Quy trình xuất hàng hóa tại công ty cổ phần vận tải mặt trời 2011

Để xây dựng đất nước giàu mạnh và phát triển trong bối cảnh toàn cầu hoá, khu vực hoá, hội nhập kinh tế quốc tế chúng ta không thể xem nhẹ hoạt động ngoại thương vì nó đảm bảo sự giao lưu hàng hoá, thông thương với các nước bè bạn năm châu, giúp chúng ta khai thác có hiệu quả tiềm năng và thế mạnh của cả nguồn lực bên trong và bên ngoài trên cơ sở phân công lao động và chuyên môn hoá quốc tế. Nhưng nhắc đến hoạt động xuất nhập khẩu hàng hoá chúng ta không thể không nói đến dịch vụ giao nhận vận tải hàng hoá quốc tế vì đây là hai hoạt động không tách rời nhau, chúng có tác động qua lại thống nhất với nhau. Qui mô của hoạt động xuất nhập khẩu tăng lên nhanh chóng trong những năm gần đây là nguyên nhân trực tiếp khiến cho giao nhận vận tải nói chung và giao nhận vận tải biển nói riêng phát triển mạnh mẽ cả về chiều rộng và bề sâu. Bên cạnh đó, với hơn 3000 km bờ biển cùng rất nhiều cảng lớn nhỏ rải khắp chiều dài đất nước, ngành giao nhận vận tải biển Việt Nam thực sự đã có những bước tiến rất đáng kể, chứng minh được tính ưu việt của nó so với các phương thức giao nhận vận tải khác. Khối lượng và giá trị giao nhận qua các cảng biển luôn chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá trị giao nhận hàng hóa quốc tế của Việt Nam. Điều này có ý nghĩa rất lớn, nó không chỉ nối liền sản xuất với tiêu thụ, giúp đưa hàng hoá Việt Nam đến với bạn bè quốc tế mà còn góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh của hàng hoá nước ta trên thị trường thế giới. SUN VN là nhà cung cấp dịch vụ giao nhận và vận chuyển quốc tế với một sự khác biệt nổi bật – kết hợp nhiều nguồn tài nguyên từ khắp nơi trên thế giới, công nghệ hàng đầu và niềm đam mê thực hiện các dịnh vụ cho từng khách hàng, và việc hoàn thành mục tiêu của khách hàng là sự ưu tiên, tất cả đều mang đến sự hài lòng cho khách hàng . Với đề tài “QUY TRÌNH XUẤT HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI MẶT TRỜI ”. em hy vọng sẽ đưa ra cái nhìn khái quát về thực trạng tình hình giao nhận vận tải hàng hóa quốc tế từ SUNVN nói riêng và trong ngành nói chung.

docChia sẻ: lvbuiluyen | Ngày: 17/12/2012 | Lượt xem: 3017 | Lượt tải: 12download
Bạn đang xem nội dung tài liệu Quy trình xuất hàng hóa tại công ty cổ phần vận tải mặt trời 2011, để tải tài liệu về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
LỜI MỞ ĐẦU Để xây dựng đất nước giàu mạnh và phát triển trong bối cảnh toàn cầu hoá, khu vực hoá, hội nhập kinh tế quốc tế chúng ta không thể xem nhẹ hoạt động ngoại thương vì nó đảm bảo sự giao lưu hàng hoá, thông thương với các nước bè bạn năm châu, giúp chúng ta khai thác có hiệu quả tiềm năng và thế mạnh của cả nguồn lực bên trong và bên ngoài trên cơ sở phân công lao động và chuyên môn hoá quốc tế. Nhưng nhắc đến hoạt động xuất nhập khẩu hàng hoá chúng ta không thể không nói đến dịch vụ giao nhận vận tải hàng hoá quốc tế vì đây là hai hoạt động không tách rời nhau, chúng có tác động qua lại thống nhất với nhau. Qui mô của hoạt động xuất nhập khẩu tăng lên nhanh chóng trong những năm gần đây là nguyên nhân trực tiếp khiến cho giao nhận vận tải nói chung và giao