Xây dựng kế hoạch, tiến độ đào tạo cho từng năm học và toàn khóa học của toàn trường

MỤC LỤC DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1.1: Mẫu hồ sơ đăng ký tuyển sinh Đại học – Cao đẳng 15 Hình 1.2: Mẫu giấy báo nhập học 16 Hình 1.3: Quy trình nghiệp vụ Tiếp nhận Hồ sơ đăng ký 21 Hình 1.4: Nghiệp vụ đánh số báo danh 21 Hình 1.5: Nghiệp vụ chia Phòng thi 22 Hình 1.6: Nghiệp vụ Nhập điểm cho thí sinh 22 Hình 1.7: Nghiệp vụ nhận và xử lý đơn phúc khảo 23 Hình 1.8: Nghiệp vụ Báo Cáo – Thống Kê 23 Hình 2.2: Biểu đồ trường hợp sử dụng gói Quản trị người dùng 37 Hình 2.4: Biểu đồ trường hợp sử dụng gói Quản lý Khu Vực Ưu Tiên 38 Hình 2.6: Biểu đồ trường hợp sử dụng gói Quản lý Địa điểm thi 39 Hình 2.8: Biểu đồ trường hợp sử dụng gói Quản lý Đơn vị ĐKDT 40 Hình 2.10: Biểu đồ trường hợp sử dụng gói Quản lý Điểm thi 41 Hình 2.12: Biểu đồ trường hợp sử dụng gói In Ấn 42 Hình 2.14: Biểu đồ trường hợp sử dụng gói Tìm kiếm – Tra cứu 43 Hình 2.15: Biểu đồ lớp của hệ thống 45 Hình 2.16: Biểu đồ trình tự Đăng Nhập 46 Hình 2.17: Biểu đồ trình tự Sao lưu cơ sở dữ liệu 46 Hình 2.18: Biểu đồ trình tự Khôi phục cơ sở dữ liệu 47 Hình 2.19: Biểu đồ trình tự Thêm người sử dụng 47 Hình 2.20: Biểu đồ trình tự Sửa người sử dụng 48 Hình 2.21: Biểu đồ trình tự Xóa người sử dụng 48 Hình 2.22: Biểu đồ trình tự Thêm hồ sơ thí sinh 49 Hình 2.23: Biểu đồ trình tự Sửa Hồ sơ thí sinh 49 Hình 2.24: Biểu đồ trình tự Xóa Hồ sơ thí sinh 50 Hình 2.25: Biểu đồ trình tự Thêm Ngành dự thi 50 Hình 2.26: Biểu đồ trình tự Sửa Ngành dự thi 51 Hình 2.27: Biểu đồ trình tự Xóa Ngành dự thi 51 Hình 2.28: Biểu đồ trình tự Thêm Phòng thi 52 Hình 2.29: Biểu đồ trình tự Sửa Phòng thi 52 Hình 2.30: Biểu đồ trình tự Xóa Phòng thi 53 Hình 2.31: Biểu đồ trình tự Nhận Đơn phúc khảo 53 Hình 2.32: Biểu đồ trình tự Xử lý Đơn phúc khảo 54 Hình 2.33: Biểu đồ trình tự Nhập điểm 54 Hình 2.34: Biểu đồ trình tự Sửa Điểm 55 Hình 2.35: Biểu đồ trình tự Xóa Điểm 55 Hình 2.36: Biểu đồ trình tự Đánh Số báo danh 56 Hình 2.37: Biểu đồ trình tự Xếp Phòng thi 56 Hình 2.38: Biểu đồ trình tự In Ấn 57 Hình 2.39: Biểu đồ trình tự Tra Cứu 57 Hình 2.40: Biểu đồ trình tự Báo cáo – Thống kê 58 Hình 2.41: Biểu đồ hoạt động Đăng Nhập 58 Hình 2.42: Biểu đồ hoạt động Bảo mật hệ thống 59 Hình 2.43: Biểu đồ hoạt động Quản trị Người dùng 59 Hình 2.44: Biểu đồ hoạt động Quản lý Điểm thi 60 Hình 2.45: Biểu đồ hoạt động Đánh số báo danh 60 Hình 2.46: Biểu đồ hoạt động Chia phòng thi 61 Hình 2.47: Biểu đồ hoạt động Quản lý Đơn phúc khảo 61 Hình 2.48: Biểu đồ hoạt động Tìm Kiếm – Tra Cứu 62 Hình 2.49: Biểu đồ hoạt động In Ấn 62 Hình 2.50: Biểu đồ hoạt động Báo Cáo – Thống Kê 63 Hình 2.51: Biểu đồ triển khai 64 CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN Trong chương này