Xây dựng chương trình quản lý thông tin về tổ chức, cán bộ công chức của Sở giao thông vận tải - Tuyên Quang

Cùng với sự phát triển mạnh mẽ và không ngừng của xã hội, thông tin ngày càng trở nên phong phú đa dạng và phức tạp. Công nghệ thông tin ra đời nhằm đáp ứng những vấn đề to lớn và quan trọng đó. Hiện nay Công nghệ thông tin đã và đang trở thành một công cụ trợ giúp rất đắc lực cho con người trong mọi lĩnh vực, nghành nghề. Một trong những lĩnh vực mà Công nghệ thông tin thâm nhập vào sâu và thu được những thành tựu to lớn đó là lĩnh vực quản lý. Các phần mềm nối tiếp ra đời nhằm quản lý, xử lý thông tin trên máy tính đối với nhiều vấn đề như: kế hoạch, nhân sự, kế toán, tài vụ, quản lý hàng hoá đến việc bán hàng. Tin học trong lĩnh vực này đã góp phần đáng kể làm giảm nhẹ công sức, thời gian chi phí của các tổ chức cá nhân, giúp cho các nhà lãnh đạo đưa ra những quyết định chiến lược đúng đắn ở tầm vĩ mô cũng như vi mô. Ở nước ta trong những năm gần đây, lĩnh vực quản lý này đã được nhiều công ty phần mềm quan tâm giải quyết. Về tin học hoá công tác quản lý số liệu về cán bộ đã được triển khai tại các cơ quan tổ chức cán bộ ở nhiều bộ nghành, mà xây dựng các phần mềm riêng để quản lý cho phù hợp, trước xu thế hiện nay, ngoài việc ứng dụng công nghệ trong công tác tổ chức quản lý cán bộ. Sở giao thông vân tải- Tuyên Quang thấy rằng cần thiết phải nhanh chóng xây dựng một phần mềm nhằm quản lý tổ chức và cán bộ trong sở. Chính vì vậy mà tôi chọn đề tài thực tập tốt nghiệp của mình là “Xõy dựng chương trỡnh quản lý thụng tin về tổ chức, cỏn bộ cụng chức của Sở giao thụng vận tải - Tuyờn Quang” là một phần trong kế hoạch trên. Sự thành công của đề tài này sẽ tạo tiền đề, cơ sở cho việc xây dựng hệ thống quản lý số liệu về tổ chức và cán bộ của Sở giao thông vận tải tuyên quang.

doc68 trang | Chia sẻ: lvbuiluyen | Lượt xem: 1569 | Lượt tải: 3download
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Xây dựng chương trình quản lý thông tin về tổ chức, cán bộ công chức của Sở giao thông vận tải - Tuyên Quang, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
Môc lôc Lêi Giíi thiÖu Cïng víi sù ph¸t triÓn m¹nh mÏ vµ kh«ng ngõng cña x· héi, th«ng tin ngµy cµng trë nªn phong phó ®a d¹ng vµ phøc t¹p. C«ng nghÖ th«ng tin ra ®êi nh»m ®¸p øng nh÷ng vÊn ®Ò to lín vµ quan träng ®ã. HiÖn nay C«ng nghÖ th«ng tin ®· vµ ®ang trë thµnh mét c«ng cô trî gióp rÊt ®¾c lùc cho con ng­êi trong mäi lÜnh vùc, nghµnh nghÒ. Mét trong nh÷ng lÜnh vùc mµ C«ng nghÖ th«ng tin th©m nhËp vµo s©u vµ thu ®­îc nh÷ng thµnh tùu to lín ®ã lµ lÜnh vùc qu¶n lý. C¸c phÇn mÒm nèi tiÕp ra ®êi nh»m qu¶n lý, xö lý th«ng tin trªn m¸y tÝnh ®èi víi nhiÒu vÊn ®Ò nh­: kÕ ho¹ch, nh©n sù, kÕ to¸n, tµi vô, qu¶n lý hµng ho¸ ®Õn viÖc b¸n