Báo cáo Kiểm toán chu trình bán hàng - Thu tiền trong kiểm toán tài chính do Công ty Kiểm toán và Dịch vụ Tin học - AISC

Lời nói đầu Trong bối cảnh kinh tế ngày càng hội nhập với nền kinh tế thế giới thì một tất yếu khách quan là nền kinh tế Việt Nam sẽ phải có một môi trường kinh doanh lành mạnh. Để đảm bảo cho môi trường này thì dịch vụ kiểm toán Báo cáo tài chính (BCTC) ngày càng trở nên cần thiết. Dịch vụ kiểm toán BCTC là một phần cơ bản tập trung nhiều công sức, chi phí đối với công ty kiểm toán, nhưng thông qua chất lượng của dịch vụ này, trình độ chuyên môn của các kiểm toán viên (KTV) và uy tín nghề nghiệp của các công ty được nâng cao, từ đó nâng cao vị thế của họ trên thị trường. Kiểm toán BCTC bao gồm việc kiểm toán rất nhiều các chu trình khác nhau nhưng lại có mối quan hệ mật thiết với nhau. Chu trình bán hàng thu tiền là giai đoạn cuối cùng trong một chu trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, phản ánh hiệu quả của toàn bộ quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh và tình hình tài chính của doanh nghiệp. Kết quả của giai đoạn này thể hiện trên BCTC là những chỉ tiêu quan trọng của doanh nghiệp thu hút sự quan tâm của nhiều người sử dụng thông tin BCTC. Chính vì vây, kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền có ý nghĩa rất lớn trong kiểm toán BCTC của các công ty kiểm toán, giúp KTV hạn chế được rủi ro xảy ra, nâng cao hiệu quả cuộc kiểm toán đồng thời trách nhiệm của những người quan tâm. Nhận thức được tầm quan trọng đó, trong quá trình học tập tại khoa Kế toán, trường đại học Kinh tế quốc dân và thời gian thực tập tốt nghiệp tại công ty Kiểm toán và Dịch vụ Tin học (AISC), em quyết định chọn đề tài “ Kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền trong kiểm toán BCTC do Công ty Kiểm toán và Dịch vụ Tin học (AISC) thực hiện” Nội dung chính của đề tài gồm 3 chương: Chương I: Cơ sở lý luận của kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền trong quy trình kiểm toán Báo cảo tài chính. Chương II: Thực tế kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền trong kiểm toán Báo cảo tài chính do Công ty kiểm toán AISC thực hiện. Chương III: Bài học kinh nghiệm và một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền trong quy trình kiểm toán Báo cảo tài chính của Công ty kiểm toán AISC. Với đề tài nghiên cứu này, em muốn tìm hiểu rõ hơn về bản chất cũng như quy trình thực hiện kiểm toán cả về lý luận và thực tiễn. Báo cáo được thực hiện trên cơ sở phương pháp luận và các quan điểm của chủ nghĩa duy vật biện chứng, kết hợp các phương pháp khảo sát, phân tích tổng hợp, thống kê, nghiên cứu tình hình thực tế qua thực tiễn kiểm toán và qua hồ sơ kiểm toán. Tuy nhiên, do những hạn chế cả về nguyên nhân khách quan và chủ quan nên Báo cáo chuyên đề này không tránh khỏi những thiếu sót. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của GV. Trần Mạnh Dũng,Thầy giáo hướng dẫn; Anh Đào Tiến Đạt, Giám đốc chi nhánh AISC Hà Nội và các thầy cô trong khoa đã giúp em hoàn thành bài báo cáo chuyên đề này. Chương I: Cơ sở lý luận của kiểm toán chu trình Bán hàng- thu tiền trong quy trình kiểm toán Báo cáo tài chính I. Đặc điểm của chu trình bán hàng - thu tiền 1. ý nghĩa Đối với mỗi doanh nghiệp sản xuất, quá trình sản xuất kinh doanh biểu hiện sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Quá trình này bao gồm các hoạt động nối tiếp liên tục thành vòng tròn tuần hoàn, lặp đi lặp lại tạo nên chu kỳ sản xuất. Theo cách nhìn của các nhà quản lý trên góc độ tài chính, quá trình này bao gồm rất nhiều các chu trình nghiệp vụ cụ thể, mỗi chu trình nghiệp vụ lại được cấu thành bởi tập hợp những nghiệp vụ kinh tế có liên quan chặt chẽ với nhau. Trước hết, doanh nghiệp huy động các nguồn vốn có thể có trên cơ sở tự có, vay mượn trả lãi (chu trình huy động- hoàn trả vốn), các nguồn này được biểu hiện dưới hình thái tiền tệ như tiền mặt, tiền gửi, các khoản tương đương tiền (chu trình vốn bằng tiền). Nguồn vốn bằng tiền đó được dùng để mua sắm tư liệu sản xuất, các hàng hoá, dịch vụ (chu trình mua hàng- thanh toán) và thuê nhân công (chu trình tiền lương- nhân viên) để tiến hành sản xuất và tích trữ sản phẩm hàng hoá (chu trình hàng tồn kho). Kết thúc một chu kỳ kinh doanh là chu trình bán hàng- thu tiền. Như vậy, chu trình bán hàng- thu tiền được coi là chu trình cuối cùng, nó không chỉ đánh giá hiệu quả của chu trình trước đó và hiệu quả của toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh và khả năng bù đắp chi phí để tiếp tục mở rộng quy mô sản xuất. Một chu trình nghiệp vụ bán hàng- thu tiền hiệu quả có nghĩa là vốn được huy động đúng mức tạo tiền đề cho sản xuất và cho các chu trình tiếp theo được thực hiện một cách có hợp lý. Theo chế độ kế toán hiện hành của Việt Nam, quá trình tiêu thụ được thực hiện khi hàng hoá, dịch vụ được chuyển giao, được người mua chấp nhận thanh toán. Theo đó, có rất nhiều phương thức bán hàng khác nhau: Phương thức tiêu thụ trực tiếp: Doanh nghiệp giao hàng cho người mua trực tiếp tại kho hoặc các phân xưởng sản xuất của doanh nghiệp và chuyển quyền sở hữu cho người mua. Phương thức chuyển hàng theo hợp đồng: Doanh nghiệp chuyển hàng được bán đến địa điểm theo hợp đồng. Số hàng này chỉ được chuyển quyền sở hữu khi người mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán một phần hoặc toàn bộ. Phương thức tiêu thụ qua đại lý: Doanh nghiệp sẽ chuyển hàng đến điểm đại lý tiêu thụ. Số hàng này được coi là hàng ký gửi, còn các đại lý được coi là nơi nhận hàng và bán hàng hộ doanh nghiệp và được hưởng hoa hồng tính trên doanh số bán được theo một tỷ lệ nhất định đã thoả thuận trước. Phương thức bán hàng trả góp: Theo phương thức này thì hàng hoá giao cho khách hàng được gọi là tiêu thụ. Người mua sẽ tiến hành thanh toán theo quy định của doanh nghiệp. Ngoài ra, còn có các hình thức bán hàng khác như doanh nghiệp sử dụng vật tư, hàng hoá, sản phẩm để thanh toán trong nội bộ doanh nghiệp.. Với hình thức bán hàng phong phú, phương thức thanh toán cũng như việc tổ chức hạch toán kế toán rất đa dạng. Có thể nói, chu trình bán hàng- thu tiền là một giai đoạn quan trọng của quá trình sản xuất kinh doanh. 