nhận vận tải biển nói riêng phát triển mạnh mẽ cả về chiều rộng và bề sâu. Bên cạnh đó, với hơn 3000 km bờ biển cùng rất nhiều cảng lớn nhỏ rải khắp chiều dài đất nước, ngành giao nhận vận tải biển Việt Nam thực sự đã có những bước tiến rất đáng kể, chứng minh được tính ưu việt của nó so với các phương thức giao nhận vận tải khác. Khối lượng và giá trị giao nhận qua các cảng biển luôn chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá trị giao nhận hàng hóa quốc tế của Việt Nam. Điều này có ý nghĩa rất lớn, nó không chỉ nối liền sản xuất với tiêu thụ, giúp đưa hàng hoá Việt Nam đến với bạn bè quốc tế mà còn góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh của hàng hoá nước ta trên thị trường thế giới. SUN VN là nhà cung cấp dịch vụ giao nhận và vận chuyển quốc tế với một sự khác biệt nổi bật – kết hợp nhiều nguồn tài nguyên từ khắp nơi trên thế giới, công nghệ hàng đầu và niềm đam mê thực hiện các dịnh vụ cho từng khách hàng, và việc hoàn thành mục tiêu của khách hàng là sự ưu tiên, tất cả đều mang đến sự hài lòng cho khách hàng . Với đề tài “QUY TRÌNH XUẤT HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI MẶT TRỜI ”. em hy vọng sẽ đưa ra cái nhìn khái quát về thực trạng tình hình giao nhận vận tải hàng hóa quốc tế từ SUNVN nói riêng và trong ngành nói chung. 1.Phạm vi báo cáo: Thực trạng hoạt động của công ty cổ phần Mặt Trời Việt Nam Cách làm chứng từ xuất hàng hóa sang thị trường nước ngoài 2.Đối tượng báo cáo: Công ty cổ phần vận tải Mặt Trời Việt Nam Dịch vụ xuất khẩu của công ty Sunvn 3.Phương pháp báo cáo: Phương pháp thực tế từ việc theo dõi quá trình xuất khẩu của Công ty cổ phần vận tải Mặt Trời Việt Nam Phương pháp nghiên cứu khoa học và suy luận logic 4.Kết cấu bài báo cáo Gồm 2 phần Phần 1: Thực trạng hoạt động của Công ty cổ phần vận tải Mặt Trời Việt Nam Phần 2: Nhận xét về đánh giá chung tình hình hoạt động của công ty Do sự hạn chế về kiến thức, kinh nghiệm thực tiễn cũng như sự giới hạn về thời gian, bài viết của em chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót cả về nội dung lẫn hình thức. Em rất mong nhận được sự chỉ bảo, góp ý quý báu của các thầy cô và các bạn để giúp em trong quá trình nghiên cứu và cộng tác sau này PHẦN 1 : THỰC TRẠNG VỀ TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TẠI CÔNG TY VẬN TẢI MẶT TRỜI VIỆT NAM 1.1.Giới thiệu chung về công ty Sun VN : 1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển : Văn phòng đại diện Seko với trụ sở tại Hoa Kỳ hoạt động như một vận tải toàn cầu và Công ty Logistics. Được thành lập vào năm 1976, với hơn 46 văn phòng ở Bắc Mỹ, các văn phòng tại hơn 60 quốc gia trên thế giới, tại Việt Nam trụ sở chính tại TP Hồ Chí Minh và hai chi nhánh tại Hà Nội và thành phố Hải Phòng. Sun VN được chính thức thành lập tại Việt Nam năm 2003, là một trong những công ty vận tải đứng đầu trong nước, Tên công ty: Công ty cổ phần vận tải Mặt trời Việt Nam Tên giao dịch: Sun VN Transport . Thành lập: năm 2003 theo quyết định số 0310257069 của Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hồ Chí Minh với tên gọi là Công ty cổ phần vận tải Mặt trời Việt Nam. Trụ sở chính: Tầng trệt, Cao ốc Phú Nhuận ,20 Hoàng Minh Giám., Phường 9, Quận Phú Nhuận, Tp HCM Website: Tel: 84 - 8 - 39971199 Fax: 84 - 8 - 39971188 Mã số thuế: 0310257069 1.