hµng. Tin häc trong lÜnh vùc nµy ®· gãp phÇn ®¸ng kÓ lµm gi¶m nhÑ c«ng søc, thêi gian chi phÝ cña c¸c tæ chøc c¸ nh©n, gióp cho c¸c nhµ l·nh ®¹o ®­a ra nh÷ng quyÕt ®Þnh chiÕn l­îc ®óng ®¾n ë tÇm vÜ m« còng nh­ vi m«. ë n­íc ta trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y, lÜnh vùc qu¶n lý nµy ®· ®­îc nhiÒu c«ng ty phÇn mÒm quan t©m gi¶i quyÕt. VÒ tin häc ho¸ c«ng t¸c qu¶n lý sè liÖu vÒ c¸n bé ®· ®­îc triÓn khai t¹i c¸c c¬ quan tæ chøc c¸n bé ë nhiÒu bé nghµnh, mµ x©y dùng c¸c phÇn mÒm riªng ®Ó qu¶n lý cho phï hîp, tr­íc xu thÕ hiÖn nay, ngoµi viÖc øng dông c«ng nghÖ trong c«ng t¸c tæ chøc qu¶n lý c¸n bé. Së giao th«ng v©n t¶i- Tuyªn Quang thÊy r»ng cÇn thiÕt ph¶i nhanh chãng x©y dùng mét phÇn mÒm nh»m qu¶n lý tæ chøc vµ c¸n bé trong së. ChÝnh v× vËy mµ t«i chän ®Ò tµi thùc tËp tèt nghiÖp cña m×nh lµ “Xây dựng chương trình quản lý thông tin về tổ chức, cán bộ công chức của Sở giao thông vận tải - Tuyên Quang” lµ mét phÇn trong kÕ ho¹ch trªn. Sù thµnh c«ng cña ®Ò tµi nµy sÏ t¹o tiÒn ®Ò, c¬ së cho viÖc x©y dùng hÖ thèng qu¶n lý sè liÖu vÒ tæ chøc vµ c¸n bé cña Së giao th«ng vËn t¶i tuyªn quang. Ch­¬ng i ®Æt vÊn ®Ò I. Môc ®Ých ®Ò tµi HÖ thèng qu¶n lý Nh©n sù - L­¬ng ®­îc ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ sao cho gÇn víi c«ng t¸c qu¶n lý b»ng ph­¬ng ph¸p thñ c«ng th­êng ngµy. C¸c chØ tiªu qu¶n lý vµ tra cøu ®­îc thiÕt kÕ ®Ó gióp ng­êi lµm c«ng t¸c qu¶n lý dÔ dµng trong ®iÒu hµnh. Bµi to¸n qu¶n lý c¸n bé ®­îc thiÕt kÕ nh»m gi¶m bít sù cång kÒnh, phøc t¹p trong c«ng t¸c qu¶n lý Nh©n sù - L­¬ng tr­íc ®©y, ®­îc qu¶n lý b»ng ph­¬ng ph¸p thñ c«ng. Nh­ng hÖ thèng còng kh«ng cã sù thay ®æi vÒ mÆt nghiÖp vô qu¶n lý Nh©n sù - L­¬ng so víi qu¶n lý b»ng thñ c«ng, mµ nã cho phÐp thùc hiÖn c«ng t¸c qu¶n lý nhanh, chÝnh x¸c, tiÕt kiÖm thêi gian, gän nhÑ vµ an toµn h¬n . HÖ thèng qu¶n lý nµy cã thÓ ®­a ra c¸c b¶n b¸o c¸o vµ c¸c th«ng tin cña c¸n bé, c«ng nh©n mét c¸ch nhanh nhÊt víi ®é chÝnh x¸c cao nhÊt. C«ng viÖc tra cøu vµ t×m kiÕm còng ®­îc quan t©m víi thiÕt kÕ vµ ph©n tÝch gióp cho hÖ thèng thao t¸c víi ®é chÝnh x¸c cao. HÖ thèng còng ®¶m nhËn viÖc b¶o vÖ an toµn d÷ liÖu lµ cho phÐp sao chÐp d÷ liÖu nh»m tr¸nh mÊt m¸t th«ng tin. Bµi to¸n ®­îc ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu sao cho hÖ thèng kh«ng cång kÒnh, tr¸nh t×nh tr¹ng thõa th«ng tin nh­ng vÉn ®¶m b¶o c¸c yªu cÇu cña bµi to¸n. II. Ph¹m vi ®Ò tµi §Ò tµi lµ mét øng dông tin häc víi c«ng t¸c qu¶n lý, cô thÓ lµ qu¶n lý Nh©n sù - L­¬ng, gióp cho c«ng t¸c qu¶n lý C¸n bé, c«ng nh©n cña phßng Tæ chøc hµnh chÝnh, qu¶n lý l­¬ng C¸n bé, c«ng nh©n cña phßng Tµi vô ®­îc thuËn lîi vµ nhanh chãng khi tra cøu c¸c th«ng tin cã liªn quan ®Õn C¸n bé, c«ng nh©n thuéc së. C«ng t¸c qu¶n lý cña c¸c phßng, ban hiÖn nay cô thÓ lµ Së giao th«ng vËn t¶i Tuyªn quang tuy ®· cã nhiÒu c¶i tiÕn, song vÉn cßn nhiÒu h¹n chÕ vµ mÊt nhiÒu c«ng søc. Trªn thùc tÕ ë Së giao th«ng vËn t¶i Tuyªn quang víi sè l­îng c¸n bé, c«ng nh©n viªn chøc ®«ng do vËy viÖc ®­a m¸y tÝnh øng dông vµo c«ng t¸c qu¶n lý lµ mét ®iÒu thiÕt yÕu viÖc qu¶n lý Hå s¬, L­¬ng ®Õn xÐt th­ëng, kû luËt. . . ®Òu ph¶i ®­îc qu¶n lý chÆt chÏ, chÝnh x¸c. V× vËy, ph¹m vi cña §Ò tµi nµy chØ nªu øng dông tin häc trong c«ng t¸c qu¶n lý Nh©n sù - L­¬ng cña C¸n bé, c«ng nh©n viªn Së giao th«ng vËn t¶i Tuyªn quang. Qu¶n lý Nh©n sù ®· thuyªn chuyÓn c«ng t¸c, ®· nghØ h­u . . .bao gåm: NhËp vµo vµ l­u tr÷ ®Çy ®ñ mäi th«ng tin tõ tr­íc vµ ®­îc bæ xung trong suèt qu¸ tr×nh c«ng t¸c t¹i c«ng ty ®Ó khi cÇn t×m hoÆc kiÓm tra l¹i thuËn tiÖn nhÊt nh­ c¸c th«ng tin vÒ Qu¸ tr×nh c«ng t¸c, hå s¬ gia ®×nh, hå s¬ c¸ nh©n, hÖ sè l­¬ng, khen th­ëng kû luËt . . . Trong c¬ së ph©n tÝch trªn ®©y, kÕt hîp víi yªu cÇu hiÖn t¹i cïng víi nh÷ng ®Æc tÝnh cña Së giao th«ng vËn t¶i Tuyªn quang, §å ¸n nµy sÏ gi¶i quyÕt nh÷ng vÊn ®Ò ®ã: x©y dùng ch­¬ng tr×nh qu¶n lý Nh©n sù - L­¬ng cña c«ng ty dùa trªn hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu Access. Ch­¬ng II Ph©n tÝch yªu cÇu vµ kh¶o s¸t I. TÝnh cÊp thiÕt cña ®Ò tµi. HiÖn nay c«ng nghÖ th«ng tin ®· vµ ®ang trë thµnh mét c«ng cô trî gióp rÊt ®¾c lùc cho con ng­êi rÊt nhiÒu trong nghiªn cøu khoa häc vµ øng dông trong thùc tÕ. Tin häc øng dông ®ang ®­îc triÓn khai réng r·i trong c¸c ngµnh häc kü thuËt, kinh tÕ, gi¸o dôc, qu¶n lý. Tuy nhiªn hiÖn nay t¹i Së giao th«ng vËn t¶i Tuyªn quang viÖc qu¶n lý nh©n sù vÉn cßn ®­îc thùc hiÖn theo c¸ch lµm thñ c«ng truyÒn thèng, hå s¬ cña mçi c¸n bé ®­îc thiÕt lËp t¸ch rêi nhau, c¸c sè liÖu thiÕu chÝnh x¸c, tr¶i qua thêi gian vµ qu¸ tr×nh lu©n chuyÓn, nhiÒu hå s¬ bÞ mÊt, thÊt l¹c. Khi t×m kiÕm, xö lý, l­u gi÷ th«ng tin vÒ mét c¸n bé mÊt rÊt nhiÒu thêi gian vµ c«ng søc mµ ®é tin cËy vµ chÝnh x¸c kh«ng cao. V× vËy, ®Ó kh¾c phôc nh÷ng nh­îc ®iÓm cña ph­¬ng ph¸p qu¶n lý thñ c«ng, ®¸p øng tèt yªu cÇu cÇn thiÕt vÒ chÝnh x¸c, ®Çy ®ñ, nhanh chãng. Ta thÊy r»ng viÖc c¶i tiÕn qu¶n lý nh©n viªn trong h×nh thøc tin häc ho¸ sÏ ®¸p øng ®­îc yªu cÇu cña Së ®Æt ra. ViÖc x©y dùng hÖ thèng qu¶n lý nh©n sù nh»m c¸c môc ®Ých sau: + Cung cÊp hÖ thèng th«ng tin liªn quan tíi mçi c¸ nh©n, (hä tªn, quª qu¸n, tr×nh ®é, chøc vô..) mçi phßng ban (chuyªn m«n cña phßng, sè l­îng, chÊt l­îng c¸n bé nh©n viªn cña phßng….). + Dùa vµo ®Æc ®iÓm cña mçi c¸n bé ®Ó s¾p xÕp hÖ thèng nh÷ng th«ng tin cïng lo¹i trªn c¬ së ®ã sÏ gióp cho c¬ quan ®¸nh gi¸ ®óng ®éi ngò c¸n bé cña m×nh. C¸c sè liÖu sau khi xö lý ®­îc l­u gi÷ sÏ gióp cho c¬ quan gi¶m bít thêi gian n¾m b¾t th«ng tin ®èi víi tõng c¸n bé, cã thÓ phï hîp cho viÖc båi d­ìng, n©ng cao tr×nh ®é cho c¸n bé nh©n viªn trong c¬ quan. + ThiÕt kÕ ch­¬ng tr×nh qu¶n lý c¸n bé c«ng chøc dùa trªn c¬ së chñ yÕu lµ: + Nh÷ng quy ®Þnh cña ChÝnh phñ ®èi víi C¸n bé viªn chøc Nhµ n­íc. + QuyÕt ®Þnh ph©n cÊp qu¶n lý c¸n bé c«ng chøc cña uû ban nh©n d©n tØnh. + T×nh h×nh thùc tÕ cña c¬ quan. + Kh¶ n¨ng sö dông c¸c l­îng th«ng tin. + N¨ng lùc vµ vèn hiÓu biÕt cña b¶n th©n. II. Yªu cÇu cña hÖ thèng qu¶n lý c¸n bé c«ng chøc. 2.1. Yªu cÇu vÒ qu¶n lý hå s¬. Lµ yªu cÇu ®Çu tiªn vµ quan träng nhÊt cña ch­¬ng tr×nh gåm c¸c chøc n¨ng sau: - CËp nhËp lý lÞch. - CËp nhËp danh môc (cËp nhËp nh÷ng th«ng tin vÒ qu¸ tr×nh c«ng t¸c, qu¸ tr×nh ®µo t¹o, tr×nh ®é ngo¹i ng÷… cña c¸n bé nh©n viªn). - In lý lÞch cña mét c¸n bé. 2.2. Yªu cÇu vÒ t×m kiÕm, tra cøu d÷ liÖu. T×m kiÕm c¸n bé c«ng chøc theo c¸c tiªu chÝ (t×m kiÕm theo c¸c phßng ban, theo chøc danh, nam, n÷, ®¶ng viªn, tr×nh ®é chuyªn m«n, häc vÞ…). 2.3. Yªu cÇu vÒ thèng kª b¸o c¸o. - Thèng kª danh s¸ch c¸n bé c«ng nh©n viªn theo c¸c tiªu chÝ: §¶ng viªn, c¸n bé c«ng chøc ®Ò nghÞ n©ng l­¬ng, chuÈn bÞ nghØ h­u. - B¸o c¸o vÒ chÊt l­îng c¸n bé c«ng chøc. III. Kh¶o s¸t c«ng t¸c qu¶n lý nh©n sù t¹i Së giao th«ng vËn t¶i - Tuyªn Quang. 3.1 CÊu tróc : Bao gåm: - Ban gi¸m ®èc Së giao th«ng vËn t¶i-Tuyªn quang - C¸c phßng ban nghiÖp vô: Phßng Tæ chøc - Hµnh chÝnh - Tæng hîp, phßng Qu¶n lý giao th«ng vËn t¶i, phßng Kü thuËt, Ban qu¶n lý c¸c c«ng tr×nh giao th«ng, ban qu¶n lý dù ¸n WB, ban Qu¶n lý dù ¸n cÇu, §éi quy ho¹ch c«ng tr×nh giao th«ng. 3.2 Thùc tr¹ng c«ng t¸c qu¶n lý c¸n bé c«ng chøc t¹i Së giao th«ng vËn t¶i - Tuyªn Quang hiÖn nay: Chøc n¨ng nhiÖm vô cña hÖ thèng qu¶n lý: VÒ c¸n bé c«ng nh©n viªn: - Qu¶n lý, xö lý c¸c c«ng viÖc vÒ ®iÒu ®éng, bæ nhiÖm, lu©n chuyÓn c¸n bé. - Qu¶n lý hå s¬ c¸n bé. - Thèng kª sè liÖu vÒ c¸c vÊn ®Ò nªu trªn theo yªu cÇu cña l·nh ®¹o. VÒ chÕ ®é chÝnh s¸ch: - Qu¶n lý, xö lý c¸c c«ng viÖc vÒ : + XÐt n©ng L­¬ng. + TuyÓn dông, n©ng bËc, n©ng ngh¹ch c«ng chøc. + ChÕ ®é nghØ h­u. + Khen th­ëng kû luËt. - Thèng kª sè liÖu vÒ c¸c viÖc nªu trªn theo yªu cÇu cña ban Gi¸m ®èc Qu¶n lý vÒ tæ chøc bé m¸y vµ biªn chÕ: Xö lý c¸c c«ng viÖc liªn quan ®Õn x©y dùng, ®iÒu chØnh söa dæi c¸c chøc n¨ng, nhiÖm vô cña c¸c tæ chøc. Qu¶n lý viÖc thµnh lËp, s¸t nhËp gi¶i thÓ cña c¸c tæ chøc theo thÈm quyÒn. Theo dâi biªn chÕ cña c¸c phßng ban ®¬n vÞ. Thèng kª sè liÖu vÒ c¸c viÖc nªu trªn theo yªu cÇu cña l·nh ®¹o. IV. Ho¹t ®éng cña hÖ thèng hiÖn t¹i vµ nh÷ng th«ng tin ®ang qu¶n lý. 4.1 Nh÷ng th«ng tin hiÖn ®ang qu¶n lý: Trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y, do thùc hiÖn chñ tr­¬ng cña §¶ng nhµ n­íc vÒ tinh gän bé m¸y tæ chøc, gi¶m thiÓu biªn chÕ trong c¸c c¬ quan hµnh chÝnh sù nghiÖp, nªn c¸c th«ng tin vÒ tæ chøc vµ c¸n bé nh©n viªn trong toµn Së