Xây dựng chương trình quản lý thông tin về tổ chức, cán bộ công chức của Sở giao thông vận tải - Tuyên Quang

Môc lôc Lêi Giíi thiÖu Cïng víi sù ph¸t triÓn m¹nh mÏ vµ kh«ng ngõng cña x· héi, th«ng tin ngµy cµng trë nªn phong phó ®a d¹ng vµ phøc t¹p. C«ng nghÖ th«ng tin ra ®êi nh»m ®¸p øng nh÷ng vÊn ®Ò to lín vµ quan träng ®ã. HiÖn nay C«ng nghÖ th«ng tin ®· vµ ®ang trë thµnh mét c«ng cô trî gióp rÊt ®¾c lùc cho con ng­êi trong mäi lÜnh vùc, nghµnh nghÒ. Mét trong nh÷ng lÜnh vùc mµ C«ng nghÖ th«ng tin th©m nhËp vµo s©u vµ thu ®­îc nh÷ng thµnh tùu to lín ®ã lµ lÜnh vùc qu¶n lý. C¸c phÇn mÒm nèi tiÕp ra ®êi nh»m qu¶n lý, xö lý th«ng tin trªn m¸y tÝnh ®èi víi nhiÒu vÊn ®Ò nh­: kÕ ho¹ch, nh©n sù, kÕ to¸n, tµi vô, qu¶n lý hµng ho¸ ®Õn viÖc b¸n hµng. Tin häc trong lÜnh vùc nµy ®· gãp phÇn ®¸ng kÓ lµm gi¶m nhÑ c«ng søc, thêi gian chi phÝ cña c¸c tæ chøc c¸ nh©n, gióp cho c¸c nhµ l·nh ®¹o ®­a ra nh÷ng quyÕt ®Þnh chiÕn l­îc ®óng ®¾n ë tÇm vÜ m« còng nh­ vi m«. ë n­íc ta trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y, lÜnh vùc qu¶n lý nµy ®· ®­îc nhiÒu c«ng ty phÇn mÒm quan t©m gi¶i quyÕt. VÒ tin häc ho¸ c«ng t¸c qu¶n lý sè liÖu vÒ c¸n bé ®· ®­îc triÓn khai t¹i c¸c c¬ quan tæ chøc c¸n bé ë nhiÒu bé nghµnh, mµ x©y dùng c¸c phÇn mÒm riªng ®Ó qu¶n lý cho phï hîp, tr­íc xu thÕ hiÖn nay, ngoµi viÖc øng dông c«ng nghÖ trong c«ng t¸c tæ chøc qu¶n lý c¸n bé. Së giao th«ng v©n t¶i- Tuyªn Quang thÊy r»ng cÇn thiÕt ph¶i nhanh chãng x©y dùng mét phÇn mÒm nh»m qu¶n lý tæ chøc vµ c¸n bé trong së. ChÝnh v× vËy mµ t«i chän ®Ò tµi thùc tËp tèt nghiÖp cña m×nh lµ “Xây dựng chương trình quản lý thông tin về tổ chức, cán bộ công chức của Sở giao thông vận tải - Tuyên Quang” lµ mét phÇn trong kÕ ho¹ch trªn. Sù thµnh c«ng cña ®Ò tµi nµy sÏ t¹o tiÒn ®Ò, c¬ së cho viÖc x©y dùng hÖ thèng qu¶n lý sè liÖu vÒ tæ chøc vµ c¸n bé cña Së giao th«ng vËn t¶i tuyªn quang. Ch­¬ng i ®Æt vÊn ®Ò I. Môc ®Ých ®Ò tµi HÖ thèng qu¶n lý Nh©n sù - L­¬ng ®­îc ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ sao cho gÇn víi c«ng t¸c qu¶n lý b»ng ph­¬ng ph¸p thñ c«ng th­êng ngµy. C¸c chØ tiªu qu¶n lý vµ tra cøu ®­îc thiÕt kÕ ®Ó gióp ng­êi lµm c«ng t¸c qu¶n lý dÔ dµng trong ®iÒu hµnh. Bµi to¸n qu¶n lý c¸n bé ®­îc thiÕt kÕ nh»m gi¶m bít sù cång kÒnh, phøc t¹p trong c«ng t¸c qu¶n lý Nh©n sù - L­¬ng tr­íc ®©y, ®­îc qu¶n lý b»ng ph­¬ng ph¸p thñ c«ng. Nh­ng hÖ thèng còng kh«ng cã sù thay ®æi vÒ mÆt nghiÖp vô qu¶n lý Nh©n sù - L­¬ng so víi qu¶n lý b»ng thñ c«ng, mµ nã cho phÐp thùc hiÖn c«ng t¸c qu¶n