chúng tôi tập chung tìm hiểu môi trường, xã hội, kinh tế, kỹ thuật của hệ thống quản lý tuyển sinh đại học ở Trường đại học Điện Lực. Cơ cấu tổ chức của Phòng đào tạo, đơn vị chịu trách nhiệm quản lý các công tác tuyển sinh cho nhà trường. Đồng thời cũng đánh giá hiện trạng của hệ thống Quản lý tuyển sinh đại học hiện tại của trường và đề ra hướng giải quyết làm cho hệ thống tốt hơn, có thể đáp ứng được nhiều vấn đề hơn. Đặt vấn đề Ngày nay tin học đã phát triển đạt đến mức độ cao, được ứng dụng vào mọi ngành, mọi lĩnh vực của nền kinh tế đất nước góp phần quan trọng làm cho các ngành này phát triển nhanh hơn, hiệu quả hơn. Tin học quản lý nhằm nâng cao năng suất và tốc độ xử lý một lượng thông tin lớn, phức tạp để đưa ra thông tin kịp thời và nhanh chóng đáp ứng những yêu cầu đặt ra. Hòa cùng sự phát triển của nền kinh tế đất nước là các nhân tài của đất nước. Hàng năm các trường đại học điều tổ chưc các kỳ thì tuyển sinh đại học để đào tạo các nhân tài đó theo nghị quyết của nhà nước. Theo tìm hiểu thực tế thì đại đa số các hệ thống quản lý hồ sơ đăng ký tuyển sinh đại học (QLHSĐKTSĐH) ở các trường đại học chỉ đơn thuần là quản lý thủ công , và một số hệ thống QLHSĐKTSĐH bằng máy tính như lưu trữ các thông tin chung về các thí sinh dự thi trên máy tính chủ yếu trên Word. Các mẫu báo cáo thống kê phải viết tay hoặc có đánh máy thì lại phải đánh lại danh sách thí sinh theo nội dung báo cáo, công việc này mất thời gian mà chưa hiệu quả cao chưa đồng bộ. Nếu tin học hoá được các hệ thống thủ công này thì trong tương lai hệ thống QLHSĐKTSĐH được đồng bộ hoá của tất cả các trường đại học, đồng thời việc cập nhật những thay đổi hay tìm kiếm thông tin với những công việc trước đây ta làm mất rất nhiều thời gian thì bây giờ chỉ cần làm trong thời gian ngắn. Khảo sát hiện trạng Khảo sát phòng Đào tạo Trường Đại học Điện Lực Địa chỉ: Khu nhà B trường Đại học Điện lực, 235 Hoàng Quốc Việt, Hà Nội Chức năng Tham mưu giúp việc hiệu trưởng các lĩnh vực công tác: Quản lý đào tạo hệ chính quy của nhà trường; phối hợp với các khoa, phòng thanh tra pháp chế, phòng công tác sinh viên để quản lý sinh viên. Nhiệm vụ Thực hiện công tác điều hành tiến độ và kế hoạch đào tạo Xây dựng kế hoạch, tiến độ đào tạo cho từng năm học và toàn khóa học của toàn trường. Xây dựng kế hoạch giảng dạy, kế hoạch thực tập từng kỳ, năm học; kế hoạch kiểm tra, thi học kỳ và tổ chức thi tốt nghiệp. Tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch tiến độ đến từng đơn vị, cá nhân liên quan; theo dõi, giải quyết việc điều chỉnh và các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện kế hoạch đào tạo. Công tác quản lý nghiệp vụ đào tạo Hướng dẫn, tổ chức triển khai và chi tiết các quy chế hiện hành trong đào tạo, xây dựng các quy