Xây dựng chương trình quản lý bán hàng tại cửa hàng sách 292 Tây Sơn - Hà Nội

Lêi nãi ®Çu C«ng viÖc cña c¸c nhµ qu¶n lý kinh doanh hiªn nay t­¬ng ®èi phøc t¹p, do x· héi ngµy cµng ph¸t triÓn dÉn ®Õn nh÷ng yªu cÇu trong kinh doanh cµng cao h¬n, hä cÇn ph¶i cã mét hÖ thèng qu¶n lý phï hîp ®Ó thÝch øng víi nh÷ng yªu cÇu ®ã. Tõ nh÷ng yªu cÇu cÊp b¸ch ®ã th× tin häc qu¶n lý lµ mét c«ng cô h÷u hiÖu ®Ó gi¶i quyÕt vÊn ®Ò nµy. HiÖn nay cïng víi viÖc ph¸t triÓn ngµy cµng m¹nh cña khoa häc kü thuËt, tin häc ®· t¸c ®éng trùc tiÕp vµ th©m nhËp vµo c¸c tæ chøc kinh tÕ x· héi vµ trë thµnh mét c«ng cô cÇn thiÕt trong c«ng t¸c qu¶n lý kinh doanh. Sù ph¸t triÓn cña c¸c quan hÖ kinh tÕ, sù më réng c¸c m¹ng l­íi nghiÖp vô vµ sù t¨ng c­êng quy m« ho¹t ®éng ®· lµm cho nhu cÇu ¸p dông c«ng nghÖ th«ng tin ngµy cµng lín m¹nh h¬n. ViÖc c¸c nhµ qu¶n lý dùa trªn kinh nghiÖm vµ trùc gi¸c kh«ng cßn ®em l¹i hiÖu qu¶ nh­ mong muèn n÷a, mµ hä cÇn ph¶i ¸p dông c«ng nghÖ th«ng tin ®Ó hç trî cho c«ng t¸c qu¶n lý ®em l¹i hiÖu qu¶ kinh tÕ cao h¬n. Tin häc ho¸ c«ng t¸c qu¶n lý lµ mét trong nh÷ng lÜnh vùc quan träng cña øng dông tin häc. ViÖc ¸p dông tin häc vµo qu¶n lý kh«ng nh÷ng lµm t¨ng ®¸ng kÓ n¨ng suÊt vµ chÊt l­îng lao ®éng, mµ cßn t¹o ®iÒu kiÖn cho viÖc x©y dùng mét hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý cã c¬ së khoa häc, chÆt chÏ vµ chÝnh x¸c h¬n. Cöa hµng s¸ch 292 T©y S¬n lµ mét cöa hµng kinh do¸nh s¸ch ë quy m« kh«ng lín nh­ng ®· m¹nh d¹n ¸p dông tin häc vµo trong c«ng t¸c qu¶n lý b¸n hµng vµ ®· ®¹t ®­îc nhiÒu kÕt qu¶ kinh tÕ cao. HiÖn nay viÖc tin häc ho¸ bµi to¸n qu¶n lý B¸n hµng kh«ng cßn lµ vÊn ®Ò míi mÎ, ®· cã nhiÒu ch­¬ng tr×nh øng dông qu¶n lý b¸n hµng ch¹y trªn c¸c ng«n ng÷ kh¸c nhau, nh­ng mçi mét cöa hµng l¹i cã c¸c vÊn ®Ò vÒ qu¶n lý nghiÖp vô riªng biÖt, v× vËy cÇn ph¶i cã nh÷ng hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý b¸n hµng kh¸c nhau ®ßi hái viÖc tin häc ho¸ ph¶i phï hîp víi tõng hÖ thèng ®ã. Tõ viÖc øng dông tin häc ho¸ vµo c«ng t¸c qu¶n lý B¸n hµng t¹i cöa hµng s¸ch 292 T©y S¬n, sau thêi gian thùc tËp t¹i C«ng ty §iÖn To¸n vµ TruyÒn sè liÖu(VDC) T©y S¬n-Hµ Néi víi kiÕn thøc ®­îc tÝch luü trong nh÷ng n¨m häc t¹i tr­êng Kinh TÕ Quèc D©n, cïng víi sù gióp ®ì vµ chØ b¶o tËn t×nh cña gi¸o viªn h­íng dÉn Ts. TrÇn ThÞ Song Minh v¸ c¸c c¸n bé cña c«ng ty §iÖn To¸n vµ TruyÒn Sè LiÖu(VDC) em ®· quyÕt ®Þnh lùa chän chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp víi ®Ò tµi:"X©y dùng ch­¬ng tr×nh qu¶n lý b¸n hµng t¹i cöa hµng s¸ch 292T©y S¬n- Hµ Néi". Môc lôc