.3.2. Luồng công việc thu thập phản hồi (Collect Feedback) .............................................27 2.3.3. Luồng công việc thu thập chữ ký (Collect Signature) ................................................28 2.3.4. Luồng công việc quyết định giữ lại (Disposition approval) .......................................28 2.3.5. Luồng công việc ba trạng thái (Three States) .............................................................28 2.4. Công cụ triển khai Luồng công việc - Microsoft Office Sharepoint Designer 2007 29 Chương 3. Ứng dụng Luồng công việc cho bài toán quản lý thi học kỳ...............31 3.1. Phát biểu bài toán 31 3.2. Xây dựng mô hình nghiệp vụ 31 3.2.1. Các vấn đề và giải pháp ...............................................................................................31 3.2.2. Mục tiêu của hệ thống mới ..........................................................................................32 3.2.3. Mô tả hệ thống mới......................................................................................................32 b. Giúp công việc của cán bộ, giảng viên, các phòng ban chức năng được .........................33 3.2.4. Lợi ích của hệ thống mới .............................................................................................34 3.2.4. Thời gian triển khai dự án............................................................................................34 3.2.5. Nhưng ràng buộc đối với sự phát triển hệ thống.........................................................34 3.3. Kế hoạch dự án 35 3.3.1. Hệ thống thiết bị chính ................................................................................................35 3.3.2. Hệ thống phần mềm .....................................................................................................35 3.4. Lập tài liệu và phát triển Luồng công việc cho bài toán 36 3.4.1. Phân tích hệ thống........................................................................................................36 3.4.2. Phân tích hệ thống với các quy trình Luồng công việc ...............................................38 3.5. Thiết kế hệ thống với Luồng công việc 41 3.5.1. Tạo các thành phần cho hệ thống ................................................................................41 3.5.2. Tạo các Luồng công việc .............................................................................................43 3.6. Triển khai thử nghiệm hệ thống 43 3.6.1. Luồng công việc thông qua .........................................................................................43 3.6.2. Luồng công việc thu thập phản hồi .............................................................................55 3.6.3 Dùng Sharepoint Designer xây dựng Luồng công việc cụ thể ....................................61 3.7. Đánh giá hệ thống và hướng hoàn thiện 76 3.7.1. Nhận xét, đánh giá hệ thống ........................................................................................76 3.7.2. Những vấn đề cần hoàn thiện ......................................................................................77 Kết luận.....................................................................................................................78 Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN 6 Tài liệu tham khảo....................................................................................................79 Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN 7 Mở đầu Ngày nay công nghệ thông tin ngày càng phát triển và được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực. Các hệ thống tổ chức và quản lý trong doanh nghiệp cũng từng bước được tin học hóa giúp cho các quy trình nghiệp vụ hay giao dịch hàng ngày được thực hiện một cách tự động. Quản lý Luồng công việc (workflow) là một công nghệ đang phát triển nhanh và ngày càng trở thành một công nghệ cơ bản được sử dụng rộng rãi trong việc quản lý các quy trình nghiệp vụ của tổ chức. Đặc điểm cơ bản của nó là tổ chức việc tự động hoá các tiến trình nghiệp vụ, bao gồm việc kết hợp các hoạt động của người và máy, đặc biệt là các tương tác liên quan tới các công cụ và ứng dụng công nghệ thông tin. Luồng công việc có tính thực tiễn, đáp ứng yêu cầu xây dựng toàn bộ hệ thống các quy trình quản lý trong doanh nghiệp. Một hệ thống quản lý điện tử đòi hỏi có quy trình giao dịch, quản lý không chỉ đảm bảo sự chính xác về mặt nghiệp vụ mà cần tự động hóa nhằm tăng tốc độ xử lý nghiệp vụ và có thể giám sát quá trình hoạt động của các giao dịch nhằm tránh lãng phí thời gian chờ đợi vô ích. Hệ thống luồng công việc được áp dụng trong các quy trình quản lý giấy tờ, tài liệu, quy trình sản xuất tự động, quy trình kinh doanh, ngân hàng, hệ thống viễn thông mà đòi hỏi độ khả tính cao. Có nhiều công cụ hỗ trợ xây dựng và thực thi Luồng công việc, nhưng hiện nay Sharepoint Server là một công cụ mạnh và có nhiều ưu điểm đáng lưu ý. Với sản phẩm này các doanh nghiệp có thể xây dựng một hệ thống intranet và internet phục vụ cho việc trao đổi thông tin và thiết lập các quy trình làm việc một cách hiệu quả. Nó cung cấp sự kiểm soát toàn bộ vòng đời của nội dung thư điện thử bao gồm tài liệu, và các trang web; sử dụng các khuôn mẫu định dạng điện tử, đơn giản, thích hợp cho người dùng có kinh nghiệm thông qua các ứng dụng máy trạm quen thuộc; lưu trữ, quản lý, truy cập tài liệu trong doanh nghiệp; có chính sách quản lý và phân quyền rất tốt. Ngoài ra, nó tương thích với hầu hết các sản phẩm, ứng dụng của Office nên bạn có thể làm việc với word, excel, powerpoint một cách dễ dàng, tương thích với hệ thống window, và đã hỗ trợ sẵn những template, data type, site template, style, layout,… mà dựa vào đó bạn có thể tạo một ứng dụng với thời gian ngắn hơn với cách truyền thống. Có thể nói, Sharepoint Server là một sự lựa chọn tuyệt vời cho việc xây dựng và thực thi Luồng công việc. Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN 8 Chương 1. Tổng quan về Luồng công việc 1.1. Khái niệm về luồng công việc 1.1.1. Khái niệm Luồng công việc (Workflow) là một dãy các công việc có quan hệ với nhau theo một trình tự xác định để thực hiện một nhiệm vụ nào đó. Mô hình hóa luồng công việc có khả năng lặp lại được và có độ tin cậy cao. Nó hoạt động dựa trên các tài nguyên được tổ chức một cách có hệ thống, được định nghĩa sẵn các vai trò, các khối lượng, các nguồn năng lượng và các luồng thông tin vào trong một tiến trình công việc và tiến trình luồng công việc này có thể được tổng hợp thành tài liệu cũng như có thể được học hỏi bởi các tiến trình công việc khác. Các luồng công việc được thiết kế để đạt được mục đích là xử lý các công việc theo đúng các trình tự, các luật... như là các quá trình biến đổi của vật lý, các quá trình cung cấp dịch vụ và quá trình xử lý thông tin. Luồng công việc được tự động hóa một phần hoặc toàn bộ. Trong quá trình đó, các tài liệu, thông tin hay các nhiệm vụ được truyền từ đối tượng tham gia này sang đối tượng khác để hành động tuân theo một tập hợp quy tắc nhất định. Luồng công việc bao gồm một số các bước logic được xem như các tác vụ hay các hoạt động, những phụ thuộc giữa các tác vụ, các luật định tuyến và các thành viên tham gia. Trong Luồng công việc, một tác vụ có thể thể hiện một hoạt động của con người hay một hệ thống phần mềm. Nhu cầu nổi bật của Luồng công việc đối với một số ứng dụng dịch vụ điện tử làm cho nó gắn liền với các dịch vụ web. Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN 9 Hình 1: Ví dụ về Luồng công việc Ngày nay chúng ta dùng luồng công việc vì nó cho phép mô hình hóa một cách trực quan và rõ ràng các luồng điều khiển của một ứng dụng. Thay vì biểu diễn logic ứng dụng của ta bằng một mớ mã phức tạp, thì khai báo logic đó bằng luồng công việc rõ ràng là làm đơn giản hơn. Nhờ đó, ta có thể kiểm tra logic ứng dụng, làm trực quan hóa nó, theo vết nó khi thực thi và thay đổi nó khi cần thiết. Ngoài ra Luồng công việc cho phép phối hợp làm việc giữa con người và phần mềm bằng các loại giao diện tương tác khác nhau: email, web-form, winform, instant message. 