lý nhanh, chÝnh x¸c, tiÕt kiÖm thêi gian, gän nhÑ vµ an toµn h¬n . HÖ thèng qu¶n lý nµy cã thÓ ®­a ra c¸c b¶n b¸o c¸o vµ c¸c th«ng tin cña c¸n bé, c«ng nh©n mét c¸ch nhanh nhÊt víi ®é chÝnh x¸c cao nhÊt. C«ng viÖc tra cøu vµ t×m kiÕm còng ®­îc quan t©m víi thiÕt kÕ vµ ph©n tÝch gióp cho hÖ thèng thao t¸c víi ®é chÝnh x¸c cao. HÖ thèng còng ®¶m nhËn viÖc b¶o vÖ an toµn d÷ liÖu lµ cho phÐp sao chÐp d÷ liÖu nh»m tr¸nh mÊt m¸t th«ng tin. Bµi to¸n ®­îc ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu sao cho hÖ thèng kh«ng cång kÒnh, tr¸nh t×nh tr¹ng thõa th«ng tin nh­ng vÉn ®¶m b¶o c¸c yªu cÇu cña bµi to¸n. II. Ph¹m vi ®Ò tµi §Ò tµi lµ mét øng dông tin häc víi c«ng t¸c qu¶n lý, cô thÓ lµ qu¶n lý Nh©n sù - L­¬ng, gióp cho c«ng t¸c qu¶n lý C¸n bé, c«ng nh©n cña phßng Tæ chøc hµnh chÝnh, qu¶n lý l­¬ng C¸n bé, c«ng nh©n cña phßng Tµi vô ®­îc thuËn lîi vµ nhanh chãng khi tra cøu c¸c th«ng tin cã liªn quan ®Õn C¸n bé, c«ng nh©n thuéc së. C«ng t¸c qu¶n lý cña c¸c phßng, ban hiÖn nay cô thÓ lµ Së giao th«ng vËn t¶i Tuyªn quang tuy ®· cã nhiÒu c¶i tiÕn, song vÉn cßn nhiÒu h¹n chÕ vµ mÊt nhiÒu c«ng søc. Trªn thùc tÕ ë Së giao th«ng vËn t¶i Tuyªn quang víi sè l­îng c¸n bé, c«ng nh©n viªn chøc ®«ng do vËy viÖc ®­a m¸y tÝnh øng dông vµo c«ng t¸c qu¶n lý lµ mét ®iÒu thiÕt yÕu viÖc qu¶n lý Hå s¬, L­¬ng ®Õn xÐt th­ëng, kû luËt. . . ®Òu ph¶i ®­îc qu¶n lý chÆt chÏ, chÝnh x¸c. V× vËy, ph¹m vi cña §Ò tµi nµy chØ nªu øng dông tin häc trong c«ng t¸c qu¶n lý Nh©n sù - L­¬ng cña C¸n bé, c«ng nh©n viªn Së giao th«ng vËn t¶i Tuyªn quang. Qu¶n lý Nh©n sù ®· thuyªn chuyÓn c«ng t¸c, ®· nghØ h­u . . .bao gåm: NhËp vµo vµ l­u tr÷ ®Çy ®ñ mäi th«ng tin tõ tr­íc vµ ®­îc bæ xung trong suèt qu¸ tr×nh c«ng t¸c t¹i c«ng ty ®Ó khi cÇn t×m hoÆc kiÓm tra l¹i thuËn tiÖn nhÊt nh­ c¸c th«ng tin vÒ Qu¸ tr×nh c«ng t¸c, hå s¬ gia ®×nh, hå s¬ c¸ nh©n, hÖ sè l­¬ng, khen th­ëng kû luËt . . . Trong c¬ së ph©n tÝch trªn ®©y, kÕt hîp víi yªu cÇu hiÖn t¹i cïng víi nh÷ng ®Æc tÝnh cña Së giao th«ng vËn t¶i Tuyªn quang, §å ¸n nµy sÏ gi¶i quyÕt nh÷ng vÊn ®Ò ®ã: x©y dùng ch­¬ng tr×nh qu¶n lý Nh©n sù - L­¬ng cña c«ng ty dùa trªn hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu Access. Ch­¬ng II Ph©n tÝch yªu cÇu vµ kh¶o s¸t I. TÝnh cÊp thiÕt cña ®Ò tµi. HiÖn nay c«ng nghÖ th«ng tin ®· vµ ®ang trë thµnh mét c«ng cô trî gióp rÊt ®¾c lùc cho con ng­êi rÊt nhiÒu trong nghiªn cøu khoa häc vµ øng dông trong thùc tÕ. Tin häc øng dông ®ang ®­îc triÓn khai réng r·i trong c¸c ngµnh häc kü thuËt, kinh tÕ, gi¸o