Ch­¬ng I: giíi thiÖu vÒ ®¬n vÞ thùc tËp vµ ®Ò tµi nghiªn cøu I. c«ng ty ®iÖn to¸n vµ truyÒn sè liÖu-vdc §­îc thµnh lËp chÝnh thøc vµo th¸ng 12/1989, víi giÊy phÐp ®¨ng ký kinh doanh sè: 109883 do Bé KÕ ho¹ch vµ §Çu t­ cÊp ngµy 20/06/1995, C«ng ty §iÖn To¸n vµ TruyÒn Sè liÖu ho¹t ®éng trªn c¸c lÜnh vùc tin häc, Internet vµ truyÒn sè liÖu víi c¸c s¶n phÈm vµ dÞch vô chÝnh: cung cÊp c¸c dÞch vô TruyÒn sè liÖu VIETPAC, Frame Relay trªn ph¹m vi toµn cuèc vµ tíi h¬n 150 n­íc trªn thÕ giíi. VNN/Internet-dÞch vô Internet tèt nhÊt t¹i ViÖt Nam vµ c¸c dÞch vô trªn c¬ së giao thøc IP víi m¹ng trôc quèc gia bao phñ trªn tÊt c¶ c¸c tØnh thµnh phè. DÞch vô ®iÖn tho¹i gäi 171, Fax gi¸ rÎ qua giao thøc Internet(VOIP, FOIP). C¸c dÞch vô trªn Web vµ th­¬ng m¹i ®iÖn tö (E-Commerce). C¸c dÞch vô th«ng tin, dÞch vô trôc tuyÕn, danh b¹ vµ danh b¹ ®iÖn tö. C¸c dÞch vô Multimedia: ph¸t thanh, truyÒn h×nh trªn m¹ng. DÞch vô truyÒn b¸o-viÔn Ên vµ chÕ b¶n-xuÊt b¶n ®iÖn tö, E-publishing. C¸c s¶n phÈm vµ dÞch vô tin häc, gi¶i ph¸p tÝch hîp. §µo t¹o, t­ vÊn, kh¶o s¸t thiÕt kÕ, x©y l¾p, b¶o tr× chuyªn ngµnh tin häc truyÒn sè liÖu. S¶n xuÊt, xuÊt khÈu, nhËp khÈu, kinh doanh c¸c phÇn mÒm tin häc, vËt t­, thiÕt bÞ c«ng nghÖ th«ng tin. Kinh doanh dÞch vô qu¶ng c¸o, qu¶ng c¸o trùc tuyÕn-Online Advertising. C«ng ty §iÖn To¸n vµ TruyÒn Sè liÖu lµ ®¬n vÞ h¹ch to¸n kinh tÕ trong khèi th«ng tin b­u ®iÖn, cã quyÒn tù chñ vÒ s¶n xuÊt kinh doanh theo c¸c quy ®Þnh cña tæng côc tr­ëng. Cã t­ c¸ch ph¸p nh©n ®­îc më tµi kho¶n ë ng©n hµng, cã con dÊu theo tªn gäi ®Ó giao dÞch. T¹i Hµ néi vµ thµnh phè Hå ChÝ Minh, hai c¬ së m¸y tÝnh cña ngµnh b­íc ®Çu ®· ®­îc trang bÞ mét sè m¸y vi tÝnh XT vµ AT286. mét øng dông ®Çu tiªn vµ quan träng nhÊt lµ m¹ng vi tÝnh cña hai c¬ së nµy qua kªnh viÔn th«ng. Tèc ®é truyÒn lóc ®ã: 1.200bps, 2.400bps qua kªnh ®iÖn tho¹i dïng Modem. HÖ thèng truyÒn sè liÖu ®Çu tiªn, b­íc ®Çu sö dông ph­¬ng thøc ®¬n gi¶n, ®iÓm nèi ®iÓm (point to point). DATEC lµ ch­¬ng tr×nh phÇn mÒm truyÒn tin (communication software) do CBCNV cña C«ng ty §iÖn To¸n b­u ®iÖn TP-hå ChÝ Minh tù nghiªn cøu, thùc hiÖn ë c¸c tØnh phÝa Nam vµ bé phËn kü thuËt tin häc cña trung t©m Thèng kª vµ TÝnh to¸n ë Hµ Néi tù nghiªn cøu vµ thùc hiÖn ë c¸c tØnh phÝa B¾c. Ch­¬ng tr×nh DATEC cña c«ng ty ®iÖn to¸n TP-Hå ChÝ Minh ®­îc héi ®ång khoa häc kü thuËt b­u ®iÖn thµnh phè vµ uû ban khoa häc kü thuËt TP-Hå ChÝ Minh ®¸nh gi¸ xuÊt s¾c vµ khen th­ëng. Ngµy 28/11/1995, thµnh lËp Trung T©m §iÖn To¸n vµ TruyÒn Sè liÖu khu vùc 1(VDC1) cã trô së ®Æt