Khóa luận Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại xí nghiệp sửa chữa tàu 81

1. Lý do chọn đề tài Ngày nay, cùng với sự đi lên của đất nước, sự phát triển nhanh và mạnh của nền kinh tế thị trường là sự ra đời của các cơ quan, tổ chức với những quy mô lớn, nhỏ và các loại hình kinh doanh đa dạng và phong phú.Mỗi cơ quan, tổ chức doanh nghiệp đều có những cách tổ chức sắp xếp bộ máy hoạt động riêng cho phù hợp với tiến trình đi lên hội nhập của doanh nghiệp, tổ chức. Trong bất cứ một doanh nghiệp nào, văn bản giấy tờ luôn là cầu nối quan trọng giữa các doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế, giữa nhà nước với nhân dân, giữa doanh nghiệp với khách hàng.Vì vậy công tác văn thư lưu trữ có vai trò rất lớn không thể thiếu trong các đơn vị hành chính sự nghiệp, các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh.Bởi mọi văn bản giấy tờ đều được tập trung vào đầu mối là bộ phận văn thư-lưu trữ để quản lý và sử dụng có hiệu quả.Có thể nói công tác văn thư-lưu trữ là cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo cơ quan nắm bắt được tình hình hoạt động của cơ quan.Làm tốt công tác văn thư sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời những quyết định quản lý. Trên cơ sở đó ban lãnh đạo đưa ra được những quyết sách đúng đắn đảm bảo có lợi cho doanh nghiệp. Để tìm hiểu rõ hơn về công tác tổ chức văn phòng, đặc biệt là công tác văn thư lưu trữ nắm bắt được những thuận lợi và khó khăn của ngành, trong quá trình thực tập tại một công ty vận tải thuỷ mà cụ thể là Xí nghiệp sữa chữa tàu 81 thuộc Công ty cổ phần vận tải thuỷ số 4 em xin đưa ra đề tài:”Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư-lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81”. 2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu Đề tài khóa luận nghiên cứu nhằm đạt được những mục đích sau: - Tìm hiểu những vấn đề cơ bản về công tác văn thư lưu trữ. - Phân tích, đánh giá thực trạng các hoạt động văn thư lưu trữ tại Xí nghiệ p sửa chữa tàu 81, thấy rõ những ưu điểm và hạn chế nhằm đưa ra những vấn đề cần nghiên cứu và giải quyết đối với Xí nghiệp. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của khóa luận là lý thuyết về văn thư lưu trữ và thực tiễn các hoạt động văn thư lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81, bao gồm: - Nghiên cứu lịch sử hình thành - Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Xí nghiệp đặc biệt là công tác văn thư lưu trữ. - Thực trạng các hoạt động của văn phòng Xí nghiệp về công tác văn thư lưu trữ - Đánh giá hiệu quả hoạt động của văn thư lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 về ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của hạn chế. Trên cơ sở đó đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn thư lưu trữ. 4. Phương pháp nghiên cứu Bài khóa luận sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp duy vật biện chứng - Phương pháp quan sát - Phương pháp điều tra, khảo sát - Phương pháp thống kê - Phương pháp so sánh Ngoài lời mở đầu và kết luận, nội dung bài khóa luận của em bao gồm 3 chương: Chương I: Những vấn đề cơ bản về công tác văn thư lưu trữ. Chương II: Thực trạng công tác các hoạt động văn thư lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Chương III: Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81

pdf80 trang | Chia sẻ: tuandn | Ngày: 04/04/2013 | Lượt xem: 8733 | Lượt tải: 103download