dôc, qu¶n lý. Tuy nhiªn hiÖn nay t¹i Së giao th«ng vËn t¶i Tuyªn quang viÖc qu¶n lý nh©n sù vÉn cßn ®­îc thùc hiÖn theo c¸ch lµm thñ c«ng truyÒn thèng, hå s¬ cña mçi c¸n bé ®­îc thiÕt lËp t¸ch rêi nhau, c¸c sè liÖu thiÕu chÝnh x¸c, tr¶i qua thêi gian vµ qu¸ tr×nh lu©n chuyÓn, nhiÒu hå s¬ bÞ mÊt, thÊt l¹c. Khi t×m kiÕm, xö lý, l­u gi÷ th«ng tin vÒ mét c¸n bé mÊt rÊt nhiÒu thêi gian vµ c«ng søc mµ ®é tin cËy vµ chÝnh x¸c kh«ng cao. V× vËy, ®Ó kh¾c phôc nh÷ng nh­îc ®iÓm cña ph­¬ng ph¸p qu¶n lý thñ c«ng, ®¸p øng tèt yªu cÇu cÇn thiÕt vÒ chÝnh x¸c, ®Çy ®ñ, nhanh chãng. Ta thÊy r»ng viÖc c¶i tiÕn qu¶n lý nh©n viªn trong h×nh thøc tin häc ho¸ sÏ ®¸p øng ®­îc yªu cÇu cña Së ®Æt ra. ViÖc x©y dùng hÖ thèng qu¶n lý nh©n sù nh»m c¸c môc ®Ých sau: + Cung cÊp hÖ thèng th«ng tin liªn quan tíi mçi c¸ nh©n, (hä tªn, quª qu¸n, tr×nh ®é, chøc vô..) mçi phßng ban (chuyªn m«n cña phßng, sè l­îng, chÊt l­îng c¸n bé nh©n viªn cña phßng….). + Dùa vµo ®Æc ®iÓm cña mçi c¸n bé ®Ó s¾p xÕp hÖ thèng nh÷ng th«ng tin cïng lo¹i trªn c¬ së ®ã sÏ gióp cho c¬ quan ®¸nh gi¸ ®óng ®éi ngò c¸n bé cña m×nh. C¸c sè liÖu sau khi xö lý ®­îc l­u gi÷ sÏ gióp cho c¬ quan gi¶m bít thêi gian n¾m b¾t th«ng tin ®èi víi tõng c¸n bé, cã thÓ phï hîp cho viÖc båi d­ìng, n©ng cao tr×nh ®é cho c¸n bé nh©n viªn trong c¬ quan. + ThiÕt kÕ ch­¬ng tr×nh qu¶n lý c¸n bé c«ng chøc dùa trªn c¬ së chñ yÕu lµ: + Nh÷ng quy ®Þnh cña ChÝnh phñ ®èi víi C¸n bé viªn chøc Nhµ n­íc. + QuyÕt ®Þnh ph©n cÊp qu¶n lý c¸n bé c«ng chøc cña uû ban nh©n d©n tØnh. + T×nh h×nh thùc tÕ cña c¬ quan. + Kh¶ n¨ng sö dông c¸c l­îng th«ng tin. + N¨ng lùc vµ vèn hiÓu biÕt cña b¶n th©n. II. Yªu cÇu cña hÖ thèng qu¶n lý c¸n bé c«ng chøc. 2.1. Yªu cÇu vÒ qu¶n lý hå s¬. Lµ yªu cÇu ®Çu tiªn vµ quan träng nhÊt cña ch­¬ng tr×nh gåm c¸c chøc n¨ng sau: - CËp nhËp lý lÞch. - CËp nhËp danh môc (cËp nhËp nh÷ng th«ng tin vÒ qu¸ tr×nh c«ng t¸c, qu¸ tr×nh ®µo t¹o, tr×nh ®é ngo¹i ng÷… cña c¸n bé nh©n viªn). - In lý lÞch cña mét c¸n bé. 2.2. Yªu cÇu vÒ t×m kiÕm, tra cøu d÷ liÖu. T×m kiÕm c¸n bé c«ng chøc theo c¸c tiªu chÝ (t×m kiÕm theo c¸c phßng ban, theo chøc danh, nam, n÷, ®¶ng viªn, tr×nh ®é chuyªn m«n, häc vÞ…). 2.3. Yªu cÇu vÒ thèng kª b¸o c¸o. - Thèng kª danh s¸ch c¸n bé c«ng nh©n viªn theo c¸c tiªu chÝ: §¶ng viªn, c¸n bé c«ng chøc ®Ò nghÞ n©ng l­¬ng, chuÈn bÞ nghØ h­u. - B¸o c¸o vÒ chÊt l­îng c¸n bé c«ng chøc. III. Kh¶o s¸t c«ng t¸c qu¶n lý nh©n sù t¹i Së giao th«ng vËn t¶i - Tuyªn Quang. 