t¹i 75 §inh Tiªn Hoµng(HN) vµ Trung t©m §iÖn To¸n vµ truyÒn sè liÖu khu vùc III(VDC3) cã trô së ®Æt t¹i 12 Lª Th¸nh T«ng(§µ N½ng). Ngµy 25/11/1997, thµnh lËp trung t©m dÞch vô Gia T¨ng Gi¸ TrÞ(VASC) trô së t¹i 258 Bµ TriÖu. C«ng ty §iÖn To¸n vµ TruyÒn Sè liÖu më réng ph¹m vi ho¹t ®éng trªn ®Þa bµn c¶ n­íc vµ hiÖn giê c«ng ty trë thµnh: VDC- nhµ cung cÊp dÞch vô kÕt nèi Internet hµng ®Çu t¹i ViÖt Nam (IXP) VDC- nhµ cung cÊp dÞch vô Internet ®Çu tiªnvµ uy tÝn nhÊt t¹i ViÖt Nam (ISP) VDC-nhµ cung cÊp th«ng tin trªn m¹ng Internet(ICP) Ban l·nh ®¹o c«ng ty VDC1 VDC2 VDC3 PhongTæ chøc lao ®éng Phßng kinh doanh Phßng kÕ to¸n tµi chÝnh Phßng kÕ ho¹ch Phßng ®Çu t­ ph¸t triÓn Phßng hµnh chÝnh Phßng nghiªn cøu øng dông PM Phßng nc vµ pt hÖ thèng Phßng qu¶n lý tin häc Phßng danh b¹ Phßng VDCA Phßng biªn tËp Phßng kü thuËt ®iÒu hµnh Phßng tÝnh c­íc Phßng qu¶n lý chÊt l­îng S¬ ®å tæ chøc c«ng ty VDC + Phßng hµnh chÝnh Liªn hÖ: Tel:(84)45372754;Fax:(84)45372753; Email:vdc@vnn.vn Chøc n¨ng: phßng hµnh chÝnh cã chøc n¨ng vÒ c«ng t¸c v¨n th­-l­u tr÷, lÔ t©n, ®èi ngo¹i, th«ng tin tuyªn truyÒn, néi vô vµ lµm ®Çu mèi th«ng tin phôc vô cho ho¹t déng s¶n suÊt kinh doanh cña c«ng ty. + Phßng kÕ ho¹ch Liªn hÖ: Tel:(84)45372763;Fax:(84)45372753; Email:vdc@.hn.vnn.vn Chøc n¨ng: phßng kÕ ho¹ch cã chøc n¨ng vÒ c«ng t¸c kÕ ho¹ch; qu¶n lý tµi s¶n; cung øng vËt t­. + Phßng kinh doanh Liªn hÖ: Tel:(84)45372760;Fax:(84)45372761; Email:vdc@vnn.vn Chøc n¨ng: Phßng kinh doanh cã chøc n¨ng vÒ c«ng t¸c marketing; Kinh doanh s¶n phÈm; DÞch vô; B¸n hµng; Hîp t¸c kinh doanh. + Phßng kü thuËt ®iÒu hµnh Liªn hÖ: Tel:(84)45372836;Fax:(84)45372835; Email:phviet@vnn.vn Chøc n¨ng: Phßng kü thuËt ®iÒu hµnh cã chøc n¨ng vÒ kü thuËt c«ng nghÖ, ®iÒu hµnh khai th¸c m¹ng vµ thiÕt bÞ. + Phßng kÕ to¸n tµi chÝnh Liªn hÖ: Tel:(84)45372762;Fax:(84)45372753; Email:ptlan@vnn.vn Chøc n¨ng: phßng kÕ to¸n tµi chÝnh cã chøc n¨ng vÒ c«ng t¸c kÕ to¸n, thèng kª, tµi chÝnh cña c«ng ty. + Phßng ®Çu t­ Ph¸t triÓn Liªn hÖ: Tel:(84)45372837; Fax:(84)45372753; Email:hainq@vnn.vn Chøc n¨ng: Phßng ®Çu t­ vµ ph¸t triÓn cã chøc n¨ng vÒ c«ng t¸c ®Çu t­ x©y dùng c¬ b¶n, ph¸t triÓn s¶n xuÊt. + Phßng tæ chøc lao ®éng Liªn hÖ: Tel:(84)45372759; Fax:(84)45372753; Email:tcld.vdc@vnn.vn Chøc n¨ng: Phßng tæ chøc lao ®éng cã chøc n¨ng vªv c«ng t¸c tæ chøc bé m¸y, nh©n sù, tiÒn l­¬ng, ®µo t¹o, thi ®ua, an ninh an toµn, chÝnh s¸ch ®èi víi ng­êi lao ®éng. + Ban biªn tËp b¸o ®iÖn tö Liªn hÖ: Tel:(84)45372784; Fax:(84)45372788; Email:vdcmedia@vnn.vn Chøc n¨ng: Ban biªn