1.1.2. Các loại luồng công việc Ta có thể chia luồng công việc thành hai kiểu như sau: − Luồng công việc tuần tự (Sequential workflow). Loại này mô tả một tiến trình có điểm khởi đầu, sau đó thực thi một số loạt các hoạt động theo thứ tự được dịch Yes No Bước 4 Kết thúc vòng lặp Kết thúc Bắt đầu Bước 1 Bước 2 Bước 3 Bắt đầu vòng lặp Quyết định Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN 10 sẵn, cuối cùng đi đến điểm kết thúc. Điển hình như các mô hình trình tự (flow chart) cổ điển. Một Luồng công việc tuần tự có thể chứa các nhánh, vòng lặp và một số cấu trúc điều khiển. Vì tính chất làm từng việc, xong việc trước rồi mới đến việc sau nên nó mới có tên gọi là Luồng công việc tuần tự. − Luồng công việc máy trạng thái (State machine workflow): Loại này áp dụng phương pháp chuyển đổi giữa các trạng thái của một đối tượng. Việc chuyển đổi gây ra bởi các sự kiện. Ví dụ hoạt động được thực thi trong một thời gian xác định sẽ được quyết định bởi việc phối hợp các trạng thái hiện tại và các sự kiện mà nó nhận được. Thông thường Luồng công việc tuần tự sẽ được áp dụng cho trường hợp hoạt nghiệp vụ đơn giản, dễ thể hiện, dễ hình dung và quản lý. Nhưng Luồng công việc máy trạng thái (State Machine) có thể giúp ta thể hiện được các Luồng công việc phức tạp, tránh trường hợp phân nhánh quá rườm rà, đặc biệt là những trường hợp mà không thể đoán trước được bởi vì con người tham gia vào Luồng công việc có thể dừng nó vào bất cứ lúc nào. Do đó, việc định hướng bằng Luồng công việc tuần tự là khả thi. Lúc này, mỗi bước của Luồng công việc chỉ thực hiện trên một nhánh: Đối với dạng máy trạng thái thì mọi chuyện đơn giản bởi vì một yêu cầu hủy chính là một sự kiên mà nó có thể được tiếp nhận và quản lý ngay thời điểm đó. 1.2. Các lĩnh vực ứng dụng của Luồng công việc và một số ứng dụng thực tiễn Trong những năm gần đây đã có nhiều loại sản phẩm trên thị trường IT hỗ trợ các chức năng của Luồng công việc, song gần đây tầm quan trọng của nó mới được nhìn nhận một cách đầy đủ. Sự tiến hóa của công nghệ Luồng công việc như một công nghệ tiên tiến có thể thấy ở một số loại sản phẩm khác nhau. 1.2.1. Xử lý ảnh Luồng công việc đã được kết hợp chặt chẽ với các hệ thống xử lý ảnh và nhiều hệ thống xử lý ảnh đã có khả năng thực thi Luồng công việc, hoặc dưới dạng built-in hoặc kết hợp với một sản phẩm Luồng công việc chuyên dụng. Nhiều thủ tục nghiệp vụ đòi hỏi phải tương tác với thông tin giấy tờ và cần thu thập chúng dưới dạng dữ liệu ảnh. Quá trình đó tạo thành một phần của cả tiến trình tự động hoá. Mỗi khi các thông tin trên giấy được thu thập dưới dạng dữ liệu ảnh điện tử, chúng có thể được trao đổi giữa một số người tham gia khác nhau cho các mục đích khác nhau trong tiến Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN 11 trình và có thể cả với các ứng dụng IT khác. Do vậy tạo ra một nhu cầu phải có các chức năng của Luồng công việc. 1.2.2. Quản lý tài liệu Công nghệ quản lý tài liệu gắn với việc quản lý vòng đời của các tài liệu điện tử. Công nghệ này bao gồm các tiện ích để quản lý các kho lưu trữ tài liệu phân tán bên trong một tổ chức như một tài nguyên dùng chung và các tiện ích để phát tán tài liệu (thậm chí những phần riêng rẽ của tài liệu) tới từng cá nhân tương ứng với vai trò của họ trong quan hệ với từng tài liệu cụ thể, phục vụ cho việc truy cập hoặc cập nhật thông tin. Các tài liệu tạo thành một phần của thủ tục nghiệp vụ đáp ứng nhu cầu truy cập tới tài liệu của từng nhân viên thực hiện các hoạt động riêng rẽ theo một trình tự cụ thể được quy định trong các quy tắc hành chính. Đó chính là dạng Luồng công việc hướng tài liệu. 1.2.3. Thư điện tử và thư mục điện tử Thư điện tử cung cấp các phương tiện mạnh cho việc phân phối thông tin giữa các cá nhân trong một tổ chức hoặc giữa các tổ chức. Việc sử dụng các cơ chế thư mục không chỉ cung cấp một cách để xác định các cá nhân tham gia trong lĩnh vực email mà còn có tiềm năng ghi nhận các thông tin về các thuộc tính người dùng như vai trò trong tổ chức hoặc các thuộc tính khác liên quan tới các thủ tục nghiệp vụ. Do vậy, hệ thống thư điệu tử tự thân đã hướng tới các chức năng Luồng công việc bằng cách thêm vào các lệnh định tuyến để xác định một chuỗi các người nhận đối với các kiểu thư điện tử cụ thể theo một số thủ tục nghiệp vụ được xác định trước. 