3.1 CÊu tróc : Bao gåm: - Ban gi¸m ®èc Së giao th«ng vËn t¶i-Tuyªn quang - C¸c phßng ban nghiÖp vô: Phßng Tæ chøc - Hµnh chÝnh - Tæng hîp, phßng Qu¶n lý giao th«ng vËn t¶i, phßng Kü thuËt, Ban qu¶n lý c¸c c«ng tr×nh giao th«ng, ban qu¶n lý dù ¸n WB, ban Qu¶n lý dù ¸n cÇu, §éi quy ho¹ch c«ng tr×nh giao th«ng. 3.2 Thùc tr¹ng c«ng t¸c qu¶n lý c¸n bé c«ng chøc t¹i Së giao th«ng vËn t¶i - Tuyªn Quang hiÖn nay: Chøc n¨ng nhiÖm vô cña hÖ thèng qu¶n lý: VÒ c¸n bé c«ng nh©n viªn: - Qu¶n lý, xö lý c¸c c«ng viÖc vÒ ®iÒu ®éng, bæ nhiÖm, lu©n chuyÓn c¸n bé. - Qu¶n lý hå s¬ c¸n bé. - Thèng kª sè liÖu vÒ c¸c vÊn ®Ò nªu trªn theo yªu cÇu cña l·nh ®¹o. VÒ chÕ ®é chÝnh s¸ch: - Qu¶n lý, xö lý c¸c c«ng viÖc vÒ : + XÐt n©ng L­¬ng. + TuyÓn dông, n©ng bËc, n©ng ngh¹ch c«ng chøc. + ChÕ ®é nghØ h­u. + Khen th­ëng kû luËt. - Thèng kª sè liÖu vÒ c¸c viÖc nªu trªn theo yªu cÇu cña ban Gi¸m ®èc Qu¶n lý vÒ tæ chøc bé m¸y vµ biªn chÕ: Xö lý c¸c c«ng viÖc liªn quan ®Õn x©y dùng, ®iÒu chØnh söa dæi c¸c chøc n¨ng, nhiÖm vô cña c¸c tæ chøc. Qu¶n lý viÖc thµnh lËp, s¸t nhËp gi¶i thÓ cña c¸c tæ chøc theo thÈm quyÒn. Theo dâi biªn chÕ cña c¸c phßng ban ®¬n vÞ. Thèng kª sè liÖu vÒ c¸c viÖc nªu trªn theo yªu cÇu cña l·nh ®¹o. IV. Ho¹t ®éng cña hÖ thèng hiÖn t¹i vµ nh÷ng th«ng tin ®ang qu¶n lý. 4.1 Nh÷ng th«ng tin hiÖn ®ang qu¶n lý: Trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y, do thùc hiÖn chñ tr­¬ng cña §¶ng nhµ n­íc vÒ tinh gän bé m¸y tæ chøc, gi¶m thiÓu biªn chÕ trong c¸c c¬ quan hµnh chÝnh sù nghiÖp, nªn c¸c th«ng tin vÒ tæ chøc vµ c¸n bé nh©n viªn trong toµn Së cã nhiÒu biÕn ®éng. - Thµnh lËp tæ chøc míi (s¸t nhËp tæ chøc), gi¶i thÓ mét sè tæ chøc kh«ng cÇn thiÕt. - S¾p xÕp bè trÝ ®iÒu ®éng c¸n bé l·nh ®¹o, c¸n bé c«ng chøc thõa hµnh trong néi bé cña tõng tæ chøc. - ChuyÓn xÕp ngh¹ch, bËc l­¬ng c«ng chøc phï hîp víi tr×nh ®é ®µo t¹o vµ chøc danh c«ng viÖc. §ång thêi vÉn cã sù gia t¨ng cña th«ng tin th­êng kú ph¶i qu¶n lý vµ xö lý: - Th«ng tin vÒ c«ng chøc míi ®­îc tuyÓn dông vµo biªn chÕ (do ®­îc bæ xung, do cßn biªn chÕ trèng: chÕt, th«i viÖc, ra khái nghµnh…) bao gåm hå s¬ ban ®Çu: QuyÓn lý lÞch c«ng chøc, c¸c v¨n b¶n kh¸c cã liªn quan ®Õn c¸ nh©n c«ng chøc). - Th«ng tin cÇn cËp nhËt th­êng xuyªn vÒ c¸n bé nh©n viªn: Tr×nh ®é ®µo t¹o, n©ng l­¬ng th­êng xuyªn vÒ c¸n bé nh©n viªn: Tr×nh ®é ®µo t¹o, n©ng l­¬ng th­êng xuyªn, nhËn xÐt, bæ nhiÖm, miÔm nhiÖm c¸n bé nh©n viªn… Thùc tÕ trªn ®ßi hái c«ng t¸c qu¶n lý c¸n bé c«ng chøc kh«ng chØ cÇn chÆt chÏ vÒ mÆt sè l­îng mµ cßn ph¶i theo s¸t nh÷ng biÕn ®éng nh©n sù, nh÷ng thay ®æi cña