tËp b¸o ®iÖn tö cã chøc n¨ng vÒ th«ng tin qu¶ng b¸. + Phßng tÝnh c­íc Liªn hÖ: Tel:(84)48257216; Fax:(84)48261595; Email:biling@vnn.vn Chøc n¨ng: Phßng tÝnh c­íc cã chøc n¨ng vÒ c«ng t¸c tÝnh c­íc vµ c¸c vÊn ®Ò liªn quantíi viÖc tÝnh c­íc phÝ c¸c lo¹i h×nh dÞch vô trªn m¹ng cña toµn c«ng ty. + Phßng nghiªn cøu øng dông phÇn mÒm Liªn hÖ: Tel:(84)45372786; Fax:(84)45372753; Email:tvdan@vnn.vn Chøc n¨ng: Phßng nghiªn cøu øng dông phÇn mÒm lµ bé phËn s¶n suÊt, cã chøc n¨ng vÒ c«ng t¸c nghiªn cøu c«ng nghÖ tin häc vµ s¶n suÊt c¸c s¶n phÈm tin häc. + VDC A Liªn hÖ: Tel:(84)45372841; Fax:(84)45372753; Email:natqs@vnn.vn Chøc n¨ng: ban dù ¸n VDC A cã chøc n¨ng vÒ qu¶n lý ho¹t ®éng, thùc hiÖn vµ hç trî thùc hiÖn c¸c dù ¸n ®­îc c«ng ty giao. + Phßng tÝch hîp vµ ph¸t triÓn hÖ thèng Liªn hÖ: Tel:(84)45372780; Fax:(84)45372753; Email:anhchien@vnn.vn Chøc n¨ng: Phßng tÝch hîp vµ ph¸t triÓn hÖ thèng cã chøc n¨ng chÝnh trong c«ng t¸c nghiªn cøu triÓn khai c«ng nghÖ, t­ vÊn, x©y dùng vµ ph¸t triÓn c¸c gi¶i ph¸p tÝch hîp phôc vô ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh vµ ®iÒu hµnh qu¶n lý cña c«ng ty. + Phßng danh b¹ thùc hiÖn c¸c c«ng viÖc vÒ c¬ së d÷ liÖu danh b¹ toµn cuèc trªn Web. S¶n xuÊt ®Üa CD-ROM danh b¹. Ph¸t triÓn c¸c dÞch vô liªn quan ®Õn danh b¹. Chñ ®éng thùc hiÖn c¸c quan hÖ hîp t¸c phôc vô cho c¸c nhiÖm vô trªn. Thùc hiÖn c¸c nhiÖm vô kh¸c do gi¸m ®èc c«ng ty giao. + Phßng qu¶n lý tin häc Liªn hÖ: Tel:(84)45372841; Fax:(84)45372753; Email:vdc@vnn.vn Phßng qu¶n lý tin häc cã chøc n¨ng vÒ qu¶n lý khoa häc c«ng nghÖ vµ s¶n xuÊt kinh doanh trong lÜnh vùc tin häc. + Ban qu¶n lý chÊt l­îng Phßng hµnh chÝnh cã chøc n¨ng vÒ c«ng t¸c v¨n th­-l­u tr÷, lÔ t©n, ®èi ngo¹i, th«ng tin tuyªn truyÒn, néi vô vµ lµm ®Çu mèi th«ng tin phôc vô cho ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty. II. ®Ò tµi nghiªn cøu C«ng viÖc qu¶n lý b¸n hµng lµ rÊt cÇn thiÕt ®èi víi c¸c cöa hµng, bëi v× môc tiªu chÝnh trong c«ng t¸c qu¶n lý b¸n hµng cña cöa hµng lµ lµm sao cã thÓ kiÓm so¸t ®­îc nh÷ng ho¹t ®éng trong cöa hµng ®ã mét c¸ch hiÖu qu¶ vµ hîp lý nhÊt, vÝ dô nh­ ®Ó qu¶n lý ®­îc c¸c c«ng viÖc xuÊt b¸n hµng, nhËp hµng, hµng tån kho, c¸c c«ng nî ph¶i tr¶, ph¶i thu… ®ßi hái c¸c nh©n viªn trong cöa hµng ph¶i thùc hiÖn mét lo¹t c¸c c«ng viÖc nh­ cËp nhËt vµ l­u tr÷ c¸c th«ng tin míi, lËp ho¸ ®¬n nhËp hµng, xuÊt hµng, c¸c ho¸ ®¬n thanh to¸n… TÊt c¶ nh÷ng c«ng viÖc nµy ®Òu cÇn cã mét ch­¬ng tr×nh qu¶n lý b¸n hµng phï hîp ®Ó phôc vô cho nh÷ng c«ng viÖc trªn. Tõ nh÷ng lý do trªn cïng víi sù