Bài thu hoạch ngành thư viện trong quá trình thực tập tại thư viện tỉnh Sóc Trăng và Thư viện Trường CĐSP Sóc Trăng

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TỈNH SÓC TRĂNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM SÓC TRĂNG KHOA XÃ HỘI CBHD: Bùi Thanh Phương Trân SVTH: Triệu Kim Duy MSSV: 0810160010 LỚP: Thư viện- Thông tin 14 Năm học 2009-2010 LỜI MỞ ĐẦU Thực tập là một phần không thể thiếu trong quá trình học tập của học sinh, sinh viên. Đây là phương pháp thực tế hóa kiến thức giúp cho chúng ta khi ra trường có thể vững vàng, tự tin hơn để đáp ứng được yêu cầu của xã hội và thực tế công việc. Được sự đồng ý và giúp đỡ của Ban giám hiệu Trường CĐSP Sóc Trăng, lãnh đạo khoa Xã hội đã tạo điều kiện cho sinh viên lớp Cao đẳng Thư viện- Thông tin 14 đi thực tập hai tuần (từ ngày 5/4/2010 đến ngày 16/04/2010) tại hai địa điểm: -Tuần thứ nhất: Thực tập tại Thư viện Tỉnh Sóc Trăng. -Tuần thứ nhất: Thực tập tại Thư viện Trường CĐSP Sóc Trăng Trong khoảng thời gian thực tập, các kiến thức cơ bản giảng dạy của nhà trường đã được tôi vận dụng vào thực tế công việc . Tại Thư viện Trường CĐSP Sóc Trăng tôi đã được phân công nhập dữ liệu bằng phần mềm iLib. Do hạn chế về kinh nghiệm và thời gian thực tập có hạn nên bài thu hoạch không thể tránh khỏi những sai sót. Rất mong sự đóng góp, chia sẻ của tập thể cán bộ thư viện để tôi có thể khắc phục những thiếu sót cho đợt thực tập sắp tới. MỤC LỤC I. GIỚI THIỆU THƯ VIỆN TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM SÓC TRĂNG. Thư viện trường Cao đẳng sư phạm Sóc Trăng là một bộ phận của Trung tâm Hỗ trợ Học tập (KLF). Thư viện có một phòng đọc tổng hợp bao gồm phòng mượn hoạt động theo hình thức kho mở, vì thế tạo điều kiện  thuận lợi cho bạn đọc trong việc tra tìm tài liệu. Nguồn tài liệu của thư viện hiện nay khá phong phú đáp ứng được nhu cầu học tập, nghiên cứu và giảng dạy của giảng viên – sinh viên nhà trường. Bên cạnh kho mở, tài liệu còn được lưu trữ ở hình thức kho đóng nối liền với kho mở điều này đã tạo nên thuận lợi, dễ dàng, nhanh chóng trong việc cán bộ thư viện đáp ứng nhu cầu thông tin của bạn đọc. Vốn tài liệu của thư viện hiện là 4.567 đầu sách với 66.782 bản sách gồm có: giáo trình đào tạo giáo viên tiểu học và trung học cơ sở, sách giáo khoa – giáo viên – thiết kế bài soạn các môn từ lớp 1 đến lớp 9, sách giáo khoa ban cơ bản và nâng cao  từ lớp 10 đến lớp 12, từ điển, sách tham khảo các ngành như: Toán, Sinh, Hóa, Lý, Kĩ thuật, Tin học, Anh văn…, ngoài ra còn có các tài liệu nghe nhìn, báo – tạp  chí, đề tài nghiên cứu khoa học và các loại tài liệu khác… Số lượng tài liệu của thư viện thường xuyên được bổ sung và tăng thêm hằng năm, nhằm đáp ứng nhu cầu học tập và nghiên cứu ngày càng cao của đội ngũ giảng viên và đông đảo sinh viên nhà trường. Bên cạnh hoạt động chuyên môn, thư viện cũng thường xuyên thực hiện các chương trình ngoại khóa như giới thiệu sách, “Thư viện giao lưu cùng bạn đọc”, “Hội nghị bạn đọc”. Có thể nói chương trình không những tạo được sân chơi bổ ích cho các bạn sinh viên sau những giờ học, mà còn giúp mối quan hệ giữa