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty 1.1.2.1. Chức năng: Theo giấy phép thành lập, công ty có chức năng làm dịch vụ trong các lĩnh vực sau: Dịch vụ vận tải, giao nhận, xếp dỡ hàng hóa trong nước. Đại lý giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu dịch vụ vận tải với các công ty nước ngoài bằng các phương tiện vận tải. Chức năng chính của Sun VN Việt Nam là thực hiện các hoạt động giao nhận vận tải trong kinh doanh xuất nhập khẩu tại thị trường Việt Nam. 1.1.2.2.Nhiệm vụ: Công ty không ngừng tiếp cận, khai thác nhiều thị trường mới, duy trì mối quan hệ với khách hàng lâu năm, tìm kiếm, tạo uy tín với các khách hàng mới. Sử dụng đồng vốn hiệu quả, bảo toàn vốn, khai thác tiềm lực kinh tế nội địa, đảm bảo việc quay vòng vốn hiệu quả và hợp lý. Xây dựng và tổ chức thực hiện tốt các kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu. Tổ chức mô hình kinh doanh phù hợp với đặc điểm, điều kiện hiện có của công ty cũng như thích ứng với cơ chế của đất nước trong từng thời kỳ. Thực hiện tốt chính sách nhân sự, chế độ quản lý tài sản, tài chính, lao động tiền lương. Tuân thủ nguyên tắc, chính sách, chế độ quản lý kinh tế, quản lý xuất nhập khẩu và giao dịch đối ngoại hiện hành của Nhà Nước. 1.1.3. Các dịch vụ của công ty 1.1.3.1 Đại lý vận tải Sun VN là bộ phận quản lý vận tải, liên kết các lục địa bằng đường hàng không và bằng đường biển, nó đóng một vai trò thiết yếu trong việc phát triển kinh doanh toàn cầu của công ty cung cấp. Trong ngành công nghiệp liên quan cung cấp các giải pháp vận chuyển hàng hóa thích hợp, công ty cho phép khách hàng của công ty có được dịch vụ tốt nhất Quản lý vận chuyển hàng không, đường biển và của khách hàng trên toàn cầu Tăng cường tính minh bạch qua chuỗi cung cấp của khách hàng Giảm chi phí bằng cách tối ưu hóa dòng chảy hàng hóa của khách hàng Giải pháp của công ty là: Sun VN làm cho khách hàng của mình cạnh tranh hơn bằng cách kết hợp các dịch vụ vận chuyển hàng hóa chất lượng cao thành một trong những giải pháp thích hợp liền mạch chuỗi cung ứng. Trong quan hệ đối tác với các khách hàng của công ty, công ty tạo ra giải pháp phù hợp đáp ứng những thách thức của ngành công nghiệp cụ thể. Hàng Sea – Air NVOCC, LCL, FCL, RORO & Project Cargo Services. Tất cả các dịch vụ của công ty là sẵn door – to door, và công ty cung cấp một số dịch vụ giá trị gia tăng như thủ tục hải quan, quản lý, nhà cung cấp, quản lý KPI, kho bãi và đóng gói, cũng như bảo hiểm hàng hóa. Châu Á, Châu Âu, Bắc Mỹ và Mỹ Latin 30% đến 50% nhanh hơn so với một lô hàng đạt tiêu chuẩn nước biển 30% đến 50% rẻ hơn so với các lô hàng không khí Hàng Air By Air : Door to Airport, Airport to Airport, Airport to Door & Door to Door Service. Phù hợp với nhu cầu của khách hàng và các ưu tiên của khách hàng Cam kết giá tốt nhất / tốc độ tỷ lệ Hàng Sea Ít-hơn-toàn-lô hàng container (LCL) Đầy đủ tải container (FCL) cho các tiêu chuẩn, container lạnh hoặc quá khổ Số liệu của Sun VN Freight như sau: 35% doanh thu của công ty 150 nhân viên Biển lô hàng: 411.000 