mçi c¸n bé c«ng chøc trong qu¸ tr×nh lµm viÖc c«ng t¸c. 4.2 C¸ch thøc thùc hiÖn: HiÖn nay, c«ng t¸c qu¶n lý hå s¬ c¸n bé c«ng chøc, cung cÊp sè liÖu thèng kª vÒ tæ chøc vµ nh©n sù ë c¸c phßng ban, bé phËn ë Së giao th«ng vËn t¶i-Tuyªn Quang thùc hiÖn chñ yÕu b»ng qu¶n lý chñ yÕu dùa trªn sæ s¸ch, giÊy tê. ViÖc theo dâi sè liÖu thèng kª ch­a ®­îc th­êng xuyªn, chñ yÕu dùa vµo c¸c biÓu mÉu do c¸c phßng ban, bé phËn b¸o c¸o theo ®Þnh kú. VÒ nh÷ng thay ®æi cña c¸ nh©n nh©n viªn: §Þnh kú 6 th¸ng, 1 n¨m, c¸n bé nh©n viªn ph¶i khai bæ xung lý lÞch theo mÉu hoÆc khi cã sù thay ®æi ®ét biÕn vÒ gia ®×nh, chøc vô, bËc l­¬ng… phôc vô cho viÖc ®iÒu ®éng, bæ nhiÖm mµ cÇn thiÕt ph¶i bæ xung ngay th× c¸n bé phßng tæ chøc yªu cÇu c¸ nh©n khai l¹i lý lÞch theo mÉu vµ bæ xung thªm th«ng tin míi. Sau ®ã l¹i ph¶i l­u vµo hå s¬. V× vËy sè l­îng hå s¬ ngµy mét t¨ng, dÉn ®Õn sù khã kh¨n cho c«ng t¸c qu¶n lý. - §Þnh kú hµng th¸ng hµng quý, hµng n¨m .®¬n vÞ thu thËp, xö lý c¸c sè liÖu vÒ nh©n sù bao gåm th«ng tin vÒ biªn chÕ, tæ chøc bé m¸y, chÊt l­îng ®éi ngò c«ng chøc, vµ c¸c chÕ ®é chÝnh s¸ch kh¸c cã liªn quan ®Õn c¸n bé nh©n viªn ®Ó tæng hîp th«ng tin, ®Ò xuÊt xö lý gi¶i quyÕt, hoÆc ®Ò nghÞ lªn cÊp trªn gi¶i quyÕt. ViÖc tæng hîp th«ng tin sÏ do c¸n bé thèng kª tÝnh to¸n ®Ó ®­a ra c¸c biÓu tæng hîp chung. Cã nhiÒu lo¹i biÓu, c¸n bé thèng kª ph¶i thùc hiÖn tÝnh to¸n thñ c«ng, do ®ã thêi gian xö lý kÐo dµi, ®«i khi gÆp ph¶i nhÇm lÉn sai sãt. §«i khi sè liÖu thèng kª cßn kh«ng thèng nhÊt theo mÉu quy ®Þnh, g©y khã kh¨n cho viÖc tæng hîp vµ ph©n tÝch sè liÖu cña c¸n bé thèng kª. - §èi víi c«ng t¸c qu¶n lý hå s¬ c¸n bé, khi lÊy ra mét hå s¬ c¸n bé do cÊp trªn yªu cÇu th× c¸n bé lµm c«ng t¸c qu¶n lý hå s¬ sÏ tra sæ, sau ®ã t×m trªn ng¨n, gi¸ t­ liÖu ®Ó lÊy ra hå s¬ cÇn t×m. §ång thêi viÖc l­u tr÷ hå s¬ còng cßn rÊt thñ c«ng, th« s¬, g©y khã kh¨n chËm trÔ vµ tèn nhiÒu thêi gian, ph­¬ng tiÖn, c«ng søc cho viÖc tra cøu th«ng tin phôc vô qu¶n lý c¸n bé c«ng chøc. 4.3 Trang thiÕt bÞ vµ con ng­êi: Trong nh÷ng n¨m võa qua Së giao th«ng vËn t¶i ®· trang bÞ cho tÊt c¶ c¸c phßng ban, bé phËn bé Ýt nhÊt mét m¸y vi tÝnh gåm nhiÒu chñng lo¹i, nguån gèc kh¸c nhau: VÊn ®Ò ®Æt ra ë ®©y lµ ®éi ngò nh÷ng ng­êi sö dông m¸y vi tÝnh cña c¸c phßng ch­a ®ång ®Òu vµ ®a sè ch­a ®­îc ®µo t¹o bµi b¶n. Do ®ã viÖc ®µo t¹o còng nh­ viÖc khai th¸c nh÷ng øng dông cña c«ng nghÖ th«ng tin míi chØ dõng l¹i ë møc lµm mét vµi thao t¸c kü thuËt ®¬n gi¶n nh­ : So¹n th¶o v¨n b¶n th«ng th­êng,… Ch­a ph¸t huy ®­îc tÝnh tÝch cùc cña c«ng nghÖ th«ng tin còng nh­ ch­a cã ®ñ tr×nh ®é, kh¶ n¨ng khai th¸c, tÝnh to¸n tæng hîp ph©n tÝch c¸c d÷ liÖu ®Ó gi¶i quyÕt c¸c bµi to¸n trong c«ng t¸c qu¶n lý c¸n bé, c«ng chøc, biªn chÕ vµ quü tiÒn l­¬ng, tæ chøc bé m¸y trao ®æi c¸c th«ng tin nãi chung vµ nh÷ng th«ng tin phôc vô cho nhiÖm vô cña c«ng t¸c qu¶n lý nãi riªng. 