thư viện và bạn đọc trở nên thân thiện, sâu sắc hơn. Mặt khác, chương trình còn giúp thư viện nắm bắt được những thông tin phản hồi từ phía bạn đọc, kịp thời sửa đổi bổ sung nhằm hoàn thiện hơn các hoạt động của mình, phục vụ tốt hơn nhu cầu thông tin của bạn đọc. Nhằm ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực hoạt động, với  phần mềm quản trị thư viện tích hợp (ILIB), thời gian qua thư viện đang tiến hành nhập cơ sở dữ liệu, quản lí tài liệu, chắc chắn trong một thời gian không xa bạn đọc có thể tra tìm trực tuyến nguồn tài liệu của thư viện thông qua mạng OPAC. Thực hiện được điều này thư viện trường Cao đẳng Sư phạm Sóc Trăng sẽ tiến lên một bước trưởng thành mới, một sự khởi đầu của quá trình tự động hóa, thư viện sẽ thêm cơ hội và khả năng có thể tiếp cận và trao đổi thông tin với các thư viện trong cả nước và xa hơn là cơ hội giao lưu, chia sẽ thông tin với các thư viện trên thế giới, nhằm tạo dựng nguồn dữ liệu phong phú đáp ứng tối đa nhu cầu học tập nghiên cứu ngày càng cao của bạn đọc. II.NỘI DUNG THỰC TẬP 1.Tìm hiểu các thành phần trong phần mềm iLib iLib một giải pháp tích hợp, gồm nhiều phân hệ thực hiện các chức năng đầy đủ của cơ quan thông tin - thư viện. *Yêu cầu thiết bị khi cài đặt iLib: -Yêu cầu máy chủ có cấu hình tối thiểu: Processor: 800MHz RAM: 256 MB HDD: trống tối thiểu 2GB (tùy thuộc vào dung lượng dữ liệu) LAN card Tape Backup -Yêu cầu máy trạm có cấu hình tối thiểu: Processor: 500MHz RAM: 128 MB HDD: trống tối thiểu 1GB LAN card Các phân hệ trong iLib là độc lập, có chế độ phân quyền cho người sử dụng, nhưng có khả năng liên kết với nhau trong những chức năng nghiệp vụ liên quan. 1.1.Phân hệ Bổ sung Thực hiện đặt và nhận tài liệu Theo dõi quá trình đặt và nhận Theo dõi hồ sơ các cơ sở cung cấp tài liệu (Nhà cung cấp) Tự động quản lý chi tiêu của các quỹ bổ sung Cá biệt hoá tài liệu và phân bổ về các phòng ban trong hệ thống. Lập nhiều loại báo cáo thống kê hỗ trợ cho quá trình quản lý và quyết định. Đảm bảo liên thông với toàn bộ các module khác trong hệ thống. Quản lý đặc thù cho từng nguồn bổ sung: mua, trao đổi, lưu chiểu. 1.2. Phân hệ Biên mục Biên mục mọi loại tài liệu theo MARC21. Biên mục đa ngôn ngữ dựa trên Unicode TCVN6909. Hỗ trợ nhập liệu: trợ giúp và kiểm tra. Quản lý quy trình công việc. Đáp ứng các tiêu chuẩn mô tả biên mục ISBD, AACR2, TCVN7434-89 Hỗ trợ đa khung phân loại DC, UDC, BBK, LC, NLM Hỗ trợ từ khoá không kiểm soát. Kiểm soát nhất quán (authority control) theo MARC21 Xuất nhập dữ liệu với CDS/ISIS, MARC21, UNIMARC In các sản phẩm thư mục. Các từ điển danh mục MARC21: ngôn ngữ, mã nước, địa lý. 1.3.Phân hệ Xuất bản phẩm nhiều kỳ Hỗ trợ khổ mẫu lưu trữ dữ liệu Holding data theo MARC21 Quản lý bổ sung xuất bản phẩm nhiều kỳ Biên mục tổng thể và biên mục từng số Quản lý đóng tập và cá biệt hoá tập Quản lý thay đổi Quản lý giao nhận Tra cứu từng số: In phích (đặc thù báo tạp chí), OPAC. 1.4.Phân hệ Lưu thông Quản lý bạn đọc Quy định và áp dụng chính sách (chế độ) phục vụ sử dụng tài liệu. Quản lý phục vụ sử dụng tài liệu: yêu cầu, mượn/trả, gửi/trả, photo Phân biệt rõ ràng nghiệp vụ mượn và đọc Tích hợp mã vạch tối đa trong hoạt động. Hệ thống báo cáo lưu thông đầy đủ Lưu thông đa điểm. Chính sách cho từng điểm Huy động mọi nguồn tài nguyên phục vụ học tập-nghiên cứu vào phục vụ độc giả toàn trường. 