cã nhiÒu biÕn ®éng. - Thµnh lËp tæ chøc míi (s¸t nhËp tæ chøc), gi¶i thÓ mét sè tæ chøc kh«ng cÇn thiÕt. - S¾p xÕp bè trÝ ®iÒu ®éng c¸n bé l·nh ®¹o, c¸n bé c«ng chøc thõa hµnh trong néi bé cña tõng tæ chøc. - ChuyÓn xÕp ngh¹ch, bËc l­¬ng c«ng chøc phï hîp víi tr×nh ®é ®µo t¹o vµ chøc danh c«ng viÖc. §ång thêi vÉn cã sù gia t¨ng cña th«ng tin th­êng kú ph¶i qu¶n lý vµ xö lý: - Th«ng tin vÒ c«ng chøc míi ®­îc tuyÓn dông vµo biªn chÕ (do ®­îc bæ xung, do cßn biªn chÕ trèng: chÕt, th«i viÖc, ra khái nghµnh…) bao gåm hå s¬ ban ®Çu: QuyÓn lý lÞch c«ng chøc, c¸c v¨n b¶n kh¸c cã liªn quan ®Õn c¸ nh©n c«ng chøc). - Th«ng tin cÇn cËp nhËt th­êng xuyªn vÒ c¸n bé nh©n viªn: Tr×nh ®é ®µo t¹o, n©ng l­¬ng th­êng xuyªn vÒ c¸n bé nh©n viªn: Tr×nh ®é ®µo t¹o, n©ng l­¬ng th­êng xuyªn, nhËn xÐt, bæ nhiÖm, miÔm nhiÖm c¸n bé nh©n viªn… Thùc tÕ trªn ®ßi hái c«ng t¸c qu¶n lý c¸n bé c«ng chøc kh«ng chØ cÇn chÆt chÏ vÒ mÆt sè l­îng mµ cßn ph¶i theo s¸t nh÷ng biÕn ®éng nh©n sù, nh÷ng thay ®æi cña mçi c¸n bé c«ng chøc trong qu¸ tr×nh lµm viÖc c«ng t¸c. 4.2 C¸ch thøc thùc hiÖn: HiÖn nay, c«ng t¸c qu¶n lý hå s¬ c¸n bé c«ng chøc, cung cÊp sè liÖu thèng kª vÒ tæ chøc vµ nh©n sù ë c¸c phßng ban, bé phËn ë Së giao th«ng vËn t¶i-Tuyªn Quang thùc hiÖn chñ yÕu b»ng qu¶n lý chñ yÕu dùa trªn sæ s¸ch, giÊy tê. ViÖc theo dâi sè liÖu thèng kª ch­a ®­îc th­êng xuyªn, chñ yÕu dùa vµo c¸c biÓu mÉu do c¸c phßng ban, bé phËn b¸o c¸o theo ®Þnh kú. VÒ nh÷ng thay ®æi cña c¸ nh©n nh©n viªn: §Þnh kú 6 th¸ng, 1 n¨m, c¸n bé nh©n viªn ph¶i khai bæ xung lý lÞch theo mÉu hoÆc khi cã sù thay ®æi ®ét biÕn vÒ gia ®×nh, chøc vô, bËc l­¬ng… phôc vô cho viÖc ®iÒu ®éng, bæ nhiÖm mµ cÇn thiÕt ph¶i bæ xung ngay th× c¸n bé phßng tæ chøc yªu cÇu c¸ nh©n khai l¹i lý lÞch theo mÉu vµ bæ xung thªm th«ng tin míi. Sau ®ã l¹i ph¶i l­u vµo hå s¬. V× vËy sè l­îng hå s¬ ngµy mét t¨ng, dÉn ®Õn sù khã kh¨n cho c«ng t¸c qu¶n lý. - §Þnh kú hµng th¸ng hµng quý, hµng n¨m .®¬n vÞ thu thËp, xö lý c¸c sè liÖu vÒ nh©n sù bao gåm th«ng tin vÒ biªn chÕ, tæ chøc bé m¸y, chÊt l­îng ®éi ngò c«ng chøc, vµ c¸c chÕ ®é chÝnh s¸ch kh¸c cã liªn quan ®Õn c¸n bé nh©n viªn ®Ó tæng hîp th«ng tin, ®Ò xuÊt xö lý gi¶i quyÕt, hoÆc ®Ò nghÞ lªn cÊp trªn gi¶i quyÕt. ViÖc tæng hîp th«ng tin sÏ do c¸n bé thèng kª tÝnh to¸n ®Ó ®­a ra c¸c biÓu tæng hîp chung. Cã nhiÒu lo¹i biÓu, c¸n bé thèng kª ph¶i thùc hiÖn tÝnh to¸n thñ c«ng, do ®ã thêi gian xö lý kÐo dµi, ®«i khi gÆp ph¶i nhÇm lÉn sai sãt. §«i khi sè liÖu thèng kª cßn kh«ng thèng nhÊt theo mÉu quy ®Þnh, g©y khã kh¨n cho viÖc tæng hîp vµ ph©n tÝch sè liÖu cña c¸n bé thèng kª. - §èi víi c«ng t¸c qu¶n lý hå s¬ c¸n bé, khi lÊy ra mét hå s¬ c¸n bé do cÊp trªn yªu cÇu th× c¸n bé lµm c«ng t¸c qu¶n lý hå s¬ sÏ tra sæ, sau ®ã t×m trªn ng¨n, gi¸ t­ liÖu ®Ó lÊy