TEU Không vận chuyển: 202.000 tấn 1.1.3.2 Logistics Quản lý hậu cần đóng một vai trò quan trọng trong sự thành công của doanh nghiệp và chính sách bán hàng. Bất cứ nơi nào khách hàng đang có, Sun VN Logistics góp phần vào sự phát triển của khách hàng với các giải pháp để quản lý hậu cần của khách hàng và tối ưu hóa hóa chi phí Lĩnh vực của công ty bao gồm các chuỗi cung ứng cung cấp : Inbound hậu cần: cung cấp quản lý, quản lý  thành phần và kết thúc managementstocks hàng tồn kho sản phẩm, VMI, lắp ráp, tuỳ biến và roll-ra của thiết bị công nghệ cao, Các dịch vụ giá trị gia tăng, lineside giao hàng, dây chuyền sản xuất giao hàng Tour quốc tế hậu cần: quản lý chứng khoán, cross docking, Tổng hợp các nguồn lực, tự chọn, trì hoãn sự khác biệt, giá trị gia tăng dịch vụ, nhãn mác / stickering, quản lý tồn kho Với sự hiện diện toàn cầu của công ty,với năng lực sáng tạo, khách hàng có thể tái tập trung vào kinh doanh cốt lõi của khách hàng: Interfaceable đầy đủ, linh hoạt và mạnh mẽ hệ thống thông tin Phục vụ chiến lược phát triển của khách hàng Tăng giá trị thông qua hậu cần dịch vụ hiệu quả cao Điều hành các đội có chuyên môn trong lĩnh vực của khách hàng Thân thiện với môi trường Pháp luật và các quy định cũng như với chính sách của riêng từng khách hàng. Dịch vụ của chúng tôi bao gồm: Toàn phần hoặc một phần vận tải Vận chuyển, chuyên dụng hoặc cho thuê Phân phối và intersite Chuyên ngành giao thông vận tải ... Các giải pháp của chúng tôi đặt khách hàng ngoài việc các đối thủ, bao gồm từ quan điểm phát triển bền vững (an toàn, chất lượng môi trường). Sun VN cũng là người quản lý và thí điểm, tạo ra giá trị gia tăng cho khách hàng 1.1.4. Cơ cấu tổ chức nhân sự của công ty 1.1.4.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty: Hình 1.1 Sơ đồ tổ chức công ty Sun VN Việt Nam 1.1.4.2 Giám Đốc: Đại diện về mặt pháp lý cho công ty đồng thời cũng là người chịu trách nhiệm trực tiếp đến toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty. Tổ chức và điều hành mọi hoạt động kinh doanh của công ty sao cho đạt hiệu quả cao nhất, thực hiện các mục tiêu kinh tế xã hội của Đảng và Nhà Nước đặt ra. Trực tiếp chỉ đạo, xét duyệt và phê chuẩn các hợp đồng kinh tế với các công ty đối tác. Quyết định bổ nhiệm hoặc bãi nhiệm bất cứ nhân viên nào dưới quyền cũng như khen thưởng hoặc kỷ luật theo quy định công ty. Trực tiếp chỉ đạo công tác tài vụ như: quản lý nguồn vốn, quỹ tiền mặt, nguồn lợi nhuận và nộp thuế theo quy định Nhà Nước. 1.1.4.3 Bộ phận IT: Chịu trách nhiệm tham mưu cho Ban Giám Đốc về kế hoạch phát triển công nghệ thông tin của công ty. Thiết kế các chương trình quản lý phục vụ các khâu nghiệp vụ trong công ty cũng như huấn luyện cho toàn bộ nhân viên công ty sử dụng các phần mềm ứng dụng mới. Quản lý hệ thống mạng nội bộ công ty, khắc phục các sự cố liên quan đến máy tính hàng ngày. 1.1.4.4 Bộ phận kế toán: Kiểm tra, giám sát các khoản chi tiêu tài chính, tham mưu cho Ban Giám đốc các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị, điều hành, các quyết định về kinh tế, tài chính. Quản lý tiền vốn, nguồn vốn, tài sản, vật tư hàng hóa, bảo toàn và phát triển vốn. Thực hiện chế độ kế toán theo