Bạn đang xem nội dung tài liệu Khóa luận Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại xí nghiệp sửa chữa tàu 81, để tải tài liệu về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 1 LỜI MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Ngày nay, cùng với sự đi lên của đất nước, sự phát triển nhanh và mạnh của nền kinh tế thị trường là sự ra đời của các cơ quan, tổ chức với những quy mô lớn, nhỏ và các loại hình kinh doanh đa dạng và phong phú.Mỗi cơ quan, tổ chức doanh nghiệp đều có những cách tổ chức sắp xếp bộ máy hoạt động riêng cho phù hợp với tiến trình đi lên hội nhập của doanh nghiệp, tổ chức. Trong bất cứ một doanh nghiệp nào, văn bản giấy tờ luôn là cầu nối quan trọng giữa các doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế, giữa nhà nước với nhân dân, giữa doanh nghiệp với khách hàng.Vì vậy công tác văn thư lưu trữ có vai trò rất lớn không thể thiếu trong các đơn vị hành chính sự nghiệp, các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh.Bởi mọi văn bản giấy tờ đều được tập trung vào đầu mối là bộ phận văn thư-lưu trữ để quản lý và sử dụng có hiệu quả.Có thể nói công tác văn thư-lưu trữ là cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo cơ quan nắm bắt được tình hình hoạt động của cơ quan.Làm tốt công tác văn thư sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời những quyết định quản lý. Trên cơ sở đó ban lãnh đạo đưa ra được những quyết sách đúng đắn đảm bảo có lợi cho doanh nghiệp. Để tìm hiểu rõ hơn về công tác tổ chức văn phòng, đặc biệt là công tác văn thư lưu trữ nắm bắt được những thuận lợi và khó khăn của ngành, trong quá trình thực tập tại một công ty vận tải thuỷ mà cụ thể là Xí nghiệp sữa chữa tàu 81 thuộc Công ty cổ phần vận tải thuỷ số 4 em xin đưa ra đề tài:”Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư-lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81”. 2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu Đề tài khóa luận nghiên cứu nhằm đạt được những mục đích sau: - Tìm hiểu những vấn đề cơ bản về công tác văn thư lưu trữ. - Phân tích, đánh giá thực trạng các hoạt động văn thư lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81, thấy rõ những ưu điểm và hạn chế nhằm đưa ra những vấn đề cần nghiên cứu và giải quyết đối với Xí nghiệp. 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của khóa luận là lý thuyết về văn thư lưu trữ và Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 2 thực tiễn các hoạt động văn thư lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81, bao gồm: - Nghiên cứu lịch sử hình thành - Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Xí nghiệp đặc biệt là công tác văn thư lưu trữ. - Thực trạng các hoạt động của văn phòng Xí nghiệp về công tác văn thư lưu trữ - Đánh giá hiệu quả hoạt động của văn thư lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 về ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của hạn chế. Trên cơ sở đó đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn thư lưu trữ. 4. Phƣơng pháp nghiên cứu Bài khóa luận sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp duy vật biện chứng - Phương pháp quan sát - Phương pháp điều tra, khảo sát - Phương pháp thống kê - Phương pháp so sánh Ngoài lời mở đầu và kết luận, nội dung bài khóa luận của em bao gồm 3 chương: Chương I: Những vấn đề cơ bản về công tác văn thư lưu trữ. Chương II: Thực trạng công tác các hoạt động văn thư lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Chương III: Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 3 CHƢƠNG I NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ-LƢU TRỮ 1.1. Khái niệm, vai trò, ý nghĩa nội dung của công tác văn thƣ 1.1.1. Khái niệm về công tác văn thư Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý, bao gồm toàn bộ công việc về xây dựng văn bản, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động cơ quan Nhà nước, các doanh nghiệp Nhà nước, các tổ chức xã hội, các đơn vị vũ trang. Hay nói cách khác công tác văn thư là một bộ phận của văn bản giấy tờ, là một phần của quá trình xử lý thông tin. 1.1.2. Vị trí của công tác văn thư Nói đến công tác văn thư là nói đến những công việc liên quan đến văn bản giấy tờ, trong đó có soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lí giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Nếu thiếu một trong những nội dung trên thì công tác văn thư chưa thể nói là hoàn thiện và điều đó sẽ làm ảnh hưởng đến nhiều lĩnh vực hoạt động khác của cơ quan. Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và là nội dung trong hoạt động văn phòng. Trong văn phòng công tác văn thư không thể thiếu được, chiếm một phần lớn trong hoạt động của văn phòng và là một mắt xích trong hoạt động quản lý của cơ quan, đơn vị. Như vậy công tác văn thư gắn liền với hoạt động của cơ quan, được xem như là một bộ phận quản lý Nhà nước. 1.1.3. Ý nghĩa của công tác văn thư - Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động lãnh đạo và quản lý Nhà nước, là phương tiện thiết yếu giúp cho hoạt động của các đơn vị được hiệu quả.Hiểu đúng về công tác văn thư sẽ giúp văn thư hoạt động có hiệu quả, nếu hiểu không đúng kìm hãm sự phát triển của nó, điều này sẽ ảnh hưởng đến năng suất lao động quản lý trong cơ quan Nhà nước. Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 4 - Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị nói chung.Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau nhưng nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. - Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, có năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ và giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt được giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản Nhà nước để làm trái pháp luật. - Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về hoạt động của cơ quan. Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ, nội dung chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thì khi cần thiết các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan là sát thực và hiệu quả. - Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị trong hoạt động của các cơ quan được nộp vào lưu trữ cơ quan.Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan cần phải được tổ chức tốt việc lập hồ sơ tài liệu vào lưu trữ. Hồ sơ lập càng hoàn chỉnh văn bản giữ lại càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu lưu trữ càng được tăng lên bấy nhiêu, đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi hơn để triển khai các mặt nghiệp vụ của mình. 1.1.4. Yêu cầu của công tác văn thư -lưu trữ Công tác văn thư là một bộ phận của công tác công văn giấy tờ. Do đó trong quá trình thực hiện cần đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau đây: + Nhanh chóng: Thực tế cho thấy quá trình giải quyết công việc của Xí nghiệp phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản, việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản.Do đó xây dựng văn bản phải nhanh chóng, giải quyết văn bản phải kịp thời góp phần vào Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 5 việc giải quyết nhanh công việc của Xí nghiệp. + Chính xác: Chính xác về mặt nội dung: nội dung văn bản phải chính xác tuyệt đối về mặt pháp lý, không được trái với các văn bản Nhà nước cấp trên. Dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải chính xác, số liệu đầy đủ, chứng cứ rõ ràng. Chính xác về mặt thể thức: văn bản ban hành phải đầy đủ các yếu tố thể thức do Nhà nước quy định, chính xác về các khâu kỹ thuật nghiệp vụ của văn thư. Yêu cầu chính xác phải được quán triệt đầy đủ trong các khâu đánh máy, đăng ký