2. Tổ chức chứng từ kế toán Căn cứ duy nhất để ghi sổ kế toán là các chứng từ minh chứng các nghiệp vụ đã phát sinh. Vì vậy, tổ chức tốt hệ thống chứng từ kế toán sẽ đảm bảo cho việc ghi chép kịp thời và đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong đơn vị. Tuỳ vào trong chương trình khác nhau. Theo đó, tổ chức chứng từ cho chu trình bán hàng- thu tiền được thực hiện như sau: Trường hợp 1: Hàng hoá bán ra là sản phẩm vật chất, quy trình luân chuyển chứng từ theo sơ đồ sau: Sơ đồ 01: Quy trình luân chuyển chứng từ Trường hợp 2: Hàng hoá là các sản phẩm phi vật chất thì quy trình luân chuyển chứng từ theo sơ đồ sau: Sơ đồ 02: Quy trình luân chuyển chứng từ 2.1. Chứng từ + Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của năm trước và năm nay + Các hợp đồng đã ký kết về cung cấp hàng hoá và dịch vụ. Đây là thoả thuận của doanh nghiệp và khách hàng về loại hàng hoá và dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp. Đây là văn bản pháp lý để quy định rõ quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia ký kết hợp đồng. + Các đơn đặt hàng của các khách hàng + Hoá đơn bán hàng hoặc hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của người bán + Biên bản quyết toán, thanh lý hợp đồng kinh tế; biên bản quyết toán cung cấp hàng hoá dịch vụ. + Phiếu thu, giấy báo có của Ngân hàng kèm theo các văn bản sao kê, sổ phụ của Ngân hàng + Các chứng từ liên quan đến vận chuyển hàng hoá, thành phẩm 2.2. Sổ sách + Nhật ký bán hàng + Các sổ sách hạch toán chi tiết các khoản phải thu + Nhật ký thu tiền hoặc bảng kê số 1 + Sổ hạch toán hàng tồn kho + Sổ cái tài khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp 2.3. Hệ thống tài khoản sử dụng Vốn bằng tiền 111,112 Các khoản phải thu 131,138 Hàng tồn kho 152 Doanh thu bán hàng 511 Giá vốn hàng bán 632 Chi phí bán hàng 641 Chi phí quản lý doanh nghiệp 642 Các tài khoản khác 531,532,3331,139,711,004... 2.4. Sơ đồ hạch toán kế toán Sơ đồ 03: Kế toán doanh thu bán hàng và thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp TK 511 TK 111, 112, 131 Doanh thu bán hàng Sơ đồ 04: Theo phương thức bán hàng trực tiếp TK 511 TK 111, 112, 131 Doanh thu bán hàng TK 641 Hoa hồng phải trả TK 3331 VAT phải nộp Sơ đồ 05: Theo phương thức bán hàng trả góp TK 511 TK 111, 112, 131 Doanh thu bán hàng TK 3331 VAT phải nộp TK 515 Lãi trả góp Sơ đồ 06: Đối với các khoản chiết khấu, giảm giá, hàng bán trả lại, doanh thu trả trước và dự phòng phải thu khó đòi. TK 111,112,131 TK 521,531,532 TK 511 TK 111,112 Chiết khấu, giảm Kết chuyển các khoản Doanh thu nhận ngay giá hàng bán giảm trừ doanh thu TK 3387 Doanh thu Doanh thu Kỳ này Nhận trước TK131 TK 642 DT chưa thu TK 3331 Xử lý nợ phải thu VAT phải nộp TK 711 TK 139 Hoàn nhập dự Lập Phòng nợ khó đòi dự phòng 3. Chức năng của chu trình bán hàng thu tiền Bán hàng- thu tiền là quá trình chuyển quyền sở hữu của hàng hoá, quá trình trao đổi hàng tiền và kết thúc bằng việc chuyển đổi hàng hoá thành tiền. Hàng hoá và tiền tệ ở đây được xác định theo bản chất kinh tế của chúng. Hàng hoá là những tài sản hay dịch vụ chứa đựng và có thể bán được. Tiền tệ là phương thức thanh toán nhờ đó mà mọi quan hệ giao dịch thanh toán được giải quyết tức thời. Bán hàng là một quá trình có mục đích thống nhất song phương thức thực hiện mục đích này rất đa dạng. Mỗi loại hình doanh nghiệp có cơ cấu chức