gióp ®ì cña c¸n bé h­íng dÉn trong c«ng ty §iªn To¸n vµ TruyÒn Sè LiÖu-VDC, vµ gi¸o viªn h­íng dÉn thùc tËp Ts.TrÇn ThÞ Song Minh ®· gîi ý nªn t«i ®· quyÕt ®Þnh chän ®Ò tµi lµ viÕt ch­¬ng tr×nh qu¶n lý b¸n hµng t¹i cöa hµng s¸ch 292- T©y S¬n. Môc ®Ých cña ch­¬ng tr×nh qu¶n lý b¸n hµng : Qu¶n lý ®­îc l­îng tiÒn b¸n s¸ch trong mét kho¶ng thêi gian nhÊt ®Þnh. Qu¶n lý ®­îc l­îng s¸ch b¸n ra trong mét kho¶ng thêi gian nhÊt ®Þnh theo mét chñng lo¹i, mét nhãm hay tÊt c¶ c¸c lo¹i s¸ch. Qu¶n lý ®­îc l­îng tiÒn vµ sè l­îng s¸ch nhËp vµo . Qu¶n lý ®­îc sè l­îng s¸ch tån trong kho. In ra ®­îc c¸c b¸o c¸o theo ®óng yªu cÇu. ... §Ó thùc hiÖn ®­îc c«ng viÖc nµy ng«n ng÷ sö dông cña t«i lµ Visual Basic vµ csdl Microsoft Access. Ch­¬ng II: Ph­¬ng ph¸p luËn vÒ ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ hÖ th«ng th«ng tin qu¶n lý I. sù cÇn thiÕt khi ph¸t triÓn hÖ thèng th«ng tin ViÖc ph¸t triÓn hÖ thèng th«ng tin lµ cung cÊp cho c¸c thµnh viªn cña tæ chøc nh÷ng c«ng cô qu¶n lý tèt nhÊt. Ph¸t triÓn mét hÖ thèng th«ng tin bao gåm viÖc ph©n tÝch hÖ thèng ®ang tån t¹i, thiÕt kÕ mét hÖ thèng míi, thùc hiÖn vµ tiÕn hµnh cµi ®Æt nã. Ph©n tÝch mét hÖ thèng b¾t ®Çu tõ viÖc thu thËp d÷ liÖu vµ chØnh ®èn chóng ®Ó ®­a ra ®­îc chuÈn ®o¸n vÒ t×nh h×nh thùc tÕ. ThiÕt kÕ lµ nh»m x¸c ®Þnh c¸c bé phËn cña hÖ thèng míi cã kh¶ n¨ng c¶i thiÖn t×nh tr¹ng hiÖn t¹i vµ x©y dùng c¸c m« h×nh l« gÝc, vµ m« h×nh vËt lý ngoµi cña hÖ thèng ®ã. ViÖc thùc hiÖn hÖ thèng th«ng tin liªn quan tíi x©y dùng m« h×nh vËt lý trong cña hÖ thèng míi vµ chuyÓn m« h×nh ®ã sang ng«n ng÷ tin häc. Cµi ®Æt mét hÖ thèng lµ tÝch hîp nã vµo ho¹t ®éng cña tæ chøc. VÊn ®Ò cÇn chó ý trong viÖc ph¸t triÓn mét hÖ thèng th«ng tin míi lµ c¸i g× b¾t buéc mét tæ chøc ph¶i tiÕn hµnh ph¸t triÓn hÖ thèng th«ng tin? Nh­ chóng ta ®· biÕt, sù ho¹t ®éng tåi tÖ cña hÖ thèng th«ng tin, nh÷ng vÊn ®Ò vÒ qu¶n lý vµ viÖc th©m thñng ng©n quü lµ nguyªn nh©n ®Çu tiªn thóc ®Èy mét yªu cÇu ph¸t triÓn hÖ thèng. Nh­ng còng cßn mét sè nguyªn nh©n kh¸c n÷a nh­ yªu cÇu cña nhµ qu¶n lý, c«ng nghÖ thay ®æi vµ c¶ sù thay ®æi s¸ch l­îc chÝnh trÞ. Cã thÓ tãm l­îc c¸c nguyªn nh©n ®ã nh­ sau: Nh÷ng vÊn ®Ò vÒ qu¶n lý. Nh÷ng yªu cÇu míi cña nhµ qu¶n lý. Sù thay ®æi c«ng nghÖ. Thay ®æi s¸ch l­îc chÝnh trÞ. Tõ nh÷ng vÊn ®Ò x¶y ra trªn th× viÖc ph©n tÝch vµ ph¸t triÓn mét hÖ thèng th«ng tin trong qu¶n lý lµ rÊt quan träng ®èi víi c¸c nhµ ho¹t ®éng s¶n suÊt kinh doanh gióp cho hä cã ®­îc nh÷ng c«ng cô qu¶n lý tèt nhÊt vµ phï hîp víi viÖc ph¸t triÓn cña khoa häc c«ng nghÖ míi hiÖn