chế để tổ chức các hoạt động dạy và học trong nhà trường Tổ chức chỉ đạo hướng dẫn nghiệp vụ công tác giáo viên. Lập kế hoạch đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ, trình độ sư phạm cho đội ngũ giảng viên trong toàn trường Xây dựng kế hoạch khai thác cơ sở vật chất hiện có và phối hợp với các đơn vị liên quan có kế hoạch chuẩn bị cơ sở vật chất phục vụ đào tạo Lập kế hoạch khối lượng giảng dạy của giảng viên trong trường theo năm học, kỳ học. Phối hợp với khoa theo dõi, đối chiếu khối lượng giảng dạy thực tế của giảng viên Xác nhận khối lượng giờ giảng, khối lượng biên soạn chương trình, giáo trình theo quy định, chuyển phòng KHTC làm thủ tục quyết toán Phối hợp các khoa để theo dõi, nắm bắt và đánh giá về chất lượng đào tạo Phối hợp các khoa chuyên môn đôn đốc theo dõi việc triển khai thực hiện quy chế giáo viên Công tác phát triển ngành nghề, chương trình và quy mô đào tạo Xây dựng mục tiêu, định hướng phát triển ngành nghề, quy mô đào tạo, cụ thể hóa mục tiêu đào tạo theo từng giai đoạn để phù hợp với yêu cầu thực tế Lưu trữ, quản lý để triển khai áp dụng thống nhất chương trình đào tạo của trường bao gồm cả chương trình đào tạo, chương trình chi tiết Xây dựng kế hoạch chỉ tiêu đào tạo dài hạn và hàng năm của trường Đầu mối tổ chức, giáp mối các khoa chuyên môn để xây dựng và mở các mã ngành và chương trình đào tạo mới, trình các cơ quan cấp trên phê duyệt theo định hướng và mục tiêu phát triển Lập kế hoạch mở rộng quy mô, thị trường đào tạo. Đầu mối xây dựng, phát triển các đối tác liên kết đào tạo, hướng dẫn tổ chức đào tạo theo dõi việc thực hiện quy chế đào tạo tại các đơn vị liên kết Quản lý, tập hợp điểm của học sinh, sinh viên chính quy, trình các hội đồng đánh giá kết quả học tập, lên lớp, học bổng, tốt nghiệp và khen thưởng học sinh, sinh viên Đánh giá phân loại kết quả học tập của học sinh, sinh viên trong từng kỳ học, năm học theo quy chế hiện hành Trình hội đồng xét học bổng, lên lớp, tốt nghiệp theo tiến độ và quy định của trường Phối hợp với các khoa, xưởng để tổ chức thi tốt nghiệp, đánh giá luận văn, đố án và cấp bằng cho học sinh, sinh viên Tổ chức quản lý, cấp phát và lưu trữ điểm, các văn bằng, chứng chỉ Quản lý văn bằng tốt nghiệp, lập sổ theo dõi và tổ chức cấp phát bằng tốt nghiệp cho học sinh, sinh viên sau khi tốt nghiệp Quản lý cấp phát các loại chứng chỉ, chứng nhận theo chương trình đào tạo chính quy Thiết kế, quản lý các mẫu văn bằng chứng chỉ do trường phát hành Lưu trữ vĩnh viễn điểm và các sổ cấp phát bằng chứng chỉ của học sinh, sinh viên Đầu mối tổ chức học sinh giỏi, thi tay nghề giáo viên giỏi Lập kế hoach thi giáo viên dạy giỏi, học sinh giỏi hàng năm Công tác tuyển sinh Thường trực hội đồng tuyển sinh. Lập kế hoach và là đầu mối tổ chức thực hiện công tác tuyển sinh hệ chính quy theo kế hoạch, đảm bảo chất lượng và đúng quy chế hiện hành của Bộ giáo dục và Đào tạo Phối hợp với các đơn vị liên quan để chuẩn bị nhân sự và các điều kiện vật chất cho công tác tuyển sinh Phối hợp với phòng CTHSSV, QTĐS và KHTC đón học sinh, sinh viên nhập học Các công tác khác Tổng hợp để báo cáo Hiệu trưởng và cấp trên theo định kỳ và theo yêu cầu đột xuất về mọi mặt liên quan đến đào tạo Thực hiện các công việc khác khi có yêu cầu của Hiệu trưởng. Cơ cấu tổ chức Bảng 1.1: Cơ cấu tổ chức phòng Đào tạo trường Đại học Điện Lực. STT Thông tin chung Những nhiệm vụ chính 1 Họ và tên: Bùi Đức Hiền Học hàm - học vị: GVC.Tiến sĩ Chức vụ: Trưởng phòng Mail: hienbd@epu.edu.vn - Phụ trách chung. - Trực tiếp quản lý công tác tuyển sinh, Kế hoạch đào tạo, Thanh tra đào tạo, Liên kết đào tạo, Dự án Điện Hạt nhân, Nhóm Re2 - Ủy viên thường trực Hội đồng tuyển sinh 2 Họ và tên: Kiều Tuấn Anh Học hàm - học vị: Thạc sĩ Chức vụ: Phó Trưởng phòng Mail: anhkt@epu.edu.vn - Quản lý hoạt động xây dựng chương trình và giáo trình.- Quản lý công tác mở ngành đào tạo mới- Quản lý và kiểm tra công tác triển khai thực hiện kế hoạch đào tạo (TKB, tiến độ, trực giảng v.v) - Thay mặt trưởng phòng điều hành chung khi Trưởng phòng đi công tác 3 Họ và tên: Nguyễn Thị Phương Dung Học hàm - học vị: GVC.Thạc sĩ Chức vụ: Phó Trưởng phòng Mail: dungntp@epu.edu.vn - Tiến độ, kế hoạch Đào tạo, khối lượng giảng dạy.- Hợp đồng giảng dạy của giáo viên và cán bộ kiêm nhiệm.- Quản lý các lớp liên kết ngoài trường.- Thanh tra đào tạo.- Công tác tổ chức thi giáo viên giỏi, thi học sinh giỏi. 4 Họ và tên: Nguyễn Đình Chiến Học hàm - học vị: Thạc sĩ Chức vụ: Chuyên viên Mail: chiennd@epu.edu.vn - Triển khai việc mở mã ngành mới- Công tác liên quan đến cơ sở vật chất phục vụ công tác tuyển sinh, quảng cáo tuyển sinh- Xin cấp phôi bằng, in bằng tốt nghiệp                             - Quản lý, theo dõi việc thực hiện kế hoạch giảng dạy của các lớp liên kết ngoài trường. 5 Họ và tên: Nguyễn Thị Hồng Lam Học hàm - học vị: Học viên cao học Chức vụ: Chuyên viên Mail: lamnth@epu.edu.vn - Quản lí theo dõi việc nhập học sau khi trúng tuyển, biên chế các lớp học. Quản lý việc thực hiện tiến độ đào tạo ở tất cả các hệ đào tạo trong trường và ngoài trường.- Quản lý, theo dõi khối lượng giảng dạy, tạm ứng thừa giờ của giảng viên.- Triển khai thực hiện các công văn báo cáo đột xuất hoặc định kỳ theo yêu cầu của cấp trên. 6 Họ và tên: Hoàng Thu Hồng Học hàm - học vị: Thạc sĩ Chức vụ: Chuyên viên Mail: honght@epu.edu.vn -Các vấn đề liên quan đến tuyển sinh TCCN, hệ Nghề, hệ liên thông trong trường và ngoài trường, các lớp liên kết. 7 Họ và tên: Vũ Thị Thoa Học hàm - học vị: Học viên cao học Chức vụ: Chuyên viên Mail: thoavt@epu.edu.vn - Quản lí các lớp hệ Đại học- Các vấn đề liên quan đến điểm thi của sinh viên hệ Đại học- Tổ chức thi tốt nghiệp hệ Đại học- Quản lý Bằng tốt nghiệp, chứng chỉ, giấy chứng nhận tốt nghiệp hệ Đại học 8 Họ và tên: Tô Phương Lan Học hàm - học vị: Thạc sĩ Chức vụ: Chuyên viên Mail: lantp@epu.edu.vn - Quản lí các lớp Cao đẳng, Trung cấp chuyên nghiệp, hệ đào tạo nghề.