văn bản vào, văn bản ra trong quá trình chuyển giao văn bản. + Bí mật: Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của Xí nghiệp có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của Xí nghiệp, của Nhà nước.Vì vậy trong quá trình tiếp nhận, sao gửi, phát hành, bảo quản các văn bản đều phải đảm bảo bí mật. Tức là chỉ những người có liên quan mới được biết về nội dung văn bản.Những văn bản đã có dấu mật thì phải chuyển đúng đối tượng không để lọt vào tay người không có trách nhiệm nhất là kẻ xấu. + Hiện đại: Tính hiện đại trong công tác văn thư đó chính là việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác này. Như vậy nhân viên văn thư có thể soạn thảo trên máy vi tính bằng các phần mềm có sẵn vừa đảm bảo chính xác về hình thức và công việc soạn thảo cũng được tiến hành nhanh hơn so với phương pháp soạn thảo thủ công. 1.1.5. Nội dung của công tác văn thư Công tác văn thư gồm 3 nội dung sau: - Xây dựng và ban hành văn bản như: soạn thảo văn bản, duyệt văn bản, đánh máy văn bản, ký và ban hành văn bản. - Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản bao gồm: quản lý, tổ chức giải quyết văn bản đến và quản lý, tổ chức giải quyết văn bản đi, văn bản mật, văn bản nội bộ, quản lý hồ sơ - Quản lý và sử dụng con dấu. Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 6 Trong các cơ quan, tổ chức nhà nước, văn bản sử dụng như một phương tiện để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý hoặc thông tin cần thiết hình thành trong cơ quan, tổ chức, đảm bảo sự điều hành, nó phản ánh đầy đủ tình hình, kết quả hoạt động, quản lý của cơ quan, tổ chức đó. Để đảm bảo công tác văn thư đem lại hiệu quả cao, nhân viên văn thư đã phải thực hiện những nhiệm vụ sau: + Nhận, bóc bì, đóng dấu vào sổ công văn đi, đến. + Sơ bộ phân loại văn bản, trình giám đốc phê duyệt, chuyển giao theo dõi việc giải quyết văn bản đến. + Làm thủ tục gửi công văn đi, chuyển giao công văn, tài liệu + Đánh máy, rà soát văn bản, in sao tài liệu. + Quản lý giấy mời họp, giấy giới thiệu. + Sử dụng và quản lý con dấu. 1.1.5.1. Xây dựng và ban hành văn bản Văn bản nói chung là phương tiện ghi và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ hay ký hiệu nhất định. Văn bản là cánh tay giúp đỡ đắc lực cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức phản ánh đầy đủ tình hình, kết quả hoạt động quản lý của Xí nghiệp. Để làm tốt công tác văn bản khi xây dựng và soạn thảo văn bản nhân viên văn thư đã đảm bảo thực hiện theo đúng thể thức văn bản được quy định, sử dụng đúng ngôn ngữ, câu từ của văn bản, nắm vững chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan ban hành văn bản. Tùy từng trường hợp cụ thể mà nhân viên văn thư tiến hành xây dựng văn bản theo các phương pháp soạn đề cương hoặc soạn trực tiếp trên máy vi tính. Trong các cơ quan thường ngày tiếp nhận, xử lý và ban hành nhiều văn bản, để việc quản lý văn bản trong cơ quan được thống nhất, tuân theo một quy trình chặt chẽ từ khâu tiếp nhận, phân loại, soạn thảo, trình ký, in ấn, phát hành bảo đảm yêu cầu chung là kịp thời, chuẩn xác và an toàn. Các cơ quan, doanh nghiệp xây dựng quy chế quản lý văn bản căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đã thực Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 7 hiện và điều kiện thực tế về cơ cấu tổ chức cơ quan, tổ chức. Quy chế đó đã được phổ biến rộng rãi tới từng bộ phận, đơn vị, nhân viên trong cơ quan có liên quan đến công văn giấy tờ biết để thực hiện. Quy trình soạn thảo văn bản: Bước 1: Xác định mục đích yêu cầu đối tượng và hình thức văn bản - Mục đích: đưa ra một quyết định, chủ trương biện pháp cần thiết để hướng dẫn, giải thích văn bản cấp trên hay giải