1.5.Quản trị dữ liệu số Thu thập bổ sung các tư liệu cần số hoá, cung cấp công cụ và phương pháp để thu thập và bổ sung mọi dạng dữ liệu số hoá: Text, images, Audio, Video... Hỗ trợ các chuẩn mở về eBook như OEBPS1.0 và các loại file eBook phổ thông như PDF, DOC, RTF, XML, XLS, Microsoft Reader, ... Biên mục dữ liệu số theo chuẩn MARC21, Dublin Core Tổ chức thông tin, tổ chức khai thác : tìm kiếm theo nội dung tài liệu và xem trực tiếp Tuân theo chuẩn RDF, XML 1.6.Phân hệ Xuất/Nhập dữ liệu Xuất/nhập dữ liệu theo ISO2709 giữa MARC21, UNIMARC và CDS/ISIS Nhập dữ liệu trực tiếp từ Internet theo chuẩn Z39.50 Nhập/Xuất biểu ghi theo chuẩn ISO2709 Nhập xuất với nhiều bảng mã tiếng Việt khác nhau: Unicode, TCV6909, TCVN5712, VNI, VietRes... Hỗ trợ chuyển đổi dữ liệu: tự động, bán tự động nhận dạng cấu trúc CSDL. Việc Nhập/Xuất hai chiều đảm bảo tính chính xác của dữ liệu và đầy đủ nội dung của các trường trong CDS/ISIS mà thư viện đã nhập. 1.7.Phân hệ Tra cứu (OPAC) Mục lục tra cứu tìm tin trực tuyến Lưu thông trực tuyến Dịch vụ thông tin trực tuyến Dịch vụ liên thư viện Khai thác dữ liệu số trực tuyến Đa ngôn ngữ Tích hợp Internet và bảo mật cao. 1.8.Mượn liên thư viện Đáp ứng chuẩn quốc tế về mượn liên thư viện ISO10160, 10161, IPIG v2.0 Thực hiện và giám sát các giao dịch bạn đọc - thư viện Thực hiện và giám sát các giao dịch thư viện - thư viện Đã thử nghiệm thành công với các tổ chức chuẩn quốc tế về ISO10160, 10161. Đã thử nghiệm thành công với các thư viện uy tín trên thế giới. Tự động trao đổi thông điệp qua E-mail được mã hoá dưới dạng BER-MINE. 1.9. Phân hệ Quản lý kho Xây dựng cấu trúc kho đa cấp tương ứng với kho tài liệu trong thư viện Xem thông tin chi tiết về tình trạng kho tài liệu Sắp xếp và tổ chức tài liệu trong kho Chuyển đổi tài liệu giữa các kho Kiểm kê hiện đại Quản lý sách mang ra khỏi kho Thanh lọc tài liệu và các công việc có liên quan đến tổ chức lại kho Tích hợp mã vạch Báo cáo thống kê 1.10.Quản trị hệ thống Phân quyền sử dụng đến từng nút bấm Thực hiện sao lưu, phục hồi dữ liệu Có các biện pháp đảm bảo an toàn hệ thống Thiết lập các thông số toàn hệ thống 2. Thực tập với phần mềm iLib 2.1.Bổ sung tài liệu: Để có thể bổ sung tài liệu cho thư viện, ta vào thực hiện như sau: Từ giao diện chương trình chọn “Bổ sung”, khi đó sẽ hiện ra cửa sổ: Để mặc định bổ sung “Sách tập” hay “Sách lẻ” hoặc bất cứ worksheet nào ta có thể vào modul “Worksheet” để điều chỉnh. Giao diện của modul “Worksheet” như sau: -Loại tài liệu: Chọn Worksheet muốn làm mặc định, sau đó click chọn vào biểu tượng “!” để thiết lập. -Thêm mới: Tạo một worrksheet mới. -Sửa: Chỉnh sửa worksheet đã có. -Copy: Sao chép worksheet -Thoát: Thoát khỏi modul worksheet. Sau khi thiết lập xong, ta chọn “ Xuất bản phẩm riêng biệt” (Đây là phần tôi được hướng dẫn và trực tiếp thao tác suốt thời gian thực tập). Tùy theo