- Các vấn đề liên quan đến điểm của các hệ đào tạo nói trên- Tổ chức thi tốt nghiệp hệ CĐ, TCCN, các lớp hệ đào tạo nghề- Quản lý Bằng tốt nghiệp, chứng chỉ, giấy chứng nhận tốt nghiệp hệ CĐ, TCCN, Nghề 9 Họ và tên: Lê Thị Việt Anh Học hàm - học vị: Thạc sĩ Chức vụ: Chuyên viên Mail: anhltv@epu.edu.vn Trực giảng ở Cơ sở 1: xếp thời khóa biểu, theo dõi tiến độ giảng dạy, tổ chức cho sinh viên học lại, học trả nợ môn.  10 Họ và tên: Trần Thị Kim Dung Học hàm - học vị: Thạc sĩ Chức vụ: Chuyên viên Di động:  0962 262 222 Mail: dungttk@epu.edu.vn Các vấn đề liên quan tới tuyển sinh hệ Chính quy 11 Họ và tên: Nguyễn Thị Nương Học hàm - học vị: Cử nhân Chức vụ: Giảng viên Mail: nuongnt@epu.edu.vn Trực giảng ngoài giờ, Thứ 7 và Chủ nhật Tìm hiểu các giấy tờ liên quan Mẫu hồ sơ tuyển sinh Đại học – Cao đẳng 2012 Hình 1.1: Mẫu hồ sơ đăng ký tuyển sinh Đại học – Cao đẳng Mẫu giấy báo nhập học Hình 1.2: Mẫu giấy báo nhập học Khái quát Quy chết tuyển sinh của Bộ Gáo Dục Theo quy chế chung về tuyển sinh Đại học, Cao đẳng của Bộ GD&ĐT quy định là: Mỗi thí sinh đều phải thi 3 môn. Tùy theo khối thi mà các môn và hệ số môn thi tương ứng là khác nhau. Mỗi thí sinh đăng ký thuộc một khu vực xác định, thuộc đối tượng ưu tiên hoặc không ưu tiên mà thí sinh được cộng thêm điểm vào kết quả thi hay không. Mỗi khối bao gồm nhiều ngành và mỗi ngành có chỉ tiêu tuyển sinh riêng. Sau khi công tác chấm thi kết thúc, cán bộ chấm thi sẽ tổng hợp điểm của từng môn cho trưởng bộ môn để bàn giao cho Ban Thư Ký chuẩn bị cho quá trình nhập điểm và xét tuyển với cơ chế như sau: Đề thi của các trường sẽ theo đề thi chung của Bộ GD&ĐT. Thang điểm chấm thi là 10. Đề thi của Bộ GD&ĐT phê duyệt (đối với các trường dùng đề thi chung của Bộ GD&ĐT). Khi chấm bài thi, cán bộ chấm thi không quy tròn điểm. Tổng điểm mà thí sinh có được bằng tổng điểm của 3 môn sau khi nhân hệ số cộng với điểm cộng. Chính sách ưu tiên theo khu vực: Khu vực 1 (KV1) gồm: Các xã, thị trấn thuộc miền núi, vùng cao, vùng sâu, hải đảo, trong đó có các xã thuộc vùng có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn theo quy định của Chính phủ. Khu vực 2 – Nông thôn (KV2-NT) gồm: Các xã, thị trấn không thuộc KV1, KV2, KV3. Khu vực 2 (KV2) gồm: Các thành phố trực thuộc tỉnh (không thuộc trung ương); các thị xã, các huyện ngoại thành của thành phố trực thuộc trung ương. Khu vực 3 (KV3) gồm: Các quận nội