quyết vấn đề bức xúc trong xã hội. + Thông tin cho đối tượng quản lý về tình hình và vấn đề nào đó + Báo cáo kết quả hoạt động của cơ quan, ngành, tổ chức trong đề xuất vấn đề mới, xin ý kiến chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra - Yêu cầu văn bản đảm bảo vấn đề nhân lực, tài lực, vật lực để văn bản đảm bảo hiệu quả cao nhất - Văn bản được soạn thảo và ban hành phải được xác định rõ yêu cầu của văn bản, đối tượng nhận văn bản, tên văn bản và những thể thức cần thiết theo đúng quy định của pháp luật hiện hành. Bước 2: Thu thập thông tin và xử lý thông tin - Thông tin là những căn cứ chủ yếu nhất để các nhà quản lý đưa ra các chính sách, quyết định quản lý chuẩn xác. - Thông tin được thu thập phải kiểm tra đảm bảo tính khách quan, chính xác, tránh hiện tượng chủ quan, định kiến sẵn. Nguồn thông tin cần có sự hệ thống hoá và chỉnh lý thông tin theo yêu cầu của vấn đề đặt ra cần giải quyết. Bước 3: Xây dựng dàn bài, lập đề cương chi tiết, viết bản thảo - Xây dựng dàn bài: sắp xếp văn bản theo từng phần, từng chương mục cho khoa học, hợp lý, đảm bảo tính logic, có trọng tâm, trọng điểm. - Lập đề cương chi tiết: nhằm tiết kiệm thời gian, công sức, giữ được ý kiến chủ động, sản xuất được ý trước, ý sau có trình tự logic, khoa học và có sự cân đối giữa các phần của văn bản. Soạn đề cương xong nên tranh thủ ý kiến tham gia góp ý của những người có trách nhiệm duyệt trước để có sự bổ sung, điều chỉnh cần thiết. Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 8 - Viết bản thảo: là làm cho ý chính trong đề cương được thực hiện thành câu văn, đoạn văn có tính liên kết chặt chẽ với nhau viết một mặt liên tục để khỏi đứt mạch ý, để cho lời văn thống nhất từ đầu đến cuối. Bước 4: Duyệt và ký văn bản - Văn bản phải được xem xét, duyệt và ký theo thẩm quyền được giao cả về nội dung và hình thức. Bước 5: Ban hành triển khai văn bản - Văn thư của cơ quan đảm bảo phát hành văn bản kịp thời đúng nhiệm vụ, ghi số văn bản, ngày tháng vào sổ, công văn đi kịp thời, chính xác và giúp thủ trưởng triển khai văn bản, theo dõi thực hiện văn bản và sơ kết, tổng kết báo cáo cho thủ trưởng. Quá trình xử lý văn bản phải đảm bảo được các nguyên tắc chung đó là: + Quản lý chặt chẽ: nguyên tắc này đảm bảo văn bản phát hành được sử dụng làm công cụ đắc lực cho quản lý, cho hoạt động sản xuất kinh doanh của cơ quan, tổ chức.Văn bản phải đăng ký không để mất mát trong quá trình lưu chuyển và sử dụng văn bản, khi đã sử dụng xong văn bản phải đưa vào sổ lưu trữ. + Văn bản phải đảm bảo bí mật + Văn bản phải được giải quyết nhanh chóng, chính xác. 1.1.5.2. Quản lý văn bản đến Văn bản đến là văn bản, tài liệu, thư từ do tổ chức tiếp nhận từ các nơi khác đến bao gồm văn bản pháp quy, công văn thư mới, báo cáo, hồ sơ, đề án, đơn hàng.... *) Thủ tục tiếp nhận Bước 1: Kiểm tra và phân loại văn bản Nhân viên văn thư khi tiếp nhận văn bản phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong nếu có. Đối với văn bản mật phải kiểm tra đối chiếu nơi gửi trước khi ký nhận Nếu phát hiện tình trạng mất hỏng bì hoặc thời gian nhận chậm hơn so với thời gian ghi trên bì đối với văn bản hoả tốc hẹn giờ thì phải báo cho người phụ trách và lập biên bản với người đưa văn thư nếu cần thiết. Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 9 Văn bản fax chuyển đến thì nhân viên văn thư kiểm tra về số lượng văn bản, số trang của văn bản để phát hiện kịp thời những thiếu sót để thông báo cho nơi gửi. Bước 2: Phân loại sơ bộ và bóc bì văn bản Sau khi tiếp nhận văn thư phải phân văn bản thành 2 nhóm: - Loại không bóc bì gồm: + gửi cho hội đồng quản trị, ban giám đốc, trưởng bộ phận và những văn bản có ghi đích danh người nhận. +Văn bản mật +Văn bản gửi cấp uỷ, đoàn thể trong cơ quan - Loại do nhân viên văn thư bóc phong bì gồm các văn bản: +Đề tên cơ quan hoặc gửi thủ trưởng nhưng không phải thư riêng +Không đóng dấu mật, không ghi rõ họ tên +gửi các đơn vị chức năng trong cơ quan - Đối với các loại phong bì, nhân viên văn thư phải bóc những bì có đóng dấu khẩn trước, không làm hỏng văn bản trong bì (rách, mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi...) và dấu bưu điện.Phải soát lại phong bì tránh bỏ sót văn bản, đối chiếu số ký hiệu ghi ngoài bì với số hiệu văn bản ghi trong bì, nếu có sai sót phải báo cho nơi gửi để giải quyết. - Nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu, khi nhận xong văn bản thì phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản. - Văn bản là đơn thư khiếu nại hoặc đến quá chậm so với ngày tháng của văn bản thì phải đính kèm văn bản với bì để làm bằng chứng. Bước 3: Đóng dấu đến và ghi sổ vào ngày đến - Tất cả các văn bản đến phải được đăng ký tập trung tại văn thư, trừ những văn bản được đăng ký riêng theo quy định của cơ quan như: hoá đơn, chứng từ kế toán..... - Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu đến ghi sổ vào ngày đến. Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 10 - Đối với văn bản fax phải chụp lại trước khi đóng dấu - Văn bản được chuyển qua mạng có thể in ra và đóng dấu nếu cần. - Các văn bản không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì không phải đóng dấu mà được chuyển thẳng cho cá nhân hay bộ phận. - Dấu đến phải được đóng rõ ràng ngay ngắn vào khoảng trống dưới số ký hiệu văn bản, hoặc dưới trích yếu nội dung hay dưới ngày tháng, năm ban hành văn bản. Bước 4: Vào sổ đăng ký văn bản đến - Tất cả văn bản sau khi đóng dấu phải được vào sổ đăng ký văn bản đến hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy vi tính. - Bộ phận văn thư phải nhất thiết sử dụng sổ theo dõi văn bản dù đã nhập dữ liệu văn bản đến trên máy vi tính. - Khi vào sổ đăng ký phải ghi rõ ràng, chính xác, không dùng bút chì, bút đỏ, không viết tắt, không viết từ hoặc cụm từ không thông dụng - Văn bản đến ngày nào thì vào sổ và chuyển giao ngay ngày đó, tuỳ theo văn bản cụ thể có thể dùng nhiều hay một sổ đăng ký. Bước 5: Trình lãnh đạo phê duyệt - Sau khi đăng ký văn bản đến phải được kịp thời trình cho người có thẩm quyền xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết - Người có thẩm quyền, căn cứ vào nội dung văn bản đến, quy chế làm việc của tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác của các đơn vị cá nhân, cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản (trong trường hợp cần thiết). Đối với văn bản liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân tham gia và thời hạn giải quyết (nếu cần). - Ý kiến phản hồi văn bản được ghi vào mục "chuyển" trong dấu "đến", ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có) được ghi vào phiếu riêng. - Sau đó văn bản được chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn bản đến. Sổ đăng ký đơn thư (trong trường hợp đơn thư được vào sổ đăng ký riêng) hoặc vào các trường tương ứng trong cơ sở dữ liệu văn bản đến. Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 11 Bước 6: Phân chuyển văn bản đến - Văn bản được chuyển giao cho người có trách nhiệm giải quyết theo nguyên tắc nhanh, đúng và chặt chẽ - Không nhờ người khác hoặc đơn vị khác nhận thay. - Khi phân chuyển phải đăng ký vào sổ giao nhận, nếu là văn bản khẩn hoặc hoả tốc phải ghi rõ thời gian nhận. - Không để người không có trách nhiệm xem văn bản giấy tờ của người khác. Bước 7: Giải quyết, theo dõi giải quyết văn bản đến - Sau khi văn bản được ban lãnh đạo cho
Luận văn liên quan