ra hå s¬ cÇn t×m. §ång thêi viÖc l­u tr÷ hå s¬ còng cßn rÊt thñ c«ng, th« s¬, g©y khã kh¨n chËm trÔ vµ tèn nhiÒu thêi gian, ph­¬ng tiÖn, c«ng søc cho viÖc tra cøu th«ng tin phôc vô qu¶n lý c¸n bé c«ng chøc. 4.3 Trang thiÕt bÞ vµ con ng­êi: Trong nh÷ng n¨m võa qua Së giao th«ng vËn t¶i ®· trang bÞ cho tÊt c¶ c¸c phßng ban, bé phËn bé Ýt nhÊt mét m¸y vi tÝnh gåm nhiÒu chñng lo¹i, nguån gèc kh¸c nhau: VÊn ®Ò ®Æt ra ë ®©y lµ ®éi ngò nh÷ng ng­êi sö dông m¸y vi tÝnh cña c¸c phßng ch­a ®ång ®Òu vµ ®a sè ch­a ®­îc ®µo t¹o bµi b¶n. Do ®ã viÖc ®µo t¹o còng nh­ viÖc khai th¸c nh÷ng øng dông cña c«ng nghÖ th«ng tin míi chØ dõng l¹i ë møc lµm mét vµi thao t¸c kü thuËt ®¬n gi¶n nh­ : So¹n th¶o v¨n b¶n th«ng th­êng,… Ch­a ph¸t huy ®­îc tÝnh tÝch cùc cña c«ng nghÖ th«ng tin còng nh­ ch­a cã ®ñ tr×nh ®é, kh¶ n¨ng khai th¸c, tÝnh to¸n tæng hîp ph©n tÝch c¸c d÷ liÖu ®Ó gi¶i quyÕt c¸c bµi to¸n trong c«ng t¸c qu¶n lý c¸n bé, c«ng chøc, biªn chÕ vµ quü tiÒn l­¬ng, tæ chøc bé m¸y trao ®æi c¸c th«ng tin nãi chung vµ nh÷ng th«ng tin phôc vô cho nhiÖm vô cña c«ng t¸c qu¶n lý nãi riªng. 4.4 §¸nh gi¸ chung vÒ hÖ thèng hiÖn t¹i: Tõ nh÷ng vÊn ®Ò nªu trªn ta thÊy r»ng hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý c¸n bé nh©n viªn cña Së giao th«ng vËn t¶i Tuyªn quang hiÖn nay vÉn cßn bÞ ®éng, thñ c«ng, ch­a chuÈn x¸c, ch­a khoa häc. Ch­a x©y dùng ®­îc mét c¬ së d÷ liÖu th­êng xuyªn ®Ó d÷ liÖu lu«n ®­îc t­¬i sèng. V× vËy dï c¸n bé tæ chøc cã cè g¾ng vµ t×m mäi c¸ch c¶i tiÕn ph­¬ng ph¸p lµm viÖc th× vÉn lu«n tån t¹i mét sè vÊn ®Ò sau: Thêi gian t×m kiÕm, ghi chÐp qu¸ lín. Khi cã th«ng tin cÇn thiÕt th× do tÝnh phøc t¹p cña mÉu biÓu cho nªn thêi gian tæng hîp th«ng tin yªu cÇu dµi, kh«ng ®¸p øng ®­îc yªu cÇu. - C«ng viÖc tæng hîp hÕt søc khã kh¨n, do th«ng tin ®Õn tõ nhiÒu ng­êi sÏ kh«ng nhÊt qu¸n, dÔ bÞ nhÇm lÉn. - NhiÒu kho¶n môc th«ng tin vµ ghi chÐp kh«ng thèng nhÊt. - Khi cã sù thay ®æi, ®iÒu chØnh tèn nhiÒu thêi gian, c«ng søc, tiÒn b¹c. §øng tr­íc thùc tr¹ng nªu trªn, ®­îc sù quan t©m cña l·nh ®¹o, phßng tæ chøc c¸n bé nh©n viªn ®· vµ ®ang gÊp rót chuÈn bÞ c¬ së cho viÖc x©y dùng ch­¬ng tr×nh øng dông tin häc trong c«ng t¸c qu¶n lý nh©n sù cho Së. V.X©y dùng hÖ thèng qu¶n lý nh©n sù míi: HÖ thèng qu¶n lý míi cã vai trß rÊt quan träng, nã lµ c«ng cô trî gióp h÷u Ých cho c¸c nhµ qu¶n lý còng nh­ gióp cho c¸c nh©n viªn ph¸t huy tèt n¨ng lùc cña m×nh trong c«ng viÖc. TÝnh chÊt c¬ b¶n hÖ thèng míi lµ tÝnh khoa häc, tÝnh logic vµ tÝnh hÖ thèng cao. HÖ thèng míi ®­îc x©y dùng trªn nguyªn t¾c cò nh­ng hÇu hÕt c«ng viÖc qu¶n lý ®­îc tù ®éng ho¸, do vËy nã kh¾c phôc ®­îc tèi ®a c¸c nh­îc ®iÓm cña hÖ thèng cò. C¸c chøng tõ sæ s¸ch, c¸c hå s¬ ®­îc thay thÕ b»ng c¸c sè liÖu trªn m¸y tÝnh sÏ tiÕt kiÖm ®­îc thêi gian vµ c«ng