nay. ThËt vËy viÖc xuÊt hiÖn c«ng nghÖ míi còng cã thÓ dÉn ®Õn viÖc mét tæ chøc ph¶i xem l¹i nh÷ng thiÕt bÞ hiÖn cã trong hÖ thèng th«ng tin cña m×nh. Khi c¸c hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu ra ®êi nhiÒu tæ chøc ph¶i rµ so¸t l¹i c¸c hÖ thèng th«ng tin cña m×nh ®Ó quyÕt ®Þnh nh÷ng gÝ hä ph¶i cµi ®Æt khi muèn sö dông nh÷ng c«ng nghÖ míi nµy. Cuèi cïng, vai trß cña nh÷ng th¸ch thøc chÝnh trÞ còng kh«ng nªn bá qua. Nã còng cã thÓ lµ nguyªn nh©n dÉn ®Õn viÖc ph¸t triÓn mét hÖ thèng th«ng tin. Ch¼ng h¹n, kh«ng ph¶i lµ kh«ng cã nh÷ng hÖ thèng th«ng tin ®­îc ph¸t triÓn chØ v× ng­êi qu¶n lý muèn më réng quyÒn lùc cña m×nh vµ khi «ng ta biÕt r»ng th«ng tin lµ mét ph­¬ng tiÖn thùc hiÖn ®iÒu ®ã. ViÖc ng­êi ta nhËn ra yªu cÇu ph¸t triÓn hÖ th«ng tin râ rµng lµ ch­a ®ñ ®Ó b¾t ®Çu sù ph¸t triÓn nµy. trong phÇn lín c¸c tæ chøc, cã c¸c c¬ chÕ, Ýt nhiÒu chÝnh thøc ®ang tån t¹i, ®Ó x¸c ®Þnh mét nghiªn cøu ph¸t triÓn vÒ hÖ th«ng th«ng tin cã nªn ®­îc thùc hiÖn hay kh«ng. VÊn ®Ò cã thÓ lµ mét yªu cÇu ®¬n gi¶n göi tíi tõ mét bé phËn hoÆc mét phßng ban ®Õn l·nh ®¹o c¸c bé phËn tin häc cña tæ chøc, nh÷ng ng­êi nµy chÞu tr¸ch nhiÖm quyÕt ®Þnh liÖu yªu cÇu cã thÓ chÊp nhËn ®­îc kh«ng. Bëi v× t×nh tr¹ng nh­ vËy cã thÓ ®­îc xem nh­ lµ ®Ó ngá cöa, nhiÒu tæ chøc ®Æt ra mét héi ®ång tin häc chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ nh÷ng quyÕt ®Þnh lo¹i ®ã. Trong ®¹i ®a sè héi ®ång tin häc ®­îc cÊu thµng tõ ng­êi chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ tin häc cïng víi nh÷ng ng­êi chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ c¸c chøc n¨ng chÝnh cña tæ chøc. C¸ch thøc nµy ®¶m b¶o r»ng mäi khÝa c¹nh ®Òu ®­îc xem xÐt khi mét quyÕt ®Þnh ®­îc ®­a ra. Quyªta ®Þnh cña héi ®ång hay cña ng­êi chÞu tr¸ch nhiÖm tin häc trong mét sè tr­êng hîp, cã thÓ kh«ng b¾t buéc ph¶i dÉn tíi viÖc cµi ®Æt mét hÖ thèng míi, nã chØ míi khëi ®éng mét dù ¸n ph¸t triÓn. Suèt qu¸ tr×nh cña dù ¸n, ng­êi ta ph¶i xem l¹i quyÕt ®Þnh nµy cã nghÜa lµ ph¶i x¸c ®Þnh xem sÏ tiÕp tôc dù ¸n hay kÕt thóc nã. Ph­¬ng ph¸p ph¸t triÓn hÖ thèng th«ng tin Môc ®Ých chÝnh x¸c cña dù ¸n ph¸t triÓn mét hÖ thèng th«ng tin lµ cã ®­îc mét s¶n phÈm ®¸p øng nhu cÇu cña ng­êi sö dông, mµ nã ®­îc hßa hîp vµo trong c¸c ho¹t ®éng cña tæ chøc, chÝnh x¸c vÒ mÆt kü thuËt, tu©n thñ c¸c giíi h¹n vÒ tµi chÝnh vµ thêi gian ®Þnh tr­íc. Kh«ng nhÊt thiÕt ph¶i theo ®uæi mét ph­¬ng ph¸p ®Ó ph¸t triÓn mét hÖ thèng th«ng tin, tuy nhiªn nÕu kh«ng cã ph­¬ng ph¸p ta cã nguy c¬ kh«ng ®¹t ®­îc nh÷ng môc tiªu ®Þnh tr­íc. Bëi