năng và chứng từ về bán hàng, thu tiền có đặc điểm khác nhau. Song, chung nhất chu trình bán hàng- thu tiền đều bao gồm các chức năng chính sau: Xử lý đơn đặt hàng Công việc này thường được thực hiện bởi bộ phận bán hàng. Về mặt pháp lí đơn đưa đặt hàng là một lời đề nghị mua hàng hay cung cấp dịch vụ theo một phương thức cụ thể. Đơn đặt hàng cần phải được kiểm tra tính có thực, kiểm tra các điều kiện và khả năng đáp ứng như: giá bán, số lượng, ngày giao hàng, địa điểm giao hàng cũng như phương thức thanh toán. Kiểm soát tín dụng và phê chuẩn phương thức bán hàng Trước khi hàng hoá được chuyển đi thì người có đủ thẩm quyền (trưởng phòng kinh doanh, giám đốc tiêu thụ, bộ phận kiểm soát tín dụng) phải xem xét khả năng thanh toán của khách hàng rồi mới phê chuẩn phương thức bán hàng trả chậm và phương thức thanh toán để hạn chế đến mức tối đa các khoản nợ khó đòi phát sinh sau này. Thông thường với mỗi khách hàng thường xuyên thường có hồ sơ theo dõi riêng về khả năng thanh toán để xác định một mực tín dụng hạn mức cho phép, nếu vượt quá mức giới hạn đó thì không được chấp nhận. Đối với khách hàng mới thì bộ phận tín dụng hoặc người giám sát tín dụng của phòng bán hàng phải có trách nhiệm tìm hiểu và xác định giới hạn tín dụng để lưu vào hồ sơ khách hàng. Vận chuyển thành phẩm và hàng hoá Chức năng vận chuyển thành phẩm, hàng hoá phản ánh tài sản của doanh nghiệp được chuyển cho khách hàng và quyền sở hữu Tài sản được chuyển cho khách hàng. Nó là công cụ để ghi nhận Doanh thu bán hàng của doanh nghiệp. Chứng từ vận chuyển được lập tại thời điểm hàng hoá thành phẩm xuất ra khỏi doanh nghiệp và phải phù hợp với số lượng sản xuất thực tế. Gửi hoá đơn và ghi sổ doanh thu Chức năng này do bộ phận kế toán thực hiện. Khi thực hiện các nghiệp vụ bán hàng cần đảm bảo rằng tất cả các đợt giao hàng đều phải được lập hoá đơn và chỉ được lập hoá đơn đối với các nghiệp vụ giao hàng thực sự xảy ra. Nghiệp vụ giao hàng phải được lập hoá đơn theo giá chuẩn được phê duyệt. Số tiền ghi trên hoá đơn phải được tính toán chính xác, các hoá đơn bán hàng phải được ghi sổ doanh thu đúng thời điểm mà nghiệp vụ đó phát sinh. Xử lí ghi sổ các khoản phải thu Tiền mặt phải được ghi vào sổ Nhật kí thu tiền, còn các khoản phải thu từ khách hàng thì theo dõi trên sổ chi tiết theo dõi các khoản phải thu theo đúng số tiền và đúng thời kì. Xử lí các khoản giảm trừ doanh thu Các khoản giảm giá hàng bán hoặc hàng bán bị trả lại phải được phê chuẩn bởi người có thẩm quyền trước khi chính thức ghi sổ và phải ghi sổ kịp thời, đầy đủ. Thẩm định và xóa sổ các khoản phải thu nhưng không thu được Công việc này thực hiện trong trường hợp khách hàng không có khả năng thanh toán. Việc xoá sổ phải được thực hiện theo đúng quy định vè chế độ tài chính kế toán hiện hành. Lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi Để đảm bảo nguyên tắc thận trọng trong kinh doanh, trước khi khoá sổ tài khoản và chuẩn bị lập BCTC, doanh nghiệp phải tiến hành đánh giá các khoản phải thu có khả năng không thu hồi được, lập dự phòng các khoản này và đưa vào chi phí hoạt động của doanh nghiệp. Lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi nhằm mục