søc gióp cho viÖc tÝnh to¸n t×m kiÕm, cËp nhËp, söa ch÷a th«ng tin ®­îc nhanh chãng, dÔ dµng, chÝnh x¸c. Gi¶i ph¸p: KH¶O S¸T - PH¢N TÝCH - THIÕT KÕ - CµI §ÆT, Sö DôNG. Giíi h¹n cña ch­¬ng tr×nh : Bµi to¸n QL C¸N Bé C¤NG CHøC cña Së giao th«ng vËn t¶i - Tuyªn Quang chØ ®i s©u vµo c«ng t¸c qu¶n lý c¸c th«ng tin vÒ hå s¬ lý lÞch cña c¸n bé c«ng chøc trong së. Ch­¬ng iii: ph©n tÝch thiÕt kÕ hÖ thèng qu¶n lý nh©n sù I. BiÓu ®å ph©n cÊp chøc n¨ng: BiÓu ®å ph©n cÊp chøc n¨ng hÖ thèng qu¶n lý nh©n sù cña Së giao th«ng vËn t¶i Tuyªn quang - Phôc vô c¸c yªu cÇu tra cøu cña ban l·nh ®¹o vµ nh÷ng ng­êi cã liªn quan. - §Çu vµo cña hÖ thèng gåm cã. + Lý lÞch c¸n bé nh©n viªn. + Kª khai bæ xung lý lÞch c¸n bé nh©n viªn. + QuyÕt ®Þnh t¨ng l­¬ng. + QuyÕt ®Þnh chuyÓn c«ng t¸c (®i, ®Õn). - §Çu ra cña hÖ thèng gåm cã: + TrÝch ngang lý lÞch. + Danh s¸ch c¸n bé nh©n viªn c¸c phßng. + Danh s¸ch c¸n bé l·nh ®¹o. + Danh s¸ch c¸n bé lµ nam, n÷. + Danh s¸ch c¸n bé chuÈn bÞ nghØ h­u. + B¶ng l­¬ng cña c¸n bé nh©n viªn. Nh÷ng th«ng tin chÝnh cÇn l­u tr÷ trong ch­¬ng tr×nh lµ: Hå s¬ gåm cã: Hå s¬ nh©n viªn + Manv + Hä tªn + Giíi tÝnh + N¨m sinh + N¬i sinh + D©n téc + T«n gi¸o + N¬i th­êng tró + Nguyªn qu¸n + N¬i ë + Sè CMND + N¬i cÊp + Ngµy vµo §¶ng + Ngµy vµo c¬ quan + Tr×nh ®é v¨n ho¸ + Tr×nh ®é chuyªn m«n + HÖ sè l­¬ng + Tr×nh ®é ngo¹i ng÷ Qu¸ tr×nh c«ng t¸c + Tõ n¨m + §Õn n¨m + N¬i c«ng t¸c + Chøc vô Th«ng tin vÒ ®¬n vÞ + M· ®¬n vÞ + Tªn ®¬n vÞ Qu¸ tr×nh ®µo t¹o + Tõ ngµy + §Õn ngµy + Tr­êng ®µo t¹o + H×nh thøc ®µo t¹o + Nghµnh + Tr×nh ®é Hå s¬ l­u + Hä tªn + N¨m sinh + §Þa chØ + Quª qu¸n + N¨m ra khái ngµnh + Lý do ra khái ngµnh + Tr×nh ®é chuyªn m«n + Häc vÞ + M· ngµnh c«ng chøc + Chøc danh HÖ thèng qu¶n lý nh©n sù Qu¶n lý lý lÞch T×m kiÕm Xö lý h­u Thèng kª b¸o c¸o CËp nhËp lý lÞch In trÝch ngang lý lÞch CËp nhËp danh môc D©n téc §¬n VÞ TÝnh l­¬ng Danh s¸ch CBNV chuÈn bÞ NghØ h­u Danh s¸ch CBNV §· NghØ h­u L­u hå s¬ CBNV §· NghØ h­u §¶ng viªn Thuéc phßng §¬n vÞ B¸o c¸o l­¬ng T×m kiÕm theo M· T×m kiÕm theo Tªn T×m kiÕm theo phßng ban T×m kiÕm theo chøc vô Lµ §¶ng viªn §· cã gia ®×nh Theo d©n téc Theo T«n giao Chøc vô Häc VÊn T«n gi¸o Chuyªn m«n S¬ ®å ph©n cÊp chøc n¨ng cña hÖ thèng. NhiÖm vô c¸c chøc n¨ng 1. Qu¶n lý lý lÞch: a. CËp nhËp lý lÞch. CËp nhËp khi cã sù thay ®æi lín vÒ nh©n sù nh­ tiÕp nhËn c¸n bé nh©n viªn míi hay c¸n bé nh©n viªn trong c¬ quan chuyÓn c«ng t¸c. b. CËp nhËp danh môc. CËp nhËp nh÷ng th«ng tin th­êng xuyªn thay ®æi nh­ th«ng tin vÒ l·nh ®¹o, ngo¹i ng÷, bËc l­¬ng, hÖ sè l­¬ng… c. In trÝch ngang lý lÞch. In trÝch ngang lý lÞch cña c¸n bé nh©n viªn khi cã yªu cÇu. 2. TÝnh l­¬ng. C¨n cø vµo hÖ sè l­¬ng cña tõng c¸n bé nh©n viªn kÕt hîp víi phô cÊp tr¸ch nhiÖm còng nh­ c¸c kho¶n b¶o hiÓm l­¬ng thùc lÜnh cña mçi ng­êi sÏ ®­îc tÝnh to¸n. 3. T×m kiÕm: T×m kiÕm th«ng tin vÒ phßng hay c¸n bé nh©n viªn nµo ®ã víi c¸c ®iÒu kiÖn nh­: M· nh©n viªn, tªn, ngµy sinh, ®¬n vÞ, quª qu¸n, tr×nh ®é …. 