v× mét hÖ thèng th«ng tin lµ mét ®èi t­îng phøc t¹p. §Ó lµm chñ ®­îc sù phøc t¹p ®ã, ph©n tÝch viªn cÇn ph¶i cã mét c¸ch tiÕn hµnh nghiªm tóc, mét ph­¬ng ph¸p. Mét ph­¬ng ph¸p ®­îc ®Þnh nghÜa nh­ mét tËp hîp c¸c b­íc vµ c¸c c«ng cô cho phÐp tiÕn hµnh mét qu¸ tr×nh ph¸t triÓn hÖ thèng chÆt chÏ nh­ng dÔ qu¶n lý h¬n. Ph­¬ng ph¸p ®­îc ®Ò nghÞ ë ®©y dùa vµo ba nguyªn t¾c c¬ së chung cña nhiÒu ph­¬ng ph¸p hiÖn ®¹i cã cÊu tróc ®Ó ph¸t triÓn hÖ thèng th«ng tin. Ba nguyªn t¾c ®ã lµ: Sö dông c¸c m« h×nh. ChuyÓn tõ c¸i chung sang c¸i riªng. ChuyÓn tõ m« h×nh vËt lý sang m« h×nh l«gic khi ph©n tÝch vµ tõ m« h×nh l«gic sang m« h×nh vËt lý khi thiÕt kÕ. Tr­íc hÕt chóng ta cÇn hiÓu râ ba m« h×nh cña hÖ thèng th«ng tin: M« h×nh lo gÝc: m« t¶ hÖ thèng lµm g× ? d÷ liÖu mµ nã thu thËp, xö lý mµ nã ph¶i thùc hiÖn, c¸c kho chøa kÕt qu¶ hoÆc d÷ liÖu ®Ó lÊy ra cho c¸c xö lý vµ nh÷ng th«ng tin mµ hÖ thèng sinh s¶n ra. Nã kh«ng quan t©m tíi ph­¬ng tiÖn ®­îc sö dông còng nh­ thêi ®iÓm hoÆc ®Þa ®iÓm mµ d÷ liÖu ®­îc xö lý. M« h×nh cña hÖ thèng ®­îc g¾n ë quÇy tù ®éng dÞch vô kh¸ch hµng. M« h×nh vËt lý ngoµi: m« h×nh nµy chó ý ®Õn khÝa c¹nh nh×n thÊy ®­îc cña hÖ thèng nh­ lµ c¸c vËt mang d÷ liÖu vµ vËt mang kÕt qu¶ còng nh­ h×nh thøc ®Çu vµo vµ ®Çu ra cña th«ng tin. M« h×nh nµy chó ý còng ®Õn khÝa c¹nh thêi gian cña hÖ thèng, nghÜa lµ vÒ thêi ®iÓm mµ c¸c ho¹t ®éng xö lý d÷ liÖu kh¸c x¶y ra. M« h×nh nµy ®­îc g¾n ë quÇy giao dÞch rót tiÒn ë ng©n hµng. M« h×nh vËt lý trong: m« h×nh nµy liªn quan ®Õn nh÷ng khÝa c¹nh cña hÖ thèng tuy nhiªn kh«ng ph¶i c¸i nh×n cña ng­êi sö dông mµ lµ cña nh©n viªn kü thuËt. B»ng c¸ch cïng m« t¶ vÒ mét ®èi t­îng chóng ta ®· thÊy ba m« h×nh nµy ®­îc quan t©m tõ nh÷ng gãc ®é kh¸c nhau. Ph­¬ng ph¸p ph¸t triÓn hÖ thèng ®­îc thÓ hiÖn còng dïng tíi kh¸i niÖm cña nh÷ng m« h×nh nµy vµ do ®ã cÇn ph¶i lu«n lu«n ph©n ®Þng râ rµng ba møc trong t©m trÝ chóng ta. Nguyªn t¾c ®i tõ chung ®Õn riªng lµ mét nguyªn t¾c cña sù ®¬n gi¶n ho¸. Thùc tÕ ng­êi ta kh¼ng ®Þnh r»ng ®Ó hiÓu tèt mét hÖ thèng th× tr­íc hÕt ph¶i hiÓu c¸c mÆt chung tr­íc khi xem xÐt chi tiÕt. Sù cÇn thiÕt ¸p dông nguyªn t¾c nµy lµ hiÓn nhiªn. tuy nhiªn nh÷ng c«ng cô ®­îc sö dông ®Çu tiªn ®Ó ph¸t triÓn øng dông tin häc cho phÐp tiÕn hµnh m« h×nh ho¸ mét hÖ thèng b»ng c¸c khÝa c¹nh chi tiÕt h¬n. nhiÖm vô lóc ®ã sÏ khã kh¨n h¬n. NhiÖm vô ph¸t triÓn sÏ ®¬n gi¶n h¬n b»ng c¸ch øng dông nguyªn t¾c thø ba, cã nghÜa lµ ®i tõ vËt lý sang l«gÝc khi ph©n tÝch vµ ®i tõ l«gÝc sang vËt lý khi thiÕt kÕ. Nh­ ®· kÓ ra ë trªn, ph©n tÝch b¾t ®Çu tõ thu