đích đề phòng những tổn thất khi có rủi ro xảy ra, hạn chế những đột biến về kết quả kinh doanh của một kỳ kế toán. Với những chức năng trên, mỗi bộ phận trong doanh nghiệp sẽ đảm nhận từng phần việc cụ thể. Thông qua việc phân chia nhiệm vụ, người quản lí doanh nghiệp có thể nắm bắt được các thông tin về nghiệp vụ bán hàng. Vì thế với các nhiệm vụ xác minh và bày tỏ ý kiến về các thông tin tài chính nói chung và các thông tin về chu trình bán hàng- thu tiền nói riêng thì KTV không thể không xem xét những đặc điểm cơ bản của chu trình và ảnh hưởng của nó tới việc lập kế hoạch và sử dụng các kỹ thuật kiểm toán sao cho có hiệu quả. 4. Kiểm soát nội bộ với chu trình bán hàng- thu tiền Để đạt được mục tiêu đề ra của quản lý, doanh nghiệp phải thiết lập cơ chế kiểm tra kiểm soát nhằm theo dõi, giám sát thường xuyên các hoạt động, kịp thời phát hiện các sai sót, sửa chữa và không ngừng nâng cao hiệu năng, hiệu quả. Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC), hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống chính sách và thủ tục có chức năng thường xuyên là trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đề ra của đơn vị. Chu trình bán hàng- thu tiền có ý nghĩa quan trọng trong việc xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp đồng thời tồn tại nhiều rủi ro tiềm tàng trong bản thân các nghiệp vụ kinh tế nên một hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng- thu tiền hữu hiệu là cần thiết. Các mục tiêu kiểm toán bán hàng- thu tiền cần được thực hiện qua các trắc nhiệm đạt yêu cầu và trắc nhiệm độ tin cậy. Trong chu trình bán hàng- thu tiền, công việc bán hàng và thu tiền là một quá trình chuyển quyền sở hữu đối với hàng hoá, dịch vụ và tiền tệ giữa người mua và người bán gắn với lợi ích kinh tế và trách nhiệm pháp lý của mỗi bên nên công việc kiểm soát nội bộ (KSNB) cần được thực hiện chặt chẽ. Hơn nữa, những công việc KSNB chủ yếu có liên quan với nhau. Vì vậy, những công việc KSNB chủ yếu và các trắc nhiệm đạt yêu cầu tương ứng cần được xác định cụ thể. Theo đó KSNB phải đảm bảo được tính đồng bộ của chứng từ, việc đánh số trước các chứng từ, việc phân tách nhiệm vụ trong công tác kế toán và việc xét duyệt phê chuẩn các nghiệp vụ bán hàng và thu tiền. Kiểm soát nội bộ các nghiệp vụ bán hàng Sự đồng bộ về sổ sách Đòi hỏi hệ thống kế toán từ chứng từ đến sổ sách phải kiểm soát được tối đa các nghiệp vụ bán hàng. Tuy nhiên, mọi đơn vị được quyền lựa chọn các hình thức kế toán và các phương thức kế toán cho phù hợp với Doanh nghiệp mình nên hệ thống sổ sách kế toán sử dụng trong các đơn vị khác nhau là khác nhau. Việc đánh số thứ tự các chứng từ Sử dụng chứng từ có đánh số trước theo thứ tự liên tục có tác dụng vừa đề phòng được việc bỏ xót, dấu diếm vừa tránh được việc trùng lặp các khoản phải thu, các khoản ghi sổ với khách hàng. Lập bảng cân đối thanh toán tiền hàng và gửi cho người mua Các công ty có nghiệp vụ bán hàng và thu tiền với quy mô lớn, thông thường hàng tháng có sự tổng hợp và lập bảng cân đối giữa giá trị hàng bán với các khoản đã thu tiền, các khoản phải thu để kiểm soát công việc bán hàng và thu tiền. Để đảm bảo tính khách quan trong xác