4. Xö lý h­u: a. Danh s¸ch c¸n bé chuÈn bÞ nghØ h­u b. Danh s¸ch c¸n bé nghØ h­u c. L­u hå s¬ c¸n bé nh©n viªn ®· nghØ h­u. 5. Thèng kª b¸o c¸o: a. B¸o c¸o chÊt l­îng c¸n bé nh©n viªn. b. B¸o c¸o danh s¸ch c¸n bé lµ l·nh ®¹o. c. B¸o c¸o danh s¸ch c¸n bé lµ nam, n÷. II. BiÓu ®å luång d÷ liÖu: 2. 1. BiÓu ®å luång d÷ liÖu møc khung c¶nh. ë møc nµy coi toµn bé hÖ thèng lµ mét chøc n¨ng duy nhÊt vµ ®­îc bao bëi c¸c t¸c nh©n ngoµi lµ: Ban l·nh ®¹o, phßng hµnh chÝnh tæng hîp, c¸n bé nh©n viªn. Ban l·nh ®¹o, phßng hµnh chÝnh tæng hîp sÏ céng nhÊt, tra cøu vµ hái ®¸p c¸c th«ng tin cÇn thiÕt ®Õn mçi c¸n bé, mét phßng nµo ®ã vµ göi kÕt qu¶ ®Õn chñ thÓ yªu cÇu. Luång th«ng tin Kho d÷ liÖu T¸c nh©n bªn ngoµi C¸c xö lý BiÓu ®å luång d÷ liÖu møc khung c¶nh: C¸n bé nh©n viªn Ban l·nh ®¹o Phßng tæ chøc HÖ thèng qu¶n lý nh©n sù Bæ xung KÕt qu¶ Lý lÞch Yªu cÇu QuyÕt ®Þnh B¸o c¸o BiÓu ®å luång d÷ liÖu møc khung c¶nh ®· thÓ hiÖn ®­îc mèi quan hÖ cña c¸c t¸c nh©n ngoµi ®èi víi hÖ thèng bao gåm C¸n bé nh©n viªn, Phßng tæ chøc, Ban l·nh ®¹o trong ®ã C¸n bé nh©n viªn lµ ®èi t­îng cña hÖ thèng cßn hai t¸c nh©n kia lµ c¸c t¸c nh©n trùc tiÕp t¸c ®éng vµo hÖ thèng ®Ó nhËp vµo vµ lÊy ra nh÷ng th«ng tin vÒ ®èi t­îng C¸n bé nh©n viªn. 2.2. BiÓu ®å luång d÷ liÖu møc ®Ønh Danh môc Phßng tæ chøc QuyÕt ®Þnh Qu¶n lý lý lÞch TÝnh l­¬ng T×m kiÕm B¸o c¸o Xö lý h­u CBNV CBNV Lý lÞch Hå s¬ l­u Hå s¬ Danh môc Yªu cÇu B¸o c¸o Ban l·nh ®¹o B¸o c¸o Yªu cÇu QuyÕt ®Þnh Lý lÞch Danh s¸ch nghØ h­u Bæ xung Yªu cÇu HÖ thèng bao gåm 5 chøc n¨ng sau: + Qu¶n lý lý lÞch: Chøc n¨ng nµy cho phÐp cËp nhËt, söa ®æi, huû bá hå s¬, lý lÞch cña c¸n bé, nh©n viªn trong c¬ quan bao gåm c¸c th«ng tin vÒ Hä tªn, ngµy th¸ng n¨m sinh, quª qu¸n, d©n téc, t«n gi¸o …vµ qu¸ tr×nh c«ng t¸c còng nh­ lµ qóa tr×nh ®µo t¹o cña nh©n viªn. + TÝnh l­¬ng: Chøc n¨ng nµy sÏ tÝnh l­¬ng thùc lÜnh ®­îc cho c¸c c¸n bé, nh©n viªn cña Së giao th«ng vËn t¶i Tuyªn quang dùa trªn hÖ sè l­¬ng, phô cÊp tr¸ch nhiÖm, phÇn tr¨m b¶o hiÓm ytÕ, b¶o hiÓm x· héi. + T×m kiÕm: Chøc n¨ng nµy gióp ng­êi sö dông cã thÓ t×m nhanh ®­îc th«ng tin vÒ nh©n viªn nµo ®ã. + Xö lý h­u: HÖ thèng qu¶n lý trùc tiÕp hå s¬, lý lÞch cña c¸c nh©n viªn ®ang c«ng t¸c trong Së giao th«ng vËn t¶i Tuyªn quang, cßn ®èi víi c¸c nh©n viªn khi nghØ h­u th× hå s¬, lý lÞch cña hä sÏ ®­îc chuyÓn vµo kho l­u tr÷. + In Ên, b¸o c¸o: Chøc n¨ng nµy cung cÊp cho ng­êi sö dông c¸c b¸o c¸o thèng kª theo yªu cÇu. 2.3 BiÓu ®å luång d÷ liÖu møc d­íi ®Ønh: ë møc d­íi ®Ønh ta tiÕn hµnh ph©n ra chi tiÕt c¸c chøc n¨ng ë møc ®Ønh. Trong qu¸
Luận văn liên quan