quy định của Nhà Nước, hoạch toán kinh doanh, phân tích hoạt động kinh doanh của công ty hàng năm. Đề xuất các biện pháp điều hòa vốn, trích lập các quỹ, hướng dẫn và thực hiện chế độ kiểm tra, chế độ thống kê các loại tài sản kinh doanh. Tiến hành các hoạt động quyết toán thuế theo quy định Nhà Nước. 1.1.4.5 Bộ phận nhân sự Xây dựng, tổ chức bộ máy, chức năng nhiệm vụ của công ty. Thực hiện việc tiếp nhận, điều động, bố trí, sắp xếp, bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật nhân viên theo quy định của công ty phù hợp với Luật Lao động Việt Nam. Đánh giá chất lượng nhân viên. Hoạch định các chính sách tuyển dụng và đào tạo nhân viên. Chịu trách nhiệm bảo đảm các quyền lợi của nhân viên về mặt tiền lương và các chế độ ưu đãi về bảo hiểm cho người lao động theo quy định Nhà Nước. 1.1.4.6 Bộ phận chứng từ: Chuẩn bị các loại chứng từ gồm cả tờ khai Hải quan cho nhân viên Bộ phận giao nhận hiện trường. Tư vấn cho khách hàng về các vấn đề trong lĩnh vực Hải quan. Thực hiện việc thanh lý sản xuất xuất khẩu và gia công cho khách hàng. Chuẩn bị bộ chứng từ xuất nhập khẩu để khai Hải quan. Liên lạc trực tiếp với hãng tàu, hãng hàng không thực hiện việc booking mỗi ngày đối với hàng xuất khẩu. Thực hiện quy trình xuất nhập khẩu kể cả đối với loại hàng hóa được xuất nhập khẩu qua bưu điện hay các đại lý chuyển phát nhanh. Theo dõi giấy phép và xin giấy phép xuất nhập khẩu. 1.1.4.7 Bộ phận kinh doanh & tiếp thị: Chịu trách nhiệm về kế hoạch kinh doanh, mở rộng thị trường, nghiên cứu chiến lược thị trường, phát triển dịch vụ mới, duy trì và gia tăng giá trị thương hiệu. Chăm sóc khách hàng thân thiết, tìm kiếm khách hàng tiềm năng. Phát triển thị trường nội địa theo chiến lược công ty. Tham gia xây dựng hệ thống quản lý chất lượng, hệ thống quản lý môi trường và trách nhiệm xã hội tại công ty. 1.1.4.8.Bộ phận giao nhận hiện trường: Phụ trách các khâu nghiệp vụ từ lúc mở tờ khai đến lúc kiểm hóa và giao hàng cho khách hàng. Bảo đảm giao hàng đúng thời hạn, đúng địa điểm, đảm bảo tính toàn vẹn của hàng hóa từ lúc tiếp nhận hàng đến khi giao cho khách hàng. Theo dõi, giám sát quá trình đóng hàng xuất khẩu, kiểm tra nhập kho quá trình nhập khẩu. 1.1.5. Tình hình họat động của công ty Sun VN trong những năm gần đây Khách hàng hiện nay của công ty là các doanh nghiệp Việt Nam kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hóa, chủ yếu là quần áo gia công, đồ nội thất bằng gỗ, giày dép cao cấp, nước uống đóng chai, trang thiết bị gia đình…(đường biển), mỹ phẩm, hoa quả đông lạnh, quần áo thời trang, thực phẩm tươi sống…(đường hàng không). Những mặt hàng này được xuất hay nhập khẩu từ khắp nơi trên thế giới, chủ yếu là Singapore, Hongkong, Hàn Quốc, Nhật Bản, Úc, Mỹ, Canada, các nước Mỹ Latin, New Zealand, Trung Đông, Đức, Hà Lan, Đan Mạch, Ai Len, Pháp, Tây Ban Nha… Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Mục tiêu hàng đầu của nhà kinh doanh là tạo ra lợi nhuận tối đa với chi phí tối thiểu và cung cấp dịch vụ có chất lượng tốt nhất cho khách hàng của mình. Để đạt được mục tiêu đó, Ban Giám đốc và toàn thể nhân viên đã nổ lực không ngừng và đạt được kết quả khả quan. ĐVT: VND CHỈ TIÊU  NĂM    