nhận, các bảng cân đối này có thể phân công cho người không có liên quan lập ra và gửi qua bưu điện để người mua dễ dàng trả lời. Việc xét duyệt và phê chuẩn các nghiệp vụ bán hàng KSNB phải tập trung vào 3 điểm chủ yếu: + Bán chịu, bán trả chậm hoặc các chế độ bán hàng hoặc được duyệt y trước khi thực hiện nghiệp vụ bán hàng. + Hàng bán chỉ được vận chuyển sau khi đã được phê chuẩn với đầy đủ các chứng từ đi kèm. + Giá bán hàng phải được duyệt trong đó các chi phí vận chuyển, các hàng giảm giá, bớt giá và điều kiện thanh toán phải được thoả thuận trước vì các khoản này có ảnh hưởng trực tiếp đến việc tính giá bán hàng. Phân tách nhiệm vụ đầy đủ và tổ chức công tác tài chính kế toán Việc cách ly đầy đủ trách nhiệm là công việc trọng yếu trong KSNB nhằm ngăn ngừa những sai sót và gian lận trong lĩnh vực bán hàng và thu tiền. Tính độc lập của người kiểm tra, kiểm soát trong việc thực hiện kiểm soát Đây là yếu tố chủ yếu phát huy nội lực của KSNB. Thông thường nếu sử dụng KTV nội bộ hoặc kiểm soát viên nội bộ chuyên trách sẽ đảm bảo cho việc kiểm soát, xử lý và ghi sổ các nghiệp vụ bán hàng và thu tiền phục vụ tốt cho các mục tiêu kiểm toán. Trong những trường hợp khác nếu các nhân viên kế toán kiêm nhiệm làm công tác KSNB phải bảo đảm nguyên tắc “Bất kiêm nhiệm” (cách ly trách nhiệm giữa công việc kế toán với công việc được giao kiểm tra, kiểm soát). Kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ thu tiền Cách thức và trình tự dự kiến các trắc nhiệm cho nghiệp vụ thu tiền cũng tương tự như cách thức và trình tự cho các nghiệp vụ bán hàng. Cụ thể, với mỗi mục tiêu kiểm toán nghiệp vụ nói chung cần có những công việc KSNB chủ yếu tương đương. Để thực hiện mục tiêu riêng các khoản thu tiền được ghi sổ thực tế đã nhận (Mục tiêu tính hiệu lực, tính có thật). KSNB phải phân tách nhiệm vụ giữa người giữ tiền và người ghi sổ. Bên cạnh đó, phải thường xuyên đối chiếu với số dư trên tài khoản tiền gửi ngân hàng. Để xác minh mục tiêu trên KSNB có đạt được hay không? KTV thực hiện thủ tục thẩm tra hoặc quan sát việc phân tách nhiệm vụ giữa người giữ tiền và người giữ sổ. Đối với mục tiêu riêng, mục tiêu đặc thù tiền mặt thu vào đã được ghi đầy đủ vào sổ quỹ và các nhật ký thu tiền KSNB cần phân tách nhiệm vụ giữa người giữ tiền và người ghi sổ, phải sử dụng giấy báo nhận tiền hoặc bản kê tiền mặt có đánh số trước kèm theo quy định cụ thể về chế độ báo cáo nhận tiền một cách kịp thời. Đối với mục tiêu về tính được phép thì KSNB thực hiện các chính sách cụ thể cho việc thanh toán trước hạn, duyệt các khoản chiết khấu, đối chiếu chứng từ gốc và ký duyệt phiếu thu tiền. Đối với mục tiêu riêng các khoản tiền thu vào đã ghi sổ đều phù hợp với giá bán (mục tiêu định giá chi tiết đối với nghiệp vụ thu tiền). Để thực hiện mục tiêu trên thì KSNB phải theo dõi chi tiết các khoản tiền thu được với các chứng từ bán hàng. Bên cạnh đó, đối chiếu đều đặn với ngân hàng về các khoản tiền thu được qua tài khoản tiền gửi ngân hàng. Đối với mục tiêu các khoản tiền thu được đều được phân loại đúng đắn. KSNB phải thiết kế hệ thống kế toán với sơ đồ tài khoản kế toán chi tiết quy định quan hệ đối ứng trong các nghiệp vụ thu tiền.