4.4 §¸nh gi¸ chung vÒ hÖ thèng hiÖn t¹i: Tõ nh÷ng vÊn ®Ò nªu trªn ta thÊy r»ng hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý c¸n bé nh©n viªn cña Së giao th«ng vËn t¶i Tuyªn quang hiÖn nay vÉn cßn bÞ ®éng, thñ c«ng, ch­a chuÈn x¸c, ch­a khoa häc. Ch­a x©y dùng ®­îc mét c¬ së d÷ liÖu th­êng xuyªn ®Ó d÷ liÖu lu«n ®­îc t­¬i sèng. V× vËy dï c¸n bé tæ chøc cã cè g¾ng vµ t×m mäi c¸ch c¶i tiÕn ph­¬ng ph¸p lµm viÖc th× vÉn lu«n tån t¹i mét sè vÊn ®Ò sau: Thêi gian t×m kiÕm, ghi chÐp qu¸ lín. Khi cã th«ng tin cÇn thiÕt th× do tÝnh phøc t¹p cña mÉu biÓu cho nªn thêi gian tæng hîp th«ng tin yªu cÇu dµi, kh«ng ®¸p øng ®­îc yªu cÇu. - C«ng viÖc tæng hîp hÕt søc khã kh¨n, do th«ng tin ®Õn tõ nhiÒu ng­êi sÏ kh«ng nhÊt qu¸n, dÔ bÞ nhÇm lÉn. - NhiÒu kho¶n môc th«ng tin vµ ghi chÐp kh«ng thèng nhÊt. - Khi cã sù thay ®æi, ®iÒu chØnh tèn nhiÒu thêi gian, c«ng søc, tiÒn b¹c. §øng tr­íc thùc tr¹ng nªu trªn, ®­îc sù quan t©m cña l·nh ®¹o, phßng tæ chøc c¸n bé nh©n viªn ®· vµ ®ang gÊp rót chuÈn bÞ c¬ së cho viÖc x©y dùng ch­¬ng tr×nh øng dông tin häc trong c«ng t¸c qu¶n lý nh©n sù cho Së. V.X©y dùng hÖ thèng qu¶n lý nh©n sù míi: HÖ thèng qu¶n lý míi cã vai trß rÊt quan träng, nã lµ c«ng cô trî gióp h÷u Ých cho c¸c nhµ qu¶n lý còng nh­ gióp cho c¸c nh©n viªn ph¸t huy tèt n¨ng lùc cña m×nh trong c«ng viÖc. TÝnh chÊt c¬ b¶n hÖ thèng míi lµ tÝnh khoa häc, tÝnh logic vµ tÝnh hÖ thèng cao. HÖ thèng míi ®­îc x©y dùng trªn nguyªn t¾c cò nh­ng hÇu hÕt c«ng viÖc qu¶n lý ®­îc tù ®éng ho¸, do vËy nã kh¾c phôc ®­îc tèi ®a c¸c nh­îc ®iÓm cña hÖ thèng cò. C¸c chøng tõ sæ s¸ch, c¸c hå s¬ ®­îc thay thÕ b»ng c¸c sè liÖu trªn m¸y tÝnh sÏ tiÕt kiÖm ®­îc thêi gian vµ c«ng søc gióp cho viÖc tÝnh to¸n t×m kiÕm, cËp nhËp, söa ch÷a th«ng tin ®­îc nhanh chãng, dÔ dµng, chÝnh x¸c. Gi¶i ph¸p: KH¶O S¸T - PH¢N TÝCH - THIÕT KÕ - CµI §ÆT, Sö DôNG. Giíi h¹n cña ch­¬ng tr×nh : Bµi to¸n QL C¸N Bé C¤NG CHøC cña Së giao th«ng vËn t¶i - Tuyªn Quang chØ ®i s©u vµo c«ng t¸c qu¶n lý c¸c th«ng tin vÒ hå s¬ lý lÞch cña c¸n bé c«ng chøc trong së. Ch­¬ng iii: ph©n tÝch thiÕt kÕ hÖ thèng qu¶n lý nh©n sù I. BiÓu ®å ph©n cÊp chøc n¨ng: BiÓu ®å ph©n cÊp chøc n¨ng hÖ thèng qu¶n