thành của thành phố trực thuộc trung ương. Thí sinh khu vực 3 không thuộc diện hưởng ưu tiên theo khu vực. Chênh lệch các khu vực liên tiếp nhau được ưu tiên là 0,5 điểm. Chính sách ưu tiên theo đối tượng: Mức chênh lệch điểm ưu tiên theo đối tượng là 1 điểm. Hiện nay, nhóm ưu tiên cao nhất được 2 điểm (điểm trúng tuyển thấp hơn so với học sinh KV3 là 2 điểm), đó là nhóm ưu tiên 1 (UT1), gồm các đối tượng: Đối tượng 1: Công dân Việt Nam có cha hoặc mẹ là người dân tộc thiểu số. Đối tượng 2: Công nhân trực tiếp sản xuất đã làm việc liên tục 5 năm trở lên trong đó có ít nhất 2 năm là chiến sĩ thi đua được cấp tỉnh trở lên công nhận và cấp bằng khen. Đối tượng 3: Thương binh, bệnh binh, người có “Giấy chứng nhận người được hưởng chính sách như thương binh”; Quân nhân, công an nhân dân tại ngũ được cử đi học có thời gian phục vụ từ 12 tháng trở lên tại khu vực 1; Quân nhân, công an nhân dân tại ngũ được cử đi học có thời gian phục vụ từ 18 tháng trở lên; Quân nhân, công an nhân dân hoàn thành nghĩa vụ đã xuất ngũ có thời gian phục vụ từ 18 tháng trở lên Đối tượng 4: Con liệt sĩ; Con thương binh mất sức lao động 81% trở lên; Con bệnh binh mất sức lao động 81% trở lên; Con của người được cấp “Giấy chứng nhận người hưởng chính sách như thương binh“, làm suy giảm khả năng lao động 81% trở lên; Con của Bà mẹ Việt Nam Anh hùng, con của Anh hùng Lực lượng vũ trang, con của Anh hùng Lao động; Con của người hoạt động cách mạng trước ngày 1-1-1945 hoặc con của người hoạt động cách mạng từ  ngày 1-1-1945 đến trước Tổng khởi nghĩa 19-8-1945; Con đẻ của người hoạt động kháng chiến bị nhiễm chất độc hoá học là người được Ủy ban nhân dân cấp tỉnh công nhận bị dị dạng, dị tật, suy giảm khả năng tự lực trong sinh hoạt, học tập do hậu quả của chất độc hoá học. Đối tượng 5: Thanh niên xung phong tập trung được cử đi học; Quân nhân, công an nhân dân tại ngũ được cử đi học có thời gian phục vụ dưới 18 tháng không ở khu vực 1. Đối tượng 6: Con thương binh mất sức lao động dưới 81%;Con bệnh binh mất sức lao động dưới 81%; Con của người được cấp “Giấy chứng nhận người hưởng chính sách như thương binh“, làm suy giảm khả năng lao động dưới 81%. Đối tượng 7:  Người lao động ưu tú thuộc tất cả các thành phần kinh tế được từ cấp tỉnh, thành phố trực thuộc TW (gọi chung là cấp tỉnh), Bộ trở lên công nhận danh hiệu thợ giỏi, nghệ nhân, được cấp bằng hoặc huy hiệu Lao động sáng tạo của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam hoặc Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh; Giáo viên đã giảng dạy đủ 3 năm trở lên thi vào các ngành sư phạm; Y tá, dược tá, hộ lý, kỹ thuật viên, y sĩ, dược sĩ trung cấp đã công tác đủ 3 năm trở lên thi vào các ngành y, dược. Thời hạn tối đa được hưởng ưu tiên đối với quân nhân, công