thËp d÷ liÖu vÒ hÖ thèng th«ng tin ®ang tån t¹i vµ vÒ khung c¶nh cña nã. Nguån d÷ liÖu chÝnh lµ nh÷ng ng­êi sö dông, c¸c tµi liÖu vµ quan s¸t. C¶ ba ngu«n nµy cung cÊp chñ yÕu sù m« t¶ m« h×nh vËt lý ngoµi cña hÖ thèng. VÝ dô, mét ng­êi sö dông nãi víi chóng ta: “ Robert xem xÐt b¶n sao mÇu hång vµ chuyÓn b¶n sao mÇu xanh cho Marie. Marie xem xÐt néi dung tµi liÖu, ký vµo v¨n b¶n vµ göi cho phßng kÕ to¸n” h¬n lµ nãi: “Ng­êi thø nhÊt xem xÐt tÝnh hîp lÖ cña ®¬n ®Æt hµng, ng­êi thø hai xem xÐt vµ x¸c ®Þnh sù ®óng ®¾n cña sè tiÒn tr¶”, viÖc phiªn dÞch nh­ vËy lµ nhiÖm vô cña ph©n tÝch viªn. tuy nhiªn vÊn ®Ò sÏ kh¸c ®i khi ta tiÕn hµnh ph©n tÝch hÖ thèng míi. Trong thùc tÕ ta x©y dùng tr­íc hÕt lµ: “ HÖ thèng ph¶i kiÓm tra t­ c¸ch cña kh¸ch hµng” tr­íc khi ta xem xÐt cô thÓ nªn ®Ó: “ Kh¸ch hµng ®­a thÎ cña m×nh vµo cöa ®äc thÎ vµ nhËp m· hiÖu c¸ nh©n vµo m¸y” hay lµ “ Kh¸ch hµng ®Æt ngãn tay c¸i vµ ngãn tay trá vµo m¸y ®äc v©n tay sè ho¸”. III. C¸c giai ®o¹n cña viÖc ph¸t triÓn hÖ thèng Mét hÖ thèng th«ng tin trong mét tæ chøc cÇn ph¶i thùc hiÖn ®Çy ®ñ 7 giai ®o¹n d­íi ®©y: Giai ®o¹n I: §¸nh gi¸ yªu cÇu Giai ®o¹n ®¸nh gi¸ yªu cÇu cã môc ®Ých gióp cho l·nh ®¹o tæ chøc hoÆc héi ®ång gi¸m ®èc nh÷ng d÷ liÖu ®Ých thùc ®Ó ra quyÕt ®Þnh vÒ thêi c¬, tÝnh kh¶ thi vµ hiÖu qu¶ cña mét dù ¸n ph¸t triÓn hÖ thèng. Giai ®o¹n nµy ®­îc thùc hiÖn t­¬ng ®èi nhanh vµ kh«ng ®ßi hái chi phÝ lín. Nã bao gåm c¸c c«ng ®o¹n sau: LËp kÕ ho¹ch ®¸nh gi¸ yªu cÇu. Mçi giai ®o¹n cña qu¸ tr×nh ph¸t triÓn hÖ thèng cÇn ph¶i ®­îc lËp kÕ ho¹ch cÈn thËn. Møc ®é h×nh thøc ho¸ cña kÕ ho¹ch nµy sÏ ®­îc thay ®æi theo quy m« cña dù ¸n vµ theo giai ®o¹n ph©n tÝch. VÒ c¬ b¶n th× lËp kÕ ho¹ch cña giai ®o¹n thÈm ®Þnh dù ¸n lµ lµm quen víi hÖ thèng ®ang xÐt, x¸c ®Þnh th«ng tin ph¶i thu thËp còng nh­ nguån vµ ph­¬ng ph¸p thu thËp cÇn dïng. Sè l­îng vµ sù ®a d¹ng cña nguån th«ng tin phô thuéc vµo kÝch th­íc vµ ®é phøc t¹p cña hÖ thèng nghiªn cøu. Ch¼ng h¹n, thÈm ®Þnh yªu cÇu ph¸t triÓn hÖ thèng lËp ho¸ ®¬n b¸n hµng cho mét doanh nghiÖp sÏ yªu cÇu t­ vÊn víi sè l­îng nguån th«ng tin Ýt h¬n so víi hÖ qu¶n lý nh©n sù cña mét doanh nghiÖp lín mµ nh©n viªn ®­îc tæ chøc thµnh nhiÒu c«ng ®o¹n. Lµm râ yªu cÇu. Lµm râ yªu cÇu cã môc ®Ých lµ lµm cho ph©n tÝch viªn hiÓu ®óng yªu cÇu cña ng­êi yªu cÇu. X¸c ®Þnh chÝnh x¸c ®èi t­îng yªu cÇu, thu thËp nh÷ng yÕu tè c¬ b¶n cña m«i tr­êng hÖ thèng vµ x¸c ®Þnh khung c¶nh nghiªn cøu. Lµm s¸ng tá yªu cÇu ®­îc thùc hiÖn chñ yÕu qua nh÷ng cuéc gÆp gì víi nh÷ng ng­êi yªu cÇu sau ®ã lµ víi nh÷ng ng­êi q