lý nh©n sù cña Së giao th«ng vËn t¶i Tuyªn quang - Phôc vô c¸c yªu cÇu tra cøu cña ban l·nh ®¹o vµ nh÷ng ng­êi cã liªn quan. - §Çu vµo cña hÖ thèng gåm cã. + Lý lÞch c¸n bé nh©n viªn. + Kª khai bæ xung lý lÞch c¸n bé nh©n viªn. + QuyÕt ®Þnh t¨ng l­¬ng. + QuyÕt ®Þnh chuyÓn c«ng t¸c (®i, ®Õn). - §Çu ra cña hÖ thèng gåm cã: + TrÝch ngang lý lÞch. + Danh s¸ch c¸n bé nh©n viªn c¸c phßng. + Danh s¸ch c¸n bé l·nh ®¹o. + Danh s¸ch c¸n bé lµ nam, n÷. + Danh s¸ch c¸n bé chuÈn bÞ nghØ h­u. + B¶ng l­¬ng cña c¸n bé nh©n viªn. Nh÷ng th«ng tin chÝnh cÇn l­u tr÷ trong ch­¬ng tr×nh lµ: Hå s¬ gåm cã: Hå s¬ nh©n viªn + Manv + Hä tªn + Giíi tÝnh + N¨m sinh + N¬i sinh + D©n téc + T«n gi¸o + N¬i th­êng tró + Nguyªn qu¸n + N¬i ë + Sè CMND + N¬i cÊp + Ngµy vµo §¶ng + Ngµy vµo c¬ quan + Tr×nh ®é v¨n ho¸ + Tr×nh ®é chuyªn m«n + HÖ sè l­¬ng + Tr×nh ®é ngo¹i ng÷ Qu¸ tr×nh c«ng t¸c + Tõ n¨m + §Õn n¨m + N¬i c«ng t¸c + Chøc vô Th«ng tin vÒ ®¬n vÞ + M· ®¬n vÞ + Tªn ®¬n vÞ Qu¸ tr×nh ®µo t¹o + Tõ ngµy + §Õn ngµy + Tr­êng ®µo t¹o + H×nh thøc ®µo t¹o + Nghµnh + Tr×nh ®é Hå s¬ l­u + Hä tªn + N¨m sinh + §Þa chØ + Quª qu¸n + N¨m ra khái ngµnh + Lý do ra khái ngµnh + Tr×nh ®é chuyªn m«n + Häc vÞ + M· ngµnh c«ng chøc + Chøc danh HÖ thèng qu¶n lý nh©n sù Qu¶n lý lý lÞch T×m kiÕm Xö lý h­u Thèng kª b¸o c¸o CËp nhËp lý lÞch In trÝch ngang lý lÞch CËp nhËp danh môc D©n téc §¬n VÞ TÝnh l­¬ng Danh s¸ch CBNV chuÈn bÞ NghØ h­u Danh s¸ch CBNV §· NghØ h­u L­u hå s¬ CBNV §· NghØ h­u §¶ng viªn Thuéc phßng §¬n vÞ B¸o c¸o l­¬ng T×m kiÕm theo M· T×m kiÕm theo Tªn T×m kiÕm theo phßng ban T×m kiÕm theo chøc vô Lµ §¶ng viªn §· cã gia ®×nh Theo d©n téc Theo T«n giao Chøc vô Häc VÊn T«n gi¸o Chuyªn m«n S¬ ®å ph©n cÊp chøc n¨ng cña hÖ thèng. NhiÖm vô c¸c chøc n¨ng 1. Qu¶n lý lý lÞch: a. CËp nhËp lý lÞch. CËp nhËp khi cã sù thay ®æi lín vÒ nh©n sù nh­ tiÕp nhËn c¸n bé nh©n viªn míi hay c¸n bé nh©n viªn trong c¬ quan chuyÓn c«ng t¸c. b. CËp nhËp danh môc. CËp nhËp nh÷ng th«ng tin th­êng xuyªn thay ®æi nh­ th«ng tin vÒ l·nh ®¹o, ngo¹i ng÷, bËc l­¬ng, hÖ sè l­¬ng… c. In trÝch ngang lý lÞch. In trÝch ngang lý lÞch cña c¸n bé nh©n viªn khi cã yªu cÇu. 2. TÝnh l­¬ng. C¨n cø vµo hÖ sè l­¬ng cña tõng c¸n bé nh©n viªn kÕt hîp víi phô cÊp tr¸ch nhiÖm còng nh­ c¸c kho¶n b¶o hiÓm l­¬ng thùc lÜnh cña mçi ng­êi sÏ ®­îc tÝnh to¸n. 3. T×m kiÕm: T×m kiÕm th«ng tin vÒ phßng hay c¸n bé nh©n viªn nµo ®ã víi c¸c ®iÒu kiÖn nh­: M· nh©n viªn, tªn, ngµy sinh, ®¬n vÞ, quª qu¸n, tr×nh ®é …. 