1.2.4. Luồng công việc với các ứng dụng phần mềm nhóm Nền công nghiệp phần mềm nhóm đã tạo nên một lĩnh vực rộng lớn các phần mềm ứng dụng được thiết kế để hỗ trợ và nâng cao tính tương tác giữa các thành viên trong nhóm. Ban đầu, các ứng dụng này hỗ trợ cải thiện cách làm việc nhóm theo các tiến trình không hình thức như truy cập vào các bản tin nhóm hay các ứng dụng lập lịch biểu hàng ngày một cách tùy tiện. Khi phạm vi của các ứng dụng chuyển dịch về phía các nghiệp vụ hình thức hơn tập trung vào các mối tương tác nhóm thì bắt đầu nảy sinh các yêu cầu trang bị các khuôn dạng hình thức giám sát được để hỗ trợ cho việc sử dụng các ứng dụng phần mềm nhóm. Công nghệ Luồng công việc cung cấp một giải pháp cho nhu cầu này. Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN 12 1.2.5. Luồng công việc với các ứng dụng hướng giao dịch Trong nhiều năm qua, các ứng dụng hỗ trợ các thủ tục nghiệp vụ (“giao dịch”) đã được phát triển với việc sử dụng các bộ giám sát giao dịch và/hoặc các phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu. Từ cách làm việc tập trung hóa đầu tiên, các phần mềm ứng dụng như vậy đã cho phép phân tán các ứng dụng hướng giao dịch trên các nền máy tính khác nhau. Các ứng dụng hướng giao dịch đã thể hiện những đặc trưng quan trọng về tính bền vững và cũng hỗ trợ nhiều tính chất của giao dịch. Tuy nhiên, hầu như chúng không đưa ra sự tách biệt giữa logic thủ tục nghiệp vụ và sự triệu gọi các công cụ ứng dụng khác nhau để đáp ứng các yêu cầu hỗ trợ cho các hoạt động riêng lẻ trong tiến trình nghiệp vụ. Theo thời gian, điều này dẫn đến yêu cầu hợp nhất các khả năng của Luồng công việc để điều khiển các thủ tục nghiệp vụ với khả năng triệu gọi các chương trình ứng dụng giao dịch truyền thống cho các phần thích hợp của tiến trình nghiệp vụ, cũng như các loại chương trình ứng dụng khác (như word) cho các phần còn lại của tiến trình nghiệp vụ. 1.2.6. Phần mềm hỗ trợ dự án Phần mềm giám sát sự phát triển dự án ứng dụng IT phức tạp thường có một dạng chức năng của Luồng công việc trong môi trường dự án để “trao đổi” các nhiệm vụ giữa các cá nhân và định tuyến thông tin giữa họ để hỗ trợ các nhiệm vụ đó. Trong một vài trường hợp, các loại phần mềm này được tổng quát hóa để cung cấp khung nhìn hướng nghiệp vụ rộng hơn về tiến trình cũng như mở rộng miền công cụ ứng dụng - tức là đưa ra khả năng Luồng công việc tổng quát hơn. 1.2.7. BPR và các công cụ thiết kế hệ thống có cấu trúc Tái kỹ nghệ tiến trình nghiệp vụ (Business Process ReEngineering -BPR) là công cụ IT cung cấp trợ giúp cho các hoạt động phân tích, mô hình hoá, và định nghĩa lại các tiến trình nghiệp vụ cốt lõi của một tổ chức. Do các nguy cơ tiềm ẩn của sự thay đổi trong các tiến trình nghiệp vụ hay vai trò và trách nhiệm của mỗi bộ phân của tổ chức đã dẫn đến các quá trình này. Ở đây có thể bao gồm việc phân tích cấu trúc tiến trình và các luồng thông tin hỗ trợ nó, các vai trò của các cá nhân hay đơn vị của tổ chức trong tiến trình và các hành động cần thực hiện để đáp ứng với các tình huống khác nhau... Sự mở rộng tự nhiên của các công cụ đó tạo ra sự thuận tiện cho việc triển khai tiến trình với hạ tầng hỗ trợ của IT để điều khiển các luồng của công việc và các hành động gắn kết bên trong các tiến trình nghiệp vụ. Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN 13 1.3. Giới thiệu một số ứng dụng của Luồng công việc 1.3.1. Nevifood với Giải pháp quản lý thông tin bằng Sharepoint 2007 a. Giới thiệu về Nevifood Nevifood là Doanh nghiệp chuyên kinh doanh các sản phẩm thủy sản và nông nghiệp đặc biệt là các sản phẩm từ cá Tra, Basa (Pangasius) đến từ đồng bằng sông Cửu Long, Việt Nam. Nevifood có văn phòng đặt tại châu Âu, với hướng đi mở rộng, tiếp cận khách hàng cũng như cung cấp các sản phẩm đạt tiêu chuẩn cao của Việt Nam vào thị trường Châu Âu. Kéo theo đó là sự đòi hỏi về giao tiếp với nhiều ngôn ngữ chính thống của châu Âu như: (Anh, Pháp, Đức, Tây Ban Nha, Hà Lan) tất cả các thông tin về Kinh doanh, kênh PR, marketing đều phải thống nhất nội dung và có quy trình quản lý xuyên suốt. Nevifood quyết định triển khai giải pháp thiết kế Website công ty nhằm quản lý thông tin doanh nghiệp tích hợp với công nghệ Microsoft Office System, phần mềm cổng thông tin Microsoft SharePoint Server 2007 và nền tảng Microsoft .NET Framework. Kết quả của