an phục viên, xuất ngũ, chuyển ngành dự thi là 18 tháng kể từ ngày ký quyết định xuất ngũ đến ngày dự thi. Người có nhiều diện ưu tiên theo đối tượng chỉ được hưởng một diện ưu tiên cao nhất. Các trường căn cứ vào chỉ tiêu tuyển sinh được giao, sau khi trừ số thí sinh được tuyển thẳng (kể ca số sinh viên dự bị của trường và sinh viên các trường dự bị đại học dân tộc Trung ương được phân về trường), căn cứ vào thống kê điểm do máy tính cung cấp đối với các đối tượng và khu vực dự thi, căn cứ vào quy định về khung điểm ưu tiên và vùng tuyển sinh; Căn cứ vào điểm sàn do Bộ GD&ĐT quy định, Ban thư ký trình HĐTS trường xem xét quyết định điểm trúng tuyển. Thí sinh có thể chuyển đổi từ ngành này sang ngành khác nếu không đậu với điều kiện thí sinh đó phải đạt được điểm sàn của ngành muốn chuyển sang. Hiện trạng công tác Quản lý tuyển sinh Đại học – Cao Đẳng của Trường Đại học Điện Lực Tại trường đại học Điện Lưc, việc quản lý hồ sơ của các thí sinh thuộc đơn vị mình quản lý vẫn sử dụng phương pháp thủ công là chủ yếu, khối lượng hồ sơ quản lý là rất lớn. Việc cập nhật hồ sơ, tìm kiếm thông tin của một thí sinh nào đó là rất khó khăn, mất nhiều thời gian và không cho được thông tin chính xác nhất về thí sinh đó. Số giấy tờ bổ sung hàng năm trong hồ sơ Quản lý tuyển sinh Đại học (QLTSĐH) cũng rất lớn. Việc làm các báo thống kê theo yêu cầu mang tính điều tra chuyên đề thì càng gặp khó khăn hơn rất nhiều và thường không thỏa mãn được yêu cầu đặt ra Qua tìm hiểu thực tế chúng em thấy nghiệp vụ QLTSĐH bằng sổ sách có những ưu khuyết điểm sau: Ưu điểm Công việc quản lý trên sổ sách là công việc rất quen thuộc trong đơn vị hành chính sự nghiệp ở nước ta trong nhiều năm qua việc quản lý như vậy không đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn cao và một số công việc quản lý thủ công trước đây không thể thay thế hoàn toàn bằng máy tính. Nhược điểm Trong thời đại ngày nay với tốc độ phát triển rất nhanh và mạnh mẽ của công nghệ thông tin thì việc quản lý bằng sổ sách trở nên lạc hậu và có những nhược điểm chính sau: Việc quản lý bằng sổ sách trở nên cồng kềnh, dễ bị mối mọt thất lạc Việc sửa chữa hay cập nhật mất nhiều thời gian. Phương pháp quản lý thủ công làm giảm hiệu qủa của việc quản lý điều hành . Tính bảo mật an toàn không cao nên thông tin dễ bị mất. Không mang tính thời đại. Xác lập dự án Mô tả bài toán Trường đại học Điện Lực, mỗi năm vào mùa tuyển sinh, nhà trường lại đón nhận hàng ngàn đơn tuyển sinh đại học của các thí sinh từ khắp nơi trên cả nước. Phòng Đào Tạo, lập ra hội đồng tuyển sinh Đại Học – Cao Đẳng để tổ chức tiếp nhận, lưu trữ và sắp xếp hồ sơ đăng ký dự thi của các thí sinh. Sau đó tiến hành sắp xếp thí sinh theo tên, và đánh số báo danh, chia phòng thi cho các thí sinh, gử