4. Xö lý h­u: a. Danh s¸ch c¸n bé chuÈn bÞ nghØ h­u b. Danh s¸ch c¸n bé nghØ h­u c. L­u hå s¬ c¸n bé nh©n viªn ®· nghØ h­u. 5. Thèng kª b¸o c¸o: a. B¸o c¸o chÊt l­îng c¸n bé nh©n viªn. b. B¸o c¸o danh s¸ch c¸n bé lµ l·nh ®¹o. c. B¸o c¸o danh s¸ch c¸n bé lµ nam, n÷. II. BiÓu ®å luång d÷ liÖu: 2. 1. BiÓu ®å luång d÷ liÖu møc khung c¶nh. ë møc nµy coi toµn bé hÖ thèng lµ mét chøc n¨ng duy nhÊt vµ ®­îc bao bëi c¸c t¸c nh©n ngoµi lµ: Ban l·nh ®¹o, phßng hµnh chÝnh tæng hîp, c¸n bé nh©n viªn. Ban l·nh ®¹o, phßng hµnh chÝnh tæng hîp sÏ céng nhÊt, tra cøu vµ hái ®¸p c¸c th«ng tin cÇn thiÕt ®Õn mçi c¸n bé, mét phßng nµo ®ã vµ göi kÕt qu¶ ®Õn chñ thÓ yªu cÇu. Luång th«ng tin Kho d÷ liÖu T¸c nh©n bªn ngoµi C¸c xö lý BiÓu ®å luång d÷ liÖu møc khung c¶nh: C¸n bé nh©n viªn Ban l·nh ®¹o Phßng tæ chøc HÖ thèng qu¶n lý nh©n sù Bæ xung KÕt qu¶ Lý lÞch Yªu cÇu QuyÕt ®Þnh B¸o c¸o BiÓu ®å luång d÷ liÖu møc khung c¶nh ®· thÓ hiÖn ®­îc mèi quan hÖ cña c¸c t¸c nh©n ngoµi ®èi víi hÖ thèng bao gåm C¸n bé nh©n viªn, Phßng tæ chøc, Ban l·nh ®¹o trong ®ã C¸n bé nh©n viªn lµ ®èi t­îng cña hÖ thèng cßn hai t¸c nh©n kia lµ c¸c t¸c nh©n trùc tiÕp t¸c ®éng vµo hÖ thèng ®Ó nhËp vµo vµ lÊy ra nh÷ng th«ng tin vÒ ®èi t­îng C¸n bé nh©n viªn. 2.2. BiÓu ®å luång d÷ liÖu møc ®Ønh Danh môc Phßng tæ chøc QuyÕt ®Þnh Qu¶n lý lý lÞch TÝnh l­¬ng T×m kiÕm B¸o c¸o Xö lý h­u CBNV CBNV Lý lÞch Hå s¬ l­u Hå s¬ Danh môc Yªu cÇu B¸o c¸o Ban l·nh ®¹o B¸o c¸o Yªu cÇu QuyÕt ®Þnh Lý lÞch Danh s¸ch nghØ h­u Bæ xung Yªu cÇu HÖ thèng bao gåm 5 chøc n¨ng sau: + Qu¶n lý lý lÞch: Chøc n¨ng nµy cho phÐp cËp nhËt, söa ®æi, huû bá hå s¬, lý lÞch cña c¸n bé, nh©n viªn trong c¬ quan bao gåm c¸c th«ng tin vÒ Hä tªn, ngµy th¸ng n¨m sinh, quª qu¸n, d©n téc, t«n gi¸o …vµ qu¸ tr×nh c«ng t¸c còng nh­ lµ qóa tr×nh ®µo t¹o cña nh©n viªn. + TÝnh l­¬ng: Chøc n¨ng nµy sÏ tÝnh l­¬ng thùc lÜnh ®­îc cho c¸c c¸n bé, nh©n viªn cña Së giao th«ng vËn t¶i Tuyªn quang dùa trªn hÖ sè l­¬ng, phô cÊp tr¸ch nhiÖm, phÇn tr¨m b¶o hiÓm ytÕ, b¶o hiÓm x· héi. + T×m kiÕm: Chøc n¨ng nµy gióp ng­êi sö dông cã thÓ t×m nhanh ®­îc th«ng tin vÒ nh©n viªn nµo ®ã. + Xö lý h­u: HÖ thèng qu¶n lý trùc tiÕp hå s¬, lý lÞch cña c¸c nh©n viªn ®ang c«ng t¸c trong Së giao th«ng vËn t¶i Tuyªn quang, cßn ®èi víi c¸c nh©n viªn khi nghØ h­u th× hå s¬, lý lÞch cña hä sÏ ®­îc chuyÓn vµo kho l­u tr÷. + In Ên, b¸o c¸o: Chøc n¨ng nµy cung cÊp cho ng­êi sö dông c¸c b¸o c¸o thèng kª theo yªu cÇu. 2.3 BiÓu ®å luång d÷ liÖu møc d­íi ®Ønh: ë møc d­íi ®Ønh ta tiÕn hµnh ph©n ra chi tiÕt c¸c chøc n¨ng ë møc ®Ønh. Trong qu¸