2008  2009  2010   Tổng Doanh thu  7.849.428.765,00  9.574.846.257,00  10.763.238.790,00   Tổng Chi phí  7.506.243.309,76  9.111.572.988,60  9.986.992.775,20   Tổng Lợi nhuận  343.185.456,24  463.273.269,40  776.246.014,80   (Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 2008-2010- Bộ phận Kế toán) Bảng 1.2 Bảng kết quả hoạt động kinh doanh 2008-2010 CHỈ TIÊU  NĂM    2008  2009  2010   Tổng Doanh thu  7.849.428.765,00  9.574.846.257,00  10.763.238.790,00   Doanh thu từ hoạt động giao nhận  7.647.454.440,00  9.342.406.257,00  10.420.593.790,00   Tỷ trọng %  97.43%  97.57%  96.82%   ĐVT: VND Bảng 1.3 Bảng doanh thu từ hoạt động giao nhận của công ty Nhận xét: Qua 2 bảng số liệu trên, ta thấy kết quả kinh doanh của công ty trong 3 năm qua đều tăng về doanh thu, lợi nhuận. Doanh thu tăng từ 7.849.428.765,00 (2008) đến 7.849.428.765,00 (2009) tương ứng với tỷ lệ tăng 121,98% và tiếp tục tăng đến 10.763.238.790,00 (2010) đạt tỷ lệ tăng 121,41%. Lợi nhuận tăng từ 343.185.456,24 (2008) đến 463.273.269,40 (2009) tương ứng với tỷ lệ tăng 134,99% và tiếp tục tăng đến 776.246.014,80 (2010) đạt tỷ lệ tăng 167,56%. Giao nhận giữ vai trò chủ đạo trong hoạt động kinh doanh của công ty. Tỉ lệ đóng góp của hoạt động giao nhận năm 2008 chiếm 97,43%, đến năm 2009 tăng lên 97, 57%. Tuy nhiên năm 2010, tỷ trọng này giảm xuống 96,82%, nguyên nhân là do khủng hoảng kinh tế thế giới ảnh hưởng đến các ngành sản xuất và dịch vụ, mặt khác, năm 2010 lại xảy ra nhiều thiên tai biến cố thiên nhiên gây thiệt hại cho hoạt động giao nhận hàng hóa của công ty. Tình hình doanh thu và lợi nhuận tăng đều qua các năm cho thấy Sun VN Việt Nam đang dần ổn định, Ban Giám đốc vẫn tiếp tục duy trì chính sách mở rộng giao dịch với khách hàng, mở rộng quan hệ với các hãng tàu, hãng hàng không, đồng thời ổn định chất lượng dịch vụ. Đây là yếu tố giữ chân khách hàng cũ đồng thời thu hút khách hàng tiềm năng. Với thế mạnh thương hiệu hiện có cùng đội ngũ nhân viên năng động, giàu kinh nghiệm, Sun VN Việt Nam sẽ tiếp tục phát triển trên thị trường dịch vụ giao nhận hàng xuất nhập khẩu. 1.1.6. Định hướng phát triển trong thời gian tới Công ty tiếp tục khai thác triệt để lĩnh vực giao nhận vì đây là định hướng của công ty. Định hướng lớn nhất của công ty là tăng cường sức cạnh tranh trên thị trường trong bối cảnh ngày càng có nhiều công ty giao nhận ra đời, sự cạnh tranh gay gắt không chỉ về giá mà còn về chất lượng dịch vụ. Ban Giám đốc đã xác định được tầm quan trọng của 2 yếu tố này nên luôn chú trọng tìm kiếm những biện pháp và xây dựng kế hoạch kinh doanh để công ty luôn đứng vững trong môi trường cạnh tranh gay gắt. Khắc phục những điểm yếu kém còn tồn đọng trong hoạt động giao nhận xuất nhập khẩu nhằm giữ vững mối quan hệ thân thiết, tạo sự an tâm tuyệt đối cho khách hàng cũ. Áp dụng thêm một số biện pháp hỗ trợ khách hàng thực hiện giao dịch tận nhà, giao nhận trọn gói. Sun VN lấy phương châm “Nhanh chóng, đúng hẹn và an toàn” để phục vụ khách hàng. Thông qua hoạt động marketing, quảng cáo hình ảnh của công ty đến khách hàng tiềm năng để mở rộng quy mô hoạt động. Tiếp tục tuyển dụng, nâng cao trình độ nguồn nhân lực, kiến thức pháp