mục đích bổ sung mà chọn “Đơn đặt” hay “Đơn nhận”. Chẳng hạn ta chọn “Đơn nhận” rồi chọn “Mã đơn” 27 chẳng hạn: Lúc đó ta sẽ trở lại giao diện của “ Xuất bản phẩm riêng biệt”. Chọn tiếp “Thêm sách lẻ”. Lúc này, giao diện của “Biểu ghi bổ sung” xuất hiện: Giao diện của biểu ghi bổ sung tài liệu * Các trường trong một biểu ghi “Bổ sung tài liệu”: 020 SỐ SÁCH THEO TIÊU CHUẨN QUỐC TẾ ISBN a - Số ISBN c - Điều kiện thu thập 041 MÃ NGÔN NGỮ a - Mã ngôn ngữ của chính văn, của rãnh âm thanh hoặc nhan đề riêng biệt 082 KÝ HIỆU PHÂN LOẠI THẬP PHÂN DEWEY (DDC) 2 - Lần xuất bản a - Ký hiệu DDC b - Số thứ tự của tài liệu 100 TIÊU ĐỀ CHÍNH- TÊN CÁ NHÂN a Tên cá nhân e Thuật ngữ xác định trách nhiệm liên quan 110 TIÊU ĐỀ CHÍNH- TÊN TẬP THỂ a Tên tập thể hoặc tên pháp quyền b Tên đơn vị trực thuộc TIÊU ĐỀ CHÍNH- TÊN HỘI NGHỊ a Tên hội nghị hoặc tên pháp quyền c Địa điểm hội nghị d Năm hội nghị n Số thứ tự phần/ loại/ kỳ họp 245 NHAN ĐỀ CHÍNH a Nhan đề (KL) b Phần còn lại của nhan đề c Thông tin trách nhiệm n Số phần/loại của tài liệu p Nhan đề của phần/loại 246 DẠNG KHÁC CỦA NHAN ĐỀ a Nhan đề chính/nhan đề giản lược 250 LẦN XUẤT BẢN a - Lần xuất bản 260 ĐỊA CHỈ XUẤT BẢN, PHÁT HÀNH a Nơi xuất bản, phát hành b Nhà xuất bản, phát hành c Năm xuất bản, phát hành 300 MÔ TẢ VẬT LÝ a Khối lượng b Các đặc điểm vật lý khác c Kích thước e Tài liệu kèm theo Sau khi nhập đầy đủ các thông tin ta tiến hành “Đánh chỉ mục”, sau đó chọn “Ghi/ Đặt sách”. Màn hình sẽ hiện hộp thoại: Ta chọn “ Ghi ”, nếu trùng dữ liệu sẽ hiện hộp thoại thông báo. Lúc này, ta tiến hành “Tra trùng” để xác định tên sách nhập trùng để tìm hướng giải quyết. Cửa sổ tra trùng dữ liệu Tại đây, ta khai báo các điều kiện để xác định tài liệu bị trùng, càng nhiều điều kiện thì kết quả tìm kiếm sẽ được chính xác hơn. Nếu quá trình ghi dữ liệu thành công, ta tiến hành “Đăng kí cá biệt” cho quyển sách. Các tài liệu trong thư viện Trường CĐSP Sóc Trăng được đăng kí theo kí hiệu kho, cụ thể như sau: Kho đọc: KD.. Ví dụ: KD.00236 Kho mượn: KM. .. Ví dụ: KM.002124 Trong suốt quá trình thao tác, nếu có bất cứ trục trặc gì sẽ có hộp thoại thông báo. Bởi thế, không nên vội vàng mà phải cẩn thận, đọc kĩ các thông báo để tìm cách giải quyết. 2.2.Biên mục tài liệu Sau khi bổ sung tài liệu, ta tiến hành biên mục hoàn chỉnh các thông tin còn lại. Để vào đươc modul này ta thoát khỏi cửa sổ đến giao diện chính của chương trình, chọn “Thẻ MARC21”. Để biên mục cuốn sách nào ta nhập số Đăng kí cá biệt của cuốn sách đó ( Số Đăng kí cá biệt đã được cấp cho cuốn sách trong lúc tiến hành bổ sung) Về cơ bản các trường trong cửa sổ “Biên mục” giống với các trường trong modul “Bổ sung”, chỉ thêm các trường sau: 490 THÔNG TIN TÙNG THƯ a Thông tin tùng thư v Số tập/số thứ tự 500 PHỤ CHÚ CHUNG a Phụ chú chung (KL) 520 TÓM TẮT/ CHÚ GIẢI a Nội dung bài tóm tắt/ chú giải 650 TIÊU ĐỀ BỔ SUNG CHỦ ĐỀ - THUẬT NGỮ CHỦ ĐỀ 2 Nguồn của đề mục hoặc thuật ngữ a Thuật ngữ chủ đề hoặc địa danh 653 THUẬT NGỮ CHỦ ĐỀ KHÔNG KIỂM SOÁT a Thuật ngữ chủ đề không kiểm soát 700 TIÊU ĐỀ BỔ SUNG - TÊN CÁ NHÂN a Tên cá nhân e Thuật ngữ xác định trách nhiệm liên quan 710 TIÊU ĐỀ BỔ SUNG - TÊN TẬP THỂ a Tên tập thể hoặc tên pháp quyền dùng làm tiêu đề b Tên đơn vị trực thuộc 773 TÀI LIỆU CHỦ a Tiêu đề chính d Địa chỉ xuất bản t Nhan đề 904 THÔNG TIN TẠP CHÍ i Người nhập Sau khi biên mục đầy đủ các thông tin, ta tiến hành ghi lại và đưa nó lên hệ thống tra cứu trực tuyến. Để làm được việc này, ta chọn “Duyệt” ở thẻ “Tình trạng”. Sau đó “Đánh chỉ mục” và “Ghi lại”. *Chú ý: Bất cứ mọi thay đổi phải được ghi lại, nếu không muốn ghi lại thì chọn “Không ghi” theo hộp thoại dưới đây: *Những yêu cầu khi thao tác với phần mềm iLib Qua công tác thực tế, bản thân tôi rút ra một số yêu cầu đối với cán bộ thư viện khi thao tác với phần mềm iLib: - Người làm công tác nhập dữ liệu phải có kiến thức cơ bản về tin học như đánh văn bản, cách sử dụng các phần mềm để hỗ trợ cho iLib (Vietkey)... - Phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ về công tác thư viện như biên mục, tóm tắt tài liệu,… - Phải có tính cẩn thận, có tinh thần trách nhiệm, … - Phải cầu tiến, có sự tìm tòi trong công tác để tự trau dồi chuyên môn nghiệp vụ. - Phải có khả năng làm việc độc lập, có sự thân thiện trong quan hệ với đồng nghiệp.. III. KẾT LUẬN- ĐÁNH GIÁ 1. Đánh giá bản thân Qua một tuần thực tập tại thư viện trường Cao đẳng Sư phạm Sóc Trăng, bản thân tôi đã quan sát và học tập được rất nhiều kinh nghiệm, đặc biệt là trong công tác nhập dữ liệu với phần mềm quản lí thư viện iLib. Sau một tuần thực tập, bản thân tôi nhận thấy công tác thư viện không phải dễ dàng, đòi hỏi người làm công tác phải có kiến thức, năng lực chuyên môn mới hoàn thành tốt công việc từ đó bản thân tôi nhận thấy nhiều khuyết điểm cần phải khắc phục, phát huy những mặt mạnh, cụ thể là: 1.1. Khuyết điểm: - Bản thân còn thiếu kinh nghiệm nên khá lúng túng trong công việc, cụ thể là trong việc nhập dữ liệu cho các trường 100, 110, 520, 700. - Chưa nắm vững một số kiến thức nên gây khó khăn khi thao tác với công việc… 1.2.Ưu điểm: - Có kiến thức tin học nên dễ dàng thao tác với phần mềm iLib. - Có tinh thần trách nhiệm trong công việc. - Có sự tìm tòi trong công việc, luôn lắng nghe ý kiến của cán bộ hướng dẫn và các bạn trong nhóm. 2. Đề xuất- Kiến nghị Trong suốt suốt đợt gian thực tập, bản thân tôi và các thành viên trong nhóm luôn được sự quan tâm, giúp đỡ trực tiếp của cô Trân về cách sử dụng phần mềm, giải đáp các thắc mắc của nhóm thực tập... Tôi xin cám ơn cô và tập thể cán bộ của Trung tâm KLF đã giúp tôi hoàn thành đợt thực tập này. Cũng qua thực tế công việc, tôi xin có ý kiến sau: - Hệ thống máy tính dành cho việc nhập dữ liệu không đáp ứng thực tế công việc: Tốc độ xử lí công việc của máy quá chậm làm lãng phí thời gian, công sức của người thao tác. Đôi khi gây ức chế cho người thao tác. - Chỉ có 2/3 máy sử dụng được, buộc các thành viên trong nhóm phải luân phiên thao tác nên hiệu quả chưa cao. - Phòng làm việc chật hẹp nhưng chứa nhiều tài liệu. Từ những ý kiến trên, rất mong được sự tiếp thu và khắc phục của lãnh đạo nhà trường, của Trung tâm KLF để giúp chúng tôi có môi trường thực tập tốt hơn trong thời gian sắp tới.