luật, kỹ năng làm thủ tục xuất nhập khẩu cho toàn nhân viên nhằm thúc đẩy công ty khai thác tốt hơn các dịch vụ khác. 1.2. Quá trình làm chứng từ hàng xuất khấu bằng đường biển của công ty Sun VN 1.2.1. Lấy booking : Nhận chi tiết booking từ sales liên hệ hãng tàu để lấy booking, sau khi nhận được booking sẽ gửi booking cho khách hàng. Theo dõi quá trình đóng hàng của khách hàng để lấy số container và số seal gữi cho hãng tàu trước closing time khoảng 3 tiếng. Hình 1.4 Hình 1.5 1.2.2. Xuất Bill Nhận chi tiết bill từ khách hàng và chuyển cho bộ phận chứng từ. Cách xuất bill bằng phần mền SMS: Sau khi đăng nhập SMS màn hình sẽ có dạng như hình bên dưới  Để tạo một bill mới chúng ta chọn như hình sau  Màn hình sẽ có giao diện như sau (mặc định lúc này ở General)  General: sử dụng để tạo MBL File’s document: tạo HBL Sau khi chúng nhập hết các thông tin MBL và SAVE lại sau đó mới có thể nhập được các thông tin HBL o button Files’s document 1.2.2.1. General 1.2.2.1.1 File no: sẽ có tổng cộng 14 kí tự 3 kí tự đầu: SUN  3 kí tự kế tiếp: là loại hàng FCL hoặc LCL, ở hình bên dưới lấy ví dụ LCL  Kí tự tiếp theo là E (export)  2 kí tự kế tiếp sẽ là 2 số cuối của năm (ở trường hợp này là năm 2010)  5 kí tự cuối cùng sẽ là số FILE theo dõi  1.2.2.1.2 H/Agent Nhập vào agent se handle lô hàng này Trường hợp dữ liệu đã có trên SMS thì chúng ta chỉ cần nhập tên vào và nhấp tab thì đã xem như nhập xong Nếu agent chưa có trên SMS thi chúng ta phải tạo mới. Việc tạo mới agent sẽ được tiến hành bằng cách nhấp vào biểu tượng như trên hình  Bất cứ việc tạo mới nào sẽ được tiến hành tương tự như nhau bằng cách nhấp vào biểu tượng trên. Một cửa sổ mới sẽ được hiện lên như sau:  Nhấp vào NEW để tạo data agent mới. Man hình se hiện lên cửa sổ mới như sau  Hình trên chúng ta bắt buộc phải điền những ô đánh dấu. Ở phần Group of Agent’s name chúng ta chọn bất kì agent nào bên dưới (nếu không chọn phần này SMS sẽ không cho chúng ta SAVE). Agent ID: là tên viết tắt của agent, chúng ta phai đặt cho dễ nhớ. Điều nay giúp chúng ta dễ dàng hơn cho những lần làm bill sau trong việc tìm kiếm tên agent ACC code: có thể viết tương tư Agent ID. Sau khi đã nhập xong hết chúng ta bấm SAVE để luư lại dữ liệu  Sau khi save chúng ta trở ra H/agent để load agent đã nhập. Nhập tên agent cần thiết vào như trên hình. Tên của agent mà chúng ta đã nhập sẽ hiện lên chỉ cần nhấp chọn. Ấn TAD để qua phần khác  1.2.2.1.3 Carrier: Cũng tương tự như H/Agent. Chúng ta sẽ chọn tên carrier đối với FCL va tên FWD nếu chúng ta coload hàng. Nếu data chưa có chúng ta sẽ tạo mới giống như H/agent  1.2.2.1.4 Feeder: Nhập tên tàu, bao gồm có ETD, ETA , và số chuyến Nếu chưa có tên tàu. nhấp vào hình như bên dưới để tạo tên tàu mới   Nhấp chọn New để tạo tên tàu mới. Màn hình sẽ hiện lên như sau  Chúng ta sẽ nhập những thông tin cần thiết như hình bên dưới sau đó nhấp Save  Ở Terminal: chúng ta bất kì phần nào cũng được, mục đích là đề SAVE lại Các chi tiết còn lại nhập như trên hình  Loại hàng là LCL Service và DDC mặc định như đã chọn Cảng đi: HCM Cảng đến: SYD Crt.type: hàng LCL thường không cần nhập phần này nhưng chúng ta bắt buộc phải nhập thì mới
Luận văn liên quan